Monitoring Evaluasi Partisipatif PRBBK, Lingkar/Untung Winarso, Copyright UNDP/MMR

PANDUAN PENERAPAN

SISTEM INFORMASI DESA (SID)

DAN MONITORING PARTISIPATIF

Penyusunan buku ini didukung oleh:

Panduan Penerapan Sistem Informasi Desa (SID) dan Monitoring Partisipatif

Penulis: Ahkmad NasirWasingatu ZakiyahUntung Tri Winarso

Penyunting: Rinto AndrionoHumam ZarodiRanggoaini JahjaMart WidartoSunarja

Penata isi:Humam Zarodi

Perancang Sampul:Dwi Fajar

© Merapi Recovery Response (MRR) Sub Project, Disaster Risk Reduction Based Rehabilitation and Reconstruction (DR4) Project, UNDP IndonesiaDesember 2013, cetakan pertama

PERPUSTAKAAN NASIONALKatalog Dalam Terbitan (KDT)

1. Informasi 2. Desa 3. Monitoring 4. PartisipatifI JUDULISBN 978-602-8384-75-9

+xv, 161 halaman, 21 x 29 cmsampul kertas

Dicetak dan diterbitkan oleh:Merapi Recovery Response (MRR) Sub Project , DR4 Project, UNDP Indonesia dengan dukungan dari Indonesia Multi Donor Fund Facility for Disaster Recovery (IMDFF-DR) dan New Zealand Aid Programme.Gedung Kantor Badan Kesbanglinmas DIY, Lt 2Jalan Jend. Sudirman No. 5 Yogyakarta, Telp (0274) 563112

Siapapun bisa mengutip, menyalin dan menyebarluaskan sebagian atau keseluruhan tulisan dengan menyebutkan sumber tulisan dan mencantumkan jenis lisensi yang sama pada karya publikasi, kecuali untuk kepentingan komersial.

BAGIAN 4: MONITORING & EVALUASI BERBASIS MASYARAKAT

BUKU PANDUAN PENERAPAN SID DAN MONITORING PARTISIPATIF >>123

BAB 1

PENGANTAR MONITORING & EVALUASI BERBASIS MASYAKARAT

1.1. Maksud Monitoring dan Evaluasi

Tidak sedikit orang menafsirkan kata evaluasi sebagai mencari-cari kesalahan, mengucilkan danmemberi penilaian yang buruk pada seseorang. Oleh karena itu banyak orang dalam sebuah organisasi, alergi dengan kegiatan monitoring dan evaluasi. Sangat mungkin pandangan tersebut disebabkan pengalaman buruk yang sukar dilupakan, ketika praktik evaluasi dimaknai dan dilakukan sebagai upaya bukan untuk memperbaiki kinerja dan memberikan yang terbaik untuk organisasi dan kelompok penerima manfaat dari program. Disamping itu, kurang informasi peranan evaluasi, tidak tahu manfaat dantidak mengenali cara menjalankannya.

Bagi sebagian orang, monitoring dan evaluasi adalah kegiatan yang seringkali diabaikan dan bahkan dihindari. Mereka menganggap sebagai jargon dan hanya dapat dilakukan oleh para ahli dan untuk kepentingan pemilik dana. Sebenarnya hal itu tidak benar. Sebagai masyarakat pelaku dan penerima program, Anda dapat melakukan monitoring dan evaluasi untuk mendapatkan hasil program yang diinginkan dengan sumber daya yang tepat, waktu, serta perencanaan yang teliti.

Pertanyaannya, bagaimana Anda mengetahui apakah sebuah kegiatan berjalan dengan benar dan menghasilkan perubahan yang tepat? Jawabannya ada pada monitoring dan evaluasi. Monitoring dan evaluasi bukan hanya untuk mempertanggungjawabkan pekerjaan kepada pemberi dana, melainkan sebagai alat untuk mencegah pemborosan, memperbaiki kegiatan danmemungkinkan Anda menilai kualitas dan manfaat suatu kegiatan.

Apakah yang dimaksud dengan monitoring dan evaluasi? Sebelum membahas monitoring dan evaluasi oleh masyarakat secara mendalam, ada baiknya memahami pengertian monitoring dan evaluasi diantaranya:



Monitoring adalah pengumpulan informasi secara teratur yang akan membantu menjaga agar pekerjaan tetap pada jalurnya dan dapat memperingatkan Anda ketika terjadi sesuatu yang salah. Suatu penilaian yang dilaksanakan terus menerus (berkelanjutan) dalam suatu kegiatan. Monitoring bertujuan untuk meningkatkan cara dan kinerja kelompok atau organisasi dalam menjalankan kegiatan. Evaluasi dapat diartikan kegiatan untuk menilai apa yang kelompok atau masyarakat lakukan, apa yang telah tercapai danbagaimana mencapainya. Evaluasi adalah perbandingan antara dampak nyata dari proyek dengan perencanaan yang disepakati. Evaluasi bisa dilakukan ditengah berlangsungnya suatu program/ kegiatan agar selalu terjadi perbaikan. Evaluasi juga dapat dilakukan di akhir program/ kegiatan untuk mengambil suati pembelajaran. Pengertian lain menyebutkan bahwa evaluasi adalah: x Menilai sejauh mana dampak keberhasilan yang dicapai dalam suatu kegiatan

oleh program x Membandingkan antara keadaan yang terjadi dengan target rencana kegiatan

dengan memperhatikan faktor-faktor pendukung, faktor penghambat sesuai waktu, biaya anggaran ditentukan

x Menilai hasil sejauh mana kegiatan sudah berjalan/ tercapai, menilai hasil dan dari tujuan, menggali tantangan dan masalah danmerumuskan Rencana Tindak Lanjut (RTL)

Evaluasi memiliki dua tujuan, yaitu: 1. Untuk pembelajaran dan pengembangan Evaluasi akan membantu menilai seberapa baik pekerjaan dengan tujuan agar pekerjaan tersebut lebih baik lagi. Ini tentang apa yang terjadi dan mengapa; apa yang bisa dan tidak bisa dikerjakan; serta apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan program/ kegiatan tersebut. Secara lebih rinci dijelaskan berikut ini: x Secara terus menerus mencari ”pembelajaran baru” dari apa yang Anda kerjakan x Untuk meningkatkan efektivitas kinerja, berdasarkan tujuan yang telah disepakati x Untuk meningkatkan efisiensi kinerja, seperti tepat waktu, tidak melebihi batas

anggaran dantidak boros dalam menggunakan sumber daya x Mencari penyebab dari keberhasilan ataupun kegagalan atas kegiatan yang Anda

lakukan. Hal ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan kekuatan dan mengurangi kelemahan



x Saling bertukar pengalaman yang relevan antar orang, kelompok dan desa. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk mengetahui bagaimana menghindari kesalahan yang telah dilakukan orang lain. Demikian pula pengalaman yang baik dapat ditiru jika memungkinkan

2. Sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas), untuk menunjukkan

berjalan secara efektif

Evaluasi akan membantu Anda mempertanggungjawabkan program/ kegiatan pada pihak lain terkait apakah dengan penggunaan dana telah tepat, apakah program telah selesai dan apakah perlu dilanjutkan. Secara lebih rinci dijelaskan berikut ini: x Memberikan jawaban yang jujur dan terbuka kepada masyarakat yang ingin

mengetahui akuntabilitas dari suatu program x Siap menghadapi tantangan dan luwes dalam menghadapi orang lain jika

pekerjaan Anda dianggap tidak sesuai dengan peraturan dan nilai-nilai yang disepakati

Namun, bukan berarti dengan melakukan monitoring dan evaluasi masalah dalam waktu sekejap dapat selesai, tanpa usaha yang keras dari seluruh anggota masyarakat untuk memperbaiki kualitas program/ kegiatan mustahil masalah akan selesai dan manfaat program/ kegiatan dapat tercapai. Monitoring dan evaluasi bukan solusi namun sebagai alat yang sangat berguna untuk: a. Membantu mengenali masalah dan penyebabnya b. Memberi saran tentang solusi yang paling mungkin bagi masalah yang ada c. Mendorong Anda dan masyarakat untuk merefleksikan kemana akan melangkah

dan bagaimana cara untuk menuju d. Memberi informasi dan gagasan e. Mendorong Anda dan masyarakat untuk menindaklanjuti informasi dan gagasan

tersebut f. Meningkatkan kemungkinan bahwa Anda dan masyarakat akan membuat

perubahan yang positif

Apa yang dapat dilakukan Masyarakat?

Kerapkali seseorang datang untuk menanyakan perkembangan dan kemajuan kegiatan atau program di sebuah wilayah tanpa memberitahukan tujuan dari wawancara atau pertemuan, masyarakat tidak mempunyai kepentingan mengikuti pertemuan dan tidak mengetahui manfaat dari pertemuan tersebut.



Monitoring dan evaluasi secara partisipatif muncul untuk menjembatani kepentingan antara orang luar dan masyarakat sendiri dalam menilai, mengukur dan memantau suatu kegiatan atau program. Dimana tujuan disampaikan secara jelas, indikator dirumuskan bersama, terjadi negosiasi, masyarakat yang mengambil keputusan, masyarakat merasa memiliki program tersebut dan sangat fleksibel.

Monitoring dan evaluasi berbasis masyarakat berguna untuk menilai beberapa hal, diantaranya: x Monitoring dan Evaluasi berbasis Masyarakat merupakan suatu pemantauan dan

evaluasi yang menyertakan masyarakat secara aktif dalam menilai, menjaga danmemelihara program atau kegiatan yang telah dilaksanakan oleh pemerintah, pihak swasta, lembaga nirlaba, atau masyarakat secara swadaya

x Pemantauan dan evaluasi dilakukan dengan tahapan, 1) menggali informasi tentang dampak, 2) perubahan mendasar, 3) kemanfaatan dan 4) rekomendasi penyempurnaan

x Mencakup pula upaya penyebarluasan informasi tentang dampak dan kemanfaatan program

x Rekomendasi pemantauan dan evaluasi mencakup perbaikan proses dan pemeliharaan hasil dari program dan kegiatan untuk menjamin keberlangsungan manfaatnya bagi masyarakat

Dari pengertian diatas, monitoring adalah mencatat untuk memastikan pelaksanaan program telah sesuai dengan perencanaan kegiatan/ program yang dilakukan oleh pemerintah maupun organisasi sosial, serta untuk mengukur kemajuan kegiatan. Tujuannya adalah membantu semua orang yang terlibat dalam program membuat keputusan yang tepat pada saat yang tepat pula untuk memperbaiki mutu kegiatan.

Sedangkan evaluasi adalah kajian mendalam yang dilakukan untuk menilai dan mengukur keberhasilan, perubahan-perubahan danmeraih hikmah pembelajaran bagi masyarakat. Tujuannya tidak lain untuk memperbaiki kinerja kelompok/ organisasi dan menjaga hasil-hasil kegiatan agar tetap terpelihara dan berlanjut.

Maka, dapat disimpulkan bahwa pelaku monitoring dan evaluasi oleh masyarakat adalah masyarakat sendiri yang bekerja secara bersama untuk menggali masalah, mengumpulkan dan mengkaji data/ informasi danmerumuskan rekomendasi/ usul/ gagasan/ saran untuk kepentingan masyarakat.



1.2. Syarat-Syarat Monitoring dan Evaluasi

Masyarakat akan memperoleh manfaat yang besar dari monitoring dan evaluasi jika memenuhi syarat-syarat berikut: 1. Monitoring dan evaluasi bukanlah satu bagian yang terpisah dalam

pelaksanaan program dan kegiatan. Seperti diketahui bersama bahwa dalam alur pelaksanaan program adalah kajian, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi. Setelah melakukan evaluasi, bukti dan temuan hasil evaluasi menjadi bahan pengkajian dan perencanaan program lainnya, atau perbaikan program yang sama

2. Monitoring dan evaluasi harus menjadi bagian perencanaan program dan kegiatan

3. Sebelum memulai, hal pertama yang penting disepakati adalah menyepakati tujuan dan manfaat yang diharapkan dari program / kegiatan

4. Salah satu alasan untuk melakukan monitoring dan evaluasi adalah untuk mengetahui perkembangan dan capaian program/ kegiatan. Dengan demikian, program atau kegiatan harus digambarkan secara jelas dalam perencanaan yang mencakup tujuan, ukuran sukses, pelaksana atau penerima program, waktu dansebagainya

5. Agar semua masyarakat memiliki komitmen, maka membutuhkan prinsip-prinsip yang harus disepakati, yaitu: a. Partisipasi: semua pihak harus terlibat, mulai dari proses perencanaan sampai

evaluasi kegiatan b. Transparansi: membuat laporan yang dapat dipertanggungjawabkan c. Akuntabilitas: pengambilan keputusan dan penggunaan sumber daya harus

dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat d. Kejujuran: laporan dan informasi yang dibuat harus jujur dan berisi tentang

apa yang benar-benar terjadi dalam proyek e. Kemauan/ niat baik: dapat menerima dan memberikan kritik yang

membangun, baik dari maupun untuk pihal lain f. Keluwesan: tidak kaku danmampu menyesuaikan dengan keadaan, waktu

dantempat g. Kesepakatan: pelaksanaan monitoring dan evaluasi harus berdasarkan

kesepakatan semua pihak (yang menjadi bagian program/ kegiatan)

6. Semua yang terlibat harus membuat rencana kerja yang dinyatakan jelas, seperti apa yang ingin dicapai, peran dan tanggungjawab, serta tempat dan batas waktu.



1.3. Tahapan Monitoring Dan Evaluasi

Tahap Pertama: Perencanaan

Perencanaan menjadi kegiatan penting sebelum pelaksanaan, namun sering disepelekan dan dilupakan, padahal perencanaan menjadi pedoman dan acuan proses pelaksanaan. Perencanaan monitoring dan evaluasi membahas rencana kerja yang rinci, yaitu tentang: 1. Menentukan tujuan dan ukuran keberhasilan (indikator) program 2. Program apa saja yang akan dimonitor dan dievaluasi 3. Apa saja yang akan dimonitor dan dievaluasi 4. Menyepakati tujuan monitoring dan evaluasi 5. Kepada siapa memperoleh data dan informasi 6. Siapa yang harus terlibat dan apa peran mereka 7. Siapa yang akan melakukan 8. Bagaimana cara memperoleh informasi/ data dan kapan dilakukan 9. Bagaimana hasil-hasil atau laporan disusun 10. Kepada siapa laporan disampaikan, serta pada acara apa laporan disampaikan

Tahap Kedua: Pengumpulan Data/ Informasi Setelah merencanakan kegiatan monitoring atau evaluasi, tahap selanjutnya adalah pengumpulan data/ informasi tentang program tersebut. Informasi dan data yang penting tersebut untuk memastikan program telah berjalan baik, bermanfaat, sesuai dengan kebutuhan, adakah kendala dan upaya agar program berlanjut.

Perencanaan

Pelaksanaan

Monitoring

Evaluasi

Kajian

Gambar 40. Tahapan Monitoring dan Evaluasi



Cara mencari informasi dapat dilakukan dengan wawancara kepada penerima program atau kegiatan dilakukan secara resmi (misal di kantor, di rumah) dan tidak resmi/ non-formal (di warung, di kebun/ ladang, dll).

Wawancara juga dapat dilakukan pada saat pertemuan kelompok, dusun, arisan yang dinamakan juga dengan wawancara berkelompok atau diskusi. Hal yang perlu diperhatikan adalah mencatat informasi/ pendapat dari narasumber pada saat wawancara/ diskusi, atau bila dirasa akan menghambat narasumber untuk berpendapat cukup diingat dan setelah tiba di rumah baru dicatat.

Mencari data dalam dokumen juga penting dilakukan untuk membandingkan informasi kegiatan (terkait tujuan, penerima, jenis program, hasil yang diharapkan) dengan pelaksanaan sesungguhnya. Sehingga dapat menjadi kesimpulan apakah kegiatan sesuai dengan rencana atau melenceng.

Pengamatan tidak kalah penting dilakukan terhadap hasil-hasil kegiatan atau jenis bantuan, misalnya jalan yang telah diperbaiki, jenis bantuan bibit, material bangunan yang tiba. Lebih kuat lagi untuk mendokumentasikan bukti dengan cara dicatat dan dipotret.

Tahap Ketiga: Analisis Dan Pelaporan Laporan hasil monitoring dan evaluasi merupakan dokumentasi yang berisi hasil-hasil monitoring dan evaluasi dapat bentuk tertulis dan tak tertulis.

Isi laporan tertulis harus disampaikan secara sederhana, jelas, ringkas danpadat. Isi laporan tertulis diantaranya: 1. Penjelasan dari program/ kegiatan (termasuk tujuan dan hasil yang diharapkan) 2. Apa yang terjadi saat pelaksanaan program (manfaat, perubahan setelah program/

kegiatan berjalan yang baik dan buruk) 3. Ketidaksesuaian dan perbedaan antara rencana dengan pelaksanaan 4. Alasan terjadinya perbedaan-perbedaan tersebut (kendala) 5. Cara untuk mengatasi perbedaan-perbedaan tersebut (saran, gagasan, usulan).

Dapat juga menyajikan laporan dalam bentuk tak tertulis, misalnya: 1. Gambar dan foto 2. Film 3. Penjelasan lisan dalam pertemuan rutin dusun, kelompok, desa 4. Dialog dalam media komunitas (seperti radio komunitas, koran komunitas) 5. Pertunjukkan kesenian atau teater



Ada banyak cara untuk menyajikan laporan, seperti dalam pertemuan rutin, ditempel di papan pengumuman (seperti di masjid, balai dusun, balai desa, pos ronda). Apabila laporan ditujukkan kepada pemerintah dapat dengan mengirim laporan tertulis, diskusi dengan pemerintah, diskusi dengan DPRD, melalui surat kabar, radio dan sebagainya. Aspek Penting yang biasanya digali: Kriteria atau aspek pemantauan adalah ukuran yg menjadi dasar penilaian atau penetapan sesuatu, maka suatu program dinilai tercapai dan berhasil menggunakan aspek/ kriteria tertentu. Masing-masing aspek/ kriteria tersebut dapat dirinci cakupannya untuk membuktikan bahwa kriteria tercapai, cakupan dapat diturunkan dalam pertanyaan-pertanyaan untuk kebutuhan pengumpulan data. Aspek/ Kriteria yang lazim digunakan dalam pemantauan dan evaluasi adalah:

Aspek/ Kriteria Cakupan Pertanyaan Kunci Akuntabilitas 1. Pengetahuan masyarakat

tentang program 2. Penyediaan wadah umpan balik

dan tindaklanjut umpan balik

a. Darimana Anda mengetahui program?

b. Jika ada kegiatan yang tidak sesuai dengan kebutuhan? Apa yang dilakukan? melapor kepada siapa?

c. Adakah perbaikan setelah ada laporan?

Partisipasi 1. Peran masyarakat pada perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi program rehabilitasi dan rekonstruksi

2. Dukungan masyarakat terhadap program

3. Keterlibatan masyarakat dalam pengambilan keputusan

a. Siapakah yang merencanakan dan melaksanakan kegiatan?

b. Apakah keputusan telah diambil secara mufakat tanpa ada yang dirugikan?

c. Apa dukungan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan/ program

Efektivitas 1. Ketepatan cara pelaksanaan program

2. Ketepatan penerima program 3. Kesesuaian waktu

a. Bagaimana dengan penerima dan lokasi kegiatan, apakah telah sesuai dengan rencana dan tepat sasaran?

Relevansi 1. Kesesuaian program dengan

kebutuhan 2. Manfaat atau kegunaan

program bagi masyarakat

b. Apakah kegiatan telah sesuai dengan kebutuhan warga? Mengapa?

c. Apakah kegiatan telah memenuhi indikator yang diharapkan?

Tabel 19. Aspek/ Kriteria Dalam Pemantauan dan Evaluasi



Mengapa? d. Apakah kegiatan telah sesuai

dengan tujuan yang diharapkan? Mengapa?

e. Adakah kegunaan kegiatan untuk keluarga dan masyarakat?

Dampak Perubahan-perubahan pada kehidupan masyarakat dan tingkat risiko masyarakat.

a. Setelah kegiatan selesai dilakukan, adakah perbedaanannya?

b. Apakah perbedaan itu baik, ataukah buruk?

c. Bagaimana menjaga hasil-hasil kegiatan yang telah berjalan baik?

d. Bagaimana rekomendasi untuk perbaikan kegiatan?



Bahan Bacaan I Perencanaan Program Pembangunan Desa Secara ideal, tujuan dan indikator program disepakati bersama pada saat permulaan program atau kegiatan dimulai atau pada saat akan melakukan monitoring dan evaluasi. Tahap pertama yang penting dalam monitoring dan evaluasi adalah meninjau kembali tujuan dan indikator program dan kegiatan pada saat akan melakukan monitoring dan evaluasi. Program muncul dari adanya permasalah yang harus diselesaikan untuk meningkatkan harkat hidup manusia dan memenuhi kebutuhan hidup yang lebih layak. Seperti program penanggulangan kemiskinan melalui peningkatan penghasilan untuk mengurangi kemiskinan dan mensejahterakan masyarakat secara ekonomi, program tersebut dirancang karena permasalahan kemiskinan menjadi prioritas semua pihak. Kemiskinan menjadi akar permasalahan yang dapat mengakibatkan pendidikan rendah, kesehatan buruk, kriminalitas dandapat memicu kerentanan terhadap risiko bencana. Karena kondisi miskin seseorang tidak dapat mencukupi kehidupan yang layak dan memperoleh pendidikan yang tinggi, dengan pendidikan yang rendah pada umumnnya tidak dapat memperoleh pekerjaan yang layak pula dengan pendapatan yang rendah dan dapat dipastikan pada akhirnya kembali pada rantai kemiskinan. Inilah mengapa kemiskinan menjadi akar permasalahan, jika kemiskinan dapat dikurangi maka permasalahan-permasalahan yang selanjutnya dapat berkurang atau justru hilang. Pada konteks pengelolaan risiko bencana, program-program yang dirancang untuk memperkecil risiko, menghindari ancaman, ataupun mengalihkan akibat-akibat buruk yang kemungkinan akan terjadi. Akar permasalahannya pada kondisi masyarakat yang rentan karena minimnya pengetahuan, tidak tersedianya sumber daya atau sumber daya yang ada belum dapat dikelola dengan baik, lokasi dan kondisi pemukiman yang rentan, sikap dan perilaku yang tidak memperhatikan risiko. Maka diperlukan upaya peningkatan kapasitas dengan berbagai program agar masyarakat dapat menuju ketangguhan. Untuk mengetahui permasalahan-permasalahan, masyarakat desa dapat melakukannya secara mandiri dengan menggunakan pemetaan desa, menelusuri desa (transek), menggunakan kalender musim. Dengan alat bantu tersebut dapat ditemukan permasalahan dan potensi masyarakat terkait dengan sosial, ekonomi, lingkungan, infrastruktur yang selanjutnya dibuat prioritas untuk diselesaikan sesuai



dengan kebutuhan dan bukan berdasarkan keinginan. Sebagai contoh, beberapa peta risiko dusun yang telah disusun oleh masyarakat adalah:

Tingkat kerusakan dan kerugian pasca bencana di desa dapat dikaji dengan menggunakan alat bantu peta risiko bencana desa atau dusun, dengan pemetaan dapat diperbandingkan kondisi dusun atau desa sebelum bencana dan sesudah bencana yang nantinya juga kemungkinan akan mengalami perubahan setelah adanya program-program rehabilitasi dan rekonstruksi, atau dapat diartikan setelah adanya program tentunya tingkat risiko desa akan mengalami perubahan yang

Gambar 41. Peta Risiko Dusun Glagah Malang, Desa Glagaharjo, Sleman



diharapkan tingkat risiko desa dapat menurun. Terkadang perencanaan program membutuhkan proses yang serius dan lama dengan tenaga dan pikiran yang dicurahkan amat besar, memanglah membutuhkan kesabaran, ketelitian dankeuletan. Namun proses perencanaan yang baik telah menyelesaikan permasalah 50 persen, sebab “ketika kita gagal merencanakan, maka kita merencanakan untuk suatu kegagalan” Setelah membuat sketsa desa atau melihat kembali sketsa desa untuk menggali permasalahan dan potensi desa yang menggambarkan kondisi desa terkait pemukiman, infrastruktur, fasilitas umum, tata guna lahan, sebelum erupsi Merapi 2010. Bahan Bacaan II Monitoring dan Evaluasi Pasca Bencana Erupsi Merapi

Pada program pengelolaan risiko bencana, seyogianya masyarakat dapat melakukan

monitoring dan evaluasi pada program-program pencegahan, mitigasi, kesiapsiagaan dini, tanggap darurat, rehabilitasi danrekonstruksi baik dari sisi kebijakan, pelaksanaan, pelibatan masyarakat danmanfaat.

Namun demikian, pada saat ini pemerintah dan lembaga swadaya masyarakat bersama masyarakat tentunya, telah dan sedang melaksanakan program rehabilitasi dan rekonstruksi. Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Penanggulangan Bencana No. 5 Tahun 2011 tentang Penetapan Rencana Aksi Rehabilitasi dan Rekonstruksi Eilayah Pasca Bencana Erupso Gunung Merapi di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta dan Provinsi Jawa Tengah, program/ kegiatan rehabilitasi dan rekonstruksi terbagi menjadi sektor-sektor: Sektor perumahan dan pemukiman Sektor infrastruktur Sektor Ekonomi prodiktif Sektor sosial Sektor lintas sektor

Maka, program yang dapat dimonitor dan dievaluasi pasca bencana erupsi Merapi adalah yang terkait dengan program-program rehabilitasi dan rekonstruksi pasca bencana erupsi Gunung Merapi yang dilakukan oleh pemerintah, swasta, maupun Lembaga Swadaya Masyarakat. Dalam melakukan rehabilitasi dan rekonstruksi, ada 10 rekomendasi bagi pemerintah, masyarakat danlembaga usaha untuk mencapai pembangunan yang lebih baik yaitu: 1. Pemerintah, donor dan lembaga-lembaga bantuan harus mengakui bahwa keluarga dan

masyarakatlah yang mengarahkan pemulihan diri mereka sendiri. 2. Pemulihan harus mendorong keadilan dan kesetaraan. 3. Pemerintah harus meningkatkan kesiapsiagaan terhadap bencana-bencana di masa depan. 4. Pemerintah daerah harus diberdayakan agar mampu mengelola upaya pemulihan dandonor

harus memberikan sumber daya yang lebih besar untuk penguatan lembaga-lembaga pemerintah yang menangani pemulihan, terutama ditingkat lokal.

5. Perencanaan pemulihan yang baik dan koordinasi yang efektif tergantung pada informasi yang baik.



6. Perserikatan Bangsa-Bangsa, Bank Dunia dan badan-badan multilaterallainnya harus memperjelas peranan dan hubungan antar mereka, terutama dalam menangani proses pemulihan yang sangat awal.

7. Peran LSM dan Gerakan Palang Merah/ Bulan Sabit Merah harus diperluas untuk mengemban tanggung jawab yang lebih besar demi meningkatkan kualitas upaya pemulihan.

8. Pemerintah dan lembaga-lembaga bantuan harus menciptakan kondisi yang mendorongpengembangan kewirausahaan mulai dari awal operasi pemulihan.

9. Para penerima manfaat berhak atas hubungan kerjasama antar lembaga bantuan yang tidak diwarnai dengan permusuhan dan persaingan yang tidak sehat.

10. Pemulihan yang baik harus membuat masyarakat menjadi lebih aman dengan mengurangi risiko dan membangun ketangguhan.



BAB 2

TAHAPAN MONITORING DAN EVALUASI

2.1. Tahap Pertama: Perencanaan

1. Menyepakati rencana dan alasan melakukan monitoring dan evaluasi

a. Lakukan pertemuan desa atau kelompok yang dapat dilakukan pada saat

perencanaan program/ kegiatan (ini kondisi ideal), atau pada saat akan melakukan Monitoring dan Evaluasi. Bagi Pemerintah desa dapat membahas pada musyawarah desa atau bagi pengurus kelompok dapat membahas rencana ini pada pertemuan rutin kelompok.

b. Pemerintah desa atau kelompok membentuk tim monitoring dan evaluasi 2. Melakukan rapat tim untuk perencanaan monitoring dan evaluasi Peserta rapat adalah tim monitoring dan evaluasi atau ketua kelompok memimpin jalannya pertemuan. Langkah-langkah: a. Menyepakati tujuan dan aspek yang akan dimonitoring dan dievaluasi

x Jelaskan sejelas-jelasnya tentang program / kegiatan yang direncanakan atau yang akan di Monitoring dan Evaluasi.

x Fokuskan diskusi untuk menyepakati tujuan monitoring dan evaluasi dengan mengajukan pertanyaan: Untuk apa kita melakukan evaluasi? Catatlah setiap jawaban peserta rapat yang akan menjadi rujukan tentang apa saja yang akan diketahui dari program / kegiatan.

x Tanyakan pada peserta apa yang akan diketahui dari program / kegiatan? Jawaban yang biasanya muncul adalah: x Keterlibatan masyarakat dalam program x Kualitas dan kesesuaian kegiatan x Ketepatan cara, waktu danpenerima x Peran dan tanggungjawab masing-masing pihak x Hasil-hasil kegiatan x Kendala-kendala x Tujuan dan manfaat bagi masyarakat



b. Menyepakati tujuan dan ukuran keberhasilan program/ kegiatan Menentukan tujuan jangka panjang dari program/ kegiatan yang menggambarkan kriteria atau indikator keberhasilan. Tujuan ini ditentukan oleh anggota masyarakat sendiri. Masyarakat, kelompok atau pelaksana kegiatan royek dapat menggunakan hal ini dalam mencatat kemajuan selama program / program dan sesudah program / kegiatan berakhir. Anda dapat mengajukan pertanyaan bijaksana sebagai berikut: x Andaikata proyek telah berakhir, bagaimana bapak / ibu tahu bahwa proyek

tersebut sukses/ berhasil? x Apa yang anda harapkan terjadi? x Apa manfaat yang akan diperoleh dari proyek bagi perempuan, laki-laki dan

anak-anak? x Bagaimana pengaruhnya terhadap kehidupan bapak / ibu?

Rumusan keberhasilan atau perubahan-perubahan yang akan dicapai masyarakat dari suatu program inilah yang menjadi pedoman dalam melakukan monitoring dan evaluasi. Tanda yang tampak dan bisa diukur yang menunjukkan bahwa sesuatu telah dikerjakan untuk menilai keberhasilan dan kegagalan kegiatan tersebut dapat diartikan sebagai indikator, atau menginformasikan perubahan-perubahan baik secara kualitas maupun dari sisi jumlah. Contoh tentang tujuan dan indikator sebagai berikut:

No. Tujuan Indikator 1 Meningkatkan pendapatan petani 1. Panen padi meningkat dari 5 ton/ ha menjadi 7

ton/ ha 2. Biaya produksi pertanian berkurang 3. Hama tanaman dapat dicegah secara mandiri 4. Bantuan diterima dengan kualitas bagus dan

tepat sasaran 2 Meningkarnya kesejahteraan

peternak sapi perah 1. Peternak memiliki penghasilan 1 juta per bulan

dari penjualan susu sapi 2. Memiliki koperasi untuk pengolahan susu 3. Bantuan diterima dengan kualitas bagus dan

tepat sasaran 3 Kehidupan ekonomi masyarakat

cepat pulih setelah terjadi bencana 1. Ibu mendapatkan tambahan penghasilan

Rp.500.000 / bulan dari usaha makanan ringan 2. Ibu dapat menyumbang pendapatan keluarga 3. Anak dapat terus sekolah

4 Masyarakat lebih siap dan tanggap ketika terjadi bencana

1. Seluruh masyarakat mengetahui cara penyelamatan diri

2. Mempersiapkan dokumen penting dan perbekalan

Tabel 20. Contoh Tujuan dan Indikator Monitoring dan Evaluasi



3. Tidak ada yang menjadi korban 4. Ternak dan harta selamat

5 Masyarakat mendapatkan hunian yang aman

1. Hunian jauh dari sumber ancaman, kuat, 2. Hunian dapat ditempati seluruh anggota

keluarga 3. Hunian tidak terlalu jauh dengan kandang

ternak dan ladang 4. Pemukiman bersih, air lancar

3. Menyepakati sumber informasi dan cara mendapatkan informasi Langkah-langkah: a. Membuat daftar informasi, narasumber danpartisipan yang dibutuhkan untuk

menggali data atau bukti. Data/ informasi dapat dibagi menjadi data primer dan data sekunder. Data/ informasi primer adalah data yang menjadi sumber utama seperti proposal, rencana kegiatan, laporan, catatan rapat, dokumen rencana aksi rehabilitasi dan rekonstruksi, pengumuman, peta risiko, narasumber (seperti pelaksana program, penerima manfaat, pembuat keputusan), bentuk fisik hasil program (jembatan, jalan, tanaman, ternak). Sedangkan data sekunder ialah data pelengkap atau pendukung seperti data kependudukan desa dan RPJM Desa.

b. Merumuskan cara pengumpulan informasi/ data yang dibutuhkan, semisal kajian/ pemeriksaan dokumen, wawancara, diskusi pada pertemuan desa atau pertemuan kelompok, diskusi pada saat arisan, observasi/ kunjungan lapangan.

c. Menentukan siapa yang melakukan penggalian data d. Merumuskan strategi terkait dengan cara mendapatkan data baik formal maupun

non-formal, misalnya meminta data pada pengelola program; wawancara di warung angkringan, sawah, kebun; diskusi pada pertemuan PKK, arisan, kelompok tani, kelompok ternak, pertemuan dusun.

e. Menyepakati waktu yang diberlukan harus dipertimbangkan dengan menerapkan efisiensi, jeda antara perencanaan dan pelaksanaan tidak terlalu lama.

No Sumber informasi Teknik

Pengumpulan DataYang

melakukan Strategi Waktu

1 Proposal, laporan, Data kependudukan desa

Kajian dokumen Bapak Budi Meminta pada pemerintah desa, pada panitia pembangunan

Minggu ke-2

Januari

2 Panitia kegiatan Wawancara Bapak Anto Wawancara di rumah

Minggu ke-2

Tabel 21. Contoh Tabel Cara Memperoleh Informasi



No Sumber informasi Teknik Pengumpulan Data

Yang melakukan

Strategi Waktu

Januari 3 Perwakilan pemerintah

desa, perwakilan perangkat dusun

Wawancara dan Diskusi

Ibu Asih, Bapak Iwan

Wawancara di kantor, di rumah, di warung. Diskusi pada rapat desa/ dusun

Minggu ke-2

Januari

4 Penerima program peningkatan penghasilan

Diskusi kelompok Ibu Tatik Diskusi pada pertemuan kelompok, arisan, posyandu

Minggu ke-2

Januari

diskusi kelompok Ibu Sri Diskusi pada pertemuan kelompok

Minggu ke-2

Januari Penerima hunian tetap Wawancara Ibu Marsiti

Bapak Teguh Wawancara di halaman rumah, wawancara sambil memasak

Minggu ke-2

Januari

Perwakilan tim siaga desa

Wawancara Mas Cahyo, Mas Didik

Wawancara di warung, di rumah

Minggu ke-2

Januari

4. Memutuskan cara pelaporan dan penyampaian laporan Sepakati bentuk laporan yang akan disusun, hasil monitoring dan evaluasi dapat bentuk tertulis dan tak tertulis.

Ada banyak cara untuk menyajikan laporan, seperti dalam pertemuan rutin, ditempel di papan pengumuman (seperti di masjid, balai dusun, balai desa, pos ronda). Apabila laporan ditujukkan kepada pemerintah dapat dengan mengirim laporan tertulis, diskusi dengan pemerintah, diskusi dengan DPRD, melalui surat kabar, radio dan sebagainya.

Pertimbangkan ketersediaan waktu dan sumberdaya bagi para pendengar atau hadirin kepada siapa presentasi ditujukan.



2.2. Tahap Kedua: Pengumpulan Data/ Informasi

Anda dapat melakukan hal ini dalam suatu rapat desa/ pertemuan kelompok atau dengan melakukan wawancara perorangan. Pada tahapan ini diharapkan anda memperoleh data kualitatif dari anggota masyarakat. 1. Monitoring melalui pertemuan kelompok

Setelah perencanaan dilakukan, masing-masing tim mengumpulkan informasi / data dalam pertemuan kelompok atau rapat desa untuk memonitor program / kegiatan.

Langkah-langkah: a. Menyatakan maksud dalam pertemuan yang salah satu acaranya adalah untuk

memonitor atau memantau program/ kegiatan yang bertujuan untuk “mencatat perkembangan kegiatan

b. Mendiskusikan indikator (yang sudah disiapkan sebelumnya berdasarkan dokumen proyek (bila ada) atau rumusan tim) dengan peserta. Diharapkan terbentuk kesepakatan dengan peserta mengenai indikator yang akan digunakan

c. Untuk kegiatan yang sedang dilaksanakan, fokuslah pada keadaan saat ini dan mendiskusikan apa yang telah dicapai, dimana yang ketinggalan, serta apa yang harus dilakukan lebih lanjut, maka contoh pertanyaan untuk monitoring atau memantau program diantaranya: x Bagaimana dengan penerima dan lokasi kegiatan, apakah telah sesuai

dengan rencana dan tepat sasaran? x Apa bentuk dukungan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan/ program? x Adakah kegiatan yang belum berjalan? apa kendalanya? x Apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki keadaan?

d. Catatlah dalam buku atau kertas besar setiap jawaban sesuai dengan pertanyaan

Kriteria Jawaban/ Bukti a. Bagaimana dengan penerima dan lokasi

kegiatan, apakah telah sesuai dengan rencana dan tepat sasaran?

b. Apa bentuk dukungan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan/ program?

c. Adakah kegiatan yang belum berjalan? apa kendalanya?

d. Apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki keadaan?

Tabel 22. Contoh Cara Pencatatan Jawaban Monitoring Melalui Pertemuan Kelompok



2. Evaluasi melalui pertemuan kelompok

Langkah-langkah a. Menyatakan maksud dalam pertemuan yang salah satu acaranya adalah untuk

mengevaluasi program/ kegiatan yang bertujuan untuk “menilai keberhasilan program/ kegiatan dan merencanakan tindakan”

b. Mendiskusikan indikator (yang sudah disiapkan sebelumnya berdasarkan dokumen proyek (bila ada) atau rumusan tim) dengan peserta. Diharapkan terbentuk kesepakatan dengan peserta mengenai indikator yang akan digunakan

c. Menanyakan/ menggali pendapat pada forum tentang perubahan-perubahan, manfaat, relevansi dengan membandingkan kondisi saat ini dengan kondisi sebelum adanya kegiatan. Tanyakan kepada partisipan dengan pertanyaan, diantaranya: x Apakah kegiatan telah sesuai dengan kebutuhan warga? Mengapa? x Jika ada kegiatan yang tidak sesuai dengan kebutuan? Apa yang dilakukan?

melapor kepada siapa? x Bagaimana dengan penerima dan lokasi kegiatan, spesifikasi, apakah telah

sesuai dengan rencana dan tepat sasaran? x Apa yang berjalan dengan baik? Apa pula yang berjalan tidak baik? x Apakah wujud dukungan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan/ program? x Setelah kegiatan berakhir, apakah telah berhasil sesuai dengan ukuran

keberhasilan yang diharapkan? Jika sesuai apakah buktinya danmengapa tidak sesuai?

x Apakah hasil program / kegiatan telah sesuai dengan tujuan yang diharapkan? Mengapa?

x Adakah kegunaan atau manfaat kegiatan untuk keluarga dan masyarakat? x Setelah kegiatan selesai dilakukan, adakah sesuatu yang berubah? Apakah

perbedaan itu baik, ataukah buruk? x Bagaimana memelihara hasil-hasil kegiatan yang telah berjalan baik? x Apasajakah usulan untuk memperbaiki dan tindakan yang dilaukan?

d. Menyimpulkan hasil-hasil diskusi dengan meminta persetujuan peserta diskusi e. Memberikan apresiasi pada setiap pendapat, minimal dengan mengucapkan

terimakasih, pendapat yang menarik dansebagainya. f. Mengendalikan dinamika forum dengan mendorong peserta yang belum

berpendapat dan membatasi peserta yang terlalu aktif dan terlihat mendominasi g. Mencatat setiap jawaban responden di kertas plano dan menyalinnya di buku

catatan, h. Menciptakan suasana yang hangat dan santai dengan tidak memberikan

pertanyaan yang terkesan menyalahkan dan memojokkan.



i. Tuliskan apa yang mereka katakan di dalam bahasa mereka, baik pada saat bercakap-cakap dengan mereka atau sesudahnya. Dengan cara ini maka informasi yang berharga tidak akan hilang dan dapat digunakan sebagai bahan dokumentasi yang bermanfaat baik untuk masyarakat maupun untuk pelaksana proyek/ dinas. Banyak dari informasi ini yang menunjukkan kenyataan dampak program yang terjadi di masyarakat.

a. Kriteria Jawaban a. Apakah kegiatan telah sesuai dengan

kebutuhan warga? Mengapa?

b. Jika ada kegiatan yang tidak sesuai dengan kebutuan? Apa yang dilakukan? Melapor kepada siapa?

c. Bagaimana dengan penerima dan lokasi kegiatan, apakah telah sesuai dengan rencana dan tepat sasaran?

d. Apa yang berjalan dengan baik? Apa pula yang berjalan tidak baik?

e. Apakah wujud dukungan masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan/ program?

f. Setelah kegiatan berakhir, apakah telah berhasil sesuai dengan ukuran keberhasilan yang diharapkan? Jika sesuai apakah buktinya danmengapa tidak sesuai?

g. Apakah hasil program/ kegiatan telah sesuai dengan tujuan yang diharapkan? Mengapa?

h. Adakah kegunaan atau manfaat kegiatan untuk keluarga dan masyarakat?

i. Setelah kegiatan selesai dilakukan, adakah sesuatu yang berubah? Apakah perbedaan itu baik, ataukah buruk?

j. Bagaimana memelihara hasil-hasil kegiatan yang telah berjalan baik?

k. Apa sajakah usulan untuk memperbaiki dan tindakan yang dilakukan?

Tabel 23. Contoh Cara Pencatatan Jawaban Evaluasi Melalui Pertemuan Kelompok



3. Monitoring dan evaluasi dengan wawancara Langkah-langkah: a. Setelah menentukan responden, waktu dan lokasi wawancara dilanjutkan dengan

mengembangkan daftar pertanyaan b. Mempersiapkan alat pendukung wawancara, semisal buku catatan, alat tulis, alat

perekam suara, kamera c. Membuat janji pada responden dengan menyampaikan maksud secara jelas dan

identitas, namun terkadang dengan budaya yang berbeda sebagian masyarakat tidak dapat memberikan informasi/ pendapat ketika secara jelas menyatakan maksud untuk diwawancara, hal ini dapat disiasati dengan merahasiakan responden, atau apabila sulit dilakukan ditempuh dengan tiba-tiba mewawancarai responden dengan suasana yang santai dan hangat seperti percakapan sehari-hari.

d. Mencatat setiap jawaban responden di buku catatan, namun apabila dapat menghambat proses wawancara, evaluator dapat menuliskannya setelah sesampainya di rumah tentu saja dengan mengandalkan ingatan.

e. Menciptakan suasana yang hangat dan santai dengan tidak memberikan pertanyaan yang terkesan menyalahkan dan memojokkan.

4. Monitoring dan evaluasi dengan kunjungan lapangan

Untuk memahami kondisi program dengan tepat, maka kunjungan secara rutin harus dilakukan sehingga setiap perubahan terjadi dapat dipantau, kunjungan juga dapat dilakukan pada saat bantuan tiba untuk memantau kualitas. Contoh memantau kondisi dan berapa banyak tanaman yang hidup dan mati, atau kondisi sapi saat tiba di lokasi.

2.3. Tahap Ketiga: Analisis Dan Pelaporan

Laporan hasil monitoring dan evaluasi merupakan dokumentasi yang berisi hasil-hasil monitoring dan evaluasi dapat bentuk tertulis dan tak tertulis. Anda dan kelompok dapat melakukan tahapan dibawah ini: Langkah-langkah x Bersama anggota tim membahas berbagai informasi yang telah dicatat dari hasil

diskusi dalam pertemuan kelompok, wawancara, maupun kunjungan lapangan. Lakukanlah kesimpulan-kesimpulan tentang program sesuai dengan apa yang ingin diketahui dari program/ kegiatan:



o Keterlibatan masyarakat dalam program o Kualitas dan kesesuaian kegiatan o Ketepatan cara, waktu danpenerima o Peran dan tanggungjawab masing-masing pihak o Hasil-hasil kegiatan o Kendala-kendala o Tujuan dan manfaat bagi masyarakat

x Setelah disepakati, maka tentukanlah cara penyajian laporan, secara tertulis atau

tak tertulis. Isi dari laporan adalah pokok-pokok / poin-poin penting dari pendapat dan kenyataan yang ada yang berasal dari masyarakat. Pokok-pokok penting yang penting disajikan dalam laporan tertulis diantaranya: 1. Penjelasan dari program/ kegiatan (termasuk tujuan dan hasil yang diharapkan) 2. manfaat dan perubahan setelah program/ kegiatan berjalan yang baik dan buruk) 3. Ketidaksesuaian dan perbedaan antara rencana dengan pelaksanaan 4. Alasan terjadinya perbedaan-perbedaan tersebut (kendala) 5. Cara untuk mengatasi perbedaan-perbedaan tersebut (saran, gagasan, usulan)

untuk ditindaklanjuti oleh masyarakat dan para pemangku kepentingan.

Sampaikan Laporan Laporan monitoring dan evaluasi yang sangat penting ini perlu diketahui oleh para pemangu kepentingan, baik pelaku program maupun masyarakat penerima manfaat. Namun, sebelum menyampaikan hasil ini, perlu sekali lagi mereview rencana dahulu, apakah masih sesuai ataukah dengan perkembangan saat ini sudah tidak sesuai, dengan demikian perlu menyusun ulang rencana terbaik untuk mempresentasikan hasil serta kepada siapa presentasi ditujukan, dengan mempertimbangkan ketersediaan waktu dan sumberdaya.

Laporan tertulis memiliki kelebihan untuk mengurangi kesalahpahaman. Namun ada pula kekurangannya, terutama jika tim monitoring dan evaluasi tidak dapat menulis ataupun membaca, yang berarti mereka tidak dapat berpartisipasi aktif dalam penyusun laporan secara menyeluruh. Kekurangan lainnya, kelompok yang dituju tidak dapat memahami isi laporan jika mereka tidak dapat membaca.

Laporan tertulis disajikan dengan syarat:



1. Jelas: laporan harus mudah dibaca dan dimengerti. Gunakan kata-kata yang sederhana dan hindari penggunakan kata-kata istilah asing.

2. Ringkas: jangan memberikan informasi terlalu banyak yang tidak berguna/ tidak perlu. Sebalikya, berilah informasi singkat yang dapat diingat dalam waktu lama.

3. Padat: langsung pada inti bahasan, akan lebih membantu pembaca memahami temuan-temuan pokok.

Laporan juga dapat disajikan dalam bentuk lisan dalam rapat-rapat atau pertemuan di desa, dusun, RT, arisan dankelompok. Namun, apabila harus dengan tulisan dapat ditempel pada papan pengumuman yang ada di balai desa, balai dusun, masjid, gereja, pasar dansebagainya.

Hal penting yang perlu dipertimbangkan dalam penyampaian laporan adalah siapa kelompok sasarannya, setiap pihak memiliki kepentingan yang berbeda-beda seperti pemerintah, LSM, ataupun masyarakat yang terlibat langsung dalam kegiatan. Berikut adalah beberapa contoh dalam penyajian dan pengiriman laporan hasil-hasil monitoring dan evaluasi kepada pihak-pihak terkait:

SASARAN CARA PENYAMPAIAN LAPORAN Masyarakat yang terlibat langsung dalam kegiatan/ program

Melalui pertemuan, diskusi, pelibaran dalam penyusunan laporan, dll.

Masyarakat yang terlibat langsung dalam kegiatan/ program

Melalui media komunitas (radio komunitas, majalah berkala), pertemuan desa, memasang laporan singkat di tempat-tempat umum, pertunjukkan seni

Pemerintah desa Melalui pertemuan, diskusi, mengirimkan laporan tertulis, menggunakan media komunitas (radio, majalah), dll.

Pemerintah daerah dan pusat Melalui pertemuan, diskusi, mengirimkan laporan tertulis, menggunakan media masa lokal, dll.

LSM Melalui pertemuan, diskusi, mengirimkan laporan tertulis, dll.

Lembaga pemberi dana Melalui pertemuan, diskusi, mengirimkan laporan tertulis, menggunakan media masa nasional, dll.

Tabel 24. Contoh Penyajian dan Pengiriman Laporan Hasil Monitoring dan Evaluasi



Bahan Bacaan III Teknik Pengumpulan Data/ Informasi Ada beberapa teknik penggalian/ pengumpulan data, yaitu: A. Telaah Dokumen Monitoring dan evaluasi program dapat dilihat dari dokumen program maupun dokumen pelaksana program untuk mengukur dan menilai konsistensi ketercapaian program dari proses perencanaan dan pelaksanaan. Dokumen tersebut diantaranya proposal, laporan-laporan, catatan pertemuan/ rapat, dokumen rencana aksi rehabilitasi dan rekonstruksi, peta risiko, RPJM Desa, APBDesa danlain-lain. Kembali pada tujuan monitoring dan evaluasi untuk menilai keberhasilan program, data tersebut merupakan dokumen perencanaan program yang menjadi panduan pelaksanaan. Ketika sudah mendapatkan data perencanaan tersebut, evaluator dengan mudah membandingkan temuan-temuan di lapangan dengan dokumen tersebut.

B. Wawancara

Informasi dan data dapat dikumpulkan dengan metode wawancara kepada pelaksana program, penerima manfaat, maupun pemangku kepentingan lain yang mendukung atau menolak program. Metode ini dapat memperkaya dan memperdalam informasi yang tidak tertuang pada dokumentasi kegiatan maupun pada teknik FGD, wawancara dapat dilakukan sangat fleksibel dan mendalam dengan panduan pertanyaan yang telah disusun, bisa dilakukan secara formal (di kantor) maupun non-formal (di sawah, kebun, warung, rumah). Panduan pertanyaan dapat dikembangkan setelah kita merumuskan kriteria dan indikator, dalam pelaksanaannya evaluator dapat mengembangkan sendiri panduan pertanyaan tersebut tanpa melihat, atau seperti ngobrol sehari-hari.

C. Diskusi Kelompok Terfokus (Focus Group Discussion/ FGD)

Diskusi Kelompok Terarah/ terfokus adalah metode pengkajian yang menekankan pada pencarian gambaran mengenai luas dan kedalaman pemahaman suatu



kelompok terhadap suatu topik/ masalah dengan berdiskusi semi-terstruktur dengan kelompok masyarakat (5-15 orang).

Dalam diskusi kelompok terarah ini pemimpin diskusi/ fasilitator melontarkan beberapa pertanyaan isu kepada kelompok untuk didiskusikan dan pengamat menuliskan hal-hal utama yang diungkapkan dalam diskusi. Proses sangat partisipatif dengan melibatkan masyarakat sehingga terjadi berbagi informasi, klarifikasi atas review dokumen dan wawancara, sehingga terjadi peningkatan pengetahuan peserta. Tujuan pokoknya adalah mencari nuansa kelompok (bukan individu) terhadap individu dan mengindentifikasikan dan menggambarkan persepsi kelompok, sikap dan kebutuhannya (keluar dari angka-angka; membantu kita memaknai angka-angka). Salah satu alat bantu dengan menggunakan sketsa desa atau peta risiko desa yang telah dirumuskan pada perencanaan program, pada diskusi tahap monitoring dan evaluasi peta tersebut digunakan kembali untuk membuat daftar perubahan-perubahan baik tata letak pemukiman, kondisi lingkungan, infrastruktur, ekonomi dansosial. Daftar pertanyaan terbuka digunakan untuk menggali tanggapan atau pendapat partisipan diskusi mengenai keberhasilan, kebermanfaatan atau kegunaan program-program yang sedang berjalan ataupun telah selesai serta perubahan-perubahan pada masyarakat. Daftar pertanyaan merupakan pokok-pokok tema yang akan digali, pertanyaan mendalam dapat dikembangkan lebih jauh selama percakapan berlangsung.

Gambar 41. Ilustrasi Diskusi Kelompok Terfokus (FGD)



Kekuatan FGD y khususnya bagi partisipan yang pemalu dapat merasa lebih bebas untuk berbicara

ketika mereka berada diantara teman sebaya y interaksi kelompok memperkaya kualitas dan kuantitas informasi yang diberikan

perbedaan sudut pandang antar kelompok yang berbeda dalam komunitas dapat diidentifikasi

y dapat melakukan konfirmasi atau penjelasan ulang tentang bukti-bukti dan pendapat yang berbeda

D. Kunjungan Lapangan Observasi atau pengamatan yang melibatkan pendengaran, penciuman, penglihatan, meraba danmembaca untuk memperoleh data/ informasi yang tidak terungkap oleh responden ketika melakukan wawancara tentang kejadian ataupun hasil-hasil kegiatan. Seperti mengamati proses pembangunan hunian tetap, pembangunan jalan, kualitas dan dan jumlah material.



BAB 3

PEMANFAATAN MONITORING & EVALUASI

ara-cara melakukan monitoring dan evaluasi sebenarnya telah dilakukan dalam kehidupan sehari-hari, seperti dilakukan pada rapat desa, rapat dusun, pertemuan kelompok, kunjungan lapangan. Bentuk pertemuan dapat

disesuaikan dengan budaya, norma, struktur yang ada di desa, serta tujuan pemantauan dan evaluasi. Beberapa cara untuk memantau dan mengevaluasi program/ kegiatan yang telah berjalan di lingkungan Anda seperti: 3.1. Rapat Desa Rapat desa atau dusun atau dengan istilah lain telah berjalan di daerah manapun untuk membahas dan mendiskusikan perkembangan yang ada di desa tersebut, merencanakan kegiatan ataupun memonitor kegiatan yang sedang berjalan. Pada rapat desa, peserta dan bentuk pertemuan menyesuaikan dengan adat dan struktur desa, bila memungkinkan penting untuk melibatkan anggota masyarakat yang terpinggirkan seperti kelompok rentan. Pada prosesnya, pemimpin rapat yang biasanya adalah tetua atau tokoh masyarakat memimpin rapat dan meminta pendapat dari peserta rapat, disampaikan secara lisan yang kemudian ditulis oleh seseorang yang ditunjuk sebagai notulen. Rapat Desa dapat menjadi wadah untuk membahas perkembangan dan kendala program dalam rehabilitasi dan rekonstruksi antara pemerintah desa dan masyarakat yang diwakili oleh Badan Permusyawaratan Desa (BPD), Lembaga Pemberdayaan Masyarakat Desa (LPMD), panitia pembangunan danorganisasi lainnya yang memiliki tugas pada pembangunan masyarakat. Pada rapat atau musyawarah tersebut dapat membahas laporan panitia pembangunan maupun membahas kemajuan program. Rapat desa juga dapat menjadi wadah penyampaian laporan dari hasil monitoring dan keluhan masyarakat yang menerima program pembangunan, pelaksanaan rapat desa dapat diadakan secara khusus untuk membahas laporan masyarakat ataupun

C



mengikuti jadwal rapat rutin desa, semisal Musrenbangdus dan Musrenbangdes. Proses dialog antara masyarakat dan pemerintah desa maupun panitia pembangunan diharapkan dapat mendukung percepatan dan ketepatan pembangunan desa pasca bencana, sehingga masyarakat dapat memperoleh manfaat besar dari pembangunan tersebut yaitu dapat segera pulih. 3.2. Pertemuan Kelompok Kelompok di desa terbentuk karena kesamaan profesi, ketrampilan dantujuan. Seperti kelompok tani, kelompok ternak, kelompok pengusaha kecil. Pada pertemuan yang dihadiri oleh para pengurus dan seluruh anggota kelompok dapat membahas perkembangan dan hasil-hasil dari kegiatan kelompok ataupun kegiatan yang dilakukan pihak lain untuk kepentingan kelompok. Pertemuan ini juga dapat membahas kendala-kendala yang muncul selama pelaksanaan program yang kemudian mencari solusi untuk mengatasinya.

Pengalaman beberapa desa dalam melakukan monitoring dan evaluasi program kelompok dapat menjadi contoh yang baik, diantaranya:

1. Pengalaman Desa Kepuharjo, Cangringan, Sleman

Ibu Masirah sebagai kader PKK desa melakukan proses monitoring di pertemuan posyandu dan PKK dengan mewawancarai peserta pertemuan kelompok tentang pelaksanaan progam hunian tetap dan pencapaian peningkatan ekonomi.

Pada pertemuan membahas kondisi infrastruktur hunian tetap yang belum lengkap seperti air bersih dan pengelolaan sampah rumah tangga. Sehingga usulan dari warga untuk segera membenahi instalasi air bersih dan adanya pengelolaan sampah rumah tangga. Selain itu, terdapat lokasi hunian tetap yang masih berada di Kawasan Rawan Bencana (KRB) 3.

Diskusi juga membahas perkembangan usaha ibu-ibu yang tersendat karena pemasaran produk yang kurang optimal, sehingga mengusulkan pada pemerintah untuk melakukan proses pendampingan pasca produksi.

2. Pengalaman Desa Jumoyo, Salam, Magelang

Ibu Tatik melakukan proses evaluasi program budidaya lele dengan sistem terpal di kelompok budidaya ikan lele dengan berdiskusi bersama anggota kelompok



membahas manfaat, kendala danrencana kedepan untuk pengembangan budidaya ikan lele. Diskusi kelompok didasari pada kenyataan banyaknya warga yang sudah tidak lagi membudidayakan lele padahal dana tersebut berupa dana hibah dari pemerintah, kendala yang diutarakan karena sarana produksi berupa terpal sudah rusak dan kesulitan mendapatkan air, biaya pakan lele yang tinggi sehingga jika dihitung keuntungan tidak mencukupi untuk modal tebar benih berikutnya.

Kelompok merencanakan untuk membudidayakan bibit lele yang lebih cepat produksinya dan modal yang lebih rendah daripada pembesaran lele. Namun masih membutuhkan sarana produksi seperti air bersih yang lancar dengan mendesak percepatan pembangunan irigasi.

3. Pengalaman Desa Salam, Patuk, Gunungkidul Kelompok tani di 6 dusun di Desa Salam setiap selapanan (40 hari pasaran jawa) melakukan pertemuan kelompok dengan agenda utama rembug perkembangan aktivitas kelompok, arisan dan simpan pinjam. Pada rembug tersebut dilaporkan tentang proses pelaksanaan aktivitas pertanian organik, saling bertukar pengalaman dan pengetahuan, mengutarakan hasil panen danmenyepakati langkah menyelesaikan berbagai kendala dan masalah seperti kunjungan ke kelompok lain, pelaksanaan pelatihan dankerjasama dengan berbagai pihak.

3.3. Kunjungan Lapangan

Kunjungan lapangan secara rutin berguna untuk memahami kondisi program dengan tepat dan setiap perubahan yang terjadi dapat dipantau. Contohnya, anggota kelompok tani secara rutin bergiliran mengunjungi lokasi penananaman untuk mengetahui kondisi tanaman, berapa yang hidup dan berapa yang mati, dari kondisi tanaman tersebut dapat dilakukan penyulaman atau dikaji mengapa tanaman mudah mati, barangkali waktu penanaman kurang tepat pada saat musim kemarau atau mungkin kondisi bibit yang memang belum siap tanam. Contoh lainnya meninjau kondisi jalan yang telah diperbaiki, material bangunan yang tiba. Lebih baik lagi untuk mendokumentasikan bukti dengan cara dicatat dan dipotret.

Pengalaman beberapa desa dalam melakukan monitoring dan evaluasi program kelompok dapat menjadi contoh yang baik, diantaranya:

1. Pengalaman Desa Sirahan, Salam, Magelang

Beberapa warga melakukan kunjungan lapangan dan wawancara untuk memantau



pembangunan hunian tetap. Aspek yang dipantau tentang data penerima, data lelang, kesesuaian pelaksanaan pembangunan rumah dan infrastruktur pendukung. Warga menemukan beberapa masalah, diantaranya ketidaksesuaian penerima dengan data yang telah diverifikasi oleh BPBD, infrastruktur pendukung belum tersedia (penerangan, air, listrik), indikasi adanya pungutan untuk pengurusan sertifikat dan pembelian alat-alat pertukangan. Hasil pemantauan selanjutnya dibahas dalam pertemuan desa yang melibatkan pemerintah desa dan pemerintah kabupaten.

Warga juga memantau dan mengevaluasi pembangunan saluran irigasi teknis pertanian yang hingga sekarang belum berfungsi. Menurut warga, fakta tersebut dikarenakan pada saat perencanaan tidak mempertimbangkan sumber air.

2. Pegalaman Desa Glagaharjo, Cangkringan, Sleman

Masyarakat sebagai penerima program hunian tetap memantau kualitas maupun jumlah material yang datang dari pemasok untuk hunian tetap. Pengalaman yang pernah dialami, pemasok mengirim material di malam hari sehingga tidak ada proses pemantauan sehingga pada pagi hari ternyata kualitas material rendah atau tidak sesuai dengan pemesanan, sehingga warga memberikan syarat pengiriman material dilakukan pada siang hari dan tidak ada kompromi untuk menolak material yang tidak sesuai dengan pemesanan seperti ukuran diameter besi yang lebih kecil. Hal serupa juga pernah dilakukan oleh warga Dusun Paten, Srihardono, Pundong, Bantul yang menolak bambu yang dikirim pemasok pada pukul 22.00 karena kualitasnya rendah untuk pembangunan hunian sementara.

Warga juga memantau pelaksanaan normalisasi kali Gendol dan reklamasi lahan yang dipenuhi material vulkanik. Normalisasi dengan menambang batu dan pasir bertujuan untuk mengembalikan fungsi lahan dan sungai yang penuh dengan material vulkanik, serta hasil pertambangan dapat dikelola dan dirasakan manfaatnya oleh warga desa. Namun yang terjadi sekarang ini lahan warga banyak yang terkikis akibat pengerukan dengan alat berat sementara tapal batas kepemilikan sudah hilang yang dikhawatirkan akan menimbulkan konflik antar warga, seyogianya sebelum dilakukan reklamasi harus dilakukan pengukuran batas kepemilikan terlebih dahulu, sementara penambangan harus dikelola oleh pemerintah desa sehingga ada pemasukan untuk desa dan untuk dusun.

3. Pengalaman Desa Balerante, Kemalang, Klaten Warga memantau perkembangan tanaman cengkeh yang telah ditanam dari bantuan pemerintah yang ternyata banyak yang mati, diduga karena belum siap panen dan



waktu tanam yang tidak sesuai musim. Begitupula dengan memantau jalan yang baru diaspal, 2 minggu setelahnya sudah ada beberapa titik yang rusak dan berlubang karena setiap hari dilalui kendaraan bermuatan berat galian c (batu dan pasir), sehingga usulan warga untuk pemerintah desa membuat peraturan desa untuk menutup jalan bagi kendaraan bermuatan berat menimbang jalan tersebut sebagai jalur evakuasi ke lokasi yang lebih aman pada saat erupsi Merapi.

4. Pengalaman Desa Sindumartani, Ngemplak, Sleman Warga meminta penggantian kambing bantuan dari pengelola bantuan karena tidak sesui dengan rencana. Di lain sisi, kerugian ekonomi akibat rusaknya kolam dan bibit ikan karena debu vulkanik telah pulih, warga mendapat program bantuan pemijahan ikan dari pemerintah telah menyumbang pendapatan warga hingga 1 juta perbulan.

5. Pengalaman Desa Negarajati, Cimanggu, Cilacap Bancana tanah longsor yang terjadi pada 2009 di Desa Negarajati mengancurkan lahan pertanian, perumahan, instalasi air bersih danjalan. Titik longsor merupakan kawasan hutan produksi Perum. Perhutani dengan lereng curam yang berbatasan langsung dengan pemukiman.

Upaya untuk mengelola risiko dilaksanakan warga dengan dukungan pemerintah desa yang diawali menilai risiko, menyusun perencanaan penanggulangan bencana, menyusun rencana aksi PRB, menyusun kesepakatan dengan Perhutani untuk mengurangi risiko untuk merehabilitasi hutan dengan membuat terasiring, sistem drainase dan reboisasi diusulkan pada Perhutani sebagai pemilik kawasan. Pasca kegiatan, warga melakukan pertemuan evaluasi kegiatan yang ternyata rehabilitasi hutan tidak disertai terasiring dan sistem drainase, kesepakatan warga ialah mendesak Perhutani melakukan penataan hutan untuk mengurangi risiko longsor.

3.4. Wawancara

Wawancara juga dapat dilakukan pada saat pertemuan kelompok, dusun, arisan yang dinamakan juga dengan wawancara berkelompok atau diskusi. Hal yang perlu diperhatikan adalah mencatat informasi/ pendapat dari nara sumber pada saat wawancara/ diskusi, atau bila dirasa akan menghambat narasumber untuk berpendapat cukup diingat dan setelah tiba di rumah baru dicatat.



Pengalaman Desa Jumoyo, Kecamatan Salam, Kabupaten Magelang Melakukan wawancara kepada warga tentang pemahaman rencana evakuasi dan kesiapan warga ketika terjadi bencana, wawancara dilakukan pada anak, dewasa, lansia di berbagai lokasi dan waktu. Hasil wawancara menunjukkan bahwa tidak semua warga mengatahui arah dan jalur evakuasi yang tepat ketika terjadi banjir lahar hujan Sungai Putih terutama para lansia, mereka hanya mengikuti arah rombongan yang terkadang salah arah. Maka rekomendasi yang diusulkan adalah mengadakan sosialisasi, simulasi, dan pemasangan rambu jalur evakuasi yang bertujuan meningkatkan kesiapan dan keterampilan masyarakat. Wawancara pada petani salak tentang kualitas bibit salak. Hasil wawancara memperoleh bukti bahwa bibit bantuan dari pemerintah belum siap tanam dan datang tidak tepat musim (datang pada musim kemarau) sehingga banyak bibit yang mati. Selain itu, pada saat musim panen harga salak sangat rendah sehingga diusulkan adanya pengolahan hasil salak menjadi makanan olahan (ceriping, sirup, dodol, dll.) yang dapat menjadi andalan desa wisata yang terkait dengan pembangunan rest and relax.

DAFTAR PUSTAKA Badan Nasional Penanggulangan Bencana (2010), “Peraturan Kepala Badan Nasional

Penanggulangan Bencana Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Pasca Bencana”. Jakarta: BNPB.

Badan Nasional Penanggulangan Bencana (2012), “Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 5 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemantauan dan Evaluasi Pelaksanaan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Pasca Bencana”. Jakarta: BNPB.

Doyle, Nina & Deborah Nolan, “Buklet Monitoring dan Evaluasi Proyek: Seri Pengerahan Sumberdaya”. VCO Indonesia.

Gubbles, Peter & Catheryn Koss, “Memperkuat Kapasitas Organisasi melalui Proses Penilaian Diri Terpadu”, Penterjemah: Nazarudin & Nur Tjahjo. Bandung: Studio Driya Media.

Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 2008 Tentang Penyelenggaraan Penanggulangan Bencana.

Shapiro, Janet, “Monitoring and Evaluation”. CIVICUS. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2007 Tentang Penanggulangan Bencana. United Nations Development Programme (2009), “Handbook on Planning, Monitoring

And Evaluating For Development Results”. UNDP:2009.



TENTANG PENULIS UNTUNG TRI WINARSO. Mempunyai pengalaman sebagai Koordinator Proyek PRBBK (Pengembangan Desa Tangguh) di Kab. Cilacap, Comunity Organizer pada program Pemulihan Penghidupan Korban Gempa Mei 2006 di Desa Salam Gunung Kidul. Pengalaman lain sebagai fasilitator Perencanaan Pembangunan Desa Program Pengembangan Desa Tangguh dalam Konteks Pengurangan Risiko Bencana Di Desa Salam dan Pengkok Kecamatan Patuk (ERA-UNDP) dan Co-Fasilitator Konsultan Evaluasi Akhir Proyek Pengarusutamaan Pengelolaan Risiko Bencana di 5 Desa di Nias, Yakkum Emergensi Unit (YEU). Sebelumnya pernah menjadi tim monitoring dan evaluasi proyek hunian sementara ERA-UNDP, memimpin penelitian mengenai pengembangan model perangkat untuk pengurangan risiko bencana berbasis masyarakat, sebagai salah satu penerima hibah riset dari ProVention Consortium. Saat ini menjabat sebagai Direktur Kantor Perkumpulan Lingkar.

BAGIAN 5: PENUTUP

BUKU PANDUAN PENERAPAN SID DAN MONITORING PARTISIPATIF >> 161

1.3. Monitoring Dan Evaluasi Berbasis Komunitas

1.3.1. Tantangan-Tantangan Replikasi Tidak semua orang merasa nyaman dan menerima berbagai cara monitoring dan evaluasi. Menurut sebagian pihak, monitoring dan evaluasi hanyalah mencari kesalahan pihak lain yang hanya menimbulkan konflik personal, kenyataan ini bisa jadi benar adanya jika tujuan monitoring dan evaluasi hanya terfokus pada mencari masalah dan kendala dan tidak berusaha mencari kesepakatan bersama yang dilandasi nilai-nilai kebersamaan, saling menghargai, keterbukaan, dan musyawarah mufakat.

1.3.2. Strategi Replikasi Manual dan langkah-langkah yang telah disajikan sangat terbatas dan kemungkinan tidak dapat diterapkan karena perbedaan budaya dan nilai yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan monitoring dan evaluasi. Masyarakat yang meyakini nilai bahwa menyatakan masalah merupakan perilaku yang dihindari tidak dapat secara terbuka memberikan penilaian kendala, masalah, apa yang sebaiknya diperbaiki dan sebagainya, maka diperlukan strategi-strategi dan cara lain yang sesuai dengan adat, budaya, nilai masyarakat setempat.

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi dapat dilakukan pada aktivitas dan pertemuan-pertemuan yang telah ada di lingkungan tempat tinggal, seperti pertemuan RT, Pertemuan Dusun, pertemuan kelompok, musyawarah desa, musyawarah rencana pembangunan desa. Begitu pula pelaporan hasil-hasil monitoring dan evaluasi dapat disampaikan secara tertulis maupun lisan pada pertemuan-pertemuan tersebut, melalui papan informasi desa, pertunjukkan kethoprak.

Monitoring Evaluasi Partisipatif PRBBK, Lingkar/Untung Winarso, Copyright UNDP/MMR

Services

Transcript of Monitoring Evaluasi Partisipatif PRBBK, Lingkar/Untung Winarso, Copyright UNDP/MMR