Analisis PekerjaanManajemen Sumberdaya ManusiaRika Kharlina Ekawati

*Analisis Pekerjaan (Job Analysis)Prosedur untuk menetapkan tugas dan keterampilan yang dibutuhkan sebuah pekerjaan dan juga tipe orang yang tepat untuk pekerjaan tersebutMenganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan

*Hasil Dari Analisis PekerjaanDeskripsi PekerjaanWhat is expected in the jobDaftar tugas, tanggung jawab, aliran pertanggung jawaban dan pelaporan, kondisi kerja, dan tanggung jawab kepenyeliaan yang dituntut suatu pekerjaan.Spesifikasi PekerjaanStates the qualification & experience that is required in the jobMenyatakan tentang kualifikasi dan pengalaman yang dibutuhkan dalam sebuah pekerjaanTuntutan pekerjaan terhadap aspek manusianya yang menyangkut syarat pendidikan, keterampilan, dan kepribadian

*Langkah-langkah Analisis PekerjaanTentukan kegunaan hasil informasi analisis jabatan uraian jabatan, spesifikasi jabatan, evaluasi jabatanKumpulkan informasi tentang latar belakang organisasi bagan organisasi, jenis-jenis pekerjaan yg ada Seleksi orang yang akan diserahi jabatan yg akan dianalisis Kumpulkan informasi analisis jabatan aktvitas pekerjaan, perilaku karyawan, kondisi kerja, syarat-syarat pengisi jabatanVerifikasi kebenaran data/informasi kepada pekerja dan atasan langsungSusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaanRamal atau perhitungkan kemungkinan pengembangan analisis Jabatan thd perkembangan perusahaan pada masa yang akan datang

*Pekerjaan: Dianalisis, Dideskripsikan, dan disediakan spesifikasinyaMenentukan tugas-tugas dan pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkanMembuat list tugas, tanggung jawab, pelaporan, kondisi kerja, supervisi jabatan/pekerjaan.Syarat-syarat manusianya (Human Requirements)

*Informasi Apa yang Dikumpulkan ?Aktivitas-aktivitas KerjaMembersihkanMenjualMengajarBagaimana, mengapa, dan kapan aktivitas dikerjakanPerilaku ManusiaBerpikir/berperasaanBerkomunikasiMemutuskanMenulisTuntutan pekerjaanMengangkatBerjalanDikendalikan

*Informasi Apa yang Dikumpulkan ?Mesin, alat, peralatan, dan alat bantu kerjaProduk-produk dibuatBahan-bahan diprosesPengetahuanJasa/pelayananStandar Prestasi Kerja/KinerjaKonteks pekerjaanKondisi kerjaJadwalKonteks organisasionalKonteks sosialPersyaratan Manusianya (Human Requirements)

*Informasi Apa yang Dikumpulkan ?Persyaratan Manusianya (Human Requirements)Pengetahuan dan keterampilan yang berkaitan dengan pekerjaanPendidikanPelatihanPengalaman kerjaAtribut-atribut personalKecerdasanKarakteristik fisikKepribadianKetertarikan/keinginan

*Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan

Analisis Pekerjaan

Deskripsi PekerjaanDanSpesifikasi Pekerjaan

Keputusan Rekrutmen & Seleksi

Penilaian Kinerja

Evaluasi PekerjaanKompensasi

Kebutuhan Pelatihan

*Penggunaan Informasi Analisis PekerjaanRekrutmen dan SeleksiAnalisis pekerjaan menyediakan informasi tentang apa pekerjaan yang dilakukan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut, membantu manajemen memfokuskan siapa yang dipilih untuk direkrut dan dipekerjakan.KompensasiAnalisis pekerjaan menyediakan informasi untuk menentukan nilai setiap pekerjaandan kelas yang tepat bagi tiap pekerjaan tersebut.Nilai pekerjaan, gaji, bonus

*Penggunaan Informasi Analisis PekerjaanPenilaian KinerjaManajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas khusus pekerjaan dan standar kinerja dari pekerjaan tersebut.PelatihanDeskripsi pekerjaan memperhatikan aktivitas dan keterampilandan oleh karenanya juga pelatihanyang dibutuhkan.Pemantauan Pelaksanaan PekerjaanMembantu menemukan tugas yang belum ditetapkan

*Penggunaan Informasi Analisis PekerjaanEvaluasi JabatanInformasi analisis jabatan memberikan pemahaman yg jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar kecilnya resiko yg dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil. Dengan demikian perusahaaan dapat menetapkan gaji pada posisi jabatan tersebut.Promosi dan PemindahanInformasi analisis jabatan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.OrganisasiInformasi jabatan yang diperoleh dari analisis jabatan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yg ada perlu diperbaiki.

*Penggunaan Informasi Analisis PekerjaanPemerkayaan PekerjaanInformasi analisis jabatan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.Penyederhanaan PekerjaanInformasi analisis jabatan digunakan juga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan. Dengan perkembangan perusahaan dan spesifikasi yg mendalam mengakibatkan pekerjaan-pekerjaan yg harus dilakukan dalam suatu jabatan semakin terspesialisasi.PenempatanInformasi analisis jabatan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekrjaan yg sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.

*Penggunaan Informasi Analisis PekerjaanPeramalan dan PerekrutanInformasi analisis jabatan digunakan untuk peramalan dan perekrutan tenaga kerja yg akan dibutuhkan perusahaan.Orientasi dan InduksiInformasi analisis jabatan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi dan lainnya.

*Metoda Mengumpulkan Informasi Analisis PekerjaanInterview (wawancara)KuesionerObservasi (Pengamatan)Buku harian pastisipanTeknik-teknik kuantitatifBerbagai sumber informasi

*Mengumpulkan Informasi Analisis PekerjaanUsaha kerja sama antara ahli SDM (MSDM, analis pekerjaan, atau konsultan), pekerja, dan supervisorSMEs (Subject Matter Experts)kebanyakan yang memegang jabatan/pekerjaan dengan menggunakan kuesioner dan interview

*WawancaraWawancara banyak digunakan :Wawancara individual dengan tiap-tiap karyawanWawancara kelompok dengan kelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang samaWawancara supervisor dengan satu atau lebih supervisor yang mengetahui pekerjaan

*Contoh Pertanyaan Dalam WawancaraApa pekerjaan yang dilakukan ?Apa tugas utama pada posisi anda ? Apa sebenarnya yang anda lakukan ?Di lokasi fisik seperti apa anda bekerja ?Apa syarat pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan (jika diperlukan), sertifikat atau lisensi yang dibutuhkan ?Pada aktivitas apa anda berpartisipasi ?Apa tanggung jawab dan tugas-tugas dalam pekerjaan anda ?

*Contoh Pertanyaan Dalam WawancaraApa pertanggung jawaban dasar atau standar kinerja dari pekerjaan anda ?Apa tanggung jawab anda ? Kondisi atau likngkungan kerja apa yang dibutuhkan pada pekerjaan anda ?Apa tuntutan fisik pekerjaan anda ? Tuntutan emosi dan mental ?Kondisi kesehatan dan keamanan apa yang dibutuhkan ?Apakah anda dihadapkan pada kondisi beresiko atau kondisi tidak seperti biasa atau umumnya ?

*Petunjuk WawancaraAnalis pekerjaan dan supervisor perlu mengindentifikasikan pekerja yang mengetahui dengan baik dan objektif.Membangun hubungan dengan yang diwawancarai.Mengikuti petunjuk atau daftar (checklist) yang terstrukturMeminta pekerja untuk menulis tugas-tugas sesuai dengan urutan pentingnya dan frekuensi kejadiannya.Meninjau dan menguji data

*Pengamatan (Observasi)Observasi mungkin dikombinasikan dengan wawancaraBuat catatan yang lengkapBerbicara dengan orang yang diobservasijelaskan apa yang terjadi dan mengapaTanyakan berbagai pertanyaan

*Diari dan Buku Harian (Logs)Menghabiskan waktuLaporan diriMengingatkan apa yang dikerjakan terlebih dahulu

*Teknik-teknik Kuantitatif Analisis PekerjaanKuesioner Analisis PosisiDigunakan untuk mengumpulkan data yang dapat dikuantifikasikan berkaitan dengan tugas-tugas dan tanggung jawab dari berbagai macam pekerjaan.Analisis Jabatan FungsionalMetoda yang mengklasifikan dan membandingkan setiap jenis pekerjaan, tetapi instruksi, alasan pertimbangan dan kemampuan matematik dan verbal adalah penting untuk melaksanakan tugas pekerjaan.

*Menulis Deskripsi Pekerjaan/JabatanDeskripsi PekerjaanSuatu peryataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan oleh pemegang pekerjaan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan.Informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi

*Menulis Deskripsi Pekerjaan/JabatanTidak ada format standar, tetapi kebanyakan uraian memuat bagian-bagian tentang:Identifikasi pekerjaanRingkasan pekerjaanHubungan pekerjaan, tanggung jawab, dan kewajibanTanggung jawab dan tugas pemegang pekerjaanStandar kinerjaKondisi kerja dan lingkungan fisik

*Identifikasi Pekerjaan/JabatanJudulTanggalDisetujuiSupervisors TittleGaji (Salary)Grade Level

*Tanggung Jawab dan TugasMisalMenetapkan tujuan pemasaran untuk mencapai pangsa pasarMemelihara keseimbangan dan mengawasi persediaanMenentukan batas wewenang pemegang pekerjaan/jabatanWewenang pembelianKedisiplinanWawancara dan penggunaan tenaga kerja

*Menulis Spesifikasi Pekerjaan/JabatanSpesifikasi PekerjaanMenunjukkan orang macam apakah yang direkrut dan dalam kualitas apakah orang tersebut hendaknya diuji.uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan/pekerjaan dengan baik dan kompetenSpesialisasi untuk karyawan terlatih vs tidak terlatihSpesialisasi pekerjaan berdasar judgmentKebanyakan spesifikasi pekerjaan datang dari perkiraan orang yang terdidik, seperti supervisor dan manajer SDMProsedur dasar adalah dengan bertanya apa yang harus dimiliki (dalam hal pendidikan, kemampuan intelegensi, pelatihan, dan lainnya) untuk melakukan pekerjaan dengan baik ?Spesifikasi pekerjaan menggunakan analisis statistik

*Isi Spesifikasi Pekerjaan/Jabatan Isi Spesifikasi PekerjaanTingkat pendidikan pekerja Jenis kelamin pekerja Keadaan fisik pekerja Pengetahuan dan Kecakapan kerja Batas umur pekerja Nikah atau belum Minat pekerja Emosi dan temparamen pekerja Pengalaman pekerja

*Statistik dan Analisis PekerjaanTujuan untuk menentukan secara statistik hubungan antara (1) beberapa prediktor atau sifat manusia, seperti tinggi, intelgensi, atau keterampilan jari, dan (2) beberapa indikator atau kriteria keefektifan kerja, seperti prestasi kerja seperti apa yang dinilai oleh supervisor.Prosedurnya memiliki lima langkah:Menganalisis pekerjaanMenyeleksi sifat-sifat personalTestMengukur prestasi kerja berikutnyaMenganalisis secara sistematis hubungan antara sifat dan prestasi kerja

*Job EvaluationMenilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil resiko pekerjaan dan memberikan nama, rangking, serta harga atau gaji suatu jabatan.Bila pekerjaan berat, sukar, berisiko besr, dan rangking jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji semakin besar. Sebaliknya, bila pekerjaan mudah, ringan, resiko kecil, tanggung jawab kecil, dan rangking jabatan rendah, makagaji jabatannya semakin kecil.

*PERUSAHAAN CV. METRO DATA PRATAMASpesifikasi PekerjaanNama Jabatan: Kepala Bagian KomputerKode Jabatan: R-239Tanggal: 12 September 2005Penyusun: Ir. Chacha Maricha HeiheiDepartemen: Divisi AdministrasiLokasi: PalembangPERSYARATAN PEKERJAAN : Pendidikan : Akademi Komputer ; menguasai komputer Pengalaman : 3 Tahun bekerja di bidang komputer Persyaratan Fisik : Kesehatan baik untuk melakukan pekerjaan dan mempunyai stamina serta daya tahan cukup kuat untuk melaksanakan tugas berat Persyaratan Mental : Jujur, inisiatif dan kreatif , dapat mengambil keputusan dengan cepat; mampu menganalisis Supervisi : Rentang kendali 3-9 orang lulusan SMA. Mampu berkomunikasi efektif lisan dan tertulis, vertikal dan horizontal dalam perusahaan Kondisi Kerja : baik, 75% duduk di kursi yang nyaman, tenang dan dalam ruang AC

*PERUSAHAAN Rikachan ManiezUraian PekerjaanNama Jabatan: Manajer Latihan & PengembanganKode Jabatan: A-25537 Dep. : PersonaliaTanggal: 12 September 2004 Lokasi : Kantor PusatPenyusun: Siti Tergeli

Fungsi : Di bawah supervisi umum direktur personalia, mengembangkan- menyelenggarakan dan mengevaluasi program2 latihan on the job & off the job. Bertindak sbg penasesat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan.

Tugas-Tugas :Bekerjasama dg para anggota manajemen lainnya menentukan kebutuhan latihan.Dengan persetujuan direktur mengembangkan struktur program latihanMenentukan metoda latihan, dll

*Wewenang : Menentukan struktur dan para pelaksana program latihanMenentukan jadwal latihan, dll

Tanggung Jawab :Bertanggung-jawab atas kelancaran pelaksanaan latihanBertanggung-jawab atas biaya-biaya latihan yang dikeluarkan

Hubungan Lini :

Atasan langsung: Direktur PersonaliaBawahan langsung : Para pelatih, Kepala Bagian Administrasi Latihan.

Kondisi Kerja :

Bekerja di kantor yang nyaman. Waktu kerja mulai jam 8.00 pagi sampai 16.00Sore kecuali bila memberikan latihan dan melakukan perjalanan (tiga hari per bulan)

Manajemen Sumber Daya ManusiaDinnul Alfian Akbar*Dinnul Alfian AkbarManajemen Sumber Daya ManusiaDinnul Alfian Akbar*Dinnul Alfian Akbar