UNIVERSITAS BHAYANGKARA

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

OlehM.Bagus Bawono AjiNPM:201310215185

Prodi : Teknik Industri (semester II)

Universitas Bhayangkara Jakarta Raya

Kata pengantar

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, karena berkat rahmat dan hidayah-Nya, saya bisa menyusun dan menyajikan makalah yang berisi tentang audit personalia sebagai salah satu tugas kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada para dosen pembimbing ,yang telah memberikan bimbingannya kepada penulis dalam proses penyusunan makalah ini. Tak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah memberikan dorongan dan motivasi.Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih terdapat banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun guna menyempurnakan makalah ini dan dapat menjadi acuan dalam menyusun makalah-makalah atau tugas-tugas selanjutnya.Penulis juga memohon maaf apabila dalam penulisan makalah ini terdapat kesalahan pengetikan dan kekeliruan sehingga membingungkan pembaca dalam memahami maksud penulis.

Bekasi, 26 Juli 2014

Penulis

Daftar isiKata pengantariDaftar isiiiBAB I1Pendahuluan1I.1Latar belakang1I.2Perumusan masalah1I.3Tujuan penulisan2I.4Metode penulisan2I.5Sistematika penulisan2BAB II3Pembahasan3II.1Definisi audit personalia3II.2Tujuan audit personalia3II.3Kegunaan audit personalia3II.4Langkah langkah melakukan audit4II.5Bidang bidang utama yang di audit4II.6Pendekatan riset untuk audit5II.7Peralatan peralatan riset personalia6II.8Cara cara penyusunan laporan8BAB III8Penutup8III.1Kesimpulan8III.2Saran9Daftar pustaka1

2

PendahuluanLatar belakangDepartemen personalia tidak dapat mengasumsikan bahwa segala sesuatutelah mereka lakukan dengan benar. Dalam kenyataannya,manajemen sumberdaya akan menghadapi kesalahan-kesalahan, bahkan kebijaksanaa-kebijaksanaan yang tidak tepat atau ketinggalan jaman. Melalui pemeriksaan kegiatan-kegiatannya, depertemen personalia dapat lebih dini mengemukan masalah-masalah sebelum hal itu menjadiserius. Bila evaluasi ini dilakukan secara benar, departemen personalia akan terhindar dari masalah-masalah yang lebih besar dan gawat.Audit personalia mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi. Audit tersebut mungkin mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan. Hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi personalia bagi para manajer personalia dan departemen personalia.Inijuga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas sumberdaya manusia. Secara singkat, audit personalia adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan-kegiata personalia dalam suatu departemen, devisi atau perusahaan

Perumusan masalahDalam menyusun makalah ini, penulis merumuskan beberapa masalah yang berkaitan dengan 1. Definisi audit personalia2. Tujuan audit personalia3. Kegunaan audit personalia4. Langkah langkah melakukan audit5. Bidang bidang utama yang di audit6. Pendekatan riset untuk audit7. Peralatan peralatan riset personalia8. Cara penyusunan laporan auditTujuan penulisanAdapun tujuan dari penyusunan makalah ini yaitu sebagi berikut :1. Untuk menambah ilmu dan pengetahuan mengenai masalah yang diangkat dalam makalah.2. Untuk memberikan pemahaman audit personalia.Metode penulisanDalam menyusun makalah ini, penulis menggunakan metode literatur yaitu dengan mengkaji buku sebagai acuan yang sesuai dengan pembahasan dan browsing data di internet.Sistematika penulisanSistematika penulisan dalam penyusunan makalah ini, yaitu sebagai berikut PENDAHULUANPada bab ini dibahas mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan penulisan, meteode penulisan dan sistematika penulisan.PEMBAHASANPada bab ini dibahas mengenai defenisi audit personalia,tujuan audit personalia,kegunaan audit personalia,langkah langkah melakukan audit,bidang bidang utama yang di audit,pendekatan riset untuk audit,peralatan peralatan riset personalia,dan cara penyusunan laporan. PENUTUPPada bab ini berisi mengenai kesimpulan dan saran.

PembahasanDefinisi audit personaliaAuditataupemeriksaandalam arti luas bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk.Istilah personalia, personel atau kepegawaiaan mengandung arti keseluruhan orang-orang yang berkerja pada suatu organisasi. Dengan demikian manajemen personalia adalah manajemen yang menitikberatkan perhatiannya kepada soal-soal pegawai atau personalia di dalam suatu organisasi.audit personalia adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan personalia dalam suatu departemen, dIvisi atau perusahaanTujuan audit personalia Menilai efektivitas Mengenali aspek aspek yang dapat diperbaiki Mempelajari aspek aspek secara mendalam Menunjukan kemungkinan perbaikan Membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikanKegunaan audit personalia1. Mengidentifikasikan sumbangan-sumbangan departemen personalia kepada organisasi.2. Meningkatan kesan profesionalisme terhadap departemen personalia.3. Mendorong tanggung-jawab dan profesionalisme lebih besar di antara karyawan departemen.4. Menstimulasi keseragaman kebijaksanaan-kebijaksanaan dan praktek-praktek personalia.5. Memperjelas tugas-tugas dan tanggung-jawab departemen personalia.6. mengemukakan masalah-masalah personalia kritis.7. Mengemukan masalah-masalah sumberdaya manusia melalui prosedur-prosedur personalia yang lebih efiktif.8. Menyelesaikan keluhan-keluhanlamadengan aturan-aturanlegal.9. Meningkatkan kesediaan untuk menerima perubahan-perubahan yang diperlukan dalam departemen personalia.10. Memberikarikan tinjauan terhadap sistem informasi departemenLangkah langkah melakukan audit1. Mengidentifikasikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan2. Menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap kegiatan3. Mereview berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut4. Menentukan besarnya sample catatan-catatan dalam system informasi personalia untuk mempelajari apakah kebijaksanaan dan prosedur diikuti secara besar5. Menyiapkanlaporan audit6. Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam sasaran, kebijaksanaan dan prosedur.7. Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit telah dipecahkan.

Bidang bidang utama yang di audit

Sistem Informasi Manajemen Personalia

Informasi analisis jabatan Rencana-rencana sumberdaya manisia Standar-standar pekerjaan Estimasi splay an kebutuhan Deskripsi jabatan Persediaan ketrampilan Spesifikasi jabatan Bagan penempatan

Administrasi kompensasi Tingkat upah atau gaji Paket kompensasi tambahan Pelayanan-pelayanan kepada karyawan

Penyusunan Personalia Dan Pengembangan

Penarikan Seleksi Sumber-sumber lamaran Rasio seleksi Jumlah pelamar Prosedur-prosedur seleksi Lamaran-lamaran pekerjaan Kesempatan acara seleksi fair

Latihan dan orientasi Pengembangan karier Program orientasi Promosi, demosi dan transfer Sasaran dan prosedur latihan Program perencanaan karier Teknik metode Usaha pengembangan sumberdaya manusia

Pengawasan Dan Evaluasi organisasi

Penilaian prestasi kerja Hubungan serikat karyawan manajemen Standard an ukuran Pelaksanaan peraturan hubungan Teknik-teknik penilaian perburuhan Wawancara evaluasi Hak-hak manajemen Masalah-masalah penyelesaian perselisihan

Pengawasan sumberdaya manusia Audit personalia Prosedur disiplin Fungsi personalia Komunikasi karyawan Manajer operasi Prosedur perubahan Umpan balik karyawan untuk pengembangan departemen personalia

Pendekatan riset untuk audit1. Pendekatan KomparatifTim audit membandingkan perusahaan (atau devisi) dengan perusahaan lain (atau devisi lain) untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek. Pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk membandingkan hasil-hasil kegiatan-kegiatan personalia tertentu atau program-programnya. Ini sangat membantu untuk mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.2. Pendekatan Wewenang Dari Luar (outside authority approach)Tim audit menggantungkan pada penemuan-penemuan oleh ahli atau konsultan dari luar perusahaan sebagai standar dengan mana kegiatan-kegiatan atau program-program personalia dievaluasi. Konsultan atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan dapat membantu diagnosa terhadap berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah personalia.3. Pendekatan StatistikDari catatan-catatan yang ada, tim audit menyusun standar-standar secara statistic dengan mana berbagai kegiatan atau program dievaluasi. Dengan standar-standar matematis ini, tim bisa menemukan kesalahan-kesalahan semenjak hal itu masih belum serius.

4. Pendekatan Kepatuhan (compliance approach)Melalui pengambilan sample elemen-elemen system informasi personalia, tim audit memeriksa pelanggaran-pelanggaran terhadap berbagai hokum atau peraturan dan kebijaksanaan atau prosedur perusahaan. Dengan upaya pencarian fakta ini, tim dapat menentukan apakah ada penyelewengan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan dan peraturan-peraturan legal atau tidak.5. Pendekatan MBO (Management By Objective)Pendekatan MBO dapat diterapkan dalam bidang personalia, dimana tim audit dapat membandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek dapat dideteksi dan dilaporkan.Peralatan peralatan riset personalia1. WawancaraWawancara dengan para karyawan dan manajer merupakan salah satu sumber informasi mengenai kegiatan-kegiatan personalia. Komentar dan pendapat mereka membantu tim audit menemukan bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.2. Kuisioner dan surveiDepartemen personalia dapat melengkapi hasil wawancara dengan kuesioner dan survai. Peralatan-peralatan ini digunakan karena wawancara adalah mahal, memakan waktu dan biasanya terbatas hanya pada sedikit orang. Melalui survai karyawan, gambaran tentang kegiatan personalia dapat dikembangkan secara lebih akurat. Demikian juga, kuesioner bisa memberikan jawaban-jawaban yang dan jujur daripada wawancara face-to-face.3. Analisis catatanTidak semua masalah dapat dideteksi dari sikap-sikap karyawan. Banyak masalah kadang-kadang lebih mudah ditemukan melalui analisis catatan. Review ini dilakukan untuk menjamin bahwa berbagai prosedur dan peraturan perusahaan tidak dilanggar. Catatan-catatan yang direview oleh tim audit pada umumya mencakup :

catatan-catatan keamanan dan kesehatan karyawan Tingkat absensi atau perputaran Rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui Pemberian kompensasi Catatan-catatan seleksi dan penempatan internal Files karyawan Studi program dan kebijaksanaan di bidang personalia Skor-skor tes pendahuluan dan tes purna laporan-laporan program khusus

4. Informasi eksternalPeralatan lain bagi tim audit adalah informasi eksternal. Infirmasi ini digunakan sebagai bahan perbandingan dan untuk mengungkapkan perspektif lain yang tidak diperoleh dari peralatan-peralatan sebelumnya. Barangkali sumber informasi eksternal yang berarti adalah berasal dari kantor-kantor tenaga kerja pemerintah, asosiasi-asosiasi industri dan profesional, hasil riset universitas atau lembaga konsultan, dan perusahaan-perusahaan pesaing.5. Percobaan personaliaPeralatan terakhir yang tersedia bagi tim audit dan departemen personalia adalah percobaan-percobaan lapangan. Percobaan ini memungkinkan departemen personalia untuk membandingkan kelompok pengendalian di bawah kondisi normal. Sebagai contoh, departemen personalia bisa mengimplementasikan program latihan keamanan bagi separo penyelia departemen. Separo kelompok ini adalah kelompok percobaan. Kelompok pengendali terdiri dari para penyelia yang tidak diberi latihan. Kemudian catatan-catatan pelaksanaan keamanan kedua kelompok dibandingkan beberapa bulan setelah latihan berakhir. Bila kelompok percobaan mempunyai tingkat kecelakaan yang lebih rendah secara signifikan, maka fakta menunjukkan bahwa program latihan keamanan adalah efektif.

Cara cara penyusunan laporanLaporan audit SDM terdiri dari beberapa bagian yang ditujukan untuk Manajer lini,manajer SDM, manajer Sumber Daya, yang formatnya terdiri atas : Judul Daftar Isi Ringkasan dan kesimpulan masalah-masalah pokok Kesimpulan dan saran Tubuh (data, fakta pandangan dan alasan ) Sumber data Lampiran yang dianggap penting.Laporan tersebut harus menerangkan secara jelas ruang lingkup dan tujuan audit; disusun seringkas mungkin, tetapi jelas dan lengkap; menyajikan semua fakta secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan dan kesimpulan secara obyektif. Agar dapat digunakan untuk meninjau kembali fakta dan menilai laporan, laporan audit perlu menyertakan semua informasi yang mendukung kesimpulan. Laporan hanya berguna bila dapat dipakai sebagai pedoman untuk pengambilan tindakan koreksi. Oleh karena itu, laporan audit juga harus memuat saran yang diajukan atas dasar pemahaman terhadap realitas atau kondisi nyata.

PenutupKesimpulanAudit personalia di laksanakan untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang. Artinya audit personalia mempunyai misi membantu pimpinan dengan memberikan masukan informasi signifikan hasil penilaian auditor untuk membantu mengatasi permasalahan yang tengah dihadapi oleh Departemen. Hasil audit personalia dapat menjadi masukan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan atau mengambil kebijakan tentang personalia sehingga pengelolaan SDM dapat lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang.

SaranDari uraian makalah ini, penyusun merekomendasikan pentingnya untuk menguasai konsep Audit personalia karena hal tersebut akan dapat membantu mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM yang dilakuakan dalam suatu perusahaan. Dan hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi SDM bagi para manajer operasional dan departemen SDM. Ini juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas SDMDaftar pustakaT. Hani Handoko,Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, BPFE dan LMP2M AMP-YKPN, Yogyakarta, 1984.