CONTROLLING (PENGAWASAN/PENGENDALIAN)

1. Pengertian Pengawasan

Sesuai dengan apa yang telah diketahui bahwa masing-masing fungsi

manajemen berhubungan erat satu dengan yang lainnya, dan fungsi yang

paling utama adalah perencanaan,kemudian pengorganisasian, pergerakan

dan terakhir adalah pengawasan Pengawasan berkaitan erat dengan fungsi

perencanaan, boleh dikatakan kedua fungsi ini saling mengisi karena :

1. Fungsi pengawasan harus terlebih dahulu direncanakan sedangkan

pengawasan hanya dapat dilakukan jika ada perencanaan.

2. Pelaksanaan suatu rencana akan baik jika pengawasan dilaksanakan dengan

baik pula.

3. Tercapai tidaknya suatu rencana akan dapat diketahui setelah pengawasan

atau pengukuran dilakukan

Pengertian fungsi pengawasan/controlling dari para ahli adalah sebagai

berikut :

Menurut Earl P. Strong

Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise

according to the requirement of it’s plans (Pengawasan adalah proses

pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan

ketetapan-ketetapan dalam rencana).

Menurut Harold Koontz

Controlling is the measurement and correction of the performance of

subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plants

devised to attain then are accomplished (Pengawasan adalah pengukuran dan

perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang

telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan-perusahaan dapat

terselenggara).

Menurut G.R. Terry

Controlling can be defined as the process determining what is to be

accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the

performance evaluating the performance, and if necessary applying corrective

measure to that performance takes plase according to plans, that is, in

comformity with the standard (Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses

penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan

yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-

perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan

standar).

Dari definisi-definisi diatas maka pengawasan dapat juga diartikan sebagai

satu proses untuk menetapkan, pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan,

menilainya dan bila perlu mengoreksinya, dengan maksud supaya

pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.

Tujuan Pengawasan

Tujuan pengawasan adalah mengusahakan agar apa yang direncanakan

menjadi kenyataan. Untuk dapat benar-benar merealisasi tujuan utama

tersebut, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar pelaksanaan

pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk

mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi

dalam pelaksana rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat

dimabil tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu ataupun waktu-

waktu yang akan datang.

Dengan pengawasan diharapkan juga agar pelaksanaan rencana

memanfaatkan semua unsur manajemen (6M) secara efektif (berhasil guna)

dan efisien (berdaya guna).

H. Emerson memberikan definisi tentang effectiveness dan efficience sebagai

berikut “Effectives is measuring in term of attaining pescribed goal or

objectives”. Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

The ratio of input to output, benefit to cost (performance to the use of

resources), as that which maximizes result which limited resources. In orders

words, it was the realition between what is accomplished and what might be

accomplished.

Effisien adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output

(hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan

sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang

dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain

hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus

diselesaikan.

Asas-asas Pengawasan/Controlling

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai

berikut :

1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan

harus ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan

perbaikan (koreks) untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi

dari perencanaan.

2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan

itu efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga

tidak menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.

3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility).

Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab

penuh terhadap pelaksanaan rencana.

4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control).

Pengawasan yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan

perencanaan yang akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang

akan datang.

5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol

yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang

berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa

manusia itu sering berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin

adanya pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan

sedapat mungkin para petugas memiliki kualitas yang baik.

6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan

harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan

susunan perencanaan.

7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational

suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.

Manager dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana.

Dengan demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan

besarnya wewenang manager, sehingga mencerminkan struktur organisasi.

8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control).

Pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus

ditunjukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager.

Ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain,

tergantung pada tingkat dan tugas manager.

9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien

memerlukan standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur

pelaksanaan dan tujuan yang tercapai.

10. efektif dan efisien Asas pengawasan terhadap strategis (principle of

strategic point control). Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang

ditujukan terhadap faktor-faktor yang strategis dalam perusahaan.

11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control

membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian.

Kekecualian ini dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi

berubah/atau tidak sama.

12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control).

Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan

rencana.

13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus

ditinjau berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai

tujuan.

14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila

ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,

organisasi, staffing dan directing.

Jenis-jenis Pengawasan

Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :

1. Pengawasan produksi (Production control). Yaitu pengawasan yang

difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang

dihasilkan, apakah sesuai dengan target yang telah ditetapkan..Pengawasan

keuangan (Financial control). Pengawasan ini ditujukan kepada hal-hal yang

menyangkut keuangan, tentang pemasukan dan pengeluaran, biaya-biaya

perusahaan termasuk pengendalian anggaran.

2. Pengawasan pegawai (Personal control). Pengawasan ini ditujukan kepada

hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai

bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-

lain.

3. Pengawasan waktu (Time control). Pengawasan ini ditujukan kepada

penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan

sesuai atau tidak dengan rencana.

4. Pengawasan kebijaksanaan (Policy control). Pengawasan ini ditujukan

untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah

dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

5. Pengawasan teknis (Technical control). Pengawasan ini ditujukan kepada

hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis

pelaksanaan.

6. Pengawasan penjualan (Sales control). Pengendalian ini ditujukan untuk

mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang

ditentukan.

Sifat dan Waktu Pengawasan

Sifat dan waktu pengawasan dibedakan atas :

1. Preventive control : Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan

dikerjakan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-

penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan beberapa cara

yaitu :

a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu

kegiatan atau dibuat tata tertib.

b. Membuat pedoman kerja.

c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan.

d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.

e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan.

f. Menentukan sistem koordinasi dan pelaporan dan pemeriksaan.

2. Represif control : Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi

penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar

tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang akan

direncanakan dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara berikut :

a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah

ditentukan.

b. Mencari penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari

jalan keluarnya.

c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para

penanggung jawab.

d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.

e. Menilai kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.

f. Mengecek laporan-laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksana.

3. Pengawasan yang dilakukan ditengah proses penyimpangan terjadi

4. Pengawasan berkala ialah pengawasan yang dilakukan secara berkala

sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.

5. Pengawasan mendadak ialah pengawasan dilakukan secara mendadak.

Cara-cara Pengawasan

Seorang manager harus bisa memastikan bahwa semua fungsi manajemen

dapat terlaksana dengan baik. Hal ini dapat diketahui melalui proses

pengawasan.

Cara-cara pengawasan ini dapat dibedakan atas :

1. Pengawasan langsung (Pengawasan pribadi)

Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh

seorang manajer secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.

Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang

dikehendakinya. Cara ini mempunyai keuntungan dan kelemahan.

Keuntungannya :

a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga

mempertinggi hubungan antara bawahan dan atasan.

b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa

diperhatikan oleh atasannya.

c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa

berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.

Kelemahannya :

a. Waktu seorang manager akan banyak tersita akibatnya waktu untuk

pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan,

dll.

b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa atasannya

selalu mengamati mereka.

c. Ongkos makin besar karena adanya biaya perjalanan.

Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,

observasi ditempat (on the spot observation) dan laporan ditempat (on the

spot report).

Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan

pengawasan langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini

biasanya dilakukan dengan tidak langsung.

2. Pengawasan tidak langsung secara lisan

Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang

atau golongan tertentu yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang

ingin diketahui, terutama tentang hasil yang sesungguhnya (actual result)

yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak sama-

sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan

atasan dapat menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang

diperlukan.

3. Pengawasan tidak langsung secara tertulis

Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu

pertanggung jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang

dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan

kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui apakah

bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.

Keuntungan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :

Dapat dibaca oleh semua pihak yang membutuhkan.

Kelemahan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :

a. Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari urutan aktifitas

seluruhnya.

b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan

gambaran yang berlebihan, karena kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).

c. Pemimpin sulit menentukan mana yang berupa kenyataan dan mana yag

berupa pendapat.

4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.

Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana

pengawasan itu ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan

dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adnaya peristiwa-

peristiwa yang dianggap istimewa.

Proses Pengawasan (Controlling Process)

Dalam melaksanakan tugas tertentu selalu ada tahap-tahap pelaksanaannya,

walaupun tugas itu sederhana. Demikian halnya dalam pengawasan

(Controlling) ada lima tahap/langkah yang perlu diperhatikan :

Tahap 1 : Penetapan Standar

Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan.

Standar mengandung arti sebagai suatu alasan engukuran yang dapat

digunakan sebagai “Patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran,

quota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk

standar yang lebih khusus antara lain target penjualan, anggaran, bagian

pasar, margin keuntungan, keselamatan kerja dan sasaran produksi.

Tiga bentuk standar yang umum adalah :

1. Standar-standar fisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah

langganan, ataukualitas produk.

2. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup

biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan

sejenisnya.

3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu

pekerjaan yang harus diselesaikan.

Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang

dapat dihitung. Ini memungkinkan manager untuk mengkomunikasikan

pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahan secara lebih jelas

dan tahapan-tahapan lain dalam proses perencanaan dapat ditangani dengan

lebih efektif. Standar harus ditetapkan secara akurat dan diterima mereka

yang bersangkutan.

Standar-standar yang tidak dapat dihitung juga memainkan peranan penting

dalam proses pengawasan. Walaupun pengawasan dengan standar kwalitatif

lebih sulit dicapai, tetapi hal ini tetap penting untuk mencoba mengawasinya.

Misal, standar kesehatan personalia, promosi karyawan yang terbaik, sikap

kerja sama, berpakaian yang pantas dalam bekerja, dan sebagianya.

Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk

mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam

pengawasan adalah : menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara

tepat misalnya berapa kali pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam,

harian, mingguan, bulanan. Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan –

laporan tertulis, inspeksi visual melalui telepon, siapa yang akan terlibat –

manager, staff departemen. Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan

dan tidak mahal, serta dapat diterangkan kepada para karyawan.

Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Seteleh frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan, pengukuran

pelaksanaan dilakukan berulang-ulang dan terus menerus. Ada berbagai cara

untuk melaksanakan pengukuran yaitu:

1. Pengamatan (observasi)

2. Laporan-laporan baik lisan dan tertulis

3. Metoda-metoda otomatis

4. Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sample.

Banyak perusahaan sekarang mempergunakan pemeriksa intern (internal

Auditor) sebagai pelaksana pengukuran.

Tahap 4 : Perbandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa

Penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata

dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

Walaupun tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi

pada saat menginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).

Penyimpangan-penyimpangan harus dianalisa untuk menentukan mengapa

standar tidak dapat dicapai, dan apabila penyebab-penyebab penyimpangan-

penyimpangan diketahui, maka harus diambil tindakan perbaikan.

Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Bila hasil analisa menunjukan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus

diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar

mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan

bersamaan. Ada beberapa tindakan koreksi :

1. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau rendah).

2. Mengubah pengukuran pelaksanaan atau infeksi terlalu sering

frekwensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu

sendiri.

3. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan

penyimpangan-penyimpangan.

Definisi

Controlling atau pengawasan dan pengendalian (wasdal) adalah proses

untuk mengamati secara terus menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan

rencana kerja yang sudah disusun dan mengadakan koreksi jika terjadi.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari

personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya

perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan

misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini

biasanya dilakukan oleh divisi audit internal.

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya

dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif

tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L.

Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the process by

which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.

Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani

Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat

unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu

usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan

perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan

nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan

mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang

diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan

dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan

perusahaan.”

Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha

untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan

memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di

mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk

mengatasinya.

Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses

pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:

a.       penetapan standar pelaksanaan;

b.      penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

c.       pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

d.      pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan

penyimpangan-penyimpangan; dan

e.       pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.

2.      Prinsip Pengawasan

1.      Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf

dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas

pokok yang harus diselesaikan oleh staf.

2.      Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan

yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3.      Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja

staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk

memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

3.      Manfaat Pengawasan

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan

memperoleh manfaat berupa:

1.      Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah

sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah

digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan

meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2.      Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam

melaksanakan tugas-tugasnya.

3.      Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi

kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4.      Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5.      Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan

atau diberikan pelatihan lanjutan.

4.      Proses pengawasan

Terdapat tiga langkah penting dalam proses pengawasana manajerial yaitu:

1. Mengukur hasil/prestasi yang telah dicapaioleh staf atau organisasi

2. Membandingkan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur.

3. Memperbaiki penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sesuai

dengan faktor-faktor penyebabnya, dan menggunakan, dan

menggunakan faktor tersebut untuk menetapkan langkah-langkah

intervensi.

5.      Obyek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek

yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.

1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa.

Pengawasan ini bersifat fisik.

2. Keuangan

3. Pelaksanaan program dilapangan

4. Obyek yang bersifat strategis

5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

6.      Jenis-jenis Pengawasan

1. Pengawasan fungsiomal (struktural). Fungsi pengawasan ini melekat

pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.

2. Pengawasan publik. Pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat.

3. Pengawasan non fungsional. Pengawasan ini biasanya dilakukan oleh

badan-badan yag diberikan wewenang untuk melakukan pengawasan

seperti DPR, BPK, KPK, dan lain-lain.

7.      Prinsip Pokok

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-

pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang

dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip

pokok, yaitu:

1.      Adanya Rencana

2.      Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi

tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja

bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan

adalah penting untuk mendapat perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen

bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap

orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka

panjang. Hal  ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten

satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga

pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.

Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan tujuan

penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar untuk

mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

¨            Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah

kuantitas, kualitas, biaya atau waktu.

¨            Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke

dalam tugas penampilan.

8.      Pengukuran Penampilan Aktual

Pengukuran harus cukup akurat untuk menyorot penyimpangan atau

variasi. Tanpa pengukuran, pengendalian yang efektif tidaklah mungkin ada.

Pengukuran dilakukan dengan membandingkan hasil dengan tujuan dan standar.

Perbandingan dari tampilan aktual dengan tampilan yang diharapkan membangun

kebutuhan untuk bertindak.

Cara untuk membuat perbandingan meliputi:

¨            Historis/relatif/rancang-bangun

¨            Benchmarking

9.      Pengendalian Efektif

Pengendalian terbaik dalam organiasasi adalah berorientasi pada strategi

dan hasil, dapat dipahami, mendorong pengendalian diri (self-control),

berorientasi secara waktu dan eksepsi, bersifat positif, setara dan objektif,

fleksibel.

Tipe-tipe pengendalian (awal) preliminary, kadang-kadang disebut kendali

feedforward, hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai.

Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dan sumber-

sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

Tipe-tipe pengendalian (saat ini) concurrent berfokus pada apa yang

sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut kendali steering, kendali ini

memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya

telah sedang dikerjakan dengan tepat.

Tipe-tipe pengendalian (akhir) post-action; kadang-kadang disebut kendali

feedback , kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi.

Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Manajer memiliki 2 pilihan luas dengan memperhatikan pengendalian.

Mereka dapat mengandalkan orang-orang untuk melatih pengendalian diri

(internal) atas tingkah lakunya sendiri. Alternatif lain, manajer dapat mengambil

tindakan langsung (external) untuk mengendalikan tingkah laku orang lain.

Pengendalian internal memberikan individu yang termotivasi untuk

melatih pengendalian diri dalam memenuhi harapan pekerjaan. Potensi untuk

pengendalian diri dikembangkan ketika orang yang mampu memiliki tujuan

tampilan yang jelas dan dukungan sumber-sumber yang tepat.

Pengendalian eksternal terjadi melalui supervisi personal dan penggunaan

sistem administrasi formal antara lain sistem penilaian penampilan, sistem

kompensasi dan keuntungan, sistem disiplin kepegawaian, dan management-by-

objectives (manajemen berdasar tujuan).

Kompensasi dan keuntungan dari sistem pengawasan dan pengendalian

yang baik adalah:

¨  Akan menarik orang berbakat dan mempertahankannya di dalam organisasi.

¨  Memotivasi orang untuk menggunakan usaha maksimum dalam pekerjaannya.

¨  Menyadarkan nilai dari kontribusi penampilannya.

Daftar Pustaka

1. A.A. Gde Manunjaya. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC.

2. Azrul Azwar. 1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi

kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa Aksara.

3. Dee Ann Gillies. 1989. Nursing Management. Philadelphia: WB.

Saunders Company.

4. Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management

in Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.

5. H. Moh. Isa. 1980. Beberapa Bacaan tentang Dasar-dasar

Manajemen.Jakarta: Pusat Pendidikan dan Latihan

Pegawai Depkes RI.

6. T. Hani Handoko. 1995. Manajemen. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE.