No.!Dokumen!: PROSEDUR PENGENDALIAN · PDF filedi buat draf revisi dokumen oleh pemilik...

PROSEDUR PENGENDALIAN

DOKUMEN

No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syukro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA PLT DM HAR

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

MENYETUJUI


1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan

5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & UMUM

MENGESAHKAN


1. Ruly Firmansyah General Manager


DOKUMEN

No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv

1. TUJUAN ...................................................................................................... 1

2. LINGKUP ..................................................................................................... 1

3. REFERENSI .................................................................................................. 1

4. DEFINISI ..................................................................................................... 1

5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 3

6. LAMPIRAN ................................................................................................... 7


DOKUMEN

No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen No.

1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER

2. Seluruh Karyawan Softcopy


DOKUMEN

No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan Disahkan oleh


DOKUMEN

No. Dokumen : PT-KITSBS-01 No. Revisi : 00 Tanggal : April Halaman : v dari iv

KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128 Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : [email protected]

PROSEDUR P E N G E N D A L I A N D O K U M E N

Nomor : PT-KITSBS-01 Revisi : 00 Tgl : April Hal : 1 dari 8

1. Tujuan

Untuk menjamin terkendalinya pembuatan dan pemakaian dokumen sebagai panduan

dalam penerapan sistem, sehingga setiap dokumen yang digunakan dapat dijamin

keabsahannya, terkini dan mampu ditelusuri.

2. Ruang Lingkup

Mengatur sistem penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyimpanan

dokumen baik dokumen internal maupun eksternal yang dipakai sebagai referensi

kerja dalam lingkup penerapan SMT di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan

Sumbagsel.

3. Referensi

3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen.

3.2 Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 4 Pengendalian Dokumen.

3.3 Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.5 Pengendalian Dokumen.

3.4 Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.5.3 Pengendalian Dokumen.

4. Definisi

4.1 Dokumen Sistem Manajemen Terpadu adalah ketentuan terdokumentasi yang

digunakan secara resmi sebagai panduan dalam penerapan Sistem Manajemen

Terpadu (SMT) Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

4.2 Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal Kantor

Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.

4.3 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Kantor Induk

PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang dijadikan referensi dalam

menyusun dokumentasi sistem manajemen atau dalam melaksanakan pekerjaan,

seperti UU, PP, Perda, SK.Dir, Standar, Peraturan K3 dan lain - lain.

5. Ketentuan Umum

5.1 Jenis Dokumen Sistem Manajemen Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero)

Pembangkitan Sumbagsel adalah sebagai berikut :

5.1.1. Dokumen Internal




1. Kebijakan Perusahaan

2. KPI, Tujuan Sasaran dan Program Terpadu

3. Manual Terpadu

4. Prosedur Terpadu

5. Instruksi Kerja

6. Formulir

5.1.2. Dokumen Eksternal, antara lain seperti:

a. Peraturan, perundangan dan persyaratan lainnya

b. Acuan Kerja alat

c. Acuan kerja lainnya yang diterbitkan selain dari PT. PLN (Persero)

Pembangkitan Sumbagsel

5.2 Status Dokumen :

1. Dokumen Asli : adalah dokumen asli yang disimpan oleh

Sekretariat SMT sebagai master. Dokumen asli

ditandai dengan adanya logo asli pada pilihan

”ASLI” yang ada dalam cover dokumen.

2. Salinan Terkendali : adalah salinan dokumen asli yang didistribusikan

kepada pengguna dokumen yang tercantum

dalam Daftar Dokumen Internal sebagai panduan

penerapan sistem yang ditandai dengan stempel

merah ”SALINAN TERKENDALI” dan dituliskan

nomor salinan sesuai dengan nomor pengguna

dokumen seperti yang tertuang dalam Daftar

Dokumen Internal. Sekretaris SMT akan menarik

salinan resmi yang tidak berlaku apabila ada

revisi baru. Stempel “SALINAN TERKENDALI”

tidak digunakan jika distribusi dokumen SMT

melalui sistem online.

3. Salinan Tidak Terkendali : adalah salinan dokumen yang didistribusikan

kepada pihak-pihak yang tidak tercantum dalam

Daftar Dokumen Internal, ditandai dengan




stempel merah ”UNTUK INFORMASI” yang ada

dalam cover dokumen. Sekretaris SMT tidak akan

menarik salinan ini yang sudah tidak berlaku

apabila ada revisi baru.

4. Dokumen Tidak Berlaku : adalah dokumen yang sudah tidak berlaku.

Dokumen tidak berlaku ditandai dengan stempel

”TIDAK BERLAKU” warna merah. Dokumen

internal tidak berlaku disimpan oleh Sekretaris

SMT sampai 3 revisi terakhir.

5.3 Aturan Pengesahan Dokumen Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh Manual Terpadu Sekretariat SMT Wakil Manajemen General Manager Prosedur Terpadu Sekretariat

SMT/ Deputi Manajer

Wakil Manajemen/ Manajer Bidang

General Manager

Instruksi Kerja Sekretariat SMT/ Supervisor Atas

Sekretariat SMT Wakil Manajemen/ Manajer bidang

6. Uraian Prosedur

6.1 Pembuatan Dokumen Internal

6.1.1. Apabila ada kebutuhan pembuatan dokumen baru maka diusulkan untuk

pembuatan dokumen baru melalui formulir Permintaan/ Perubahan

Dokumen (FR-KITSBS-01-06) yang diajukan kepada Wakil Manajemen.

Kecuali dalam pengembangan sistem baru atau perubahan sistem secara

menyeluruh, maka tidak perlu dilakukan permintaan pembuatan dokumen

melainkan di bentuk Tim untuk mengembangkannya.

6.1.2. Bila usulan pembuatan dokumen baru/ perubahan dokumen berasal dari

pemilik proses, maka langsung di sertai dengan usulan draf dokumen.

6.1.3. Pemeriksaan kelayakan draf dokumen oleh Wakil Manajemen dengan

mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan,

persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait.




6.1.4. Dokumen yang telah disetujui oleh pihak-pihak terkait (ditandai dengan

tandatangan) selanjutnya didistribusi sesuai ketentuan yang berlaku dan

didata pada formulir daftar dokumen internal oleh sekretariat SMT.

6.2 Penerbitan Dokumen

Setiap dokumen yang akan diterbitkan, kecuali Kebijakan Perusahaan, Sasaran

Mutu dan Program Manajemen Lingkungan & K3 diidentifikasi dengan format

sebagai berikut :

XX-KITSBS-YY

dimana : XX = kode dokumen.

KITSBS = kode PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian

Selatan

YY = nomor urut dokumen untuk Manual dan Prosedur,

menggunakan format dua digit dan untuk masing-masing

jenis dokumen dimulai dari angka 01

ZZZ = nomor urut dokumen untuk IK dan Formulir,

menggunakan format tiga digit dan untuk masing-masing

jenis dokumen dimulai dari angka 001

6.2.1. Formulir, sebagai bagian dari dokumen harus diidentifikasi dengan kode

dan nomor formulir, sebagai berikut :

FR- <kode dokumen terkait> - ZZZ

Contoh : FR-PT-KITSBS-01-001,

FR adalah Formulir, PT-KITSBS-01 adalah kode dokumen terkait yaitu

Prosedur Pengendalian Dokumen dan 01 adalah nomor formulir ke-1 dari

Prosedur Pengendalian Dokumen.

6.2.2. Kode untuk dokumen (XX) ditetapkan sebagai berikut :

Kode Jenis Dokumen

MT Manual Terpadu PT Prosedur Terpadu

IK Instruksi Kerja




6.2.3. Dokumen pada saat diterbitkan pertama kali diberi nomor revisi 00 dan

tanggal pada saat mulai diterbitkan.

6.2.4. Dokumen yang terbit harus diberi stempel “ASLI” dengan warna merah

pada sampul dokumen dan dicatat dalam Daftar Dokumen Master (FR-PT-

KITSBS-01-01)

6.3 Perubahan Dokumen

6.3.1. Apabila ada kebutuhan perubahan dokumen maka dapat diusulkan untuk

melakukan revisi dokumen melalui formulir Permintaan/ Perubahan

Dokumen (FR-KITSBS-01-06), yang diajukan kepada Wakil Manajemen.

6.3.2. Wakil Manajemen akan berkoordinasi dengan Bidang terkait pemilik

dokumen untuk membahas kelayakan revisi dokumen seperti yang

diusulkan. Apabila dari hasil pembahasan revisi dokumen di sepakati

untuk tidak di lakukan, maka di lakukan penjelasan kepada pihak yang

mengusulkan tentang kesimpulan pembahasan.

6.3.3. Apabila dari hasil pembahasan di sepakati perlunya revisi dokumen, maka

di buat draf revisi dokumen oleh pemilik dokumen terkait untuk diusulkan

kepada Wakil Manajemen.

6.3.4. Apabila usulan revisi dokumen berasal dari pemilik dokumen, maka

langsung di sertai dengan usulan draf revisi dokumen.

6.3.5. Pemeriksaan kelayakan draf revisi dokumen oleh Wakil Manajemen

dengan mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan

perusahaan, persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain

yang terkait.

6.3.6. Apabila draf revisi dokumen dianggap layak, maka sekretariat SMT

melakukan proses pendokumentasian, yaitu :

a. Melakukan editing dokumen

b. Merubah nomor revisi dan tanggal efektif berlakunya dokumen dalam

Daftar Dokumen Internal (FR-PT-KITSBS-01-05)

c. Menyimpan rekaman formulir Permintaan/ Perubahan Dokumen (FR-

KITSBS-02-01) terkait




d. Melakukan proses pengesahan revisi dokumen sesuai tabel aturan

pengesahan dokumen

e. Menggandakan dokumen sejumlah pengguna dokumen sesuai daftar

dokumen internal

f. Memberikan nomor salinan

g. Mendistribusikan salinan dokumen dengan formulir Penyerahan

Dokumen (FR-KITSBS-01-04)

h. Menarik salinan dokumen revisi sebelumnya dan melakukan tindakan

untuk menghindari penggunaan salinan yang tidak berlaku.

i. Menyimpan bukti penyerahan dokumen

j. Memberikan stempel ”TIDAK BERLAKU” warna merah pada dokumen

asli yang telah direvisi dan menyimpan sampai tiga revisi terakhir

sebagai referensi.

6.4 Pemberlakuan Dokumen Eksternal

6.4.1. Dokumen eksternal yang menjadi acuan kinerja Kantor Induk PT. PLN

(Persero) Pembangkitan Sumbagsel, didaftar dalam formulir Daftar

Dokumen Eksternal (FR-KITSBS-01-05) oleh masing-masing bidang.

6.4.2. Copy daftar dokumen eksternal dibagikan kepada masing-masing Bidang

agar tidak terjadi kesalahan penggunaan dokumen eksternal.

6.4.3. Apabila ada perubahan penggunaan dokumen eksternal maka dilakukan

pemberitahuan kepada masing-masing Bidang dengan melampirkan

daftar dokumen eksternal yang baru.

6.5 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen Tidak Berlaku.

6.5.1. Apabila dokumen diubah, maka Dokumen Asli dan Terkendali yang lama

dinyatakan sebagai dokumen Tidak Berlaku dan harus ditarik dari

penggunaan (perhatikan 6.3.6.j)

6.5.2. Dokumen Asli yang Tidak Berlaku dikeluarkan dari tempat penyimpanan

dan diberi tanda “TIDAK BERLAKU” dengan warna merah, sedangkan

dokumen terkendali yang tidak berlaku dikembalikan ke Sekretariat SMT




untuk dimusnahkan dengan menggunakan Berita Acara Pemusnahan

Dokumen/ Rekaman (FR-PT-KITSBS-02-03).

6.5.3. Dokumen Asli yang tidak Berlaku disimpan terpisah dari dokumen Asli

yang masih berlaku.

6.5.4. Penarikan, penyimpanan dan pemusnahan dokumen tidak berlaku

dilakukan oleh Sekretariat SMT

6.5.5. Ketentuan ini berlaku untuk dokumen internal dan eksternal

6.6 Sistem Online

Jika media online untuk dokumen SMT telah tersedia, pembuatan/

perubahan dokumen pengecekan dan pengesahan dilakukan sesuai IK pembuatan

dan penerbitan dokumen SMT online.

7. Lampiran

7.1 Daftar Dokumen Asli (FR-KITSBS-01-01)

7.2 Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06)

7.3 Daftar Dokumen Internal/ Eksternal (FR-KITSBS-01-05)

7.4 Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04)

7.5 Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (FR-KITSBS-02-03)

DAFTAR DOKUMEN MASTER

No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-01

No. revisi : 00 Tanggal : April

Halaman :

No. Nomor Dokumen Judul Dokumen Penyusun Tanggal berlaku Status revisi

…………, ………………

Dibuat oleh,

DAFTAR DOKUMEN TERKENDALI BAGIAN : ……………………

No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-02

No. revisi : 00 Tanggal : April

Halaman :

No. No. Dokumen Judul Dokumen Penyusun Tanggal Berlaku Status Revisi

…………, ………………

Dibuat oleh,

FORMULIR PENGIRIMAN DOKUMEN

No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-03 No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

Nomor : ……/.........../…./….. Tanggal : Kepada Yth. ……………………………………………………………. ……………………………………………………………. Bersama ini kami sampaikan dokumen tersebut di bawah ini :

No. Nomor Dokumen Judul dokumen Status Revisi

Atas perhatiannya diucapkan terima kasih. Sekretariat SMT ………………………..

Dokumen tersebut di atas telah kami terima Penerima dokumen

Tanggal : Unit kerja :

FORMULIR SURAT PERNYATAAN


SURAT PERNYATAAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :

Jabatan :

Alamat :

Perusahaan :

Selaku pemegang dokumen – dokumen tersebut di bawah ini, menyatakan tidak akan memperbanyak dan/atau menyerahkan dokumen-dokumen tersebut tanpa ijin tertulis dari PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan.

No. Nomor dokumen Judul dokumen Status revisi

Setuju/Tidak setuju *) diberikan Wakil Manajemen, (……………………………..)

Pemegang dokumen

(………………………..)

DAFTAR DOKUMEN INTERNAL/EKSTERNAL*)


No. Judul Dokumen Pengarang / Penerbit

Tahun penerbitan

Pemegang dokumen

*) Coret yang tidak perlu

…………, ………………

Dibuat oleh,

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN DOKUMEN


No. Dokumen Revisi / Tanggal

Judul Dokumen

Usulan Perubahan

Bagian / Butir Uraian perubahan Alasan perubahan

…………….., …………………

_______________________

PENINJAUAN DOKUMEN

Hasil Tinjauan Setuju dengan usulan tersebut di atas

Tidak setuju dengan usulan diatas, dengan alasan ……………

No. Nama Jabatan Tanda Tangan

FORMAT SAMPUL DOKUMEN

No. dokumen : PT-KITSBS-01-Lamp ii No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

<SISTEM MANAJEMEN>

Nomor : XX-STAR-YY

Revisi : 01

Tanggal : 09 Agustus 2012

Halaman : ... dari ….

Dokumen ini milik PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan & dilarang memperbanyak tanpa seijin

dari Wakil Manajemen Sistem Manajemen Terpadu

<JUDUL DOKUMEN>

FORMAT STEMPEL DOKUMEN

No. dokumen : PT-KITSBS-01-Lamp iii No. revisi : 00 Tanggal : April Halaman :

1. Format Stempel Dokumen Asli (Warna Biru, Ukuran Huruf 36 pt)

MASTER

2. Format Stempel Dokumen Terkendali (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt)

TERKENDALI Salinan No ….

3. Format Stempel Dokumen Kadaluarsa (Warna Merah, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt)

KADALUARSA Tanggal :

4. Format Stempel Dokumen Eksternal (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt)

BERLAKU

No.!Dokumen!: PROSEDUR PENGENDALIAN · PDF filedi buat draf revisi dokumen oleh pemilik...

Documents

Transcript of No.!Dokumen!: PROSEDUR PENGENDALIAN · PDF filedi buat draf revisi dokumen oleh pemilik...