11

PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI PROGRAM PENDIDIKAN KECAKAPAN KERJA (PKK)

UNTUK PENYAMPAIAN LAPORAN

BAGAIMANA CARA MELAPORKAN LAPORAN

PROGRAM PKK ?

???

Bagi lembaga yang lolos verifikasi proposal maka akan mendapat notifikasi /pemberitahuan /pengumuman sebagai berikut:

Gambar 1. Pengumuman Pengajuan Proposal

Pengumuman Hasil Verifikasi1.

3

Jika tidak lolos verifikasi proposal akan muncul notifikasi/pemberitahuan/pengumuman sebagai berikut:

Gambar 2. Pengumuman Pengajuan Proposal Ditolak

8

Lembaga yang tidak lolos pengajuan proposal, diberikan kesempatan satu kali lagi untuk melakukan pengajuan kembali proposal bantuan. Klik tombol “KLIK DISINI UNTUK MENGAJUKAN BANTUAN KEMBALI” maka akan muncul pop up konfirmasi seperti gambar berikut :

4

Klik tombol apabila lembaga akan mengajukan kembali proposal bantuan pemerintah program PKK. Data isian lembaga yang sudah diisikan pada proposal sebelumnya akan tetap tersimpan pada sistem dan Lembaga dapat melakukan perubahan atau penyesuaian isian data proposal untuk diajukan kembali.

Ya

Lembaga yang sudah lolos verifikasi dan disetujui proposalnya, wajib melengkapi laporan awal sebagai syarat pencairan dana bantuan program PKK. Klik tombol atau tombol merah “PENGAJUAN SAUDARA TELAH DITERIMA KLIK DISINI UNTUK MENGISI LAPORAN AWAL” untuk melengkapi laporan awal.

Cara Melengkapi Laporan Awal2.

5

Gambar 4. Petunjuk Pengisian Laporan Awal

Klik disini untuk isi Laporan Awal

8

Pada tabel ini, lembaga wajib mengisi data peserta didik sesuai dengan jumlah peserta didik yang sudah disetujui oleh Direktorat Kursus dan Pelatihan. Isikan NIK, nama lengkap sesuai dengan KTP, tanggal lahir, jenis kelamin, pendidikan terakhir dan nomor ponsel. Siapkan pas foto peserta didik dalam bentuk JPG, PNG, JPEG dengan ukuran maksimal 2MB untuk diunggah. Isian data peserta didik bisa diisi lebih dari satu dengan klik lagi tombol

Tampilan utama laporan awal terdiri dari:1. Penyesuaian Peserta Didik

Gambar 5. Laporan Awal - Penyesuaian Peserta Didik

6

+ TAMBAH DATA PESERTA

Data peserta didik yang didaftarkan tidak boleh sama dengan data peserta didik penerima program PKK tahun sebelumnya. Data peserta didik yang didaftarkan akan dicek dengan data DUKCAPIL, jika data tidak sesuai maka data peserta didik tidak dapat disimpan.

7

Bagi Lembaga yang sudah mendaftarkan peserta didik pada formulir spesifikasi teknis dalam proposal maka akan muncul pada tabel ini dan masih dapat disesuaikan oleh Lembaga.

Jika data penyesuaian peserta didik sudah diisi dengan lengkap, dapat melanjutkan pengisian tabel berikutnya dengan cara klik tombol Selanjutnya >

2. Rencana Anggaran Biaya Pada tabel ini, lembaga wajib mengisi rancangan alokasi penggunaan dana sesuai dengan jumlah dana yang sudah disetujui oleh Direktorat Kursus dan Pelatihan.

Gambar 6. Laporan Awal - Rencana Anggaran Biaya

8

Alokasi penggunaan dana banper dibagi menjadi empat kategori dengan ketentuan sebagai berikut:

Alokasi anggaran untuk persiapan pelaksanaan maksimal 10%, anggaran tersebut boleh disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan program PKK dapat dikurangi atau dialihkan untuk alokasi anggaran pelaksanaan program.

A.

Alokasi anggaran untuk pelaksanaan program minimal 60%, anggaran tersebut boleh disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan program PKK dapat ditambah dari alokasi anggaran yang lain.Alokasi anggaran untuk pelaksanaan uji kompetensi dan penyerapan maksimal 20%, anggaran tersebut boleh disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan program PKK dapat dikurangi atau dialihkan untuk alokasi anggaran pelaksanaan program.

Alokasi anggaran untuk laporan maksimal 10%, anggaran tersebut boleh disesuaikan dengan kebutuhan penyelenggaraan program PKK dapat dikurangi atau dialihkan untuk alokasi anggaran pelaksanaan program.

B.

C.

D.

Rincian kebutuhan yang wajib dialokasikan adalah:

1) Pelaksanaan program a)Proses pembelajaran sesuai jam pelajaran (honor/transport dll) b)Administrasi pendukung pelaksanaan c)Pengelolaan laporan harian (upload foto/video kegiatan)

E.

9

Pada tabel ini, lembaga wajib mengisi rencana waktu pembelajaran dengan mengisi tanggal mulai pembelajaran (setelah dana bantuan masuk ke rekening), rencana jumlah hari pelaksanaan pembelajaran (dalam hari kerja), usulan rombongan belajar (rombel), rencana pelaksanaan uji kompetensi (bulan) dan rencana penempatan setelah pengumuman hasil uji kompetensi (H+berapa hari kerja?).

3. Rencana Waktu Pembelajaran

2)Pelaksanaan Uji Kompetensi dan Penyerapan a)Biaya uji kompetensi b)Biaya proses penyerapan lulusan

Jika data presentase alokasi anggaran sudah diisi 100%, dapat melanjutkan pengisian tabel berikutnya dengan cara klik tombol Selanjutnya >

Gambar 7. Laporan Awal - Rencana waktu Pembelajaran

Jika data rencana waktu pembelajaran sudah diisi dengan lengkap, dapat melanjutkan pengisian tabel berikutnya dengan cara klik tombol Selanjutnya >

10

4. Jadwal Kegiatan Pada tabel ini, lembaga wajib mengisi rencana jadwal kegiatan sesuai dengan kurikulum yang digunakan dalam program PKK yang dikembangkan dan ditetapkan oleh lembaga penyelenggara dengan Dunia Industri, Dunia Usaha dan Dunia Kerja lainnya yang diantaranya memuat materi pendidikan karakter, materi pengetahuan tentang peraturan ketenagakerjaan dan materi endidikan keterampilan. Pengisian jadwal kegiatan berdasarkan materi pembelajaran yaitu:

Materi pembelajaran Pendidikan karakter dengan durasi teori maksimal 6JPL dan durasi praktek maksimal 4 JPL

A.

B. Materi pembelajaran pengetahuan tentang peraturan ketenagakerjaan maksimal 4JPLMateri Pendidikan keterampilan dengan durasi teori dan praktek menyesuaikan sisa jumlah JPL dari yang disetujui.

C.

Gambar 8. Form Input Jadwal Kegiatan

11

Lengkapi jadwal kegiatan dengan mengupload dokumen kurikulum yang akan digunakan dalam pelaksanaan program PKK dengan cara klik tombol kemudian klik tombol

D.

Jika data jadwal kegiatan sudah diisi dengan lengkap, lembaga dapat melanjutkan pengisian tabel berikutnya dengan cara klik tombol Selanjutnya >

12

5. Dokumen Pencairan Pada tabel ini, lembaga wajib mengisi dokumen pencairan untuk proses pencairan dana.

Dokumen Perbankan- Pilih nama bank- Isi nama unit bank- Isi nomor rekening atas nama lembaga- Isi nama lembaga yang tertera pada rekening- Siapkan foto halaman depan buku rekening dan NPWP dalam bentuk JPG, PNG, JPEG masing-masing berukuran maksimal 2MB untuk diunggah.

A.

NPWP - Isi nomor pokok wajib pajak (NPWP) atas nama lembaga- Upload foto atau scan dokumen NPWP

B.

13

C. Pakta Integritas - Download template pakta integritas dengan cara klik tombol- Cetak dan tandatangan bermaterai 10.000 pada pakta integritas- Scan dokumen pakta integritas yang sudah disahkan- Upload pakta integritas pada sistem dengan cara klik tombol

D. Dokumen SPTJM - Download template SPTJM dengan cara klik tombol- Cetak dan tandatangan bermaterai 10.000 pada SPTJM- Scan dokumen SPTJM yang sudah disahkan- Upload SPTJM pada sistem dengan cara klik tombol

E. Dokumen MOU- Download template MOU dengan cara klik tombol-Baca petunjuk pengisian MOU dengan cara klik tombol maka akan muncul pop up petunjuk pengisian MOU seperti berikut :

14

- Isi dokumen MOU dan beri tandatangan pada MOU diatas materai 10.000- Scan dokumen MOU yang sudah disahkan- Upload hasil scan MOU dengan cara klik tombol

F. Dokumen pencairan asli yang sudah diisi sesuai dengan petunjuk, maka dapat dikirim melalui jasa pengiriman ke alamat yang sudah ditentukan dalam petunjuk.

Jika dokumen pencairan sudah diisi dengan lengkap, klik tombol untuk mengunci data laporan awal.

15

Jika sudah yakin klik tombol “Ya”. Data yang sudah dilaporkan tidak dapat diubah kembali. Selanjutnya menunggu dana bantuan pemerintah masuk ke rekening Lembaga.

16

Bagi lembaga yang tidak menyelesaikan laporan awal maka tidak dapat melanjutkan tahap berikutnya dan akan mendapat notifikasi/pemberitahuan/ pengumuman sebagai berikut:

Pengumuman Hasil Pengisian Laporan Awal3.

Gambar 13. Pengumuman Laporan Awal ditolak

Bagi lembaga yang telah menyelesaikan laporan awal maka akan menerima dana bantuan dan dapat melanjutkan tahap berikutnya dengan notifikasi/ pemberitahuan/ pengumuman sebagai berikut:

Gambar 14. Pengumuman Dana Bantuan Cair

17

Lembaga yang sudah mendapatkan dana bantuan, wajib mengisi pelaksanaan program PKK melalui aplikasi PKK. Klik tombol atau tombol merah “DANA TELAH CAIR KLIK DISINI UNTUK UNTUK MELAPORKAN PELAKSANAAN”.

Cara Melengkapi Pelaksanaan Program PKK4.

Gambar 15. Petunjuk Pengisian Laporan Pelaksanaan

Tampilan utama pelaksanaan program PKK terdiri dari:A. Dana Diterima

Pada tabel ini, lembaga wajib mengisi tanggal penerimaan dana di rekening lembaga. Siapkan foto buku rekening yang menunjukkan dana sudah masuk ke rekening lembaga untuk diunggah dengan klik tombol Foto dalam bentuk JPG/PNG/JPEG yang berukuran maksimal 2MB.

18

Gambar 16. Laporan Pelaksanaan - Dana Diterima

Jika isian penerimaan dana sudah lengkap, klik tombol untuk melengkapi isian berikutnya. Selanjutnya >

B. Pelaksanaan Pembelajaran HarianPada tabel ini, setiap materi pembelajaran wajib diisi oleh lembaga dalam waktu yang bersamaan dengan pelaksanaan pembelajaran (realtime) setiap harinya. Pastikan operator sudah membuka menu pelaksanaan pembelajaran harian saat pembelajaran akan mulai dilaksanakan.Apabila dalam pelaksanaannya, dibagi dalam beberapa rombel maka pengisian pelaksanaan disesuaikan dengan rombel yang dilaksanakan.

19

Gambar 17. Form Input Pelaksanaan Pembelajaran Hafian

Klik tombol ketika pembelajaran mulai dilaksanakan. Klik tombol pada notifikasi yang muncul untuk menyimpan waktu mulai pembelajaran. Waktu mulai berjalan hingga tombol diklik sebagai tanda pembelajaran berakhir

Mulai

Ya

Selesai

20

Isikan materi pembelajaran dan nama narasumber. Selanjutnya klik tombol untuk mengisi daftar hadir, pilih tombol atau sesuai kehadiran peserta didik.

Gambar 18 . Daftar Absensi Kehadiran Peserta Didik

Siapkan foto kegiatan pembelajaran dalam bentuk JPG/PNG/JPEG berukuran maksimal 2MB, klik tombol untuk mengunggah foto kegiatan.

Pengisian tabel pelaksanaan pembelajaran harus dilakukan tepat waktu sesuai dengan

proses pelaksanaan pembelajaran.

21

C. Administrasi KeuanganPada tabel ini, lembaga wajib mengisi bukti-bukti administrasi penggunaan dana program PKK sesuai dengan alokasi rencana anggaran biaya pada laporan awal.

> Klik tombol untuk mengisi seluruh penggunaan dana (pengeluaran) dan nominalnya sesuai dengan alokasi anggaran untuk administrasi persiapan, pembelajaran, uji kompetensi dan penempatan, serta laporan dan video. Siapkan foto bukti nota kwitansi dalam bentuk JPG/PNG/JPEG berukuran maksimal 2MB, klik tombol untuk mengunggah foto bukti nota kwitansi.

22

> Isian data penggunaan dana bisa diisi lebih dari satu dengan klik lagi tombol . Jika ada kesalahan input data, dapat langsung mengoreksi dengan mengisi ulang isian data yang diminta atau dapat menghapus isian data dengan klik tombol > Lengkapi dokumen administrasi keuangan dengan mengupload surat laporan pertanggungjawaban bantuan pemerintah dan surat pernyataan tanggung jawab belanja menggunakan template yang sudah disediakan pada sistem dengan cara klik tombol > Upload surat LPJ yang sudah ditandatangani pada materai 10.000 dengan cara klik tombol

> Upload surat pernyataan yang sudah ditandatangi pada materi 10.000 dengan cara klik tombol

> Apabila terdapat sisa dana bantuan yang digunakan, maka lembaga dapat memilih tombol pada fitur pengembalian dana kemudian upload scan/fotocopy bukti pengembalian dana ke Kas Negara dengan cara klik tombol> Apabila tidak terdapat sisa dana bantuan, maka lembaga dapat memilih tombol pada fitur pengembalian dana

23

D. Pelaksanaan Uji KompetensiPada tabel ini, lembaga wajib mengisi data uji kompetensi peserta didik program PKK.

Gambar 19 . Pelaksanaan-Pelaksanaan Uji Kompetensi

> Siapkan bukti resi/formulir pendaftaran peserta didik untuk mengikuti uji kompetensi. Klik tombol untuk mengunggah foto dalam bentuk JPG/PNG/JPEG berukuran maksimal 2MB.> Isikan tanggal mulai pelaksanaan uji kompetensi dan tanggal selesai pelaksanaan uji kompetensi.> Klik tombol atau sesuai dengan kehadiran peserta didik> Klik tombol atau sesuai dengan hasil uji kompetensi> Upload hasil uji kompetensi dari Lembaga penyelenggara uji kompetensi dengan cara klik tombol lalu klik tombol untuk upload dokumen hasil uji kompetensi.

24

Jika pelaksanaan program PKK sudah diisi dengan lengkap, klik tombol untuk melengkapi isian berikutnya.

Selanjutnya >

E. Tracer Study Peserta DidikPada tabel ini, lembaga harus mengisikan tracer study peserta didik setelah mengikuti program PKK. Langkah-langkah pengisian data tracer.1) Isikan kondisi/status peserta didik apakah masih menganggur, magang atau bekerja.2) Apabila peserta sudah magang atau bekerja, maka isikan nama IDUKA, nomor telepon IDUKA, alamat IDUKA, besaran gaji yang diterima, dan tanggal mulai magang/bekerja.

25

Apabila data pelaksanaan sudah lengkap, maka klik tombol untuk mengunci laporan pelaksanaan. Jika sudah yakin klik tombol . Data yang sudah dikunci tidak dapat diubah kembali.

Ya

26

Cara Melengkapi Laporan Akhir5.Lembaga yang sudah selesai melaksanakan program PKK dan mengisi tabel pelaksanaan program PKK dengan lengkap, wajib mengisi laporan akhir dengan klik tombol atau tombol merah “PELAKSANAAN SELESAI KLIK DISINI UNTUK MENGISI LAPORAN AKHIR”.

Gambar 23. Petunjuk Pengisian Laporan Akhir

27

Tampilan utama laporan akhir program PKK terdiri dari: a. Laporan Teknis

Pada tabel ini ditampilkan hasil rekap; 1) jumlah total jam pembelajaran keseluruhan pelaksanaan pembelajaran harian; 2) bentuk kerjasama dengan IDUKA; 3) data pelaksanaan pembelajaran harian berikut foto-foto kegiatannya; 4) data uji kompetensi dan keterserapan peserta didik program PKK di IDUKA

Gambar 24. Laporan Akhir-Laporan Teknis

28

b. Laporan KeuanganPada tabel ini ditampilkan hasil rekap seluruh isian pada administrasi pelaporan keuangan.

Gambar 25. Laporan Akhir-Laporan Keuangan

c. Video Pelaksanaan Pada tabel video pelaksanaan, lembaga wajib membuat video pelaksanaan program PKK, kemudian mengunggah video tersebut pada channel youtube lembaga. Isikan tautan video tersebut pada youtube di kolom yang sudah disediakan, klik tombol untuk menyimpan alamat link youtube.

29

Sebagai bentuk pertanggungjawaban Lembaga terhadap keaslian video pelaksanaan yang diupload, maka lembaga wajib membuat surat pernyataan keaslian video menggunakan template yang sudah disediakan pada sistem. Kemudian upload surat pernyataan yang sudah disahkan (tanda tangan bermaterai 10.000) dengan cara klik tombol .

Gambar 26. Laporan Akhir-Video Pelaksanaan

Jika video pelaksanaan sudah berhasil ditautkan, klik tombol untuk mengunci laporan akhir. Klik tombol jika sudah yakin menyelesaikan laporan akhir. Laporan akhir yang sudah dikunci tidak dapat diubah kembali.

30

Jika laporan akhir sudah dikunci, semua tahapan akan tercentang sesuai dengan tampilan berikut.

Gambar 27. Dashboard Penyelesaian Laporan Akhir