MODUL PERKULIAHAN

Komunikasi Bisnis

Presentasi Bisnis

FakultasProgram StudiTatap MukaKode MKDisusun Oleh

Ekonomi & BisnisManajemen S-112MK10230Tafiprios

AbstractKompetensi

Modul ini Menjelaskan persiapan, pengguanaan alat bantu agar presentasi efektif.

Mahasiswa dapat memahami dan mempunyai kemampuan untuk dapat presentasi yang efektif.

PRESENTASI BISNIS

A. TUJUAN PRESENTASI BISNIS

Presenter yang melakukan presentasi dihadapan pemirsa (audiens) tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut, seorang presenter perlu mempersiapkan diri sebaik-baiknya, baik berkaitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan dan pemahaman yang baik terhadap audiens.

Secara umum presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu :

1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens

Tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah menyampaikan atau menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens. Pesan-pesan bisnis yang disampaikan harus menarik, sederhana, mudah dipahami dan enak didengar audiens. Hindari bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami.

2. Menghibur Audiens

Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk menghibut (entertain) audiens. Dalam arti bahwa untuk mencapai tujuan presentasi bisnis, seorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor yang segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali, sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon. Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui pada saat kapan ia harus mengubah ritme presentasi dan pada saat kapan harus memasukan humor-humor penyegar suasana. Yang perlu diingat bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.

3. Menyentuh emosi audiens

Selain memberi informasi dan menghibur presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk dapat menyentuh emosi audiens. Seorang pembicara yang berpengalaman tentunya memiliki banyak pengalaman bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens. Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu mengugah emosi audiens. Sebagai contoh seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara.

4. Memotivasi audiens untuk bertindak

Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuai yang dikehendaki oleh si pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakan secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa basi. Dalam arti bahwa yang diinginkan si pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. Contoh pembicara menghimbau para karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing perusahaan melalui penigkatan kualitas produk dan sejenisnya.

B. PERSIAPAN DASAR

Dalam bidang apapun keberhasilan dapat diraih manakala adanya persiapan yang baik. Begitu juga halnya dengan presentasi bisnis. Presentasi bisnis yang baik hanya akan dapat dicapai jika persiapan untuk melakukan presentasi tersebut dilakukan dengan sebaik-baiknya. Persiapan yang perlu untuk presentasi bisnis :

1. Penguasaan Terhadap Topik atau Materi yang akan dipresentasikan

Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan image yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi dihadapan audiens.

2. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi Dengan Baik

Disamping penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi demi pencapaian tujuan yang dikehendaki. Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan : whiteboard, spidol, overhead projector, tranparansi, komputer, video camera, televisi, dll

3. Mengalisis Siapa Audiens

Supaya tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens.

Dengan pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti : apa, siapa, di mana, kapan, mengapa dan bagaimana, maka seorang pembicara dapat mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

4. Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat Untuk Presentasi.

Pemahaman terhadap lingkungan atau suasana lokasi untuk presentasi bisnis akann memberikan kemudahan kepada seorang pembicara dalam menempatkan alat bantu presentasi yang sesuai dengan suasana lokasinya. Misalnya apakah lokasi yang digunakan untuk presentasi memiliki ruang yang cukup luas, bagaimana layout untuk audiens, bentuk meja dan tempat duduk audiens dan sebagainya.

C. ALAT BANTU PRESENTASI

Sejalan dengan perkembangan teknologi multimedia dewasa ini, maka sudah seharusnya seorang pembicara profesional tak ketinggalan untuk memanfaatkan teknologi tersebut. Namun yang lebih penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakikan materi yang dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia tersebut.

Pemilihan alat bantu (visual aids)) presentasi mana yang digunakan sangat tergantung pada sejauhmana seorang pembicara mampu menganalisis materinya, audiens, maupun suasana lokasi dimana seorang pembicara akan malakukan presentasi bisnis. Ketidaktepatan dalam menggunakan alat bantu presentasi bukan saja mengganggu jalannya presentasi yang dilakukan, tetapi juga memberikan penilaian yang kurang menguntungkan bagi pembicara tersebut.

Alat bantu presentasi cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi konvensioanl sampai dengan yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasioanal dan melakukan checking sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan. Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain :

Blackboard

Whiteboard

Flip Charts

Transparansi Overhead Projector

Slide

Papan Tulis Eektronik

Video Cassette Record (VCR)

LCD Projector (liquid Crystal Display)

D. ANALISIS AUDIENS

Untuk dapat melakukan presentasi bisnis yang baik, salah satu persyaratannya, pembicara harus dapat menganalisis audiesn secara tepat. Ketidaktepatan dalam menganalisis audiens akan membuat pembicara gagal atau kecewa karena tidak mampu menyampaikan presentasi dengan baik. Oleh karena itu dalam menganalisis audiens, seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :

1. Siapa Audiensnya ?

Berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara. Semakin banyak informasi yang dapat diperoleh dari para audiens akan memudahkan pembicara dalam melakukan presentasi secara tepat.

Dalam melihat siapa audiensnya tersebut, dapat ditinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan, atau jabatan, status, usia, janis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan dan sebagainya.

2. Apa Yang Diinginkan Audiens ?

Pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens. Dengan memahami apa yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sehingga dapat memuaskan keinginan audiens.

3. Damana Anda Melakukan Presentasi

Dengan memahami tempat dimana presentasi akan dilakukan, akan dapat membantu pembicara menyusun strategi yang tepat untuk presentasi. Misalnya apakah tempat presentasi bisnis dilakukan di desa atau kota; apakah ruangan untuk presentasi ber AC atau tidak; apakah presentasi bisnis dilakukan sebelum atau sesudah makan siang; apakah presentasi bisnis menggunakan podium, meja atau gaya panggung.

4. Kapan Melakukan Presentasi

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan presentasi bisnis, tanggal, bulan, hari dan jam berapa. Sebagaimana diketahui bahwa dalam waktu seharian terdapat jam-jam yang membuat audiens masih fresh, namun juga terdapat jam-jam yang membuat audiens staminanya menurun, melemah bahkan cenderung mengantuk. Pagi hari merupakan waktu yang baik untuk melakukan presentasi bisnis. Sedangkan waktu siang hari setelah makan siang, merupakan waktu yang cukup berat untuk presentasi bisnis karena audiens cenderung mengantuk.

Dengan mengetahui kapang seseorang harus melakukan presentasi paling tidak ia akan mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling tepat untuk melakukan presentasi bisnis.

5. Mengapa Melakukan Presentasi

Sebelum melakukan presentasi, seseorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan presenstasi bisnis ? jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya akan sangat bervariasi antara seseorang dengan lainnya. Seorang pembicara yang melakukan presentasi bisnis memang mempunyai informasi penting yang harus segera dipresentasikan kepada pihak lain. Bagi pembicara yang lain, mungkin presentasi bisnis dimaksudkan untuk memperkenalkan strategi pemasaran baru ditengah-tengah situasi krisis ekonomi dan moneter. Mungkin bagi pembicara lainnya, presentasi bisnis dimaksudkan untuk memberikan alternatif solusi atas merosotnya omset penjualan buku-buku referensi perguruang tinggi di tanah air akhir-akhir ini.

6. Bagaimana Melakukan Presentasi

Pembicara yang satu dengan pembicara lainnya memiliki strategi bisnis yang berbeda-beda. Misalnya presentasi dilakukan dengan memegang catatan atau naskah lengkap, menggunakan tranparansi overhead, slide, LCD projector, multimedia komputer, atau lainnya. Selain itu apakah presentasi bisnis memerlukan layout meja dan kursi secara khusus untuk diskusi kelompok atau posisi meja dan kursi diatur searah kedepan.

E. ANALISIS BAHASA TUBUH

Bahasa tubuh (body language) yang dilakukan sipembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan presentasi bisnis antara lain ekspresi wajah, senyuman, kontak mata, gerakan tangan, gerakan bahu, gerakan kepala, dan cara berdiri.

Ekspresi Wajah

Merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat memberikan arti senang, sedih, cemberut, atau marah. Ia dapat mengungkapkan emosi seseorang dengan polos, apa adanya, tanpa harus ditutup-tutupi. Oleh karena itu, pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan atau kemarahan terhadap sesuatu.

Senyuman

Tidak ada komunikasi yang lebih handal diantara manusia selain senyuman, menurut suatu penelitian menunjukan bahwa orang yang mudah tersenyum lebih bahagia daripada mereka yang tidak pernah tersenyum. Kedengarannya memang bisa masuk akal. Kini para ilmuwan telah membuktikan bahwa dengan tersenyum seseorang mengeluarkan suatu zat kimia didalam otak, sehingga seseorang merasa enak atau senang. Bagaimanapun juga, seseorang yang tersenyum menunjukan bahwa ia merasa yakin, senang dan nampak mampu mengendalikan emosinya.

Senyum dapat menghapus beda pendapat, mengobati perasaan sakit, memulai hubungan, meyakinkan teman dan menyampaikan penghargaan. Dalam presentasi bisnis senyum yang polos, tulus, tidak dibuat-buat, dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab dengan audiens.

Para pelamar kerja yang tersenyum saat wawancara kerja lebih memiliki peluang untuk diterima, dari pada pelamar yang selalu menampakan raut muka yang cemberut. Ada kecenderungan seseorang akan senang melihat orang lain tersenyum daripada muka cemberut. Oleh karena itu, senyum selama melakukan presentasi bisnis memiliki arti yang sangat penting. Tersenyumlah secara wajar atau secukupnya, namun perlu waspada jangan berlebihan.

Kontak Mata

Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efisien adalah ciri-ciri profesionalitas pembicara. Menurut Leronardo Da Vinci, mata adalah cerminan jiwa. Mata juga menunujukan apa yang dirasakan dalam hati. Mata yang terbuka lebar menunjukan keyakinan seseorang. Sedangkan mata yang setengah tertutup memberikan kesan memberikan kesan adanya keraguan atau kesangsian. Oleh karena itu kontak mata yang baik akan membantu penyampaian pesan kepada audiens.

Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnis tataplah para audiens dengan baik. Jangan memfokoskan perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu. Tetapi tataplah mereka secara merata. Tatapan mata si pembaca keseluruh audiens menunujukan bahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama. Pandanglah mereka dengan senyuman yang manis. Hindarilah ekspresi wajah yang cemberut.

Gerakan Tangan

Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topik bahasan tertentul. Jangan sekali-kali menunjuk kearah audiens dengan jari telunjuk, karena pada umumnya tindakan tersebut dianggap kurang sopan. Gerakan tangan yang dilakukan pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis bermacam-macam sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Misalnya pembicara menggerakan tangan secara terbuka untuk menunjukan kejujuran atau keterbukaan; tangan mengepal seraya diangkat keatas untuk menunjukan suatu ketegasan atau kebulatan suatu ide; memasukan tangan ke dalam saku untuk menunjukan tidak yakin atau terlalu santai.

Gerakan Bahu

Gerakan bahu pembicara dalam presentasi bisnis untuk menunjukan kepercayaan diri atua menyerah. Gerakan bahu tegak yang diiringi dengan kepala keatas untuk menunjukan suatu sikap yang penuh percaya diri atau siap untuk tampil. Sedangkan bahu yang terkulai diikuti dengan kepala yang menunduk untuk menunjukan suatu sikap y;ang kurang bergairah, tidak siap atau menyerah.

Gerakan Kepala

Menganggukan kepala menunjukan sikap setuju atau mengiyakan sesuatu, sebaliknya menggelengkan kepala untuk menunjukan sikap tidak setuju atau menolak sesuatu.

Cara Berdiri

Presentasi bisnis dapat dilakukan dengan cara duduk, berdiri di atas podium atau berdiri tanpa podium, menghadap audiens. Posisi duduk atau berdiri di atas podium dalam suatu presentasi bisnis memberikan kesan yang terlalu formal dan kaku. Oleh karena itu dalam memberikan presentasi dapat menggunakan alternatif yang lain yang terkesan agak santai adalah dengan posisi berdiri secara bebas menghadap audiens. Dengan posisi berdiri bebas tersebut memberikan keleluasaan atau kebebasan pembicara untuk mengekspresikan kemampuannya menyampaikan pesan dihadapan audiens. Berdiri dalam presentasi bisnis adalah hal yang positif karena posisi seseorang tampak lebih tinggi dan mempermudah gerak pernafasan. Berdirilah dengan bahu secara tegap, tegakkan dada dan bernafaslah dengan teratur, condongkan kepala sedikit kedepan, bukalah kedua tangan, dan jangan membungkuk.

E. PERCAYA DIRI

Pembicara yang tidak memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada penyampaian presentasi bisnis yang asal-asalan sehingga tidak mencapai sasaran yang diiinginkan.

Ketidakpercayaan diri seorang pembicara dalam suatu presentasi bisnis diekspresikan dalam berbagai macam sikap atau perilaku gemetar, bicara terputus-putus, tangan berkeringat dingin, mulut kering, terlalu banyak liur, tersengal-sengal, tegang wajah, tenggorokan tersumbat.

Berdasarkan sinyal-sinyal tersebut, maka ada beberapa pengendaliannya.

Gemetar

Tangan dan kaki gemetaran bukanlah disebabakan oleh adanya rasa takut, itu merupakan suatu proses homeostatik dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukan tangan kedalam saku, karena akan memperparah masalah. Gunakan kelebihan energi tersebut secara positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan itu terjadi secara wajar.

Bicara Terputus-putus

Jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, sambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan, dan bukannya apa yang terlupakan.

Mulut Kering

Jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering, sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung. Kalau air minum sudah tersedia, pembicara dapat minum secukupnya. Disamping itu pada saat presentasi bisnis hindari mengunyah permen atau sejenisnya, karena hal itu dapat mengganggu artikulasi (pengucapan kata) dan dapat tertelan tanpa sengaja. Apabila hal itu terjadi akan dapat mengganggu proses presentasi bisnis yang sedang berlangsung.

Tenggorokan Tersumbut

Apabila seorang pembicara yang melakukan presentasi bisnis tiba-tiba terasa tenggorokan tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tenggorokan, dan tarik udara masuk lewat hidung. Cara tersebut merupakan salah satu cara bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang terbentuk dalam tenggorokan.

Tersengal-sengal

Apa yang perlu dilakukan bila pada saat seorang pembicara melakukan presentasi bisnis tiba-tiba terganggu pernafasannya atau nafasnya tersengal-sengal ? jangan cemas, tundukan kepala dan alihkan fokus anda dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam kebagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir. Latihan pernafasan tersebut akan dapat membuat anda lebih santai.

Percaya diri merupakan salah satu prasyarat bagi berhasilnya suatu presentasi bisnis. Oleh karena itu seorang pembicara profesioanl harus selalu mencari berbagai upaya untuk mengembangkan percaya diri.

Peter Urs Benders, dalam bukunya secrets of power presentations memberikan resep bagaimana seorang pembicara mampu mengembangkan percaya diri, yaitu :

a. Saat anda diperkenalkan, tersenyumlah dan pandanglah sekilas semua hadirin (audiens) dan kemudian kepada orang yang mengatakan segala yang baik dari anda (yang memperkenalkan anda). Jangan menunduk malu. Berbanggalah !

b. Mulailah perlahan-lahan, dengan punggung dan dagu tegak. Kemudian percepatlah secara bertahap.

c. Bukalah presentasi anda dengan mengatakan sesuatu secara sungguh-sungguh.

d. Mengakui bahwa anda lebih tahu tentang topik tersebut dari pada para pendengar anda. Anda seorang pakar.

e. Pakailah pakaian anda yang terbaik

f. Yang terpenting, hiasi wajah anda dengan senyuman. Tubuh andapun akan merasa positif. Teruslah berkata pada diri sendiri betapa nyamannya perasaan anda.

H. BERLATIH PRESENTASI BISNIS

Berlatih presentasi bisnis dapat dilakukan dalam berbagai kegiatan dalam organisasi bisnis, mulai dari lingkup kecil (internal)sampai lingkup yang lebih luas (eksternal).

Presentasi dalam lingkup kecil misalnya adalah presentasi bisnis tentang usulan rancangan produk baru, peningkatan efisiensi kerja karyawan, usulan program kerja departemen. Untuk lingkup eksternal misalnya presentasi bisnis untuk kerja sama bisnis dengan pihak lain.

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

a. Identifikasi audiens

b. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis

c. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap

d. Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis de dalam sub-sub judul

Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos. Pokok Bahasan Modul

Fakultas dan Program Studi

Modul dipergunakan untuk tatap muka ke berapa

Kode Mata Kuliah

Nama Penyusun

Abstract (Deskripsi) dari modul tersebut (bukan deskripsi mata kuliah)

Kompetensi (Kemampuan akhir yang diharapkan) dari modul tersebut

Daftar Pustaka

Purwanto, Djoko. 2010. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Bovee, Courtland L; Thill, Jhon V. 2010. Komunjkasi Bisnis, Prenhallindo, Jakarta

Guffey, Mary Ellen, 2006, Bussiness Communication, edisi 4, Salemba Empat, Jakarta,

1312Komunikasi BinisPusat Bahan Ajar dan eLearning

Tafiprioshttp://www.mercubuana.ac.id