PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi...

19
PEDOMAN PEMBERIAN NAMA/PENAMAAN FILE PADA APLIKASI REPOSITORY DALAM RANGKA PENERAPAN LAYANAN KEPEGAWAIAN BERBASIS PAPERLESS #WorkFromHome #Repository #Male_o_1.9

Transcript of PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi...

Page 1: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

PEDOMANPEMBERIAN NAMA/PENAMAAN FILE PADA

APLIKASI REPOSITORYDALAM RANGKA PENERAPAN LAYANAN KEPEGAWAIAN

BERBASIS PAPERLESS

#WorkFromHome #Repository #Male_o_1.9

Page 2: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

• KEPUTUSAN KEPALA KANTOR REGIONAL XI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR : 22/KR.XI/SK/III/2020

• UNDANG-UNDANG NOMOR 11 TAHUN 1969

• UNDANG-UNDANG NOMOR 5 TAHUN 2014

• PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 17 TAHUN 2020

• PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 95 TAHUN 2018

• PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR 26 TAHUN 2013

• PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR 36 TAHUN 2014

• PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR 2 TAHUN 2018

• PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR 5 TAHUN 2019

• PERATURAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR 066/KEP/1974 TAHUN 2013

• KEPUTUSAN BERSAMA MENTERI DALAM NEGERI DAN KEPALA BADAN ADMINISTRASI NEGARA KEPEGAWAIAN NEGARA NOMOR 217 TAHUN 1974 DAN NOMOR 070/KEP/1974 TANGGAL 16 NOVEMBER 1974

• KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA NO. 12 TAHUN 2002

DASAR HUKUM

Page 3: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

Bahwa untuk meningkatkan layanan kepegawaianyang lebih efektif dan efisien, Kantor Regional XI BKNtelah membangun Aplikasi Manajemen LayananElektronik Online yang kemudian disebut aplikasiMale_o 1.9 yang merupakan layanan kepegawaianberbasis paperless secara online di era industri 4.0yang merupakan pendamping Sistem AplikasiLayanan Kepegawaian (SAPK)

PENDAHULUAN

Page 4: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

Jenis layanan yang dapat dilakukan melalui aplikasi Male_o 1.9 meliputi pengajuandan pemberian :

1. Pertimbangan teknis Pensiun (Pensiun karena BUP, Pensiun Janda/Duda, PensiunAtas Permintaan Sendiri dan Pensiun Karena Tidak Cakap Jasmani dan / atauRohani;

2. Pertimbangan Teknis Kenaikan Pangkat (Kenaikan Pangkat Pilihan JabatanStruktural, Kenaikan Pangkat Pilihan Jabatan Fungsional dan Kenaikan PangkatPenyesuaian Ijazah;

3. Pertimbangan Teknis Mutasi / Pindah Instansi;

4. Izin pengunaan / pencantuman gelar / peningkatan pendidikan;

5. Kartu Pegawai (KARPEG); dan

6. Kartu Istri / Suami;

LAYANAN PAPERLESS MELALUI APLIKASI MALE_O 1.9

Page 5: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

Aplikasi Repository sebagai mediapenyimpanan digital arsip kepegawaianKota Gorontalo akan kami jadikan rujukanuntuk mengunduh dokumen kepegawaianyang akan diteruskan ke aplikasi Male_o1.9 untuk mengurus segala bentuk layanankepegawaian yang Bapak/Ibu ajukan.

PEMANFAATAN LAYANAN REPOSITORY

Page 6: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

Dalam rangka menyelaraskan pelayanan pada Aplikasi Male_o 1.9 maka formatdokumen yang di Upload di Aplikasi Repository yang menjadi syarat pengajuan padatiap layanan kepegawaian harus sesuai dengan kodefikasi yang telah ditetapkan olehBKN. Adapun kodefikasi dokumen sebagi berikut:

FORMAT DOKUMEN

NO. NAMA DOKUMEN FORMAT KETERANGAN

1. AKTA_CERAI AKTA_CERAI_NIP AKTA PERCERAIAN

2. AKTA_KEMATIAN AKTA_KEMATIAN_NIP AKTA KEMATIAN ATAU SURAT KETERANGAN KEMATIAN

3. AKTA_NIKAH AKTA_NIKAH_NIP AKTA PERNIKAHAN ATAU BUKUH NIKAH

4. ANJAB ANJAB_NIP DOKUMEN ANJAB DAN ABK

5. APS_PPK APS_PPK_NIP SURAT PERMOHONAN BERHENTI APS YANG DI TANDATANGANI PEJABAT YANG

BERWENANG (PPK)

6. APS_YBS APS_YBS_NIP SURAT PERMOHONAN BERHENTI APS YANG DI TANDATANGANI YANG BERSANGKUTAN

Page 7: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

FORMAT DOKUMEN (LANJUTAN)NO. NAMA DOKUMEN FORMAT KETERANGAN

7. DPCP DPCP_NIP DAFTAR PENERIMA CALON PENSIUN

8. DRJ DRJ_NIP DAFTAR RIWAYAT JABATAN

9. HD HD_NIP SURAT PERYATAAN TIDAK PERNAH DI JATUHI HUKUMAN DISIPLIN

10. IBL IBL_NIP SURAT KETERANGAN IZIN BELAJAR

11. IJAZAH IJAZAH_KODE_NIP ATAUIJAZAH_NIP_KODE ATAU IJAZAH

_NIP_TAHUN

IJZAH PENDIDIKAN FORMAL DI GABUNG SEKALIAN DENGAN TRANSKRIP NILAI (12:SLTP KEJURUAN;17:SLTA KEJURUAN ;05:SEKOLAH

DASAR ;10:SLTP;15:SLTA;20:DIPLOMA I;25:DIPLOMA II;30:DIPLOMA III/Sarjana

Muda;35:Diploma IV;40:S-1/Sarjana;45:S-2;50:S-3/Doktor;

18:SLTA Keguruaan)

12. KK KK_NIP DAFTAR KELUARGA /KARTU KELUARGA

13. LAPORAN PERKAWINAN LAPORAN_PERKAWINAN_NIP LAPORAN PERKAWINAN PERTAMA

14. MOU MOU_NIP MOU UNIVERSITAS

Page 8: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

FORMAT DOKUMEN (LANJUTAN)NO. NAMA DOKUMEN FORMAT KETERANGAN

15. NUKP NUKP_NIP NOTA USUL KENAIKAN PANGKAT

16. PAK PAK_TAHUN_NIP Penilaian Angka Kredit Bagi Jabatan Fungsional

17. PANGKALAN DATA PANGKALAN _DATA_NIPTampilan Layar Pangkalan Data Forlap Dikti

18. PIDANA PIDANA_NIPSurat Keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman Pidana

19. PPI_PPK PPI_PPK_NIP PERSETUJUAN PINDAH INSTANSI YANG DI KELUARKAN OLEH PPK ASAL DAN TUJUAN

20. PPK PPK_NIP ATAU SKP_NIP_TAHUN Penilaian Prestasi Kerja DI MERGER MENJADI SATU FILE DENGAN dengan SKP

21. SERDIK SERDIK_NIPSERTIFIKAT PENDIDIK

22. SKP SKP_TAHUN_NIP Formulir Sasaran Kerja Pegawai dan Penilaian CapaianKerja Pegawai

23. SK CPNS SK_CPNS_NIPSurat Pengangkatan Sebagai Calon PNS

24. SK JABATAN SK_JABATAN_NIP_TAHUN SK Jabatan Fungsional/ Struktural Pelantikan dan SPMT dijadikan dalam satu file atau SK Pengangkatan PertamaKali dalam Jabatan Fungsional

25. SK_KP SK_KP_KODE_NIP atau SK_KP_NIP_KODE atau SK_KP_NIP_TAHUN

SK Kenaikan Pangkat (45:IV/e;44:IV/d; 43:IV/c;42:IV/b; 41:IV/a; 34:III/d;33:III/c;32:III/b;31:III/a;24:II/d23:II/c;22:II/b;21:II/a;14:I/d;13:I/c

Page 9: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

FORMAT DOKUMEN (LANJUTAN)NO. NAMA DOKUMEN FORMAT KETERANGAN

26. SK_MUTASI SK_MUTASI_NIP SK Mutasi pindah atau semua SK yang isinya adalahtentang perpindahan instansi/bidang/seksi atau lokasi

27. SK_PEMBEBASAN SK_PEMBEBASAN_NIP SK Pembebasan dalam jabatan apabila yang bersangkutan menduduki jabatan fungsional tertentuatau jabatan struktural

28. SK_PIM SK_PIM_NIP_KODEDiklat PIM (2: PIM 2:3 PIM 3;4 : PIM 4)

29. SK_PMK SK_PMK_NIPSurat Keputusan Penyesuaian Masa Kerja

30. SK_PNS SK_PNS_NIPSurat Pengangakatan Sebagai PNS

31. STLKPPI STLKPPI_NIPSurat Tanda Lulus Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah

32. STLUD STLUD_NIP Surat Tanda Lulus Ujian Dinas Regular II/d ke III/a dan Struktural III/d ke IV/a

33. STTPL STTPL_NIPSurat Tanda Lulus Prajabatan

34. SUKET_DOKTER SUKET_DOKTER_NIP Surat Keterangan Dokter atau Surat Keterangan RumahSakit atau Surat Keterangan Tim Penguji Kesehatan

35. SUKET_INSPEKTORAT SUKET_INSPEKTORAT_NIP SURAT KETERANGAN BEBAS TEMUAN YANG DI KELUARKAN OLEH INSPEKTORAK ASAL

36. SUKET_LAIN SUKET_LAIN_NIP SURAT KETERANGAN LAINNYA YANG DIPERLUKAN DALAM PEMERIKSAAN BERKAS (OPTIONAL)

37. SUKET_TUBEL SUKET_TUBEL_NIP SURAT KETERANGAN TIDAK SEDANG MENJALANI TUGAS BELAJAR ATAU IKATAN DINAS YANG DIKELUARKAN OLEH PPK

Page 10: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

FORMAT DOKUMEN (LANJUTAN)NO. NAMA DOKUMEN FORMAT KETERANGAN

38. TUBEL TUBEL_NIPSurat Keputusan Tugas Belajar

39. URAIN_TUGAS URAIN_TUGAS_NIP Uraian Tugas ditandatangani serendah-rendahnya Eselon II

40. USUL_KARIS USUL_KARIS_NIPSurat Pengantar / Nota Usul Kartu Isteri

41. USUL_KARPEG USUL_KARPEG_NIP

Surat Pengantar / Nota Usul Kartu Pegawai

42. USUL_KARSU USUL_KARSU_NIPSurat Pengantar / Nota Usul Kartu Suami

43. USUL_PG USUL_PG_NIP USUL PENCATUMAN GELAR AKADEMIK / USUL PENINGKATAN PENDIDIKAN

44. USUL_PI USUL_PI_NIP SURAT USUL MUTASI DARI PPK INSTANSI PENERIMA DENGAN MENYEBUTKAN JABATAN YANG AKAN DIDUDUKI

45. USUL_UZUR USUL_UZUR_NIP USUL PEMBERHENTIAN KARENA TIDAK CAKAP JASMANI/ROHANI

46. PAS PHOTO KARIS NIP_KARIS ATAU KARIS_NIPPAS PHOTO UNTUK PEMBUATAN KARTU ISTRI

47. PAS PHOTO KARSU NIP_KARSU ATASU KARSU_NIP PAS PHOTO UNTUK PEMBUATAN KARTU SUAMI

48. PAS PHOTO KARPEG NIP_KARPEG ATAU KARPEG_NIP PAS PHOTO UNTUK PEMBUATAN KARTU PEGAWAI

Page 11: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

PENAMAAN FILE YANG AKAN DIUNGGAH DAN

RENAME/MENGGANTI NAMA FILEDI REPOSITORY

Page 12: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

12

Halaman Login

MasukkanUSERNAME

Anda

MasukkanUSERNAME

Anda

MasukkanPASSWORD

Anda

MasukkanPASSWORD

Anda

11

22

33

Page 13: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

13

Pastikan nama userAnda muncul setelah

Login berhasil

Pastikan nama userAnda muncul setelah

Login berhasilHALAMAN AWAL

Page 14: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

MENU DRIVER

DAFTAR FOLDER YANG MENYIMPAN ARSIP

KEPEGAWAIAN

DAFTAR FOLDER YANG MENYIMPAN ARSIP

KEPEGAWAIAN

Page 15: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

FOLDER DATA INDUK APARATUR

BUKA SALAH SATU FOLDERContoh: Data Induk

Aparatur

Page 16: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

UNGGAH FILE

DALAM MENGUNGGAH FILE HARUS DIPERHATIKAN NAMA FILE SESUAI KODEFIKASI

CONTOH : FILE KARTU KELUARGA =KK_NIP

Page 17: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

MERUBAH NAMA FILE

KLIK TOMBOL UBAH (WARNA BIRU) UNTUK MERUBAH NAMA FILE

KLIK TOMBOL UBAH (WARNA BIRU) UNTUK MERUBAH NAMA FILE

UNTUK MERUBAH NAMA FILE YANG SUDAH DIUNGGAH, SILAHKAN KLIK TOMBOL EDIT YANG BERWARNA BIRU. DALAM MERUBAH NAMA FILE HARUS DIPERHATIKAN

NAMA FILE SESUAI KODEFIKASI

Page 18: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

MERUBAH NAMA FILE

JIKA SUDAH SELESAI MERUBAH NAMA,

TEKAN TOMBOL SAVE

JIKA SUDAH SELESAI MERUBAH NAMA,

TEKAN TOMBOL SAVE

DALAM MERUBAH NAMA FILE HARUS DIPERHATIKAN NAMA FILE SESUAI KODEFIKASI, JIKA SUDAH SILAHKAN

TEKAN TOMBOL SAVE

Page 19: PEDOMAN - bkpp.gorontalokota.go.id€¦ · pedoman pemberian nama/penamaan file pada aplikasi repository dalam rangka penerapan layanan kepegawaian berbasis paperless #workfromhome

TERIMA KASIH