1.1 Memulai Access 2007

Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah

program aplikasi database yang populer dan banyak digunakan saat ini. Dengan

Access 2007 Anda dapat merancang, membuat,dan mengelola database dengan secara

mudah.

Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti

menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi

sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User interface

(UI) baru ini dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah

dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang ada.

Di Microsoft Access ada beberapa bagian.

a. Table digunakan untuk menyimpan data

b. Query digunakan untuk memanipulasi data

c. Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data,

menambah data dll.

d. Report digunakan untuk membuat laporan

e. Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

f. Switchboard digun

Pengertian

A. Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang

disimpan di table barang.

B. Query adalah 'permintaan data' kita berupa bahasa bisnis, untuk

mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa

dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh

customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau

pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.

Dengan Query kita dapat :

a. Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin

melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”

b. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada

field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001”

itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan

dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.

c. Dapat melakukan operasi perhitungan.

Query ada beberapa jenis yaitu :

a. Select Query). Untuk menampilkan data

b. Crosstab Query

c. Make-Table Query (Untuk Menyimpan Data hasil Query kedalam rable

Baru)

d. Update Query.(untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field)

e. Append Query (untuk memasukan data hasil query kedalam table)

f. Delete Query (Untuk menghapus data pada table)

C. Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima

inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface

grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa

dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya

jika bekerja dalam transaksi master-detail.

D. Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil

olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.

Untuk memulai atau membuka program aplikasi Access 2007, ikuti langkah

berikut ini:

1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area

kerja (desktop) Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft

Windows Server 2003, atau Microsoft Windows Vista.

2. Klik tombol start yang ada di taskbar.

3. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office >Microsoft

Office Access 2007.

1.2 Mengenal Ribbon sebagai User Interface Baru pada Access 2007

Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti

Menu, Toolbars, dan sebagian besar Task Panes yang ada di Access versi sebelumnya

dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien.

A. Pengganti menu dan toolbars pada Access 2007 biasa disebut Ribbon,

yang dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta

mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan fungsi yang disediakan

oleh Access 2007.

B. Ribbon ini terdiri atas beberapa Tabs yang mengorganisasikan berbagai

skenario khusus dan objek sesuai dengan jenis aktivitasnya.

C. Masing-masing tab terdiri atas beberapa Groups.

D. Setiap group terdiri atas beberapa Tombol Perintah atau Command

Buttons.

Jadi, Ribbon ini mempunyai fungsi dan isi yang sangat lengkap karena di

dalamnya juga sudah mengandung menu, toolbars, tombol perintah (command

buttons), galleries, dan kotak dialog.

Selain standard Tabs yang ada pada Ribbon, Access 2007 juga menyediakan

Tab lain yang biasa disebut Contextual Tab yang akan otomatis muncul ketika Anda

sedang memilih atau bekerja dengan

objek seperti table, picture, atau drawing.

Semua Tab dan tombol perintah (Command Buttons) pada Ribbon selain

dapat diakses menggunakan mouse, juga dapat diakses dengan tombol keyboard.

Untuk itu ikuti langkah berikut ini:

Tekan tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini pada Ribbon akan

ditampilkan KeyTips berupa angka atau huruf yang dapat digunakan untuk

menjalankan Tab atau tombol perintah (Command Buttons).

Selanjutnya tekan angka atau huruf yang mewakili Tab atau tombol perintah

(Command Buttons). Apabila Anda menekan huruf yang mewakili Tabs,

maka berikutnya akan menampilkan KeyTips untuk Tab yang Anda pilih.

1.3 Mengenal Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar dan Dialog Box

Launchers

Jendela kerja Access 2007 telah dilengkapi pula dengan Microsoft Office

Button, Quick Access Toolbar, dan Dialog Box Launchers.

Microsoft Office Button yang berada di pojok kiri atas jendela kerja Access

2007 berfungsi untuk membuka menu.

Quick Access Toolbar ditempatkan di kanan Microsoft Office Button yang

berisi kumpulan tombol perintah yang relatif sering digunakan.

Dialog Box Launchers berbentuk ikon kecil yang ada di sudut kanan bawah

setiap Group pada masing-masing Tab. Dengan mengklik ikon Dialog Box

Launcher tersebut, secara otomatis kotak dialog atau task pane yang terkait

dengan Group tersebut akan dibuka.

1.4 Mengatur Konfigurasi Status Bar

Status Bar akan menampilkan berbagai informasi yang dirasakan perlu ketika

Anda sedang bekerja dengan jendela kerja Access 2007. Anda dapat mengatur

konfigurasi Status Bar ini agar sesuai dengan kebutuhan, dengan cara mengklik

tombol kanan mouse pada area Status Bar yang ada di bawah jendela kerja Access

2007. Dengan langkah ini, kotak dialog pemilihan isi Status Bar akan ditampilkan.

1.5 Mengenal dan Membuat Database Baru pada Microsoft Access 2007

Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang

berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh

buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di

perpustakaan, data koleksi musik & video, data siswa, data guru, data persediaan

barang, data suplier, data pegawai, dan lain-lain.

Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah berikut ini:

a. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja

(desktop) Microsoft Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows

Server 2003, atau Microsoft Windows Vista.

b. Klik tombol start yang ada di taskbar.

c. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office >Microsoft Office

Access 2007.

d. Pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik

ikon Blank Database. Jendela Task Pane – Blank Database di sebelah

kanannya akan ditampilkan.

e. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.

f. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, klik .

Kotak dialog File New Database akan ditampilkan.

g. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan

menyimpan file. Kemudian klik OK.

h. Klik tombol perintah create. Tunggu sampai database baru yang masih kosong

terbentuk.

Setelah DataBase dibuat, kemudian klik ikon Design View

Setelah ikon Design View ditekan maka akan muncul kolom Save As,kolom

Save As ini dapat diberi nama sesuai yang diinginkan, lalu tekan Ok

Kemudian setelah langkah-langkah di atas dilakukan maka akan muncul tabel

dan masukan nama Field dan Tipe datanya seperti tampilan berikut ini

Setelah Data dibuat, lalu klik ikon View

Setelah mengklik ikon View maka akan muncul Tabel dan masukan

data yang diinginkan ke dalam Tabel

Lalu untuk membuat Form, tekan Create lalu klik Form,

Setelah melakukan langkah di atas, maka akan muncul tampilan Form

Cara Membuat Report

Dengan Data Base yang telah dibuat seperti di atas dapat dibuat Report.

Langkah-langkah Cara membuat Report dalam Microsoft Access 2007 adalah:

Dengan menggunakan Tabel Data Base yang sudah dibuat dan

tambahkan lagi Tabel Data Base,cara membuatnya sesuai dengan

langkah-langkah yang sudah dijelaskan di atas,

Setelah itu tekan Create lalu klik ikon Report,

Setelah melakukan langkah di atas maka akan muncul tampilan Report

Cara Membuat Query Design

Dengan Data Base yang telah dibuat seperti di atas dapat dibuat Query

Design. Langkah-langkah Cara Membuat Query Design dalam Microsoft

Access 2007 adalah:

Dengan menggunakan Tabel Data Base yang sudah dibuat sesuai

dengan langkah-langkah yang sudah dijelaskan di atas,

Data yang sudah dibuat sebelumnya

Data tambahan yang sudah dibuat

Setelah itu tekan Create lalu klik ikon Query Design

Setelah melakukan langkah di atas maka akan muncul tampilan Show

Table dan kemudian tekan Add pada setiap Tables yang ada

Setelah di Add semua maka akan muncul tampilan Query Design

seperti tampilan di bawah ini

2.1 Membuat Database Baru

Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :

1. Click Start All Program Æ Microsoft Office Microsoft Access 2007

2. Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access seperti gambar di bawah ini,

lalu click Blank Database untuk membuat database.

3. Membuat database Buku.accdb kemudian click tombol create.

Membuat Table

Langkah – langkah untuk membuat tabel :

1. Click tab Create pada jendela

2. Click Table Design pada ribbon Tables

3. Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S)

4. Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk

masukkan data ke dalam table.

Latihan 1

Buatlah tabel ListBook dengan struktur field pada tabel sbb :

Setelah selesai membuat tabel, kemudian isikan data ke dalam tabel ListBook sbb :

Table Relationship

Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi

antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat

relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key

untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak. Sehingga

diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat relationship antar

tabel. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel

yang menunjukkan entitas dan relasinya.

Ada beberapa macam relationship, yaitu :

Primary Key

Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi

secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

Contoh Kasus :

• NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin bersifat

ganda. Karena setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara mahasiswa yang

satu dengan mahasiswa yang lain.

Foreign Key

Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan

antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Latihan 2

Karena atribut Penerbit banyak, maka tabel di atas perlu diperbaiki menjadi sebagai

berikut :

Latihan 3

Buatlah database relationship untuk tabel Buku dan tabel Penerbit!

Langkah – langkah untuk membuat database relationship :

1. Click tab Database Tools pada jendela

2. Click Relationship pada ribbon Show/Hide

3. Kemudian akan muncul tab Relationship pada object tab dan kotak dialog Show

Table, kemudian pilih tab Tables

4. Click tabel Buku dan Penerbit lalu click button Add, kemudian hubungkan

ID_Penerbit pada tabel Penerbit dengan ID_Penerbit pada tabel Buku.

5. Kemudian akan muncul kotak dialog Edit Relationship. Click checkbox

Enforce Referential Integrity, lalu click button Create.

6. Setelah Click button create, muncul relasi tabel seperti gambar dibawah ini.

Membuat Form

Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi sebagai :

1. Menginputkan data

2. Mengedit dan menampilkan data

3. Mengontrol application flow

4. Mencetak informasi

Langkah – langkah untuk membuat form :

1. Click tab Create pada jendela

2. Click More Form pada ribbon Forms, kemudian pilih Form Wizard.

Sehingga akan muncul kotak dialog Form Wizard.

3. Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.

4. Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut yang akan ditampilkan dalam form.

5. Memilih bentuk layout form kemudian click next.

6. Memilih style form kemudian click next.

7. Kemudian simpan form dengan nama Buku, lalu click finish. Lalu akan tampilan

Form View sbb :

8. Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View.

Click tab Home, kemudian pada ribbons Views click Design View.

Gambar diatas menunjukkan tampilan Design View yang digunakan untuk mengubah

susunan form sesuai dengan keinginan user. Pada Design View user dapat

menambahkan tools ( misal : tombol navigasi, textbox, check box, list box ).

Latihan 4

Buatlah tombol navigasi pada form Buku seperti gambar dibawah ini!

Langkah – langkah untuk membuat tombol navigasi :

1. Membuka form yang akan di edit, kemudian pilih Design View.

2. Pilih Button pada ribbon Controls

3. Kemudian akan muncul kotak dialog Command Button Wizard

4. Memilih categories dan action sesuai kebutuhan user, kemudian click next.