Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja Di Uptd...

65

LAMPIRAN

66

Lampiran 1

PEDOMAN WAWANCARA

A. Tenaga Kerja

1. Bagaimana susunan kepegawaian yang ada di kantor UPTD Pendidikan?

2. Apa sajakah bidang pekerjaan yang ada di kantor UPTD Pendidikan?

3. Bagaimanakah syarat yang harus dipenuhi pegawai untuk mengikuti pelatihan?

4. Bagaimana hasil yang dapat diperoleh setelah pegawai mengikuti pelatihan?

5. Apakah pelatihan tersebut membawa dampak positif bagi pegawai UPTD

Pendidikan?

6. Kesulitan atau kendala apa yang dialami ketika pegawai mengikuti pelatihan?

7. Bagaimana langkah yang anda lakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hasil

dari pelatihan yang anda terima?

8. Bagaimana pengawasan pimpinan terhadap para pegawai?

9. Apa sajakah hal – hal yang mendorong anda untuk bersemangat dalam kerja?

B. Prosedur Kerja

10. Bagaimana langkah yang anda lakukan dalam melaksanakan pekerjaan?

11. Apa saja kesulitan yang anda alami dalam melaksanakan pekerjaan?

12. Bagaimana cara anda untuk menyikapi kesulitan tersebut?

C. Mesin – Mesin Kantor

13. Berapa jumlah mesin kantor yang dimiliki di UPTD Pendidikan?

14. Apakah jumlah tersebut sudah memenuhi beban kerja pegawai?

15. Jenis mesin - mesin apa saja yang dimiliki di kantor UPTD Dinas Pendidikan?

16. Apakah jenis mesin kantor yang dimiliki sudah lengkap?

D. Efisiensi

17. Apakah usaha/kerja yang dilakukan dapat dikatakan efisien dari segi pikiran?

18. Apakah usaha/kerja yang dilakukan sudah dikatakan tepat waktu?

19. Apakah usaha/kerja yang dilakukan dapat dikatakan menghemat ruang dan benda

(termasuk biaya)

20. Apakah hasil pekerjaan sudah efisien setelah menggunakan mesin - mesin elektronik

perkantoran?Jelaskan?

67

Lampiran II

DATA COLLECTION

HASIL WAWANCARA

Nama Responden : Bapak Nur Hadi

No urut : Satu

Jabatan : Kepala UPTD Kecamatan Tuntang

Tanggal : 9 Juni 2014

Bagaimana susunan kepegawaian yang ada di kantor UPTD Dinas Pendidikan

Kecamatan Tuntang?

Disini itu pegawainya ada 11 yang terdiri dari pengawas ada 2, penilik ada 2, kepala

TU ada 1, KUPTD ada 1,staff PNS ada 3, belum PNS ada 2,

Apa sajakah bidang pekerjaan yang ada di kantor UPTD Dinas Pendidikan

Kecamatan Tuntang?

Bidang pekerjaannya ada yang mengurus sebagai bendahara, kepegawaian, agenda

keluar – masuk, PLS (Penilik Luar Sekolah), Pengawas TK/SD, Penjaga UPTD

Bagaimanakah syarat yang harus dipenuhi pegawai untuk mengikuti pelatihan?

Tidak ada syarat dan tidak semua pegawai menerima pelatihan tapi adanya workshop

penilik, workshop kepegawaian dan diklat. Kalaupun ada pelatihan itu untuk jobdisc

kepegawaian sebagai pendataan tugas komputerisasi misalanya pelatihan input data

dan hal lain – lainnya.

Bagaimanakah hasil yang dapat diperoleh setelah pegawai mengikuti pelatihan?

Ya kalu hasilnya sesuai dengan masing – masing pegawai, tapi yang jelas di dalam

melakasanakan tugas tentunya dapat melaksanakan dengan lebih baik karena

pelatihan itu kan fungsinya untuk memberikan tambahan ilmu supaya pegawai

tersebut lebih memliki keahlian di bidangnya masing - masing.

Apakah pelatihan tersebut membawa dampak positif bagi pegawai?

Ya tentu.

Apa dampak positifnya bagi pegawai?

Ya positifnya ya dalam melaksanakan tugas biasanya pegawai tersebut lebih mampu

melakasanakan tugasnya masing – masing.

Kesulitan atau kendala apa yang dialami ketika pegawai mengikuti pelatihan?

Kesuliatan pemahaman materi, karena rata – rata pegawainya sudah berumur jadi

konsentrasi di dalam pemahaman materi kurang begitu maksimal.

Bagaimana langkah yang anda lakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hasil

dari pelatihan yang anda terima?

Biasanya para pegawai membagikan hasil ilmu pelatihan kepada para pegawai lain,

mereka saling bertukar pikiran.

68

Bagaimana pengawasan pimpinan terhadap para pegawai?

Kalua saya itu biasanya pengawasan secara langsung tapi itu kadang – kadang soalnya

saya sebagai kepala UPTD itu kan sibuk banyak tugas di luar jadi pengawasan saya

terbilang sangat sangat jarang hitungannya.

Apa sajakah hal – hal yang mendorong anda untuk bersemangat dalam bekerja?

Kalau menurut saya para pegawainya disini semangatnya kecil mbak, tapi karena

mereka mempunyai tanggung jawab dalam pekerjaannya jadi kan harus melaksanakan

tugas nya masing – masing.

Bagaimana langkah yang anda lakukan dalam melaksanakan pekerjaan?

Ya mereka melaksanakan sesuai dengan tugasnya masing – masing mbak tapi

biasanya tugas paling banyak itu ada di bagian kepegawaian.

Apa saja kesulitan yang anda alami dalam melaksanakan pekerjaan?

Ya itu mbak kalau saya kesulitan di dalam menangani pengawasan para pegawai

secara langsung karena seperti yang sudah saya uturakan tadi kalau pekerjaan saya itu

lebih banyak di lapangan daripda di kantor.

Bagaimana cara anda untuk menyikapi kesulitan tersebut?

Biasanya kami melakukan evaluasi rapat mbak.

Biasanaya mengadapakan rapat berapa kali dalam satu bulan?

Tidak mesti mbak, kalau di rasa para pegawai mempunyai masalah atau kendala kita

segera melaksanakan rapat evaluasi tapi kalau para pegawai tidak mempunyai

masalah atau kendala dalam pekerjaannya rapat evaluasi bukan menjadi prioritas

utama kami mbak.

Berapa jumlah mesin kantor yang dimiliki di UPTD Dinas Pendidikan di Kecamatan

Tuntang?

Di kantor ini kita ada 5 unit komputer, 1 mesin ketik, 4 telfon, 1 OHP dan LCD.

Apakah jumlah komputer tersebut sudah memenuhi beban kerja pegawai?

Sudah tapi penggunaanya belum rata, karena di kantor ini memiliki 5 komputer

namun yang sering mengoperasikan komputer hanya dua orang yaitu bagian tata

usaha mbak dan bidang kepegawaian.

Apakah jenis mesin kantor yang dimiliki sudah lengkap?

Sudah mbak, sudah lengkap

Apakah usaha/kerja yang dilakukam dapat dikatakan efisien dari segi pikiran?

Efisien mbak.

Apakah usaha/kerja yang dilakukan dapat dikatakan efisien dari segi tenaga?

Belum mbak karena hanya pegawai tertentu saja yang aktif menyelesaikan tugas nya.

Apakah usaha/kerja yang dilakukan dapat dikatakan menghemat ruang dan benda

(termasuk biaya)?

Kalua efisiensi secara ruang dan benda iya mbak efisien tapi kalau efisiensi anggaran

atau biaya tidak justru boros.

Apakah hasil pekerjaan sudah efisien setelah menggunakan mesin – mesin elektronik

perkantoran? Saya rasa sudah efisien karena dapat membantu menyelesaikan

pekerjaan dengan cepat dan mudah.

69

Nama Responden : Ibu Asiyasih

No urut : Dua

Jabatan : Kepala Tata Usaha



Kecamatan Tuntang?

Struktur organisasi kepegawaian disini itu Drs.Nurhadi sebagai Kepala UPTD, Ibu

Asiyasih sebagai KTU (Kepala Tata Usaha), Ibu Hari Mustiah sebagai bendahara,

Mbak Eko mengurusi bidang kepegawaian, Ibu Sumiyatmi mengurusi bidang agenda

keluar – masuk, Bapak Sutarman sebagai PLS (Penilik Luar Sekolah), Mbak Amelia

sebagai PLS juga (Penilik Luar Sekolah), Ibu Yasin sebagai pengawas TK/SD, Ibu

Ani sebagai pengawas TK/SD juga dan yang terakhir Bapak Sungkono dan Bapak

Kasmudi sebagai penjaga malam mbak.


Kecamatan Tuntang?

Ya itu tadi mbak hampir sama seperti yang susunan kepegawaian ada Bapak Kepala

UPTD yang tugasnya lebih sering ada di lapangan daripada di dalam kantor misalnya

dibidang teknis operasional administrasi persekolahan dan Tenaga Pendidik Sekolah

Dasar (termasuk Sekolah Dasar Luar Biasa), Pendidikan Anak Usia Dini dan Taman

Kanak – Kanak di wilayah Kecamatan., Kepala TU seperti saya sendiri ini yang

punya kewajiban dibidang penyusunan perencanaan, pengelolaan administrasi umum,

kepegawaian dan keuangan; kalau bendahara jelas pasti mengurusi tentang keuangan,

kemudian penilik itu biasnya menilik PNFI (Penilik Non Formal dan Informal) dalam

bidang pengendalian mutu dan pegevaluasian dan dampak program. Kalau penjaga

yaa bertangngung jawab atas keamanan UPTD ini mbak.


Ga ada syarat, disini tidak ada pelatihan, adanya pegawai untuk diklat mbak. Diklat

pegawai itu biasanya pelatihan komputer untuk mengisi data. Di diklat itu nanti di

jelaskan bagaimana cara mengisi data yang benar dan baik.

Bagaimanakah hasil yang dapat diperoleh setelah pegawai mengikuti diklat?

Ya ketika sudah mendapatkan pelatihan di sampaikan ke operator masing – masing.

Apakah diklat tersebut membawa dampak positif bagi pegawai?

Jelas to mbak pasti membawa dampak positif.

Apa dampak positifnya bagi pegawai?

Mereka lebih mampu menguasi tugas nya masing – masing mbak.

Kesulitan atau kendala apa yang dialami ketika pegawai mengikuti diklat?

Saya kan tidak ikut diklat jadinya saya tidak tahu kesulitannya apa mbak, nanti mbak

bisa tanyakan di bidang kepegawaian karena mereka yang biasanya mengikuti diklat.

Lalu kalau ibu tidak ada diklat atau sejenis penataran bagaimana ibu meningkatkan

mutu kerja?

70

Saya dengan bekerja tepat waktu terus mengerjakan pekerjaan lebih cepat, belajar,

mengurangi kesalahan dan meningkatkan hasil kerja yang maksimal.


dari diklat yang anda terima?

Saya tidak ada diklat jadinya saya lebih bagaimana cara meningkatkan mutu kerja

saya sebagai kepala TU (Tatat Usaha).


Pimpinan dalam menjalain pengawasan terhadap pegawai dengan mengadakan rapat.


Yang mendorong saya dalam bersemangat kerja karena saya merasa mempunyai

kewajiban tugas dalam menyelesaikan tanggungjawab disini mbak.


Kalau saya sebagai kepala TU (Tata Usaha) biasanya langkah saya dalam

melaksanakan pekerjaan lebih ke dalam bidang menyusun program kerja dan

anggaran Sub bagian Tata Usaha UPTD pendidikan Kecamatan, menyiapkan bahan

penyususnan program kerja dan anggaran UPTD Pendidikan dan Kebudayaan

Kecamatan, membagi tugas kepada bawahan dan mengarahkan pelaksanaan kegiatan,

melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan

rumah tangga UPTD Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan.


Belum ada job description yang jelas dalam penyelesaian pekerjaan administratif, sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat pada waktunya hal ini dikarenakan karena belum semua pegawai menguasi penggunaan komputer dalam menyelesaiakan pekerjaan.


Karena belum ada job description yang jelas sementara ini untuk menyikapi kesulitan biasanya di pasrahkan kepada yang ahli mengurusi bidang komputerisasi yaitu mbak Eko yang mengurusi di bidang kepegawaian.


Tuntang?

Ada 5 mesin komputer dan ada 2 telfon. Apakah jumlah komputer tersebut sudah memenuhi beban kerja pegawai?

Sudah mbak tapi belum efektif karena ya itu tadi mbak para pegawai belum semuanya bisa mengoperasikan komputer, ya bisa tapi hanya sebatas rata – rata belum sesuai yang kami harapkan.


Sudah mbak sudah lengkap mesin kantor yang dimiliki di kantor ini. Apakah usaha/kerja yang dilakukam dapat dikatakan efisien dari segi pikiran?

Tidak mbak, karena yang namanya kerja di mana mana pun pasti pekerjaan itu membebani pikiran.


Belum efisien mbak karena yaa itu tadi disini belum ada pembagian jobdescription

yang jelas jadinya yang kerja yaa hanya itu – itu saja orangnya.


(termasuk biaya)?

71

Kalau secara biaya boros mbak.


perkantoran?

Sudah cukup membantu dengan adanya mesin – mesin elektronik perkantoran yang

ada.

Nama Responden : Eko Puji Lestari

No urut : Tiga

Jabatan : Bidang Kepegawaian



Kecamatan Tuntang?

Disini itu ada kepala pimpinan, kepala tata usaha, kepegawaian seperti saya ini mbak,

bagian agenda keluar – masuk, bendahara, pengawas TK/SD , penilik, terus terakhir

ada penjaga UPTD.


Kecamatan Tuntang?

Di UPTD ini ada kepala yang tugasnya melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan

kebijakan daerah di bidang pendidikan dan kebudayaan, kemudian ada bendahara atau

keuangan yang tugas pokoknya melaksanakan sebagian tugas sekretariat dibidang

pengelolaan administrasi keuangan dinas, bidang kepegawaian yang memiliki tugas

pokok melaksanakan tugas sekretariat di bidang administrasi umum dan administrasi

kepegawaian, terus bidang pendidikan penilik tugas pokoknya melaksanakan

sebagaian tugas dinas dibidang pendidikan anak usia dini (PAUD) dan pendidikan

non formal dan informal.


Kalau disini itu ga ada pelatihan khusus mbak, paling tu cuma diklat kalaupun ada

diklat paling hanya periode tertentu ketika ada kebutuhan kantor yang mengharuskan

salah satu dari kami untuk mendapatkan ilmu baru.

Biasanya diklat apa yang diberikan kepada mbk Eko?

Biasanya tentang verval nuptk dan kurikulum 2013 pada tahun ini.

Biasanya siapa mbak yang dipilih?

Biasanya saya karena pelatihan itu diberikan untuk pegawai yang tugasnya melakukan

pengeloaan yang berkaitan dengan pengoperasian komputer.

Bagaimanakah hasil yang dapat diperoleh setelah pegawai mengikuti diklat?

Kalau diklat itu biasanya gini mbak, jadi pelatihan yang saya ikuti kan tujuannya

untuk kebutuhan yang tidak biasa. Jadi nanti setelah mendapatkan diklat nanti saya

terapkan di kantor ini sendiri.

Apakah pelatihan tersebut membawa dampak positif bagi pegawai?

72

Ya mbak membawa dampak yang positif untuk para pegawai.

Apa dampak positifnya bagi para pegawai?

Pengalaman dan ilmu saya otomatis bertambah mbak, kalau untuk pegawai tidak ada

mbak soalnya pelatihan saya ini kan untuk saya sosialisasikan ke guru – guru seluruh

kecamatan tuntang.

Kesulitan atau kendala apa yang dialami ketika anda mengikuti diklat?

Ga ada mbak karena kalau belum jelas biasanya sharing sama temen – temen dari

kecamatan lai. Tapi biasanya kendalanya pas tindak lanjut mbak.

Tindak lanjut seperti apa mbak yang di maksud?

Tindak lanjut melakukan pendataan guru se Kecamatan Tuntang. Kendalanya karena

melalui aplikasi kalau sinyal jelek ga bisa kerja mbak. Kemudian banyak guru yang

belum menyadari tentang pentingnya pendataan, karena aplikasi di pakai se-

Indonesia maka server sering down dan perlu maintenance dan waktu pengerjaan

pendataan sangat terbatas.


dari diklat yang anda terima?

Ya yang jelas saya menerapkan pada diri saya sendiri ini mbak di dalam

melaksanakan tanggung jawab di dalam pekerjaan saya mengurus administratif. Jadi

kalo pengembangan ilmu terhadap pegawai lain tidak ada mbak. Lebih saya terapkan

pada diri saya sendiri.


Kalau disini bapak pimpinan melakukan pengawasan terhadap pegawai biasanya

diadakan rapat mbak, soalnya bapak kepala itu sering tidak ada di kantor. Jadinya

mengadakan rapat dengan para pegawai, nanti disitu ketika rapat para pegawai

menyampaikan apa yang di rasa sulit. Nanti bapak kepala bisa mengevaluasi.


Yang mendorong saya dalam bersemangat kerja ya karena saya disini mempunyai

tugas dan tanggung jawab saya yang harus saya selesaikan mbak. Selain itu ya karena

teman kerja yang mendukung dan baik jadi ketika berangkat ke kantor itu rasanya

nyaman mbak.


Kalau saya di dalam melaksanakan pekerjaan kesehariannya itu sesuai permintaan

dari Dinas Kabupaten Semarang, misalnya pendataan sertifikasi guru seluruh

kecamatan, selain itu pendataan gaji para guru dan hal – hal lainnya.

Apakah anda mampu menyelesaikan tugas anda tepat pada waktunya?

Mampu dan selalu tepat waktu mbak, karena dibatsi oleh waktu jadi harus selesai.

Apakah anda merasa terbebani dengan tugas – tugas yang diberikan kepada anda?

Tidak mbak, karana saya disini terhitung masih pegawai wiyata tapi pekerjaan saya

setiap harinya banyak sekali dan para pegawai penguasaan penggunaan komputernya

masih minim dan ini sudah tanggubg jawab saya, saya menyadari perbedaan karakter

pegawai.


73

Ya itu tadi mbak pekerjaan saya yang banyak tapi tidak ada yang bisa membantu saya

karena penguasaan komputer para pegawai yang lain itu masih minim.


Ya tetap saya kerjakan sendiri mbak apapun pekerjaannya, seberapa banyaknya juga

karena pekerjaan saya itu menyangkut dengan komputerisasi dan para pegawainya

belum bisa. Selain itu di sini saya paling muda sendiri dan masih pegawai wiyata.


Tuntang?

Disini itu ada 5 mesin komputer mbak tapi yang sering digunakan itu hanya 2, terus

ada 1 mesin ketik, 2 telfon, OHP dan LCD masing masing 1.

Apakah jumlah komputer tersebut sudah memenuhi beban kerja pegawai?

Kalau memenuhi sudah mbak karena disini kan pegawainya cuma ada 11 dan sudah

ada 5 komputer saya rasa cukup, akan tetapi secara penggunannya belum merata

mbak hanya 2 saja yang di pakai dan hanya orang itu – itu saja yang memakai seperti

saya ini.


Sudah mbak sudah lengkap sudah memenuhi apa yang dibutuhkan oleh kantor ini

Apakah usaha/kerja yang dilakukam dapat dikatakan efisien dari segi pikiran?

Ya


Belum efisien mbak karena hanya dikerjakan oleh pegawai – pegawai tertentu saja.


(termasuk biaya)?

Secara biaya belum mbak karena masih boros biaya.


perkantoran?

Secara pekerjaan efisien mbak tapi secara tenaga yaa itu tadi belum efsien.

74

Lampiran III

DATA REDUKSI

Tema: TENAGA KERJA

A. STAFFING/KEPEGAWAIAN

1. Bagaimana susunan kepegawain ?

Ada 11 pegawai yang terdiri dari pengawas 2, penilik 2, kepala TU 1,

KUPTD 1, staff PNS 3, belum PNS 2, (Kepala UPTD)

Struktur organisasi sebagai berikut Bapak Nurhdi sebagaai kepala UPTD,

Ibu Asiyasih sebagai KTU, Ibu Hari Mustiah sebagai bendahara, Mbak

Eko bidang kepegawaian, Ibu Sumiyatmi bidang adenda surat – masuk,

Bapak Sutarman sebagai PLS (Penilik Luar Sekolah), Mbak Amelia

sebagai PLS (Penilik Luar Sekolah), Ibu Yasin Pengawas TK/SD, Ibu Ani

pengawas TK/SD dan bapak Sungkomo dan bapak Kasmudi sebagai

penjaga UPTD. (Kepala TU)

Kepala pimpinan, kepala tata usaha, kepegawaian agenda surat – masuk,

bendahara, pengawas, penilik dan penjaga UPTD. (Kepegawaian).

2. Apa saja bidang pekerjaan yang ada?

Bendahara, kepegawaian, agenda surat – masuk, PLS (Penilik Luar

Sekolah), Pengawas TK/SD, Penjaga UPTD. (Kepala UPTD

Kepala UPTD mengurus dibidang teknis operasional yang lebih sering di

lapangan daripada di dalam kantor, Kepala TU kewajiban dibidang

penyusunan perencanaan pengeloaan administrasi umum, bendahara

tentang keuangan, penilik dalam bidang pengendalian mutu dan

pengevaluasian dan dampak program, penjaga bertanggung jawab atas

keamanan UPTD. (Kepala TU)

Kepala UPTD melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan

daerah di bidang pendidikan dan kebudayaan, bendahara tugas pokoknya

melaksanakan sebagian tugas sekretariat dibidang pengelolaan

administrasi keuangan dinas, bidang kepegawaian yang memiliki tugas

pokok melaksanakan tugas sekretariat di bidang administrasi umum dan

administrasi kepegawaian, bidang pendidikan penilik tugas pokoknya

melaksanakan sebagaian tugas dinas dibidang pendidikan anak usia dini

(PAUD) dan pendidikan non formal dan informal.

B. PELATIHAN

1. Bagaimana syarat yang harus dipenuhi untuk mengikuti pelatihan?

Tidak ada syarat dan tidak semua pegawai menerima pelatihaan, pelatihan

itu untuk jobdisc kepegawaian sebagai pendataan tugas komputerisasi.

(Kepala UPTD)

75

Tidak ada syarat dan tidak ada pelatihan adanya diklat. Diklat pegawai itu

biasanya pelatihan komputer untuk mengisi data. (Kepala TU)

Tidak ada pelatihan akan tetapi mengikuti diklat. Diklat dilakukan pada

periode tertentu ketika ada kebutuhan kantor yang mengharuskan salah

satu dari kami untuk mendapatkan ilmu baru dan saya yang dipilih dari

kantor. (Kepegawaian)

2. Bagaimana hasil yang diperoleh setelah mengikuti pelatihan?

Hasilnya sesuai dengan masing – masing pegawai, karena pelatihan itu kan

fungsinya untuk memberikan tambahan ilmu supaya pegawai tersebut lebih

memliki keahlian di bidangnya masing - masing.(Kepala UPTD)

Ketika sudah mendapatkan pelatihan di sampaikan ke operator masing –

masing. (Kepala TU)

Diterapkan pada diri masing-masing

3. Apakah pelatihan tersebut membawa dampak positif?

Ya tentu. (Kepala UPTD)

Membawa dampak positif. (Kepala TU)

Membawa dampak positif untuk pegawai. (Kepegawaian)

4. Apa dampak positif?

Dalam melaksanakan tugas pegawai lebih mampu melaksanakan tugasnya

masing- masing. (Kepala UPTD)

Mereka lebih mampu menguasi tugas nya masing – masing. (Kepala TU)

Pengalaman dan ilmu saya otomatis bertambah kalau untuk pegawai tidak

ada soalnya pelatihan untuk saya sosialisasikan ke guru – guru seluruh

kecamatan tuntang. (Kepegawaian)

5. Kesulitan atau kendala apa yang dialami?

Kesulitan pemahaman materi karena rata – rata pegawainya sudah

berumur jadi konsentrasi di dalam pemahaman materi kurang begitu

maksimal. (Kepala UPTD)

Saya tidak ada kesulitan karena yang mengikuti diklat itu bidang

kepegawaian. (Kepala TU)

Tidak merasa kesulitan karena sudah terbiasa mengoperasikan komputer.

(Kepegawaian)

C. PENGEMBANGAN

1. Bagaimana langkah yang anda lakukan sebagai upaya untuk mengembangkan

hasil dari pelatihan yang anda terima?

Pegawai membagikan hasil ilmu pelatihan kepada para pegawai lain.

(Kepala UPTD)

Saya tidak ada diklat jadinya lebih bagaimana cara meningkatkan mutu

kerja. (Kepala TU)

Menerapkan pada diri saya sendiri ini dalam melaksanakan tanggung

jawab di dalam pekerjaan mengurus administratif. (Kepegawaian)

D. MOTIVASI

1. Bagaimana pengawasan pimpinan terhadap para pegawai?

76

Pengawasan secara secara langsung.(Kepala UPTD)

Pengawasan terhadapa pegawai dengan mengadakan rapat. (Kepala TU)

Mengadakan rapat evaluasi. (Kepegawaian)

2. Apa saja hal – hal yang mendorong anda untuk bersemangat dalam bekerja?

Pegawai disini semangatnya kecil tapi karena mereka mempunyai

tanggung jawab dalam pekerjaan jadi harus melaksanakan tugas nya

masing – masing.(Kepala UPTD)

Mempunyai kewajiban tugas dalam menyelesaikan tanggu jawab disini.

(Kepala TU)

Mempunyai tugas dan tanggung jawab saya yang harus saya selesaikan

dan teman kerja yang mendukung dan baik. (Kepegawaian)

Tema: PROSEDUR KERJA

A. SOP (Standar Operating Prosedure)

1. Bagaimana langkah yang anda lakukan dalam melaksanakan pekerjaan?

Langkah saya dalam melaksanakan pekerjaan lebih ke dalam bidang

menyusun program kerja dan anggaran Sub bagian Tata Usaha UPTD

Pendidikan Kecamatan, menyiapkan bahan penyususnan program kerja

dan anggaran UPTD Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan, membagi

tugas kepada bawahan dan mengarahkan pelaksanaan kegiatan,

melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan,

perlengkapan dan rumah tangga UPTD Pendidikan dan Kebudayaan

Kecamatan.(Kepala UPTD)

Melaksanakan sesuai dengan tugasnya masing – masing, paling bayak itu

di bidang kepegawain. (Kepala TU)

Sesuai permintaan dari Dinas Kabupaten Semarang, misalnya pendataan

sertifikasi guru seluruh kecamatan, selain itu pendataan gaji para guru dan

hal – hal lainnya. (Kepegawaian)

2. Apa saja kesulitan yang anda alami dalam melaksanakan pekerjaan?

Kesulitan di dalam menangani pengawasan para pegawai secara langsung.

(Kepala UPTD)

Belum ada job description yang jelas dalam penyelesaian pekerjaan administratif, hal ini dikarenakan karena belum semua pegawai menguasi penggunaan komputer dalam menyelesaiakan pekerjaan. (Kepala TU)

Pekerjaan saya yang banyak tapi tidak ada yang bisa membantu saya

karena penguasaan komputer para pegawai yang lain itu masih minim.

(Kepegawaian)

3. Bagaimana cara anda untuk menyikapi kesulitan tersebut?

Melakukan evaluasi rapat. (Kepala UPTD)

Karena belum ada job description yang jelas sementara ini untuk menyikapi kesulitan biasanya di pasrahkan kepada yang ahli mengusi bidang komputerisasi yaitu mbak Eko yang mengurusi di bidang kepegawaian.(Kepala TU)

77

Tetap saya kerjakan karena pekerjaan saya itu menyangkut dengan

komputerisasi dan para pegawainya belum bisa. Selain itu di sini saya

paling muda sendiri dan masih pegawai wiyata. (Kepegawaian)

Tema: Mesin - Mesin Kantor

A. Jumlah

1. Berapa jumlah mesin kantor yang dimiliki?

Di kantor ini kita ada 5 unit komputer, 1 mesin ketik, 4 telepon, 1 OHP

dan LCD. ( Kepala UPTD)

Ada 5 mesin komputer dan ada 2 telepon. ( Kepala TU) Disini itu ada 5 mesin komputer tapi yang sering digunakan itu hanya 2,

terus ada 1 mesin ketik, 2 telepon, OHP dan LCD masing masing 1.

(Kepegawaian)

2. Apakah jumlah komputer tersebut sudah memenuhi beban kerja pegawai?

Sudah tapi penggunaanya belum rata, karena di kantor ini memiliki 5

komputer namun yang sering mengoperasikan komputer hanya dua orang

yaitu bagian tata usaha dan bidang kepegawaian. (Kepala UPTD)

Sudah tapi belum efektif. (Kepala TU)

Sudah tetapi secara penggunannya belum merata hanya 2 saja yang di

pakai. (kepegawaian)

B. Jenis

1. Apakah jenis mesin kantor yang dimiliki sudah lengkap?

Sudah lengkap. (Kepala UPTD)

Sudah lengkap mesin kantor yang dimiliki di kantor ini. (Kepala TU)

Sudah lengkap. (Kepegawaian)

Tema: Efisiensi Kerja

A. Usaha

1. Apakah usaha/kerja yang dilakukam dapat dikatakan efisien dari segi pikiran?

Sudah. (Kepala UPTD)

Tidak karena kerja di mana pun pasti pekerjaan itu membebani pikiran. (Kepala TU)

Ya. (Kepegawaian)

2. Apakah usaha/kerja yang dilakukan dapat dikatakan efisien dari segi tenaga?

Belum karena hanya pegawai tertentu saja yang aktif menyelesaikan tugas

nya. (Kepala UPTD)

Belum efisien karena belum ada pembagian jobdescription. (Kepala TU)

Belum efisien karena hanya dikerjakan oleh pegawai – pegawai tertentu

saja.(Kepegawaian)

3. Apakah usaha/kerja yang dilakukan dapat dikatakan menghemat ruang dan benda

(termasuk biaya)?

Kalau efisiensi secara ruang dan benda iya efisien tapi kalau efisiensi

anggaran atau biaya tidak justru boros. (Kepala UPTD)

78

Secara biaya boros. (Kepala TU)

Secara biaya belum karena masih boros biaya. (Kepegawaian)

B. Hasil

1. Apakah hasil pekerjaan sudah efisien setelah menggunakan mesin – mesin

elektronik perkantoran?

Sudah efisien karena dapat membantu menyelesaikan pekerjaan dengan

cepat dan mudah. (Kepala TU)

Sudah cukup membantu dengan adanya mesin – mesin elektronik

perkantoran yang ada.(Kepala TU)

Secara pekerjaan efisien tapi secara tenaga yaa itu tadi belum efsien.

(Kepegawaian)

79

Lampiran IV

DATA DISPLAY

Otomatisasi Kantor

Tenaga Kerja

Staffing

Pengembangan

Pelatihan Tidak untuk

semua

pegawai

Struktur Organisasi

Mempunyai

dampak

positif

Tanngung jawab

penyelesaian

pekerjaan tidak

merata

Perbedaan

tingkat

kesulitan

Tidak semua

membagikan

ilmu yang

diterima

Tidak ada

jobdiscription Pemanfaatan tidak

merata dan tidak

efektif

Mesin-Mesin

Kantor

SOP

Efisiensi Kerja

Prosedur

Kerja

Jenis dan

Jumlah

Hasil Usaha

80

KETERANGAN DATA DISPLAY

OTOMATISASI KANTOR PENUNJANG EFISIENSI KERJA

A. Tenaga Kerja 1. Satffing:

Kantor UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang memiliki beberapa pegawai dengan tugasnya masing-masing.

Makna:

Kantor UPTD Pendidkan Kecamatan Tuntang memiliki 11 pegawai dengan job description: Kepala UPTD, Kepala Tata Usaha, Bendahara, Kepegawaian, Penilik, Pengawas dan penjaga.

2. Pelatihan: Pelatihan tidak diberlakukan untuk semua pegawai tetapi diberikan di bidang

kepegawaian. Hasil pelatihan mempunyai dampak positif untuk para pegawai dan hasil

pelatihan diterapkan sesuai bidang masing - masing. Beberapa pegawai tidak mengalami kesulitan dan beberapa pegawai kesulitan

ketika mengikuti pelatihan.

Makna:

Pelatihan itu berupa diklat workshop kepegawaian dan workshop penilik. Pelatihan diberikan untuk pegawai dibidang kepegawaian sebagai pendataan tugas komputerisasipelatihan verval nuptk.

Fungsi daripada pelatihan untuk memberikan tambahan ilmu supaya para pegawai memiliki keahlian dibidang masing - masing.

Para pegawai sudah menguasai keahlian dibidang masing - masing, jadi tidak mengalami kesulitan akan tetapi beberapa pegawai yang mengalami kesulitan dikarenakan penguasaan materi masih minim.

3. Pengembangan: Beberapa pegawai ada yang membagikan hasil penelitian dan ada yang

diterapkan pada dirinya masing – masing.

Makna:

Tidak semua pegawai mengikuti pelatihan. Pelatihan dikhususkan untuk pegawai dibidang kepegawaian.

B. PROSEDUR KERJA 1. SOP:

Belum ada jobdiscription yang jelas. Tanggung jawab penyelesaian pekerjaan belum rata.

Makna:

Para pegawai UPTD belum memahami pentingnya pembagian jobdescription dalam menyelesaikan pekerjaan.

81

Belum semua pegawai menguasai komputer dan pengetahuan akan penguasaan komputer masih minim.

C. MESIN-MESIN KANTOR 1. Jenis & Jumlah:

Komputer yang dimiliki UPTD sudah memenuhi kebutuhan para pegawai akan tetapi penggunannya belum efektif dan belum merata

Makna:

Para pegawai UPTD belum bisa memanfaatkan sarana komputer dengan efektif, karena dari 5 komputer yang ada hanya 2 saja yang dimanfaatkan oleh pegawai yaitu di bidang TU dan kepegawaian.

D. EFISIENSI KERJA 1. Usaha:

Usaha/kerja para pegawai UPTD dari segi tenaga belum efisiensi. Usaha/kerja para pegawai dari segi biaya belum efisiensi.

Makna:

Belum ada jobdescription dan pekerjaan dikerjakan hanya pegawai tertentu - tertentu saja.

Pemanfaatan komputer yang belum sesuai dengan jumlah yang dimiliki.

2. Hasil: Dengan bantuan penggunaan mesin komputer penyelesaian pekerjaan merasa

terbantu (efisien).

Makna:

Pegawai UPTD menyadari akan pentingnya peran otomatisasi dalam menunjang efisisensi kerja.

82

Lampiran V

CODING

Dokumentasi peneliti tanggal 9 Juni sampai dengan 9 Juli 2014

Hasil wawancara dan observasi

No Tanggal

observasi dan Wawancara

Hasil Observasi dan Wawancara Open Coding

(Pengodean Terbuka)

1 9 Juni-9 Juli 2014 Otomatisasi (O)

Observasi penulis pada UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang tentang Otomatisasi Penunjang Efisiensi Kerja Dari UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang untuk kelengkapan otomatisasi kantor yang digunakan belum terealisasi dengan sempurna. Hal ini dikarenakan penggunaan mesin-mesin kantor belum digunakan secara merata oleh pegawai, sehingga berdampak pada pembagian tugas yang tidak merata

Penyampaian informasi (Information passing)

2 Tenaga Kerja (TK) Prosedur Kerja (P)

Wawancara penulis pada 3 responden yaitu Kepala UPTD, Kepala Tata Usaha dan Pegawai UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang memiliki beberapa tenaga kerja atau pegawai. Pentingnya peran tenaga kerja dalam pelaksanaan dan pencapaian organisasi maka pengelolaan tenaga kerja harus memperhatikan beberapa aspek diantaranya: staffing, pelatihan, pengembangan dan motivasi. Pelatihan yang diberikan berupa worksop kepegawaian dan worksop penilik. Pelatihan hanya diberikan untuk pegawai dibidang kepegawaian dan TU. Dari hasil pelatihan yang diikuti Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik. Akan tetapi hal ini tidak terjadi di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang karena di kantor tersebut tiadak ada job description. Pegawai tidak memahami

Penyampaian informasi (Information passing)

83

Mesin Kantor (M) Efesiensi Kerja (E)

pentingnya pembagian job descriptin dalam penyelesaian pekerjaan. Selain itu tanggung jawab dalam penyelesaian tugasnya tidak merata. Hal ini dikarenakan tidak semua pegawai mampu menguasai komputer dan pengetahuan akan penguasaan teknologi masij minim. Penggunaan mesin-mesin kantor pekerjaan akan lebih mudah dan efisien dari segi waktu, biaya, tenaga dan pikiran. Akan tetapi dari jumlah dan jenis yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang, mesin komputer yang ada pemanfaatannya tidak merata dan tidak efektif. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Usaha yang dilakukan oleh para pegawai dari segi tenaga dan biaya belum efisien. Hal ini dikarenakan tidak ada job description dan hasil pekerjaan diselesaikan oleh pegawai tertentu. Selain itu pemanfaatan komputer yang belum sesuai dengan jumlah yang dimiliki.

84

Axial coding (Pengodean Berporos), model hubungan kategori

Dilihat dari otomatisasi yang digunakan, mesin kantor tidak terealisasi dengan

sempurna. Mesin-mesin kantor secara pengguaan belum digunakan secara merata oleh

pegawai. Otomatisasi kantor berkaitan dengan tiga hal yaitu tenaga kerja, prosedur

kerja dan mesin-mesin kantor.

Gambar.Model Hubungan Kategori

Otomatisasi Kantor tidak

menunjang efisiensi kerja

pegawai

Tidak semua tenaga kerja

mengikuti pelatihan komputerisasi

data

Tenaga kerja terbatas dalam

menguasai komputer

Job description yang tidak jelas

di dalam menyelesaikan

tanggung jawab kerja

Usaha para pegawai dari

segi tenaga belum

efsisien

85

Selective Coding (Pengodean selektif)

Gambar.Urutan Kategori Kasus

Pelatihan tidak

diberlakukan untuk

semua pegawai

Para pegawai tidak memahami

pentingnya prosedur kerja dalam

menyelesaikan pekerjaan

Penggunaan mesin

komputer yang masih

minim sehinga

memengaruhi efisiensi

pegawai

Tanggung jawab dalam

penyelesaian tugasnya tidak

merata

Prosedur Kerja yang

tidak sesuai

Fungsi daripada pelatiahan

adalah untuk memberikan

tambahan ilmu agar

memiliki keahlian di bidang

masing-masing

Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja Di Uptd...

Documents

Transcript of Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja Di Uptd...