OPTIMALISASI PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGIDALAM PENGELOLAAN SURAT PEMBERITAHUAN (SPT)

MELALUI PERUBAHAN ATAS PROSES BISNIS PENGELOLAAN SPT YANGDISAMPAIKAN DENGAN MEDIA ELEKTRONIK (E-SPT)

Oleh:I Made Adi Widiarta

NIP 198802192007101001Operator Console KPP Madya Denpasar

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIADIREKTORAT JENDERAL PAJAKKANTOR WILAYAH DJP BALI

Optimalisasi Pemanfaatan Sistem Informasi dan Teknologidalam Pengelolaan Surat Pemberitahuan (SPT)

melalui Perubahan atas Proses Bisnis Pengelolaan SPT YangDisampaikan dengan Media Elektronik (e-SPT)

Oleh:I Made Adi Widiarta *)

Untuk dapat mencapai target di penerimaan pajak tahun 2015, DJP diwajibkanbekerja ekstra keras. Dalam upaya menyikapi peningkatan target penerimaan yang mencapai38,6% jika dibandingkan dengan realisasi tahun 2014, DJP harus mampu menerapkanadministrasi perpajakan yang terbaik dalam rangka melaksanakan fungsi utama DJP sebagaitax administrator, yaitu fungsi pelayanan, pengawasan, dan penegakan hukum. Fungsi-fungsiutama tersebut haruslah didukung oleh fungsi-fungsi lainnya, diantaranya yaitu organisasi,sumber daya manusia, dan teknologi informasi.

Salah satu fungsi pendukung yang harus senantiasa dikembangkan adalahpeningkatan peranan teknologi informasi dalam pengelolaan administrasi perpajakan. Dalamcetak biru transformasi kelembagaan yang dilakukan sejak reformasi perpajakan jilid duadimulai, salah satu upaya yang dilakukan adalah perbaikan proses bisnis dalam pelaporandan pemrosesan Surat Pemberitahuan (SPT), yang meliputi digitalisasi pelaporan danpengolahan semua jenis SPT, peningkatan peran Unit Pengolahan Data dan DokumenPerpajakan (UPDDP), serta penyediaan sistem pelaporan SPT secara elektronik (efiling)untuk semua jenis pajak. Dalam pelaksanaannya, program tersebut mengalami banyakhambatan, diantaranya adalah lambatnya perkembangan daerah cakupan yang dilayani olehUPDDP. Akibatnya, KPP sebagai unit vertikal DJP di daerah masih menggunakan prosesbisnis lama dalam pengelolaan SPT.

Proses Pengelolaan SPT Yang Masih KonvensionalPengelolaan SPT Masa dan SPT Tahunan di KPP yang tidak termasuk dalam wilayah

kerja UPDDP masih menggunakan proses bisnis lama. Proses tersebut dimulai daripenerimaan SPT dari Wajib Pajak baik secara langsung di Tempat Pelayanan Terpadu (TPT)maupun melalui Pos/jasa eskpedisi lainnya. SPT yang diterima akan direkam ke dalam SistemInformasi Direktorat Jenderal Pajak (SIDJP) setelah melalui proses penelitian oleh petugasTPT. SPT yang sudah diterima di TPT kemudian akan diklasifikasi berdasarkan kriteria KurangBayar (KB), Nihil, dan Lebih Bayar (LB) dan diregister per hari untuk kemudian dikirim ke SeksiPengolahan Data dan Informasi (PDI).

Pelaksana Seksi PDI selanjutnya akan merekam elemen data SPT ke dalam aplikasiperekaman SPT SIDJP. SPT dengan status LB Restitusi diproses terlebih dahulu agar prosespemeriksaan dapat segera dimulai. Selanjutnya SPT yang terlambat bayar dan/atau terlambatlapor akan dipilah untuk diteruskan ke Seksi Pengawasan dan Konsultasi untuk selanjutnyaditindaklajuti dengan penerbitan Surat Tagihan Pajak (STP). SPT yang dibayar dan dilaporkantepat waktu akan dikembalikan ke Seksi Pelayanan untuk disimpan digudang.

Proses di atas merupakan proses yang sangat ideal untuk dilakukan di KPP-KPPyang pelaporan SPT-nya masih dilakusecara manual (media kertas). Bagi KPP yang hanyamelayani SPT yang disampaikan secara elektronik, proses ini hanya akan menambah bebankerja pegawai tanpa memberikan nilai tambah yang signifikan pada SPT itu sendiri mengingatSeksi PDI tidak lagi melakukan perekaman data elemen SPT. Pemrosesan SPT diselesaikandi Seksi Pelayanan dengan diunggahnya elemen data SPT ke basis data SIDJP saat diterimadi TPT.

Namun, memperhatikan Standard Operating Procedures (SOP) KPP30-0092 tentangPengelolaan SPT Masa PPh dan KPP30-0093 tentang Pengelolaan SPT Masa PPN, prosespengiriman SPT yang sudah disampaikan dalam media elektronik (e-SPT) tetap harusdilakukan ke Seksi PDI. Jika hal tersebut tidak dilaksanakan, maka Subbagian Umum danKepatuhan Internal (SUKI) sebagai Unit Kepatuhan Internal (UKI) di KPP akan menjadikan haltersebut sebagai temuan mengingat proses pengolahan SPT termasuk dalam pengendalianutama yang dipantau oleh UKI. Hal ini menimbulkan kewajiban yang hanya memberikan bebanadministratif kepada seksi terkait.

Di lain pihak, proses penerbitan STP di Seksi Pengawasan dan Konsultasi tidak harusmenunggu SPT yang terlambat bayar dan/atau terlambat lapor dikirimkan oleh Seksi PDI.Pengiriman SPT oleh Seksi PDI ke Seksi Pengawasan dan Konsultasi hanya akan menambahbeban administrasi Account Representative (AR) dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, halini juga hanya akan menambah panjang alur pengelolaan berkas SPT sehingga menambahkemungkinan hilang atau rusaknya fisik SPT dalam proses tersebut.

Di sisi penyimpanan SPT, pengelolaan gudang berkas masih menggunakan caralama yang tradisional. SPT dipilah berdasarkan NPWP untuk kemudian disatukan ke dalamrumah berkas Wajib Pajak. Pengelolaan gudang penyimpanan berkas pun tidak menggunakanperangkat teknologi informasi apa pun, sehingga pada saat dibutuhkan, akan sangat sulitmenemukan SPT tersebut.

Perbaikan Proses Bisnis melalui Pemanfaatan Sistem Informasi dan TeknologiPemanfaatan teknologi informasi mutlak dilakukan untuk pengelolaan SPT di KPP

non Mitra UPDDP yang hanya menerima SPT dalam format elektronik. Pemrosesan fisik SPThendaknya cukup dilakukan oleh satu seksi saja, yaitu Seksi Pelayanan. Fisik SPT yang

elemen datanya sudah diunggah ke basis data SIDJP hendaknya langsung dikirim ke gudangberkas tanpa dikirimkan ke Seksi PDI untuk selanjutnya diteruskan ke Seksi Pengawasan danKonsultasi.

Proses pemilahan SPT yang terlambat bayar dan/atau terlambat lapor dapatmemanfaatkan data SIDJP dan MPN. Dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor PMK-145/PMK.03/2012 tentang Tata Cara Penerbitan Surat Ketetapan Pajak dan Surat TagihanPajak dan SOP Nomor KPP70-0063 tentang Tata Cara Penerbitan Surat Tagihan Pajak(STP) di Seksi Pengawasan Dan Konsultasi hanya menyebutkan bahwa dalam penerbitanSTP, Account Representative (AR) cukup melakukan identifikasi terhadap data-data yangakan diterbitkan Surat Tagihan Pajak. Dengan kata lain, AR tidak harus melakukan cek fisikatas SPT. Proses pemilahan fisik SPT dapat diganti dengan proses pengunduhan data SPTdan MPN oleh Seksi PDI untuk kemudian diolah dan diklasifikasikan berdasarkan SPT yangterlambat bayar dan/atau terlambat lapor. Data yang sudah diolah tersebut selanjutkan dapatdikirimkan ke masing-masing AR untuk selanjutnya diteliti dan diterbitkan STP jika sudah valid.

Hal tersebut memiliki dua keuntungan sekaligus. Di satu sisi, proses pengolahan dataakan jauh lebih cepat karena tidak melibatkan proses manual. Di sisi lain, tanpa adanya fisikSPT yang harus dikelola, beban administrasi Seksi PDI dan Seksi Waskon akan berkurangdrastis. Pengelolaan fisik SPT yang berhenti di Seksi Pelayanan pun akan mengurangikemungkinan SPT tersebut hilang dalam proses pengelolaannya.

Sebagai seksi pengolah data, Seksi PDI harus melakukan pengelolaan dataelektronik berupa backup data e-SPT yang disampaikan oleh Wajib Pajak. Backup e-SPTdikelola dalam server/komputer khusus sebagai cadangan seandainya terjadi kegagalansistem dalam proses pengunggahan SPT ke basis data Direktorat Teknologi InformasiPerpajakan.

Di lain pihak, karena pengelolaan hanya dilakukan di Seksi Pelayanan, prosespengolahan fisik dokumen SPT di gudang berkas dapat dilakukan lebih cepat. Denganmemadukannya dengan penyediaan aplikasi penyimpanan berkas sebagaimana yangtersedia dalam aplikasi pendukung di UPDDP, maka penyimpanan berkas tidak perlu lagimenggunakan cara lama yang sangat tradisional dan memakan banyak waktu. Berkas dapatlangsung disimpan berdasarkan tanggal penerimaan SPT di TPT. Yang perlu dilakukanhanyalah sinkronisasi data penerimaan SPT di TPT dengan data penyimpanan SPT padaaplikasi gudang berkas.

Jika dirasa perlu, petugas gudang berkas dapat melakukan pengecekan SPT yangditerima di TPT sebelum dimasukkan ke gudang berkas. Media penyimpanan bisamenggunakan box sebagaimana yang telah dilakukan oleh UPDDP. Dengan demikian, akandidapat kepastian berapa jumlah SPT yang ada di gudang berkas. Selanjutnya, box SPT

dicatat dan disimpan pada lemari yang sesuai dengan sistem penyimpanan berkas. Dengancara ini, proses pencarian berkas pun akan jauh lebih cepat dilakukan.

Berdasarkan uraian di atas, makan proses pengelolaan SPT di KPP Madya dan KPPlain yang seluruh Wajib Pajaknya menggunakan e-SPT akan terlihat seperti diagram berikut:

Berdasarkan diagram tersebut, dapat dilihat bahwa terjadi pengurangan proses yang tidakperlu, terutama pada pemrosesan fisik SPT. Dengan demikian, risiko hilang atau rusaknyafisik SPT dapat ditekan seminimal mungkin.

Namun demikian, diperlukan adanya penyesuaian atas SOP yang berlaku. SOPpengelolaan SPT Masa PPh serta SPT Masa PPN dan PPnBM sebagaimana yang diatur

dalam SOP Nomor KPP30-0092 dan KPP30-0093 harus menyesuaikan dengan proses bisnisterkait. Hal ini untuk menghindari adanya temuan oleh Unit Kepatuhan Internal dalam prosespemantauan pengendalian utama.

PenutupPengelolaan SPT di KPP non mitra UPDDP hendaknya tidak tertinggal begitu jauh

dengan pelaksanaan pengelolaan SPT di UPDDP. Terlihat ada gap yang sangat besar dalamproses pengelolaan SPT di kedua kondisi tersebut, di mana SPT dikelola dengan teknologiinformasi yang mutakhir di UPDDP, sementara masih dikelola secara tradisional di KPP nonmitra UPDDP.

Pengelolaan fisik SPT di KPP yang seluruh Wajib Pajaknya telah menggunakan SPTdengan media elektronik (e-SPT) cukup dilakukan pada Seksi Pelayanan saja. Denganberkurangnya pihak yang bersinggungan dengan fisik SPT, risiko hilang atau rusaknya fisikSPT dapat ditekan seminimal mungkin.

Untuk tetap menjalankan tugasnya sebagai pengolah data, Seksi PDI dapat berperandalam mengolah data SPT terlambat bayar dan/atau terlambat lapor serta mengelola backupdata e-SPT pada server/komputer khusus. Jika dibutuhkan, Seksi PDI juga dapat melakukanquality assurance dengan metode sampling sebagaimana yang biasa dilakukan dalambenchmarking perekaman SPT yang dilakukan oleh Kanwil DJP.

Dibutuhkan adanya perubahan SOP untuk mendukung perubahan proses bisnis ini.Hal ini untuk menghindari adanya temuan UKI atas pemantauan pengelolaan SPT yangdilakukan.

Dengan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi dalam pengolahan SPT,diharapkan pengelolaan SPT dapat lebih maksimal dilakukan. Hal ini akan sesuai dengancetak biru transformasi kelembagaan DJP sebagaimana yang diusung dalam programreformasi perpajakan Indonesia.

*) Penulis adalah Operator Console KPP Madya Denpasar