No.1026, 2014 BAPPENAS. Tata Naskah Dinas. Pelaksanaan...

No.1026, 2014 BAPPENAS. Tata Naskah Dinas. Pelaksanaan.Pedoman.

PERATURAN MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/

KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

NOMOR 8 TAHUN 2014

TENTANG

PEDOMAN PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS

DI KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/

BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/

KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka menciptakan tertib administrasipersuratan dan peningkatan pelayanannya gunamenunjang tugas pokok Kementerian PerencanaanPembangunan Nasional/Badan PerencanaanPembangunan Nasional, perlu disusun PedomanPelaksanaan Tata Naskah Dinas di KementerianPerencanaan Pembangunan Nasional/BadanPerencanaan Pembangunan Nasional;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimanadimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan PeraturanMenteri Perencanaan Pembangunan Nasional/KepalaBadan Perencanaan Pembangunan Nasional tentangPedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas diKementerian Perencanaan PembangunanNasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional;

2014, No.1026 2

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentangPembentukan Peraturan Perundang-undangan(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011Nomor 83, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5234);

2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentangBendera, Bahasa, Lambang Negara, dan LaguKebangsaan (Lembaran Negara Republik IndonesiaTahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran NegaraRepublik Indonesia Nomor 5035);

3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara RepublikIndonesia Nomor 5071);

4. Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 1958 tentangPenggunaan Lambang Negara (Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 1958 Nomor 71, TambahanLembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1630);

5. Peraturan Presiden Nomor 82 Tahun 2007 tentangBadan Perencanaan Pembangunan Nasional;

6. Peraturan Presiden Nomor 47 tahun 2009 tentangPembentukan dan Organisasi Kementerian Negarasebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhirdengan peraturan presiden nomor 91 Tahun 2011;

7. Peraturan Menteri Negara Perencanaan PembangunanNasional/Kepala Badan Perencanaan PembangunanNasional Nomor PER. 005/M.PPN/10/2007 tentangOrganisasi dan Tata Kerja Kementerian NegaraPerencanaan Pembangunan Nasional/BadanPerencanaan Pembangunan Nasional, sebagaimanatelah diubah dengan Peraturan Menteri NegaraPerencanaan Pembangunan Nasional/Kepala BadanPerencanaan Pembangunan Nasional Nomor 7 tahun2012;

8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan AparaturNegara Nomor 80/2012 tentang Pedoman Tata NaskahDinas Instansi Pemerintah;

2014, No.10263

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNANNASIONAL/KEPALA BADAN PERENCANAANPEMBANGUNAN NASIONAL TENTANG PEDOMANPELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI KEMENTERIANPERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/BADANPERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL.

Pasal 1

Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas ini disusun dengan tujuanuntuk memberikan panduan bagi unit kerja di Kementerian PerencanaanPembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasionaldalam penyelenggaraan tata naskah dinas.

Pasal 2

Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalamPasal 1 terdiri atas:

a. Lampiran I yang berisi Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; dan

b. Lampiran II yang berisi contoh format Naskah Dinas.

Pasal 3

Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalamPasal 2 tercantum dalam Lampiran Peraturan yang merupakan satukesatuan dan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 4

Tata Naskah Dinas yang telah ada di Kementerian PerencanaanPembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasionalsecara bertahap harus disesuaikan dengan Pedoman Pelaksanaan TataNaskah Dinas ini paling lambat 1 (satu) tahun sejak Peraturan Menteri inidiundangkan.

2014, No.1026 4

Pasal 5

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan Menteri ini diundangkandengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakartapada tanggal 15 Juli 2014

MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/

KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

ARMIDA S. ALISJAHBANA

Diundangkan di Jakartapada tanggal 22 Juli 2014

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

AMIR SYAMSUDIN

2014, No.10265

LAMPIRAN I

PERATURAN MENTERI PPN/

KEPALA BAPPENAS

NOMOR 8 TAHUN 2014

TANGGAL

PEDOMAN PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS



KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/


2014, No.1026 6

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar BelakangDalam rangka pelaksanaan tertib administrasi dan peningkatkan

fungsi pelayanan publik di Kementerian Perencanaan PembangunanNasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, yang selanjutnyadisebut Kementerian PPN/Bappenas, perlu disusun dan ditetapkanPedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas.

Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di KementerianPPN/Bappenas, yang selanjutnya disebut Pedoman, meliputi aturantentang Jenis dan Format Naskah Dinas, Penyusunan Naskah Dinas, TataSurat Dinas, Penggunaan Lambang Negara, Logo, dan Cap Dinas,Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan/atau Ralat Naskah Dinas.

Pedoman ini diharapkan dapat menjadi acuan dan menciptakankeseragaman serta kemudahan dalam melakukan komunikasi tulis diKementerian PPN/Bappenas.

B. Maksud dan Tujuan1. Maksud

Pedoman ini dimaksudkan sebagai acuan dasar pengelolaan TataNaskah Dinas di Kementerian PPN/Bappenas.

2. TujuanPedoman ini bertujuan untuk memperlancar komunikasi tulis diKementerian PPN/Bappenas, baik intern maupun ekstern.

C. SasaranSasaran penetapan Pedoman ini adalah :

1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran TataNaskah Dinas di Kementerian PPN/Bappenas;

2. terwujudnya pengelolaan Tata Naskah Dinas secara terpadu denganunsur administrasi umum yang lain;

3. lancarnya komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalampengendalian;

4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan Tata NaskahDinas;

5. berkurangnya tumpang-tindih, salah tafsir, dan pemborosanpenyelenggaraan Tata Naskah Dinas.

D. AsasAsas yang harus diperhatikan dalam penyusunan Tata Naskah

Dinas adalah sebagai berikut:

2014, No.10267

1. Asas Efektif dan EfisienPenyelenggaraan Tata Naskah Dinas perlu dilakukan secara efektif danefisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar Naskah Dinas,spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yangbaik, benar, dan lugas.

2. Asas PembakuanNaskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentukyang telah dibakukan.

3. Asas KeterkaitanKegiatan penyelenggaraan Tata Naskah Dinas terkait dengan kegiatanadministrasi umum.

4. Asas Kecepatan dan KetepatanUntuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi unit kerja atau satuanorganisasi, Tata Naskah Dinas dapat diselesaikan secara tepat waktudan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional,kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi.

5. Asas PertanggungjawabanPenyelenggaraan Tata Naskah Dinas dapat dipertanggungjawabkan darisegi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.

6. Asas KeamananTata Naskah Dinas aman secara fisik dan substansi mulai daripenyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak,pemberkasan, kearsipan, sampai dengan distribusi.

E. Ruang LingkupRuang lingkup Pedoman ini meliputi pengaturan tentang jenis dan

format Naskah Dinas, penyusunan Naskah Dinas, penggunaan LambangNegara, dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik danbenar, tata surat, perubahan, pencabutan, dan pembatalan Naskah Dinas,penggunaan media surat-menyurat.

F. PengertianDalam Pedoman ini yang dimaksud dengan :

1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasikedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yangberwenang di Kementerian PPN/Bappenas dalam rangkamenyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya.

2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yangmeliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

2014, No.1026 8

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan Naskah Dinas, sertamedia yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

3. Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yangmeliputi Tata Naskah Dinas, penamaan lembaga, singkatan,akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.

4. Komunikasi Internal adalah tata hubungan dalam penyampaianinformasi kedinasan yang dilakukan antarunit kerja di KementerianPPN/Bappenas secara vertikal dan horizontal.

5. Komunikasi Eksternal adalah tata hubungan penyampaian informasikedinasan yang dilakukan oleh Kementerian PPN/Bappenas denganpihak lain di luar Kementerian PPN/Bappenas.

6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkantata letak dan redaksional, serta penggunaan Lambang Negara, Logo,dan Cap Dinas.

7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dankewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani NaskahDinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan padajabatannya.

8. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalamgambar burung Garuda sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

9. Menteri adalah Menteri PPN/Kepala Bappenas.

2014, No.10269

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan adalah Naskah Dinas yang memuat kebijakanpokok dan/atau kebijakan pelaksanaan yang dijadikan pedoman bagipenyelenggaraan tugas dan kegiatan di Kementerian PPN/Bappenas yangberupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, danpenugasan.

1. Naskah Dinas PengaturanSesuai dengan tingkatannya, Naskah Dinas Pengaturan terdiri dariPeraturan Menteri, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi, dan SuratEdaran.

a. Peraturan Menteri

1) PengertianPeraturan Menteri adalah Peraturan tertulis yang dibuatoleh Menteri PPN/Kepala Bappenas baik untukmelaksanakan peraturan perundang-undangan yanglebih tinggi tingkatannya maupun untuk mengatur halyang menjadi lingkup tugas dan kewenangan MenteriPPN/Kepala Bappenas.

2) Materi MuatanMateri muatan Peraturan Menteri PPN/Kepala Bappenasdapat mengatur antara lain:a) materi yang menjalankan peraturan perundang-

undangan yang lebih tinggi;b) pedoman yang memuat acuan bersifat umum di

Kementerian PPN/Bappenas yang perlu dijabarkanke dalam Pedoman operasional dan penerapannyadisesuaikan dengan karakteristik KementerianPPN/Bappenas;

c) Standar Operasional Prosedur (SOP).Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah NaskahDinas yang memuat serangkaian Pedoman tentangcara dan urutan kegiatan tertentu. StandarOperasional Prosedur (SOP) ini bertujuan untuk:(1) menyederhanakan, memudahkan, dan

mempercepat penyampaian Pedoman;(2) memudahkan pekerjaan;(3) memperlancar pelaksanaan kegiatan;(4) meningkatkan kerja sama antara pimpinan,

staf, dan unsur pelaksana.d) Pedoman.

2014, No.1026 10

Pedoman adalah Naskah Dinas pengaturan yangmemuat cara pelaksanaan kegiatan, termasukurutan pelaksanaannya.

3) Wewenang Penetapan dan PenandatanganPejabat yang berwenang menetapkan danmenandatangani Naskah Dinas Peraturan adalahMenteri PPN/Kepala Bappenas.

Ketentuan lebih lanjut tentang Pedoman PenyusunanPeraturan di Kementerian PPN/Bappenas diatur dalamPeraturan Menteri tersendiri, yang mengacu padaperaturan perundang-undangan yang mengatur tentangPembentukan Peraturan Perundang-Undangan.

b. Petunjuk Pelaksanaan/Juklak

1) PengertianPetunjuk Pelaksanaan adalah Naskah Dinas pengaturanyang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasukurutan pelaksanaannya.

2) Wewenang Penetapan dan PenandatangananPejabat yang berwenang menetapkan danmenandatangani Petunjuk Pelaksanaan adalah Menteri,Sekretaris Kementerian PPN/Sekretaris UtamaBappenas, dan Inspektur Utama.

3) Susunana) Kepala

Bagian Kepala Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari:(1) tulisan Petunjuk Pelaksanaan dengan huruf

kapital, dicantumkan di tengah atas;(2) rumusan judul Petunjuk Pelaksanaan,

ditulis dengan huruf kapital dandicantumkan secara simetris.

b) Batang Tubuh

Bagian Batang Tubuh Petunjuk Pelaksanaanterdiri dari

(1) pendahuluan, yang memuat penjelasanumum, maksud dan tujuan PetunjukPelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, danhal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi Petunjuk Pelaksanaan,yang dengan jelas menunjukkan urutantindakan, pengorganisasian, koordinasi,

2014, No.102611

pengawasan dan pengendalian, serta hal lainyang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

c) Kaki

Bagian Kaki Petunjuk Pelaksanaan terdiri dari:

(1) nama jabatan pejabat yang menetapkanPetunjuk Pelaksanaan, yang ditulis denganhuruf kapital, dan diakhiri dengan tandabaca koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani

yang ditulis dengan huruf kapital, tanpamencantumkan gelar.

4) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftardistribusi yang berlaku.

5) Format

Format Petunjuk Pelaksanaan dapat dilihat padaLampiran II Format 1 dan Format 2.

c. Instruksi

1) PengertianInstruksi adalah Naskah Dinas yang memuat perintahberupa pedoman/arahan tentang pelaksanaan kebijakansuatu peraturan perundang-undangan.

2) Wewenang Penetapan dan PenandatanganPejabat yang berwenang menetapkan danmenandatangani Instruksi adalah Menteri PPN/KepalaBappenas.

3) Susunana) Kepala

Bagian Kepala Instruksi terdiri dari:(1) kop Naskah Dinas, yang berisi gambar

Lambang Negara dan tulisan MenteriPPN/Kepala Bappenas dengan huruf kapitalsecara simetris;

(2) kata Instruksi dan Menteri PPN/KepalaBappenas, yang ditulis dengan huruf kapitalsecara simetris;

(3) nomor Instruksi, yang ditulis dengan hurufkapital secara simetris;

2014, No.1026 12

(4) kata tentang, yang ditulis dengan hurufkapital secara simetris;

(5) judul Instruksi, yang ditulis dengan hurufkapital secara simetris;

(6) Menteri PPN/Kepala Bappenas, yang ditulisdengan huruf kapital dan diakhiri dengantanda baca koma secara simetris.

b) KonsideranBagian Konsideran Instruksi terdiri dari:(1) kata Menimbang, yang memuat latar belakang

penetapan Instruksi;(2) kata Mengingat, yang memuat dasar hukum

sebagai landasan penetapan Instruksi.c) Batang Tubuh

Bagian Batang Tubuh Instruksi memuat substansiinstruksi.

d) KakiBagian Kaki Instruksi terdiri dari:(1) tempat (Jakarta) dan tanggal penetapan

Instruksi;(2) Menteri PPN/Kepala Bappenas, yang ditulis

dengan huruf kapital dan diakhiri dengantanda koma;

(3) tanda tangan Menteri PPN/KepalaBappenas;

(4) nama lengkap Menteri PPN/KepalaBappenas, yang ditulis dengan huruf kapitaltanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi dan TembusanInstruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepadayang berkepentingan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikana) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan

pokok sehingga Instruksi harus merujuk padasuatu peraturan perundang-undangan.

b) wewenang penetapan dan penandatangananInstruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabatlain.

6) FormatFormat Instruksi dapat dilihat pada Lampiran II Format3.

d. Surat Edaran

1) Pengertian

2014, No.102613

Surat Edaran adalah Naskah Dinas yang memuatpemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggappenting dan mendesak yang bersifat ke dalam dan keluar Kementerian PPN/Bappenas.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan

Pejabat yang berwenang menetapkan danmenandatangani Surat Edaran adalah sebagai berikut:

a) untuk yang bersifat ke dalam adalah MenteriPPN/Kepala Bappenas, Wakil Menteri PPN/WakilKepala Bappenas, Sekretaris KementerianPPN/Sekretaris Utama Bappenas, dan InspekturUtama;

b) untuk yang bersifat ke luar adalah MenteriPPN/Kepala Bappenas.

3) Susunana) Kepala

Bagian Kepala Surat Edaran terdiri dari:(1) kop Naskah Dinas, yang berisi gambar

Lambang Negara dan tulisan MenteriPPN/Bappenas atau logo dan tulisanKementerian PPN/Bappenas (untuk SuratEdaran yang ditetapkan selain oleh MenteriPPN/Kepala Bappenas), yang ditulis denganhuruf kapital, dan diletakkan secarasimetris;

(2) kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabatyang dikirimi Surat Edaran;

(3) tulisan surat edaran, yang dicantumkan dibawah Lambang Negara dan ditulis denganhuruf kapital serta nomor Surat Edaran dibawahnya secara simetris;

(4) kata tentang, yang dicantumkan di bawahkata Surat Edaran dan ditulis dengan hurufkapital secara simetris;

(5) rumusan judul Surat Edaran, yangdicantumkan di bawah kata tentang danditulis dengan huruf kapital secara simetris.

b) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Surat Edaran terdiri dari:(1) alasan tentang perlunya dibuat Surat

Edaran;(2) peraturan perundang-undangan atau

Naskah Dinas lain yang menjadi dasarpembuatan Surat Edaran;

2014, No.1026 14

(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yangdianggap mendesak.

c) KakiBagian Kaki Surat Edaran terdiri dari:(1) tempat (Jakarta) dan tanggal penetapan;(2) Menteri PPN/Kepala Bappenas, nama

jabatan pejabat selain menteri, yang ditulisdengan huruf kapital, dan diakhiri dengantanda baca koma;

(3) tanda tangan Menteri PPN/KepalaBappenas;

(4) nama lengkap Menteri PPN/KepalaBappenas atau pejabat selain Menteri, yangditulis dengan huruf kapital tanpamencantumkan gelar;

(5) cap Kementerian PPN/Bappenas.

4) DistribusiSurat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan pihakterkait lainnya.

5) FormatFormat Surat Edaran dapat dilihat pada Lampiran IIFormat 4 dan Format 5.

2. Naskah Dinas Penetapan/KeputusanJenis Naskah Dinas Penetapan di Kementerian PPN/Bappenas hanyaada satu macam, yaitu Keputusan.

a. PengertianKeputusan adalah Naskah Dinas yang memuatkebijakan/keputusan tertulis yang bersifat menetapkan,mengikat individu, konkrit, berlaku untuk jangka waktutertentu, dan tidak bersifat mengatur.

b. Materi MuatanMateri muatan Keputusan dapat berupa:1) penetapan/perubahan status kepegawaian, personal,

keanggotaan, material atau peristiwa;2) penetapan/perubahan/pembubaran suatu kepanitiaan

atau tim;3) penetapan pelimpahan wewenang.

c. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatanganiPenetapan/Keputusan adalah Menteri PPN/Kepala Bappenas,

2014, No.102615

Wakil Menteri PPN/Wakil Kepala Bappenas, SekretarisKementerian PPN/Sekretaris Utama Bappenas, Deputi danInspektur Utama apabila mendapat mandat dari KeputusanMenteri atau keputusan yang lebih tinggi.

Ketentuan lebih lanjut tentang Pedoman Penyusunan Keputusan diKementerian PPN/Bappenas diatur dalam Peraturan Menteritersendiri, yang mengacu pada peraturan perundang-undangan yangmengatur tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan.

3. Naskah Dinas Penugasan/Surat Perintah/Surat Tugas

a. PengertianNaskah Dinas Penugasan/Surat Perintah/Surat Tugas adalahNaskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yangberwenang kepada bawahan atau pejabat lain yangdiperintah/diberi tugas, yang memuat apa yang harusdilakukan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Pejabat yang berwenang membuat dan menandatanganiNaskah Dinas Penugasan/Surat Perintah/Surat Tugas adalahMenteri PPN/Kepala Bappenas, Wakil Menteri PPN/WakilKepala Bappenas, Sekretaris Kementerian PPN/SekretarisUtama Bappenas, Deputi, Inspektur Utama, atauDirektur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Inspektur.

c. Susunan1) Kepala

Bagian Kepala Naskah Dinas Penugasan/SuratPerintah/Surat Tugas terdiri dari:a) kop Naskah Dinas, yang berisi Lambang Negara

dan tulisan Menteri PPN/Kepala Bappenas (untukMenteri) atau logo dan tulisan KementerianPPN/Bappenas (untuk pejabat selain Menterisebagaimana dimaksud dalam angka 3 huruf b),yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

b) kata Surat Perintah/Surat Tugas, yang ditulisdengan huruf kapital secara simetris;

c) nomor, yang berada di bawah tulisan SuratPerintah/Surat Tugas.

2) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Surat Perintah/Surat Tugasterdiri dari:a) Konsideran yang meliputi pertimbangan dan/atau

dasar. Pertimbangan memuat alasan

2014, No.1026 16

ditetapkannya Surat Perintah/Surat Tugas,sedangkan dasar memuat ketentuan yangdijadikan landasan ditetapkannya SuratPerintah/Surat Tugas tersebut;

b) Diktum dimulai dengan kata memberiperintah/memberi tugas, yang ditulis denganhuruf kapital dicantumkan secara simetris, diikutikata kepada di tepi kiri, serta nama dan jabatanpegawai yang mendapat tugas. Di bawah katakepada ditulis kata untuk disertai tugas-tugasyang harus dilaksanakan.

3) KakiBagian kaki Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari:a) tempat (Jakarta) dan tanggal Surat

Perintah/Surat Tugas;b) Menteri PPN/Kepala Bappenas atau nama jabatan

pejabat selain Menteri sebagaimana dimaksuddalam angka 3 huruf b, yang ditulis dengan hurufkapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

c) tanda tangan Menteri PPN/Kepala Bappenas ataupejabat selain Menteri sebagaimana dimaksuddalam angka 3 huruf b;

d) nama lengkap Menteri PPN/Kepala Bappenasatau pejabat selain Menteri sebagaimanadimaksud dalam angka 3 huruf b, yang ditulisdengan huruf kapital, tanpa mencantumkangelar;

e) cap Kementerian PPN/Bappenas.

d. Distribusi dan Tembusan1) Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan kepada yang

mendapat tugas.2) Tembusan Surat Perintah/Surat Tugas disampaikan

kepada pejabat/instansi terkait.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan1) Bagian Konsideran memuat pertimbangan dan/atau

dasar.2) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai

yang diberi tugas dimasukkan ke dalam lampiran yangterdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP,jabatan, dan keterangan.

3) Surat Perintah/Surat Tugas tidak berlaku lagi setelahtugas yang termuat selesai dilaksanakan.

f. FormatFormat Surat Perintah/Surat Tugas dapat dilihat pada

2014, No.102617

Lampiran II Format 6, Format 7, Format 8, dan Format 9.B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Internal

a. Nota Dinas

1) PengertianNota Dinas adalah Naskah Dinas internal yang dibuatoleh pejabat dalam melaksanakan tugas gunamenyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan,permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain.

2) Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatanganiNota Dinas adalah Pejabat Eselon I, Pejabat Eselon II,Pejabat Eselon III, Pejabat Eselon IV, Pejabat Fungsionaldan Staf.

3) Susunana) Kepala

Bagian Kepala Nota Dinas terdiri dari:(1) kop Naskah Dinas, yang berisi tulisan

Kementerian PPN/Bappenas, yang ditulissecara simetris di tengah atas;

(2) kata Nota Dinas, yang ditulis dengan hurufkapital secara simetris;

(3) kata nomor, yang ditulis dengan hurufkapital secara simetris;

(4) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awalkapital, diikuti dengan tanda baca titik;

(5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awalkapital secara simetris;

(6) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awalkapital secara simetris;

(7) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awalkapital secara simetris.

b) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Nota Dinas terdiri darialinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat,padat, dan jelas.

c) KakiBagian Kaki Nota Dinas terdiri dari tanda tangandan nama pejabat yang membuat Nota Dinas sertatembusan jika perlu.

4) Hal yang Perlu Diperhatikan

2014, No.1026 18

a) Nota Dinas tidak dibubuhi cap Kementerian PPN/Bappenas.

b) Tembusan Nota Dinas berlaku di KementerianPPN/Bappenas.

c) Penomoran Nota Dinas dilakukan denganmencantumkan nomor Nota Dinas, kode jabatanpenandatangan, bulan, dan tahun, paling rendahuntuk Pejabat Eselon II.

d) Nota Dinas digunakan untuk alur dari bawah keatas atau sejajar.

5) FormatFormat Nota Dinas dapat dilihat pada Lampiran IIFormat 10.

b. Memorandum

1) PengertianMemorandum adalah Naskah Dinas internal yangbersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikanarahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan.

2) Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatanganiMemorandum adalah Menteri PPN/Kepala Bappenas,Wakil Menteri PPN/Wakil Kepala Bappenas, SekretarisKementerian PPN/Sekretaris Utama Bappenas, Deputi,Inspektur Utama, Staf Ahli, atau Direktur/KepalaBiro/Kepala Pusat/Inspektur.

3) Susunana) Kepala

Bagian Kepala Memorandum terdiri dari:(1) kop Naskah Dinas, yang berupa tulisan

Kementerian PPN/Bappenas yang ditulissecara simetris di tengah atas kecualimemorandum yang ditandatangani olehMenteri PPN/Kepala Bappenas, kop NaskahDinas menggunakan Lambang Negara;

(2) kata nomor, yang ditulis di bawah kataMemorandum dengan huruf kapital;

(3) kata Yth., yang ditulis dengan huruf awalkapital;

(4) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awalkapital;

(5) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awalkapital;

(6) kata Tanggal, yang ditulis dengan hurufawal kapital.

2014, No.102619

b) Batang TubuhBatang Tubuh Memorandum terdiri dari alineapembuka, alinea isi, dan alinea penutup yangsingkat, padat, dan jelas.

c) KakiBagian Kaki Memorandum terdiri dari tandatangan dan nama pejabat yang membuatMemorandum serta tembusan jika diperlukan.

4) Hal yang perlu diperhatikana) Memorandum tidak dibubuhi cap Kementerian

PPN/Bappenas.b) Tembusan Memorandum berlaku di Kementerian

PPN/Bappenas.c) Penomoran Memorandum dilakukan dengan

mencantumkan nomor Memorandum, kodejabatan penandatangan, bulan, dan tahun.

d) Memorandum digunakan untuk Menteri, WakilMenteri, Eselon I dan Eselon II, Perencana.

e) Memorandum digunakan untuk alur dari atas kebawah atau sejajar.

5) FormatFormat Memorandum dapat dilihat pada Lampiran IIFormat 11 dan Format 12.

2. Naskah Dinas Korespondensi Eksternal/Surat DinasJenis Naskah Dinas Korespondensi Eksternal di KementerianPPN/Bappenas hanya ada 1 (satu) macam, yaitu Surat Dinas.

a. PengertianSurat Dinas adalah Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabatdalam menyampaikan informasi kedinasan berupapemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaianNaskah Dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepadapihak lain di luar Kementerian PPN/Bappenas.

b. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatangani SuratDinas adalah Menteri PPN/Kepala Bappenas, Wakil MenteriPPN/Wakil Kepala Bappenas, Sekretaris KementerianPPN/Sekretaris Utama Bappenas, Deputi, Inspektur Utama,Staf Ahli, atau Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Inspektur.

c. Susunan1) Kepala Bagian Kepala Surat Dinas terdiri dari:

2014, No.1026 20

a) kop Naskah Dinas, yang berisi Lambang Negaradan Menteri PPN/Kepala Bappenas (untukpejabat negara), atau logo dan tulisanKementerian PPN/Bappenas (untuk pejabat selainMenteri sebagaimana dimaksud dalam angka 2huruf b) secara simetris;

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketikdengan huruf awal kapital di sebelah kiri dibawah kop Naskah Dinas;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, yangdiketik di sebelah kanan atas sejajar/sebarisdengan nomor;

d) kata Yth., ditulis di bawah Hal, yang diikutidengan nama jabatan yang dikirimi surat;

e) alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.

2) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Surat Dinas terdiri dari alineapembuka, isi, dan penutup.

3) KakiBagian Kaki Surat Dinas terdiri dari:a) Menteri PPN/Kepala Bappenas atau nama jabatan


b) tanda tangan Menteri PPN/Kepala Bappenas ataupejabat selain Menteri sebagaimana dimaksuddalam angka 2 huruf b;

c) nama lengkap Menteri PPN/Kepala Bappenas ataupejabat selain Menteri sebagaimana dimaksuddalam angka 2 huruf b, yang ditulis dengan hurufawal kapital, tanpa mencantumkan gelar;

d) cap Kementerian PPN/Bappenas;e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat

penerima jika ada.

d.DistribusiSurat Dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan1) Kop Naskah Dinas hanya digunakan pada halaman

pertama Surat Dinas.2) Jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom

Lampiran dicantumkan jumlahnya.3) Hal berisi pokok surat yang paling singkat dan ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpadiakhiri tanda baca.

2014, No.102621

f. FormatFormat Surat Dinas dapat dilihat pada Lampiran II Format 13dan Format 14.

3. Surat Undangan

a. PengertianSurat Undangan adalah Surat Dinas yang memuat undangankepada pejabat/pegawai untuk menghadiri suatu acarakedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuansecara eksternal.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani SuratUndangan adalah Menteri PPN/Kepala Bappenas, WakilMenteri PPN/Wakil Kepala Bappenas, Sekretaris KementerianPPN/Sekretaris Utama Bappenas, Deputi, Inspektur Utama,Staf Ahli, atau Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Inspektur.

c. Susunan1) Kepala

Bagian Kepala Surat Undangan terdiri dari:

a) kop Naskah Dinas, yang berisi Lambang Negaradan Menteri PPN/Kepala Bappenas (untukMenteri), atau logo dan tulisan KementerianPPN/Bappenas (untuk pejabat selain Menterisebagaimana dimaksud dalam angka 3 huruf b);

b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik disebelah kiri di bawah kop Naskah Dinas;

c) tempat dan tanggal pembuatan surat, yang diketikdi sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengannomor;

d) kata Yth., yang ditulis di bawah hal, diikutidengan nama jabatan, dan alamat jika diperlukan.

2) Batang Tubuh

Bagian Batang Tubuh Surat Undangan terdiri dari:

a) alinea pembuka;b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu,

tempat, dan acara;c) alinea penutup.

3) Kaki

2014, No.1026 22

Bagian Kaki Surat Undangan terdiri dari:a) Menteri PPN/Kepala Bappenas atau nama jabatan


b) tanda tangan Menteri PPN/Kepala Bappenas ataupejabat selain Menteri sebagaimana dimaksuddalam angka 3 huruf b;

c) nama lengkap Menteri PPN/Kepala Bappenas ataupejabat selain Menteri sebagaimana dimaksuddalam angka 3 huruf b, yang ditulis dengan hurufawal kapital, tanpa mencantumkan gelar.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan1) Format Surat Undangan sama dengan format Surat

Dinas; bedanya adalah bahwa pihak yang diundangpada Surat Undangan dapat ditulis pada lampiran.

2) Surat Undangan untuk keperluan tertentu dapatberbentuk kartu.

e. FormatFormat Surat Undangan dapat dilihat pada Lampiran IIFormat 15, Format 16, Format 17 dan Format 18.

C. Naskah Dinas Khusus

1. Nota KesepahamanNota Kesepahaman yang diatur di dalam Pedoman ini adalah NotaKesepahaman Dalam Negeri.

a. PengertianNota Kesepahaman Dalam Negeri adalah kesepahaman kerjasama antara Kementerian PPN/Bappenas dan instansi lain didalam negeri, baik di pusat maupun di daerah yang dibuatdalam bentuk tertulis.

b. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatangani NotaKesepahaman Dalam Negeri adalah Menteri PPN/KepalaBappenas, Sekretaris Kementerian PPN/Sekretaris UtamaBappenas, Deputi, atau Inspektur Utama.

c. Susunan1) Kepala

Bagian Kepala terdiri dari:a) Lambang Negara (untuk Menteri) dan tulisan

2014, No.102623

Kementerian PPN/Bappenas (untuk pejabat selainMenteri sebagaimana dimaksud dalam angka 1huruf yang diletakkan secara simetris, di sebelahkanan dan kiri atas;

b) tulisan Kementerian PPN/Bappenas;c) judul Nota Kesepahaman Dalam Negeri;d) nomor.

2) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Nota Kesepahaman Dalam Negerimemuat materi kesepahaman bersama, yang dituangkandalam bentuk pasal-pasal.

3) KakiBagian Kaki Nota Kesepahaman Dalam Negeri terdiri darinama penandatangan para pihak yang mengadakankesepahaman bersama dan para saksi jika dipandangperlu, yang dibubuhi meterai sesuai dengan peraturanperundang-undangan.

d. Ketentuan KhususKetentuan lebih lanjut tentang Nota Kesepahaman DalamNegeri mengacu pada peraturan perundang-undangan.

e. FormatFormat Nota Kesepahaman Dalam Negeri dapat dilihat padaLampiran II Format 19.

2. Surat PerjanjianJenis Surat Perjanjian yang dimaksud dalam Pedoman ini adalahPerjanjian Dalam Negeri.

a. PengertianSurat Perjanjian Dalam Negeri adalah kesepakatan kerja samaantara Kementerian PPN/Bappenas di dalam negeri, baik dipusat maupun daerah yang dibuat dalam bentuk kerja sama.

b. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatangani SuratPerjanjian adalah Menteri PPN/Kepala Bappenas, atauSekretaris Kementerian PPN/Sekretaris Utama Bappenas.

c. Susunan1) Kepala

Bagian Kepala terdiri dari:a) Lambang Negara (untuk Menteri) dan Kementerian

2014, No.1026 24

PPN/Bappenas (untuk pejabat selain menterisebagaimana dimaksud dalam angka 2 huruf yangdiletakkan secara simetris, di sebelah kanan dankiri atas;

b) tulisan Kementerian PPN/Bappenas;c) judul perjanjian;d) nomor.

2) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Surat Perjanjian memuat materiperjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

3) KakiBagian Kaki Surat Perjanjian terdiri dari namapenandatangan para pihak yang mengadakan perjanjiandan para saksi jika dipandang perlu, yang dibubuhimeterai sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

d. FormatFormat Surat Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat padaLampiran II Format 20 dan Format 21.

3. Berita Acara

a. PengertianBerita Acara adalah Naskah Dinas yang berisi uraian tentangproses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatanganioleh para pihak dengan atau tanpa para saksi.

b. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatangani BeritaAcara adalah Menteri PPN/Kepala Bappenas, Wakil MenteriPPN/Wakil Kepala Bappenas, Sekretaris KementerianPPN/Sekretaris Utama Bappenas, Deputi, Inspektur Utama,Staf Ahli, Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Inspektur, ataupejabat/staf yang diberikan kewenangan sesuai denganperaturan perundang-undangan.

c. Susunan1) Kepala

Bagian Kepala Berita Acara terdiri dari:a) kop Naskah Dinas, yang berisi Lambang Negara

(untuk Menteri), atau logo dan tulisanKementerian PPN/Bappenas (untuk pejabat selainMenteri sebagaimana dimaksud dalam angka 3huruf b) yang diletakkan secara simetris danditulis dengan huruf kapital;

2014, No.102625

b) judul Berita Acara;c) nomor Berita Acara.

2) Batang tubuhBagian Batang Tubuh Berita Acara terdiri dari:a) tulisan hari, tanggal, tahun, nama, dan jabatan

para pihak yang membuat berita acara;b) substansi berita acara.

3) KakiBagian Kaki Berita Acara memuat tempat pelaksanaanpenandatanganan, nama jabatan/pejabat dan tandatangan para pihak serta para saksi.

d. FormatFormat Berita Acara dapat dilihat pada Lampiran II Format 22dan 23.

4. Surat Keterangan

a. PengertianSurat Keterangan adalah Naskah Dinas yang berisi informasimengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

b. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatangani SuratKeterangan adalah Menteri PPN/Kepala Bappenas, WakilMenteri PPN/Wakil Kepala Bappenas, Sekretaris KementerianPPN/Sekretaris Utama Bappenas, Deputi, Inspektur Utama,Staf Ahli, atau Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat/Inspektur.

c. Susunan

1) KepalaBagian Kepala Surat Keterangan terdiri dari:a) kop Surat Keterangan, yang berisi Lambang

Negara (untuk Menteri), atau logo dan tulisanKementerian PPN/Bappenas (untuk pejabat selainMenteri sebagaimana dimaksud dalam angka 4huruf b) yang diletakkan secara simetris danditulis dengan huruf kapital;

b) judul Surat Keterangan;c) nomor Surat Keterangan.

2) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Surat Keterangan memuat pejabatyang menerangkan dan pegawai yang diterangkan sertamaksud dan tujuan diterbitkannya Surat Keterangan.

2014, No.1026 26

3) KakiBagian Kaki Surat Keterangan terdiri dari:a) tempat (Jakarta) dan tanggal pembuatan Surat

Keterangan;b) Menteri PPN/Kepala Bappenas atau nama jabatan

untuk pejabat selain Menteri sebagaimanadimaksud dalam angka 4 huruf b, yang ditulisdengan huruf awal kapital, dan diakhiri dengantanda baca koma;

c) tanda tangan Menteri PPN/Kepala Bappenas atauuntuk pejabat selain Menteri sebagaimanadimaksud dalam angka 4 huruf b;

d) nama lengkap Menteri PPN/Kepala Bappenas atauuntuk pejabat selain Menteri sebagaimanadimaksud dalam angka 4 huruf b, tanpamencantumkan gelar.

d. FormatFormat Surat Keterangan dapat dilihat pada Lampiran IIFormat 24 dan Format 25.

5. Surat Pengantar/Formulir Pengiriman

a. PengertianSurat Pengantar adalah Naskah Dinas yang digunakan untukmengantar/menyampaikan barang atau naskah.

b. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatangani SuratPengantar adalah Eselon II atau pejabat yang ditunjuk.

c. Susunan1) Kepala

Bagian Kepala Surat Pengantar terdiri daria) kop Naskah Dinas, yang berisi Lambang Negara

(untuk Menteri), atau logo dan tulisanKementerian PPN/Bappenas (untuk pejabat selainMenteri sebagaimana dimaksud dalam angka 5huruf b) yang diletakkan secara simetris danditulis dengan huruf kapital;

b) nomor;c) tanggal;d) nama jabatan/alamat yang dituju;e) tulisan Surat Pengantar yang diletakkan secara

simetris.

2014, No.102627

2) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Surat Pengantar dalam bentukkolom terdiri daria) nomor urut;b) jenis yang dikirim;c) jumlah naskah/barang;d) keterangan.

3) KakiBagian Kaki Surat Pengantar terdiri daria) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang

meliputi(1) Menteri PPN/Kepala Bappenas atau nama

jabatan pejabat lain yang membuat SuratPengantar;

(2) tanda tangan Menteri PPN/Kepala Bappenasatau pejabat lain yang membuat SuratPengantar;

(3) nama lengkap Menteri PPN/KepalaBappenas atau pejabat lain yang membuatSurat Pengantar, tanpa mencantumkangelar dan NIP;

(4) cap Kementerian PPN/Bappenas.

b) penerima yang berada di sebelah kiri, yangmeliputi(1) tanggal dan waktu penerimaan;(2) nama jabatan penerima;(3) tanda tangan;(4) nama dan NIP;(5) nomor telepon/faksimile.

d. Hal yang Perlu DiperhatikanSurat Pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertamauntuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

e. PenomoranPenomoran Surat Pengantar sama dengan penomoran SuratDinas.

f. FormatFormat Surat Pengantar dapat dilihat pada Lampiran II Format26 dan Format 27.

6. Pengumuman

a. PengertianPengumuman adalah Naskah Dinas yang memuat

2014, No.1026 28

pemberitahuan untuk pejabat/pegawai, perseorangan, dangolongan di Kementerian PPN/Bappenas.

b. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatanganiPengumuman adalah Direktur/Kepala Biro/Kepala Pusat.

c. Susunan1) Kepala

Bagian kepala Pengumuman terdiri daria) kop Naskah Dinas, yang memuat Lambang

Negara (untuk Menteri), atau logo dan tulisanKementerian PPN/Bappenas (untuk pejabat selainMenteri sebagaimana dimaksud dalam angka 6huruf b), dan ditulis dengan huruf kapital secarasimetris;

b) tulisan Pengumuman yang dicantumkan dibawah Lambang Negara, yang ditulis denganhuruf kapital secara simetris dan nomorPengumuman dicantumkan di bawahnya;

c) kata tentang, yang dicantumkan di bawahPengumuman ditulis dengan huruf kapitalsecara simetris;

d) rumusan judul Pengumuman, yang ditulisdengan huruf kapital secara simetris di bawahtentang.

2) Batang TubuhBatang Tubuh Pengumuman terdiri daria) alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman;b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan

Pengumuman;c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang

dianggap mendesak.

3) KakiBagian Kaki Pengumuman terdiri daria) tempat (Jakarta) dan tanggal penetapan;b) Menteri PPN/Kepala Bappenas atau nama jabatan

pejabat selain Menteri sebagaimana dimaksuddalam angka 6 huruf b, yang ditulis denganhuruf awal kapital, dan diakhiri dengan tandabaca koma;

c) tanda tangan Menteri PPN/Kepala Bappenas ataupejabat selain Menteri sebagaimana dimaksuddalam angka 6 huruf b;

d) nama lengkap Menteri PPN/Kepala Bappenasatau pejabat lain yang membuat Pengumuman,

2014, No.102629

yang ditulis dengan huruf awal kapital, tanpamencantumkan gelar;

e) cap Kementerian PPN/Bappenas.

d. Hal yang Perlu Diperhatikan1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang

ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu.2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak

memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

e. FormatFormat Pengumuman dapat dilihat pada Lampiran II Format28 dan Format 29.

D. Laporan

1. PengertianLaporan adalah Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang

pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

2. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatangani Laporanadalah pejabat selain menteri di Kementerian PPN/Bappenas sesuaidengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

3. Susunana) Kepala

Bagian Kepala Laporan terdiri dari1) kop Naskah Dinas, yang memuat logo dan tulisan

Kementerian PPN/Bappenas dan ditulis dengan hurufkapital secara simetris;

2) Bagian Kepala Laporan memuat judul Laporan yang ditulisdalam huruf kapital dan diletakkan secara simetris.

b) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Laporan terdiri dari1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud

dan tujuan, serta ruang lingkup dan sistematikaLaporan;

2) materi Laporan, yang terdiri dari kegiatan yangdilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasilpelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hallain yang perlu dilaporkan;

3) simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan;4) penutup, yang merupakan akhir Laporan, dan memuat

harapan/permintaan arahan/terima kasih.

c) KakiBagian Kaki Laporan terdiri dari

2014, No.1026 30

1) tempat (Jakarta) dan tanggal pembuatan Laporan;2) nama jabatan pejabat lain yang membuat Laporan, yang

ditulis dengan huruf awal kapital;3) tanda tangan pejabat membuat Laporan;4) nama lengkap pejabat yang membuat Laporan, yang

ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa mencantumkangelar.

4. FormatFormat Laporan dapat dilihat pada Lampiran II Format 30.

E. Telaahan Staf

1. PengertianTelaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabatatau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatupersoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yangdisarankan.

2. Wewenang Pembuatan dan PenandatanganPejabat yang berwenang membuat dan menandatangani TelaahanStaf adalah seluruh pejabat selain Menteri di KementerianPPN/Bappenas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.

3. Susunana) Kepala

Bagian Kepala Telaahan Staf terdiri dari1) judul Telaahan Staf yang diletakkan secara simetris di

tengah atas;2) uraian singkat tentang permasalahan.

b) Batang TubuhBagian Batang Tubuh Telaahan Staf terdiri dari1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas

tentang persoalan yang akan dipecahkan;2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan

berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuaidengan situasi yang dihadapi, dan merupakankemungkinan kejadian di masa yang akan datang;

3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yangmerupakan landasan analisis dan pemecahan persoalan;

4) Analisis, yang memuat pengaruh praanggapan dan faktaterhadap persoalan serta akibatnya, hambatan,keuntungan, dan kerugiannya, pemecahan atau carabertindak yang mungkin atau dapat dilakukan;

2014, No.102631

5) Simpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yangmerupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar;

6) Saran, yang memuat secara ringkas dan jelas atau usultindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

c) KakiBagian Kaki Telaahan Staf terdiri dari1) nama jabatan pejabat yang membuat Telaahan Staf,

yang ditulis dengan huruf awal kapital;2) tanda tangan pejabat yang membuat Telaahan Staf;3) nama lengkap pejabat yang membuat Telaahan Staf,

tanpa mencantumkan gelar;4) daftar lampiran.

4. FormatFormat Telaahan Staf dapat dilihat pada Lampiran II Format 31.

F. FormulirFormulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar

naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuatdalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisiketerangan yang diperlukan.

G. Naskah Dinas Elektronika. Pengertian

Naskah Dinas Elektronik adalah Naskah Dinas berupa komunikasidan informasi yang dilakukan secara elektronik atau yang terekamdalam multimedia elektronik.

b. Lingkup KegiatanNaskah Dinas Elektronik mencakup surat-menyurat elektronik,arsip dan dokumentasi elektronik, transaksi elektronik, dan NaskahDinas elektronik lainnya.

Ketentuan lebih lanjut tentang Tata Naskah Dinas Elektronik diatur dalamPedoman tersendiri, yang mengacu pada peraturan perundang-undanganyang mengatur tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di InstansiPemerintah.

2014, No.1026 32

BAB III

PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan PenyusunanSetiap Naskah Dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,

padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalampenyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut:

1. KetelitianDalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dankecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalammengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.

2. KejelasanNaskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan terhadap aspek fisikdan materi.

3. Singkat dan PadatNaskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik danbenar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).

4. Logis dan MeyakinkanNaskah Dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangangagasan ke dalam Naskah Dinas dilakukan menurut urutan yanglogis dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektifsehingga memudahkan pemahaman penalaran bagi penerimaNaskah Dinas.

5. PembakuanNaskah Dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlakusesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut formatmaupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan danmemperlancar pemahaman isi Naskah Dinas.

B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah DinasUntuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas, pada halaman

pertamanya dicantumkan kepala Naskah Dinas, yaitu Menteri PPN/KepalaBappenas atau Kementerian PPN/Bappenas. Pencantuman MenteriPPN/Kepala Bappenas digunakan untuk mengidentifikasikan bahwaNaskah Dinas ditetapkan oleh Menteri PPN/Kepala Bappenas, sedangkanpencantuman Kementerian PPN/Bappenas digunakan untukmengidentifikasikan bahwa Naskah Dinas bukan ditetapkan oleh MenteriPPN/Kepala Bappenas. Pencantuman kepala Naskah Dinas adalah sebagaiberikut:

2014, No.102633

1. Nama JabatanKertas dengan kop Naskah Dinas Menteri PPN/Kepala Bappenasdan Lambang Negara hanya digunakan untuk Naskah Dinas yangditandatangani sendiri oleh Menteri PPN/Kepala Bappenas ataupejabat yang mendapat delegasi dari Menteri. Kepala Naskah DinasMenteri PPN/Kepala Bappenas berturut-turut terdiri dari gambarLambang Negara dan tulisan Menteri PPN/Kepala Bappenas yangseluruhnya ditulis dengan huruf kapital, dan dicetak secara simetris.Perbandingan antara ukuran Lambang Negara dan huruf yangdigunakan serasi dan sesuai dengan ukuran kertas.

2. Nama Instansi/Unit OrganisasiKertas dengan kepala Naskah Dinas Kementerian PPN/Bappenasdan logo Bappenas serta alamat lengkap digunakan untuk NaskahDinas yang ditandatangani pejabat yang berwenang selain MenteriPPN/Kepala Bappenas, ditulis dengan huruf kapital.

C. Penomoran Naskah DinasSusunan nomor pada Naskah Dinas dapat memberikan kemudahan

penyimpanan, temu balik, dan penilaian arsip.Ketentuan lebih lanjut tentang penomoran dan kode unit kerja di

Kementerian PPN/Bappenas diatur dengan Petunjuk PelaksanaanSekretaris Kementerian PPN/Sekretaris Utama Bappenas.

1. Nomor Naskah Dinas

a. Peraturan dan Keputusan

Susunan penomoran Peraturan dan Keputusan diatur dalamPeraturan Menteri tersendiri yang mengatur tentangPembentukan Peraturan dan Keputusan di KementerianPPN/Bappenas.

b. Instruksi

Susunan penomoran Instruksi terdiri dari tulisan Nomor(nomor urut dalam satu tahun takwim) dan tulisan Tahundengan huruf kapital.

Contoh penomoran Instruksi:

INSTRUKSI MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/

KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG

2014, No.1026 34

PENGHEMATAN PENGGUNAAN ENERGI


BADAN PERANCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

c. Surat Edaran

Susunan penomoran Surat Edaran terdiri dari tulisan Nomordan Tahun.

Contoh penomoran Surat Edaran:

SURAT EDARAN

NOMOR … TAHUN......

TENTANG

TATA CARA PENGAJUAN ANGKA KREDIT

BAGI PEJABAT FUNGSIONAL PERENCANA

d. Surat Perintah/Surat Tugas

Susunan penomoran Surat Perintah/Surat Tugas terdiri dari1) nomor urut Surat Perintah/Surat Tugas (dalam satu

tahun takwim);2) kode jabatan penandatangan;3) bulan (ditulis dalam dua digit);4) tahun terbit (ditulis dalam empat digit).

Contoh:SURAT PERINTAH

NOMOR 09/Ses/05/2013

09 : Nomor urut Surat Perintah dalam satu tahuntakwim/ kalender

Ses : Kode jabatan Sekretaris Kementerian PPN/SekretarisUtama Bappenas

05 : Bulan Ke-5 (Mei)

2013 : Tahun 2013

2014, No.102635

Contoh:SURAT TUGAS

NOMOR 08/Ses/05/2013

08 : Nomor urut Surat Tugas dalam satu tahun takwim/kalender

Ses : Kode jabatan Sekretaris Kementerian PPN/SekretarisUtama Bappenas


2013 : Tahun 2013

2. Nomor Surat Dinas

Susunan nomor Surat Dinas meliputi hal-hal sebagai berikut:

a. Surat Dinas yang ditandatangani oleh Menteri PPN/KepalaBappenasBappenas terdiri dari:1) kode derajat/tingkat pengamanan Surat Dinas;2) nomor urut Surat Dinas (dalam satu tahun takwim);3) singkatan nama jabatan;4) bulan;5) tahun terbit.

Contoh:

R-111/M.PPN/05/2013

Kode Derajat/Tingkat PengamananSurat Dinas

Nomor Urut Surat Dinas

Singkatan Nama Jabatan

Tahun Terbit

Bulan

2014, No.1026 36

b.Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat selain MenteriPPN/Kepala Bappenas

Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat selain MenteriPPN/Kepala Bappenas terdiri dari:1) kode derajat/tingkat pengamanan Surat Dinas;2) nomor urut Surat Dinas (dalam satu tahun takwim);3) singkatan/akronim instansi;4) bulan;5) tahun terbit.

Contoh:

235/Ses/05/2013

Nomor Urut Surat Dinas

Singkatan/Nama Jabatan

Bulan

3. Nomor Memorandum/Nota Dinas

Memorandum/Nota Dinas bersifat internal, dengan susunanpenomorannya sebagai berikut:

a. nomor urut Memorandum/Nota Dinas (dalam satu tahun takwim);b.kode jabatan penandatangan;c. bulan (ditulis dalam dua digit);d. tahun terbit.

Contoh : Penomoran Memorandum

Penandatangan NomorSekretarisKementerian

Nomor 124/SES.M/05/2013

Tahun Terbit

2014, No.102637

PPN/SekretarisUtama BappenasKepala Biro Nomor 125/B.05.M/05/2013

124 : Nomor urut Memorandum dalam satu tahuntakwim/ kalender

SES.M : Kode jabatan Sekretaris KementerianPPN/Sekretaris Utama Bappenas untukMemorandum

B.05.M : Kode jabatan Kepala Biro untuk Memorandum


2013 : Tahun 2013

Contoh : Penomoran Nota Dinas

Penandatangan NomorSekretarisKementerianPPN/SekretarisUtama Bappenas

Nomor 124/SES.ND/05/2013

Kepala Biro Nomor 125/B.05.ND/05/2013

124 : Nomor urut nota dinas dalam satu tahun

takwim/ kalender

SES.ND : Kode jabatan Sekretaris KementerianPPN/Sekretaris Utama Bappenas

B.05.ND : Kode jabatan Kepala Biro Umum


2013 : Tahun 2013

D. Nomor Halaman

Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan nomorurut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas denganmembubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecualihalaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop Naskah Dinastidak perlu mencantumkan nomor halaman.

E. Ketentuan Jarak SpasiPengaturan jarak antar spasi diatur sebagai berikut:1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua

adalah satu spasi.

2014, No.1026 38

3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan.

Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya memperhatikan aspekkeserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan banyaknya isi NaskahDinas.

F. Penggunaan HurufUntuk penggunaan huruf dalam Naskah Dinas diatur sebagai berikut:1. Untuk Naskah Dinas selain Peraturan dan Keputusan menggunakan

jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12;2. Untuk Naskah Dinas Peraturan menggunakan jenis huruf Bookman

Old Style dengan ukuran 12;3. Untuk Naskah Dinas Penetapan/Keputusan menggunakan huruf

Footlight MT Light 12 atau 13.

G. Kata PenyambungKata Penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa

teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih darisatu halaman). Kata Penyambung ditulis pada akhir setiap halaman padabaris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan katapenyambung dan 3 (tiga) buah titik. Kata penyambung itu diambil persissama dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama darihalaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetakmiring, Kata Penyambung juga harus dituliskan sama. Kata Penyambungtidak digunakan untuk pergantian bagian.

Contoh : Penulisan Kata Penyambung pada halaman 1 baris palingbawah adalah media…

media Kata Penyambung

Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalahmedia elektronik …dst.

- 2 -

media elektronik ..…………………………………dst.

Contoh ...

2014, No.102639

H. LampiranJika Naskah Dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran

harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiranmerupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

I. Nomor Salinan SuratPenomoran Salinan Surat dilakukan untuk menunjukkan bahwa

Surat Dinas tersebut dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinyatertentu/diawasi. Penyebutan Nomor Salinan Surat Dinas disusun sebagaiberikut:1. Semua Surat Dinas yang mempunyai tingkat keamanan Sangat

Rahasia/Rahasia diberi nomor salinan pada halaman pertama.2. Jumlah salinan yang menggunakan Lambang Negara meskipun

hanya satu dicantumkan.3. Pendistribusian surat yang bernomor salinan sama dengan daftar

distribusinya. Daftar distribusi dicantumkan sebagai lampiran.

J. Daftar DistribusiDaftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat

sekretariat dan digunakan sebagai Pedoman pendistribusian NaskahDinas. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan Daftar Distribusiadalah sebagai berikut:1. Kelompok Pertama, yaitu pejabat yang langsung berada di bawah

Menteri PPN/Kepala Bappenas;2. Kelompok Kedua, yaitu pejabat pada Kelompok Pertama ditambah

dengan pejabat pada urutan eselon berikutnya;3. Kelompok Ketiga, yaitu pejabat pada Kelompok Pertama dan

Kelompok Kedua ditambah pejabat lain sesuai dengan keperluan.

Cara penggunaan Daftar Distribusi adalah sebagai berikut:1. Setiap distribusi menunjukkan batas pejabat yang berhak menerima

Naskah Dinas. Dengan demikian, jika Naskah Dinas dimaksudkansampai ke tingkat/eselon tertentu, pada alamat yang dituju tidakperlu ditambahkan Daftar Distribusi untuk tingkat/eselon dibawahnya.

2. Daftar Distribusi tidak digunakan jika Naskah Dinas didistribusikanuntuk pejabat tertentu. Untuk itu, pada Naskah Dinas langsungdicantumkan pejabat yang dituju.

K. RujukanRujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai

dasar acuan atau dasar penyusunan Naskah Dinas. Penulisan Rujukandilakukan sebagai berikut:1. Rujukan Naskah Dinas yang berbentuk Peraturan dan Keputusan,

ditulis di dalam Konsideran mengingat. Rujukan yang berbentukInstruksi ditulis di dalam Konsideran memerhatikan.

2014, No.1026 40

2. Rujukan naskah yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas,Pedoman, Surat Edaran, dan Pengumuman ditulis di dalamKonsideran dasar.

3. Kata Rujukan ditulis pada bagian akhir Naskah Dinas berikut acuanyang digunakan. Jika Rujukan yang digunakan cukup banyak,daftar Rujukan dicantumkan pada bagian akhir sebagai lampirandan ditulis Rujukan terlampir.

4. Rujukan yang digunakan lebih dari 1 (satu) harus dinyatakan secarajelas dengan menggunakan nomor urut, diikuti dengan penulisanjudulnya.

5. Naskah Rujukan tidak harus disertakan pada Naskah Dinas yangbersangkutan.

L. Ruang Tanda Tangan

1. PengertianRuang tanda tangan adalah tempat pada bagian kaki Naskah Dinasyang memuat nama jabatan (misalnya, Menteri PPN/KepalaBappenas, Wakil Menteri PPN/Wakil Kepala Bappenas, SekretarisKementerian PPN/Sekretaris Utama Bappenas, Deputi, InspekturUtama, Staf Ahli, Direktur, Kepala Biro, Kepala Pusat, danInspektur) yang dirangkaikan dengan nama KementerianPPN/Bappenas atau Unit Kerja yang dipimpin.

2. Cara Penulisana. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah

setelah baris kalimat terakhir.b. Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak boleh

disingkat, kecuali pada formulir ukuran kecil, misalnya kartudan identitas instansi.

c. Nama jabatan yang diletakkan pada baris kedua dan ketiga(setelah a.n. dan u.b.) boleh disingkat misalnya: SekretarisKementerian PPN/Sekretaris Utama Bappenas dan KaroUmum.

d. Nama jabatan pada Naskah Dinas yang bersifat mengaturditulis dengan huruf kapital dan nama jabatan pada NaskahDinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awalkapital.

e. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya 4 (empat) spasi.f. Nama pejabat yang menandatangani Naskah Dinas yang

bersifat mengatur, ditulis dengan huruf kapital, dan namapejabat yang menandatangani Naskah Dinas yang bersifattidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital.

g. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas + 3cm, sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baristerpanjang.

2014, No.102641

Penentuan Batas/Ruang TepiDemi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan Naskah

Dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secarapenuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dannaskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kirisehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepidilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yangdigunakan untuk membuat Naskah Dinas.

1. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2spasi di bawah kop dan apabila tanpa kopNaskah Dinas, sekurang-kurangnya 2 cm daritepi atas kertas;

2. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawahkertas;

3. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas,batas ruang tepi kiri tersebut diatur cukuplebar agar pada waktu dilubangi untukkepentingan penyimpanan dalamordner/snelhecter tidak berakibat hilangnyasalah satu huruf/kata/angka pada NaskahDinas tersebut;

4. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanankertas.

Catatan:Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atasbersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatuNaskah Dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalamparagraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

M. Penggunaan Bahasa

1. Bahasa yang digunakan di dalam Naskah Dinas harus jelas, tepat, danmenguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perludiperhatikan pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baikdan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu TataBaku Bahasa Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.

2. Ejaan yang digunakan di dalam Naskah Dinas adalah Ejaan BahasaIndonesia yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan danKebudayaan Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975 dan telahdisempurnakan dengan Keputusan Menteri Pendidikan danKebudayaan Nomor 0543a/U/1987 tanggal 9 September 1987 tentangPedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan danKeputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0389/U/1988tanggal 11 Agustus 1988 tentang Pedoman Umum Pembentukan Istilah.

2014, No.1026 42

BAB IV

TATA SURAT DINAS

A. Pengertian

Tata Surat Dinas Kementerian PPN/Bappenas adalah tata laksanapenyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan di KementerianPPN/Bappenas dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan danpembangunan.

Surat-menyurat dinas merupakan kegiatan yang sangat pentinguntuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jikapelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akan diperlukanbanyak waktu dan biaya. Tata Surat Dinas yang baik akan meningkatkanefektivitas dan efisiensi Kementerian PPN/Bappenas.

B. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas

1. Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinasharus dilaksanakan secara cermat dan teliti agar tidak menimbulkansalah penafsiran.

2. Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan denganmengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, seperti diskusi,kunjungan pribadi, dan jaringan telepon lokal. Jika dalampenyusunan Surat Dinas diperlukan koordinasi, pejabat yangbersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draf sehinggaperbaikan pada konsep final dapat dihindari.

3. Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tata caradan prosedur surat-menyurat harus menggunakan saranakomunikasi resmi.

4. Terhadap surat yang masuk instansi penerima segera memberikanjawaban atau konfirmasi.

4. Waktu Penandatanganan Surat Dinas

Waktu penandatanganan Surat Dinas harus memperhatikan jadwalpengiriman Surat Dinas yang berlaku di Kementerian PPN/Bappenasdan segera dikirim setelah ditandatangani.

5. Salinan

Salinan Surat Dinas hanya diberikan kepada yang berhak danmemerlukan, yang dinyatakan dengan memberikan alamat yangdimaksud dalam tembusan. Salinan Surat Dinas dibuat terbatashanya untuk kebutuhan berikut:a. salinan tembusan, yaitu salinan surat yang disampaikan

kepada pejabat yang secara fungsional terkait;b. salinan laporan, yaitu salinan surat yang disampaikan kepada

pejabat yang berwenang;

2014, No.102643

c. salinan untuk arsip, yaitu salinan surat yang disimpan untukkepentingan pemberkasan arsip.

5. Tingkat Keamanana. Sangat Rahasia disingkat (SR): tingkat keamanan isi Surat

Dinas yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengankeamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secaratidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, Surat Dinasini akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

b. Rahasia disingkat (R): tingkat keamanan isi Surat Dinas yangberhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara.Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yangtidak berhak, Surat Dinas ini akan merugikan negara.

c. Biasa disingkat (B): tingkat keamanan isi suatu Surat Dinasyang tidak termasuk dalam huruf a, dan huruf b. Namun, itutidak berarti bahwa isi Surat Dinas tersebut dapatdisampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

6. Kecepatan Penyampaiana. Amat Segera/Kilat adalah Surat Dinas yang harus

diselesaikan/dikirim/disampaikan pada hari yang samadengan batas waktu 24 jam.

b. Segera adalah Surat Dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam.

c. Biasa adalah Surat Dinas yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut urutan yang diterima oleh bagianpengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir.

C. Ketentuan Surat-Menyurat

1. Komunikasi LangsungSurat Dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal).

Jika Surat Dinas tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukankepala instansi, untuk mempercepat penyampaian Surat Dinaskepada pejabat yang dituju itu, Surat Dinas tetap ditujukan kepadakepala instansi, tetapi dicantumkan ungkapan untuk perhatian yangdisingkat menjadi u.p. pejabat yang bersangkutan.

2. Alur Surat-MenyuratAlur surat-menyurat harus berjenjang dari tingkat Menteri

PPN/Kepala Bappenas hingga ke pejabat struktural terendah/EselonIV yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalianpenyelesaian.

Alur surat-menyurat yang bermuatan kebijakan/keputusan/arahan pimpinan harus menggunakan jalur sesuai dengan gariskepemimpinan/eselon.

3. Kewenangan Penandatangana. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani Surat

2014, No.1026 44

Dinas antar/keluar yang bersifat kebijakan /keputusan/arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi yaitu MenteriPPN/Kepala Bappenas.

b. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani SuratDinas yang tidak bersifat kebijakan/keputusan/arahan dapatdiserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiaptingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untukmenandatanganinya.

c. Penyerahan/pelimpahan wewenang dan penandatanganankorespondensi kepada pejabat kepala/pimpinan dilaksanakansebagai berikut:1) Sekretaris Kementerian PPN/Sekretaris Utama, dapat

memperoleh pelimpahan kewenangan danpenandatanganan Surat Dinas tentang supervisi, arahanmengenai rencana strategis dan operasional, termasukkegiatan lain yang dilaksanakan di KementerianPerencanaan Pembangunan Nasional/BadanPerencanaan Pembangunan Nasional;

2) Pimpinan organisasi pada masing-masing jajaran diKementerian Perencanaan PembangunanNasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasionaldapat memperoleh penyerahan/pelimpahan kewenangandan penandatanganan Surat Dinas yang berkaitandengan pelaksanaan tugas dan fungsi sesuai denganbidang masing-masing.

Matriks kewenangan penandatanganan dapat dilihat sebagai berikut:

MATRIKS KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

No

JenisNaskah

Dinas

MenPPN/Ka

Bappenas

WamenPPN/Waka

Bappenas

Sekretaris

Kemen

terianPPN/

Sekretaris

UtamaBappe

nas

Deputi

Inspek turUtam

a

StafAhli

Menteri/

PejabatFungsional

Direktur/Karo/Kapus/Inspektur/

PejabatFungsio

nal

Kasubdit/Kabag/

PejabatFungsional

Kasubag/PejabatFungs

2014, No.102645

ional/Staf

A. Naskah Dinas Arahan

1. Naskah Dinas Pengaturan

a. Peraturan(PedomandanStandarOperasional)

√

b. PetunjukPelaksanaan

√ √ √

c. Instruksi

√

d. -SuratEdaran Kedalam

√ √ √ √

-SuratEdaran Keluar

√

2. NaskahDinasPenetapan/Kepu

√ √ 1)√

2014, No.1026 46

tusan

3. NaskahDinasPenugasan/SuratPerintah

√ √ √ √ √ √ √

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern

a. NotaDinas

√√ √ √ √ √ √ √

b. Memorandum

√√

√ √ √ √ √

2. NaskahDinasKorespondensiEkstern/SuratDinas

√ √ √ √ √ √ √

3. SuratUndangan

√√

√ √ √ √ √

C. Naskah Dinas Khusus

1. NotaKesepahaman

√ √ √ √ √

2. SuratPerja

√ √

2014, No.102647

njian

3. BeritaAcara

√√

√ √ √ √ √

4. SuratKeterangan

√ √ √ √ √ √

5. SuratPengantar

2)√

6. Pengumuman

3)√

D. Laporan

√√ √ √ √ √ √ √

E. TelaahanStaf

√√ √ √ √ √ √ √

1) harus ada delegasi dari Keputusan Menteri2) Hanya untuk Karo Umum3) Karo Umum dan Karo SDM

4. Rujukana. Dalam hal Surat Dinas memerlukan rujukan, naskah rujukan

ditulis pada alinea pembuka, diikuti substansi materi suratyang bersangkutan. Apabila lebih dari 1 (satu) naskah,rujukan itu ditulis secara kronologis.

b. Cara menulis rujukan adalah sebagai berikut:

1) Rujukan Berupa Naskah DinasPenulisan rujukan berupa Naskah Dinas meliputiinformasi singkat tentang naskah yang menjadi rujukan,dengan urutan sebagai berikut:Jenis Naskah Dinas, jabatan penandatangan NaskahDinas, nomor Naskah Dinas, tanggal penetapan, dansubjek Naskah Dinas.

2) Rujukan Berupa Surat DinasPenulisan rujukan berupa Surat Dinas mencakupinformasi singkat tentang Surat Dinas yang menjadirujukan, dengan urutan sebagai berikut:Jenis surat, jabatan penanda tangan, nomor surat,tanggal penandatanganan surat, dan hal.

3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik

2014, No.1026 48

Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (suratyang dikirimkan melalui sarana elektronik) diaturtersendiri.

c. Rujukan Surat kepada Instansi NonpemerintahRujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yangditujukan kepada instansi nonpemerintah.

5. DisposisiDisposisi adalah Pedoman tertulis mengenai tindak lanjut

pengelolaan surat, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidakpada naskah asli. Lembar disposisi merupakan satu kesatuandengan naskah/surat dinas yang bersangkutan.

Format disposisi dapat dilihat pada Lampiran II Format 32,Format 33, Format 34, Format 35, dan Format 36.

6. Penanganan Surat dengan Tingkat Keamanan TertentuSurat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan

tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannyadalam rangka keamanan dan keselamatan negara. Tanda tingkatkeamanan ditulis dengan cap (tidak diketik) berwarna merah padabagian atas dan bawah setiap halaman Surat Dinas. Jika SuratDinas tersebut disalin, cap tingkat keamanan pada salinan harusdengan warna yang sama dengan warna cap pada surat asli.

D. Media/Sarana Surat-Menyurat

Media/sarana surat-menyurat adalah alat untuk merekam informasiyang dikomunikasikan dalam bentuk media konvensional (kertas).

1. Kertas Surata. Penggunaan Kertas

1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas, adalahkertas dengan berat paling kurang 80 gram, antara lainuntuk kegiatan surat-menyurat, penggandaan, dandokumen pelaporan;

2) Penggunaan kertas dengan berat di atas 80 gram ataujenis lain digunakan untuk jenis Naskah Dinas yangmempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaandalam waktu lama;

3) Surat berLambang Negara dan/atau logo instansidicetak di atas kertas dengan berat paling kurang 80gram;

4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4yang berukuran 297 x 210 mm (8¼ x 11¾ inci). Disamping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapatdigunakan kertas dengan ukuran berikut:a) A3 kuarto ganda (297 x 420 mm);

2014, No.102649

b) A5 setengah kuarto (210 x 148 mm);c) folio (210 x 330 mm);d) folio ganda (420 x 330 mm).

Ukuran kertas dapat dilihat pada contoh sebagai berikut:

CONTOH STANDAR UKURAN KERTAS DAN PENJELASANNYA

Seri Milimeter Inci Seri Milimeter Inci

A0 841 x 1189 33⅛ x 46¾ C0 917 x 1297 36¾ x 51⅞

A1 594 x 841 23⅜ x 33⅛ C1 648 x 917 5⅞ x 36¾

A2 420 x 594 16½ x 23⅜ C2 458 x 648 18¼ x 25⅞

A3 297 x 420 22¾ x 16½ C3 324 x 458 12¾ x 18¼

A4 210 x 297 8¼ x 11¾ C4 229 x 324 9⅛ x 12¾

A5 148 x 210 5⅞ x 8¼ C5 162 x 229 6⅜ x 9⅛

A6 105 x 148 4⅛ x 5⅞ C6 114 x 162 4½ x 6⅜

A7 74 x 105 2⅞ x 4⅛ C7 81 x 114 3¼ x 4½

A8 52 x 74 2 x 2⅞ C8 57 x 81 2¼ x 3¼

B0 1000 x 1414 40 x 56½ D0 771 x 1090 30¾ x 43¼

B1 707 x 1000 28¼ x 40 D1 545 x 771 21¾ x 30¾

B2 500 x 707 20 x 28¼ D2 385 x 545 15¼ x 21¾

B3 353 x 500 14⅛ x 20 D3 272 x 385 10⅞ x 15¼

B4 250 x 353 9⅞ x 14⅛ D4 192 x 272 7¾ x 10⅞

B5 176 x 250 7 x 9⅞ D5 136 x 192 5⅜ x 7¾

B6 125 x 176 4⅞ x 7 D6 96 x 136 3⅞ x 5⅜

2014, No.1026 50

B7 88 x 125 3½ x 4⅞ D7 68 x 96 2¾ x 5⅜

B8 62 x 88 2½ x 3½ D8 48 x 68 1⅞ x 2¾

Penjelasan:

b. Warna dan Kualitas Kertas1) Surat Dinas yang asli menggunakan kertas berwarna

putih dengan kualitas terbaik (white bond).2) Salinan Surat Dinas menggunakan kertas yang

berkualitas biasa.

A7 A6

A5 A4

A1

A2 A3

SERI A

Seri A digunakan untuk umumnya kertascetak, termasuk alat tulis kantor dan publikasi.Ukuran yang menjadi standar dasar adalahA0, yaitu kertas ukuran 841 x 1189 mm yangluasnya sama dengan satu meter persegi.Setiap angka setelah huruf A menunjukkanluas setengah dari angka sebelumnya. Jadi,luas kertas ukuran A1 adalah setengah darikertas ukuran A0, A2 seperempat dari A0,dan A3 adalah seperdelapan dari A0;demikian seterusnya. Lembaran denganukuran lebih besar dari A0 dituliskan denganangka sebelum huruf A0. Jadi, 2A0 berartisuatu lembaran yang ukurannya dua kali A0

SERI B

Ukuran Seri B kira-kira di tengah tengahantara ukuran Seri A, merupakan alternatifdari Seri A, tetapi utamanya digunakan untukposter, peta atau bagan di dinding, apabilamenggunakan kertas Seri A akan tampakterlalu besar.

SERI C

Seri C digunakan untuk map, kartu pos, dansampul. Sampul dengan ukuran Seri Csesuai untuk kertas Seri A, baik dalamkeadaan utuh maupun dilipat. Sampul C6

Penjelasan: ...

2014, No.102651

3) Apabila digunakan mesin ketik biasa, tembusan diketikdengan kertas karbon pada kertas doorslag/manifold/tissue.

4) Apabila digunakan mesin ketik elektronik ataukomputer, agar lebih efisien, tembusan dibuat padakertas biasa dengan menggunakan mesin fotokopi.

5) Naskah Dinas dengan jangka waktu simpan 10 (sepuluh)tahun atau lebih atau bernilai guna permanen,serendah-rendahnya, harus menggunakan kertasdengan nilai keasaman (PH) 7.

2. Sampul Surat

Sampul Surat adalah sarana kelengkapan penyampaian surat,terutama untuk surat keluar instansi. Ukuran, bentuk, dan warnasampul yang digunakan untuk surat-menyurat di KementerianPPN/Bappenas, diatur sesuai keperluan di KementerianPPN/Bappenas dengan mempertimbangkan efisiensi.

a. UkuranUkuran sampul yang digunakan didasarkan peraturanperundang-undangan yang mengatur tentang PenetapanStandar Kertas Sampul Surat dan Bentuk Sampul Suratadalah berikut:

UKURAN SAMPUL

Nomor Lebar (mm) Panjang (mm)

1. 90 1522. 100 1603. 110 2204. 114 1625. 125 1766. 105 2277. 115 2458. 120 2709. 176 25010. 229 32411. 250 35312. 270 400

Pada umumnya, untuk Surat Dinas pada kertas ukuran A4(kuarto) atau folio dan ukuran A5 atau setengah foliodigunakan sampul Nomor 6 (105 mm x 227 mm). Untuk SuratDinas yang mempunyai lampiran cukup tebal, atau suratpengantar yang disertai Naskah Dinas tebal seperti Keputusan

2014, No.1026 52

atau Naskah Dinas yang berupa buku dan tidak dapat dilipat,digunakan sampul yang ukurannya sedemikian rupa sehinggasetelah dimasukkan ke dalam sampul pada setiap sisinyaterdapat ruang maksimal ½ inci. Untuk menentukan ukuranminimum sampul yang tepat bagi Surat Dinas yang cukuptebal dan tidak dapat dilipat, dapat digunakan rumus sebagaiberikut:

Panjang sampul = panjang surat/naskah + ½" + tebal surat/naskah

Lebar sampul = lebar surat/naskah + ¼" + tebal surat/naskah

b. Warna dan KualitasSampul Surat Dinas menggunakan kertas tahan lama (bond)berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas sedemikianrupa sehingga sesuai dengan ukuran dan berat Naskah atauSurat Dinas yang dikirimkan.

c. Penulisan Alamat Pengirim dan TujuanPada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirimdan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskanpada bagian kanan atas sampul dengan susunan dan bentukhuruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak padakepala surat, yaitu Lambang Negara, nama instansi/jabatan,dan alamat instansi. Alamat tujuan ditulis sama seperti alamatyang tercantum pada kepala surat, alinea pertama alamattujuan yang dimulai pada baris di bawah bagian tengahsampul.

d. Cara Melipat dan Memasukkan Surat ke dalam SampulSurat yang sudah diketik rapi akan kehilangan penampilannyayang menarik jika cara melipat dan memasukkannya ke dalamsampul kurang cermat dan tidak hati-hati. Surat yang sudahdilipat sudut-sudutnya harus bertemu dan lipatannya haruslurus dan tidak kusut. Sebelum kertas surat dilipat, terlebihdahulu perlu dipertimbangkan sampul yang akan digunakan.Cara melipat surat yang akan dimasukkan ke dalam SampulSurat Dinas adalah sepertiga bagian bawah lembaran suratdilipat ke depan dan sepertiga bagian atas dilipat ke belakang.Selanjutnya, surat dimasukkan ke dalam sampul denganbagian kepala surat menghadap ke depan ke arahpenerima/pembaca surat. Pada sampul yang mempunyaijendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepalasurat harus tepat pada jendela sampul.

2014, No.102653

Cara melipat surat dapat dilihat pada Contoh sebagai berikut:

CONTOH FORMAT MELIPAT KERTAS SURAT

Cara ...

KEMENTERIAN

PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/


REPUBLIK INDONESIA

Nomor : UND/ /M.PPN/6/2008 2 Juni 2008

Sifat : Segera

Lembar Kertas Surat

Pertama, sepertiga bagian

bawah lembaran kertas

surat dilipat ke depan.

Kedua, sepertiga bagian atas

lembaran kertas surat dilipat

ke belakang.

Ketiga, surat dimasukkan

ke dalam sampul dengan

bagian kepala surat

menghadap ke depan ke Pada sampul yangmenggunakan jendela kertaskaca, alamat tujuan padakepala surat harus tepat dibalik jendela kertas kaca.

KEMENTERIAN



KEMENTERIAN



REPUBLIK INDONESIA

KEMENTERIAN



REPUBLIK INDONESIA

Nomor : UND/ /M.PPN/6/2008 2 Juni 2008

Sifat : Segera

Lampiran : satu berkas

Hal : Undangan Lokakarya

2014, No.1026 54

E. Susunan

1. Kop SuratKop Surat mengidentifikasikan nama jabatan atau namaKementerian PPN/Bappenas dan alamat dengan ketentuan sebagaiberikut:

a. Kop Surat Nama Jabatan1) Kop Surat Nama Jabatan adalah kepala surat yang

menunjukkan jabatan tertentu. Kertas dengan Kop SuratNama Jabatan hanya digunakan untuk surat yangditandatangani oleh Menteri PPN/Kepala Bappenas.

2) Kop Surat Nama Jabatan terdiri atas Lambang Negara ditengah dan nama jabatan yang ditulis paling banyak 3(tiga) baris (apabila nama jabatan terlalu panjangdigunakan singkatan atau akronim tanpamengorbankan kejelasan). Perbandingan ukuranLambang Negara dan huruf yang digunakan hendaknyaserasi sesuai dengan ukuran kertas.

b. Kop Surat Nama Instansi1) Kop Surat Nama Instansi menunjukkan nama dan

alamat Kementerian PPN/Bappenas. Kertas dengan kopsurat dimaksud digunakan untuk kemudahan semuasurat.

2) Surat yang ditandatangani oleh pejabat pada tatarankepemimpinan adalah surat jenis Nota Dinas,Memorandum, dan Surat Pengantar.

3) Pada surat yang berbentuk formulir, kepala surat yangdicetak, diketik, dicap, atau ditulis tangan hanyadigunakan pada halaman pertama surat dan dituliskanpada baris kelima dari tepi atas kertas.

2. Tanggal SuratTanggal surat ditulis dengan tata urut sebagai berikut:a. tanggal ditulis dengan angka;b.bulan ditulis lengkap;c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka.

Contoh:

3. Hal SuratHal adalah materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompokkata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasanberikut:a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang

Tanggal 3 Mei 2013

tengah ...

2014, No.102655

dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi;b.memudahkan identifikasi dalam penyusunan halaman pada surat

yang terdiri atas lebih dari 1 (satu) halaman;c. memudahkan penentuan alur pengiriman surat atau pemberkasan

dan penyimpanan surat.

4. Alamat Surata. Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari

instansi pemerintah yang dituju. Surat Dinas tidak dapatditujukan kepada identitas yang tidak individual, misalnya kantor,kementerian, dan instansi.

b. Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat pemerintah/pejabatnegara ditulis dengan urutan sebagai berikut:

1) nama jabatan;2) kota;3) kode pos.

Contoh:

5. Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.)Alamat surat dengan menggunakan istilah untuk perhatian yangdisingkat u.p. digunakan untuk keperluan berikut:a. untuk mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan cukup

dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu di KementerianPPN/Bappenas;

b.untuk mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerimasurat kepada pejabat yang dituju dan untuk mempercepatpenyelesaiannya sesuai dengan maksud surat;

c. untuk mempercepat penyelesaian surat karena tidak harusmenunggu kebijaksanaan langsung pimpinan instansi.

Contoh:

6. Paragraf SuratParagraf adalah sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan satudengan yang lain, yang merupakan satu kesatuan. Fungsi paragrafadalah mempermudah pemahaman penerima, memisahkan, ataumenghubungkan pemikiran dalam komunikasi tertulis.

7. Penggunaan Spasi

Yth. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/

Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional

Jalan Taman Suropati No. 2

Yth. Menteri Hukum dan HAM

Jl HR Rasuna Said Kav 6-7, Kuningan, Jaksel

u.p.

Direktur Jenderal Peraturan Perundang-Undangan

5. Penggunaan …

2014, No.1026 56

Isi Surat Dinas diketik satu spasi dan diberi jarak 1,5-2 spasi diantara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. Jarakantarbaris surat yang terdiri dari satu paragraf adalah dua spasi.Pemaragrafan ditandai dengan takuk, yaitu + 6 ketuk atau spasi.

8. Garis Kewenangan, Penandatanganan, dan Lampiran

a. Penggunaan Garis KewenanganPimpinan organisasi adalah Menteri PPN/Kepala Bappenasyang bertanggung jawab atas segala kegiatan yang dilakukandi Kementerian PPN/Bappenas. Tanggung jawab tersebut tidakdapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yangbukan pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jikaSurat Dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapatpelimpahan dari pejabat yang berwenang.

b. PenandatangananPenandatanganan Surat Dinas yang menggunakan gariskewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan 2 (dua)cara sebagai berikut:

1) Atas Nama (a.n.)Atas nama yang disingkat a.n. digunakan jika pejabatyang menandatangani Surat Dinas telah diberi kuasaoleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkanbidang tugas dan tanggung jawab pejabat yangbersangkutan. Pejabat penanda tangan Surat Dinasbertanggung jawab atas isi Surat Dinas kepadapenanggung jawab, tanggung jawab tetap berada padapejabat yang memberikan kuasa.

Contoh:a.n. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/

Kepala Badan Perencanaan Pembangunan NasionalDeputi Bidang Ekonomi,

Tanda Tangan

Nama Lengkap

2) Untuk Beliau (u.b.)Untuk beliau yang disingkat u.b. digunakan jika pejabatyang diberi kuasa memberi mandat kepada bawahannya.Oleh sebab itu, u.b. digunakan setelah a.n.

Contoh:a.n. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/

Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional

pejabat …

2014, No.102657

Sekretaris Kementerian PPN/Sekretaris UtamaBappenas,

u.b.

Kepala Biro Umum,

Tanda Tangan

Nama Lengkap

c. Susunan Penandatanganan Atas Nama (a.n.) Pejabat LainNama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap denganhuruf kapital, didahului dengan singkatan a.n.1) Nama jabatan pejabat yang menandatangani Naskah

Dinas dapat ditulis singkatannya dengan huruf awalkapital.

2) Jika Naskah Dinas ditetapkan untuk beliau, singkatanu.b. dituliskan di bawah (di tengah-tengah) namajabatan pejabat yang menandatangani Naskah Dinas,dalam huruf awal kapital dan diakhiri dengan tandabaca koma. Dalam susunan ini pemakaian singkatannama jabatan hanya pada nama jabatan pejabat yangmenandatangani Naskah Dinas.

3) Kata tanda tangan ditulis dengan huruf awal kapital.4) Nama pejabat penanda tangan Naskah Dinas.5) Cap jabatan/instansi disesuaikan dengan ketentuan.

9. Pelaksana Tugas (Plt.)Ketentuan penandatanganan Pelaksana Tugas yang disingkat Plt.adalah sebagai berikut.a. Pelaksana Tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang

menandatangani Naskah Dinas belum ditetapkan karenamenunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.

b.Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabatyang definitif ditetapkan.

Contoh:Plt. Kepala Biro Umum,

Tanda Tangan

Nama Lengkap

10. Pelaksana Harian (Plh.)Ketentuan penandatanganan Pelaksana Harian yang disingkat Plh.adalah sebagai berikut.a. Pelaksana Harian (Plh.) dipergunakan apabila pejabat yang

pejabat …

2014, No.1026 58

berwenang menandatangani Naskah Dinas tidak berada ditempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaansehari-hari perlu ada pejabat sementara yangmenggantikannya.

b. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai denganpejabat yang definitif kembali di tempat.

Contoh:Plh. Kepala Biro Umum,

Tanda Tangan

Nama Lengkap

11. Warna TintaTinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam,sedangkan untuk penandatanganan surat berwarna hitam atau birutua. Tinta berwarna merah hanya digunakan untuk penulisantingkat keamanan surat Rahasia atau Sangat Rahasia. Penggunaanwarna tinta cap dinas berwarna ungu.

F. Penanganan Surat Masuk

1. Surat Masuk adalah semua Surat Dinas yang diterima. Untukmemudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan SuratMasuk dipusatkan pada Bagian yang menangani persuratan. JikaSurat Masuk disampaikan langsung kepada pejabat yangmembidangi urusannya, pejabat tersebut berkewajiban memberitahu kepada Bagian yang menangani persuratan.

2. Penanganan Surat Masuk dilaksanakan melalui tahapan berikut:

a. PenerimaanSurat Masuk yang diterima pada Bagian yangmenyelenggarakan fungsi persuratan dalam sampul tertutupdikelompokkan berdasarkan tingkat keamanan (SR, R, dan B)dan tingkat kecepatan penyampaiannya (Kilat/Sangat Segera,Segera, dan Biasa). Selanjutnya, surat ditangani sesuai dengantingkat keamanan dan tingkat kecepatan penyampaiannya.

b.Pencatatan1) Surat Masuk yang diterima dari petugas penerimaan

dicatat dan lembar kontrol atau tanda penerimaannyaditandatangani. Pencatatan surat dilaksanakan denganprioritas sesuai dengan tingkat kecepatanpenyampaiannya.

2014, No.102659

2) Catatan dilaksanakan pada buku agenda menuruttingkat keamanannya. Pencatatan dilakukan pula padaLembar Disposisi dan surat mengenai nomor agenda dantanggal penerimaan.

3) Pencatatan Surat Dinas yang mempunyai tingkatkeamanan Sangat Rahasia dan Rahasia dilakukan olehpetugas dan dilaporkan kepada pejabat Bagian yangmenyelenggarakan fungsi kesekretariatan.

4) Pencatatan Surat Dinas yang mempunyai tingkatkeamanan Kilat dan Biasa dilakukan oleh petugas dandilaporkan kepada Bagian yang menyelenggarakanfungsi kesekretariatan.

5) Pencatatan Surat Masuk dimulai dari Nomor 1 padabulan Januari dan berakhir pada nomor terakhir dalam1 (satu) tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31Desember.

6) Pencatatan surat selalu dilakukan pada setiap terjadipemindahan dan penyimpanan.

c. Penilaian1) Kegiatan penilaian Surat Masuk sudah mulai

dilaksanakan pada tahap pencatatan, yaitu pada waktumenilai sementara, Penilaian sementara ini dilakukanuntuk memudahkan penanganan surat oleh pejabatarsip.

2) Pada tahap penilaian, surat dinilai apakah akandisampaikan kepada pimpinan atau dapat disampaikanlangsung kepada pejabat yang menangani.

3) Selain penilaian penyampaian surat, dilakukan pulapenilaian penanganan surat, apakah surat masuk ituakan diproses biasa atau melalui proses pemberkasannaskah.

4) Surat Masuk yang beralamat pribadi (nama orang)dinilai termasuk surat yang harus disampaikanlangsung kepada yang bersangkutan dalam keadaansampul tertutup.

5) Penilaian dilakukan dengan berpedoman pada tingkatkeamanan dan tingkat kecepatan penyampaian surat.

d.Pengolahan1) Pada tahap pengolahan, pimpinan/pejabat memutuskan

tindakan yang akan diambil sehubungan dengan suratmasuk tersebut.

2) Dari hasil pengolahan dapat diputuskan tindaklanjutnya, yaitu langsung disimpan atau dibuat NaskahDinas baru; misalnya, berupa surat dinas, keputusan,dan instruksi.

3) Pengolahan surat masuk dapat menggunakan prosesNaskah ...

2014, No.1026 60

pemberkasan naskah atau proses administrasi biasasesuai dengan kebutuhan.

e. Penyimpanan1) Selama masa pengolahan surat masuk sudah mulai

mengalami proses penyimpanan karena surat dinas yangsudah disimpan itu sering diminta kembali untukdiolah. surat dinas harus disimpan sedemikian rupasehingga mudah ditemukan kembali jika diperlukan.

2) Surat Masuk yang melalui proses pemberkasannaskah disimpan dalam berkas Naskah Dinas menurutbidang permasalahan.

3) Surat Masuk yang diproses tidak melalui prosespemberkasan, Naskah Dinas disimpan dalam himpunansesuai dengan kebutuhan. Beberapa cara menghimpunsurat adalah sebagai berikut:a) Seri adalah himpunan 1 (satu) jenis surat dinas

yang berdasarkan format surat atau jenis NaskahDinas; misalnya, Keputusan, Instruksi, Pedoman,dan Surat Edaran, disusun secara kronologis.Himpunan menurut seri selain dibatasi olehkemampuan map juga dibatasi oleh tahunNaskah Dinas.

b) Rubrik adalah himpunan dari 1 (satu) macammasalah/hal/pokok persoalan yang disusunsecara kronologis; misalnya, cuti, kunjungandinas, atau kerja lapangan. Himpunan menurutrubrik dibatasi dengan tahun atau dibatasi sampaidengan masalah selesai.

c) Dosir adalah himpunan 1 (satu) macam kegiatanatau persoalan yang disusun secara kronologisdari awal sampai akhir; misalnya, fail/berkaspegawai adalah himpunan Naskah Dinas darimulai lamaran sampai dengan pemberhentian.

4) Penyimpanan surat atau himpunan dilakukan sebagaiberikut:a) Lateral adalah penyimpanan surat/himpunan yang

diletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihathanya bagian sisi samping; misalnya, penyimpanandalam ordner, kotak arsip, atau boks file.

b) Vertikal adalah penyimpanan surat/himpunan yangdiletakkan sedemikian rupa sehingga yang terlihathanya bagian muka; misalnya, penyimpanansurat/map pada lemari berkas (file kabinet).

c) Horizontal adalah penyimpanan surat/himpunanyang diletakkan sedemikian rupa sehingga mukasurat/himpunan terlihat di sebelah atas; misalnya,penyimpanan peta atau gambar konstruksi.

2014, No.102661

5) Selama masih aktif, surat tetap berada di unit pengolah.Jika setelah dinilai surat itu menjadi arsip inaktif,penyimpanannya harus sudah dialihkan ke unitkearsipan sesuai dengan ketentuan kearsipan yangberlaku.

f. Sarana Penanganan Surat Masuk1) Buku Agenda adalah sarana utama pengendalian dan

pengawasan surat masuk. Semua Surat Masuk, pertamakali dicatat pada Buku Agenda dengan menggunakankomputer, yang disusun dalam kolom catatan sebagaiberikut:a) tanggal;b) nomor agenda;c) nomor dan tanggal Surat Masuk;d) lampiran;e) alamat pengirim;f) hal/isi surat;g) keterangan.

Sesuai dengan kebutuhan, kolom catatan dapatditambah; misalnya, dengan Pedoman pada nomor yanglalu dan Pedoman pada nomor berikutnya.

2) Pengurusan Surat Masuk yang tidak melalui prosespemberkasan Naskah Dinas, selain buku agenda, dapatdigunakan sarana lain dengan format kolom catatansebagaimana diatur dalam angka 1).

G. Penanganan Surat Keluar

1. Surat Keluar adalah semua Surat Dinas yang akan dikirim kepadapejabat yang tercantum pada alamat Surat Dinas dan Sampul SuratDinas. Seperti penanganan Surat Masuk, pencatatan, pemberiannomor/cap dan pengiriman Surat Keluar dipusatkan pada bagianyang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan untuk memudahkanpengawasan dan pengendalian.

2. Penanganan Surat Keluar dilakukan melalui tahap sebagai berikut:

a. Pengolahan

1) Kegiatan pengolahan dimulai dari penyiapan hingga kepenandatanganan Surat Dinas. Penyiapan Surat Keluardilaksanakan, antara lain karena:a) adanya kebijaksanaan pimpinan;b) reaksi atas suatu aksi;c) adanya konsep baru.

2) Penyiapan/penyusunan konsep Surat Keluar adalahsebagai berikut:

5) Selama ...

2014, No.1026 62

a) Penyiapan/penyusunan konsep dilakukan olehpejabat/pegawai yang membidangi, sepertisekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yangditunjuk.

b) Setiap konsep yang disiapkan harus didasarkanpada kebijaksanaan dan pengarahan pimpinan.

c) Setiap konsep yang akan diajukan kepadapimpinan terlebih dahulu harus diteliti olehsekretaris/pimpinan sekretariat atau pejabat yangdiserahi wewenang. Sesuai dengan Pedomanpimpinan atau menurut pertimbangannya sendiriterhadap isi Surat Dinas, sekretaris/pimpinansekretariat menetapkan tingkat kecepatanpenyampaian dan tingkat keamanan surat.

d) Setiap konsep Surat Dinas sebelum ditandatanganioleh pejabat yang berwenang dibubuhi parafterlebih dahulu oleh para pejabat 2 (dua) tingkat dibawahnya yang bertugas menyiapkan konsepSurat Dinas tersebut.

e) Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:(1) Untuk paraf pejabat yang berada 2 (dua)

tingkat di bawah pejabat, penanda tanganSurat Dinas berada di sebelah kiri/sebelumnama pejabat penanda tangan.

(2) Untuk paraf pejabat yang berada 1 (satu)tingkat di bawah pejabat penanda tangan SuratDinas berada di sebelah kanan/setelah namapejabat penanda tangan.

f) Penandatanganan, pembubuhan cap dinas, danpenomoran dilakukan sebagai berikut:Setelah Surat Dinas diparaf oleh pejabat yangbersangkutan dan tidak lagi mengandungkekurangan/kesalahan yang perlu diperbaiki,proses selanjutnya adalah:(1) pengajuan kepada pejabat yang akan

menandatangani Surat Dinas;(2) penandatanganan oleh pejabat yang

bersangkutan;(3) pembubuhan cap;(4) pemberian nomor.

b.PencatatanSemua Surat Keluar dicatat dalam Buku Pencatatan SuratKeluar yang bentuk, susunan, dan tata cara pencatatannyadiatur lebih lanjut dengan Pedoman Sekretaris KementerianPPN/Sekretaris Utama Bappenas.

b) Setiap ...

2014, No.102663

c. Penggandaan1) Penggandaan adalah kegiatan memperbanyak Surat

Dinas dengan sarana reproduksi yang tersedia sesuaidengan banyaknya alamat yang dituju.

2) Penggandaan hanya dilakukan setelah Surat Keluarditandatangani oleh pejabat yang berhak.

3) Cap Dinas yang dibubuhkan pada hasil penggandaanharus asli (bukan salinan).

4) Jumlah yang digandakan sesuai dengan alamat yangdituju (alamat distribusi).

5) Penggandaan Surat Keluar yang tingkat kecepatanpenyampaiannya kilat dan sangat segera harusdidahulukan.

6) Penggandaan Surat Keluar yang tingkat keamanannyakonfidensial ke atas harus diawasi dengan ketat.

d.Pengiriman1) Surat Keluar yang akan dikirimkan dimasukkan ke

dalam sampul.2) Pada sampul Surat Keluar yang tingkat keamanannya

Biasa (B), Rahasia (R), dan Sangat Rahasia (SR)dicantumkan alamat lengkap, nomor Surat Dinas, dancap yang sesuai dengan tingkat kecepatan penyampaian(Kilat/Segera/ Sangat Segera/Biasa).

3) Pada sampul surat yang tingkat keamanannya SR atauR dimasukkan ke dalam sampul, dibubuhi alamatlengkap, nomor Surat Dinas, cap dinas, cap yang sesuaidengan tingkat kecepatan penyampaian dan cap tingkatkeamanan. Selanjutnya, sampul ini dimasukkan kedalam sampul kedua dengan tanda-tanda yang samakecuali cap tingkat keamanan.

4) Semua Surat Keluar yang dikirim dicatat dalam BukuEkspedisi sebagai bukti pengiriman atau dibuatkantanda bukti pengiriman tersendiri.

5) Untuk kepentingan keamanan, Subbagian yangmenyelenggarakan fungsi persuratan mengusahakankeselamatan pengiriman semua Surat Keluar,khususnya yang tingkat keamanannya SR/R.

e. Penyimpanan1) Semua arsip Surat Keluar disimpan sesuai dengan

ketentuan tentang kearsipan.2) Naskah asli Surat Keluar dan Naskah yang diparaf harus

disimpan.3) Tata cara penyimpanan Surat Keluar diatur dengan

Pedoman Tata Naskah Dinas KementerianPPN/Bappenas.

2014, No.1026 64

BAB V

PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA, LOGO, DAN CAP DINAS

Lambang Negara, logo, dan cap Kementerian PPN/Bappenas yang digunakandalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifattetap dan resmi serta untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraanTata Naskah Dinas di Kementerian PPN/Bappenas perlu ditentukanpenggunaannya pada kertas surat dan sampul.

A. Penggunaan Lambang NegaraKetentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Dinas

adalah sebagai berikut:

1. Lambang Negara digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tandapengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi.

2. Lambang Negara berwarna emas digunakan pada Surat Dinas yangditandatangani sendiri oleh Menteri PPN/Kepala Bappenas.

B. Penggunaan Logo1. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf

yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas di instansi KementerianPerencanaan Pembangunan Nasional/Badan PerencanaanPembangunan Nasional.

2. Logo digunakan oleh pejabat yang berwenang di KementerianPerencanaan Pembangunan Nasional/Badan PerencanaanPembangunan Nasional.

C. Penggunaan Lambang Negara dalam Kerja Sama

1. Dalam hal dilakukan kerja sama antarpemerintah (G to G),digunakan Lambang Negara (Burung Garuda).

2. Dalam rangka kerja sama pemerintah (dengan pihak luar negeri),Lambang Negara diletakkan di atas map Naskah Dinas.

D. Penggunaan Cap

1. PengertianCap Dinas adalah tulisan dan/atau lambang tingkat jabatandan/atau instansi, yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sahdan berlaku, yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan.

2014, No.102665

2. Macam Cap DinasMacam Cap Dinas adalaha. cap Menteri PPN/Kepala Bappenas;b. cap Kementerian PPN/Bappenas.

3. Ukuran dan WarnaTinta Cap Dinas berwarna ungu dengan ukuran diameter sebagaiberikut:

Contoh:

40 mm39 mm30 mm

4. Wewenang Penggunaana. Pejabat yang berwenang menggunakan Cap Menteri adalah

Menteri PPN/Kepala Bappenas.

Contoh:

b. Pejabat yang berwenang menggunakan Cap KementerianPPN/Bappenas adalah Wakil Menteri PPN/Waka Bappenas,Sekretaris Kementerian PPN/Sekretaris Utama Bappenas,Deputi, Inspektur Utama, Staf Ahli, Direktur/KepalaBiro/Kapus dan Inspektur. Cap Kementerian PPN/Bappenasmenggunakan logo Kementerain PPN/Bappenas.

Contoh :

Menteri (Menteri PPN/Kepala Bappenas)

Lambang Negara

Republik Indonesia

Kementerian PPN/Bappenas

2014, No.1026 66

5. Kekhususan Penggunaana. Naskah kerjasama antar Kementerian PPN/Bappenas dengan

kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, provinsi,dan kabupaten/kota di dalam negeri menggunakan capinstansi masing-masing.

b. Penggunaan cap Menteri PPN/Kepala Bappenas dilimpahkankepada Biro Hubungan Masyarakat dan Tata Usaha PimpinanPenggunaan cap Kementerian PPN/Bappenas dilimpahkankepada Biro Umum.

c. Unit Kerja dapat menggunakan cap KementerianPPN/Bappenas setelah berkoordinasi dengan Biro Umumdisertai dengan Berita Acara dan penggunaannya dapatdipertanggungjawabkan.

E. PengawasanPimpinan mulai dari Eselon I sampai dengan Eselon IV bertanggung

jawab atas pelaksanaan ketentuan ini.

Republik Indonesia

Logo Kementerian/Bappenas

c. Unit ...

2014, No.102667

BAB VI

PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN/ATAU RALAT

NASKAH DINAS

Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat Naskah Dinas harusjelas dan dapat menunjukkan Naskah Dinas yang diadakan perubahan,pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat tersebut.

A. Pengertian

1. PerubahanPerubahan berarti bagian tertentu dari Naskah Dinas diubah.Perubahan dinyatakan dengan Lembar Perubahan.

2. PencabutanPencabutan berarti bahwa Naskah Dinas itu tidak berlaku sejakpencabutan ditetapkan. Pencabutan Naskah Dinas dinyatakandengan penetapan Naskah Dinas baru.

3. PembatalanPembatalan berarti bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidakberlaku mulai saat Naskah Dinas itu ditetapkan. Pembatalan NaskahDinas dinyatakan dengan penetapan Naskah Dinas yang baru.

4. RalatRalat adalah perbaikan yang dilakukan karena terjadi salahpengetikan atau salah cetak sehingga tidak sesuai dengan naskahaslinya.

B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan/atau Ralat

1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, ataudibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan NaskahDinas yang sama jenisnya, misalnya Keputusan Menteri PPN/KepalaBappenas harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan KeputusanMenteri PPN/Kepala Bappenas.

2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, danpembatalan adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinastersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya.

3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik,dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas ataudapat oleh pejabat setingkat lebih rendah.

2014, No.1026 68

BAB VII

PENUTUP

Pedoman Pelaksanaan Tata Naskah Dinas ini diterbitkan oleh KementerianPerencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan PembangunanNasional dengan harapan dapat dijadikan sebagai acuan bagi setiap unit kerja diKementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan PerencanaanPembangunan Nasional agar penyelenggaraan administrasi berjalan efektif danefisien.

MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL,

ARMIDA S. ALISJAHBANA

2014, No.102669

2014, No.1026 70

2014, No.102671

2014, No.1026 72

2014, No.102673

2014, No.1026 74

2014, No.102675

2014, No.1026 76

2014, No.102677

2014, No.1026 78

2014, No.102679

2014, No.1026 80

2014, No.102681

2014, No.1026 82

2014, No.102683

2014, No.1026 84

2014, No.102685

2014, No.1026 86

2014, No.102687

2014, No.1026 88

2014, No.102689

2014, No.1026 90

2014, No.102691

2014, No.1026 92

2014, No.102693

2014, No.1026 94

2014, No.102695

2014, No.1026 96

2014, No.102697

2014, No.1026 98

2014, No.102699

2014, No.1026 100

2014, No.1026101

2014, No.1026 102

2014, No.1026103

2014, No.1026 104

2014, No.1026105

2014, No.1026 106

2014, No.1026107

No.1026, 2014 BAPPENAS. Tata Naskah Dinas. Pelaksanaan...

Documents

Transcript of No.1026, 2014 BAPPENAS. Tata Naskah Dinas. Pelaksanaan...