7/25/2019 Naldo

1/24

BAB I

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

1.1 Sejarah Organisasi

Pada awal kemerdekaan umumnya pemerintah provinsi tidak berjalan

dengan lancar karena terjadi pergolakan di seluruh tanah air, untuk

mempertahankan kemerdekaan yang baru diproklamasiakan. Provinsi

Provinsi yang dibentuk pada waktu itu yitu pada tanggal 19 Agustus 194

adalah !umatra, "awa #imur, "awa #engah, "awa $arat, %alimantan

&$orneo', sulawesi, (aluku dan !unda %ecil. )usa #enggara #imur pada

saat itu bergabung dengan Provinsi !unda %ecil dengan *ubernur

pertama (r.*usti %etut Pudja dan mulai bertugas di !ingaraja $ali pada

tanggal + Agustus 194.

$erbagai peristiwa dan pergolakan terus terjadi, namun tokoh tokoh

timor seperti -. /oko, #om Pello, 0.)daomanu dan .A %oroh aja Amarasi

segera menghimpun kekuatan untuk mempertahankan kemerdekaan

epublik -ndonesia yang baru di prolamasikan. (ereka menghimpun

kembali Perserikatan %ebangsaan #imor &P%#'. !elang berapa lama

kemudian berdirilah sebuah organisasi baru dengan nama Partai

/emokrasi -ndonesia &P/-' dibawah pimpinan ketua 2. /oko, 3akil %etua

#om Pello, !ekretaris 0. )daumanu dan penasihat .A %oroh. )amun

$elanda atau sekutu lainya tidak setuju dengan kegiatan kegiatan yang

dilakukan sehingga *ubernur "endral /r. ". an (ook mengadakan

kon5rensi (A2-)6 pada tanggal 1 "uli sampai dengan + "uli 1947 di

!ulawesi !elatan . -si kon5rensi (A2-)6 tersebut mengatakan )egara

-ndonesia nantinya berbentuk 0ederasi yang mempunyai ikatan erat

dengan kerajaan $elanda. /alam perjalanan selanjutnya perundingan

Perdana (enteri epublik -ndonesia !utan !yahir dan $elanda

Pro5.-r.!chernerhon mencapai kesepakatan 2inggarjati pada tanggal 1

)opember 1947 yang isinya mengakui epubluk -ndonesia sacara

de5actor jawa, (adura dan epublik -ndonesia harus bersedia menjadi

bagian dari )egara -ndonesia !erikat. Perjanjian 2ingarjati isinya hampir

1

7/25/2019 Naldo

2/24

sama dengan kon5rensi (A2-)6 yang menghendaki memecah belah

Persatuan epublik -ndonesia. /alam perjanjian itu wilayah !unda %ecil

termasuk )usa #enggara #imur terlepas dari kekuasaan epublik

-ndonesia.

8ntuk mempercepat kelahiran )egara !erikat yang direncanakan, maka

pada tanggal +4 sampai + /esember1947 $elanda melaksanakan

kon5rensi /empasar yang dihadiri oleh wakil wakil kerajaan yang ada di

wilayah -ndonesia #imor sebelum perang dunia ke --. /alam kon5rensi

/empasar itu lahirlah )egara -ndonesia #imur &)-#'. /alam pasal 14

peraturan pembentukan -ndonesia #imur &)-#' terdiri dari 1 wilayah

kkuasaan yaitu !ulawesi #engah, %epulauan !angihe, #alaut, (aluku

8tara, $ali, 2ombok, #imor, Pulau 0lores, !umbawa dan !umba. /engan

)egara -ndonesia #imur maka berakhirlah Provinsi !unda %ecil.

/itengah situasi pergolakan pemerintah. )egara -ndonesia #imur yang

berpusat di (akasar mulai membentuk /P/ yang terdiri dari daerah

bagiannya. %ejadian serupa juga terjadi di )usa #enggara #imur sehingga

esiden $elanda menyerah kekuasaannya ke daerah #imor dan

kepulauannya dalamhal ini kepada .A %oroh pada tanggal +9 !eptember

1949. Pada tanggal + (aret 19: /P/ timor dan kepulauannya

mengeluarkan esolusi yang menginginkan daerah #imor dan

kepulauannya bergabung dengan )egara epublik -ndonesia. /alam rapat

pleno dewan raja raja timor dan kepulauannya tanggal 1: (ei sampai

dengan 1+ (ei 19: mengeluarkan satu resolusi antara lain mendesak

kepada Pemerintah epublik -ndonesia !erikat, epublik -ndonesia dan

)egara -ndonesia #imur, supaya )egara -ndonesia #imur segera dihapus

dan /aerah #imor di jadikan bagian )egara epublik -ndonesia. Pada

tanggal 1; agustus 19: di "ogyakarta, epublik -ndonesia !erikat &-!'

dibubarkan dan daerah sebelumnya merupakan daerah bagian dari

)egara -ndonesia #imur &)-#' dilebur ke 3ilayah epublik -ndonesia.

#anggal + november 19: secara resmi /aerah #imor kembali menjadi

bagian )egara epublik -ndonesia dan secara administrasi termasuk ke

dalam wilayah Provinsi )usa #enggara yang -bukotanya di !ingaraja $ali.

+

7/25/2019 Naldo

3/24

#idak berapa lama kemudian pada tahun 19 Provinsi )usa #enggra

dimekar menjadi Provinsi +1 dan berlaku 1 )ovember

19, %=P=! tanggal +4 /esember 199 )o.4;7>(>#ahun 199 3." 2ala

(entik ditetapkan menjadi *ubernur )usa #enggara #imur yaitu berlaku

tanggal 1 "anuari 197: dan dilantik menjadi kepala daerah tingkat - )usa

#enggara #imur pada tanggal 4 0ebruari 197:. !eiring dengan

perkembangan penyelenggaraan pemerintah yang berjalan maka

terbentuklah $iro 8mum !ekretariat /aerah Provinsi )usa #enggara #imur

sejak tanggal +: "uni 197 yang merupakan salah satu $iro diantara biro?biroyang berada di lingkup !ekretariat /aerah Provinsi )usa #enggara #imur dan

pada tahun +::: $iro 8mum mengalami perubahan yangdibentuk berdasarkan

Peraturan /aerah Provinsi )usa #enggara #imur )omor 1: #ahun +:::.

$erdasarkan pasal 1: ayat &17' Peraturan /aerah Provinsi )usa #enggara

#imur.$iro 8mum mempunyai tugas yaitu menyiapkan pembinaan

ketatausahaan, kearsipan melaksanakan urusan umah tangga, sandi dan

telekomunikasi, perjalanan dinas dan tata usaha keuangan !ekretariat /aerah.

!elain pembentukan 6rganisasi $iro 8mum berdasarkan Perda Provinsi )##

7/25/2019 Naldo

4/24

)omor 1: tahun +:::. $ersama biro?biro lainnya di lingkup !ekretariat /aerah

Provinsi )usa #enggara #imur, kondisi sebelumnya $iro 8mum dan $iro?$iro

lainnya dibentuk berdasarkan Perda?Perda sebelumnya.

/engan adanya perkembangan dan tuntutan re5ormasi birokrasipemerintahan,lahirnya regulasi atau kewajiban mengenai revitalisasi

birokrasi khususnya birokrasi pemerintahan daerah sebagaimana yang

diamanatkan dalam peraturan pemerintah &PP' )omor 41 #ahun +::;

tentang pedoman 6rganisasi Perangkat /aerah dan sebagai

implementasinya, maka pemerintah Provinsi )usa #enggara #imur

bersama /ewan Perwakialn akyat /aerah &/P/' Provinsi )usa #enggara

#imur telah

menetapkan peraturan /aerah Provinsi )usa #enggara #imur )omor

#ahun +:: tentang organisasi sekretariat /aerah provinsi )usa #enggara

#imur disamping Perda )omor 9, 1: dan 11 untuk !ekretariat /P/ dan

/inas lainya.

$erdasarkan Peraturan /aerah Provinsi )usa #enggara #imur )omor #ahun +::,struktur organisasi !ekretariat /aerah Provinsi )usa #enggara

#imur mengalami perubahan dari keadaan sebelumnya &Perda )omor 1:

#ahun +:::' yakni pada $agian dan !ub $agian. 8ntuk bagian, terdiri dari@

a. $agian #ata 8saha

b. $agian umah #angga dan Perlengkapan

c. $agian Protocol,!andi dan #elekomunikasi

d. $agian #ata 8saha %euangan !etda Provinsi )##!elain itu pada !ub?!ub $agian tertentu mengalami perubahan

seperti@

a. Pada $agian #ata 8saha@

1' !ub $agian #ata 8saha

+' !ub $agian Arsip dan =kspedisi

' !ub $agian #ata 8saha Pimpinan

b. Pada $agian umah #angga@

1' !ub $agian umah #angga Pimpinan

4

7/25/2019 Naldo

5/24

+' !ub $agian 8rusan /alam

' !ub $agian Perlengkapan

c. Pada $agian #ata 8saha %euangan@

1' !ub $agian Administrasi Perjalanan+' !ub $agian belanja pegawai

' !ub $agian belanja non?pegawai

d. $agian Protocol,!andi dan #elekomunikasi

1' !ub $agian Protocol dan Perjalanan

+' !ub $agian !andi /an #elekominikasi

/engan adanya tuntutan peleyanan kepada masyarakat,maka Perda

)omor #ahun +:: tentang !truktur 6rganisasi direvisi menjadi Perda

)omor 7 #ahun +:1 tanggal 1 /esember +:1 yang menyebabkan

perubahan pada $agian umas /an Protocol yang sebelumnya terdiri dari

tiga sub bagian yaitu!ub $agian ubungan (asyarakat &umas',!ub

$agian Protocol dan Perjalanan serta !ub $agian !andi dan

#elekomunikasi yang perubahannya terletak pada sub $agian ubungan

(asyarakat &umas' berubah menjadi $iro ubungan (asyarakat

&umas', sehingga $agian ubungan (asyarakat dan Protocol berubah

menjadi $agian Protocol dan !antel.

1.1.1 Nama dan Bektuk Organisasi

Adapun nama dan bentuk instansi dimana penulis melaksanakan

kegiatan Praktek kerja lapangan &P%2' yaitu $iro 8mum !ekretariat

/aerah Provinsi )usa #enggara #imur &)##' yang berbentu 6rganisasi

2ini>*aris dan bertugas membantu gubernur dalam mengkoordinasikan

penyelenggaraan %etatausahaan, umah #angga dan Perlengkapan, #ata

8saha %euangan !ekretariat /aerah, Protocol, !andi dan #elekomunikasi

berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk meningkatkan

kualitas kerja sama dan pelayanan prima administrative kepada seluruh

7/25/2019 Naldo

6/24

satuan kerja perangkat daerah &!%P/' baik di lingkungan !ekretariat

/aerah Provinsi )usa #enggara #imur maupun dari lingkungan !ekretariat

/aerah %abupaten>%ota dalam wilayah Provinsi )usa #enggara #imur dan

kepada public.

1.1.2Bidang Usaha

!ecara umum $iro 8mum !ekretariat /aerah Provinsi )usa #enggara

#imur terdiri dari 4 &empat' bagian dan 11 !ub $agian. Adapun $agian

dan sub bagian yang dimaksud diantaranya@

1. $agian #ata 8saha terdiri dari iga' !ub $agian yaitu@

a. !ub $agian #ata 8sahab. !ub $agian Arsip dan =kspedisic. !ub $agian #ata 8saha Pimpinan

+. $agian umah #angga dan Perlengkapan, terdiri dari !ub $agian

yaitu@a. !ub $agian umah #angga Pimpinanb. !ub $agian 8rusan /alam

c. !ub $agian Perlengkapan. $agian Protocol,!andi dan #elekomunikasi,terdiri dari + !ub $agian

yaitu@a. !ub $agian Protocol dan Perjalananb. !ub $agian !andi dan #elekomunikasi

4. $agian #ata 8saha %euangan !etda, terdiri dari !ub $agian yaituBa. !ub Administrasi Perjalananb. !ub $agian $elanja Pegawaic. !ub $agian $elanja )on?Pegawai

1.1.3Lokasi erusahaan

Adapun lokasi tempat penulis melaksanakan kegiatan Praktek %erja

2apangan yaitu "alan $asuki ahmat )o.1 %upang )## #elp &:4' +4

1.2 Organisasi erusahaan

6rganisasi yaitu wadah atau tempat terhimpunya orang?orang untuk

melaksanakan tugas secara bersama?sama guna mencapai target yang

ditetap bersama.

7

7/25/2019 Naldo

7/24

1.2.2Struktur Organisasi

$erdasarkan peraturan gubernur )## )omor 9 tahun +:1 tentang

uraian tugas jabatan struktural dan jabatan 5ungsional umum di

lingkungan !ekretariat /aerah Provinsi )usa #enggara #imur, maka dapat

dijelaskan tugas pokok dari jabatan dimaksud sebagai berikut@

a. %epala $iro 8mum(enyusun rencana strategis &renstra' biro berdasarkan rencana

pembangunan jangka menengah daerah &P"(/' provinsi dan kebijakan

%epala /aerah serta masukan dari komponen masyarakat untuk

meningkatkan kualitas pelayanan administrative.

1' (enyusun rencana kinerja tahunan berdasarkan rencana

strategis biro dan data yang ada untuk digunakan sebagai

pedoman pelaksanaan tugas.

+' (enetapkan pencapaian !tandar Pelayanan (inimal &!P('

secara tepat pada penetapan kinerja &P%' $iro.

' (erumuskan dan menetapkan kebijakan, pedoman, standar

penyelenggaraan ketatausahaan, rumah tangga dan

perlengkapan, tata usaha keuangan !etda, protocol dan santel

sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk digunakan

sebagai acuan pelaksanaan tugas.

4' (erencanakan dan menetapkan pelaksanaan penerimaan dan

pendapatan daerah bidang layanan pengolahan sarana dan

prasarana gedung kantor !etda untuk peningkatan Pendapatan

Asli /aerah &PA/'.

' (engkoordinir penyelenggaraan ketatausahaan, rumah tangga

dan perlengkapan, tata usaha keuangan !etda, protocol dan

santel agar tercipta sinkronisasi dalam pelaksanaan program dan

terpenuhinya kebutuhan akan sarana dan prasarana kantoryang

memadai di lingkungan !ekretriat /aerah.

7' (embina dan mengawasi pelaksanaan tugas ketatausahaan,

rumah tangga dan perlengkapan, tatausaha keuangan !etda,

;

7/25/2019 Naldo

8/24

protocol dan santel agar terciptanya kinerja aparatur berbasis

kinerja.

;' (engkoordinir dan melaksanakan pelayanan kebutuhan pimpinan

yang mendesak sesuai ketentuan dan prosedur yang berlakuuntuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan

' (engevaluasi hasil pelaksanaan pelaksanaan tugas biro

berdasarkan rencana kerja untuk mengetahui keberhasilan dan

kegagalannya serta mengkaji dan merumuskan alternati5

pemecahan masalah yang berkaitan dengan

ketatausahaan,rumah tangga dan perlengkapan,tata usaha

keuangan setda,protocol dan santel untuk mencapai hasil

pelaksanaan tugas yang optimal.

9' (erumuskan dan menetapkan laporan pelaksanaan $udaya

%erja, pelaksanaan (elekat, akuntabilitas kinerja pemerintah,

laporan keuangan dan laporan kinerja biro berdasarkan

ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk digunakan sebagai

bahan pertanggungjawaban pelaksanaan kinerja

1:' (enyelenggarakan rapat sta5 secara rutin dan berkala untuk

menjalin kebersamaan dan mendapatkan masukan dalam

pelaksanaan tugas

11' (elaksanakan pembinaan disiplin terhadap bawahan sesuai

peraturan perundang?undangan yang berlaku agar terciptanya

Pegawai )egeri !ipil &P)!' yang handal, pro5esional dan bermoral

1+' (elakukan koordinasi tugas dengan instansi dan pihak terkait

baik daerah maupun pusat agar tersinkronisasi program dan

terjalin kerja sama yang baik

7/25/2019 Naldo

9/24

1' (emberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik

diminta maupun tidak untuk bahan pengambilan keputusan

dalam rangka menyelesaikan rangkaian masalah yang berkaitan

dengan pelayanan administrati5 umum14' (enyampaikan laporan bulanan dan tahunan dari hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainya berdasarkan kegiatan yang

telah dilakukan dan sumber data yang ada untuk dipergunakan

sebagai bahan masuka bagi atasan

1' (elaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh

atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugasdan

5ungsinya untukkelancaran pelaksanaan tugas.

b. %epala $agian #ata 8saha

$agian #ata 8saha mempunyai tugas merencanakan operasional

%etatausahaan meliputi tata usaha biro, tata usaha pimpnan, arsip

dan ekspedisi berdasarkan ketentuan dan prosedur yang berlaku

untuk meningkatkan pelayanan administrasi berbasis kerja dalam

melaksanakan tugas yaitu@

1' (erencanakan langkah?langkah operasional $agian #ata 8saha

berdasarkan rencana strategis biro dan ketentuan yang berlaku

untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

+' (engatur dan menyelenggarakan pelayanan ketatausahaan yang

meliputi pengelolaan dan pengendalian naskah dinas baik masuk

maupun keluar, tata usaha pimpinan, arsip dan ekspedisi untuk

meningkatkan pelayanan ketatausahaan.

' (engkoordinir penyusunan laporan pelaksanaan budaya kerja,

pengawasan melekat dan ketentuan yang berlaku untuk

digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan

kinerja biro.

4' (enyampaikan laporan bulanan dan tahunan serta hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai sumber data yang

9

7/25/2019 Naldo

10/24

ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar

dipergunakan sebagai bahan masukan atasan.

c. %epala !ub $agian #ata 8saha

(enyusun rencana dan menkoordinir serta melaksanakan langkah?langkah operasional !ub $agian #atausaha yang meliputi urusan

surat?menyurat dan mengecek layanan administrasi dari

perlengkapan, umah #angga, %euangan dan kepegawaian serta

urusan umum lainya.

d. %epala !ub $agian Arsip dan =kspedisi

(enyusun rencana dan melaksanakan kegiatan urusan kearsipan

dan ekspedisi sesuai dengan sistem dan prosedur yang berlaku

serta urusan pengendalian surat?menyurat.

e. %epala !ub $agian #ata 8saha Pimpinan

(enyusun rencana dan melaksanakan urusan kegiatan pimpinan

untuk meningkatkan pengawasan dan kerja sama.

5. %epala $agian umah #angga dan Perlengkapan

$agian umah #angga dan Perlengkapan mempunyai tugas sebagai

berikut@ merencanakan kegiatan operasional umah #angga dan

Perlengkapan meliputi umah #angga pimpinan, 8rusan /alam dan

Perlengkapan berdasarkan prosedur dan ketentuan yang berlaku

agar terciptanya lingkungan kerja yang nyaman serta pelayanan

berbasis kinerja. /alam melaksanakan tugas $agian umah #angga

dan Perlengkapan !ekretariat /aerah menyelenggarakan 5ungsinya

yaitu@

1' (erencanakan langkah?langkah operasional $agian umah

#angga dan Perlengkapan berdasarkan rencana strategis biro dan

ketentuan yang berlaku untuk digunakan sebagai pedoman

pelaksanaan tugas.

+' (engkoordinir penyusunan konsep pembinaan dan petunjuk

teknis di bidang rumah tangga pimpinan, urusan dalam dan

perlengkapan sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku untuk

digunakan sebagai acuan pelayanan administrasi pimpinan.

1:

7/25/2019 Naldo

11/24

' (engkoordinir pelaksanaan penerimaan dan pendapatan daerah

bidang layanan sarana dan prasarana gedung kantor !etda untuk

peningkatan PA/.

4' (emantau dan mengkoordinir pelaksanaan tugas pemeliharaanrumah dinas jabatan pimpinan, gedung kantor sekretariat daerah

dan kendaraan dinas di lingkungan sekretariat daerah agar

tercipta lingkungan yang bersih, nyaman, asri serta 5asilitas

sarana dan prasarana kantor terpelihara dengan baik.

' (emantau dan mengkoordinir pelayanan tamu pimpinan dan

jamuan rapat untuk memberikan layanan prima.

7' (enyampaikan laporan bulanan dan tahunan serta hasilpelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data

yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar

dipergunakan sebagai bahan masukan atasan.

g. %epala !ub $agian umah #angga Pimpinan

(enyusun rencana kegiatan !ub $agian #atausaha pimpinan

berdasarkan langkah?langkah operasional bagian sumber data yang

ada untuk kelancaran dan ketetapan pelaksanaan tugas pimpinan.h. %epala !ub $agian 8rusan /alam

(enyusun dan>atau mengoreksi konsep rencana kebutuhan pegawai

dan melaksanakan kegiatan urusan pengamanan, kebersihan dan

pemeliharaan gedung kantor serta urusan dalam lainnya.

i. %epala !ub $agian Perlengkapan

(enyusun dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pengadaan,

pendataan, penomoran serta penghapusan aset daerah berdasarkan

ketentuan dan prosedur yang berlaku.

j. %epala $agian Protocol, !andi dan #elekomunikasi

11

7/25/2019 Naldo

12/24

$agian Protocol, !andi dan #elekomunikasi bertugas merencanakan

dan melaksanakan kegiatan operasional keprotocolan dan

perjalanan, sandi dan telekomunikasi berdasarkan ketentuan dan

prosedur yang berlaku agar terwujudnya pelayanan yang baikkepada pimpinan. /alam melaksanakan tugas $agian Protocol, !andi

dan #elekomunikasi !ekretariat daerah, menjalankan 5ungsinya

yaitu@

1' (erencanakan langkah?langakah operasional Protokol

berdasarkan rencana strategis biro dan ketentuan yang berlaku

untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.

+' (engoreksi dan meneliti konsep usulan kebutuhan sarana dan

prasaran protokol dan perencanaan pengadaan sarana,

pemeliharaan jaringan sandi dan telekomunikasi serta

pengembangan !-!%6(/A*- di Provinsi, %abupaten>kota agar

meningkatkan layanan sandi dan telekomunikasi secara cepat,

tepat dan berkesinambungan.

' (emantau penyelenggaraan protokol dan perjalanan serta

layanan pengiriman, penerimaan dan penyampaian berita sandi

dan telekomunikasi di lingkungan Pemerintah

Provinsi>%abupaten>%ota agar tugas layanan in5ormasi dan berita

sampai pada alamat yang dituju.

4' (enyampaikan laporan bulanan dan tahunan serta hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data

yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar

dipergunakan sebagai bahan masukan atasan.

k. %epala !ub $agian Protocol dan Perjalanan

(enyusun dan melaksanakan kegiatanke protokolan dan perjalanan

dinas kepala daerah dan wakil kepala daerah serta menyampaikan

usalan kebutuhan saranadan prasarana protocol sesuai ketentuan

dan prosedur yang berlaku.

1+

7/25/2019 Naldo

13/24

l. %epala !ub $agian !andi /an #elekominikasi

(erencanakan dan melaksanakan kegiatan penerimaan dan

penyampaian berita sandi dan telekomunikasi di lingkungan

Pemerintah Provinsi>%abupaten>%ota sesuai dengan ketentuan danprosedur yang berlaku agar tugas layanan in5ormasi dan berita

sampai pada alamat yang dituju.

m. %epala $agian #ata 8saha %euangan !etda

$agian #ata 8saha %euangan bertugas untuk merencanakan tata

usaha keuangan !etda yang meliputi administrasi perjalanan,

belanjan pegawai, belanja non?pegawai berdasarkan ketentuan dan

prosedur yang berlaku untuk meningkatkan layanan administrasi

keuangan !etda secara e5ekti5 dan eCsien. /alam melaksanakan

tugas $agian #ata 8saha %euangan !etda menjalankan 5ungsinya

sebagai berikut@

1' (erencanakan langkah?langkah operasional $agian #ata 8saha

%euangan !etda berdasarkan rencana kerja biro dan ketentuan

yang berlaku untuk digunakan sebagai pedoman pelaksanaan

tugas.

+' (engkoordinir penyusunan konsep pembinaan dan petunjuk

teknis di bidang administrasi perjalanan, belanja pegawai dan

belanja non pegawai dan keuangan pimpinan sesuai ksetentuan

dan prosedur yang berlaku untuk digunakan sebagai acuan dalam

pelaksanaan tugas.

' (engatur pelaksanaan pengadministrasian gaji dan tunjangan

pegawai, perjalanan dinas dan belanja non pegawai serta

keuangan pimpinan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku

agar tertib administrasi sebagai bahan petanggungjawaban dan

meningkatnya layanan administrasi dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

4' (emeriksa kartu pengawasan kredit anggaran %epala /aerah dan

anggaran !etda Provinsi sesuai ketentuan yang berlaku untuk

menghindari kekeliruan dan kesalahan.

1

7/25/2019 Naldo

14/24

' (engendalikan pelaksanaan pengelolaan keuangan di lingkungan

!etda sesuai ketentuan yang berlaku agar pelaksanaannya sesuai

dengan rencana kerja.

7' (enyampaikan laporan bulanan dan tahunan serta hasil

pelaksanaan tugas kedinasan lainnya sesuai dengan sumber data

yang ada dan berdasarkan kegiatan yang telah dilakukan agar

dipergunakan sebagai bahan masukan atasan.

n. %epala !ub $agian Administrasi Perjalanan

(erencanakan dan melaksanakan konsep pembinaan dan

petunjuk teknis administrasi perjalanan dinas pimpinan dan pegawai

sta5 lainnya sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang berlaku

untuk penertiban administrasi.

o. %epala !ub $agian belanja pegawai

(enyusun, merencanakan dan melaksanakan (engatur

pelaksanaan pengadministrasian gaji dan tunjangan pegawai dan

belanja pegawai lainnya serta keuangan pimpinan sesuai prosedur

dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi sebagai bahan

petanggungjawaban dan meningkatnya layanan administrasi dalam

rangka kelancaran pelaksanaan tugas.

p. %epala !ub $agian belanja non?pegawai

(engatur pelaksanaan pengadministrasian belanja non pegawai

yang meliputi belanja barang maupun jasa sesuai ketentuan yang

berlaku agar tertib administrasi sebagai bahan petanggungjawaban

dan meningkatnya layanan administrasi dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

1.2.2!etenaga !erjaan

%etersediaan pegawai dalam suatu instansi akan menentukan kualitas

pelayanan yang di berikan kepada masyarakat, sama halnya dengan $iro

14

7/25/2019 Naldo

15/24

8mum !etda provinsi )##. 8ntuk mengetahui ketersediaan pegawai pada

$iro 8mum !etda provinsi )usa #enggara #imur dapat dilihat pada tabel

berikut.

#abel 1

%eadaan Pegawai )egeri !ipil &P)!' $iro 8mum !etda Provinsi )## #ahun+:1 +:17 $erdasarkan Pangkat>*olongan

N

o

angkat"go#ongan

$enis !e#amin $um#ah ersentaseL

1 - 9 1+ ;,1:+ --- 4+ + 7; 9,74 -- ;: 11 1 4;,94 - 9 9 ,

"umlah 1: 9 179 1::Sumber Data: Biro Umum Setda NTT

#abel +%eadaan Pegawai )egeri !ipil &P)!' $iro 8mum !etda Provinsi )## #ahun

+:1>+:17 $erdasarkan #ingkat Pendidikan

N

o

$enisendidikan

$enis !e#amin $um#ah ersentaseL

1 !?-- 4 4 4,;+ !?- +; 1 4 +,44 /?--- 4 ; 4,144 !(A : 17 97 7,

!(P 9 9 ,7 !/ ; ; 4,14"umlah 1: 9 179 1::

Sumber Data: Biro Umum Setda NTT

#abel

%eadaan Pegawai onorer $iro 8mum !etda Provinsi )## #ahun +:1?

+:17

N

o

$enis

endidikan

$enis !e#amin $um#ah ersenta

siL

1 !?- +7 1 19,14

+ /?--- 1, !(A 11 ; 1++ ;,1

1

7/25/2019 Naldo

16/24

4 !(P 1 4 +,4; !/ + + 1,+4

"umlah 149 1 17+ 1::Sumber Data: Biro Umum Setda NTT

1.2 !egiatan roduksi

%egiatan produksi yang dilakukan pada biro 8mum !ekretariat /aerah

Provinsi )usa #enggara #imur adalah memberikan pelayanan dalam

membantu gubernur mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan

%etatausahaan, umah #angga dan Perlengkapan, #ata usaha keuangan

!ekertariat /aerah, Protocol, !andi dan #elekomunikasi untuk

meningkatkan kualitas kerja sama dan pelayanan administrative kepada

seluruh satuan kerja perangkat daerah &!%P/' di lingkungan !ekertariat

/aerah Provinsi )usa #enggara #imur dan kepada public.

1.2.1roses roduksi

Proses produksi yang dihasilkan pada $iro 8mum !ekretariat /aerah

Provinsi )usa #enggara #imur adalah memberikan pelayanan kepada

kepala daerah, wakil kepala daerah, anggota %6P- dan masyarakat

dalam memberikan pelayanan yang berupa surat?menyurat, komunikasi,

pemeliharaan kesehatan pegawai negeri sipil &P)!', pemeliharaan dan

periDinan kendaraan dinas, pengamanan kantor, pendidikan dan

pelatihan&/iklat', pelayanan kedinasan kepala daerah dan wakil kepala

daerah, pengadaan pembangunan gedung kantor, pengadaan dan

pemeliharaanaset daerah, pelayanan administrasi keuangan sekretariat

serta pelayanan adaministrasi perjalanan dinas pegawai.

1.3.1%asi# roduksi

asil dari kegiatan produksi pada $iro 8mum !ekretariat daerah

Provinsi )usa #enggara #imur sesuai dengan program kerjanya yaitu

sebagai berikut@

1. Program pelayanan administrasi kantor yang meliputi@a. !urat menyuratb. %omunikasi

17

7/25/2019 Naldo

17/24

c. Pemeliharaan kesehatan pegawai negeri sipil &P)!'d. Pemeliharaan dan periDinan kendaraan dinase. Pengamanan kantor5. Pendidikan dan pelatihan &/iklat'

g. %ebersihanh. Peningkatan pelayanan kedinasan kepala dan wakil kepala

daerah+. Program peningkatan saran dan prasarana aparatur yang meliputi@

a. Pengadaan pembangunan gedung kantorb. ehabilitas rumah jabatanc. Pengadaan dan pendataan aset daerahd. Pemeliharaan aset daerahe. Penomoran aset daerah

. Program peningkatan dan pengembangan sistem capaian kinerja

keuangan yang meliputi@a. Perhitungan penyusutan aktiva tetap

b. Penyusunan laporan keuangan satuan kerja perangkat daerah &!%P/'

1.& emasaran"'i#a(ah O)erasiona#

3ilayah operasional>pelayanan yaitu wilayah yang menjadi sasaran

dari kegiatan pelayanan yang dilakukan dalam menjalakan tugas dan

tanggungjawab dalamorganisasi.

1.&.1*aerah e#a(anan

3ilayah operasional>pelayanan dari $iro 8mum !ekretariat /aerah

Provinsi )usa#enggara #imur sesuai dengan tugas dan 5ungsi pokok yaitu

memberikan pelayanan yang mencakup seluruh satuan kerja perangkat

daerah &!%P/' baik di lingkungan sekretarian daerah provinsi )usa

#enggara #imur maupun dari lingkungan sekertariat daerah

%abupaten>%ota dan kepada masyarakat.

1.&.2*aerah !erja

/alam menjalankan tugas dan 5ungsi pokoknya daerah kerja $iro

8mum !ekretariat /aerah Provinsi )usa #enggara #imur meliputi@

1. !ekretariat /aerah Provinsi )## yang terdiri dari 1 biro+. /inas %elautan dan Perikanan

1;

7/25/2019 Naldo

18/24

. /inas Pertanian dan Perkebunan

4. /inas Peternakan. /inas Pekerjaan 8mum &P8'7. /inas Pendapatan dan Aset /aerah;. /inas %ehutanan. /inas %ebudayaan dan Pariwisata9. /inas Pertambangan dan =nergi1:. /inas %esehatan11. /inas !osial1+. /inas Pendidikan, Pemuda dan 6lahraga1. /inas Perindustrian dan perdagangan14. /inas #enaga %erja dan #ransmigrasi

1. /inas %operasi dan 8saha (ikro %ecil (enengah &8(%('17. /inas Perhubungan1;. /inas %omunikasi dan -n5ormatika1. -nspektorat19. $adan Pemberdayaan (asyarakat /inas+:. $adan Arsip+1. $adan 2ingkungan idup /aerah++. $adan Pendapatan /aerah+. $adan %etahanan Pangan dan Penyaluhan+4. $adan Pendidikan , Pelatihan, Penelitian dan Pengembangan+. $adan %esatuan $angsa dan Perlindungan (asyarakat+7. $adan Perpustakaan /aerah+;. %antor Perhubungan )##+. !ekretariat /ewan Perwakilan akyat /aerah &/P/'+9. %omisi Pemilihan 8mum dan Panwaslu:. !8/ Pro5.3.E

7/25/2019 Naldo

19/24

selama satu bulan, pelaksanaan pada !ub $agian Protocol di mulai dari

tanggal ; (aret sampai dengan 1 April +:17 dan !ub $agian Arsip dan

=kspedisi terhitung dari tanggal 4 April sampai dengan ; (ei +:17 dengan

peserta pada !ub $agian Protocol sebanyak tiga orang dan !ub $agian#ata 8saha sebanyak dua orang mahasiswa "urusan Administrasi $isnis.

2.2 Sistem dan rosedur

!istem dan prosedur yang ada di biro umum, khususnya sub bagian

arsip dan ekspedisi dalam menangani pengecekan surat?menyurat dari

satuan kerja perangkat daerah &!%P/' maupun masyarakat yaitu sebagai

brikut@

!etiap pegawai maupun masyarakat yang mengecek surat harus

melalui sub bagian arsip dan ekspedisi dengan membawa arsip surat yang

sudar diberi tanda terima untuk mengambil kartu kendali, setiap surat

yang dicek akan dicatat ke buku pengisian kartu kendali surat masuk

kemudian dilanjutkan pengurusannya ke tatausaha pimpinan yang dituju

dan proses selanjutnya dari tatausaha pimpinan yang dituju akan

diserahkan selanjutnya ke biro yang memiliki tugas dan 5ungsi yang

berkaitan dengan isi surat.

2.3 Maam / Maam !egiatan raktek !erja La)angan

Adapun jadwal kerja yang berlaku dalam $iro 8mum !etda Provinsi

)usa #enggara #imur yaitu lima hari kerja yang diatur sebagai berikut@

ari !enin %amis @ Pukul :;.: 17.:: 3-#A

ari "umat @ Pukul :;.: 17.: 3-#A

$eberapa kegiatan yang dilaksanakan selama praktek kerja

lapangan pada $iro 8mum !ekertariat /aerah Provinsi )usa #enggara

#imur, khususnya pada !ub $agian Protocol dan !ub $agian Arsip dan

=kspedisi yaitu sebagai berikut@

#abel 4

incian %egiatan Praktek %erja 2apangan

19

7/25/2019 Naldo

20/24

N

o

%ari"+angga# $enis !egiatan *eskri)si !egiatan

1 !enin,; (aret+17

Perkenalan melaporkan diri danmemperkenalkan diri kepada

pimpinan $iro 8mum sekaliguspengenalan struktur organisasi$iro 8mum

+ !elasa, (aret+:17

Perkenalan danPengenalanlingkungan kerja

(emperkenalkan diri kepadapimpinan dan sta5 sub bagianprotocol dan sekaliguspengenalan lingkungan kerjadan uraian tugas pada subbagian protocol

%amis,1: (aret

+:17

(engetik jadwal (embantu mengetik jadwal

harian gubernur )##4 "umat,11 (aret

+:17(engetik beritaactual

(embantu mengetik beritaactual dari surat kabar lokal

!enin,14 (aret+:17

(engetik surat (embantu mengetik suratundangan jamuan

7 !elasa,1(aret +:17

(engambil nomor,mencap danmengatar surat

(engambil nomor dan mencapsurat pada sub bagiantatausaha dan mengatar suratke tatausaha gubernur,wakil

gubernur dan !ekertarisdaerah; abu,17 (aret

+:17(engetik jadwal (embantu mengetik jadwal

harian sekertaris /aerah %amis,1; (aret

+:17(engikuti kegiatan

dialog

(engikuti kegiatan dialogantar agama di Aula rumahjabatan gubernur )##

9 "umat,1 (aret+:17

(engetik jadwal (embantu mengetik jadwalharian wakil gubernur )##

1: !enin,+1 (aret+:17

Print jadwal dan(engikuti seminar

(emprint jadwal harian dan(engikuti kegiatan seminar di

ruang rapat setda )##

11 !elasa,++(aret jumat,1April +:17

(engetik beritaactual

(embatu mengetik beritaactual dari surat kabar lokaldan ini menjadi tugas rutinitasselama delapan hari terakhir

1+ !enin,4 April+:17

ekap arsip suratmasuk

(embantu merekap>mencatatsurat masuk kedalam buku

pertelaan arsip sementara1 !elasa, April (emilah dan (embatu memilah dan

+:

7/25/2019 Naldo

21/24

+:17 mengarsipkankartu kendali

mengarsipkan kartu kendaliberdasarkan tanggal,bualandan tahun

14 abu,7 April+:17

(emilah kartukendali surat

masuk

(embantu memilah kartukendali surat masuk

berdasarkan tanggal,bulandan tahun

1 %amis, ; April?"umat, April+:17

(elayani orangdan mencatatsurat masuk

(embantu melayani orangyang datang mengecek suratdan mencatat kedalam bukupengisian kartu kendali suratmasuk.

17 !enin,11 April+:17

(emilah danmengarsipkankartu kendali

(embatu memilah danmengarsipkan kartu kendaliberdasarkan tanggal,bualan

dan tahun1; !elasa,1+ April+:17

(emilah kartukendali suratmasuk

(embantu memilah kartukendali surat masukberdasarkan tanggal,bulandan tahun

1 abu,1 April+:17

(enempel tanggal (embantu menempelkantanggal pada map arsip kartukendali surat masuk

19 %amis,14 April ?abu,4 (ei+:17

(enulis nomorkartukendali,memilah,m

engarsip(encatat kartukendali dan(elayani orangyang mengeceksurat

(embatu menulis nomor kartukendali surat masuk,melayaniorang yang datang mengecek

surat,mencatat surat kedalambuku pengisian kartu kendalisurat masuk,memilah danmengarsipkan kartu kendalisurat masuk berdasarkantanggal,bulan dan tahun

2.& Masa#ah 0ang *ihada)i!ebagai mahasiswa tentu masih minim dalam hal pengalaman

kerja, maka penulis banyak menemukan tantangan dan hambatan dalam

pelaksanaan Praktek %erja 2apangan, antara lain adalah sebagai berikut@

1. 2ingkungan kerja yang baru sehingga sulit untuk beradaptasi

dengan tugas yang diemban karena itu perlu waktu yang cukup

+1

7/25/2019 Naldo

22/24

untuk melakukan penyesuaian diri sehingga merasa kaku dalam

melaksanakan tugas.+. %urang memahami semua rincian tugas dan 5ungsi dari $iro 8mum,

khususnya !ub $agian Protocol dan !ub $agian #atausaha.

. %urang memehami sistem dan prosedur yang diterapkan di $iro

8mum !ekretariat /aerah Provinsi )##.4. "enis tugas dan pekerjaan yang dilaksanakan seringkali

menimbulkan rasa jenuh karena sering melakukan pekerjaan yang

sama secara berulang?ulang.

2. enanganan Masa#ah

/alam menyelesaikan permasalah yang dihadapi penulis bertanya

mengenai rincian tugas dan sistem serta prosedur kepada pegawai yang

ahli di bidang tersebut sebelum melaksanakan tugas yang akan dikerjakan

untuk mendapatkan penjelasan>arahan agar penulis mampu

menyelesaikan tugas yang dikerjakan dengan baik

BAB III

-NU+U

3.1 !esim)u#an

++

7/25/2019 Naldo

23/24

/ari hasil uraian dan pembahasan diatas, maka penulis dapat

menarik kesimpulan sebagai berikut @

1. %egiatan yang dilakukan selama Praktek %erja 2apangan &P%2'

secara keseluruhan berjalan dengan lancar dan sesuai dengan teori

yang dipelajari sebelumnya. #eori yang dipelajari sebelumnya telah

disesuaikan dengan program kerja yang telah ada di dunia

perkantoran. !ehingga penulis lebih mudah ikut serta dan

menjalankan program kerja yang telah direncanakan oleh instansi

dimana penulis melaksanakan kegiatan praktek kerja

lapangan,tetapi semua pekerjaan yang dilakukan memanglah akan

ada rintangan yang menghadang, namun semuanya berhasil

dilewati berkat kegigihan yang dimiliki.+. /ari pelaksanaan Praktek %erja 2apangan &P%2' yang telah penulis

laksanakan di $iro 8mum !etda )##, sudah terlaksana sesuai

dengan ilmu yang penulis dapatkan selama proses belajar di bangku

perkuliahan dan penulis juga memperoleh pengetahuan baru

tentang birokrasi pemerintahan yang dapat meningkatkan

kemampuan penulis dalam menghadapi dunia kerja. asil yangtampak nyata dari pelaksanaan Praktek %erja 2apangan &P%2' di $iro

8mum !etda )## adalah setelah penulis menyelesaikan praktek

kerja lapangan selama kurang lebih dua bulan, penulis telah

mendapatkan pengetahuan baru tentang dunia kerja khususnya di

birokrasi pemerintahan. $erdasarkan pembelajaran yang didapatkan

dari pegawai yang ada di $iro 8mum !etda )##, penulis ke

depannya sudah bisa untuk mempraktekkannya dan memiliki

kemampuan untuk menghadapi dunia kerja.

3.2 Saran

+

7/25/2019 Naldo

24/24

%egiatan Praktek %erja 2apangan akan menjadi maksimal apabila

semua pihak yang terkait juga maksimal dan sungguh?sungguh dalam

melaksanakan kewajibannya.$erikut ini beberapa saran atau usulan atau

rekomendasi sebagai koreksi dalam kegiatan praktek kerja lapangansebagai berikut@

1. 8ntuk $iro 8mum !ekretariat /aerah Provinsi )usa #enggara #imur

diharapkan pada waktu mendatang dalam penempatan mahasiswa

yang melaksanakan praktek kerja lapangan bukan hanya satu

bagian tetapi ditempatkan pada bagian lain sehingga mahasiswa

lebih mengetahui aktiCtas?aktiCtas utama pada bagian tersebut,

dapat juga memberikan bimbingan yang lebih banyak kepasdamahasiswa tentang pekerjaan yang ada sehingga mahasiswa dapat

membantu dan dapat mengerti sistem yang dipakai dalam

pelaksanaan kerja pada kantor.+. $agi 2embaga Pendidikan Politeknik )egeri %upang Agar sebelum

melakukan praktek kerja lapangan sebaiknya memperhatikan surat?

surat yang sangat dibutuhkan oleh mahasiswa sehingga pada saat

melaksanaakan praktek kerja lapangan mahasiswa lebih 5ocus pada

aktiCtas kantor , dan diharapkan dimasa yang mendatang

mahasiswa dapat dibekali lagi ketrampilan baik dari segi

pengetahuan, =tika, #ata %rarma, dan /isiplin agar mahasiswa

dapat menerapkan didalam Praktek %erja 2apangan &P%2'.. $agi jurusan administrasi bisnis diharapkan pada waktu mendatang

Pemilihan lokasi praktek kerja lapangan perlu disesuaikan dengan

bidang keahlian>konsetrasi agar mahasiswa mudah

mengaplikasikan, mengembangkan dan membandingkan antara

teori yang dipelajari dengan kenyataan yang terjadi di dunia kerja.4. $agi mahasiswa>mahasiswi yang melakukan kegiatan Praktek %erja

2apangan agar sunguh?sunguh memam5aatkan kesempatan ini agar

menjadi pengalaman dan bekal untuk memasuki dunia kerja