Modul Pedoman Singkat Penggunaan Sistem Informasi ......Gambar 19. Verifikasi Data Kepangkatan Anda...

Modul Pedoman Singkat Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) Pemerintah Kota PekalonganBagi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)

Disusun oleh:Diskominfo Kota Pekalongan

Dinas Komunikasi dan Informatika Kota PekalonganJl. Majapahit No. 5 Kota Pekalongan 51111

1

A. Pendahuluan

Modul pedoman ini berisi tata-cara singkat penggunaan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Pemerintah Kota

Pekalongan yang dikhususkan bagi Administrator Satuan Kerja

Perangkat Daerah (SKPD). Diharapkan modul ini dapat dijadikan

referensi bagi Anda sebagai Administrator Satuan Kerja Perangkat

Daerah (SKPD) untuk mempermudah penggunaan Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

Seluruh contoh fasilitas, fitur, beserta keterangan dan

tampilannya dalam modul ini dapat berubah sewaktu-waktu mengikuti

pengembangan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) tanpa pemberitahuan kepada Anda terlebih dahulu.

B. Langkah-Langkah Penggunaan Sistem Informasi Manajemen

Kepegawaian (SIMPEG)

1. Login

Anda wajib login terlebih dahulu sebelum menggunakan Sistem

Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) ini. Anda perlu

memilih pilihan berikut pada halaman login:

- Level : (SKPD)

- Username : <username>

- Password : <password>

Perhatian:

Khusus password, Anda akan mendapatkan password yang

diberikan oleh administrator utama. Simpan password Anda baik-baik

2

dan pastikan hanya Anda yang mengetahuinya dan sangat disarankan

Anda mengganti password yang telah diterima untuk keamanan lebih

lanjut. Jika Anda belum mendapatkannya atau ada masalah saat proses

login silakan segera hubungi kantor Diskominfo Kota Pekalongan.

Setelah Anda memasukkan data input seperti yang telah

dijelaskan di atas, saatnya Anda menekan tombol Login untuk mulai

menggunakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)

ini secara sah. Berikut contoh tampilan halaman login:

Gambar 1. Panel login

2. Halaman Awal Sistem

Dengan asumsi Anda telah login dengan benar maka halaman

Beranda ditampilkan. Pada halaman awal sistem ini yang perlu Anda

perhatikan adalah:

a. Menu Utama : Menu ini adalah menu yang akan ditampilkan

bukan hanya di halaman beranda saja tapi halaman lainnya juga.

Fungsi utamanya adalah sebagai menu utama bagi Anda untuk

mengakses fitur-fitur dan fungsi utama Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).

3

Gambar 2. Menu utama

b. Menu Keluar : Menu ini digunakan bila Anda ingin keluar dari

SIM. Sangat disarankan Anda keluar dari sistem jika Anda tidak

menggunakan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) untuk jangka waktu lama hal ini dilakukan untuk

keamanan dari penyalahgunaan akun.

Gambar 3. Menu Keluar

c. Menu Beranda : Menu ini digunakan untuk menampilkan

jumlah data yang telah dilakukan perubahan oleh para Pegawai

yang ada.

Gambar 4. Beranda

4

3. Halaman Beranda

Pada halaman ini Anda dapat langsung mendapatkan informasi

atau notifikasi terhadap segala perubahan data yang dilakukan oleh

Pegawai Negeri Sipil (PNS) sesuai dengan SKPD masing-masing.

Jadi Admin SKPD dapat melakukan tindakan selanjutnya untuk

meverifikasi setiap data perubahan atau melakukan pembatalan

tentang segala perubahan yang telah dilakukan oleh tiap-tiap Pegawai

Negeri Sipil (PNS) yang ada.

Gambar 5. Beranda SKPD

Gambar diatas, menjelaskan atau memberitahukan tentang suatu

perubahan-perubahan data tiap Pegawai Negeri Sipil (PNS). Dimana

terdapat submenu dan tiap-tiap submenu Admin SKPD dapat memilih

satu-persatu jika ada suatu pemberitahuan perubahan data. Setelah

Anda klik salah satu Pegawai maka Anda menampilkan data Identitas

Pegawai yang Anda pilih. Hasilnya seperti pada gambar berikut ini :

5

Gambar 6. Identitas Pegawai

Gambar diatas menjelaskan bahwa terdapat beberapa submenu

yang ada di halaman ini dimana tiap-tiap submenu datanya sesuai

dengan yang ditampilkan pada gambar diatas adalah sebagai berikut :

a. Identitas : berisi tentang identitas atau data detail Pegawai,

untuk dicocokkan dengan data terbaru yang Anda miliki.

Dengan cara Anda klik tombol cheklist yang berada di kolom

Aksi. Untuk lebih jelasnya lihat gambar berikut :

Gambar 7. Identitas Pegawai

Setelah Anda klik tombol Aksi, setelah itu akan tampil

data form Identitas Pegawai dan Anda dapat melihatnya dengan

cara klik tombol Lihat, pilih tombol tersebut maka akan

muncul form Perubahan data Pegawai, hasilnya seperti pada

gambar berikut ini :

6

Gambar 8. Verifikasi Data Identitas Pegawai

Anda diharapkan untuk melihat atau mencocokkan

datanya terlebih dahulu yang telah dilakukan perubahan oleh

tiap-tiap Pegawai dengan cara memilih tombol Cetak PDF dan

untuk membedakan adanya perubahan atau tidak font yang

digunakan adalah warna biru. Lihat seperti pada gambar berikut

7

Gambar 9. Cetak PDF

Jika perubahan data yang dilakukan oleh Pegawai tidak

sesuai dengan data yang Anda miliki. Maka Anda dapat

merubah datanya langsung, setelah datanya sesuai dengan data

yang Anda miliki. Jika data yang dimasukkan oleh Pegawai

tidak sesuai dengan data yang Anda miliki maka Anda dapat

menghapus atau membatalkan data perubahan tersebut dengan

memilih tombol Batal/Hapus dan jika datanya sudah sesuai

dengan data yang dimiliki Anda dapat meverifikasi perubahan

data tersebut dengan cara klik tombol Verifikasi dimana yang

nantinya akan diverifikasi kembali oleh Administrator BKD.

8

b. Status : berisi tentang data Detail status Pengangkatan CPNS

dan Pengangkatan PNS Pegawai, untuk dicocokkan dengan data

terbaru yang Anda miliki. Jika Status terdapat suatu perubahan

Anda pilih submenu Status, dan jika Anda ingin melihat

datanya Anda pilih tombol Lihat dan setelah Anda pilih tombol

tersebut akan muncul form Perubahan data status Pegawai,

hasilnya seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 10. Verifikasi Status Pegawai






9

Gambar 11. Cetak PDF











10

c. Keluarga : berisi tentang data detail Suami/Istri, Anak dan

Orang Tua Pegawai, untuk dicocokkan dengan data terbaru

yang Anda miliki. Jika Keluarga terdapat suatu perubahan Anda

pilih submenu Keluarga dimana masih terdapat data-data yang

dibutuhkan untuk kelengkapan data Pegawai, hasilnya seperti

pada gambar berikut ini :

Gambar 12. Keluarga

Pada gambar diatas menjelaskan jika terdapat suatu perubahan

maka Admin mendapat pemberitahuan Perubahan Data Istri

Belum di Verifikasi, Perubahan Data Anak Belum di Verifikasi

dan Perubahan Data Ortu Belum di Verifikasi. Admin dapat

memilih atau mencocokkan data Pegawai yang sesuai dengan

data terbaru yang Admin miliki.

a) Suami/Istri : berisi tentang detail data Suami/Istri Pegawai


Jika Anda ingin melihat datanya Anda pilih tombol Lihat

11

dan setelah Anda pilih tombol tersebut akan muncul form

Perubahan data Suami/Istri Pegawai, hasilnya seperti pada

gambar berikut ini:

Gambar 13. Verifikasi Data Suami/Istri Pegawai


datanya terlebih dahulu yang telah dilakukan perubahan

oleh tiap-tiap Pegawai dengan cara memilih tombol Cetak

PDF dan untuk membedakan adanya perubahan atau tidak

font yang digunakan adalah warna biru. Lihat seperti pada


12


Jika perubahan data yang dilakukan oleh Pegawai

tidak sesuai dengan data yang Anda miliki. Maka Anda

dapat merubah datanya langsung, setelah datanya sesuai

dengan data yang Anda miliki. Jika data yang dimasukkan

oleh Pegawai tidak sesuai dengan data yang Anda miliki

maka Anda dapat menghapus atau membatalkan data

perubahan tersebut dengan memilih tombol Batal/Hapus

dan jika datanya sudah sesuai dengan data yang dimiliki

Anda dapat meverifikasi perubahan data tersebut dengan

cara klik tombol Verifikasi dimana yang nantinya akan

diverifikasi kembali oleh Administrator BKD.

13

b) Anak : berisi tentang detail data Anak Pegawai untuk

dicocokkan dengan data terbaru yang Anda miliki. Jika Anda

ingin melihat datanya Anda pilih tombol Lihat dan setelah

Anda pilih tombol tersebut akan muncul form Perubahan

data Anak Pegawai, hasilnya seperti pada gambar berikut ini:

Gambar 15. Verifikasi Data Anak Pegawai







14













15

c) Orang Tua : berisi tentang detail data Orang Tua Pegawai




Perubahan data Orang Tua Pegawai, hasilnya seperti pada


Gambar 17. Verifikasi Data Orang Tua Pegawai







16













17

d. Pangkat : berisi tentang detail data kepangkatan Pegawai, untuk

dicocokkan dengan data terbaru yang Anda miliki. Jika

Kepangkatan terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu

Kepangkatan dimana masih terdapat data-data yang



Gambar 19. Verifikasi Data Kepangkatan






ini :

18












e. Jabatan : berisi tentang detail data riwayat jabatan Pegawai,

untuk dicocokkan dengan data terbaru yang Anda miliki. Jika

Jabatan terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu Jabatan

dimana masih terdapat data-data yang dibutuhkan untuk

19

kelengkapan data Pegawai, hasilnya seperti pada gambar

berikut ini :

Gambar 21. Verifikasi Data Jabatan






ini :

20












21

f. Gaji Berkala : berisi tentang detail data kenaikan gaji berkala

Pegawai, untuk dicocokkan dengan data terbaru yang Anda

miliki. Jika kenaikan gaji berkala terdapat suatu perubahan

Anda pilih submenu Gaji Berkala dimana masih terdapat data-

data yang dibutuhkan untuk kelengkapan data Pegawai,

hasilnya seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 23. Verifikasi Gaji Berkala






ini :

22












g. PMK : berisi tentang detail data Peninjauan Masa Kerja


miliki. Jika Peninjauan Masa Kerja terdapat suatu perubahan

Anda pilih submenu PMK dimana masih terdapat data-data

yang dibutuhkan untuk kelengkapan data Pegawai, hasilnya

seperti pada gambar berikut ini :

23

Gambar 25. Verifikasi Peninjauan Masa Kerja (PMK)






ini :

24












h. Jabatan Khusus : berisi tentang detail data Jabatan Khusus


miliki. Jika Jabatan Khusus terdapat suatu perubahan Anda pilih

submenu Jab.Khusus dimana masih terdapat data-data yang


25


Gambar 27. Verifikasi Jabatan Khusus






ini :

26












i. Bebas Tugas : berisi tentang detail data Bebas Tugas Pegawai,


Bebas Tugas terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu

Bebas Tugas dimana masih terdapat data-data yang dibutuhkan

27

untuk kelengkapan data Pegawai, hasilnya seperti pada gambar

berikut ini :

Gambar 29. Verifikasi Bebas Tugas





digunakan adalah warna biru.




28








j. Diklat : berisi tentang detail data Pendidikan Struktural,

Pendidikan Fungsional maupun Pendidikan Teknis Pegawai,


Keluarga terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu

Keluarga dimana masih terdapat data-data yang dibutuhkan


berikut ini :

Gambar 31. Bebas Tugas

29

Pada gambar diatas menjelaskan jika terdapat suatu perubahan

maka Admin mendapat pemberitahuan Perubahan Data Diklat

Struktural Belum di Verifikasi, Perubahan Data Diklat

Fungsional Belum di Verifikasi dan Perubahan Data Diklat

Teknis Belum di Verifikasi. Admin dapat memilih atau

mencocokkan data Pegawai yang sesuai dengan data terbaru

yang Admin miliki.

a) Struktural : berisi tentang data Diklat Struktural Pegawai




Perubahan data Diklat Struktural Pegawai, hasilnya seperti

pada gambar berikut ini:

30

Gambar 32. Verifikasi Diklat Struktural







31




merubah datanya langsung, setelah datanya sesuai dengan

data yang Anda miliki. Jika data yang dimasukkan oleh

Pegawai tidak sesuai dengan data yang Anda miliki maka

Anda dapat menghapus atau membatalkan data perubahan

tersebut dengan memilih tombol Batal/Hapus dan jika

datanya sudah sesuai dengan data yang dimiliki Anda dapat

meverifikasi perubahan data tersebut dengan cara klik

tombol Verifikasi dimana yang nantinya akan diverifikasi

kembali oleh Administrator BKD.

32

b) Fungsional : berisi tentang data Diklat Fungsional Pegawai




Perubahan data Diklat Fungsional Pegawai, hasilnya seperti

pada gambar berikut ini:

Gambar 34. Verifikasi Diklat Fungsional





33














34


c) Teknis : berisi tentang data Diklat Teknis Pegawai untuk

dicocokkan dengan data terbaru yang Anda miliki. Jika

Anda ingin melihat datanya Anda pilih tombol Lihat dan

setelah Anda pilih tombol tersebut akan muncul form

Perubahan data Diklat Teknis Pegawai, hasilnya seperti pada

gambar berikut ini:

Gambar 36. Verifikasi Diklat Teknis




35














36



k. Kedudukan : berisi tentang data detail Kedudukan Pegawai,


Kedudukan terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu

Kedudukan dimana masih terdapat data-data yang dibutuhkan


berikut ini :

Gambar 38. Verifikasi Kedudukan



37




ini :









38




l. PWK : berisi tentang detail data Pemindahan Wilayah Kerja

(PWK) Pegawai, untuk dicocokkan dengan data terbaru yang

Anda miliki. Jika Pemindahan Wilayah Kerja (PWK) terdapat

suatu perubahan Anda pilih submenu PWK dimana masih

terdapat data-data yang dibutuhkan untuk kelengkapan data

Pegawai, hasilnya seperti pada gambar berikut ini :

Gambar 40. Verifikasi PWK

39






ini :










40



m. Nilai PAK : berisi tentang detail data Penilaian Angka Kredit

(Nilai PAK) Pegawai, untuk dicocokkan dengan data terbaru

yang Anda miliki. Jika Penilaian Angka Kredit (Nilai PAK)

terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu Nilai PAK

dimana masih terdapat data-data yang dibutuhkan untuk

kelengkapan data Pegawai, hasilnya seperti pada gambar

berikut ini :

41

Gambar 42. Verifikasi Nilai PAK






ini :








42





n. Hudis : berisi tentang detail data Hukuman Disiplin Pegawai,


Hukuman Disiplin terdapat suatu perubahan Anda pilih

submenu Hudis dimana masih terdapat data-data yang



Gambar 44. Verifikasi Hudis

43






ini :









44




o. Penghargaan : berisi tentang detail data Penghargaan Pegawai,


Penghargaan terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu

Penghargaan dimana masih terdapat data-data yang



Gambar 46. Verifikasi Penghargaan



45




ini :












46

p. Pengalaman : berisi tentang detail data Pengalaman Pegawai,


Pengalaman terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu

Pengalaman dimana masih terdapat data-data yang dibutuhkan


berikut ini :

Gambar 48. Verifikasi Pengalaman




47



ini :












48

q. Pendidikan : berisi tentang detail data Pendidikan Pegawai,


Pendidikan terdapat suatu perubahan Anda pilih submenu

Pendidikan dimana masih terdapat data-data yang dibutuhkan


berikut ini :

Gambar 50. Verifikasi Pendidikan




49



ini :












50

Modul Pedoman Singkat Penggunaan Sistem Informasi ......Gambar 19. Verifikasi Data Kepangkatan Anda...

Documents

Transcript of Modul Pedoman Singkat Penggunaan Sistem Informasi ......Gambar 19. Verifikasi Data Kepangkatan Anda...