MODUL PELATIHAN KOMPUTERMICROSOFT OFFICE WORD

DISUSUN OLEH :TIM PROGRAM STUDI SISTEM KOMPUTER

PROGRAM STUDI SISTEM KOMPUTERFAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAMUNIVERSITAS TANJUNGPURA2015

Modul Pelatihan Komputer MS Wordii

DAFTAR ISI

DAFTAR ISIiDAFTAR GAMBARii1.Cara Membuat Cover Page di Word 200732.Menggunakan Section Break untuk Mengatur Layout dan Format Dokumen di Word 200742.1. Hal-hal yang dapat diatur Menggunakan Section Break42.2. Macam-macam Section Break52.3. Cara Membuat Section Break di Word 200752.4. Cara Menghapus Section Break63.Membuat Daftar Isi (Table of Contents) di Word 200773.1. Menandai Bagian untuk Daftar Isi73.2. Cara Membuat Daftar Isi73.2.1. Membuat Daftar Isi dari Built-In Heading Styles73.2.2. Membuat Daftar Isi dari Custom Styles83.3. Cara Update Daftar Isi93.4. Cara Menghapus Daftar Isi94.Cara Membuat Caption dan Daftar Otomatis untuk Gambar, Tabel dan Persamaan (Equation) di Word 2007104.1. Cara Membuat Caption pada Gambar104.2. Cara Membuat Caption pada Tabel114.3. Cara Membuat Caption pada Persamaan (Equation)114.4. Cara Membuat Daftar Otomatis untuk Gambar, Tabel dan Persamaan (Equation)125.Cara Membuat Mail Merge di Word 200713REFERENSI17

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Templete Cover Page3Gambar 2 Penempatan pada Halaman Lain2Gambar 3 Penambahan Informasi pada Cover Page2Gambar 4 Mengganti Gambar3Gambar 5 Menggabungkan Layout4Gambar 6 Menggatur Format Header dan Footer4Gambar 7 Membuat Format Nomor Halaman4Gambar 8 Membuat Page Border yang Berbeda5Gambar 9 Membuat Orientasi Kertas yang Berbeda5Gambar 10 Melihat Garis Section Break6Gambar 11 Menu Table of Contents7Gambar 12 Menu Pengaturan Table of Contents8Gambar 13 Menu Membuat Daftar Isi dari Custom Styles9Gambar 14 Menu untuk Meng-update Daftar Isi9Gambar 15 Menu Insert Caption10Gambar 16 Pengaturan penomoran Gambar11Gambar 17 Contoh Persamaan (Equation)11Gambar 18 Menu Insert Caption untuk Equation11Gambar 19 Menu Insert Table untuk Membuat Daftar Otomatis12Gambar 20 Menu untuk Pengaturan Daftar Otomatis12Gambar 21 Data Source dari Excel13Gambar 22 Dokumen Master Surat14Gambar 23 Menu Start Mail Merge14Gambar 24 Menu Mail Merge Recipients15Gambar 25 Menu untuk Melihat Hasil Penggabungan16Gambar 26 Menu Finish & Merge16Gambar 27 Menu Print Dokumen16

1. Cara Membuat Cover Page di Word 2007

Cover pageatau halaman sampul adalah halaman pertama dari laporan atau dokumen yang akan dilihat. Halaman sampul yang didesain dengan menawan akan menarik perhatian orang untuk membaca isinya. Langkah langkah membuat Cover Page 1. PadaInserttab,Pagesgroup, klikCover Pageuntuk menampilkan galeri template cover page.2. Klik salah satu template yang diinginkan. Cover page akan otomatis ditempatkan di halaman pertama dokumen.

Gambar 1 Templete Cover Page

3. Jika ingin menempatkannya di halaman lain: pada galeri klik kanan thumbnail cover page dan klik pilihan yang diinginkan.

Gambar 2 Penempatan pada Halaman Lain

4. Isi informasi pada field di cover page seperti judul, sub judul, dan lain-lain. Untuk membuat tanggal, klik tanda panah dan pilih tanggal pada kalender.

Gambar 3 Penambahan Informasi pada Cover Page

5. Beri gaya format yang diinginkan (bold, italic, underline) atau ganti warna dan ukuran font.6. Beberapa template cover page menyediakan gambar, bila ingin menggantinya, klik kanan pada gambar dan pilihChange Picture.

Gambar 4 Mengganti Gambar

7. Bila tidak tersedia gambar, kita dapat menambahkan gambar dengan cara: padaInserttab,Illustrationgroup, klikInsert Picture.8. Klik tombolSaveuntuk menyimpan cover page.9. Jika ingin menyimpannya ke galeri agar dapat digunakan lagi, ikuti cara berikut:1. Pilih seluruh isi cover page.2. PadaInserttab, klikCover Pagedan pilihSave Selection to Cover Page Gallery.3. Pada kotak dialogCreate New Building Block, beri nama cover page di kotakNamedan klikOK.10. Untuk menghapus cover page: PadaInserttab, klikCover Pagedan pilihRemove Current Cover Page.

2. Menggunakan Section Break untuk Mengatur Layout dan Format Dokumen di Word 2007

2.1. Hal-hal yang dapat diatur Menggunakan Section BreakSection breakdapat digunakan untuk mengatur hal-hal berikut ini: Menggabungkan layout satu kolom dan dua kolom pada halaman yang sama.

Gambar 5 Menggabungkan Layout

Mengatur format header dan footer yang berbeda.Misalnya: Pengaturan posisi nomor halaman pertama yang berbeda pada setiap bab (different first page).

Gambar 6 Menggatur Format Header dan Footer

Membuat format nomor halaman yang berbeda dalam dokumen yang sama.Misalnya: Daftar Isi menggunakan format angka romawi (i, ii, iii, dst), sedangkan isi mengunakan angka arab (1,2, 3, dst).

Gambar 7 Membuat Format Nomor Halaman

Membuat page border yang berbeda dalam dokumen yang sama.

Gambar 8 Membuat Page Border yang Berbeda

Membuat orientasi kertas yang berbeda dalam dokumen yang sama.Seperti contoh di bawah ini, untuk dokumen yang memiliki tabel yang lebar, orientasi kertas diubah keLandscape.

Gambar 9 Membuat Orientasi Kertas yang Berbeda

2.2. Macam-macam Section Break1. Next Page, section baru dimulai pada halaman selanjutnya. Tipe ini biasa digunakan untuk memulai bab baru dalam sebuah dokumen.2. Continuous, section yang baru ada di halaman yang sama. Biasanya digunakan untuk halaman yang memiliki jumlah kolom yang berbeda.3. Even PageatauOdd Page, digunakan untuk memulai section baru pada halaman bernomor genap/ganjil yang selanjutnya. Sesuai digunakan bila ingin setiap bab baru dimulai pada halaman genap atau ganjil.2.3. Cara Membuat Section Break di Word 20071. Klik pada bagian dokumen yang ingin diberi section baru.2. PadaPage Layouttab,Page Setup, klikBreaks.3. Dalam grupSection Breaks, pilih jenis section break yang ingin digunakan.2.4. Cara Menghapus Section Break1. PilihDraft view(Word 2007) atauNormal view(Word 2003) supaya bisa melihat garis section break.

Gambar 10 Melihat Garis Section Break

2. Klik pada garis section break yang ingin dihapus dan tekan tombolDELETE.Catatan: format dokumen pada section yang dihapus akan mengikuti format section berikutnya.

3. Membuat Daftar Isi (Table of Contents) di Word 2007

Kita mungkin lebih sering fokus pada isi dokumen ketimbang bagian lain yang juga penting, sepertidaftar isi. Sehingga bagian ini sering dikerjakan belakangan dan kadang karena diburu waktu, kita tidak sempat memperbaikinya bila ada perubahan pada dokumen.Hal di atas sering terjadi bila membuat daftar isi secara manual. Oleh sebab itu, ganti cara manual dengan fitur yang sudah disediakan oleh Microsoft Word. Fitur ini dapat membantumembuat daftar isi dengan cepatdan seandainya ada perubahan pada nomor halaman dan judul dalam dokumen, kita dapat melakukanupdate daftar isidengan beberapa perintah sederhana saja.

3.1. Menandai Bagian untuk Daftar IsiSebelum membuat daftar isi, kita perlu menandai bagian-bagian mana saja yang akan ditampilkan dalam daftar isi. Bagian tersebut biasanya berupa heading atau judul bab, contoh: Bab 1 Pengantar, 1.1 Pengenalan Microsoft Office 2007, dan sebagainya.Cara mudah untuk membuat heading adalah menggunakanheading stylesyang sudah disediakan (built-in sytles) oleh Microsoft Word, yaitu Heading 1 sampai dengan Heading 9.Selain menggunakan built-in sytles, kita juga dapat membuat daftar isi berdasarkan custom stylesyang kita gunakan, misalnya style yang kita buat sendiri.

3.2. Cara Membuat Daftar IsiSetelah menandai bagian untuk daftar isi, maka bisa dilanjutkan ke tahap pembuatannya.3.2.1. Membuat Daftar Isi dari Built-In Heading StylesGunakan cara ini bila dokumen menggunakan heading styles seperti Heading 1, Heading 2, dan seterusnya.1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi (biasanya di awal dokumen).2. PadaReferencestab,Table of Contentsgroup, klikTable of Contents, pilih gaya daftar isi yang diinginkan.

Gambar 11 Menu Table of Contents3. Format tampilan daftar isi.PadaReferencestab,Table of Contentsgroup, klikTable of Contentsdan kemudian klikInsert Table of Contentsuntuk mengatur hal-hal berikut: Tab leader, untuk membuat tab leader antara teks dan nomor halaman, antara lain: garis putus-putus, titik-titik atau tidak menggunakan tab leader. Formats, untuk memilih format tampilan daftar isi, seperti: template dokumen (sesuai dengan format yang kita buat), atau format lain yang sudah disediakan oleh Microsoft Word seperti Classic, Fancy dan sebagainya. Show levels, ganti angka pada kotak di sampingnya untuk menambah/mengurangi level heading yang akan ditampilkan dalam daftar isi.

Gambar 12 Menu Pengaturan Table of Contents3.2.2. Membuat Daftar Isi dari Custom StylesGunakan cara ini bila menggunakan custom style pada heading untuk daftar isi, contoh: Title style atau style yang kita buat sendiri.1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi.2. PadaReferencestab,Table of Contentsgroup, klikTable of Contents, dan kemudianInsert Table of Contents.3. KlikOptions.4. Di bagianAvailable styles, pilih style yang digunakan untuk heading dalam dokumen dengan mengisi angka pada kotak diTOC level.5. PadaTOC level, isi angka 1 sampai 9 untuk menentukan level pada heading style.Catatan:Jika menggunakancustom styles, hapus angka TOC level untuk built-in styles, misalnya: Heading 1.

Gambar 13 Menu Membuat Daftar Isi dari Custom Styles6. Ulangi langkah 4 dan 5 untuk setiap heading style yang ingin disertakan dalam daftar isi.7. KlikOK.3.3. Cara Update Daftar Isi1. PadaReferencestab,Table of Contentsgroup, klikUpdate Table.Atau klik di bagian daftar isi sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini dan klikUpdate Table.

Gambar 14 Menu untuk Meng-update Daftar Isi2. Klik: Update page numbers only, bila perubahan hanya pada nomor halaman karena jumlah halaman bertambah/berkurang atau format nomor halaman berubah. Update entire table, bila ada penambahan/pengurangan heading atau bila ada perubahan teks pada heading.3.4. Cara Menghapus Daftar Isi1. PadaReferencestab,Table of Contentsgroup, klikTable of Contents.2. KlikRemove Table of Contents.4. Cara Membuat Caption dan Daftar Otomatis untuk Gambar, Tabel dan Persamaan (Equation) di Word 2007

Untuk membuat daftar otomatis pada gambar, tabel, dan persamaan (equation), kita perlu membuat caption terlebih dahulu.

4.1. Cara Membuat Caption pada Gambar1. Klik kanan pada gambar dan kemudian klikInsert Caption.Atau padaReferencestab,Captionsgroup, klikInsert Caption.

Gambar 15 Menu Insert Caption2. Jika label yang ingin digunakan tidak ada, klik tombolNew Labeldan beri nama label yang baru, misalnya Gambar.3. Centang kotakExclude label from caption, jika tidak ingin menggunakan label pada caption.4. Di bagianPosition, klik tanda panah untuk menentukan apakah caption ditempatkan di atas (Above selected item) atau di bawah (Below selected item) gambar.5. Klik tombolNumberinguntuk mengatur format nomor. Centang kotakInclude chapter number, jika ingin menyertakan nomor bab secara otomatis (judul bab harus diberi heading style).

Gambar 16 Pengaturan penomoran Gambar6. TekanOKbila sudah selesai.7. Ketik nama gambar setelah angka. Gunakan cara yang sama untuk gambar-gambar yang lain.4.2. Cara Membuat Caption pada Tabel1. Klik kanan tandapada tabel dan kemudian klikInsert Caption.2. Langkah-langkah selanjutnya sama denganCara Membuat Caption pada Gambar (langkah 2 7).4.3. Cara Membuat Caption pada Persamaan (Equation)

Gambar 17 Contoh Persamaan (Equation)1. Klik pada persamaan dan diReferencestab,Captionsgroup, klikInsert Caption.

Gambar 18 Menu Insert Caption untuk Equation2. Langkah-langkah selanjutnya sama denganCara Membuat Caption pada Gambar (langkah 2 7).4.4. Cara Membuat Daftar Otomatis untuk Gambar, Tabel dan Persamaan (Equation)1. Klik pada halaman untuk menaruh daftar. Ketik judul daftar terlebih dahulu dan tekanEnteruntuk memberi jarak antara judul dan isi daftar.2. PadaReferencestab,Captionsgroup, klikInsert Table of Figures.

Gambar 19 Menu Insert Table untuk Membuat Daftar Otomatis3. PadaTable of Figurestab, bagianGeneral, klik tanda panah padaCaption labeluntuk memilih label daftar yang akan dibuat (gambar, tabel, atau persamaan).

Gambar 20 Menu untuk Pengaturan Daftar Otomatis4. KlikOKbila sudah selesai.5. Untuk update daftar, klik kanan pada daftar dan kemudian klikUpdate Field.Pilih: Update page numbers only bila ada perubahan pada nomor halaman. Update entire table bila ada perubahan format dan penambahan isi pada daftar.5. Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail mergemembantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.Mail merge juga dapat digunakan untuk membuatsertifikat,label, danamplop.Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.Pada pelatihan ini,data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu: Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru. Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya. Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:Tahap I Membuat Data Source1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Gambar 21 Data Source dari Excel

Tahap II Membuat Dokumen Master2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaMaster Surat.Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data SourcedenganDokumen Master.3.

Gambar 22 Dokumen Master Surat

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master4. PadaMailingstab, grupStart Mail Merge, klikStart Mail Merge.

Gambar 23 Menu Start Mail Merge5. Selanjutnya kita akan memilih data source.6. PadaMailingstab, grupStart Mail Merge, klikSelect Recipients.7. PilihUse Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialogSelect Data Source. Kemudian klikOpenuntuk menampilkan kotak dialogSelect Table.8. Pada kotak dialogSelect Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotakFirst row of data contains column headersdicentang. Kemudian klikOK.9. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.10. Taruh di kursor di bawah tulisanKepada Yth., kemudian padaMailingstab, grupWrite & Insert Fields, klikInsert Merge Fielddan pilihNama.11. Lakukan juga hal yang sama padaAlamatdan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua.

Tips: Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal padaNamadan sebagainya. Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:1. PadaMailingstab, grupStart Mail Merge, klikEdit Recipient List.2. Di kotak dialogMail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini. Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

Gambar 24 Menu Mail Merge Recipients12. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombolPreviewResults.Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombolPreviewResultsdan lakukan perubahan yang diinginkan.

Gambar 25 Menu untuk Melihat Hasil PenggabunganTahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Gambar 26 Menu Finish & Merge13. Pada tahap ini, klik tombolFinish & Mergedan pilih: Print Documents, untuk mencetak surat.Ada 3 pilihan:1. Alluntuk mencetak semua surat.2. Current recorduntuk mencetak surat pada halaman yang aktif.3. Isi nomor urut data pada kotakFromdanTo, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Gambar 27 Menu Print Dokumen Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.Pilihan sama dengan di atas (All,Current recorddan nomor urut tertentu).Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

REFERENSI

Imeily. (2008, November). Computer 1001. Retrieved November 27, 2012, from http://computer1001.blogspot.com/2008/11/gunakan-section-break-untuk-mengatur.htmlImeily. (2008, October). Computer 1001. Retrieved November 29, 2012, from http://computer1001.blogspot.com/2008/10/cara-membuat-mail-merge-di-word-2007.htmlImeily. (2009, November). Computer 1001. Retrieved November 27, 2012, from http://computer1001.blogspot.com/2009/11/cara-membuat-cover-page-di-word-2007.htmlImeily. (2009, January). Computer 1001. Retrieved November 27, 2012, from http://computer1001.blogspot.com/2009/01/membuat-daftar-isi-table-of-contents-di.htmlImeily. (2009, February). Computer 1001. Retrieved November 28, 2012, from http://computer1001.blogspot.com/2009/02/cara-membuat-caption-dan-daftar.html