Database Dengan Ms Acces 2007

of 24 Modul database dengan ms acces 2007 dari berbagai sumber

DATABASE

A. Pengertian Database

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan

basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan

digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan

data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Beberapa Definisi tentang Database

1. Database merupakan kumpulan dari beberapa table yang terintegrasi dan saling berhubungan

dalam satu kesatuan.

2. Database (basis data) adalah: sistem penyimpanan beragam jenis data dalam sebuah entitas yang

besar untuk diolah sedemikian rupa agar mudah dipergunakan kembali. Dengan menggunakan

komputer, konsep pengolahan database tradisional dapat diotomasi sehingga memudahkan

pekerjaan. Data yang disimpan bisa sangat variatif (angka, teks, gambar, suara, dan jenis data

multi-media lainnya).

3. Database (basis data) adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan

file yang lain sehingga membentuk data untuk menginformasikan satu perusahaan dan instansi.

Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya, berarti

file tersebut bukanlah kelompok dari satu database, melainkan membentuk satu database sendiri.

Database juga merupakan landasan bagi pembuatan dan pengembangan program aplikasi. Oleh

sebab itu, database harus dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan program lebih mudah dan

cepat.

4. Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi / shared, terdefinisi secara

formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

5. Menurut C.J. Date :

Database adalah koleksi data operasional yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari

suatu organisasi.

Data input adalah data yang masuk dari luar sistem

Data output adalah data yang dihasilkan sistem

Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem

6. Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key

untuk pengulangan data.

7. Menurut S. Attre :

Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi /

enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

B. Definisi Dasar Struktur Database :

1. Data: Sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan

angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti.

2. Informasi: Hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu

tujuan tertentu.

3. Tabel: Merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field

dan record.

4. Field (kolom): Merupakan elemen dari tabel yang berisikan informasi tertentu yang spesifik

tentang subjudul tabel pada sebuah item data.

Syarat-syarat pembentukan Field Name pada tabel:

Harus Unik atau Spesifik

Boleh disingkat

Pemisah sebagai pengganti spasi dalam pembentuk field adalah tanda lambang "_"


Contoh: Kode Barang menjadi KdBarang, KodeBrg, Kd_Brg, Kd_Barang.

5. Record (baris): Sekumpulan data yang saling berkaitan tentang sebuah subjek tertentu, misalnya

data seorang siswa akan disimpan dalam record yang terdiri dari beberapa kolom / field.

C. Sifat-sifat Database :

1. Internal: Kesatuan (integritas) dari file-file yang terlibat.

2. Terbagi/share: Elemen-elemen database dapat dibagikan pada para user baik secara sendiri-

sendiri maupun secara serentak dan pada waktu yang sama (Concurrent sharing).

D. Perangkat Untuk Membuat Database

Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa

kita sebut dengan software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan

memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika

diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti Sistem Manajemen Basis Data.

E. Tipe Database

Terdapat 12 tipe database, antara lain:

1. Operational database: Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung

operasi dari seluruh organisasi. Mereka juga disebut subject- area databases (SADB), transaksi

database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database pribadi, database

inventaris, akuntansi database.

2. Analytical database: Database ini menyimpan data dan informasi yang diambil dari operasional

yang dipilih dan eksternal database. Mereka terdiri dari data dan informasi yang dirangkum

paling dibutuhkan oleh sebuah organisasi manajemen dan End-user lainnya. Beberapa orang

menyebut analitis multidimensi database sebagai database, manajemen database, atau informasi

database.

3. Data warehouse: Sebuah data warehouse menyimpan data dari saat ini dan tahun- tahun

sebelumnya - data yang diambil dari berbagai database operasional dari sebuah organisasi.

4. Distributed database: Ini adalah database-kelompok kerja lokal dan departemen di kantor

regional, kantor cabang, pabrik-pabrik dan lokasi kerja lainnya. Database ini dapat mencakup

kedua segmen yaitu operasional dan user database, serta data yang dihasilkan dan digunakan

hanya pada pengguna situs sendiri.

5. End-user database: Database ini terdiri dari berbagai file data yang dikembangkan oleh end-user

di workstation mereka. Contoh dari ini adalah koleksi dokumen dalam spreadsheet, word

processing dan bahkan download file.


6. External database: Database ini menyediakan akses ke eksternal, data milik pribadi online -

tersedia untuk biaya kepada pengguna akhir dan organisasi dari layanan komersial. Akses ke

kekayaan informasi dari database eksternal yang tersedia untuk biaya dari layanan online

komersial dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet.

7. Hypermedia databases on the web: Ini adalah kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang

saling berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink

lain dari multimedia atau campuran media seperti teks, grafik, gambar foto, klip video, audio dll.

8. Navigational database: Dalam navigasi database, queries menemukan benda terutama dengan

mengikuti referensi dari objek lain.

9. In-memory databases: Database di memori terutama bergantung pada memori utama untuk

penyimpanan data komputer. Ini berbeda dengan sistem manajemen database yang menggunakan

disk berbasis mekanisme penyimpanan. Database memori utama lebih cepat daripada

dioptimalkan disk database sejak Optimasi algoritma internal menjadi lebih sederhana dan lebih

sedikit CPU mengeksekusi instruksi.

10. Document-oriented databases: Merupakan program komputer yang dirancang untuk aplikasi

berorientasi dokumen. Sistem ini bisa diimplementasikan sebagai lapisan di atas sebuah database

relasional atau objek database. Sebagai lawan dari database relasional, dokumen berbasis

database tidak menyimpan data dalam tabel dengan ukuran seragam kolom untuk setiap record.

Sebaliknya, mereka menyimpan setiap catatan sebagai dokumen yang memiliki karakteristik

tertentu. Sejumlah bidang panjang apapun dapat ditambahkan ke dokumen. Bidang yang dapat

juga berisi beberapa bagian data.

11. Real-time databases Real-time: Database adalah sistem pengolahan dirancang untuk menangani

beban kerja negara yang dapat berubah terus-menerus. Ini berbeda dari database tradisional yang

mengandung data yang terus- menerus, sebagian besar tidak terpengaruh oleh waktu. Sebagai

contoh, pasar saham berubah dengan cepat dan dinamis. Real-time processing berarti bahwa

transaksi diproses cukup cepat bagi hasil untuk kembali dan bertindak segera. Real-time database

yang berguna untuk akuntansi, perbankan, hukum, catatan medis, multi-media, kontrol proses,

sistem reservasi, dan analisis data ilmiah.

12. Relational Database: Database yang paling umum digunakan saat ini. Menggunakan meja untuk

informasi struktur sehingga mudah untuk mencari.

F. Model Database

Database mempunyai dua varian model, yaitu model Post-relational database dan model Object

database.

1. Post-relational database models

Sebuah produk yang menawarkan model data yang lebih umum dari model relasional dan dikenal

sebagai post-relational. Model data dalam produk tersebut mencakup hubungan namun tidak

dibatasi oleh Prinsip Informasi yang mana mewakili semua informasi dengan nilai-nilai data

dalam kaitannya dengan hal itu.

2. Object database models

Dalam beberapa tahun terakhir,[update], paradigma yang berorientasi pada obyek telah

diterapkan dalam bidang-bidang seperti teknik dan spasial database, telekomunikasi dan ilmu

pilmiah lainnya. Para konglomerasi pemrograman berorientasi objek dan teknologi database

mengarah pada model pemrograman baru yang dikenal sebagai Object database.

G. Tujuan Database

Setiap manajemen dalam merancang dan menyusun database harus mempunyai tujuan, yaitu:

1. Membuat agar user mudah mendapatkan data.

2. Menyediakan tempat penyimpanan data yang relevan.

3. Menghapus data yang berlebihan.

4. Melindungi data dari kerusakan fisik.


5. Memungkinkan perkembangan lebih lanjut di dalam sistem database.

H. Ciri-ciri Database

Adapun ciri-ciri database adalah:

1. Sistem yang dapat menyimpan data ke dalam floppy disk atau harddisk.

2. Sistem yang menganut pengolahan data untuk ditambah, diubah, atau dihapus dengan mudah dan

terkontrol.

3. Data terpisah dari program.

I. Keuntungan Database

Adapun keuntungan database terhadap sistem pemrosesan adalah:

1. Kemubajiran data terkurangi.

2. Integritas data dapat selalu terjaga.

3. Berbagai data dapat selalu dilakukan oleh setiap user.

4. Penggunaan data lebih mudah.

5. Konsistensi data dapat selalu terjaga.

J. Manfaat Database

Adapun manfaat database adalah:

1. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam

menyediakan informasi.

2. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang

disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

3. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data).

4. Menghindari terjadinya inkonsistensi data.

5. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data.

6. Menyusun format yang standar dari sebuah data.

7. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus

secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).

8. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi

oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing

data.

9. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan

menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat

mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan

administratornya.

K. Kekurangan

1. Kompleksitas

2. Kapasitas daya tampung, apabila data sudah sangat besar sekali.

3. Biaya DBMS (DataBase Management System)

4. Biaya hardware

5. Dampak dari kesalahan cara kerja

L. Perangkat Lunak

Open Office. Org Base, Microsoft Sql Server, Ms Access, Mysql, Foxpro, Visual Foxpro, Oracle,

Dbase, Visual Dbase ,SPSS, MYOB, Sybase, Interbase, Xbase, Firebird, Postgresql, Dbase Iii,

Paradox, Arago, Force, Recital, Dbfast, Dbxl, Quicksilver, Clipper, Flagship, Harbour, Lotus Smart

Suite Approach, Db2, Microsoft Dinamic AX


M. Contoh pemakaian aplikasi database :

Transaksi pembelian dari Mall/Supermarket

Transaksi pembelian atas pemakaian kartu kredit

Tempat penampungan data pesanan bagi agen travel

Mengolah data asuransi

Penggunaan Internet

Pelajaran di Kampus

Mengolah data nilai siswa

Kesimpulan

Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan

basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan

digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan

data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Jadi, mau apapun bidang dan ruang lingkupnya seperti ekonomi, manajemen, dan psikologi pastilah

membutuhkan database ini yang dirasakan sangat bermanfaat. Contohnya saja jika dalam bidang

psikologi dapat mencari nama mahasiswa psikologi dari nomor npm dan dapat mencari mata kuliah

dari nomor kode mata kuliah. Sehingga para pengguna pun dengan mudah dan cepat dalam mencari

informasi tersebut.

DATABASE dengan MS ACCES

A. Objek Database dalam Microsoft Access

1. TABLE: Tempat data mentah disimpan. Data disusun membentuk baris (disebut record) dan

kolom (disebut field)

2. FORM: Lembaran elektronik yang memudahkan pemakai untuk memasukkan,

3. menampilkan, dan menganalisis data. Form biasanya terkait langsung dengan Table.

4. QUERY: Proses pemilihan atau penyaringan data sehingga hanya data yang diinginkan yang

akan ditampilkan/dicetak

5. REPORT: Tampilan data dalam bentuk tercetak/tertulis. Dasar pembuatan Report adalah Table

atau Query, dengan format yang disesuaikan keinginan pengguna.

6. MACRO: Kumpulan beberapa perintah yang dapat dilakukan secara sekaligus dalam database.

Digunakan untuk mengotomasi tugas-tugas yang sering dilakukan.

7. MODUL: Sebuah unit pemrograman berbasis Visual Basic yang disesuaikan dengan sistem

aplikasi Microsoft Access. Modul dibuat sebagai sebuah program buatan untuk keperluan khusus

(taylor-made).

B. DATABASE RELASIONAL

1. Aplikasi manajemen database mengenal dua macam bentuk database:

1. flat-file: semua record tersimpan dalam satu tabel;

2. database relasional: memiliki banyak tabel yang saling terkait, dengan sebuah unsur data yg

berfungsi sebagai pengait (disebut primary key).

2. Dengan semakin banyaknya data yang dikelola, hampir tidak mungkin bahwa semua rekaman

(record) disimpan dalau satu tabel. Manfaat database relasional adalah membuat sistem

pengolahan data menjadi lebih efisien dan tabel data dapat dipilahkan dengan kategori yang

berbeda. Fungsi primary key sangat penting dalam menemukan relasi dan logika kaitan antar

tabel.


Memulai Access 2007

Microsoft Access 2007 yang untuk selanjutnya disingkat Access 2007 adalah program aplikasi database

yang populer dan banyak digunakan saat ini. Dengan Access 2007 Anda dapat merancang, membuat, dan

mengelola database dengan secara mudah. Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru

yang mengganti menu, toolbars, dan sebagian besar task panes yang ada di Microsoft Access versi

sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan efisien. User interface (UI) baru ini

dirancang untuk membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh

fasilitas dan fungsi yang ada. Untuk memulai atau membuka program aplikasi Access 2007, ikuti langkah

berikut ini:

1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft

Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows

Vista.

2. Klik tombol yang ada di taskbar.

3. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.

I. Mengenal Ribbon sebagai User Interface Baru pada Access 2007 Access 2007 mempunyai tampilan user interface (UI) baru yang mengganti Menu, Toolbars, dan sebagian

besar Task Panes yang ada di Access versi sebelumnya dengan mekanisasi tunggal yang lebih simpel dan

efisien.

1. Pengganti menu dan toolbars pada Access 2007 biasa disebut Ribbon, yang dirancang untuk

membantu Anda bekerja lebih produktif serta mudah dalam menggunakan seluruh fasilitas dan

fungsi yang disediakan oleh Access 2007.


2. Ribbon ini terdiri atas beberapa Tabs yang mengorganisasikan berbagai skenario khusus dan

objek sesuai dengan jenis aktivitasnya.

3. Masing-masing tab terdiri atas beberapa Groups.

4. Setiap group terdiri atas beberapa Tombol Perintah atau Command Buttons.

Jadi, Ribbon ini mempunyai fungsi dan isi yang sangat lengkap karena di dalamnya juga sudah

mengandung menu, toolbars, tombol perintah (command buttons), galleries, dan kotak dialog.

Selain standard Tabs yang ada pa da Ribbon, Access 2007 juga menyediakan Tab lain yang biasa disebut

Contextual Tab yang akan otomatis muncul ketika Anda sedang memilih atau bekerja dengan objek

seperti table, picture, atau drawing.

1

Semua Tab dan tombol perintah (Command Buttons) pada Ribbon selain dapat diakses menggunakan

mouse, juga dapat diakses dengan tombol keyboard. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:

1. Tekan tombol Alt di keyboard. Dengan langkah ini pada Ribbon akan ditampilkan KeyTips

berupa angka atau huruf yang dapat digunakan untuk menjalankan Tab atau tombol perintah

(Command Buttons).


2. Selanjutnya tekan angka atau huruf yang mewakili Tab atau tombol perintah (Command Buttons).

Apabila Anda menekan huruf yang mewakili Tabs, maka berikutnya akan menampilkan KeyTips

untuk Tab yang Anda pilih.

II. Mengenal Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar dan Dialog Box

Launchers

Jendela kerja Access 2007 telah dilengkapi pula dengan Microsoft Office Button, Quick Access

Toolbar, dan Dialog Box Launchers.

1. Microsoft Office Button yang berada di pojok kiri atas jendela kerja Access 2007 berfungsi untuk

membuka menu.

2. Quick Access Toolbar ditempatkan di kanan Microsoft Office Button yang berisi kumpulan

tombol perintah yang relatif sering digunakan.

3. Dialog Box Launchers berbentuk ikon kecil yang ada di sudut kanan bawah setiap Group pada

masing-masing Tab. Dengan mengklik ikon Dialog Box Launcher tersebut, secara otomatis kotak

dialog atau task pane yang terkait dengan Group tersebut akan dibuka.


III. Mengatur Konfigurasi Status Bar Status Bar akan menampilkan berbagai informasi yang dirasakan perlu ketika Anda sedang bekerja

dengan jendela kerja Access 2007. Anda dapat mengatur konfigurasi Status Bar ini agar sesuai dengan

kebutuhan, dengan cara mengklik tombol kanan mouse pada area Status Bar yang ada di bawah jendela

kerja Access 2007. Dengan langkah ini, kotak dialog pemilihan isi Status Bar akan ditampilkan.

IV. Mengenal dan Membuat Database Baru pada Microsoft Access 2007

Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data ya ng berhubungan dengan suatu objek,

topik, atau tujuan khusus tertentu. Sebagai contoh buku telepon, kamus bahasa, katalog buku di

perpustakaan, data koleksi musik & video, data siswa, data guru, data persediaan barang, data suplier,

data pegawai, dan lain-lain.

Untuk membuat database baru yang masih kosong, ikuti langkah berikut ini:

1. Nyalakan komputer Anda, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja (desktop) Microsoft

Windows XP Service Pack (SP) 2, Microsoft Windows Server 2003, atau Microsoft Windows

Vista.

2. Klik tombol yang ada di taskbar.

3. Pilih atau klik menu All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.

4. Pada jendela Getting Started with Microsoft Office Access, pilih dan klik ikon Blank

Database. Jendela Task Pane Blank Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.


6 5

5. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan.

6. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, klik Folder tempat

penyimpanan . Kotak dialog File New Database akan ditampilkan.

7. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file.

Kemudian klik OK.

8. Klik tombol perintah CREATE . Tunggu sampai database baru yang masih kosong terbentuk.

1

2

Apabila Anda jendela kerja Access 2007 sudah terbuka dan Anda bermaksud membuat database baru,

ikuti langkah berikut ini:

1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol NEW . Jendela Getting Started with

Microsoft Office Access akan ditampilkan.


2. Pada jendela yang ditampilkan, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela Task Pane Blank

Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.


4. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, dengan mengklik ikon Folder

5. Kemudian klik tombol perintah CREATE.

V. Menyiapkan Database Baru dengan Memanfaatkan Template Pada saat Anda membuat database baru, Anda dapat juga memanfaatkan design template yang disediakan

oleh Access 2007. Untuk itu ikuti langkah berikut ini:

1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol . Jendela Getting Started with Microsoft

Office Access akan ditampilkan.

2. Pada bagian Template Categories yang ada di sebelah kiri, pilih dan klik kategori template yang

ingin digunakan. Misalnya Anda pilih dan klik Local Templates.

3. Pada kotak daftar pilihan Local Templates, pilih dan klik template yang Anda inginkan. Misalnya

Anda pilih dan klik Students.


.

5. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file, dengan mengklik ikon Folder

6. Kemudian klik tombol perintah CREATE.

Apabila pilihan design template yang disediakan kurang memadai, Anda dapat mencari

template lain secara online di Internet.


1

VI. Menyimpan Database Database yang sudah Anda buat dengan seluruh objeknya yang telah Anda sunting (edit) dapat Anda

simpan ke hard disk, usb flash disk, disket, atau media penyimpanan lainnya dengan mengklik Microsoft

Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+S). Jika Anda ingin menyimpan database dengan nama file

lain atau menyimpan database dengan format file database lain, ikuti langkah berikut ini:

1. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol, kemudian pada pilihan menu yang ada di

sebelah kanan, pilih dan klik format file baru yang Anda inginkan. Kotak dialog Save As akan

ditampilkan.

3

2. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file.


4. Klik tombol perintah Save. 1

VII. Menutup Database

Apabila database telah selesai dan tidak akan Anda sunting (edit) lagi, Anda dapat menutupnya

menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+W).


VIII. Membuka File Database

Untuk membuka kembali file database yang ada, ikuti langkah berikut ini:

1. Pilih Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+O) atau klik ikon More yang

ada di kanan jendela Getting Started with Microsoft Office Access. Kotak dialog Open akan

ditampilkan.

2. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan.

3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file database yang Anda inginkan atau klik dua kali

pada nama file tersebut.

4. Klik tombol perintah Open.

1

IX. Mengakhiri Access 2007 Setelah Anda selesai bekerja dengan Access 2007, Anda dapat mengakhirinya menggunakan langkah

berikut:

1. Simpan database yang sudah Anda buat.

2. Klik Microsoft Office Button , kemudian klik tombol EXIT ACCESS atau klik tombol Close

yang berada di pojok kanan atas jendela kerja.

X. Latihan dan Contoh Kasus Berikut ini latihan dan contoh kasus sederhana untuk mencoba penguasaan materi yang sudah diberikan

sebelumnya:

1. Buka program aplikasi Access 2007, menggunakan tombol , kemudian pilih menu All Programs

> Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007.


2. Siapkan database baru yang masih kosong dengan cara pada jendela Getting Started with

Microsoft Office Access, pilih dan klik ikon Blank Database. Jendela Task Pane Blank

Database di sebelah kanannya akan ditampilkan.

3. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file yang Anda inginkan. Misalnya Anda ketikkan

nama file TOKO BUKU. Untuk memilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file,

klik . Misalnya pilih folder My Documents. Selanjutnya klik tombol perintah Create.

4. Ubah ukuran jendela kerja Microsoft Access hingga menjadi satu layar penuh, dengan tombol

Maximize untuk memperbesar ukuran jendela hingga menjadi satu layar penuh.

5. Walaupun Anda belum melakukan penyuntingan database, lakukan proses penyimpanan file

database menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol (Ctrl+S).6

6. Tutup file database tersebut menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol

(Ctrl+W).

7. Siapkan database baru menggunakan fasilitas template. Untuk itu, pada jendela Getting Started

with Microsoft Office Access, pilih dan klik kategori template yang ingin digunakan. Misalnya

Anda pilih dan klik Local Templates. Kemudian pilih dan klik template yang Anda inginkan.

Misalnya Anda pilih dan klik Contacts. Selanjutnya pada kotak isian File name, ketikkan nama

file yang Anda inginkan. Jika perlu, pilih drive dan folder tempat Anda akan menyimpan file,

dengan mengklik . Kemudian klik tombol perintah CREATE

11

8. Tutup file database tersebut menggunakan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol

(Ctrl+W).

9. Buka kembali file database tersebut, dengan Microsoft Office Button , kemudian klik tombol

(Ctrl+O) atau klik ikon More yang ada di kanan jendela Getting Started with Microsoft Office

Access. Pada tombol daftar pilihan Look in, pilih dan klik drive dan folder tempat file tersimpan.

Misalnya Anda pilih My Documents. Selanjutnya pada kotak isian File name, klik dua kali nama

file TOKO BUKU.

10. Atur tampilan baris status yang ada di bawah jendela kerja Access 2007, dengan mengklik tombol

kanan mouse pada baris status tersebut, kemudian lakukan pemilihan tampilan yang Anda

inginkan.

11. Akhiri penggunaan Access 2007, menggunakan tombol Microsoft Office Button , kemudian klik

tombol atau klik tombol Close yang berada di pojok kanan atas jendela kerja.

6

XI. LATIHAN

1. Buat database baru yang masih kosong dengan memanfaatkan template-template yang sudah

disiapkan oleh Access 2007. Anda bebas menggunakan template sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Tutup file database yang telah dibuat menggunakan template tersebut.


3. Buat database baru yang masih kosong, yang Anda simpan di folder My Documents dengan

nama file database DATABASE KOLEKSI FILM.

4. Tampilkan jendela kerja Access 2007 tersebut dengan tampilan satu layar penuh.

5. Tutup file database yang telah dibuat tersebut.

6. Buka kembali file database DATABASE KOLEKSI FILM.

7. Akhiri penggunaan Access 2007 tersebut.

Database Relationship

Database relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel dalam database yang Kita miliki.

Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat relationship maka

masingmasing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara

tabel induk dengan tabel anak. Ada beberapa macam relationship, yaitu One to Many, One to one, Many

to One dan Many to many.

Primary Key

Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu

kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas.

Contoh Kasus:

NIM dalam tabel Mahasiswa merupakan nilai unik yang tidak mungkin bersifat ganda. Karena

setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda antara mahasiswa yang satu dengan mahasiswa

yang lain.

Foreign Key

Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel

induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Contoh Kasus :

UKDW memiliki banyak fakultas yaitu Teknik, Biologi, Ekonomi, Teologi. Dimana satu fakultas

dapat dimiliki oleh banyak mahasiswa (One to Many). Relationship antar tabel dapat digambarkan

sbb :


Pada Gambar diatas terdapat relationship antara tabel Mahasiswa dan Fakultas. Masingmasing table

memiliki primary key. NIM merupakan primary key pada tabel Mahasiswa sedangkan ID_Fakultas

merupakan primary key pada tabel Fakultas dan foreign key pada tabel Mahasiswa.

Langkah langkah untuk membuat database relationship:]

1. Click tab Database Tools pada jendela

2. Click Relationship pada ribbon Show/Hide

3. Kemudian akan muncul tab Relationship pada object tab dan kotak dialog Show Table,

kemudian pilih tab Tables

4. Click tabel Buku dan Penerbit lalu click button Add, kemudian hubungkan ID_Penerbit pada tabel

Penerbit dengan ID_Penerbit pada tabel Buku.

5. Kemudian akan muncul kotak dialog Edit Relationship. Click checkbox Enforce Referential

Integrity, lalu click button Create.


6. Setelah Click button create, muncul relasi tabel seperti gambar dibawah ini.

Membuat Query

Query adalah permintaan yang diberikan oleh user untuk mengambil informasi yang tersimpan dalam

database. Fungsi dari Query adalah untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai criteria dan

urutan yang kita kehendaki.

Contoh :

Menampilkan mahasiswa yang tinggal di kota Semarang

Menampilkan mahasiswa yang IPKnya > 3

Menampilkan mahasiswa yang memiliki nama tertentu

Query pada Microsoft Access

Langkah awal pembuatan query adalah dnegan mengklik menu/object Query :

Query pada Microsoft Access memiliki tiga bentuk yaitu:

1. Sql View

Perintah sql yang deiberkan untuk sebuah query


2. Query Design

Interface yang disediakan oleh Microsoft Access untuk melakukan query secara cepat dan mudah.

3. Query Wizard

Hasil tampilan data dari perintah query sesuai definisi dari design view atau sql view

Query dengan SQL View

SELECT

Perintah SQL untuk menampilkan data memiliki cara penulisan sebagai berikut :

SELECT * | [ kolom1,kolom2,...] FROM [ WHERE ];

SELECT artinya memilih kolom atau field mana yang akan ditampilkan

Dapat berupa list kolom, suatu persamaan (operasi aritmatika), fungsi, obyek tertentu

Dapat diketikkan * yang artinya menampilkan semua field yang dimiliki oleh table tersebut

FROM menunjukkan nama Tabel yang akan ditampilkan

WHERE untuk meletakkan definisi kondisi penyaringan

Berikut contoh query dan perintah SQL untuk penyelesaiannya:

1. Query : Tampilkan semua kolom yang ada pada table pegawai

SELECT * FROM pegawai;

2. Query : Tampilkan kode buku dan judulnya

SELECT kodebuku, judul FROM buku;

3. Query : Tanpilkan nim, nama, jenisKelamin dan tglLahir mahasiswa dengan nama field dari

jenisKelamin diberi alis SEX dan tglLahir diberi alias Tanggal Lahir dari table mahasiswa;

SELECT nim, nama, jenisKelamin as [SEX], tglLahir as [Tanggal Lahir];

Operator perbandingan yang dapat digunakan adalah :

= (sama dengan),

(tidak sama dengan)

LIKE (khusus untuk data char/varchar yang mencari data berdasarkan pola. Karakter khusus yang

dapat dimasukkan dalam operator LIKE antara lain % untuk sembarang lebih dari satu karakter, _

atau garis bawah untuk mewakili sembarang satu karakter),

BETWEEN nilai_awal AND nilai_akhir (untuk menguji apakah suatu nilai berada di antara

nilai_awal dan nilai_akhir),

>, >=, = untuk lebih besar dari atau sama dengan

Tanda


Tanda = untuk sama dengan

Tanda ? menunjukkan satu karakter. Misal kita mengetikkan E? artinya kita akan mencari nama

Er, En, Ek, Et, dan lainlain tetapi TIDAK akan mencari Erhans atau Eni atau yang lainnya yang

lebih dari dua huruf.

Tanda * Menunjuk pada banyak karakter. Misal kita ketik E* artinya kita akan mencari nama

Erhans atau Eni atau nama lain yang berhuruf awal E.

NOT untuk TIDAK menampilkan. Misalnya kita tidak ingin menampilkan mahasiswa yang

berasal dari kota Yogyakarta maka pada tabel MAHASISWA dengan field KOTA di kolom

isian Criteria kita ketik dengan not Yogyakarta

Mengurutkan Data

1. Klik di baris Sort pada tabel MAHASISWA dengan field NAMA jika ingin mengurutkan data

nama 2. mahasiswa.

2. Klik Ascending untuk mengurutkan dari A hingga Z.

3. Klik Descending untuk mengurutkan dari Z

4. ke A. Klik (not sorted) untuk membatalkan pengurutan.

5. Pilih toolbar DESIGN kemudian klik !Run

Caranya:

1. masuk ke tab Create

2. klik Query design

3. klik kanan kemudian pilih SQL View

4. ketikkan perintah query nya


5. setelah selesai klik tombol tanda seru untuk mengeRUN query anda

Latihan :

1. Buatlah 3 table yaitu mahasiswa, matakuliah dan peserta


2. Table matakuliah

3. Table peserta


4. Buatlah relationship databasenya seperti

Tampilkan

a. tampilkan table peserta dengan semua field ditampilkan

b. tampilkan table mahasiswa dengan semua field ditampilkan dimana field tglLahir diberi alias

Tanggal Lahir dan field jenisKelamin diberi alias Jenis Kelamin

c. tampilkan table matakuliah dengan semua field ditampilkan dimana yang ditampilkan ada matakuliah

dengan harga kurang dari sama dengan 3

d. tampilkan semua nilai dari tiap matakuliah yang diambil oleh mahasiswa dengan field yang

ditampilkan adalah kode matakuliah (urut secara ASCENDING), nim dan nilai dari table mahasiswa

dan peserta


e. tampilkan field kode matakuliah (urut secara ASCENDING), nama matakuliah, sks, nim, nama, nilai,

semester dan ipk dari table matakuliah, mahasiswa dan peserta

Design View

Berikut ini adalah beberapa langkah pembuatan Query dengan Design View

1. Pilih toolbar Create kemudian pilih Query Design.

2. Akan muncul sebuah jendela untuk memilih tabel. Klik nama tabel yang dipilih kemudian klik

Add. jika tabel yang akan dipilih lebih dari satu maka tabel tabel tersebut harus saling berkaitan

dalam relationships.

3. Kemudian akan muncul jendela seperti berikut

4. Masukkan nama tabel dan field yang kita perlukan dalam pembuatan query


5. Tampilkan mahasiswa yang memiliki IPK kurang dari sama dengan 3.

Caranya : ketik pada baris Criteria yang kosong dengan > jika kita memerlukan semua field yang ada.

7. Pilih field NIM, NAMA dan IPK.

8. Klik Detail(show every fields of every record) atau Summary.

9. Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri nama pada query yang telah dibuat

dan pilih Open the query to view Information.

10. Klik FINISH.

Database Dengan Ms Acces 2007

Documents

Transcript of Database Dengan Ms Acces 2007