MODUL - pengembanganbahanajaradpblog.files.wordpress.com · Modul ini merupakan pegangan bagi guru...
Transcript of MODUL - pengembanganbahanajaradpblog.files.wordpress.com · Modul ini merupakan pegangan bagi guru...
i | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
MODUL
ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN
NAMA : ............................................................................................................ .......................
KELAS : ............................................................................................................ .......................
NO. ABSEN : ............................................................................................................ ......................
Untuk :
SMK dan MAK
Kelas XII Semester
Genap
SELVI ANGGARINI
i | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas Berkat dan
RahmatNYA penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul Admistrasi Humas dan
Keprotokolan, yang dapat dipergunakan bagi siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).
Modul ini merupakan pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar
mengajar di sekolah. Materi yang terdapat dalam modul ini mengenai mata pelajaran Administrasi
Humas dan Keprotokolan dengan Kompetensi Dasar Menguraikan cara membuat Laporan
Perjalanan Dinas, yang disusun berdasarkan Kurikulum 2013. Sebagai buku pegangan, modul ini
tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang lainnya.
Melalui modul ini penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai tes formatif dan
beberapa metode yang dapat diterapkan. Dengan hal tersebut diharapkan dapat mempermudah
siswa untuk memahami materi yang diajarkan oleh guru dan dapat mendukung kegiatan belajar
siswa secara menyeluruh.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu
hingga terselelsaikannya modul ini. Modul sederhana ini jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu
kepada pembaca kami mohon kritik dan saran yang sifatnya membangun dari setiap pembaca
sangat penulis harapkan demi kesempurnaan modul pegangan siswa ini. Kami akan berupaya
untuk memperbaiki dan membuatnya menjadi lebih baik. Semoga modul ini dapat memberikan
manfaat dalam pembelajaran materi mata pelajaran Administrasi Humas dan Keprotokolan
khususnya untuk Kompetensi Dasar Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas.
Malang, Desember 2015
Selvi Anggarini
KATA PENGANTAR
ii | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang ................................................................................................................. 1
Deskripsi Singkat ............................................................................................................ 1
Prasyarat ........................................................................................................................... 2
Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar ............................................................ 2
Relevansi / Manfaat ...................................................................................................... 3
Tujuan Pembelajaran ..................................................................................................... 3
Petunjuk Penggunaan Modul ...................................................................................... 4
BAB II KEGIATAN BELAJAR
Kompetensi Dasar .......................................................................................................... 5
Materi Pokok .................................................................................................................. 5
Uraian Materi ................................................................................................................. 6
Rangkuman ................................................................................................................... 18
Latihan/Tugas ............................................................................................................. 19
Tugas Mandiri ............................................................................................................. 23
BAB III EVALUASI
Maksud dan Tujuan Evaluasi ................................................................................... 25
Materi Evaluasi ............................................................................................................ 26
Soal-soal Evaluasi ........................................................................................................ 27
BAB IV PENUTUP
Tindak Lanjut .............................................................................................................. 34
Harapan ......................................................................................................................... 35
Glosarium ..................................................................................................................... 36
Daftar Pustaka ............................................................................................................. 37
1 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Perjalanan dinas bukanlah hal asing lagi bagi sebuah perusahaan, baik itu
perusahaan kecil, menengah, maupun besar. Dalah hal penangan perjalanan dinas, seorang
sekertarislah yang secara umum ikut serta dalam penanganan perjalanan dinas pimpinan.
Penanganan yang dilakukan ialah mulai dari perencanaan sampai dengan pembuatan
laporan dinas. Hal ini bertujuan agar tidak ada hambatan baik terbenturnya jadwal, dll
selama perjalanan dinas pimpinan dilaksanakan. Untuk mempermudah semua itu hal yang
paling penting adalah adanya laporan perjalanan dinas yang merupakan final/cakupan dari
pemrosesan perjalanan dinas.
Modul Administrasi Humas dan Keprotokolan ini membahas tentang tata cara
pembuatan laporan perjalanan dinas serta mempraktikkan tata cara pembuatan laporan
perjalanan dinas. Modul ini terdiri dari komptensi dasar, sebagai berikut:
1. Menjelaskan tata cara pembuatan laporan perjalanan dinas
2. Mempraktikkan/membuat laporan perjalanan dinas
Oleh sebab itu, sangatlah perlu bagi seorang peserta didik SMK khususnya yang akan
terjun dalam dunia kerja untuk mempelajari tentang kegiatan Administrasi Humas dan
Keprotokolan. Dengan mempelajari hal tersebut, diharapkan peserta didik saat terjun
dalam dunia kerja akan lebih memahami tentang tata cara pembuatan laporan perjalanan
dinas. Modul ini diharapkan dapat memberikan kontribusi manfaat bagi peserta didik atau
siapa saja yang ingin mempelajari kegiatan Administrasi Humas dan Keprotokolan.
Latar Belakang
Deskripsi Singkat
PENDAHULUAN
BAB I.
2 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus sudah memahami/menguasai untuk
kompetensi sebagai berikut:
Mendiskripsikan ruang lingkup Perjalanan Dinas Pimpinan (karena dalam kompetensi ini
terdapat basic/dasar yang harus dipahami sebelum pembuatan laporan perjalanan dinas
yang akan menjadi pokok pembahasan dalam modul ini)
Modul ini disusun untuk SMK/MK program keahlian Administrasi
Perkantoran pada mata pelajaran Administrasi Humas dan Keprotokolan dengan
materi pokok “Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas”. Berikut uraian
mengenai Kompetensi Inti (KI), Kompetensi Dasar (KD), dan Indikator Materi :
No. Kompetensi Inti (KI)
Bunyi KI
KI 1. Mengahayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotongroyong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, kenegaraan dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4. Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkrit dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik dibawah pengawasan langsung.
Prasyarat
Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar
3 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Kompetensi Dasar (KD) Materi Pokok Indikator
3.4 Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
3.5 Membuat Laporan perjalanan dinas
Tata cara pembuatan laporan perjalanan dinas
Laporan perjalanan dinas/bisnis pimpinan
- Menjelaskan tata cara pembuatan laporan perjalanan dinas
- Mengidentifikasi laporan perjalanan dinas/bisnis pimpinan
- Mempraktikkan pembuatan laporan perjalanan dinas
Modul ini membahas mengenai Kompetensi Dasar “Menguraikan cara membuat
laporan perjalanan dinas” yang memiliki tujuan agar dapat menjadi pegangan baik bagi guru
maupun peserta didik. Bagi peserta didik modul ini dapat bermanfaat menjadi pegangan
apabila ia sudah terjun dalam dunia kerja, khusunya dalam bidang kesekretariatan. Karena
dalam perjalanan dinas, pembuatan laporan adalah kegiatan final yang dapat memudahkan
sekertaris maupun pimpinan untuk melihat bagaimana perjalanan dinas yang akan dilakukan /
telah dipersiapkan oleh sekertaris dengan format sedemikian rupa untuk mempermudahnya
dan dapat menjadi sebuah arsip bahwa pimpinan telah melakukan suatu perjalanan dinas.
Dengan KD : Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Peserta didik diharapkan dapat :
1. Menjelaskan tata cara pembuatan laporan perjalanan dinas
2. Mengidentifikasi laporan perjalanan dinas/bisnis pimpinan
3. Mempraktikkan pembuatan laporan perjalanan dinas
Relevansi / Manfaat
Tujuan Pembelajaran
4 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
1. Bagi Peserta Didik
a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahamilah dengan
baik daftar pertanyaan pada “Cek Kemampuan” sebagai
pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin
dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru/instruktur sampai
paham.
c. Bila proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-
teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur.
d. Kerjakan tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti
serta bertanggung jawab.
e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum
menguasai secara tuntas materi pada kegiatan beajar sebelumnya.
f. Untuk kegiatan praktik diharapkan peserta didik peserta didik selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi prakrek.
g. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktik, termasuk tentang keselamatan kerja
dalam menggunakan alat-alat tersebut.
2. Peran Guru, antara lain:
a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara
penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan.
b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapati kesulitan.
c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian
belajar peserta didik.
d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM), tetaplah berada di dalam kelas/tempat
belajar.
e. Untuk kegiatan praktik, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan dengan materi
ajar, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika menggunakan laboratorium
kantor untuk kegiatan tersebut.
Petunjuk Penggunaan Modul
5 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
KEGIATAN BELAJAR
BAB II
3.4 Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
4.4 Membuat laporan perjalanan dinas
Kompetensi
Dasar
1. Siswa dapat menjelaskan tata cara pembuatan laporan perjalanan
dinas
2. Siswa dapat mengidentifikasi laporan perjalanan dinas
3. Siswa dapat mempraktikkan pembuatan laporan perjalanan dinas
Indikator
1. Daftar perjalanan bisnis (itenarary)
2. Laporan biaya perjalanan bisnis
3. Tata cara pembuatan laporan biaya perjalanan bisnis
4. Jadwal kegiatan atau agenda kerja pimpinan
Materi
Pokok
6 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
A. Pengertian Perjalanan Dinas
URAIAN MATERI LAPORAN PERJALANAN DINAS
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh pegawai atau karyawan suatu
lembaga atau perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan yang biayanya
ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu.
Sedangkan perjalanan bisnis pimpinan adalah perjalanan bisnis yang dilakukan oleh
pimpinan suatu lembaga/perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan
dengan kepentingan lembaga/perusahaan.
Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada
atasannya atau panitia yang memerintahkannya akibat dari pelaksanaan pekerjaan yang diberikan.
Kegunaan laporan diantaranya:
Laporan berguna bagi pimpinan dalam rangka menjalankan fungsi manajerialnya (yang
terdiri dari planning, organizing, actuating, dan controlling).
Laporan berguna sebagai media komunikasi, baik media komunikasi kebawah maupun
keatas.
Laporan berguna sebagai bentuk pertanggungjawaban
Laporan berguna sebagai alat membina kerjasama di kalangan pejabat atau pegawai
Laporan merupakan salah satu sarana dalam upaya meningkatkan pembinaan kerjasama,
baik secara internal maupun eksternal.
B. Laporan Perjalanan Dinas/Bisnis
7 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
“Tidak ada orang hebat yang
malas belajar”
Macam-macam laporan
1. Menurut isinya, terdiri dari:
a. Laporan bidang personalia
b. Laporan bidang keuangan
c. Laporan bidang produksi
d. Laporan bidang pemasaran
e. Laporan bidang kesehatan
f. Laporan bidang teknik
g. Laporan bidang pengadaan
h. Laporan bidang kerumahtanggaan, dll.
2. Menurut luas sempitnya, terdiri:
a. Laporan khusus, berisi masalah khusus satu bidang tertentu saja
b. Laporan umum, berisi berbagai aspek kegiatan/luas/gabungan dari berbagai bidang
3. Menurut tujuannya, terdiri:
a. Laporan pertanggungjawaban
b. Laporan kebijaksanaan
4. Menurut segi waktu, terdiri:
a. Laporan rutin, dibuat secara periodik/beerkala misalnya laporan harian, mingguan,
bulanan, triwulan, semesteran, tahunan, dll. Contoh : laporan kehadiran karyawan
setiap bulan.
b. Laporan insidental, dibuat jika diperlukan.
5. Menurut segi keresmiannya, terdiri:
a. Laporan informal, biasanya disampaikan dengan lisan, jika ditulis secara sederhana
b. Laporan formal, ditulis mengikuti aturan penulisan laporan
6. Menurut jenis kegiatannya, terdiri:
a. Laporan penelitian
b. Laporan administrasif dan manajemen
7. Menurut bentuknya, terdiri:
a. Laporan dalam bentuk memo/nota
b. Laporan dalam bentuk surat
c. Laporan dalam bentuk baku
d. Laporan dalam bentuk matrik
8. Menurut sifatnya, terdiri: a. Laporan biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika
laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif
8 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Baca Buku, Buka Dunia
b. Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
Laporan harus disusun dengan baik, adapun syarat penyusunan laporan yang baik adalah
sebagai berikut:
1. Mudah dan cepat dimengerti
2. Menggunakan kalimat yang pendek, sederhana dan tidak berbelit-belit
3. Jelas dan lengkap
4. Konsisten
5. Tepat waktu
6. Objektif:
a. Didukung dengan data yang lengkap, objektif, akurat, dan up to date
b. Analisis persoalan logis dan objektif
Bagian-bagian laporan secara umum terdiri dari sebagai berikut:
1. Bagian pendahuluan, tardiri unsur: Maksud dan tujuan
Masalah yang dilaporkan
Metode penyusunan laporan
Sistematika penulisan laporan
2. Bagian tubuh laporan, berisi:
a. Batang tubuh laporan dibagi dalam sub-sub bagian yaitu sebagai berikut:
1) Keadaan dan permasalahan yang terjadi
2) Analisis dan pemecahan masalah
b. Batang tubuh laporan merupakan isi pokok, yang terdiri dari sebagai berikut:
1) Pelaksanaan kegiatan
2) Tujuan yang hendak dicapai
3) Masalah yang dihadapi
4) Prospek masa yang akan datang
5) Perbaikan-perbaikan cara kerja
c. Batang tubuh hendaknya dilengkapi: Diagram-diagram
Table
Grafik
3. Bagian penutup, berisi: Kesimpulan
Rangkuman
Saran-saran
9 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Pada perjalanan dinas/bisnis pimpinan, terdapat 2 laporan yang harus dipersiapkan dan
dibuat oleh seorang sekretaris. Dua laporan tersebut adalah laporan/daftar perjalanan bisnis
(itenarary) dan laporan biaya perjalanan dinas. Daftar perjalanan dinas diuat sebelum melaksanakan
perjalanan dinas, berfungsi agar pimpinan atau pihak-ihak yang terkait bisa dengan mudah
mengetahui rincian-rincian perjalanan dinas yang dilakukan pmpinan. Sedangkan laporan biaya
perjalanan dinas dibuat setelah melakasanakan perjalanan dinas, berfungsi untuk menyelaraskan
antara dana perjalanan dinas, dengan biaya yang dikeluarkan saat dilakukannya perjalanan dinas.
Kedua laporan tersebut akan dibahas sebagai berikut:
Daftar perjalanan (itenarary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan
selama perjalanan. Daftar perjalanan (itenarary)mencakup hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama
bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor pesawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap
kunjungan.
Sekretaris bertanggungjawab kepada penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat
perjalanan dinas. Karena itu, sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas
pimpinan. Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan
berpedoman pada timetable dari airlines.
Fungsi adanya laporan/daftar perjalanan dinas:
- Agar perjalanan bisnis berjalan dengan lancar sesuai dengan harapan
- Mempermudah mencapai tujuan yang diharapkan
- Menjadi pedoman/sumber informasi yang jelas/informatif
- Menjadi arsip bagi kantor/lembaga bahwa pimpinan pernah melakukan suatu perjalanan
dinas (bahan laporan)
Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan laporan adalah sebagai berikut:
· Sebagai alat pertanggung jawaban melaksanakan perjalanan bisnis.
· Sebagai alat pengawasan terlaksananya rencana kegiatan perjalanan bisnis.
· Sebagai bukti tertulis telah terlaksananya kegiatan perjalanan bisnis.
· Sebagai bahan evaluasi.
· Sebagai dokumen untuk membantu dalam pengambilan kepuasan.
Pendidikan adalah seni
untuk membuat manusia
semakin berkarakter
C. Laporan / Daftar Perjalanan Bisnis (itenarary)
10 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Dengan adanya daftar perjalanan yang dibuat dengan baik, maka dapat diketahui hal-hal
sebagai berikut:
1. Berapa kali dalam 1minggu, 1bulan, dan seterusnya pimpinan mengadakan perjalanan
dinas?
2. Kemana saja pimpinan mengadakan tugas perjalanan dinas? Belajarlah dimanapun kamu
3. Acara kegiatan setiap kali mengadakan perjalanan berada, karena pengetahuan
4. Berapa lama melakukan kegiatan perjalanan dinas? yang sesungguhnya ada di
5. Waktu keberangkatan pimpinan. setiap hembusan nafas dan
6. Jenis transportasi yang digunakan langkah kalian.......
7. Waktu pimpinan aktif kembali masuk kantor
8. Materi yang harus disiapkan
9. Apakah sekretaris perlu mendampingi pimpinan dalam tugas perjalanan dinas itu?
10. Kelengkapan apa saja yang perlu dipersiapkan dan dibawa selain materi.
11. Pimpinan dapat mempersiapkan tugas-tugas yang harus diselesaikan oleh wakil pimpinan
selama pimpinan menjalankan tugas perjalanan dinas
12. Khusus bagi sekretaris, melalui daftar perjalanan dinas itu ia dapat menyusun agenda tamu,
meskipun agenda tersebut masih diinformasikan dengan pimpinan setelah pimpinan
kembali. Hasil konfirmasi harus segera diberitahukan kepada calon tamu
Komponen-komponen daftar perjalanan dinas
Komponen-komponen daftar perjalanan bisnis merupakan bagian-bagian yang
tercantum dalam format daftar perjalanan dinas, meskipun dalam kenyataannya antar kantor
yang satu dengan lainnya terdapat perbedaan dalam membuat bentuk format daftar perjalanan
bisnis/dinas meliputi hal-hal berikut:
1. Waktu keberangkatan Hari keberangkatan
Tanggal keberangkatan
Jam keberangkatan
2. Tempat tujuan perjalanan dinas Nama kota
Nama negara (dinas luar negri)
3. Berapa lama waktu perjalanan dinas (tanggal berangkat – tanggal kembali)
4. Jenis transportasi Kendaraan pribadi
Kendaraan dinas
Kereta api
Agen perjalanan (disebutkan maskapai penerbanganya)
5. Acara perjalanan dinas Seminar
Lokakarya
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)
Rapat kerja
Tender
Mengikuti tender
Penjajakan kerja sama
Pembukaan cabang perusahaan, dll
11 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
6. Kapan tiba kembali ditempat hari, tanggal
Pukul berapa
Jenis transportasi yang digunakan
Distasiun mana
Contoh tahap 1:
Selanjutnya dari rencana perjalanan bisnis tersebut, agar lebih jelas dipahami maka
sekertaris menyusunnya ke dalam daftar perjalanan dinas/bisnis dengan format sebagai berikut:
Contoh : (Format Daftar Perjalanan Bisnis)
Rencana Perjalanan Dinas
Bpk. Sutanto Wicaksono, S.E
Tanggal : 22-24 Desember 2015
Selasa, 22 Desember 2015
Pukul 12.00 Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan N4555AA)
12.15 Tiba di bandara Abdurahman Saleh
13.00 Berangkat dengan Garuda (GA-8881) ke Jakarta
14.00 Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta
14.15 Dijemput Nona Santika menuju Hotel Hilton (menggunakan mobil
perusahaan)
Rabu, 23 Desember 2015
Pukul 09.00 Pertemuan dengan presiden direktur di ruang Lobi Hotel
11.00 Pertemuan dengan Mr.Ajinomoto selaku mitra bisnis
13.00 Rapat Komisaris
Kamis, 24 Desember 2015
Pukul 09.00 Pertemuan dengan Mrs.jolie dari Philipp Ralin Electronics
11.00 Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi
13.30 Tiba di bandara Soekarno Hatta
14.30 Menuju ke Malang dengan pesawat Garuda (GA-130)
14.35 Dijemput oleh karyawan kantor dengan mobil perusahaan
12 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
DAFTAR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN
Bpk. Sutanto Wicaksono, S.E
Periode: 22 sd. 24 Desember 2015
No.
Waktu keberangkatan
Tempat tujuan
perjalanan dinas
Jenis transportasi
yang digunakan
Acara perjalanan dinas
Lama perjalanan
dinas
Tiba kembali
Hari/ Tanggal
Jam Waktu Transpor
tasi Nama stasiun
.................. , ...........................(kota+tanggal)
Mengetahui, Sekretaris
Pimpinan.................
................................ .............................
13 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Contoh : (Format Daftar Perjalanan dan Janji Temu)
Hari/ Tanggal
Waktu berangkat
Tempat yang
dituju Kendaraan
Waktu tiba
Hotel/ penginapan
Ket. Janji/
kegiatan Tgl Waktu
Ket./ catatan
14 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Pendidikan adalah penemuan
terbesar dalam kebodohan
kita sendiri.
Apabila pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris
yaitu membuat laporan tentang itenarary dan laporan keuangan. Laporan tentang itenarary telah
dibahas pada pembahasan diatas, sedangkan pada laporan keuangan didasarkan pada inventarisasi
semua pengeluaran yang dilakukan oleh seorang sekretaris.
Sekrertaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan
melakukan perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat
memperoleh pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan bisnis adalah sebagai berikut:
1. Menginventaris/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran, berupa kas bon, kuitansi, nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan: biaya penginapan, biaya
kegiatan, transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan
untuk menjamu relasi.
3. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal: hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau
kuitansi dari pihak perusahaan
4. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas
bon/kuitansi akan dicatat lagi pada laporan entertainment.
5. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.
6. Membuat surat tagihan penggantian apabila ada biaya yang mesti ditagih kepada klien
(apabila diperlukan)
D. Laporan Biaya Perjalanan Dinas
15 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Contoh 1.
LAPORAN BIAYA PERJALANAN DINAS
Yang melakukan perjalanan : Sutanto Wicaksono, MM.
Jabatan : Manager PT.Bintang Sejahtera
Tujuan : Jakarta
Tanggal : 22-24 November 2015
1. Tanggal, 22 Februari 2015, tiket pesawat Malang-Jakarta PP, Rp800.000,00
2. Tanggal, 23 Februari 2015, biaya relasi dengan Mr.Ajinomoto, Rp300.000,00
3. Tanggal, 24 Februari 2015, biaya relasi dengan Mrs.Peny, Rp300.000,00
4. Tanggal, 24 Februari 2015, biaya hotel dan akomodasi, Rp1.000.000,00
5. Dana taktis Rp500.000,00
Dari perusahaan Sutanto Wicaksono, MM. Menerima dan perjalanan dinas Rp.3000.000,00.
Catatan:
Apabila dana perjalanan lebih besar dari biaya pengeluaran maka sisanya akan
dikembalikan kelebihannya pada bagian keuangan, dan sebaliknya bila dana perjalanan lebih kecil
dari biaya pengeluaran, pihak keuangan mengganti kekurangan tersebut.
Malang, 25 Februari 2015
Menyetujui
Bendahara Sekretaris,
Devi Mufariha Selvi Anggarini
“Education is an ornament in prosperity and a refuge in advertisy”
~aristotle~
Pendidikan istu sebuah perhiasan dalam kemakmuran dan tempat bernaung dalam
kesengsaraan
16 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Contoh 2.
PERINCIAN PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN DINAS
NO Perincian Biaya Jumlah Keterangan
1. ............................................................................ Rp
2. ............................................................................ Rp
3. ............................................................................ Rp
Dst.
Jumlah Semua Rp.................................
(dengan huruf)
(............................................................................ .........................................................)
............................,20............
Telah dibayar sejumlah Telah menerima jumlah uang sebesar
Rp............................... Rp......................................
(...................................) (.......................................................)
...................................20.....
Bendaharawan Yang bepergian
(.........................) (..........................)
“Orang bijak belajar ketika mereka bisa. Orang bodoh belajar ketika mereka harus”
Arthur Wellesley
17 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Contoh 3.
PERINCIAN BIAYA PERJALANAN
Nama :
NIK :
Jabatan :
SPD No. :
Golongan :
No Jenis Biaya Perincian Jumlah Keterangan 1.
2. 3. 4. 5. 6.
Biaya Transportasi dari Tempat asal ke tujuan *) Biaya Transport lokal **) Biaya Penginapan Uang makan Uang harian Uang cuci pakaian
Jumlah
Terbilang .........................,20............
(............................................................)
..........................................
Tembusan
1. ...........................
2. ...........................
3. ...........................
Keterangan:
*) Diberikan bahan bakar bila menggunakan kendaraan dinas
**) Tidak diberikan bila menggunakan kendaraan dinas
“Education is not preparation for life, education is life itself”
~John Dewey~
Pendidikan bukanlah persiapan hidup; karena pendidikan adalah hidup itu sendiri.
18 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Laporan adalah suatu keterangan tertulis yang disampaikan
oleh seseorang kepada atasannya atau panitia yang
memerintahkannya akibat dari pelaksanaan pekerjaan yang
diberikan.
Laporan berfungsi sebagai : menjalankan fungsi manajerial
bag pimpinan, sebagai media komunikasi, sebagai bentuk
pertanggungjawaban, sebagai alat membina kerjasama, dan
sarana meningkatkan pembinaan kerjasama.
Dalam perjalanan dinas/bisnis pimpinan ada 2 (dua)
laporan yang harus dibuat oleh seorang sekretaris, yaitu:
1.Laporan mengenai itenarary perjalanan dinas dan
2.Laporan keuangan perjalanan dinas. Pembuatan laporan
ini merupakan hal terakhir yang harus dilakukan seorang
sekretaris dalam penanganan perjalanan dinas/bisnis
pimpinan. Sehingga tanggung jawab seorang sekretaris akan
perjalanan dinas/bisnis mencakup
mempersiapkan,melaksanakan,serta pembuatan laporan
perjalanan dinas.
Rangkuman........
19 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda
silang (X) pada salah satu huruf a, b, c, d, atau e !
Latihan......
1. Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga/perusahaan dalam rangka
melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan kepentingan lembaga atau perusahaan
disebut ......
a. Perjalanan bisnis
b. Perjalanan wisata
c. Daftar perjalanan
d. Perencanaan perjalanan dinas
e. Perencanaan daftar perjalanan
2. Dalam menyusun daftar perjalanan yang akan dilakukan melalui udara perhatikan flight
schedule, ini berarti bahwa ......
a. Memperhatikan jadwal kegiatan pimpinan
b. Memperhatikan jadwal keberangkatan pesawat
c. Memperhatikan jadwal penerbangan
d. Memperhatikan kebutuhan selama penerbangan
e. Memperhatikan prosedur keselamatan selam penerbangan
3. Dalam melakukan perjalanan bisnis/ perjalanan dinaas melalui perjalanan udara, perlu
diperhatikan juga mengenai pemesanan tiket pesawat, istilah pemesanan disebut juga
dengan ......
a. Time schedule
b. Flight schedule
c. Order
d. Ticketing
e. Reservation
4. Daftar perjalanan bisnis dibuat oleh sekretaris paling sedikit dalam rangkap empat, asli
untuk pimpnan dan tiga lembar tembusan, bila terjadi perubahan dalam daftar perjalanan
yang dilakukan sekretaris adalah ......
a. Segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan
b. Menginformasikan pada keluarga pimpinan
c. Hanya memberitahukan kepada pimpinan saja
A. Pilihan Ganda
20 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
d. Merahasiakan kalau terjadi perubahan dalam perjalanan bisnis pimpinan
e. Semua jawaban benar
5. Berikut ini yang tidak termasuk dalam isian format daftar perjalanan dinas pimpinan adalah
......
a. Besarnya uang saku
b. Acara perjalanan dinas
c. Jenis transportasi
d. Tempat tujuan
e. Waktu keberangkatan
6. Suatu keterangan tertulis yang disampaikan oleh seseorang kepada atasannya atau panitia
yang memerintahkannya akibat dari pelaksanaan pekerjaan yang diberikan disebut dengan
......
a. Laporan kerja pegawai
b. Laporan
c. Notula
d. Agenda
e. Laporan perjalanan bisnis
7. Laporan yang dibuat secara periodik/berkala misalnya laporan harian, mingguan, bulanan,
triwulan, semesteran, tahunan, dll disebut dengan ......
a. Laporan kerja
b. Laporan insidental
c. Laporan rutin
d. Laporan kerja perusahaan
e. Laporan tertulis
8. Dibawah ini yang bukan merupakan syarat penyusunan laporan yang baik adalah .....
a. Profesional
b. Mudah dan cepat dimengerti
c. Menggunakan kalimat yang pendek, sederhana dan tidak berbelit-belit
d. Konsisten
e. Objektif
9. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas
bon/kuitansi kemudian dicatat pada .......
a. Laporan pengeluaran kas
b. Laporan kas kecil
c. Laporan bendahara
d. Laporan entertainment
e. Laporan appointment
21 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Isilah titik-titik dibawah ini dengan jawaban yang singkat dan tepat!
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
10. Petugas yang mempersiapkan berkas-berkas, peraturan-peraturan, dll yang diperlukan dalam
perjalanan dinas yaitu ......
a. Sekretaris
b. Notulen
c. Konseptor
d. Agendaris
e. Arsiparis
1. Itenarary adalah ......
2. Daftar perjalanan dinas dibuat dalam rangkap ......
3. Tugas terakhir sekretaris jika pimpinan telah selesai menjalankan perjalanan dinas adalah
......
4. Daftar appoinment adalah ......
5. Laporan dalam perjalanan dinas adalah laporan ...... dan ......
6. Langkah awal menyusun laporan biaya perjalanan dinas adalah ......
7. Biaya entertainment adalah ......
8. Bagian awalan dalam laporan adalah ......
9. Laporan biaya perjalanan dinas ditandatangani oleh ......
10. Selama melaksanakan perjalanan dinas, tugas-tugas pimpinan diselesaikan oleh ......
1. Apakah yang dimaksud dengan daftar perjalanan bisnis/dinas?
Jawab: ..................................................................................................................... .....................................
................................................................................. ......................................................................................
............................................................................................................................. .........................................
2. Informasi apa saja yang harus diketahui sebelum menyusun daftar perjalanan dinas/bisnis
pimpinan?
Jawab: ..................................................................................................................... .....................................
.......................................................................................................................................................................
.......................................................................................................... ............................................................
3. Sebutkan jenis acara dalam melakukan perjalanan bisnis/dinas?
B. Soal Uraian
C. Soal essay
22 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Jawab: ..................................................................................................................... .....................................
................................................................................. ......................................................................................
......................................................................................................................................................................
4. Apa yang anda ketahui tentang laporan?
Jawab: ............................................................................................. .............................................................
................................................................................. ......................................................................................
....................................................................................................................................................... ...............
5. Sebutkan langkah-langkah dalam menyusun laporan biaya perjalanan?
Jawab: ..................................................................................................................... .....................................
................................................................................. ......................................................................................
............................................................................................................................. .........................................
23 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Anda sebagai sekretaris PT Sejahtera abadi, pimpinan anda bernama Bapak
Luky widianto S.E, M.M, pada hari ini anda diminta untuk membuat rencana perjalanan dinas
untuk pimpinan yang akan dinas ke jakarta selama 3hari, kegiatan selama di Jakarta adalah sebagai
berikut:
1. Hari pertama, menghadiri rapat akbar dengan anggota AKLI (Asosiasi Kontraktor Listrik
Indonesia) jam 09.00-18.00 WIB.
2. Hari kedua bertemu dengan relasi:
a. Ir. Bagaskara, direktur PT. Surya Mahakam membicarakan kontrak kerja sama (jam
09.00-11.00 WIB)
b. Hadi Sutrisno S.T, Direktur CV Sinar Perkasa, untuk membicarakan perluasan usaha
(jam 13.00-16.00 WIB) di lobi hotel
c. Makan malam dengan keluarga Ir. Muhammad Suryadi, M.Sc, kepala PLN Jakarta
Pusat di Restoran Hilton
3. Hari ketiga, Pulang ke Malang dengan Garuda, jam 11.00 (rencana perjalanan pesawat
30menit) Dijemput wakil direktur untuk kembali ke Blitar.
4. Penginapan Hotel Indonesia
Anda diminta:
1. Buatlah jadwal perjalanan dinas tersebut!
2. Susunlah laporan keuangan perjalanan dinas Bapak Luky widianto S.E, M.M, berdasarkan
bukti kas bon. Dana perjalanan dinas sebesar Rp6.650.000,00 (bukti transaksi anda siapkan
dan besarnya biaya perjalanan anda sesuaikan)!
Penugasan.....
Tugas Mandiri
24 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
1. Buatlah kelompok dimana 1kelompok beranggotakan 3 orang!
2. Anggaplah diri anda sebagai seorang sekretaris pada suatu perusahaan, kemudian buatlah
rencana perjalanan dinas pimpinan anda (isi rencana perjalanan dinas bebas, dengan syarat
minimal kegiatan 3hari dan jumlah kegiatannya minimal 6kegiatan)!
3. Setelah membuat rencana perjalanan dinas, lalu buatlah daftar perjalanan + laporan
keuangan perjalanan dinas dari rencana yang anda buat tersebut (besarnya dana perjalanan
dinas dan besarnya biaya perjalanan anda sesuaikan)!
4. Presentasikan hasil laporan anda di depan kelas!
Tugas Kelompok
25 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
The great difficulty in education is to get experience out of ideas.”
~George Santayana~
Kesulitan terbesar dalam pendidikan adalah mendapatkan
pengalaman dari sebuah ide.
EVALUASI
BAB III.
Dalam modul ini, yang menjelaskan mengenai kompetensi menguraikan cara
membuat laporan perjalanan dinas dan dilengkapi dengan materi evaluasi diharapkan siswa
mampu memahami dan mengerti lebih mendalam mengenai materi ini serta dapat
mengimplementasikan dengan baik dan benar dalam dunia kerja. Evaluasi pembelajaran juga
memilki berbagai tujuan diantaranya adalah untuk :
1. Menentukan angka kemajuan atau hasil belajar pada siswa. Berfungsi sebagai :
a. Laporan kepada orang tua / wali siswa.
b. Penentuan kenaikan kelas
c. Penentuan kelulusan siswa.
2. Penempatan siswa ke dalam situasi belajar mengajar yang tepat dan serasi dengan tingkat
kemampuan, minat dan berbagai karakteristik yang dimiliki.
3. Mengenal latar belakang siswa (psikologis, fisik dan lingkungan) yang berguna baik bagi
penempatan maupun penentuan sebab-sebab kesulitan belajar para siswa, yakni berfungsi
sebagai masukan bagi tugas Bimbingan dan Penyuluhan (BP).
4. Sebagai umpan balik bagi guru, yang pada gilirannya dapat digunakan untuk
memperbaiki proses belajar mengajar dan program remidial bagi siswa.
Maksud dan Tujuan Evaluasi
26 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Education is the transmission of civilization.
~Ariel and Will Durant~
Pendidikan adalah penyebaran peradaban.
Perjalanan dinas/bisnis pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh
pimpinan atau pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan
atau yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang biayanya ditanggung
oleh perusahaan dan dilakukan selama beberapa waktu. Dalam kegiatan perjalanan dinas,
perlu beberapa hal yang harus dilakukan agar perjalanan tersebut berjalan sesuai dengan
rencana dan mencapai tujuan yang ingin dicapai yaitu: perencanaan, pelaksanaan, dan
pelaporan. Ketiga hal ini sangat penting untuk mewujudkan perjalanan dinas yang
berjalan dengan lancar. Dalam pelaksanaannya sekretaris lah yang berperan aktif dalam
ketiga hal pokok tersebut, sampai dengan pelaporannya. Laporan perjalanan dinas dibuat
dengan tujuan agar ada arsip pada perusahaan tentang perjalanan dinas yang telah
dilakukan oleh pimpinan.
Didalam laporan perjalanan dinas, terdapat 2 laporan yang harus dibuat oleh
seorang sekretaris, yaitu: laporan daftar perjalanan dinas (itenarary) dan laporan biaya
perjalanan dinas. Laporan/daftar perjalanan dinas dibuat agar dapat mempermudah
pihak-pihak yang memerlukan mengetahui tentang segala hal informasi perjalanan dinas
yang akan dilakukan oleh seorang pimpinan/karyawan. Laporan biaya perjalanan dibuat
digunakan untuk mengetahui biaya-biaya yang dikeluarkan saat pimpinan melakukan
perjalanan dinas. Dengan dibuatnya laporan biaya perjalanan dinas dapat diketahui
keseimbangan antara pengeluaran pada dana perjalanan dinas dan biaya saat melakukan
perjalanan dinas. Dengan adanya pembuatan laporan perjalanan dinas, maka sebuah
perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan akan lebih mudah lagi baik dalam
pelaksanaannya maupun dalam pencapaian tujuannya.
Materi Evaluasi
27 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan memberi tanda
silang (X) pada salah satu huruf a, b, c, d, atau e !
Soal-soal Evaluasi......
1. Perjalanan dinas dilakukan karena adanya acara-acara yang harus dihadiri oleh pimpinan,
berikut yang bukan merupakan acara yang biasanya terdapat dalam pelaksanaan perjalanan
dinas adalah .......
a. RUPS
b. Temu kangen
c. Pembukaan cabang baru
d. Seminar
e. Lokakarya
2. Tujuan dari adanya perjalanan dinas adalah ......
a. Untuk meningkatkan kemahiran pegawai/karyawan
b. Untuk kepentingan pimpinan dan negara
c. Untuk kelancaran komunikasi dan peningkatan hubungan yang baik serta
mengembangkan usaha atau perluasan aktivitas
d. Untuk menghilangkan tingkat kejenuhan seorang pimpinan dalam bekerja
e. Untuk mndapatkan situasi dan kondisi yang berbeda dengan lingkungan kerja yang ada
3. Hal-hal yang dimuat dalam daftar perjalanan dinas adalah ......
a. Waktu keberangkatan
b. Tempat tujuan
c. Lamanya perjalanan
d. Jenis transportasi
e. Semua benar
4. Informasi yang harus diperoleh sekretaris sehubungan dengan perjalanan dinas pimpinan
adalah, kecuali ......
a. Tujuan utama perjalanan dinas
b. Cara perjalanan yang dipilih
c. Jadwal kegiatan pimpinan saat dirumah
d. Jenis pelayanan yang diminta
e. Jadwal keberangkatan
5. Hal terpenting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah......
a. Mencatat seluruh kegiatan
b. Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang berhubungan
c. Diatur oleh tenaga adminsitrasi
A. Pilihan Ganda
28 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
d. Hanya sekretaris yang mengetahui
e. Memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin
6. Daftar perjalanan dinas biasanya dibuat minimal 4rangkap, selain sekretaris pihak yang
biasanya memperoleh tembusan tersebut yaitu ......
a. Pramugari
b. Resepsionis hotel
c. Keluarga pimpinan
d. Agen perjalanan
e. Relasi bisnis
7. Keterangan tentang tanggal, serta jam keberangkatan dan kedatangan, semua kota yang akan
dikunjungi, jenis kendaraan yang akan dipaki, nama lapangan terbang atau stasium kereta
api, serta nama hotel tempat menginap termasuk ......
a. Penganggaran perjalanan
b. Rencana perjalanan
c. Laporan perjalanan
d. Pengorganisasian perjalanan
e. Pelaksanaan perjalanan
8. Kegunan laporan bagi suatu organisasi adalah ......
a. Laporan berguna bagi pimpinan dalam rangka menjalankan fungsi manajerialnya (yang
terdiri dari planning, organizing, actuating dan controling)
b. Laporan berguna sebagai alat penghitung keuntungan
c. Laporan berguna sebagai media pembatas komunikasi baik intern maupun ekstern
d. Laporan berguna sebagai alat membina kerjasama di organisasi saja
e. Semua jawaban benar
9. Kegiatan menyusun secara rinci tentang biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk
kepentingan perjalanan dinas pimpinan adalah ......
a. Perencanaan akomodasi
b. Perencanaan transportasi
c. Perencanaan keuangan
d. Perencanaan pendahuluan
e. Penyusunan daftar perjalanan dinas
10. Untuk membuat laporan hasil kegiatan, aplikasi software yang biasa digunakan adalah ......
a. Ms. Access
b. Ms. Word
c. Ms. Excel
d. Ms. Powerpoint
e. Ms. Project
11. Pada tahap terakhir peran sekretaris dalam perjalanan dinas adalah pembuatan laporan
perjalanan dinas, ada 2 jenis laporan dalam hal tersebut yaitu ......
a. Laporan daftar perjalanan dinas dan agenda pimpinan
b. Laporan agenda pimpinan dan biaya penginapan dinas
c. Laporan surat-surat perjalanan dan biaya perjalanan dinas
d. Laporan daftar perjalanan dinas dan biaya perjalanan dinas
e. Laporan biaya perjalanan dinas dan daftar client perjalanan dinas
29 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
12. Bagian-bagian laporan secara umum yang terdapat dalam pendahuluan yaitu ......
a. Pokok masalah
b. Perbaikan cara kerja
c. Metode penyusunan laporan
d. Pelaksanaan kegiatan
e. Rangkuman
13. Berikut ini yang termasuk jenis laporan menurut bentuknya adalah ......
a. Laporan informal
b. Laporan formal
c. Laporan matrik
d. Laporan umum
e. Laporan harian
14. Pencatatan mengenai Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah
dibuatkan kas bon/kuitansi dicatat pada .......
a. Laporan pengeluaran kas
b. Laporan kas kecil
c. Laporan bendahara
d. Laporan entertainment
e. Laporan appointment
15. Dua pihak yang terlibat untuk menandatangani laporan biaya perjalanan dinas adalah ......
a. Yang bepergian dan sekretaris
b. Bendaharawan dan yang bepergian
c. Sekretaris dan bendaharawan
d. Keluarga yang bepergian dan sekretaris
e. Bendaharawan dan keluarga yg bepergian
30 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan perjalanan dinas/bisnis pimpinan?
Jawab : ............................................................................................................................ .............................
...................................................................................................... .................................................................
............................................................................................................ ...........................................................
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan laporan?
Jawab : ..................................................................................................................... ...................................
.......................................................................................................................................................................
........................................................................................................... ............................................................
3. Apakah yang dimaksud dengan:
a. Laporan umum
b. Laporan khusus
c. Laporan formal
d. Laporan informal
Jawab : .........................................................................................................................................................
............................................................................................................................. ..........................................
......................................................................................... .............................................................................
4. Sebut dan jelaskan macam-macam laporan perjalanan dinas!
Jawab : ................................................................................................................. .......................................
............................................................................................................................. ..........................................
......................................................................................................................................................................
5. Apa sajakah yang perlu diketahui sekretaris agar dapat menyusun daftar perjalanan dengan
baik?
Jawab : ............................................................................................................................ ............................
....................................................................................................... ................................................................
........................................................................................................... ............................................................
6. Sebut dan jelaskan bagian-bagian yang secara umum terdapat dalam suatu laporan!
Jawab : ..................................................................................................................... ....................................
................................................................................................................................................................... ....
............................................................................................................ ..........................................................
7. Sebutkan komponen-komponen yang harus terdapat dalam suatu daftar perjalanan dinas!
Jawab : ..................................................................................................................... ...................................
............................................................................................................................. ..........................................
......................................................................................................................................................................
8. Bagaimanakah format daftar perjalanan dinas?
Jawab : ................................................................................................ ........................................................
............................................................................................................................. ..........................................
........................................................................................................... ............................................................
9. Sebutkan biaya-biaya apa saja yang biasanya terdapat dalam laporan biaya perjalanan bisnis!
B. Soal essay
31 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Jawab : ............................................................................................................................ .............................
.......................................................................................................................... .............................................
........................................................................................................... ...........................................................
10. Apa sajakah kegunaan laporan bagi suatu organisasi/perusahaan!
Jawab : ..................................................................................................................... ...................................
.......................................................................................................................................................................
........................................................................................................... ............................................................
32 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Membuat daftar perjalanan dinas dan laporan biaya perjalanan
dinas
Buatlah daftar perjalananan dinas pimpinan dengan data-data dibawah ini sesuai dengan
format yang lengkap dan benar.
Untuk informasi yang digunakan untuk pembuatan laporan biaya perjalanan dinas, dana
yang disediakan adalah sebesar Rp3.250.000,00 dan besarnya biaya perjalanan anda sesuaikan
Ketik kedua laporan tersebut dengan menggunakan aplikasi Ms. Word/Excel.
Berikut ini adalah pembicaraan seorang atasan dengan sekretarisnya, yang terjadi pada
tanggal 10 Desember 2015 pukul 09.00 WIB:
Atasan Bagaimana tentang keberangkatan saya ke Balikpapan pada hari Kamis tanggal 24 Desember 2015?
sekretaris
Tiketnya sudah ada bu, berangkat dari bandara Juanda Sidoarjo, Terminal 1 A dengan pesawat Garuda kode penerbangan GA274, tanggal 24 Desember 2015 pukul 10.00 WIB dan tiba di bandara Sepinggan pada pukul 12.00 WITA.
Atasan Tiket pulangnya bagaimana?
sekretaris Tiket pulangnya juga sudah ada pada hari yang sama, ibu dari Bandara sepinggan jam 19.00 WITA dengan pesawat Garuda kode penerbangan GA228, tiba di Jakarta pukul 20.00 WIB.
Atasan Mengenai transportasi saya selama disana, apa sudah diurus?
Sekretaris
Sudah dikoordinasikan dengan kantor caban kita di Balikpapan, sesampai ibu di Bandara akan dijemput oleh sopir dari kantor cabang, dan akan diantar langsung ke PT Indosat untuk pertemuan dengan kepala cabang PT Indosat Balikpapan pada pukul 13.30 WITA-15.00 WITA. Kepala cabang kita akan mendampingi ibu juga.
Atasan Ok. Jadi sudah confirmed ya janji temunya?
sekretaris Iya bu, setelah dari PT Indosat, ibu akan segera diantar ke lokasi acara penyerahan sertifikat ISO 9002 kepada PT Indo Nusa.
Atasan Jauh tidak dari kantor tersebut dar PT Indosat?
Sekretaris Tidak bu, hanya berjarak sekitar 5km, dan ditempuh dengan kendaraan kurang lebih 30menit.
Atasan Sampai jam berapa saya di PT Indo Nusa?
Sekretaris Sekitar pukul 15.45 WITA ibu tiba di PT Indo Nusa. Oh ya, ibu harus sudah sudah segera ke bandara jam 18.00 WITA, karena pesawat ibu kembali ke Surabaya pukul 19.00 WITA.
Atasan
Kalau begitu saya masih punya cukup waku untuk acara penyerahannya. Sebelum kebandara saya akan mampir dulu dikantor cabang kita untuk bertemu dengan seluruh staff membahas RKAP 2015. Siapa yang akan mengantar saya?
C. Soal Praktik
33 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Sekretaris Baik bu, Kepala Cabang dan kabag Keuangan Bu yang akan mengantar ibu ke Bandara Sepinggan.
Atasan Saya akan sampai jam 20.00 WIB di Bandara Juanda, apa sudah diberi tahu sopir saya untuk menjemput?
Sekretaris Sudah bu, sudah saya siapkan.
Atasan Ok, jangan lupa bawakan saya dokumen Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahun 2016 untuk cabang Balikpapan ya?
Sekretaris Iya bu.
“Always walk through life as if ypu have
something new to learn and you will”
“Selalu jalani hidup seolah-olah kau
mempunyai hal yang baru untuk
dipelajari dan kau mau mempelajarinya”
34 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Dalam modul ini, guru perlu memperhatikan waktu yang tersedia dalam
memberikan tugas dan latihan sesuai kemampuan yang dimiliki siswa. Berikan tugas
sesuai dengan kemampuan siswa, karena pemberian tugas yang berlebihan dapat
membuat siswa frustasi, jenuh, bahkan akan menurunkan motivasi belajarnya. Setiap
pemberian tugas kepada siswa harus berorientasi pada kompetensi yang harus dicapai
dan memberikan manfaat bagi siswa.
Sebagai tindak lanjut dari adanya kemampuan yang belum dikuasai siswa, guru
hendaknya merancang kegiatan untuk membantu siswa menguasai kemampuan yang
belum dikuasanya. Dalam hal ini ada dua kemungkinan kegiatan yang dapat dilakukan
guru, yaitu: (1) Membahas materi yang belum dikuasai siswa pada saat itu juga (2)
Membahas materi tersebut pada pertemuan berikutnya.
Selanjutnya memberikan bimbingan kepada siswa agar mereka mampu
memperbaiki kekurangannya. Bimbingan tersebut dapat berupa arahan atau petunjuk
yang jelas kepada siswa sehingga tugas yang diberikan dapat diselesaikan secara
maksimal. Bimbingan ini akan menjadi dorongan atau motivasi kepada siswa untuk terus
belajar.
Tindak Lanjut
Penutup
BAB IV.
Tindak Lanjut
35 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Dalam setiap kegiatan pembelajaran yang dilaksanakan diharapkan memiliki tujuan
yang hendak dicapai. Tujuan tersebut berupa terjadinya perubahan dan peningkatan
terhadap beberapa aspek atau kawasan (domain) belajar. (a) Aspek Kognitif yaitu
meningkatnya intelektual peserta didik terhadap informasi dan pengetahuan terutama
menyangkut penguasaan materi pelajaran (b) Aspek Afektif yaitu terwujudnya karakter dan
kepribadian peserta didik lebih baik dari sisi sikap, perasaan, dan emosional (c) Aspek
psikomotor yaitu meningkatnya kecakapan-kecakapan belajar peserta didik terhadap satu
atau beberapa keterampilan dasar materi pelajaran.
Diharapkan juga modul ini dapat membantu peserta didik dalam menambah dan
mengembangkan pengetahuan serta wawasannya tentang laporan perjalanan dinas/bisnis
pimpnan. Dan juga dapat membantu peserta didik dalam menjalankan tugas-tugas.
Harapan
36 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Glosarium
KATA MAKNA
Acuating Menggerakkan, Usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok
Administratif bersangkut-paut (berkaitan) dengan administrasi (kegiatan kantor dan tata usaha
Agenda buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun, Acara (yang akan dibicarakan dalam rapat)
Akomodasi sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan, misalnya tempat menginap atau tempat tinggal sementara bagi orang yang bepergian
Baku Pokok, utama
Controlling Pengawasan, Pengendalian
Biaya Entertaintment biaya yang digunakan untuk menjamu relasi
Format bentuk dan ukuran
Itenarary Daftar perjalanan dinas/bisnis
Konsisten tetap (tidak berubah-ubah), selaras, sesuai
Logis sesuai dengan logika, benar menurut penalaran, masuk akal
Objektif mengenai keadaan yang sebenarnya tanpa dipengaruhi pendapat atau pandangan pribadi
Organizing Mengorganisasikan
Planning Merencanakan, perencanaan
Semester tengah tahun (enam bulan)
Triwulan tiga bulan, satu kuartal
Up to date Terbaru, Mengikuti pekembangan zaman
37 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
SMK, Sejahtera. 2008. Memproses Perjalanan Bisnis. Surakarta: Cahaya Mentari
Rahayu, Srikandi. 2015. Seputar Pengertian Laporan, (Online), (http://seputarpengertian.
Blogspot.co.id/2015/02/seputar-pengertian-laporan.html,diakses tanggal 01 Desember
2015).
Purwati, Dessy. 2014. Contoh laporan perjalanan dinas, (Online), (http://dessyblack24.blog
spot.co.id/2014/01/contoh-laporan-perjalanan-bisnis_16.html, diakses tanggal 01
Desember 2015).
Kamus Besar Bahasa Indonesia
Matul, Siti. 2012. Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan, (Online), (http://administrasiper
Kantor.blogspot.co.id/2012/11/mengatur-perjalanan-dinas-pimpinan.html, diakses
tanggal 01 Desember 2015).
DAFTAR PUSTAKA
38 | Menguraikan cara membuat laporan perjalanan dinas
Tentang Penulis ..................
Selvi Anggarini, lahir di Balikpapan 05
Januari 1995. Tamat SD Panggung Rejo, Blitar
pada tahun 2007. Melanjutkan ke jenjang
Menengah Pertama di SMP Negeri 14 Malang
dan tamat pada tahun 2010. Jenjang studi
berikutnya yaitu di SMK Negeri 02 Malang
dan lulus pada tahun 2013. Masuk sebagai
mahasiswa angkatan 2013 Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang
Jurusan Manajamen Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran sampai
sekarang masih melanjutkan studi sebagai mahasiswa Universitas Negeri
Malang...