Modul PKSO Pos Logistik-f

| Program Orientasi Kerja (POK) | 2010-2011 | PT POS INDONESIA |

PRODUCT KNOWLEDGE & SYSTEM OPERASI BISNIS POSLOGISTICS I. PENDAHULUAN a. Dasar Hukum Sebagai tindak lanjut pelaksanaan Transformasi Bisnis PT Pos Indonesia, maka perusahaan melakukan penataan, perumusan dan restruksturisasi produk serta mengalokasikan resource yang dimiliki untuk melakukan pengembangan Bisnis. Untuk menggarap potensi pasar logistik yang ada, maka manajemen melakukan pembentukan Proyek Bisnis Total Logistik melalui Keputusan Direksi tanggal 5 Agustus 2004 dengan No. KD.35/DIRUT/0804. Disamping itu sebagai dasar hukum yang memungkinkan bagi PT Pos Indonesia (Persero) untuk dapat menggarap pasar pengiriman barang dengan ukuran dimensi/berat di atas standar (Bisnis Total Logistik) tertuang didalam Keputusan Menteri Perhubungan tanggal 14 Oktober 1999 No. KM 86 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Jasa Paketpos Non-Standar. Berdasarkan Keputusan Direksi tersebut diatas, organisasi ini masih bersifat Proyek Bisnis dan akan dilakukan evaluasi setiap 3 bulan sekali. Setelah jangka waktu tertentu, akan dilakukan evaluasi secara komprehensif untuk menilai feasibilitas bisnis ini. Berdasarkan Keputusan Direksi Nomor : 03 / DIRBISKOM / 0206 tanggal 7 Februari 2006 tentang Penetapan Kelayakan Pembentukan SBU Poslogistics dan Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia ( Persero ) Nomor : KD 35 / Dirut / 0606 tanggal 7 Juni 2006 tentang Organisasi Dan Tata Kerja SBU Poslogistics. Perkembangan selanjutnya pengaturan tentang organisasi dan tata kerja SBU Poslog diatur dengan Keputusan Direksi nomor 67/Dirut/1007 tanggal Oktober 2007, Keputusan Direksi nomor KD31/Dirut/0610 tanggal Juni 2009 dan terakhir dengan KD nomor KD04/Dirut/0110 tanggal 21 Januari 2010 Dalam menjalankan bisnisnya, SBU Poslogistics mempunyai Visi dan Misi yang harus dipedomani agar pengelolaan bisnis ini mempunyai arah yang jelas. VISI : Menjadi penyedia layanan logistik yang terintegrasi dengan jangkauan terluas dan terbaik di Indonesia. MISI : o Mengelola bisnis secara total dengan didukung oleh SDM yang professional, sistem operasi yang efisien, serta pemanfaatan IT yang tepat dan scacalable. o Mengembangkan bisnis dengan mengutamakan jalinan kerjasama yang yang saling menguntungkan (win-win solution) baik dengan unitunit kerja internal maupun dengan mitra eksternal.

| PKSO | Produk Knowledge dan Sistem Operasi | Logistics |

1


o

Membangun jaringan bisnis secara fokus dengan mempertimbangkan asas-asas sekuensial dan parallel (berkesinambungan)

Network is yoursb. Potensi Pasar Secara matematis potensi pasar bisnis logistik di Indonesia sangatlah besar. Sebagai informasi Market Share Industri Distribusi dan Logistik pada tahun 2003 yang berhasil digarap PT Pos Indonesia (Persero) baru mencapai 1,4% dari pangsa pasar yang ada sekitar Rp 127,6 Triliun (Sumber : Asperindo, informasi dari Majalah Swa edisi 20/Sept-Okt/2004). Dengan demikian porsi yang masih terbuka untuk dapat digarap oleh PT Pos Indonesia sebesar 98,6%. Sedangkan khusus untuk pasar bisnis total logistik, market size setiap tahunnya sebesar kurang lebih Rp 9 Triliun (Sumber : Business Diggest). Dari angka tersebut, selama ini baru sekitar Rp 1 Triliun yang menggunakan pola outsource, sisanya sebesar Rp 8 Triliun masih dikelola perusahaan yang bersangkutan (inhouse). Potensi pasar inilah yang akan dibidik, terutama dari perusahaan-perusahaan manufaktur, farmasi, otomotif, consumer goods, dll, yang cenderung melakukan efisiensi biaya dengan melakukan outsourcing terhadap pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya supporting (seperti : bagian distribusi, pergudangan, kendaraan, dll), sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan-pekerjaan yang merupakan core business nya. c. Konsumen Eksisting Beberapa perusahaan besar telah berhasil diprospek oleh SBU PosLogistics, antara lain : - PT Unilever Tbk Jakarta (Warehousing dan Distribusi Barang Cetakan, P.O.S and Gift dan Fix Cabinet. Gudang pengelola barang-barang tersebut berlokasi di Logistics Distribution Centre Pos Log di Cibitung) - PT. Telkomsel (Warehousing) - PT Temposcan Pacific (Distribusi obat) - PT Indomobil Suzuki Indonesia (Distribusi Spare Part) - PT Uni-Charm, Karawang (Distribusi Produk Sanitary Napkins) - PT Indorama Purwakarta (Distribusi Textil) - PT Gistex Chewon Purwakarta (Distribusi Textil dengan tujuan Jabar dan Jateng) - PT Sritex Sukoharjo (Distribusi Textil dengan tujuan Jakarta) - PT Danone Biscuits Klari Karawang - PT LDC/ABC Group (Distribusi consumer goods) - Busan Auto Finance (warehousing) - P&G (warehousing) - Dan lain sebagainya d. Pola Marketing Seperti telah disebut di atas, bahwa SBU Poslogistics menggarap pasar korporat / instansi/big user dengan pertimbangan bahwa penggarapan pasar ini lebih efisien dan efektif dalam pengelolaan resource yang ada, karena volume kiriman dalam jumlah besar (big volume). Dengan konsep 4s P dalam Marketing Mix :| PKSO | Produk Knowledge dan Sistem Operasi | Logistics | 2

Motto :


Product : Produk Poslogistics diharapkan mempunyai keunggulan karena didukung oleh SDM yang handal/profesional, jaringan yang luas, harga yang kompetitif dan promosi yang efektif. Place : pengembangan bisnis Poslogistics difokuskan pada sentra bisnis dan industri yang ada di Pulau Jawa, Bali dan Sumatra. Price : Kebijakan pricing telah mempertimbangkan aspek kualitas dari produk serta memperhatikan aspek-aspek yang mempengaruhi biaya, dan penentuan price juga didasarkan pada nilai yang dipersepsikan/diinginkan konsumen, sehingga diharapkan price menjadi kompetitif dan senantiasa mempunyai nilai jual. Promotion : Untuk mengkomunikasikan berbagai produk Poslogistics dilakukan melalui pendekatan integrated marketing communication, dimana promosi produk dilakukan secara terintegrasi dengan menggunakan berbagai media komunikasi melalui : personal selling, publikasi media massa, spanduk, pemanfaatan even-even tertentu. Dengan memperhatikan konsep marketing mix diatas, diharapkan produk layanan Poslogistics akan mempunyai nilai jual dan mampu bersaing di pasar. Selain itu Pengelolaan bisnis Poslogistics akan dilakukan secara dedicated dan arah pengembangan bisnis ditujukan kepada karakteristik customer yang menekankan kepada Custom er Based (layanan yang berbasis pada kebutuhan pelanggan) dan Contract Based (layanan yang berbasis kontrak atau kerjasama), sehingga layanan Poslogistics diharapkan akan memberikan kepuasan bagi pelanggan (Customer Satisfaction) II. PRODUCT KNOWLEDGE a. Jenis Product Jenis-jenis produk SBU Poslogistics, adalah : - Integrated Logistic - Bisnis Transportasi - Freight Forwarding (DN / LN) termasuk didalamnya PPJK (Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan) / Custom Clearance - Warehousing Produk-produk diatas didesain untuk dapat menjalankan Bisnis Poslogistics karena telah melingkupi semua aktifitas logistik. Mengapa harus Bisnis Total Logistik? Karena dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan manufaktur, consumer goods, farmasi, otomotif dll cenderung melakukan efisiensi biaya dalam upaya mengoptimalkan pendapatan bisnis mereka. Dalam upaya mereka untuk menciptakan produk bernilai jual yang mempunyai kemampuan untuk bersaing baik di segmen domestik maupun segmen global maka efisiensi biaya merupakan pilihan terbaik. Salah satu biaya yang dapat ditekan adalah biaya yang berkaitan dengan aktivitas logistik. Sehingga pilihan bermitra dengan pihak ketiga yang mempunyai skill / keahlian di bidang logistik merupakan pilihan terbaik.


3


Sebagai informasi bahwa trend perusahaan-perusahaan besar cenderung fokus pada pekerjaan-pekerjaan yang merupakan core business mereka dan lebih memilih melakukan outsourching untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat supporting seperti bagian pengiriman, pergudangan, distribusi dll. Jadi dahulu, bila ditilik dari arus supply chain management (manajemen rantai pasok) proses produksi sejak berwujud raw material, hingga distribusi produk dilakukan sendiri oleh produsen maka kecenderungannya sekarang telah diserahkan kepada pihak ketiga yang memang lebih ahli dan fokus di bidang itu saja. Konsep Supply Chain Management (SCM) secara sederhana dapat digambarkan pada gambar 1 dibawah ini. Gambar 1. Alur Proses Supply Chain Management

Dari gambar di atas terlihat bahwa SCM merupakan keseluruhan rangkaian proses sejak bahan baku dari Supplier diangkut ke manufaktur untuk diproses menjadi barang jadi. Dari manufaktur kemudian diangkut ke pusat distribusi untuk selanjutnya didistribusikan ke pedagang besar dan pedagang eceran hingga ke end user (pengguna akhir). Jadi setiap perpindahan dari satu tahapan ke tahapan berikutnya selalu terjadi aktivitas logistik seperti : Warehousing, Transporting dan Freight Forwarding. Integrated Logistic : Layanan Poslogistics yang menangani kiriman customer mulai dari hulu sampai hilir dengan berbasis pada konsep Supply Chain Management. Layanan Logistik ini akan mengintegrasikan ketiga jenis bisnis logistik yakni Warehousing, Freight Forawarding dan Transporting.| PKSO | Produk Knowledge dan Sistem Operasi | Logistics | 4


Freight Forwarding : Layanan kiriman nonstandar (baik berat dan ukurannya) untuk tujuan domestik ataupun tujuan luar negeri (kargo ekspor) ataupun yang diterima dari luar negeri (kargo impor) baik melalui angkutan laut, darat maupun udara, termasuk didalamnya pengurusan dokumen kepabeanan (PPJK). Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) adalah Usaha yang melakukan kegiatan pengurusan kewajiban Pabean untuk dan atas kuasa importir dan eksportir. Untuk membangun jaringan logistic nasional, mulai bulan Juli 2010 telah dibentuk Layanan Freight Forwarding Konsolidasi Darat Jalur Jawa Sumatra Interchange dengan jalur konsolidasi mulai dari Cibitung sampai ke Medan dan dari Cibitung ke Surabaya secara reguler Dasar penyelenggaraan layanan Freight Forwarding adalah : Layanan Paketpos Optima Dalam Negeri mengacu kepada Surat Edaran Direksi Nomor : SE 70/DIROP/BISLOG/0503 tanggal 27 Mei 2003 tentang Tarif Paketpos Optima Dalam Negeri. Layanan Kargo Domestik mengacu kepada surat Kepala Proyek Bisnis Total Logistik Nomor : 3336/Probis-TL/0905 tanggal 9 September 2005 tentang Panduan Layanan Produk Freight Forwarding. Layanan PPJK mengacu kepada Surat Edaran Direksi Nomor : SE 05/DIROP/0201 tentang Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) Pos Indonesia. Layanan FF konsolidasi darat jalur Jawa Sumatra Interchange mengacu pada surat Ka. SBU Poslogistics nomor 2703/HO/Poslog/Ops1/0710 tanggal 28 Juli 2010 perihal Uji Coba Layanan Freight Forwarding (FF) Konsolidasi Darat Jalur Jawa Sumatra Interchange. Transporting : Layanan pengiriman barang dari satu tempat (gudang pengirim) ke satu tempat lain ataupun tujuan tertentu (gudang penerima/ distributor centers/ outlet), yang pengirimannya dilakukan secara trucking point to point. Dari definisi tersebut secara implisit terkandung makna, bahwa volume kiriman untuk layanan ini cukup besar/banyak atau karena kepekaan/sensitivitas kiriman, maka diperlukan penanganan khusus (special handling) dalam hal colecting dan transporting / distribusi. Penyelenggaraan layanan ini masih mengacu kepada Surat Edaran Direksi Nomor : SE 69B/Dirbiskom/0806 tanggal 25-8-2006 tentang Bisnis Transportasi SBU Total Logistik.

Warehousing :

Integrated Logistics yang berorientasi pada penciptaan nilai (solusi total) bagi customer adalah pilihan bisnis logistik yang dewasa ini dipandang sebagai bisnis yang sangat prospektif. Hal ini sangat beralasan karena integrated logistik mendasari filosofi bisnisnya dengan konsep Supply Chain Management (SCM), sebuah konsep logistik yang menghubungkan| PKSO | Produk Knowledge dan Sistem Operasi | Logistics | 5


rantai supplai dari hulu ke hilir (Tree To Toilet). Dan sesungguhnya Warehousing sebagai Distribution Center adalah titik sentral (central point) dari bisnis integrated logistic dimana dia berada tepat di tengah rantai diantara suppliers supplier dan customers customer. Layanan pengelolaan persediaan barang jadi / stock, penanganan order, aktivitas cross docking, product marking and labelling (pemberian tanda dan label pada produk) dan pengepakan, serta layanan tambahan lainnya, yang didukung oleh sistem teknologi informasi (Warehouse Management System/WMS). Warehouse Management System adalah suatu sistem aplikasi yang didesain khusus untuk mendukung operasional Warehouse dan memiliki fungsi untuk me-managed (mengelola) Receiving, Storage & Location, Material Handling Equipment, Inventory, Dispatching, Human Resources & Information. Penyelenggaraan warehousing masih dilakukan secara parsial mengacu kepada Perjanjian Kerjasama antara Pos Indonesia cq SBU Poslogistics dengan customer misalnya : PKS antara PT Pos Indonesia cq Probis Total Logistik dengan Customer seperti PKS antara PT. Pos Indonesia (Persero) dengan PT. Unilever Indonesia Tbk tanggal 1 April 2005 Nomor : 02/LM/KTK/ULI/04 dan Nomor : PKS 34/DIROP/0404 tentang Pengiriman / Pendistribusian Barang-barang dan Pengelolaan Gudang Milik PT. Unilever Indonesia Tbk. PKS antara PT Pos Indonesia cq SBU Poslogistics dengan PT Surya Lintas Nusantara nomor PKS012/HO/POS-LOG/SDM4-2/0610 tentang Jasa Pengelolaan Gudang dan Pendistribusian Produk Fast Moving Consumer Goods Beberapa atribut layanan yang dapat diberikan dalam penanganan kiriman Poslogistics, antara lain : Jaminan keamanan dalam pengelolaan dan pengiriman barang Bukti serah terima kiriman Waktu tempuh kiriman yang telah ditentukan sesuai kesepakatan Layanan Asuransi (Harga Tanggungan) yaitu : layanan tambahan yang memberikan jaminan ganti rugi terhadap kerugian yang diderita Customer sebagai akibat resiko yang menimpa kiriman yang dikirim/dikelola melalui PT. Pos Indonesia. b. Sistem Pentarifan 1. Bisnis Transportasi Dalam penetapan tarif untuk bisnis transportasi, penyusunan dilakukan dengan mengikuti mekanisme pasar dan tata cara perhitungannya mengacu kepada Surat Edaran Direksi tanggal 25 Agustus 2006 No. SE 69B/Dirbiskom/0806. Katergori tarif bisnis transportasi dibagi menjadi 4 jenis : Tarif Normal adalah tarif yang dipublikasikan kepada masyarakat luas (Publish Rate) Tarif Negosiasi adalah tarif business customized/tailored yang dibuat berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang diinginkan oleh pelanggan


6


Tarif bundling merupakan tarif kombinasi beberapa jenis layanan Poslogistics untuk memudahkan pelanggan menetapkan biaya aktivitas logistiknya. Tarif Proyek merupakan tarif yang dibuat dalam perencanaan dan pelaksanaan suatu proyek bisnis berdasarkan SLA dan perhitungan Cost Benefit Analysis per aktivitas proyek. Komponen tarif Transportasi terdiri dari : a) Biaya Operasional Langsung Terdiri dari : - Bahan Bakar Minyak - Uang harian kru - Biaya Tol/Parkir - Biaya Fery - Biaya Bongkar Muat b) Biaya Operasional tidak langsung Merupakan keseluruhan biaya yang berkenaan dengan oeprasional kendaraan termasuk di dalamnya biaya maintenance. c) Fixed Cost Merupakan biaya administrasi kendaraan dan SDM yang sifatnya tetap (hari) d) Profit Besarannya pada kisaran 20 s.d. 40% dari total Biaya di atas. Setiap kiriman bisnis transportasi wajib dikenakan PPN 1 % dan dianjurkan untuk menggunakan layanan Asuransi dengan tarif premi sebesar 0,1 % dari Nilai Barang (All Risks), dengan premi minimum Rp 25.000,-. Untuk layanan Asuransi ini, manajemen Poslogistics mempergunakan Maskapai Asuransi Indo Trisaka. 2. Freight Forwading Layanan Freight Forwarding yang dijalani oleh Poslogistics, saat ini masih fokus untuk kiriman domestik, yang terdiri dari 3 jenis : 2.a. Kargo Darat Besaran tarifnya ditetapkan oleh HO SBU Poslogistics di Jakarta 2.b. Kargo Laut Komponen biaya Freight Forwarding Laut adalah : o Tarif LCL atau tarif Container (FCL) dari Perusahaan Pelayaran o Tarif Trucking dari alamat barang ke Pelabuhan Asal o Biaya Dokumen Fee B/L o Biaya Bongkar muat o Ppn 10 % o Adm fee per-invoice o Premi Asuransi (0,1 % dari Nilai Barang) o Total Biaya o Margin Laba (25 % x Total Biaya) o Harga Penawaran = Total Biaya + Margin Laba 2.c. Kargo Udara Komponen biayanya terdiri dari :| PKSO | Produk Knowledge dan Sistem Operasi | Logistics | 7


o o o o o o o o o o

Tarif SMU Ppn SMU 10 % Biaya administrasi SMU Biaya gudang Pick up dan proses di kantor asal Premi Asuransi (0,1 % dari Nilai Barang) Proses dan antaran di kantor tujuan Total Biaya Margin Laba (30 % s.d 50 % dari Total Biaya) Harga Penawaran = Total Biaya + Margin Laba

3. a. Warehousing Khusus untuk warehousing ini, karena sifatnya yang sangat sensitif dan menyangkut nilai investasi, maka penyusunan tarif masih dilakukan secara terpusat oleh Head Office Poslogistics. Untuk penyusunan tarif diperlukan informasi dari customer mengenai luas dan speciifikasi gudang yang dibutuhkan, jenis produk, luas pallet, banyaknya tumpukan pallet, dll. Adapun komponen dalam penyusunan tarif adalah sebagai berikut : Fixed Cost, yang antara lain terdiri dari: - Biaya SDM - Biaya Investasi tempat/gudang (Biaya sewa) dan peralatan penunjang di Warehouse Variable Cost, yang antara lain terdiri dari: - Biaya listrik - Biaya telepon - Biaya PAM - Biaya Stationary / ATK - Biaya Tenaga Kerja Bongkar Muat - Biaya Kebersihan - Biaya lainnya Profit / manajemen fee dari pengelolaan gudang (sesuai kesepakatan) Cargo Warehouse Melalui kerjasama dengan PT Gapura Angkasa, tahun 2010 PT Pos Indonesia cq SBU Poslogistics melaksanakan layanan warehouse operator dengan memposisikan sebagian lahan dan bangunan Kantor Tukar Soekarno Hatta sebagai cargo warehouse lini-1. Cargo Warehouse adalah gudang tempat penyimpanan barang yang akan diangkut (outbound/export) maupun dating (inbound/import) melalui pesawat udara yang menggunakan dokumen penerbangan. Kegiatan Cargo Warehouse adalah : Penanganan cargo export. Penanganan cargo import. Penanganan cargo rush handling Penanganan cargo keberangkatan domestic Penanganan cargo kedatangan domestic Penanganan cargo transit


8


c. Jaringan Saat ini, disamping coverage jaringan yang dimiliki PT Pos Indonesia (Persero), maka untuk dapat fokus menggarap pasar dibentuklah Main Hub Operation di Cibitung dan Hub Operation Poslogistics di kota Medan dan Surabaya dan rencananya akan dibuka hub operation di beberapa kota antara lain : Makassar, Palembang, Balikpapan, Semarang, Denpasar, Jayapura. Pembentukan Main Hub / Hub operation Poslogistics dikembangkan berdasarkan kajian bisnis pada lokasi atau tempat yang potensial bisnis logistiknya besar. Untuk operasional Poslogistics didukung pula oleh armada kendaraan sebanyak 42 unit truk dari berbagai jenis dari kapasitas 2 ton sampai dengan 10 ton, yang dalam waktu dekat akan segera dilengkapi dengan FMS (freight management system) yang memungkinkan dilakukannya pemantauan kendaraan. d. Sistem Layanan 1. Bisnis Transportasi Saat ini perkembangan bisnis transportasi yang dikelola oleh SBU Poslogistics berkembang cukup pesat dengan menggunakan layanan trucking full box. Kedepan penggarapan pasar logistik konsolidasi mempunyai potensi yang sangat besar, namun masih perlu pengkajian lebih lanjut agar tidak tumpang tindih dengan layanan paketpos reguler yang telah eksis. Armada kendaraan yang dimiliki SBU Poslogisics saat ini sebanyak 42 truk dengan kapasitas 4-6 ton (Toyota Dyna dan Mitsubishi PS-100) dan kapasitas 8-10 ton (Hino Ranger, Mitsubishi PS-190/Fuso, Nissan Diesel, Mitsubishi PS-220). SBU Poslogistics menggarap pasar korporat dengan sistem jaringan (koneksitas), artinya setiap keberangkatan KBM dari kantor asal maka kembalinya diharapkan akan membawa muatan balik/balen dari kantor tujuan sehingga berdampak pada penurunan cost. Dengan penurunan cost ini tentunya akan berdampak pada berkurangnya harga jual produk, sehingga menjadikan layanan ini mampu bersaing di lapangan. Sementara dari sisi profit justru akan mengalami kenaikan yang cukup signifikan. Pola yang dikembangkan untuk layanan transportasi ini ditujukan bagi UPT potensial di wilayah Jawa, Bali dan Sumatra yang merupakan sentra industri dengan jalur koordinasi dengan Main Hub / Hub Operation Poslogistics terdekat sebagai konsolidator penanganan kiriman. Sistem layanan bisnis transportasi akan memberikan kontribusi yang besar apabila koneksitas jaringan terbangun secara baik. Koneksitas jaringan akan terbangun secara baik apabila alur komunikasi dan koordinasi antar unit kerja (agen poslog, UPT, Hub dan Main Hub Poslogistics) berjalan baik dan tentunya didukung dengan ketersediaan sarana komunikasi dan SDM yang profesional. 2. Bisnis Freight Forwarding Sebelum terbentuknya SBU Poslogistics, PT Pos Indonesia telah mengoperasikan bisnis ini meskipun dalam skala kecil (retail) yang dikenal dengan nama Paketpos Optima Dalam Negeri (yang termasuk kategori| PKSO | Produk Knowledge dan Sistem Operasi | Logistics | 9


layanan Freight Forwarding Dalam Negeri/Domestik). Untuk penyelenggaraan layanan ini masih mengacu kepada Surat Edaran Direksi Nomor : SE 70/DIROP/BISLOG/0503 tanggal 27 Mei 2003 tentang Tarif Paketpos Optima Dalam Negeri, dimana layanan ini memungkinkan customer PT Pos Indonesia untuk mengirimkan barang-barang di luar ukuran dan berat standar. Jenis barang/kiriman Paketpos Optima Dalam Negeri dibedakan menjadi 3 (tiga) kategori sesuai dengan tingkat kesulitan dalam penanganannya, yakni : Kategori Umum, Kategori Barang Elektronik dan pecah belah, serta Kategori Sepeda Motor. Dalam layanan Paket Optima ini, jaringan dan tarif Paketpos Optima juga dibatasi hanya berlaku untuk beberapa kantor pos yang dilakukan secara timbal balik, dan berat kiriman dibatasi antara 30 s.d 150 kg. Pembatasan jaringan dan berat kiriman layanan Paketpos Optima ini dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai aspek antara lain : aspek handling di kantor asal ataupun kantor tujuan, pola distribusi dan ketersediaan sarana angkutan yang ada, dan ketersediaan sarana pendukung lainnya. Kiriman Paketpos Optima Dalam Negeri tidak dilakukan pengantaran, sehingga penerima barang harus mengambil sendiri kirimannya di Kantor Pos tujuan. Sejalan dengan pembentukan SBU Poslogistics, maka layanan ini dilakukan revitalisasi untuk dikembangkan menjadi layanan Freight Forwarding Domestik (Kargo Domestik), dimana dalam setiap pengirimannya dilakukan dalam skala besar (ketentuan berat melebihi ketentuan standar layanan Paketpos Optima) dengan menggunakan sistem kontainer baik melalui angkutan laut maupun udara. Sistem pengirimannya dapat dilakukan dengan sistem FCL (Full Container Loaded) maupun LCL (Less than Container Load). LCL (Less than Container Loaded) yaitu : pengiriman/penerimaan barang dalam jumlah kurang dari 1 kontainer baik outgoing maupun incoming melalui angkutan laut maupun udara. FCL (Full than Container Loaded) yaitu : pengiriman/penerimaan barang dalam 1 kontainer penuh dan tidak dicampur / konsolidasi dengan kiriman lain baik outgoing maupun incoming melalui angkutan laut maupun udara. Guna menjaga kelancaran dalam bisnis Freight Forwarding Luar Negeri (Ekspor/impor), maka dibeberapa titik sentral telah ditunjang dengan keberadaan PPJK (KTSH, Ktpl Tanjung Priok). 3. Bisnis Warehousing Layanan bisnis warehousing ini bersifat customized, sehingga antara customer dengan customer yang lain sistem layanan yang diberikan kemungkinan akan berbeda, tergantung jenis dan sifat barang serta keinginan dari customer. Layanan bisnis ini telah didukung oleh teknologi informasi dalam pengelolaan warehouse dengan menggunakan Warehouse Manajemen System (WMS). Sistem layanan yang ditawarkan dapat pengelolaan warehouse secara penuh termasuk penyediaan gudang (baik gudang induk maupun gudang daerah/penyangga) dan pendistribusian produknya (distribusi antara gudang induk ke gudang penyangga antara gudang induk/penyangga ke distribution center/distributor/agen), maupun pengelolaan gudang tidak secara penuh, misalnya pengelolaan gudang Unilever di Pulogadung yang| PKSO | Produk Knowledge dan Sistem Operasi | Logistics | 10


mengelola barang-barang POS and Gift/barang cetakan dan Fix Cabinets/Sparepart Ice Cream Walls dari PT. Unilever dimana gudangnya disediakan oleh Unilever dan PT. Pos hanya melakukan manajemen pengelolaan gudang dan pendistribusian ke Distributor/Depot. III. PROSES OPERASI a. Standard Operation Procedure 1. Bisnis Transportasi Secara singkat Standar Operation Procedure Bisnis Transportasi dapat disampaikan sebagai berikut : i) Setiap pemberangkatan kendaraan wajib disertai dengan dokumen pendukung, yaitu Paket-1 dan Surat Jalan yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang di Unit Kerja tersebut. Formulir Paket-1 berfungsi juga sebagai dokumen pertanggungan dan resi, yang harus diisi lengkap termasuk mencatat tarif yang telah disepakati dan ditandatangani oleh pegawai pos (disertai nama dan pegawai pos) dan pengirim sebagai persetujuan atas perlakuan jenis pengiriman. Contoh model Paket-1 disajikan pada lampiran 1. Distribusi Paket-1 diatur sbb : Lembar ke-1 : untuk Kantor Tujuan, Lembar ke-2 : untuk Pengirim, dan Lembar ke 3 : untuk Kantor Asal. ii) Sebelum pemberangkatan wajib dilakukan pemeriksaan kelayakan kendaraan untuk melakukan perjalanan (seperti pemeriksaan rem, pemeriksaaan oli, pemeriksaan lampu dll). iii) Setiap pemberangkatan kendaraan, kepada awak / kru diberikan biaya perjalanan sampai kembali (pulang-pergi). iv) Berat muatan wajib mematuhi kapasitas tonase kendaraan. Penyimpangan ketentuan ini yang berakibat pada kerusakan atau hal-hal lain yang merugikan perusahaan akan menjadi tanggung jawab pejabat/petugas yang memberangkatkan kendaraan. v) Setiap muatan wajib diproteksi dengan asuransi. vi) Bila order yang diterima sudah disepakati kedua belah pihak (Pos dan Pengirim), maka pada waktu itu juga pejabat/petugas yang berwenang wajib memberitahukan tentang rencana keberangkatan kendaraan kepada Hub Operation Poslogistics / Konsolidator kantor asal melalui sarana : Fax, IRC, Email ataupun SMS. Konsolidator/Hub Operation kantor asal akan memberitahukan rencana pemberangkatan kendaraan ini kepada Hub Operation Poslogistics/Konsolidator tujuan, agar sedapat mungkin kendaraan kembali ke home base tidak dalam keadaan kosong. vii) Dalam hal Hub Operation Poslogistics / Konsolidator tujuan mempunyai muatan di sepanjang jalur yang akan dilalui kendaraan dalam perjalanan baliknya, akan segera dikomunikasikan ke Hub Operation Poslogistics / Konsolidator kantor asal dan untuk selanjutnya diinformasikan ke Kantor homebase kendaraan untuk segera diinformasikan kepada kru kendaraan. viii) Di kota tujuan, setelah melakukan proses unloading (bongkar), kru wajib melapor ke Hub Operation Poslogistics / Konsolidator tujuan atau sesuai dengan perintah konsolidator tujuan (bisa melalui Ka. UPT setempat). Dalam hal kendaraan diberangkatkan ke home base| PKSO | Produk Knowledge dan Sistem Operasi | Logistics | 11


kendaraan (kantor asal) dalam keadaan kosong, maka pintu belakang kendaraan wajib disegel. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisir adanya muatan ilegal disepanjang perjalanan pulang yang dilakukan oleh kru kendaraan. Karena tugas sopir hanya untuk mengemudi dan menyerahkan kiriman kepada penerima dan tidak diperuntukkan untuk mencari muatan. ix) Muatan balik yang diberikan oleh Hub Operation Poslogistics / Konsolidator tujuan wajib yang searah dengan home base kendaraan. x) Selanjutnya unit kerja yang mengisi muatan balik berfungsi sebagai kantor asal sehingga proses penanganan penerimaan dan pengiriman kiriman ini harus mengikuti proses butir i s.d vi xi) Dalam hal muatan balik dengan tujuan yang sedikit menyimpang dari home base kendaraan (misalkan kendaraan dengan home base Bandung melakukan pengiriman ke Solo, dari Solo diberikan muatan balik untuk tujuan Purwakarta), maka konsolidator tujuan wajib memberikan tambahan biaya kepada kru kendaraan, diantaranya tambahan biaya bahan bakar minyak, biaya bongkar muat (jika ada) dan tambahan uang lelah kru kendaraan (dalam hal terdapat tambahan waktu untuk proses muat, bongkar, dll). xii) Setiap pengeluaran wajib disertai dengan bukti otentik (bon solar, tiket tol, tiket fery dll). Flowchart Standar Operating Procedure Bisnis Transportasi disajikan pada gambar 2 berikut. 2. Bisnis Freight Forwarding Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, bahwa sebelum terbentuknya SBU Poslogistics, sebenarnya secara tidak langsung PT Pos Indonesia telah mengoperasikan bisnis ini meskipun dalam skala kecil (retail) yang dikenal dengan nama Paketpos Optima Dalam Negeri. Sistem operasi yang dipergunakan masih menggunakan pola operasi kiriman paketpos biasa, hanya dalam hal ini dilakukan pembatasan jaringan kantor yang memberikan layanan ini (hanya berlaku pada 95 kantor Pos secara timbal balik). Adapun alur proses operasi layanan Paketpos Optima Dalam Negeri dapat dijelaskan pada gambar 3 berikut. Sejalan dengan pembentukan SBU Poslogistics, maka layanan ini dilakukan revitalisasi untuk dikembangkan menjadi layanan Freight Forwarding Domestik. Dalam layanan ini, SBU Poslogistics (HO atau Hub Operation) juga melakukan kemitraan dengan Perusahaan Freight Forwarding setempat yang mempunyai kompetensi dalam menangani kiriman Kargo Domestik. Alur proses layanan Freight Forwarding Domestik disajikan pada gambar 4 berikut.


12


Gambar 2. FLOW CHART SOP BISNIS TRANSPORTASI

KANTOR KIRIM (HOME BASE KBM) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Menyiapkan dokumen pengiriman (Paket-1 dan Surat Jalan) Menyiapkan biaya perjalanan (pergipulang) Memastikan kendaraan beserta kru dalam keadaan siap jalan Memastikan tidak overload Memastikan kiriman telah diproteksi dengan premi asuransi Menginformasikan rencana pemberangkatan kendaran

1. 2. 3. 4.

5.

KANTOR TUJUAN Mengupayakan muatan balik (dalam (TEMPAT hal blm ada customer) Menyiapkan Paket-1 untuk muatan balik Melengkapi surat jalan (dr ktr asal) Bila tujuan muatan balik menyimpang dari homebase KBM, maka harus memberikan tambahan biaya kepada kru. Bila tidak ada muatan balik, wajib menyegel pintu box

HUB OPERATION KIRIM 1. 2. Membuat catatan perjalanan kendaraan (untuk pengawasan) Memberitahukan adanya kendaraan yang akan diberangkatkan ke tujuan di wilayah kerja konsolidator tujuan 1.

HUB OPERATION TUJUAN Bila konsolidator tujuan adalah tujuan bongkar muatan melakukan tahapan seperti kantor tujuan Menginformasikan adanya kendaraan yang akan bongkar di kantor tujuan. Bila di kantor tujuan tidak ada muatan balik konsolidator usahakan muatan ke kantor2 yg dilalui kendaraan saat kembali

2. 3.


13


Gambar 3. Aliran Proses Operasi Paketpos Optima Dalam Negeri

CUSTOMER KANTOR KIRIM KANTOR TRANSIT KANTOR TUJUAN1. 2. Menerbitkan Paket-1 (semacam B/L) Meminta pengirim mengisi pernyataan tgg jwb kerusakan mekanis. Bila perlu dilakukan proses packing. Menyiapkan adpis pengiriman (Pp-8) ) Menyiapkan bukti penyerahan kepada pihak angkutan

SPP/ MPC

SPP/ MPC

3. 4. 5.

KANTOR TUKAR POS LAUT/UDARA

1. Menerima kiriman dari pihak angkutan 2. Melakukan pemeriksaan kecocokan jumlah kiriman. 3. Memeriksa kondisi kiriman, bila terdapat masalah dibuatkan BA dan dilakukan proses lanjutan. 4. Melakukan pengawasan no kiriman/adpis 5. Membuat surat pemberitahuan kpd penerima barang PENERIMA 6. Menyerahkan kiriman kepada penerima di Kantor Pos Setelah mendapat

pemberitahuan dari Kantor Pos, maka penerima barang akan mengambil kirimannya dikantor Pos


14


Gambar 4. Aliran Proses Operasi Freight Forwarding Domestik

SHIPER- Menghubungi Poslog - Menyiapkan Packing List - Melakukan pembayaran - Menerima informasi, bookingspace - Fwd kiriman ke Airline/Shippingline - Pembayaran ke AL/SL

-

Pickup kiriman (ssi kspktn) Pengukuran Penetapan freight Pembuatan invoice

POSLOG ASAL- Menyiapkan dok pngrmn - Fwd kiriman - Komunikasi ke Hub Port Poslog

HUB PORT POSLOG- Komunikasi ke Pos Log Tujuan - Arsip dokumen pengapalan

POSLOG TUJUAN- Membuat jadwal penjemputan kiriman - Pada saat penjemputan melakukan pencocokan daftar pengiriman dr Hub Port dengan dokumen kiriman serta barang - Melakukan pemeriksaan fisik - Meregistrasikan kiriman - Delivery - Pengarsipan/kirim BS Endoosed

CONSIGNEE

Untuk memenuhi kebutuhan customer dalam hal pengiriman barang ke dan atau dari luar negeri dikembangkanlah layanan Freight Forwarding Luar Negeri (Kargo LN) Ekspor dan Impor. Namun untuk layanan Freight Forwarding Luar Negeri ini, Poslogistics telah melakukan kemitraan dengan perusahaan Freight Forwarding kelas dunia. Dimana dalam segala keterbatasan masing-masing, Poslogistics dan perusahaan ini telah sepakat untuk menjalankan kerja sama yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Secara garis besar alur proses operasi Freight Forwarding Ekspor dijelaskan pada gambar 5.


15


Gambar 5. Alur Proses Operasi Freight Forwarding Ekspor1. Shipper menghubungi Unit Kerja PT. Pos setempat (UPT,SBU Poslog) untuk mengirim barangnya Mempersiapkan barang dan dokumen-dokumen pengiriman barang (Packing List, Invoice, dan dokumen pendukung lainny seperti : Surat Kuasa & Proforma PEB). 1. 2. Mencari pasar baik ekspor maupun impor Berkoordinasi dengan SBU Poslog yang sekota dengan cabang mitra Proses administrasi internal Mengirimkan barang beserta dokumen terkait kepada Mitra FF1. 2. 3. 1. 2. Koordinasi dengan Mitra FF setempat Sebagai pusat informasi bagi UPT atau Unit lain nya Penyelesaian adm dgn mitra

SHIPPER (Pengirim)

2.

UPT atau SBU Poslog yg tdk sekota dgn mitra

3. 4.

SBU Poslog yang sekota dengan Mitra

MITRA Freight Forwarding

Koordinasi dengan SBU Poslog setempat Melakukan Processing kiriman : Membuat Shipping Instruction Melakukan reservasi / booking kepada Air / Shipping Line Barang disimpan sementara sambil menunggu pemberangkatan alat angkut Membuat/menyempurnakan PEB (Pemberitahuan Ekspor barang dan dokumen pengapalan (house Air Way Bill atau house Bill of Lading) Memberitahu Agen di Negara tujuan (Fax atau surat) berupa dokumen Invoice, HAWB/HBL, dan Shipping Details

Air / Shipping Line

PORT OF ORIGIN

AGENT MITRA FF

PORT OF DESTINATION

CONSIGNEE

--- alur informasi dan koordinasi alur barang

Sedangkan untuk layanan Freight Forwarding (Kargo) Impor, peranan PT. Pos Indonesia (Persero) cq Poslogistics hanya terkait dengan penanganan


16


(handling) kiriman pada saat diterima dari Mitra (Perusahaan Freight Forwarding) di Kantor Tukar Laut maupun Udara. Beberapa peranan yang dapat diberikan oleh Poslogistics adalah : Menyelesaikan dokumen kepabeanan / Custom Clearance dan pengeluaran barang impor Menyediakan Gudang untuk menampung barang impor sebelum didistribusikan Melakukan pendistribusian barang ke tujuan yang telah ditentukan oleh Mitra. Mitra FF akan menerima dokumen Impor dari Agent Mitra di Luar Negeri (yang melakukan pengiriman barang) Memeriksa kelengkapan dokumen dari agen Setelah barang tiba di Kantor Tukar (Port) maka Mitra akan melakukan proses custom clearance dan pengeluaran barang. Dan proses ini dapat juga diserahkan kepada Poslogistics Melakukan proses custom clearance dan pengeluaran barang, yakni : Melakukan entry data ke EDI (Elektronic Data Interchange) dan mengkonfirmasi kepada importir (Consignee). Melakukan pembayaran ke Bank atas Tax & Duty yang dibebankan dan menerima bukti pembayaran dari Bank. Menerima informasi dari Bea Cukai tentang cara pengeluaran barang Mengambil barang pada terminal yang telah ditentukan Menyimpan atau mendistribusikan barang kepada Consignee (sesuai kesepakatan antara Mitra dengan Consignee dan antara Mitra dengan Pos) 3. Bisnis Warehousing Secara adminitrasi, bahwa setiap terjadi mutasi/transaksi harus senantiasa terekam dan terbukukan dimana secara periodik akan dilakukan pemeriksaan oleh pejabat yang telah ditunjuk. Saat ini sistem yang dipergunakan oleh Poslogistics untuk mendukung adminitrasi warehouse sebagian masih dilakukan secara manual dan sebagian lagi dengan menggunakan piranti lunak yang dikenal dengan nama WMS (Warehouse Management System) sesuai dengan kondisi dan sifat barang. Warehouse Management System (WMS) ini merupakan teknologi yang memungkinkan management untuk mengetahui secara cepat : - Jumlah penerimaan barang dalam suatu periode - Lokasi suatu barang - Jumlah pengeluaran barang dalam suatu periode - Jumlah sisa barang. Secara umum bidang operasi dari Warehousing terdiri atas proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang sebagai bagian dari Supply Chain Management yang harus dikelola secara efisien dan efektif. Adapun proses operasi Warehousing dapat dijelaskan sebagai berikut :


17


a. Proses Penerimaan Barang : Pada saat kendaraan pengangkut barang tiba di gudang (Warehouse), maka petugas gudang (Checker) menerima daftar kiriman barang dari petugas pengangkut barang. Tenaga kerja bongkar muat melakukan pembongkaran dari kendaraan pengangkut. Checker memriksa tiap jenis barang dan mencocokkannya dengan daftar kiriman barang, termasuk memeriksa apakah segel masih utuh, dan apakah ada barang yang rusak/hilang. Serahkan daftar kiriman barang kepada Supervisor Warehouse untuk ditandatangani, kemudian lembar asli diserahkan kepada petugas pengangkut sebagai bukti terima dan 1 lembar tembusan digunakan untuk Up-Date Data Persediaan. Melakukan Up-date data persediaan barang, yakni melakukan pencatatan pada buku persediaan barang atau sistem aplikasi yang tersedia sesuai dengan jenis dan kelompoknya. Proses ini dapat juga menggunakan sistem barcode yang ditempel pada setiap barang yang diterima di gudang, yang selanjutnya barang tersebut (pada barcodenya) di-scan/divalidasi dengan Scanner yang terkoneksikan dengan sistem aplikasi WMS, sehingga secara otomatis akan menambah data persediannya. Selain itu juga terdapat aktivitas memberi tanggal penerimaan pada setiap tumpukan barang yang baru diterima dan menambahkan jumlah barang yang diterima pada Kartu Persediaan (sesuai masing-masing jenis barang). b. Proses Penyimpanan Barang : Barang yang sudah dibongkar disimpan ditempat yang telah disediakan (Staging Area). Penyimpanan barang (menggunakan pallet) diatur sesuai dengan jenis dan kelompoknya, dan disusun dengan posisi yang benar. Perhatikan tanda panah yang tertera pada setiap dus/karton Dalam penyusunan barang agar memperhatikan ketentuan yang telah disepakati dengan customer dalam hal : banyaknya tumpukan barang dalam satu pallet, banyaknya susunan/tumpukan pallet (ketinggian tumpukan barang), tebal dan ukuran pallet, jarak antara tumpukan barang dengan dinding dan langit-langit. Barang rusak ditumpuk ditempat tersendiri (jangan dicampur dengan barang yang baik). c. Proses Pengiriman Barang : Kepala Gudang menerima order pengiriman dari Customer baik yang dikirimkan melalui Komputer (sistem aplikasi) maupun secara tertulis (manual). Melakukan pemilahan order untuk masing-masing kota tujuan dan jenis barang.


18


Mengambil barang dari tempat penyimpanan untuk dipindahkan ke picking area (letdown) untuk persiapan pengiriman barang. Packer melakukan pengepakan barang sesuai order pengiriman barang untuk masing-masing kota tujuan. Checker melakukan pemeriksaan terhadap barang yang telah siap dikirimkan. Memasukkan barang ke dalam kantong pos atau dimuat kedalam truk (sesuai jenis layanan yang disepakati dengan customer) Mempersiapkan/membuat Daftar Kiriman Barang dan Form Paket-1 untuk masing-masing kota tujuan. Menentukan pola operasi pengiriman (sesuai kesepakatan) dan batas waktu berangkat dari gudang untuk masing-masing kota tujuan sesuai lead time yang telah disepakati. Melakukan Up-date data persediaan barang, yakni melakukan pencatatan pada buku persediaan barang atau sistem aplikasi yang tersedia sesuai dengan jenis dan kelompoknya. Dan memberi tanggal pengiriman pada setiap tumpukan barang dan mengurangkan jumlah barang yang dikirim pada Kartu Persediaan (sesuai masing-masing jenis barang). Secara garis besar aliran proses operasi Warehouse disajikan pada gambar 6 dibawah ini.

Gambar 6. Aliran Proses Operasi Warehouse PENERIMAAN BARANG PENYIMPANAN PENGIRIMAN TRANSPORTER

Receiving

Put away

Storage

Letdown

Picking

Loading & Distribusi

IV. SISTEM PENGENDALIAN a. Titik Kritis Bisnis Transportasi Idealnya apabila SOP yang telah ditetapkan telah dijalankan sesuai ketentuannya. titik kritis dalam pengelolaan bisnis ini hampir-hampir tidak ada. Namun demikian terdapat celah-celah penyimpangan yang dapat dilakukan oleh oknum-oknum dalam operasionalnya. Titik kritis ini dapat ditekan pada titik terendah/diminimalisir dengan menerapkan Punish and Reward Management. Beberapa titik kritis dalam bisnis transportasi yang perlu diantisipasi, antara lain :


19


Kendaraan dioperasikan tanpa menggunakan Paket-1 dan setelah kembalinya dirasakan aman maka tidak dipertanggungkan sebagai pendapatan. Kru kendaraan mencari muatan balik sendiri dan tidak singgah/melapor di Unit Kerja tujuan (UPT/Branch/ Konsolidator/Hub Operation Poslogistics). Berarti kendaraan tidak disegel oleh Unit Kerja tujuan. Besar uang yang ditagih ke customer tidak dipertanggungkan seluruhnya sebagai pendapatan. Pengeluaran Biaya Operasional Langsung yang melebihi ketentuan yang telah ditetapkan. Waktu perjalanan yang ditempuh di luar kewajaran, sehingga mengindikasikan adanya upaya kru untuk mencari muatan balik. Bisnis Freight Forwarding Titik kritis bisnis ini terletak pada duplikasi dokumen, dengan tujuan mengambil selisih rate. Atau mark up handling cost yang dilakukan oleh petugas operasional. Bisnis Warehousing Sekalipun dikerjakan dengan teknologi terkini sekalipun sebenarnya secara administrasi titik kritis terdapat pada manipulasi data input/output. Pencurian barang oleh petugas warehouse merupakan titik kritis yang perlu mendapat perhatian. Dari sisi operasi, handling barang yang tidak sesuai dengan keinginan customer akan sangat merugikan perusahaan untuk kerja sama berikutnya. b. Cara Pengawasan Bisnis Transportasi Pengawasan dapat dilakukan dengan cara antara lain sebagai berikut : - Memeriksa segel pengaman dari kantor lawan, apakah masih utuh - Memeriksa dokumen pendukung (Paket-1 dan Surat Jalan). - Memeriksa surat tagihan ke customer dengan besar uang yang dipertanggungkan dan Bukti transfer Bank (jika pembayaran melalui transfer Bank). - Melakukan analisa kelayakan perjalanan dari sisi waktu tempuh. - Cross check ke kantor tujuan - Melakukan pengawasan dan pemeriksaan langsung (Sidak) di tempattempat tertentu yang strategis (seperti Pelabuhan Merak) Bisnis Freight Forwarding Pengawasan dapat dilakukan dengan cara penyimpanan register berharga sesuai dengan ketentuan yang ada, sehingga penyalahgunaan penggunaannya untuk maksud duplikasi dokumen dapat diminimalisir. Disamping itu, khusus untuk customer dengan pembayaran secara kredit proses pengawasan justru lebih mudah, karena proses penagihan adalah berdasarkan rate yang berlaku (sesuai dengan dokumen terkait). Sedangkan untuk meminimalisir mark up pada handling cost dapat dilakukan dengan pemeriksaan pada bukti eksternal.


20


Bisnis Warehousing Pengawasan untuk bisnis warehousing dapat dilakukan dengan pendekatan sebagai berikut: - Melakukan pemeriksaan keaslian dokumen (dokumen penerimaan dan pengiriman barang) - Setelah diyakini keabsahan dokumen maka perlu dilakukan pemeriksaan segitiga : dokumen pembukuan barang (Melakukan stock opname atau uji petik stock barang) - Untuk pengawasan handling dapat dilakukan dengan pembagian wilayah kerja petugas Warehouse, sehingga segala akibat yang timbul dapat dilakukan pembuktian batas tanggung jawab masing-masing petugas terkait. c. Tools Pengawasan Bisnis Transportasi - Report/Laporan Report Analysis - Evaluasi Uji petik kepada customer - Informasi dari customer Feed back dari Uji Petik - Dokumen perjalanan (Dokumen pengiriman Paket 1 dan Surat Jalan) - Segel - Pembayaran dilakukan melalui transfer Bank Bisnis Freight Forwarding - Dokumen pengiriman Paket 1 - Uji petik kepada customer - Dokumen eksternal Perusahaan Freight Forwarding (dokumen biayabiaya pengiriman) dan melakukan pengecekan langsung kebenarannya (uji petik) - Untuk pelanggan Korporat, pembayarannya dilakukan melalui transfer Bank. Bisnis Warehouse Pembukuan Dokumen pendukung (dokumen penerimaan dan pengeluaran barang) Stock Opname atau Uji petik stock barang

-

d. Kasus-kasus Pengawasan Beberapa kasus yang dapat dijadikan pelajaran bagi kita bersama dan aspek pengawasan yang harus dilakukan dalam pengelolaan Bisnis Poslogistics, antara lain : 1. Hub Operations Poslogistics A melakukan pengiriman bisnis transportasi (customer korporat, pembayaran dilakukan secara tunai) untuk tujuan kota B. Kantor A tidak menginformasikan keberangkatan KBM ke Hub Operation Poslogistics terkait, dan setelah bongkar di kantor tujuan


21


Awak/Kru Kendaraan tidak singgah di Unit Kerja Kota B (Hub Operation/Branch Poslogistics/UPT) untuk penyegelan, tetapi mencari muatan balik sendiri dengan harapan pendapatan muatan balik akan dijadikan pendapatan tambahan awak kendaraan (tidak disetorkan sebagai pendapatan Perusahaan). Selain itu Petugas Hub Operation A juga ternyata tidak mempertanggungkan seluruh Biaya pengiriman yang dibayarkan oleh Customer sebagai pendapatan Perusahaan. Aspek Pengawasan : Hub Operation Poslogistics / HO melakukan monitoring terhadap pergerakan kendaraan, dan mempertanyakan kenapa Hub Opreration asal tidak menginformasikan keberangkatan kendaraan kepada Hub Operation Poslogistics terkait Apabila berdasarkan analisa monitoring aktivitas kendaraan dan atau laporan dari Unit Kerja Kantor lain mengindikasikan adanya aktivitas kendaraan yang tidak memenuhi ketentuan oeprasional yang telah ditetapkan, maka Hub Operation / HO dapat melakukan pemeriksaan langsung ke kantor Perwakilan A atau melakukan pengawasan secara uji petik di tempat-tempat strategis, seperti di Pelabuhan Merak. Pemeriksaan Langsung di Kantor Hub Operation dapat dilakukan melalui cross check dokumen-dokumen sumber yang terkait dengan pengananan Bisnis Transportasi, antara lain : pemeriksaan Paket-1, Surat Jalan, Surat penagihan kepada Customer, pertanggungan pendapatan, mencari informasi langsung dari Manager Hub Operation, petugas terkait, dan awak kendaraan, mencari informasi pada Unit Kerja di kota tujuan serta melakukan cross check kepada customer (jika perlu). Setelah pemeriksaan dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan. Melakukan pemeriksaan langsung ke tempat strategis secara uji petik (seperti Pelabuhan Merak) untuk memeriksa : segel kendaraan, dokumen Paket-1, surat Jalan dan isi muatan. Setelah pemeriksaan dibuatkan Berita Acara Pemeriksaan. Jika ditemukan adanya indikasi kecurangan/penyimpangan operasional, maka petugas terkait akan diproses sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Hub Operation C melakukan pengiriman kargo domestik ke kota D dimana petugas operasional hub operation C ternyata melakukan manipulasi dokumen Paket-1 dimana Paket-1 (lembar 2) yang diserahkan ke Customer besaran biayanya berbeda dengan lembar 3 Paket-1 yang menjadi dasar pertanggungan pendapatan Perusahaan. Aspek Pengawasan : Melakukan uji petik kiriman dengan menkonfirmasikan secara langsung kepada customer dan mencocokkannya dengan Paket-1 lembar 1 yang menyertai kiriman.


22


Hub Operation Poslogistics juga dapat meminta bantuan Ka. UPT C untuk melakukan pemeriksaan terhadap Dokumen Paket-1 Uji petik ini dapat dilakukan oleh Hub Operation Poslogistics atau meminta bantuan Ka. UPT C Apabila ditemukan adanya penyimpangan, maka Ka. UPT C akan memproses lebih lanjut sesuai ketentuan yang berlaku. 3. Petugas Warehouse melakukan pencurian barang-barang yang ada di gudang termasuk memanipulasi Dokumen Penerimaan atau Pengiriman Barang. Aspek Pengawasan : Memeriksan keabsahan dokumen penerimaan dan pengiriman barang Mencocokkan dokumen pengiriman dengan DO yang diterima dari customer. Melakukan konfirmasi kepada customer dan mencocokkan dokumen penerimaan barang yang terkait. Melakukan uji petik stok barang atau stock opname secara menyeluruh, dan mencocokkan antara jumlah barang dan sisa barang berdasarkan buku persediaan atau sistem aplikasi, termasuk mencocokkan dokumen dokumen penerimaan dan pengiriman barang. Apabila ditemukan indikasi adanya penyimpangan operasional, maka petugas terkait akan diproses sesuai ketentuan yang berlaku.


23


III. PENUTUP Meskipun dari sisi usia SBU Poslogistics masih relatif muda, namun karena bisnis dikelola secara total dengan didukung oleh SDM yang professional, sistem operasi yang efisien, serta pemanfaatan IT yang tepat dan scacalable serta dikembangkannya bisnis dengan mengutamakan jalinan kerjasama yang yang saling menguntungkan (win-win solution) baik dengan unit-unit kerja internal maupun dengan mitra eksternal, sehingga sudah dipercaya oleh customer yang masuk dalam golongan big user. Berkaca dari realita ini, bukan tidak mustahil SBU Poslogistics akan dapat menjadi andalan PT Pos Indonesia. Untuk mencapai hal itu, disamping perlu dilakukannya kerja keras seluruh jajaran, juga perlunya kerja cerdas, sehingga peraihan SBU Poslogistics semakin mengglobal. Semoga.

| divisi pelatihan |


24

Modul PKSO Pos Logistik-f

Documents

Transcript of Modul PKSO Pos Logistik-f