Nitaaaa Ke 1 Ds Zazawi
-
Upload
nita-green -
Category
Documents
-
view
23 -
download
1
Transcript of Nitaaaa Ke 1 Ds Zazawi
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan yang sangat pesat dalam dunia teknologi informasi saat ini
maka hampir semua organisasi yang ada tak terkecuali organisasi pemerintah
dituntut untuk melakukan berbagai pembenahan untuk dapat memenuhi tuntutan
akan informasi yang cepat dan akurat. Dalam setiap organisasi maupun
perusahaan karyawan atau pegawai mempunyai peranan penting dalam mencapai
tujuan organisasi. Karyawan pada hakekatnya merupakan salah satu unsur yang
menjadi sumber daya dalam organisasi.
Keberadaan arsip dalam organisasi menjadi salah satu faktor yang sangat
berperan penting dan juga merupakan penentu dalam proses pelaksanaan tugas
organisasi khususnya dalam organisasi pemerintah yang berorientasi pada
pemberian layanan langsung kepada masyarakat luas dimana arsip menjadi salah
satu faktor utama pengukuran kinerja suatu organisasi pemerintah.
Menurut Widjaja (2000:9) : “selain berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi pemerintah, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang karena memiliki fungsi yang cukup penting.’’
Maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem
yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap
terjaga. Tujuan adanya kearsipan seperti yang diamanatkan dalam Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal
3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan keselamatan arsip
1
2
sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
Kearsipan merupakan pekerjaan yang sangat penting, karna arsip
merupakan pusat ingatan dalam kegiatan organisasi tanpa arsip tidak mungkin
seseorang mengingat semua dokumen secara lengkap, oleh karena itu setiap
organisasi dalam mengelolah kearsipanya harus memperhatikan kearsipanya
sesuai dengan keadaan organisasinya untuk mencapai tujuannya. Efektifitas
dalam pengelolaan di organisasi dipengarui oleh pegawai, sarana dan fasilitas
yang digunakan dalam pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk
pengelolaan arsip tersebut.
Dalam proses pengelolaan arsip perlu dilakukan pemisahan antara
dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap pengambilan keputusan atau
dianggap penting (dokumen aktif) dan dokumen yang pada hakikatnya tidak
terlalu diperlukan lagi dalam proses administrasi dalam organisasi (dokumen
inaktif), agar jika diperlukan, dokumen lebih mudah ditemukan.
Untuk mengaplikasikan hal ini tidaklah mudah, sehingga untuk
mengantisipasi masalah-masalah kearsipan yang mungkin saja terjadi dalam
proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen, maka pada tahun 1974 Arsip
Nasional Republik Indonesia bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara
Republik Indonesia menerbitkan buku mengenai Sistem Kearsipan Pola Baru. Di
Indonesia, hampir semua instansi yang ada kini telah menggunakan sistem
kearsipan pola baru dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumennya
3
walaupun belum sepenuhnya diterapkan karena ada yang masih menggabungkan
antara pola baru dan pola lama.
Menurut Nur Baso yang dikutip oleh Irmawati (2007:33): “dalam sistem
kearsipan ada beberapa faktor yang berperan penting dalam mengoptimalkan
pelaksanaannya, aebagai berikut:
1. Sarana dan prasarana penyimpanan dokumen (arsip),2. Sumber daya manusia3. Pembiayaan.”
Sementara itu Hasruddin Jamarudin (2007:4): “ada sistem yang dikenal
dalam proses pengelolaan arsip sebagai berikut:
1. Sistem Pengurusab Surat 2. Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Kembali Arsip3. Sistem Penyusutan Arsip.”
Pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang tersebut belum berjalan
dengan baik, penulis menemukan masalah pengelolaan arsip utamanya dalam
penataan arsip, yakni tercecernya beberapa dokumen status pasien (rekam medis).
Dalam proses pengarsipannya yakni dalam sistem penataan dan penemuan
kembali arsip, masih terdapat masalah yang cukup berarti yakni masalah waktu
yang yang dibutuhkan cukup lama dalam hal penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan oleh karena letak arsip yang sulit ditemukan, ini terkait dengan
penataan arsip yang tidak rapi. dimana berkas-berkas yang ada disimpan dan
diletakkan di atas lemari dan meja, bahkan ada yang di tumpuk di dalam kardus
sehingga arsip itu rusak karena dimakan rayap. Padahal pengelolahan menurut
Bhartos (57:2009) : “arsip itu hendaknya di simpan di tempat yang memenuhi
syarat seperti rak logam.” Hal ini akan menghambat proses administrasi dan
dampak terburuknya merugikan pihak terkait yang terlibat dalam proses
administrasi tersebut,
4
Sistem Pengelolaan Arsip Puskesmas Sako Palembang belum dapat
dikatakan efektifitas karna dapat belum sepenuhnya mencapai sasaran yang telah
ditetapkan, salah satu pencapaian yang ingin diraih oleh Puskesmas Sako
Palembang dalam sistem pengolaan arsip adalah mudanya menemukan status
pasien (rekam medis) atau dokumen lainya dengan cepat dan mudah jika
diperlukan karena sarana dan prasarana belum lengkap lemari arsip hanya satu
dan juga ruang arsip masih tergabung diruangan Administrasi pelayanan hal ini
menyebabkan sulitnya mencari arsip yang akan dibutuhkan.
Setiap lembar arsip merupakan sarana yang berisi informasi penting,
maka harus disimpan dengan menggunakan sistem tertentu yang dilengkapi
peralatan dan perlengkapan yang memadai dan tenaga ahli di bidangnya, karena
penataan arsip yang kurang baik akan menghambat kelancaraan pekerjaan.
padahal seharusnya pengelolahan arsip yang baik harus mempunyai lemari dan
ruangan tetapi hal ini tidak ada di Puskesmas Sako Palembang.
Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi dan dengan mengacu
pada hasil penelitian yang sudah ada sebelumnya, maka penulis tertarik
melakukan penelitian yang serupa. Dalam proses penjajakan data awal yang
dilakukan penulis pada Puskesmas Sako Palembang, Terkait dengan masalah
inilah maka dalam penelitian ini peneliti tertarik mengangkat judul penelitian
“Sistem Pengelolaan Arsip di Puskesmas Sako Palembang dalam
meningkatkan Efektifitas kerja di Puskesmas Sako Palembang.”
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang?
5
2. Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem pengelolaan arsip?
I.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan di Puskesmas Sako
Palembang?
2. Untuk mengetahui Faktor-faktor yang mempengaruhi sistem pengelolaan arsip?
I.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan memberikan kegunaan sebagai berikut:
1. Bagi penulis atau peneliti, yakni:
Sebagai pengembangan ilmu pengetahuan yang telah diterima di bangku
perkuliahan khususnya di Puskesmas Sako Palembang.
2. Bagi pembaca
Memberi pengetahuan dan dapat dijadikan sebagai acuan atau bahan
perbandingan untuk melakukan penelitian yang relevan selanjutnya.
3. Bagi Puskesmas Sako Palembang
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi informasi sekaligus masukan
bagi pimpinan dan staf Puskesmas Sako Palembang.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Pamuji (2011:1) mendefinisikan “Sistem adalah suatu kebulatan atau
keseluruan yang kompleks atau terorganisir, suatu himpunan atau perpaduan hal-
hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan atau keseluruan yang
kompleks atau utuh.”
Pengertian lain tentang sistem disampaikan oleh Prajudi (2011:1) “Sistem
adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain
menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakan suatu fungsi yang utama
dari suatu usaha atau urusan.”
Selanjutnya Poerwadarminta (2011:1) mendefinisikan “sistem adalah sekelompok
bagian-bagian (alat atau sebagainya) yang bekerja bersama-sama untuk
melakukan suatu maksud.”
Menurut Sumatri (2011:1) mendefinisikan “sistem yaitu bagian-bagian
yang bekerja secara bersama-sama untuk mencapai suatu maksud, apabila salah
satu bagian rusak atau tidak dapat menjalankan tugasnya maka maksud yang
hendak dicapai tidak akan terpenuhi atau setidak-tidaknya sistem yang sudah
terwujud akan mendapat ganguan.
Menurut Musanef (2011:2) mendefinisikan “Suatu sarana yang menguasai
keadaan dan pekerjaan agar dalam menjalankan tugas dapat teratur.”
Dari beberapa pandangan yang telah diuraikan, dapat kita ketahui bahwa
sistem adalah kesatuan dari beberapa komponen yang memiliki keterkaitan antara
6
7
satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Dari konsep yang telah kita
pahami bersama dengan uraian diatas mengenai defenisi sistem maka kita juga
dapat memahami bahwa sistem adalah salah satu bagian terpenting dalam suatu
oraganisasi baik organisasi swasta maupun organisasi pemerintah karena sistem
merupakan kebulatan dari suatu prosedur yang dibuat untuk mengerjakan
pekerjaan pada bagian dan tujuan dari masing-masing bagian itu, yang akan
dipadukan menjadi suatu kesatuan melalui sistem, dan sistem mengharuskan
setiap bagian yang ada dalam organisasi saling bekerjasama dengan baik untuk
mencapai tujuan bersama.
2.2 Pengertian Pengelolaan
Kata pengelolaan berasal dari kata dasar kelola yang didefinisikan oleh
Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif (2004:196) yaitu “Menyelenggarakan,
mengurus, mengusahakan.” Penataan arsip adalah pengaturan secara sistematis
keseluruhan data/permasalahan sedemikian rupa sehingga apabila sewaktu-waktu
dibutuhkan dapat segera diketemukan kembali. Untuk penataan berkas, perlu
adanya keseragaman dalam pemrosesan dan prosedur. Oleh karena itu perlu
dibuatkan buku pedoman atau petunjuk yang pasti bagi para petugas yang
bersangkutan.
Dalam hal pengelolaan, untuk dapat mencapai tujuan dengan tepat, penting
diperhatikan fungsi-fungsi menajemen agar setiap sistem yang ada saling
bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama yakni tercapainya tujuan
organisasi untuk menemukan dokumen dengan cepat dan tepat, lengkap serta
lestari sesuai dengan yang diamanatkan dalam Undang-Undang Republik
8
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 2 Pasal 3 bagian F
menjamin keamanan dan keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan pengelolaan dengan cara
sistematis yang juga disesuaikan dengan kondisi organisasi, termasuk sumber
daya manusia, sarana prasarana, biaya yang cukup memadai, sehingga semua
aktifitas pengelolaan dokumen dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan
harapan organisasi.
2.3 Pengertian Arsip
Ananda Santoso dan A.R.AL Hanif mendefinisikan (2004:29) “Arsip
adalah simpanan surat-surat penting, dokumen tertulis yang mempunyai nilai
historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi.”
Lalu Hendi Haryadi (2009:42) mendefinisikan arsip dengan dua definisi yakni “Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaa, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya, dan arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.”
Mengenai klasifikasi arsip, Basir Barthos (2003) mengemukakan sebagai
berikut :
1. Arsip dinamis, adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan suatu unit kerja. Arsip ini meliputi arsip aktif yang secara rutin digunakan, dan arsip inaktif yang penggunaannya sewaktu-waktu saja.
2. Arsip statis, arsip yang berasal dari arsip dinamis, disimpan di ARSDA (Arsip Daerah) maupun di ARNAS (Arsip Nasional) karena kegunaannya.
Berdasarkan Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1 Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan “Arsip adalah rekaman
9
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Menurut Undang – undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan –
ketentuan Pokok kearsipan Bab I pasal 1, arsip adalah :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan badan – badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pentingnya arsip untuk organisasi, maka tidak lagi dapat disangkali bahwa
arsip mempunyai nilai dan arti yang cukup strategis dalam proses administrasi
dalam sebuah organisasi. Jika ingin mengetahui keberhasilan penyelenggaraan
administrasi dalam kehidupan suatu organisasi, maka arsip adalah salah satu unsur
yang dapat dijadikan tolak ukur penilaian perkembangan administrasi dan
menejemen di masa modern ini.
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau tata usaha
yang banyak dilakukan oleh setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun
instansi swasta. Kearsipan erat kaitannya dengan kegiatan yang menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat dan
dokumen. Kegiatan-kegiatan inilah yang membuat lahirnya istilah kearsipan.
Dalam proses pengelolaan dan pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu
terlebih dahulu dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan
dikelola dan diarsipkan. Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang
dimaksud dengan kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan
10
pengurusan arsip yang dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan
pemusnahan atau pelestarian arsip yang menggunakan aturan dan prosedur
sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan
lengkap.
Menurut Sukoco (2006:99) ada lima jenis umum dokumen fisik (manual)
dan sistem pengelolaan yang paling sering digunakan dalam proses pengelolaan
dan pengarsipannya yaitu :
a. Jenis dokumen korespondensi (termasuk surat, memorandum, telegram, lampiran, laporan, dan dokumen lain) dimana untuk jenis dokumen ini sistem penyimpanan (pengarsipan) yang sering digunakan adalah dengan sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.
b. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau pengenal numeric.
c. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan menyimpan dokumen menurut nama proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
2.4 Pengelolaan Arsip
Untuk memahami proses pengelolaan arsip disuatu badan, lembaga,
organisasi, instansi, atau kantor, maka kita perlu terlebih dahulu memahami
makna dari menejemen arsip karena proses pengelolaan adalah bagian dari
menejemen arsip itu sendiri.
Menurut Sukoco (2006:82) mendefinisikan “Menejemen arsip adalah
suatu proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen baik
11
dokumen fisik/manual (dalam bentuk kertas), maupun dokumen elektronik (media
elektronik) .”
Sementara Badri Munir Sukoco (2006:82) mendefinisikan “Menejemen
arsip adalah sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi,
pengelolaan, dan pemusnahan dokumen apabila tidak digunakan lagi.”
Menurut Badri Munir Sukoco (2006:82) menjelaskan bahwa : “tujuan dari
pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah
1. Untuk menjaga dokumen agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya.
2. Untuk membuat informasi dari dokumen, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat pula.”
Faktor yang cukup penting, yang sangat perlu diperhatikan dalam proses
pengelolaan arsip adalah alasan dibalik penyimpanan dokumen, dimana dalam
menejemen kearsipan, dokumen fisik / manual yang disimpan, harusnya disimpan
agar dokumen ditempatkan dalam sistem kearsipan yang dapat ditemukan
kemudian bila dibutuhkan. Namun, seiring berkembangnya teknologi digital yang
akhirnya melahirkan dokumen dalam bentuk lain yakni dokumen electronik, maka
hasil yang sama akan dicapai dengan mentransfer dokumen elektronik dari proses
administrasi manual ke dalam sistem penyimpanan.
Proses penyelenggaraan dan penataan arsip dilakukan melalui beberapa
tahap sebagai berikut.
a. Menyusun berkas menurut abjad
12
Susunan menurut abjad ialah menempatkan arsip-arsip yang berindeks kata-
kata urut seperti urutan abjad A, B, C, sampai dengan Z. Abjad huruf A
berada didepan B, B di depan C, dan seterusnya.
b. Penataan Berkas
Berkas atau arsip-arsip dalam folder ditata dalam susunan seperti arsip aktif
lengkap dengan kode dan indeksnya. Pada tab folder tetap diberi kode dan
title seperti arsip aktif.
Dalam kegiatan penataan, dalam pengelolaan arsip juga dilakukan
kegiatan perlindungan terhadap arsip, hal ini penting untuk dilakukan karena arsip
dinamis merupakan bagian vital dalam pengambilan keputusan. Proses penataan
arsip, tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak diikuti dengan proses
penyimpanan arsip yang baik pula. Penyimpanan arsip yang dilakukan secara
sistematis akan bermanfaat bagi
a. Penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.
b. Pengambilan arsip yang mudah tanpa mengacaukan penyimpanan.
c. Pengembalian arsip juga dapat dilakukan dengan mudah.
Menurut Wursanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000:130) yang dimaksud dengan perlindungan arsip yakni
1. Tempat atau alat yang dipergunakan untuk menaruh dan menyimpan arsip sehingga arsip itu aman.
2. Suatu perbuatan untuk melindungi arsip, menjaga arsip yang dihasilkan dan yang diterima itu aman
3. Menjaga arsip supaya selamat, terhindar dari bahaya, kerusakan dan pencurian oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Sehingga dengan perlindungan arsip diharapkan agar arsip-arsip yang ada
dalam suatu organisasi dapat:
1. Tidak hilang.
13
2. Tidak jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab/orang yang
tidak berhak atas arsip tersebut.
3. Tidak disalahgunakan untuk kepentingan atau keuntungan pribadi.
4. Tidak mudah rusak, terbakar, dan lain-lain.
Usaha-usaha untuk melindungi arsip dapat dilakukan dengan jalan menyimpan,
merawat, mengamankan, dan mengawetkan arsip.
Adapun faktor-faktor penyebab kerusakan arsip yang perlu diwaspadai
oleh setiap pengelola arsip menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi
(2000:130) adalah :
1. Faktor Intern yang terdiri dari :a. Kertas (agar kertas tahan lama, maka haruslah menggunakan kertas
yang cukup bagus kualitasnya, yang kemudian diimbangi dengan cara penyimpanan dan perawatan arsip yang baik)
b. Tinta. Gunakan tinta yang kualitasnya cukup baik, sehingga tidak akan luntur untuk jangka waktu yang lama.
c. Lem. Gunakanlah lem yang berkualitas tinggi, supaya tidak mudah mengelupas.
2. Faktor Ekstern yang terdiri dari :a. Kelembapan udara dalam ruangan penyimpanan.b. Udara yang terlalu kering di dalam ruangan penyimpanan.c. Sinar matahari langsung yang dengan mudah menembus ruangan
penyimpanan arsip.d. Udara yang kotor disekitar ruangan penyimpanan arsip.e. Debu.f. Jamur.g. Rayap.
Penunjang keberhasilan dari kegiatan penataan arsip secara langsung
dipengarui oleh peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan
arsip yang efesien pemakain peralatan tersebut. Demi mendukung kelancaran
adminitrasi dalam bidang kearsipan maka dibutuhkan peralatan dan perlengkapan
yang cukup baik.
14
Menurut Sedarmayanti (2003:192) jenis peralatan untuk menata arsip
sebagai berikut :
1. Folder (Sampul Arsip)a. Folder merupakan tempat atau wadah arsipb. Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinyac. Diatas terdapat tap yang gunanya untuk meulis kode dan indek arsip
2. Sekat atau Guide a. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah anatara kelompok dan
masalah lainb. Dibuat dari karton tebalc. Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tabd. Tan gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah atau kode
klasifikasi dari pokok masalah sampai ke sub-sub masalahe. Letak tab bermacam-macam sesuai tingkat kelompok masalahnya
3. Filling cabinet (Lemari Arsip)Lemari arsip merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara
vertikal dengn mengunakan lembar guide dan map gantung.
2.5 Ruang Lingkup Kearsipan
Kearsipan merupakan salah satu bagian dari perkantoran yang
menitikberatkan pada pengurusan dokumen sedemikian rupa sehingga dokumen
yang dikelolah memang benar akan mendukung dalam pencarian arsip yang akan
dibutuhkan karena ingatan manusia terbatas jika tidak dibantu dengan data dan
informasi yang terekam pada berbagai jenis arsip.
The Liang Gie dalam Agus Sugiarto (2005:16) memberikan batasan
manajemen kearsipan, yaitu rangkaian kegiatan penataan terhadap penciptaan
pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali dan penyingkiran
dokumen yang dilakukan oleh seorang pejabat pemimpin dari suatu organisasi
agar terjamin bahwa dokumen yang tidak berguna tidak disimpan sedangkan
dokumen yang bernilai benar-benar terpeliara dan tersedia.
15
Menurut (Sugiato:16) ruang lingkup kearsipan meliputi aspek POAC (Planing, Organizing, Actuating, Controlling) dalam pengelolahan arsip
Planing (Perencanaan) merupakan aspek yang cukup dalam melaksanakan suatu kegiatan, tanpa adanya suatu perencanaan yang baik maka suatu kegiatan tidak akan berjalan dengan baik. Demikian juga dalam kegiatan pengelolahan arsip di kantor. Adapun aspek dibidang perencanaan dibidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip yang benar-benar perlu diciptakan.
Kegiatan dalam bidang perencanaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ditunjang dengan koordinasi (organizing) dari berbagai komponen dalam manajemen kearsipan. Organizing merupakan aspek tindak lanjut dari sebuah perencanaan. Suatu rencana tanpa disertai dengan langkah kongkrit, maka suatu perencanaan tidak akan berarti apa-apa. Demikian juga dengan langkah mengkoordinasikan dalam pengelolahan arsip. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengelolahan arsip meliputi:
a. Pegawai yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapib. Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana pengurusan arsipc. Peralatan memadaid. Sistem atau metode penyimpanan yang baik serta didukung dengan mesin-
mesin yang akan mengakibatkan kelancaran kerja arsipe. Pemilihan sistem penataan berkas arsip sesuai dengan aktifitas manajemen
melalui prosedur kerja terarahRuang ringkup selanjutnya adalah Actuating yaitu meliputi pengendalian sejak lahirnya arsip hingga pemusnaan atau pelestarian termasuk didalamnya masalah pemeliharaan arsip melalui penngawasan yang cermat dan terarahLingkup manajemen kearsipan yang terahir adalah Controlling yang
meliputi pengawasan dari semua manajemen kearsipan sehingga manajemen kearsipan benar-benar dapat dilaksanakan sesuai dengan standar keberhasilan ataupun kegagalan suatu manajemen kearsipan harus dilhat dari aspek ini, sehingga dari kegiatan ini akan diperoleh suatu evaluasi terhadap pelaksanaan pengelolahan arsip.
2.6 Pengertian efektifitas kerja
Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektifitas dan
efesiensi namun keduanya memiliki data yang berbeda. Efektifitas adalah suatu
kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris yaitu efektive
yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarap atau munjur. Dari sederatan
kalimat diatas maka yang tepat adalah berhasil dengan baik.
16
Menurut Siagan (2001:24) mengatakan bahwa “efektifitas adalah
pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang
secara sadar ditetapakan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau
jasa kegiatan yang dijalankan.”
Atmosoeprapto (2002:139) menyatakan Efektivitas adalah melakukan hal
yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar, atau
efektivitas adalah sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi adalah
bagaimana kita mencampur segala sumber daya secara cermat.
Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya
efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas
adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi.
Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi
dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai
sasaran yang telah ditetapkan.
Dengan demikian jelaslah bahwa efektifitas merupakan suatu keadaan
yang menunjukkan keberhasilan kerja yang diharapakan. Efektivitas kerja adalah
penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditentukan, artinya
pelaksanaan suatu tugas ditandai baik atau tidak sangat tergantung
padapenyelesaian tugas tersebut, bagaimana cara melaksanakannya, dan berapa
biaya yang dikeluarkan untuk itu.
Menurut Sedarmayanti (2001:59) “Efektivitas merupakan suatu ukuran
yang memberikan gambaran seberapa jauh target dapat tercapai. Pengertian
efektivitas ini lebihberorientasi kepada keluaran sedangkan masalah
17
penggunaanmasukan kurang menjadi perhatian utama. Apabila efisiensidikaitkan
dengan efektivitas maka walaupun terjadi peningkatan efektivitas belum tentu
efisiensi meningkat.”
Menurut The Liang Gie (2000:29) faktor yang mempengarui efektifitas
kerja dalam organisasi:
1. Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan
faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka
semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat
efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2. Tugas Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang
didelegasikan kepada karyawan.
3. Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi
dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja yang baik
demikian pula sebaliknya.
4. Lingkungan kerja Lingkungan tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang,
cahaya alam dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang
pegawai sewaktu bekerja.
5. Perlengkapan dan Fasilitas Perlengkapan fasilitas adalah suatu sarana dan
peralatan yang disediakan dalam bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan
mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baiknya kerja
seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkan.
Arsip jika arsip dikelola secara efektif akan membantu memudahkan
penemuan kembali arsip ketika diperlukan sehingga tidak memerlukan waktu
18
yang lama untuk mencari. Selain itu juga, arsip mempunyai nilai manfaat yang
tinggi jika keberadaannya mampu dikelola dengan baik shingga efektivitas dan
efisiensi penggunaannya dapat disajikan dengan optimal.
Menurut Sedarmayanti (2001:14) bahwa arsip merupakan pusat ingatan
dari setiap organisasi, apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik
pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi reputasi suatu organisasi.
19
BAB III
PROSEDUR PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Pendekatan dalam penelitian ini adalah kualitatif yaitu dengan
menganalisis data serta informasi yang diperoleh dari informan sesuai dengan
pokok permasalahan yang diteliti pada instansi tersebut.
Menurut Narbuko dan Achmadi (2010:44): “metode Kualitatif deskriptif
adalah metode yang bertujuan untuk pemecahan masalah secara sistematis dan
factual mengenai fakta-fakta dan sifat-sifat populasi.” Tipe penelitian yang
digunakan adalah deskriptif, yaitu penelitian yang dimaksudkan untuk
memberikan penggambaran atau penjelasan mengenai masalah serta hasil
penelitiannya dengan kenyataan yang ada pada lokasi penelitian.
3.2 Definisi Konsep
Penelitian ini terdiri dari dua konsep yaitu sebagai berikut.
a. Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli
(original record) atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat
diketemukan dengan mudah sewaktu diperlukan
b. Efektifitas Kerja
Efektivitas menunjukkan kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai
sasaran yang telah ditetapkan secara tepat. Pencapaian sasaran yang telah
ditetapkan dan ukuran maupun standar yang berlaku mencerminkan suatu
perusahaan tersebut telah memperhatikan efektivitas perasionalnya.
19
20
3.3 Definisi Operasional
Suryanto dan Salamah (2009:35), mengatakan bahwa definisi operasional
adalah konsep atau teori yang dapat diukur (measureable) atau diamati
(observarble). Dalam Penelitian ini yang menjadi definisi operasionalnya antara
lain sebagai berikut:
Tabel 1
Operasional Konsep
NO DIMENSI INDIKATOR
1 Sistem pengarsipan
Sumber : Irmawati (2007:33)
1. Sumber Daya Manusia
2. Sarana Dan Prasarana
3. Biaya
2 Pengelolahan Arsip
Sumber : Syamsi (2000:130)
1. Faktor Internal
2. Faktor External
3.4 Informan penelitian
Informan penelitian adalah sumber-sumber yang dijadikan informasi
dalam penelitian yang dilakukan yaitu tentang Sistem Pengelolaan Arsip terhadap
efektifitas kerja. Mereka adalah Kepala Puskesmas Sako dan staf para medis
Puskesmas Sako Palembang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel berikut:
21
Tabel 2
Informan Penelitian
No Informan Jumlah
1 Pimpinan 1
2 Koordinator Pelayanan kesehatan Masyarakat 2
3 Koordinator Pelayanan kesehatan Perseorangan 2
4 Subbag Tata usaha 4
Jumlah 9
Sumber Puskesmas Sako Palembang 2013
3.5 Tehnik pengumpulan data
a. Observasi
Teknik Observasi (Observasi) dilakukan dengan mengadakan pengamatan
langsung dilapangan terhadap objek yang diteliti yang adal akitannya dengan
objek yang diteliti, sehingga dapat memperoleh interprestasi data yang akurat
dan selanjutnya dapat digunakan untuk menjawab permasalahan dalam
penelitian.
b. Wawancara
Teknik wawancara (Intervew) dilakukan dengan cara menggunakan
komunikasi atau wawancara langsung menyangkut sistem administrasi
pelayanan terhadap kualitas pelayanan kesehatan.
Teknik wawancara bebas dan wawancara mendalam dua bagian yaitu :
wawancara bebas dilakukan untuk menambah kesempurnaan data, sedangkan
wawancara mendalam dilakukan agar informasi yang lebih mendetail dari
suatu permasalahan dan biasanya kunjungan dilakukan berulang-ulang.
22
c. Dokumentasi
Dokumentasi yaitu data yang bersumber dari bahan-bahan tertulis, dokumen-
dokumen, laporan-laporan resmi, peraturan perundang-undangan, tulisan-
tulisan ilmiah serta arsip-arsip yang berhubungan dengan fokus penelitian.
3.6 Tehnik Analisis Data
Menurut Nawawi (2003:45): “Analisa data dalam penelitian ini adalah
deskriptif kualitatif yaitu mengumpulkan, menyusun, menyajikan dan
menginterprestasikannya dalam bentuk deskripsi.”
Selanjutnya teknik analisa data yang digunakan dalam penelitian ini adalah menurut Keban (2001:142), dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai berikut:a. Melakukan reduksi data yaitu proses pemilihan, pemusatan perhatian pada
penyederhanaan, pengabstrakan dan stanformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan tertulis yang diperoleh dilapangan.
b. Dilakukan penyajian data adalah sekumpulan informasi tersusun yang memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan tindakan.
c. Penarikan kesimpulan dan verifikasi yang merupakan pemahaman atas informasi kemudian mencari makna dari catatan, penjelasan, konfigurasi, alur sebab akibat serta proposisi.
3.7 Jadwal Kerja
Pelaksanaan penulisan Skripsi skripsi ini dimulai dari awal pengajuan
judul, pembuatan Skripsi, penelitian dan agar lebih sistematis disajikan dalam
tabel kegiatan sebagai berikut:
Tabel 3
Jadwal Kerja
23
24
BAB IV
GAMBARAN UMUM
4.1 Sejarah Puskesmas Sako Palembang
Puskesmas Sako berdiri sejak tahun 1981 dan merupakan tanah hibah dari
Perum Perumnas dengan wilayah kerja Kecamatan Sako, dengan lima kelurahan
yaitu Kelurahan Sukamaju, Sialang, Lebung Gajah dan Srimulya. Pada tahun
2007 Gedung Puskesmas ini direhap dengan dana Uni Eropa. Tahun 2008 terjadi
pemekaran kecamatan Sako menjadi Kecamatan Sako dan Semarang Borang.
Letak Puskesmas termasuk wilayah Kecamatan Sematang Borang maka
mulai tahun 2008 berubah wilayah kerja kecamatan, walaupun nama Puskesmas
belum berubah. Wilayah kerja menjadi kelurahan Lebung Gajah, Srimulya,
Sukamulya dan Karya Mulya kemudian tahun 2012 denngan dana DAK
Puskesmas direhap ulang menjadi dua lantai direncanakan sebagai Puskesmas
mampu menolong persalinan.
4.1.1 Letak Geografi Puskesmas Sako Palembang
Puskesmas Sako mampunyai wilayah kerja meliputi 4 kelurahan yaitu
Kelurahan Lebung Gajah, Kelurahan Srimulya, Sukamulya dan Karyamulya.
Terdiri dari 23 RW dan 110 RT dengan batas-batas wilayah sebagai berikut :
1. Sebelah Utara : Kecamatan Sako
2. Sebelah Selatan : kecamatan Ilir Timur II
3. Sebelah Timur : Kecamatan Kalidoni
4. Sebelah Barat : Kecamatan Sako
24
25
Wilayah kerja Puskesmas Sako merupakan wilayah yang padat penduduk terdiri
dari dataran rendah dan rawa-rawa.
4.1.2 Letak Demografi Puskesmas Sako Palembang
Wilayah kerja Puskesmas Sako Palemmbang meliputi empat kelurahan
dengan jumlah penduduk 33.700 jiwa, berdasarkan keadaan sosial ekonominya
mata pencarian pada empat kelurahan hampir sama yaitu diantaranya buruh kasar,
Pegawai Negeri, Pedagang, Pensiunan dan petani.
4.1.3 Fasilitas Pelayanan Kesehatan Puskesmas Sako Palembang
Dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat, Puskesmas Sako
Palembang memenuhi tersebut melalui Pelayanan Kesehatan Masyarakat dan
pelayanan perorangan.
Pelayanan Kesehatan Masyarakat melliputi :
1. Promosi Kesehatan (Promkes)
2. Sanitasi (Kesehatan Lingkungan)
3. P2 M /P2TM
4. KIA
5. KB
6. Perbaikan Gizi Masyarakat
7. Keperawatan
8. Kesehatan Sekolah
9. Kesehatan Olahraga
10. Pengobatan Tradisonal
11. Kesehatan kerja
26
12. Kesehatan Usila
Pelayanan Kesehatan Masyarakat perorangan meliputi
1. P2 M /P2TM
2. KIA
3. KB
4. Perbaikan Gizi Masyarakat
5. Pengobatan
6. Kesehatan Mata
7. Gizi dan Mulut
8. Kesehatan Jiwa
9. Kesehatan Usila
Seluruh program kegiatan tersebut didalam gedung dan difasilitasi dengan
ruang dan peralatan yang memadai, program kerja, Sumber Daya Manusia yang
selalu ditingkatkan kemapuanya dan protap-protap sebagai standar pelayananya.
Faslitas yang disediakan di Puskesmas Sako Palembang sebagai berikut :
1. Poli Pelayan Kesehatan Ibu (KIA/KB)
Kegiatan yang dilakukan di Puskesmas ini meliputi pelayanan kesehatan
kebidanan terhadap ibu hamil (Bumil), ibu bersalin (bulin), ibu yan telah bersalin
(bufas) dan ibu menyusui (busui). Untuk kegiatan KB Puskesmas Sako
Palembang melayani kebutuhan masyarakat dalam hal KB berupa IUD, Implant,
Pil, Suntikan dan kodom. Poli ini dalam pelaksanaanya dilayani oleh tiga orang
bidang terlatih dan keungulanya setiap hari kamis pasien dapat berkonsultasi
27
dengan dokter spesialis kandungan dan kebidanan yang dilengkapi dengan
pemeriksaan USG.
2. Poli Pelayanan Kesehatan Umum (Poli Umum)
Poli ini melayani pengobatan umum bagi pasien dewasa, yaitu pasien usia
lebih dari 6 tahun. Pengobatan dilakukan terhadap pasin umum, askes maupun
pasien gakin (jamkesmas), disamping itu Poli BP ini juga melayani tindakan
gawat darurat dan rujukan pasien dari unit-unit fungsioanl lainya yang tidak dapat
ditangani oleh puskesmas manapun terhadapat pasien-pasien dengan kasus
penyakit kronik yang sudah berobat rutin di rumah sakit namun sebelumnya
dilakukan rujukan, Poli dewasa juga akan melakukan perbaikan keadaan umum
pasien baik kasus gawat darurat umum maupun kebidanan. Selanyaknya
pelayanan gawat darurat (UGD) dilaksanakan ditempat terpisah dengan palayanan
BP dewasa dan UGD dijadikan satu.
Di Puskesmas Sako Palembang juga melayani pengobatan terhadap
penderita TB baru dan kusta selain penyakit lainnya. Pada prinsipnya pelayanan
kesehatan yang dilakukan di BP umum ini terintregasi dengan program-program
yang ada di Puskemas yaitu program pencegahan, pengobatan dan pengandalian
penyakit menular (ISPA, diare, Tb paru), program penyakit tidak menular (PTM),
dan program P2 kelamin, upaya kesehatan jiwa, upaya kesehatan indera
penglihatan dan pendengaran.
3. Poli Pelayanan Kesehatan Anak (Poli MTBS)
Poli MTBS melayani pasien anak yaitu usia 0-5 tahun. Pada pelaksanaan
poli ini dilayani oleh dokter umum yang dibantu oleh perawat terlatih, poli ini
28
mulai dikembangkan sistem Manajemen Terpadu Balita Sakit (MTBS) dan untuk
anak usia 2 bulan sampai 5 tahun dan Manajemen Terpadu Bayi Muda (MTBM)
untuk anak usia 0-2 bulan.
Dengan sistem MTBS dan MTBM ini penatapelaksanaan terhadap anak
sakit dilakukan secara komprehenshif, tidak hannya pada terfokus pada kelurahn
sakit num juga dilakukan pemantauan terhadap status gizi, riwayat kelahiran,
riwayat /pola makan dan riwayat imunisasinya.
4. Poli Pelayanan Kesehatan Gigi
Poli ini melayani pengobatan dan perawatan gigi bagi seluruh lapisan
masyarakat yang membutuhkan terutama pengobatan dasar terutama pencabutan
dan penampalan gigi.
5. Gilinganmas (Gizi, Lingkungan, dan Imunisasi )
Melayani :
a. Konsultasi Gizi
Melayani konsultasi masyarakat dan gizi perorangan baik di dalam maupun
diluar gedung.
b. Imunisasi
Melayani imunisasi BCG, DPT, Polio, Hepatitis, Campak , TT Bumil/Caten
c. Konsultasi Kesehatan lingkungan (sanitasi)
Memberikan konsultasi mengenai kesehatan lingkungan dan kebersihan
lingkunan Rumag Sehat, jamban sehat, sarana air bersih dan Pembratasan
Sarang Nyamuk (PSN).
29
6. Laboratorium
Melanyani pemeriksaan laboratorium sederhana seperti test kehamilan,
HB, golomgan darah, kimia darah, dan BTA spuntum khusus pemeriksaan
BTA sputum di Puskesmas Sako Palembang Sako merupakan puskesmas
rujukan jadi selain membaca sediaan Puskesmas Sako juga membaca hasil
sediaan dari Puskesmas rujukan, pelayanan dilakukan setiap hari bagi pasien
yang membutuhkan.
7. Penyuluhan Kesehatan
Dilakukan pada perseorangan ataupun kelompok baik dilaksanakan di
Puskesmas, sekolah dan tempat yang membutuhkan.
8. Poli Pelayanan Kesehatan Usia lanjut (Poli Lansia)
Puskesmas Sako khususnya melayani kesehatan terhadap pasien lansia,
yaitu pasien usianya lebih dari 60 tahun. Pelayanan kesehatan ini dilakukan
dengan mengutamakan pasien lansia, baik diloket pendaftaran, tempat
pemeriksaan kesehtan yang terspisah maupun ayanan di apotik, hal bertujuan agar
pasien lansia tidak lama menungu mengingat keterbatasan fisik dan psikiis pasien
tersebut.
9. Kesehatan Reproduksi
Kesehatan Reproduksi (kespro) merupakan salah satu program Puskesmas
Sako khusus memberikan perhatian terhadap permasalahan reproduksi diwilayah
kerja Puskesmas Sako kegiatan ini dilaksanakan oleh seorang tenaga dokter
umum, perawat dan bidan.
30
10. Pelayanan Kesehatan Peduli Remaja (PKPR)
Program PKPR ini ditujukan untuk memberikan pelayanan kesehatan yang
komprehensif terhadap remaja, yaitu masyarakat berusia 10-19 tahun. Program ini
dilaksanakan didalam gedung dan luar gedung. Kegiatan didalam gedung meliputi
pemeriksaan kesehatan dengan mengunakan status khusus remaja yang bertujuan
memberikan pelayanan kesehatan yang komprehensif buksn hanya pada terfokus
pada penyakitnya namun juga pada riwayat puberitas, perkembangan mental,
riwayat merokok, memakai napza dan lainyaa sebagianya.
Kegiatan PKPR diluar gedung meliputi penyuluhan tentang kesehatan
reproduksi, napza dan merokok. Disamping itu juga diadakan kegiatan survey
permasalahan perilaku remaja.
4.1.4 Fasilitas Penunjang Pelayanan Kesehatan Puskesmas Sako Palembang
Untuk menunjang keberhasilan Puskesmas Sako dalam pelayanan
kesehatan pada masyarakat maka seluruh kegiatan harus berpedoman pada Visi,
Misi, Motto dan Nilai Puskesmas Sako serta pelaksanaanya harus berpedoman
pada standar pelayanan yang telah dibakukan.
1. Visi
Tercapainya Kecamatan Sematang Borang sehat menuju terwujudnya Palembang
sehat
2. Misi
a. Meningkatkan kemitraan dan pemberdayaan masyarakat
b. Meningkatkan professional provider
c. Memelihara dan meningkatkan upaya pelayanan kesehatan prima
31
3. Motto
a. Ramahlah satu langkah satu senyum
b. Kreatiflah satu langkah, satu ide, langsung action
c. Displinlah dari diri masing-masing
d. Kerjakan sekarang jangan tunda
e. Pelayanan prima merupakan bagian dari kita semua
4. Nilai
a. pengamdian
b. Kebersamaan
c. Kerja keras
d. Saling percaya
e. Terus belajar
4.1.5 Ketenagaan Puskesmas Sako Palembang
Untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan sehari-harinya Puskesmasnya
Sako dipimpin oleh seorang pimpinan Puskesmas yang sejak tanggal 1 April 2012
dijabat oleh dr.Hj.Dhanita Amir, M.Kes yang dibantu oleh :
a. Dokter Umum : 2 Orang
b. Dokter Gigi : 1 Orang
c. SKM : 2 Orang
d. Perawat (S1) : 1 Orang
e. Perawat DIII : 3 Orang
f. Perawat (SPK) : 2 Orang
g. Perawat Gigi : 2 Orang
32
h. Bidan D III : 9 Orang
i. Bidan D I : 2 Orang
j. Asisten Apoteker (SMF) : 1 Orang
k. Asisten Apoteker (D III) : 1 Orang
l. Sanitarian (D III) : 2 Orang
m. SAMK (Analis) : 1 Orang
n. SMA : 1 Orang
o. SMP : 1 Orang
p. SD : 1 Orang
4.2 Stuktur Oragnisasi Puskesmas Sako Palembang
Stuktur organisasi menetapkan bagaimana tugas dan pekerjaan dibagi,
dikelompokan dan di koordinasikan secara formal sehinnga dapat dapat dilihat
dengan jelas dimana rasa tanggung jawab dari masing-masing yang telah
ditetapkan.
Gambar 1Stuktur Organisasi Puskesmas Sako Palembang
33
Sumber : Puskesmas Sako Palembang Tahun 2012
Pimpinan
dr. Hj. Dhanita Amir, M.Kes
Kepala Tata Usaha
Titik Sandora
Yuniar, SKM Kalsum, AmKebNurjainah,
dr. Herawaty drg. Lukaman H Siahan
hauriyah R,AmKeb
Hj. Jamilah Alwi
Hj. Umiyati Saleha
Rohman
Nurhayati
Nurjanah, AmKeb, SKM
Heri Kesuma
Maidah
Lensi Oktaviana, S. kep
Susweti Haizah, AmKeb
Gianti
Arsin, AMF
Nurlela, AmKeb, SKM
Astuti, SKM
H. Nasrul Efendi, AmKep
Titin yeni
Meilianti, AMKL
Rasdi Indi
Sherly Molvinas, AmKep
Hj. Yuli Harwati, AmKeb
dr. Herawaty
34
4.3 Tugas dan fungsi
Tugas dan fungsi Puskesmas Sako Palembang sebagai berikut.
1. Pimpinan Puskesmas
Adapun Tugas pokok dan fungsi dari Pimpinan Puskesmas Sako
Palembang sebagai berikut.
a. Melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bimbingan dan supervisi.
b. Mengkoordinir dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di puskesmas
c. Melakukan pengawasan melekat bagi seluruh pelaksanaan kegiatan program
kesehatan.
d. Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dan masyarakat dalam rangka
peningkatan derajat kesehatan masyarakat.
e. Menyususn perencanaan kegiatan Puskesmas dengan dibantu oleh staf
Puskesmas.
f. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan Puskesmas.
g. Melaporkan hasil kegiatan program ke Dinas Kesehatan Kota, baik berupa
laporan rutin maupun khusus.
h. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan.
2. Dokter Umum
Adapun Tugas pokok dan fungsi dari Dokter Umum Puskesmas Sako
Palembang sebagai berikut.
a. Sebagai Ketua Tim Mutu Puskesmas, mengkoordinir seluruh kegiatan
b. manajemen mutu di Puskesmas.
c. Melaksanakan tugas pelayanan kepada pasien Puskesmas.
35
d. Membentu manajemen dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi
Puskesmas.
e. Membantu manajemen membina karyawan/karyawati dalam pelaksanaan
tugas sehari-hari.
f. Membantu menyusun perencanaan kegiatan Puskesmas.
g. Membantu manajemen dan memonitor dan mengevaluasi kegiatan
puskesmas.
h. Membina petugas dalam meningkatkan mutu pelayanan (QA).
i. Membina perawat bidan dalam pelaksanaan MTBS.
j. Membantu manajemen melakukan supervixi dalam pelaksanaan kegiatan
di Puskesmas induk, Pustu, Pos Puskesling, Polindes, Posyandu dan di
Masyarakat.
k. Mengkoordinir kegiatan Sistem informasi Kesehatan.
l. Menyusun laporan tahunan. Profil kesehatan, dibantu staf yang lain.
3.Dokter Gigi
Adapun Tugas pokok dan fungsi dari Dokter Gigi Puskesmas Sako
Palembang sebagai berikut.
a. Bertanggung jawab atas kegiatan pelayanan BP Gigi.
b. Melaksanakan pelayanan pemeriksaan dan pengobatan pasien gigi
c. Membantu Kepala Puskesmas dalam peningkatan mutu pelayanan
(Quality Assurance).
36
d. Membentu pelaksanaan kegiatan lapangan dalam kegiatan
UKS/UKGS/UKGMD, pembinaan kader kesehatan, guru UKS dan Dokter
Kecil.
e. Membantu Kepala Puskesmas dalam membina karyawan di bidang medis.
f. Membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun perencanaan kegiatan
Puskesmas.
g. Membantu Kepala Puskesmas dalam membuat laporan kegiatan
Puskesmas.
4. Bidan
Sebagai penanggung jawab kegiatan Keluarga Berencana Puskesmas Sako
yaitu sebagai berikut.
a. Melaksanakan laporan kegiatan pemeriksaan/pembinaan/pertolongan
kepada Ibu Hamil, Ibu Bersalin, Ibu Nifas, Ibu Menyusui, bayi dan balita.
b. Melakukan kegiatan pelayanan Keluarga Berencana.
c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengamanan alat medis dan
umum non medis KB.
d. Membina dan mensupervisi bidan swasta yang ada di wilayah Puskesmas.
e. Bertanggung jawab atas kebersihan dan penataan ryang KIA/KB/RB.
f. Melaksanakan kegiatan koordinasi dengan PKK dan Lintas Sektoral
terkait dalam kegiatan GSI (Gerakan Sayang Ibu) dan kegiatan dalam
upaya peningkatan kesehatan perempuan.
g. Membantu Kepala Puskesmas dalam menyusun rencana kegiatan.
h. Membantu Kepala Puskesmas dalam membuat laporan kegiatan.
37
i. Melaksanakan kegiatan Puskesmas.
j. Melaksanakan kegiatan Posyandu Lansia.
k. Membina anak pra sekolah.Taman Kanak-Kanak.
l. Melakukan pemantauan kelainan tumbuh kembang balita.
m. Membina unit KIA.KB dalam pelaksanaan QA.
n. Membantu kegiatan Lintas Sektoral terutama dalam pemberantasan
penyakit dan dalam kegiatan penyuluhan masyarakat.
o. Koordinator Program Kesehatan Lansia.
p. Membantu kegiatan Posyandu Balita dan Lansia.
q. Membantu pelaksanaan dan pelaporan KIA dan KB.
5. Perawat
Tugas Pokok dan Fungsi Perawat Puskesmas Sako Palembang sebagai
berikut.
a. Melaksanakan tugas asuhan keperawatan didalam gedung maupun diluar
gedung.
b. Berkolaborasi dengan Dokter dalam pelayanan pengobatan pasien baik di
Puskesmas induk maupun di pos-pos Puskesling.
c. Bertanggung jawab atas kebersihan dan penataan ruang BP/IGD/Poli
MTBS.
d. Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengamanan alat medis dan non
medis di ruang BP/IGD/MTBS.
38
e. Membantu kegiatan lintas program antara lain dalam kegiatan
pemberantasan penyalit, UKS, Penyukuhan Kesehatan Masyarakat dan
kegiatan lapangan lainnya.
f. Melaksanakan kegiatan Puskesmas diluar gedung.
g. Membantu pelaksanaan kegiatan Posyandu balita dan Posyandu lansia.
h. Membantu Kepala Puskesmas dalam membuat perencanaan kegiatan.
i. Membantu Kepala Puskesmas dalam membuat laporan kegiatan.
j. Melaksanakan kegiatan pelayanan pos MTBS di Puskesmas.
k. Membantu pelaksanaan pelacakan kelainanmata, jiwa dan tumbuh
kembang anak balita
6. Sanitasi
Uraian tugas pokok dan fungsi petugas hygiene sanitasi Puskesmas Sako
Palembang sebagai berikut.
a. Membuat perencanaan kegiatan Kesling (Kesehatan Lingkungan).
b. Melaksanakan pembinaan dan pemeriksaan TTU (Tempat-Tempat
Umum), TP2M (Tempat Pembuatan dan Penjualan Makanan), TP3
(Tempat Penyimpanan dan Penjualan Pestisida), Home Industri, salon dan
pabrik/perusahaan.
c. Melaksanakan Pelaksanaan Jentik Berkala (PJB) dan Pemberantasan
Sarang Nyamuk (PSN), bersama lintas program dan lintas sektoral serta
masyarakat.
39
d. Melaksanaan pendataan dan pembinaan Rumah Sakit, SAMIJAGA
(Sarana Air Minum dan Jamban Keluarga) dan SPAL (Sarana
Pembuangan Air Limbah).
e. Melaksanakan Penyuluhan kesehatan lingkungan bersama dengan petugas
lintas program dan lintas sektoral terkait.
f. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan kegiatan kesling.
7. Tata Usaha
Uraian tugas pokok dan fungsi tata usaha Puskesmas sako palembang
sebagai berikut.
a. Mengelola dan menyiapkan data dan urusan kepegawaian.
b. Mengelola surat masuk dan surat kabar.
c. Merekap dan melaporkan SP3 Puskesmas.
d. Koordinasi dengan lintas program untuk mengarsipkan data program dan
inventarisasi barang.
e. Ikut serta dalam penataan keuangan Puskesmas.
f. Menyusun jadwal kegiatan Puskesmas dan ikut merumuskan perencanaan
Puskesmas satu tahun kedepan.
8. Kepegawaian
. Uraian tugas pokok dan fungsi Kepegawaian membuat laporan
kepegawaian Puskesmas sako palembang sebagai berikut.
a. Mendata dan mengarsipkan file pegawai.
b. Mengusulkan cuti dan kenaikan pangkat.
40
c. Mengusulkan tunjangan pegawai ( Penyesuaian Fungsional, Baju, dan
lain-lain).
d. Merekap Absensi (Ijin, Cuti, Sakit).
e. Membuat Absensi Mahasiswa/siswa yang praktek di Puskesmas.
f. Membuat perencanaan untuk pengembangan kualitas SDM.
g. Menyusun daftar pembagian tugas untuk staf puskesmas.
h. dengan persetujuan kepala puskesmas.
41
BAB V
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
5.1 Hasil Penelitian
5.1.1 Sistem Pengelolahan Arsip di Puskesmas Sako Palembang
Penelitian yang berlangsung di Puskesmas Sako Palembang mulai tanggal
28 Maret sampai dengan 7 April 2014 dan berdasarkan observasi serta wawancara
di dapatkan hasil, Pengelolaan kearsipan meliputi kegiatan penyimpanan arsip dan
pemeliharaan serta pengamanan arsip. Dalam proses pengelolaan arsip perlu
dilakukan pemisahan antara dokumen yang masih memiliki pengaruh terhadap
pengambilan keputusan atau dianggap. Kegiatan tersebut harus rutin dilaksanakan
agar arsip benar-benar bisa dilindungi dengan baik dan dipastikan akan
mempermudah penemuan dan pengembalian arsip ketempat penyimpanan semula.
dr. Hj. Dhanita Amir, M.Kes selaku Pimpinan Puskesmas Sako Palembang
mengatakan bahwa.
“Pengelolahan arsip haruslah mengikuti aturan yang telah ditetapkan dalam undang-undang 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 24, yang menjelasakan pelaksanaan arsip adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolahan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasinal yang didukung oleh oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya manusia.” (wawancara. 1 April 2014)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako
Palembang pengelolahan arsip di Puskesmas Sako Palembang belum sesuai
dengan peraturan undang-undang yang berlaku hal ini terlihat pada pengelolahan
arsip yang belum baik. Sumber Daya Manusia (dalam hal ini pegawai) belum
mengerti tentang pelaksanaan kearsipan, dan sarana dan prasarana yang
digunakan dalam mengelolah arsip belum baik, karena bahwa seorang pegawai
41
42
kearsipan merangkap sebagai perawat dan pelayanan administrasi, dampaknya
pekerjaan arsip tidak terfokus dan sulit dipertanggung jawabkan, artinya baik
buruknya pengelolahan arsip sangat ditentukan oleh pegawai dalam mengelolah
arsip.
Kenyataan itu di tegaskan kembali oleh Yuniar, SKM selaku Bendahara
Baranf/Inventarsi Puskesmas Sako, beliau mengatakan bahwa.
“Pegawai harus mempunyai kesadaran tentang arti pentingnya
pengarsipan data, yaitu dengan melakukan pelatihan manajemen
pengelolahan arsip yang baik serta memberikan motivasi yang baik dalam
meningkatkan kesadaran staf Puskesmas Sako Palembang dalam
pengelolahan arti pentingnya pengarsipan.” (wawancara, 1 April 2014).
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako
Palembang bahwa pegawai di Puskesmas belum memiliki kesadaran tentang
pentingnya arsip, arsip merupakan informasi yang terekam yang diciptakan dalam
rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti. Dalam pengelolahan
arsip sebaiknya dilakukan sesuai dengan manajemen pengelolahan arsip yang
baik. Tujuan manajemen kearsipan untuk menyederhanakan jenis dan volume
arsip serta dapat meningkatkan efektivitas kerja.
Menurut Kalsum, AmKeb selaku Bendahara Penerima mengatakan bahwa.
“suatu pekerjaan khususnya dalam mengelolah arsip harus dapat
dipertanggung jawabkan, mengingat fungsi arsip sebagai ingatan dan
informasi bagi Puskesmas Sako Palembang.” (wawancara, 1 April 2014)
43
Penyimpana arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam
menunjang kelancaran organisasi dalam mencapai tujuannya. Sehingga arsip
haruslah disimpan agar setiap dibutuhkan dapat ditemukan kembali. Di
Puskesmas Sako Palembang sistem penyimpanan arsip dilakukan dengan sistem
manual. seperti yang dikemukakan oleh Titik Sandora sebagai berikut.
“Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di kantor kami adalah
menggunakan manual mbak, karena menurut kami, sistem itulah yang
paling sederhana dan sesuai dengan kegiatan di kantor kami. Kami tinggal
memilahmilahkan rekam medis berdasarkan jenis kelamin.” (1 April 2014)
Arsip tidak selamanya mempunyai nilai guna. Sehingga pada saatnya,
arsip harus disingkirkan. Arsip yang semakin bertambah seiring perkembangan
organisasi, jika tidak dikurangi akan memungkinkan terjadinya penumpukan
arsip. Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu dilakukan penyusutan untuk arsip
yang sudah habis nilai gunanya. Seperti yang dikemukakan oleh NiYuniar, SKM
sebagai berikut.
“penyusutan dan pemusnahan arsip, kami melakukan koordinasi dengan
kantor Arsip Daerah. Mana saja arsip yang perlu dikurangi dan
dimusnahkan. Kalau arsip tidak dikurangi, maka kami akan kekurangan
peralatan kearsipan dan mungkin ruangannyapun bisa kurang karena arsip
itu akan terus bertambah.” (1 April 2014)
Hal senada juga diungkapkan oleh Titin Yeni seperti berikut.
“Untuk mengurangi penumpukan arsip di masing-masing unit kerja, kami
melakukan penyusutan yaitu dengan mengurangi arsip yang sudah jarang
44
dan mungkin tidak digunakan lagi. Biasanya penyusutan itu dilakukan
setelah arsip berumur 1 tahun.” (1 April 2014)
Menurut Sulistyo-Basuki dalam (Sukonco, 2007:105) pemusnahan arsip
dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu :
1. Pencacahan Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi sampai dengan 2,5 cm.
2. Pembakaran Metode ini sangat popular pada masa lalu karena dianggap paling aman. Namun terkadang dokumen yang terbakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin dokumen yang rahasia dapat diketahui orang lain.
3. Pemusnahan kimiawi Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
4. Pembuburan Dokumen yang akandimusnakan dimasukkan ke dalam bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman dan bersih.
Penyusutan arsip menurut Susan Z Diamond dalam (Irawan, 2009: 2.2)
mempunyai tiga tujuan, yaitu:
a. Menghindari biaya tinggi penyimpanan arsip yang tidak diperlukan,
b. Melayani penemuan kembali arsip (retrieval) secara efisien,
c. Memperlihatkan kerelaan organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan
arsip yang berlaku.
Beberapa dasar yang menjadi argumentasi mengenai penting arsip, antara
lain :
1. Hidup manusia tidak terlepas dari arsip
45
Setiap manusia yang jalan modern memerlukan arsip dalam berbagai bentuk
dan kepentingan. Seseorang lahir akan disertai dengan surat kelahiran. Tumbuh
akan membutuhkan berbagai arsip.
2. Urat nadi bagi kehidupan suatu organisasi
Setiap organisasi keberadaan arsip merupakan sesuatu yang bersifat vital.
Bukan hanya sebagai sarana penyampain informasitapi juga sebagai transaksi.
3. Bukti otentik
Indentitas seseorang atau lembaga secara prinsipil sangat tergantung pada arsip.
Demikian juga mengenai arsip statis maupun hak yang dimiliki. Contoh
kepengangtan serta gaji seorang pegawai secara legal dan formal ditentukan
berdasarkan informasi dari arsip kepegawaian yang dimiliki.
4. Rekaman Kegiatan
Tidak dapat dipungkiri bahwa suatu organisasi dapat ditelusuri dari arsip yang
diciptakan. Demikian juga rekan jejak seorang maupun ketokohanya sangat
ditentukan oleh data yang ada dalam arsip.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako
Palembang bahwa pegawai di Puskesmas belum pernah mendapat pelatihan
mengenai pengelolahan hal ini jadi tidak pegawainya mengetahui adanya undang-
undang No.43 yang mengatur tentang bahwa arsip hal dianalisis timbul masalah
sulitnya menemukan arsip, berbeda denga ada pegawai khusus arsip yang
menyebakan tidak adanya tanggung jawab.
Rekam medis harus mempunyai nomor rekor yang harus mempunyai arti
bedasarkan angka untuk wanita untuk wannita dan yang biru untuk laki dan
46
bagaimana cara meraka pengelolahan arsip masih mengunakan sistem manual
arsip yang dapat menghambat dalam pengelolahan arsip di Puskesmas Sako
Palembang. (Wawancara. 1 April 2014)
Titik Sandora selaku pimpinan Puskesmas Sako Palembang bahwa
“Bahwa faktor ketepatan waktu dalam mencapai efektivitas kerja masih
dapat dikatakan belum maksimal. Pencarian sebuah arsip yang seharusnya
dapat ditemukan dalam hitungan kurang dari 5 (lima) menit, ternyata
belum dapat terlaksana.” (Wawancara. 1 April 2014)
Hal ini terlihat ketika peneliti mencoba untuk meminjam sebuah arsip,
pencarian arsip tersebut menghabiskan waktu sekitar 20 menit. Menurut
penuturan pegawai, hal ini dikarenakan adanya kerusakan pada sarana
penyimpanan arsip tersebut. Faktor penentu keberhasilan efektivitas kerja yang
kedua adalah faktor Sumber Daya Manusia. Permasalahan pada SDM terlihat dari
kurangnya tenaga ahli kearsipan, hal ini kemudian menyebabkan pengelolaan
arsip menjadi belum tertata secara maksimal.
Sistem kearsipan dalam di Puskesmas Sako Palembang sangat penting
untuk diperhatikan. Sistem kearsipan yang baik akan membantu para pegawai
dalam mecari arsip atau dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan
pekerjaannya dengan cepat dan tepat, sehingga para pegawai dapat menyelesaikan
pekerjaannya lebih cepat dan tepat pada waktunya. Sebaliknya jika sistem
kearsipan yang buruk dapat mengakibatkan kecepatan bekerja pegawai menjadi
berkurang, karena dalam pencarian arsip (rekam medis) memakan waktu yang
lama sehingga pegawai tidak bisa bekerja secara optimal.
47
Menurut Maidah Ginati mengatakan bahwa.
“Agar pencarian arsip (rekam medis) dengan cepat sesuai dengan yang
seharusnya sarana dan prarasana belum memadai untuk menyimpan arsip
yang sudah menumpuk.” (Wawancara. 1 April 2014)
Pengelola arsip di Puskesmas Sako Palembang pada dasarnya tidak
mempunyai latar belakang pendidikan dibidang kearsipan maupun pendidikan
khusus bidang kearsipan. Hal ini dikemukakan oleh Nia bahwa.
“Pengelola arsip disini adalah Perawat, kegiatan yang kami lakukan
selama ini berdasarkan pengalaman yang turun temurun dan kebiasaan
saja. Karena kami tidak memiliki pendidikan khusus di bidang kearsipan.
selain itu disini, pegawai khusus kearsipan Arsiparis) belum ada.”
(wawancara 1 April 2014)
Hal senada juga diungkapkan dr.Herawati bahwa.
“Kami belum pernah mengikuti diklat-diklat ataupun kursus yang
berkaitan dengan masalah kearsipan. Semuanya berdasarkan kebiasaan dan
pengalaman yang turun temurun.” (wawancara 1 April 2014)
Dari dua pendapat tersebut di atas dapat peneliti jelaskan bahwa pegawai
kearsipan di Puskesmas Sako Palembang pada dasarnya belum ada. Petugas
tersebut adalah staf yang mengelola arsip yang bekerja berdasarkan pengalaman
dan kebiasaan saja maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang
kearsipan. karena arsip dapat menunjang suatu program kegiatan organisasi, baik
dari segi perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian tugas di Puskesmas
Sako Palembang.
48
5.1.2 Faktor yang mempengarui pengelolahan arsip Puskesmas Sako
Palembang
Arsip merupakan pekerjaan yang sangat penting, karna arsip merupakan
pusat ingatan dalam kegiatan organisasi maka arsip haruslah dikelolah secara
baik dengan sarana dan prasarana yang memadai agar informasi yang tersimpan
dalam arsip tersebut tetap terjaga sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja di
Puskesmas Sako Palembang.
Titi Sandora selaku kepala tata usaha Puskesmas Sako Palembang
mengatakan bahwa.
“Ketidakjelasan pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang terlebih yang menyangkut arsip status pasein (rekam medis) dapat mengganggu proses pelayanan kesehatan juga sarana dan prasana untuk menyimpan arsip tidak memadai sehingga sulit mencari arsip status pasein (rekam medis) ketika pasien datang beobat kembali. Selain itu sumber daya manusia, sarana, dan prasarana yang belum tersedia secara memadai menyebabkan pelaksanaan pengelolaan arsip tidak efektif dan kurang dapat dipertanggungjawabkan dan faktor yang mempengaruhi pengetahuan pegawai dalam mengelola kearsipan adalah pengalaman kerja.”(wawancara 1 Arpil 2014)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako
Palembang bahwa Sistem Pengelolaan Arsip di Puskesmas Sako Palembang
dalam meningkatkan Efektifitas kerja di Puskesmas Sako Palembang belum baik
hal ini terlihat dari sarana dan prasarana yang belum memadai sehingga sistem
pengelohan arsip tidak efektif, maka dalam hal ini sarana dan prasarana sarana
dan prasarana yang efektifitas kerja dalam penglolahan arsip. Faktor sarana dan
prasarana menyangkut kepada permasalahan fisik kantor. Hal ini dikarenakan
Puskesmas Sako Palembang masih belum memiliki ruang khusus untuk
menyimpan arsip yang terus bertambah.
49
dr. Hj. Dhanita Amir, M.Kes selaku Pimpinan Puskesmas Sako Palembang
mengatakan bahwa.
“Faktor yang mempengarui efektifitas kerja adalah kesadaran, penerapan
tata kerja, keterampilan atau skill .” (wawancara 1 Arpil 2014)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako
Palembang bahwa pegawai Puskesmas Sako Palembang belum memiliki
keterampilan atau skil, penerapan tata kerja berfungsi untuk memudahkan untuk
pembagaian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam bekerja. Untuk meningkatkan
jiwa efektifitas kerja dalam diri pegawai maka dibuat peraturan yang mengikat
berupa penerapan tata kerja yang baik.
Titi Sandora selaku kepala tata usaha Puskesmas Sako Palembang
mengatakan bahwa.
“Penunjang keberhasilan dari kegiatan penataan arsip secara langsung dipengarui oleh peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip yang efesien pemakain peralatan tersebut untuk mendukung kelancaran adminitrasi dalam bidang kearsipan maka dibutuhkan peralatan dan perlengkapan yang cukup baik.” (wawancara 1 Arpil 2014)
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis di Puskesmas Sako
Palembang bahwa salah satu faktor yang membuat tidak terlihatnya efektifitas
kerja adalah kurangnya peralatan yang menunjang pengelolahan arsip. Peralatan
seadanya ternyata tidak mampu meningkakatkan efektifitas kerja pegawai,
pekerjaan yang tidak tepat waktu menjai tidak tepat waktu. Sedangkan untuk
faktor ketepatan waktu dalam mencapai efektivitas kerja masih dapat dikatakan
belum maksimal. Pencarian sebuah arsip yang seharusnya dapat ditemukan dalam
hitungan kurang dari 5 (lima) menit, ternyata belum dapat terlaksana.
50
5.2 Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian di atas maka penulis akan membahas hal-hal
sebagai penulis di Puskesmas Sako Palembang :
1. Pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang
Berdasarkan hasil wawancara dan obvervasi penulis akan membahas
mengenai Pengelolaan arsip di Puskesmas Sako Palembang, pengelolahan arsip di
Puskesmas Sako Palembang belum dilaksanakan dengan baik, hal ini terlihat dari
Sumber Daya Manusia yang belum mempunyai kesadaran tentang pentingnya arti
dalam mengelolah arsip juga sarana dan prasarana belum mendukung dalam
pelaksanaan arsip.
Demi kelangsungan hidup dan keberdaan oranisasi, arsip perlu di lakukan
pengelolahan secara terprogram karena fungsinya sebagai bukti (rekam medis),
arsip merupakan sebagai bukti hukum dan memori Puskesmas Sako Palembang
untuk itu arsip perlu perlindungan khusus terutama dari kemungkinan
kemusnahan yaitu hilang, rusak, dan faktor lainya yang disebabkan oleh bencana.
Menurut Haryadi (2009:46) : “Penyimpanan arsip bertujuan sebagai berikut 1. Sebagai ingatan dan informasi jika diperlukan2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan dan data mengenai hasil-hasil
kegiatan dan pekerjaan dimasa lampau3. Memberikan keterangan Vital
Pengelolahan arsip di Puskesmas Sako Palembang belum sepenhnya
mengikuti peraturan undang-undang 43 tahun 2009 pasal 2 ayat 4 yang
menjelaskan pelaksanaan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi
kebijakan, pembinaan, dan kearsipan dalam suatu sistem kearsipan nasional yang
51
didukung oleh Sumber Daya Manusia, sarana dan prasarana dan sumber daya
lainya.
Pelaksanaan kearsipan memiliki dua hal yang sangat penting yaitu Sumber
Daya Manusia dan peralatan penunjang serta tempat atau ruangan khusus untuk
menyimpan arsip, dalam hal ini pegawai adalah termasuk dalam Sumber Daya
Manusia yang mengelolah arsip. Keberadaan sarana dan prasarana sangat
diperlukan di Puskesmas Sako Palembang dalam penyimpanan arsip, sarana dan
prasarana yang baik akan mempermudah dalam mengelolah arsip baik dalam
penyimpanan, pemeliharaan dan tentunya akan terjaga dengan baik bila sarana
dan prasarana memadai.
Pengelolahan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan
dalam pencapaian tujuan untuk menunjang peningkatan produktifitas dan
efektifitas kerja. Hal ini ditegaskan oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono
(2005: 19-20) : untuk memahi kegiatan arsip yang baik diperlukan pemahaman
arsip dalam kegiatan kearsipan. Prinsip dalam sistem pengelolahan arsip yang
baik adalah sebagai berikut :
1. Pengelolahan arsip sedikit mungkin
2. Pengelolahan arsip yang benar-benar bermakna dan berguna
3. Pengelolahan arsip secara hemat dan sederhana
4. Pengelolahan arsip yang mudah, cepat dan tepat dalam penemuan kembali
Menurut Sutarto (2002:20) kearsipan dapat dikatakan baik jika memperhatikan hal-halberikut ini:1. Kepadatan; faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu banyak
tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor kepadatan peyimpanan arsip dapat efisien di penggunaan ruangan kantor.
52
2. Mudah dicapai; aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam kegiatan pengelolaan arsip. File cabinet/almari penyimpanan arsip harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga mudah untuk menyimpan surat-surat ataupun pengambilan arsip. Dengan mudah maka efisiensi tenaga dapat dicapai.
3. Kesederhanaan; faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem penggolongan atau sistem penataan arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan oleh setiap petugas atau pegawai pada umumnya. Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya dikarenakan seseorang tidak mengetahui bagaimana harus mencarinya.
4. Keamanan; faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya. Dalam hal ini harus menggunakan fasilitas pendukung yang memperhatikan aspek keamanan.
5. Kehematan; faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainnya.
6. Elastisitas; faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan harus dibuat dengan pertimbangan perluasan penyimpanan di masa yang akan datang.
7. Penyimpanan dokumen seminimalny; faktor ini bermaksud bahwa dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar bernilai.
8. Keterangan-keterangan yang harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala (heading).
9. Dokumen-dokumen harus disusun secara up to date, meskipun hal demikian dapat bergantung pada penyususnan tenaga dan pengawasan.
10. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah sistem yang cocok dengan kebutuhan.
Menurut Sutarto (2002:20) : “Banyak faktor yang mempengaruhi kearsipan
agar berjalan dengan baik dan lancar, kearsipan dapat dikatakan baik jika
memperhatikan hal-hal sebagai berikut: kepadatan, mudah dicapai,
kesederhanaan, keamanan, kehematan, elastisitas, penyimpanan dokumen
seminimalnya, pemberian keterangan bila diperlukan, penyusunan dokumen
secara up to date, serta sistem penggolongan yang tepat.
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan pendapat Sedarmayanti
(2008:104) bahwa ada beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan
53
dalam kearsipan sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali
arsip, yaitu: kesederhanaan, ketepatan,
ekonomis, keamanan, penempatan yang strategis, fleksibel dan petugas arsip. Dari
hasil wawancara serta observasi di Puskesmas Sako Palembang menunjukkan
bahwa Puskesmas Sako Palembang belum secara maksimal memperhatikan dan
melaksanakan faktor-faktor yang dapat menunjang kearsipan agar berjalan dengan
baik.
Faktor kesederhanaan diharapkan mampu mempermudah segala proses
pengurusan arsip dengan memahami tata kearsipan yang baik pula. Faktor
ketepatan diharapkan mampu menciptakan kearsipan yang cepat dan tepat dengan
penataan arsip dan metode kearsipan yang sesuai dengan kantor. Faktor ekonomis
dalam kearsipan diharapkan dapat mempertimbangkan penggunaan tempat dan
peralatan kearsipan dari aspek kuantitas, kualtitas serta fungsionil.
Faktor keamanan diharapkan mampu menjaga arsip-arsip penting agar
tidak terjadi kerusakan yang disebabkan oleh alam maupun kecuaian manusia.
Faktor penempatan yang strategis berarti sarana penyimpanan hendaknya
diletakkan pada pegawai yang sering memerlukannya agar dapat menciptakan
suatu proses pekerjaan yang cepat. Faktor fleksibel seharusnya diterapkan sesuai
dengan kebutuhan organisasi dan perkembangann teknologi zaman sekarang.
Faktor petugas arsip yang merupakan faktor penting dalam menjalankan kearsipan
hendaknya memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup pada tata kelola
arsip yang baik dan benar.
54
Menurut Amsyah (2003:7-8) : “Kantor-kantor yang kegiatannya banyak
berhubungan dengan pelayanan masyarakat diharapkan mempunyai file yang
dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Oleh karena itu, penting untuk
diperhatikan faktor-faktor yang dapat menunjang kearsipan agar berjalan dengan
baik demi kelancaran sebuah pelayanan administrasi kepada masyarakat.”
2. Peranan Arsip dalam menunjang Efektifitas di Puskesmas Sako
Palembang
Secara singkat dapat dikatakan bahwa efektifitas belum maksimal,
contohnya dalam menyiapkan arsip selalu tidak tepat waktu dampaknya
pekerjaanya dalam pengelolahan arsip tidak efektif dan efesien.
Menurut Siagian (2001:24) : “efektifitas kerja yang baik adalah pemanfaat
sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah yang tertentu yang secara sadar
ditetapakan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa yang
kegiatan yang dijalankannya.”
Menurut The Ling Gie (2000:29): “ada beberapa poin yang bisa
mempengarui efektifitas kerja seorang pegawai antara lain waktu, tugas,
produktifitas, lingkungan kerja, dan fasilitas.”
Dalam hal ini sistem pengelolahan arsip dalam menunjang efektifitas kerja
belum baik salah satu faktor yang membuat tidak terlihatnya efektifitas kerja
adalah kurangnya peralatan dalam menunjang pengelolahan arsip. Kearsipan
merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting kearsipan sangat
55
dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan
bagi Puskesmas Sako Palembang.
Puskesmas Sako Palembang belum memiliki peralatan menunjang dan
tempat menyimpan arsip yang memadai untuk mengelolah arsip. Peralatan yang
digunakan seadanya hanya ada satu lemari artinya tidak ada tempat khusus atau
gudang arsip yang disediakan untuk menyimpan arsip, sebaiknya Puskesmas Sako
Palembang melakukan di bidang kearsipan terutama peralatan dan tempat dalam
menunjang kegiatan kearsipan serta sumber daya manusia harus ditingkatkan
kualitas kemampuanya. Salah satu fungsi arsip adalah untuk menujang efektifitas
kerja dan akan mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip bila
diperlukan.
Menurut Sedarmayanti (2003:192) jenis peralatan untuk menata arsip
sebagai berikut :
1. Folder (Sampul Arsip)a. Folder merupakan tempat atau wadah arsipb. Bentuknya seperti map tanpa daun penutup pada sisinyac. Diatas terdapat tap yang gunanya untuk meulis kode dan indek arsip
2. Sekat atau Guide a. Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah anatara kelompok dan
masalah lainb. Dibuat dari karton tebalc. Memiliki bagian yang menonjol yang dinamakan tabd. Tan gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan masalah atau kode
klasifikasi dari pokok masalah sampai ke sub-sub masalahe. Letak tab bermacam-macam sesuai tingkat kelompok masalahnya
3. Filling cabinet (Lemari Arsip)Lemari arsip merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara
vertikal dengn mengunakan lembar guide dan map gantung.
Alat-alat penunjang dan tempat menyimpan arsip yang baik akan
mempermudah seorang pegawai untuk menngelolah arsip dalam adminitrasi
56
kearsipan. Baik dalam penyimpanan, pemeliharaan dan tentunya akan terjaga
dengan aman bila peralatan dan tempat yang digunakan dalam mengelolah arsip
itu baik dan akan mempermudah dalam pencarian arsip bila suatu saat diperlukan
dapat ditemukan dengan cepat. Faktor penentu keberhasilan efektivitas kerja yang
kedua adalah faktor Sumber Daya Manusia. Permasalahan pada SDM terlihat dari
kurangnya tenaga ahli kearsipan, hal ini kemudian menyebabkan pengelolaan
arsip menjadi belum tertata secara maksimal.
57
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Simpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan sebagai
berikut :
1. Pengelolahan arsip di Puskesmas Sako Palembang belum sepenuhnya
mengikuti peraturan yang ada, hal ini disebabkan pegawai belum mengerti
pentingnya mengelolah arsip dan pegawai arsip juga merangkap sebagai
administrasi juga belum pernah mendapat pelatihan mengenai arsip serta
sarana dan prasarana dalam pengelolahan arsip.
2. Pengelolahan arsip dalam dalam menunjang efektifitas kerja belum baik karena
di Puskesmas Sako Palembang belum mempunyai sarana dan prasana untuk
menyimpan arsip.
6.2 Saran
Berdasarkan hasil simpulan diatas penulis memberi saran sebagai berikut :
1. Diharapkan pegawai menyadari pentingnya pengelolahan arsip di Puskesmas
Sako Palembang, selain itu pegawai harus diberi pengetahun tentang
pengelolahan arsip yang baik dan benar seperti mengikuti pendidikan.
2. Hendaknya sarana dan prasarana di Puskesmas Sako Palembang disediakan
ruangan khusus dan lemari untuk menyimpanan arsip sehingga efekfitas kerja
tercapai mengingat jumlah arsip akan terus bertamabah.
57
58
DAFTAR PUSTAKA
Bhartos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk LembagaNegara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara.
Gie, Liang The. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Maneger dan Staff. Jakarta : Visimedia.
Nawawi, Hadari. 2003. Penelitian Terapan. Jogjakarta : UGM Press
Irawan, Mustari. 2009. Perencanaan Jadwal Retensi Arsip. Jakarta: Universitas Terbuka.
Prajudi, Atmosudirdjo. 2011. Dasar-Dasar Ilmu Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Pamudji. 2011. Ekologi Administrasi Negara. Jakarta:Bina Aksara.
Sumaryadi, 2005. Efektivitas Implementasi Kebijakan Otonomi Daerah
Syafiie, Inu Kencana. 2011. Sistem Administrasi Negara. Jakarta: Bumi Aksara
Santoso, Amanda & Hanif AL, A. R, 2004. Kamus Lengkap Bahasa Indonesia. Surabaya: Alumni
Sulistyo, Basuki. 2003. Menajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.
Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administarsi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Sugiarto, Agus dan Teguh, Wahyono, 2005. Manajemen Kearsipan Modern.Gaya Media. Salatiga
Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar pengelolahan tentang Manajemen Perkantoran. Mandar Maju. Bandung
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
Widjaja, AW.2006. Adminitrasi Kepegawain. Bumi Aksara. Jakarta
59
Belum adao dafatr pustaka
Sukonco, Badri Munir
itu Hasruddin Jamarudin (2007:4) arsip
Selanjutnya Poerwadarminta (2011:1) mendefinisikan “sistem
Menurut Sumatri (2011:1) mendefinisikan “sistem
Musanef (2011:2) sistem
menurut Wusanto yang dikutip oleh Ibnu Syamsi (2000:130) adalah :
Menurut Siagan (2001:24) mengatakan bahwa “efektifitas
Atmosoeprapto (2002:139) menyatakan Efektivitas
Sumaryadi (2005:105) berpendapat dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila
Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya efektivitas organisasi
Menurut Sutarto (2002:20) kearsipan dapat dikatakan baik jika memperhatikan hal-halberikut ini:.