BAB I PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

A.PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST) Pada umumnya,pesan yang tidak memerlukan taktik atau persuasi khusus sebaiknya disusun dengan pendekatan langsung atau deduktif. Pesan bisnis yang berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari yang bersifat rutin, menarik,dan diorganisasikan dengan pendekatan langsung digolongkan sebagai permintaan langsung(direct request). Pada bagian awal pesan disajikan ide-ide pokok yang diikuti dengan fakta-fakta pendukung serta ditutup dengan suatu pernyataan yang tulus atas tindakan yang diinginkan.

1.Organisasi Direct Request Pembukaan Aturan umum untuk bagian pertama dari direct request adalah menulis sesuatu dan tidak sekedar mudah dipahami,tetapi juga tidak menimbulkan kesalahpahaman.Oleh karena itu kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara khusus sehingga pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat. Penjelasan Rinci Penjelasan atas kalimat pembuka akan lebih lancar jika kalimat pertama bagian pertengahan berorientasi pada pemberian manfaat bagi penerima. Teknik lain yang dapat dipergunakan pada bagian pertengahan adalah dengan membuat serangkaian pertanyaan mulai dari yang brsifat umum sampai khusus. Penutup Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan permintaan untuk beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca menghubungi, berikan beberapa informasi penting seperti nama, nomor telepon, dan petugas yang dapat dihubungi.

2. Bentuk-bentuk Direct Request Permintaan untuk pihak internal Meskipun beberapa permintaan dapat dikomunikasikan secara lisan,namun beberapa permintaan perlu dalam bentuk tertulis agar lebih permanen. Bentuk permintaan langsung yang paling umum dipakai oleh pihak internal adalah memo. Memo mempunyai beberapa kelebihan,seperti memberikan catatan permanen,menghemat waktu,dan menunjukan apa yang benar-benar ingin dilakukan. Memo juga dapat dibuat dengan format khusus atau secara bebas. Permintaan untuk pihak ekstrnal Apabila permintaan dilakukan sebagi tanggapan atas suatu iklan,maka perlu dicantumkan informasi mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat. a. Pesan (Order) Permintaan langsung dalam bentuk pesanan ini paling sering dibuat oleh perusahaan karena perusahaan tidak dapat memenuhi sendiri semua kebutuhannya. b. Klaim (Aduan) Konsumen seringkali tidak puas dengan produk atau layanan penjual. Ketidakpuasan tersebut dapat berkaitan dengan : - Pengembalian barang dan permintaan uang kembali. - Meminta pengiriman barang baru. - Pergantian produk rusak. - Ketidaksesuaian produk dengan pesanan. - Perbaikan dalam masa garansi. - Pembetulan atas kesalahan penagihan. - Pembatalan pesanan

Agar tidak menimbulkan suasana emosional sebaiknya klaim disusun secara berhati-hati agar tidak merusak hubungan bisnis. c.Permohonan kredit Sebagian besar perusahaan malakukan bisnis dengan mempergunakan dana pinjaman atau kredit.Pembuatan surat permohonan kredit perlu diperhatikan dengan serius dan mampu menguraikan secara jelas prospek bisnis serta gambaran kemampuan perusahaan untuk mengembalikan kredit tersebut tepat pada waktunya. d.Undangan Perusahaan kadang kala mengadakan kegiatan yang memerlukan partisipasi atau kehadiran pihak luar.Permohonan kehadiran tersebut biasanya ditayangkan melalui surat undangan.Agar penerima undangan tergugah untuk hadir, surat undangan hendaknya mencantumkan ide pokok secara jelas,manfaat yang diterima bagi peserta yang hadir,dan rincian informasi mengenai pelaksanaan kegiatan.seperti : hari, tanggal, jam, tempat, dan kode/pedoman pemakaina (dress code).

BAB II PESAN DENGAN NIAT BAIK (GOODWILL)

Pesan dengan niat baik ( goodwill) Hubungan bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat,namun perusahaan juga dijaga hubungan personal atau kekeluargaan dengan para relasi.Pesan-pesan yang bersifat kekeluargaan atau mempunyai niat baik berpengaruh baik terhadapkegiatan bisnis.Adapun bentuk-bentuk Goodwill yang sering dibuatperusahaan adalah: a.Ucapan selamat (Congratulation) Ucapan selamat biasanya diberikan atas keberhasilan perusahaan atau individu dalam meraih keberhasilan.Pada pesan dengan niat baik,ide pokok terletak pada bagian awal.Ini dilakukan untuk memberikan penekanan terhadap apa yang akan disampaikan.Kemudian menguraikan alasan pemberian ucapan.Pada bagian penutup diyakinkan bahwa perusahaan tersebut memang pantas memperoleh keberhasilan dan mempunyai harapan yang lebih baik dari masa mendatang. b.Penghargaan (Massages Of Appreciation) Penghargaan biasanya diberikan atas kemampuan individu atau perusahaan untuk mencapai prestasi kerja tertentu.Penghargaan tidak hanya berupa gaji dan bonus melainkan dapat berupa bentuk surat penghargaan untuk memotivasi pekerja mencapi prestasi yang lebih tinggi lagi. Perusahaan juga perlu membuat surat ucapan terimakasih dengan alasan yang tepat dan kepada pekerja yang tepat.Ucapan terimakasih yang kurang tepat justru akan merusak iklim internal organisasi.Selain kepada pihak internal perusahaan juga perlu memberikan penghargaan atau ucapan terimakasih kepada individu atau organisasi diluar perusahaan. Misalnya atas kesediaan mereka untuk menggunakan produk atau jasa perusahaan.

c.Ucapan Duka Cita(Condolence) Dalam Individu atau organisasi mungkin saja mengalami musibah atau bencana Ucapan duka ini lebih mudah disampaikan secara lisan, baik melalui telepon atau datang secara langsung atau bisa disampaikkan secara tertulis.Ucapan duka menunjukan perhatian dan rasa simpati perusahaan terhadap individu atau organisasi yang mengalami musibah.Ucapan duka dapat diawali dengan rasa simpati,kemudian diikuti dengan hikmat yang bisa diperoleh,serta ditutup dengan dorongan untuk menghadapi musibah dengan tabah. Bantuan duka dapat disisipkan dalam ucapan duka, namun hendaknya tidak hanya basa basi dan tidak bermaksud menyinggung perasaan.

BAB III PESAN BURUK ( BADNEWS )

Pesan Buruk ( Badnews ) Pesan-pesan yang disampaikan dalam bisnis tidak selalu menyenangkan sehingga sebaiknya disampaikan secara langsung melalui tatap muka atau melalui telepon.Pesan-pesan yang diperkirakan dapat menimbulkan reaksi negatif sebaiknya disusun dengan pendekatan tidak langsung atau induktif. Pesan buruk sebaiknya disampaikan tanpa menjatuhkan kesalahan pada individu atau organisasi tertentu.Terdapat lima tahap yang apat dijadikan pedoman dalam penulisan pesan buruk yaitu: -Mulai dengan pesan yang sifatnya umum -Jelaskan masalah yang dihadapi -Nyatakan pesan negativnya -Ambil tindakan yang diperlukan -Tutup dengan pesan positif Apabila reaksi negatif berpengaruh kecil terhadap audience,maka pesan buruk dapat juga disampaikan dengan pendekatan langsung. Indikator suatu pesan buruk dapat menggunakan pendekatan langsung adalah: -Terjadi di lingkungan internal dan bersifat invormal -Komukator juga menerima pesan tersebut -Penerima pesan mempunyai hubungan positiv dengan komunikator -Pesan relatif ringan dan tidak menimbulkan masalah pribadi.

BAB IV PESAN PERSUASIF

Pesan Persuasif Persuasif adalah suatu udaha yang dengan sadar dilakukan oleh individu atau organisasi untuk memodivikasi atau mengubah pendapat,sikap,kepercayaan,atau perilaku individu maupun organisasi lain.Dengan demikian pesan persuasif adalah pesan yang dimaksud untuk mengubah pendapa,sikap,kepercayaan,atau perilaku individu maupun organisasi. Pesan persuasive biasanya disusun dengan pendekatan tak langsung dengan menggunakan pendekatan AIDA yaitu: - Attention (Perhatian) Pada bagian awal diuraikan ide poko yang menarik perhatian dan bermanfaat bagi audience. - Interest (minat) Ide pokok yang relevan dengan audience digambarkan dengan baik untuk membangkitkan minat audience. - Desire (Keinginan) Ide pendukung dikembangkan agar audience merasa membutuhkan atau bersedia mengambil tindakan seperti yang diinginkan komunikator. - Action (Tindakan) Bagian akhir pesan dipergunakan untuk mendesak audience agar melakukan tindakan sesuai dengan keinginan komunikator.

Adapun jenis-jenis pesan persuasive adalah sebagai berikut: 1.Pesan persuasive untuk tindakan Digunakan untuk melakukan sesuatu yang dibedakan menjadi dua yaitu untuk internal perusahaan dan eksternal perusahaan.Pesan persuasive untuk tindakan internal perusahan umumnya lebih mudah diorganisasikan karena komunikator dan audience sudah saling mengenal dan kejadian bersifat rutin atau berulang-ulang.Pesan persuasive untuk eksternal perusahaan biasanya lebih sulit dan diorganisasikan dengan menggunakan pendekatan tak langsung. 2.Pesan Persuasiv untuk klaim dan penyesuaian Penekanan pesan untuk klaim dan penyelesaian terletak pada keluhan atau aduan. Fakta-fakta yang menyimpang diuraikan dengan jelas dan disajikan kemudahan bagi penerima untuk melakukan penelusuran.Apabila penerima melakukan tindakan yang diharapkan,maka penerima juga memperoleh manfaat. 3.Pesan Persuasiv dalam penjualan. Pesan persuasive berkaitan dengan tujuan penjualan berupa menjaring konsumen baru, membangkitkan minat calon konsumen, menanamkan nama perusahaan kedalam ingatan konsumen,menarik calon konsumen agar bersedia aga bersedia berkunjung dan membangkitkan minat untuk menggunakan bentuk yang ditawarkan.