Modul 6 Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen ... · PDF fileModul ini diberikan...

Modul 6: Kontak Payung dan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

1

Modul 6

Kontrak Payung dan

Sistem Informasi Manajemen

Pengadaan (SIMP) Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi

Pengadaan LKPP/MCA-I

BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN


2

Modul 6: Kontrak Payung dan Sitem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan

LKPP/MCA-I

Buku Pedoman Peserta Pelatihan


3

Daftar Isi

► SELAMAT DATANG ...................................................................................................................................................................... 5

► TUJUAN MODUL ............................................................................................................................................................................ 6

► AGENDA PELATIHAN ................................................................................................................................................................... 7

► ATURAN PELATIHAN ................................................................................................................................................................... 9

► PENGENALAN MODUL ............................................................................................................................................................. 11

► SESI 1 - PENDAHULUAN TENTANG KONTRAK PAYUNG ...................................................................................................... 23

► SESI 2 – MANFAAT DAN RISIKO KONTRAK PAYUNG ......................................................................................................... 43

► SESI 3 – PROSEDUR KONTRAK PAYUNG ............................................................................................................................. 59

► SESI 4 – PROSES KONTRAK PAYUNG ................................................................................................................................... 79

► SESI 5 – GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN (SIMP) ............................................... 101

► SESI 6 - ALUR KERJA UTAMA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN (SIMP)............................................... 121

► SESI 7 – MANFAAT DAN RISIKO MENERAPKAN SIMP ..................................................................................................... 143

►KEGIATAN HARI PERTAMA ..................................................................................................................................................... 187

►KEGIATAN HARI KEDUA .......................................................................................................................................................... 197


4


5

► SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul " Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor

pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.

Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan

di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang

dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang,

pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk

memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan

pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan

meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini

mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil

bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan

kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan

praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan

keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama dua hari; namun, lama

pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

Pembelajaran bersifat mandiri

Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif

Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator

saling belajar dari pengalaman satu sama lain)

Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang

bersifat korektif

Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan

pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang

diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang

dibutuhkan.

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi

pelatihan dengan sejelas mungkin.


6

► TUJUAN MODUL

Di akhir pelatihan ini, anda akan dapat:

Mendefinisikan Kontrak Payung dan karakteristiknya

Menjelaskan manfaat dan risiko yang terkandung dalam Kontrak Payung

Membandingkan unsur-unsur yang berbeda dalam prosedur Kontrak Payung

Menjelaskan bagaimana kontrak payung harus mematuhi persyaratan, peraturan dan

perundang-undangan tentang kontrak payung

Menjelaskan pentingnya penelusuran, pencatatan dan verifikasi, serta penerapannya

dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

Menjelaskan dasar-dasar alur kerja SIMP

Menjelaskan manfaat dan tantangan dalam penerapan SIMP


7

► AGENDA PELATIHAN

HARI PERTAMA

Waktu Topik

08:00 – 08:15 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

08.15 – 08.45 Icebreaker - Mengibarkan Bendera

08:45 – 09:00 Uji Pengetahuan Prapelatihan

09.00 – 09.45 Sesi 1: Pendahuluan tentang Kontrak Payung

09:45 – 10:00 Rehat

10:00 – 10:20 Kegiatan 1. Mengindetifikasi Peluang

10:20 – 10:45 Kegiatan 2. Menggunakan Kontrak Payung: Studi Kasus 1

11:00 – 11:45 Sesi 2: Manfaat dan Resiko Kontrak Payung

11:45 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:45 Sesi 3: Prosedur Kontrak Payung

14:00 – 14:20 Kegiatan 1. Latihan Praktis - Menentukan Jumlah Pengguna dan Penyedia Barang

/Jasa

14:20 – 14:45 Kegiatan 2. Kontrak Payung: Studi Kasus 2

14:45 – 15:00 Rehat

15:00 – 15:45 Sesi 4: Proses Kontrak Payung

15:45 – 16:15 Kegiatan 1. Menggunakan Kontrak Payung: Studi Kasus 3

16:15 – 16:30 Kegiatan 2. Uji Pengetahuan Interaktif


8

HARI KEDUA

Waktu Topik

08:00 – 08:15 Pembukaan

08:15 – 09:00 Sesi 5: Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Pengadaan

09:00 – 09:20 Kegiatan 1. Penyampaian, Penyimpanan dan Pemberian

09:20 – 09:45 Kegiatan 2. SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 1

09:45 – 10:00 Rehat

10:00 – 10:45 Sesi 6: Alur Kerja Utama Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

10:45 – 11:05 Kegiatan 1. Menetapkan Urutan Aplikasi SIMP


11:30 – 13:30 Ishoma

13:30 – 14:15 Sesi 7: Manfaat dan Resiko Menerapkan SIMP

14:15 – 14:35 Kegiatan 1. Penerapan SIMP


15:00 – 15:15 Rehat

15:15 – 15:45 Kajian Modul 6. Who Wants to be a Millionaire

15:45 – 16:15 Uji pengetahuan pasca pelatihan , evaluasi pelatihan


9

► ATURAN PELATIHAN

SELAMAT DATANG!

Selamat datang di modul keenam: Kontrak Payung dan Sistem Informasi

Manajemen Pengadaan (SIMP). Kami sangat senang Anda telah bergabung

dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk

memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi

administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

Memastikan kehadiran Anda setiap hari

Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi

dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan

perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan

barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

7. Harap matikan dering telepon genggam Anda


10


11

► PENGENALAN MODUL

Slide 1

1

SELAMAT DATANG DI MODUL 6

Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen

Pengadaan (SIMP)

Pelatihan Pengadaan – Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Pengembangan Sumber Daya Manusia

Petunjuk untuk Fasilitator:

Waktu: 15 menit

Perlengkapan: flip chart, spidol, komputer, proyektor, layar


12

Slide 2

2

Pembukaan


Waktu: 15 menit

Perlengkapan: flip chart, spido, komputer, proyektor, layar


13

Slide 3

Aturan Pelatihan

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

• Memastikan kehadiran Anda setiap hari

• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

• Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

• Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

• Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi

dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukkan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan

perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan

barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

7. Harap matikan dering telepon genggam Anda


14

Slide 4

Proyek Modernisasi

Pengadaan

Pengembangan Sumber Daya

Manusia (SDM)

Gambaran Umum


15

Slide 5

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDMRangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan

GAMBARAN UMUM

Pelatihan akan difokuskan pada pengembangan keterampilan aktual peserta pelatihan dan

diselaraskan dengan tingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat

dasar, tingkat menengah dan tingkat lanjutan

PERBEDAAN UTAMA

Pelatihan Keahlian Pengadaanmelengkapi program sertifikasi pengadaan LKPP dan pada

batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor

sebelumnya, yaitu ISP3 (Ausaid).

PENDEKATAN

• Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasil Penilaian Kebutuhan Pelatihan yang

dilakukan pada tahun 2012 dan Laporan Akhir yang disampaikan pada bulan September 2012.

• Pelatihan yang terarah melalui berbagai media penyampaian pelatihan, seperti pembelajaran melalui

media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan

memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, seperti Kontrak Payung, Sistem

Informasi Manajemen Pengadaan, e-Catalogue dan Pengadaan Barang/Jasa yang Berkelanjutan.


16

Slide 6

Catatan untuk Fasilitator:

Jelaskan kepada para peserta subjek dan topik yang telah dicakup oleh proyek sejauh

ini. Modul-modul sebelumnya mencakup berbagai topik dan modul ini memusatkan

perhatian pada aspek-aspek yang berbeda, khusus dalam kontrak payung.

Modul ini akan memberikan pemahaman tentang kontrak payung, baik dari segi konsep

maupun praktik

Kontrak payung berbeda dengan jenis-jenis kontrak lainnya yang biasa digunakan di

Indonesia. Dengan demikian, modul ini akan mengaitkan prinsip-prinsip pengadaan

dengan penyusunan dan pengelolaan kontrak itu sendiri yang tengah berjalan.

Modul ini juga akan membahas Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP),

pengembangan dan penggunaannya. Selain itu, modul ini akan menghubungkan

penggunaan SIMP dengan setiap tahap dalam proses pengadaan barang/jasa dan

menyampaikan cara-cara yang dapat digunakan oleh pengelola pengadaan untuk

melindungi proses pengadaan ketika menggunakan sistem tersebut.


17

Slide 7

Tujuan Modul

Di akhir pelatihan ini, anda akan dapat :

• Mendefinisikan Kontrak Payung dan karakteristiknya

• Menjelaskan manfaat dan risiko yang terkandung dalam Kontrak

Payung

• Membandingkan unsur-unsur yang berbeda dalam prosedur Kontrak

Payung

• Menjelaskan bagaimana kontrak payung harus mematuhi

persyaratan, peraturan dan perundang-undangan tentang kontrak

payung

• Menjelaskan pentingnya penelusuran, pencatatan dan verifikasi ,

serta penerapannya dalam Sistem Informasi Manajemen

Pengadaan (SIMP)

• Menjelaskan dasar-dasar alur kerja SIMP

• Menjelaskan manfaat dan tantangan dalam penerapan SIMP


18

Slide 8


19

Slide 9


20

Slide 10


21

Slide 11

Uji Pengetahuan

Prapelatihan

Uji Pengetahuan Prapelatihan

Waktu: 15 menit


1. Bagikan lembar Uji Pengetahuan Prapelatihan.

2. Jelaskan kepada para peserta bahwa kuesioner ini tidak untuk dinilai, namun semata-mata

untuk mengukur pengetahuan dan pengalaman mereka sejauh ini dalam menerapkan

prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa.


22


23

► SESI 1 - PENDAHULUAN TENTANG KONTRAK PAYUNG

Slide 1

Sesi 1

Pendahuluan tentang Kontrak

Payung


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


24

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

• Menjelaskan tentang kontrak payung

• Memahami perlunya kontrak payung

• Membedakan antara kontrak payung dengan kontrak

pengadaan lainnya

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


25

Slide 3

Di mana Anda membeli kebutuhan sehari-hari?

Supermarket? Warung? Atau keduanya?

3

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


26

Slide 4

4

Kontrak payung adalah…

Kontrak yang dapat (terus) digunakan untuk

memperoleh barang/jasa dari satu atau lebih

penyedia barang/jasa selama jangka waktu

tertentu.

Apa yang dimaksud dengan kontrak payung?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


27

Slide 5

5

• Sebuah metode untuk menjadikan pengadaan lebih

sederhana dan mudah

• Komitmen itikad baik pemerintah kepada penyedia

barang/jasa

• Instrumen yang memungkinkan untuk melakukan

pengadaan barang/jasa secara berulang jika volume

barang/jasa yang diperlukan belum dapat ditentukan

• Seperangkat ketentuan yang sudah ditetapkan terlebih

dahulu antara penyedia barang/jasa dengan pemerintah

untuk durasi waktu tertentu

Kontrak payung merupakan…


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


28

Slide 6

6

Kontrak Standar Kontrak Payung

Membuat sebuah kontrak payung lebih mudah dan lebih menghemat

waktu daripada membuat beberapa kontrak secara terpisah setiap kali

memerlukan barang/jasa

Pen

yed

iaB

Pen

yed

iaCP

en

yed

iaA

Penyedia A

Penyedia B

Penyedia C

Penyedia D

Pemesanan

1Kontrak 1

Kontrak 2

Kontrak 3

Kontrak 4

Kontrak

Payung 1

Kebutu

han

Bara

ng /

Jasa

Kebutu

han

Bara

ng/J

asa

Pemesanan

2

Pemesanan

3

Pemesanan

4

Pemesanan

1

Pemesanan

2

Pemesanan

3

Pemesanan

4


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


29

Slide 7

7

Sifat Kontrak Standar Sifat Kontrak Payung

Kontrak payung adalah sejenis kontrak yang memungkinkan untuk

menentukan skala pengadaan yang bervariasi dan jaringan penyedia

barang/jasa yang lebih luas

Penyedia Tunggal

Pembelian Tunggal

Skala Kebutuhan Ditentukan

Ruang Lingkup Kebutuhan

Ditentukan

Jangka Waktu Ditentukan

Peraturan Ditetapkan

Satu atau Banyak Penyedia

Pembelian Jamak (berdasarkan

permintaan)

Skala Kebutuhan Bervariasi

Ruang Lingkup Kebutuhan

Ditentukan

Jangka Waktu Ditentukan

Peraturan Ditetapkan


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


30

Slide 8

8

• Kontrak Payung tetap dianggap sebagai sebuah

kontrak

• Penyedia barang/jasa bersaing untuk menyediakan

barang/jasa yang dibutuhkan

• Terdapat persaingan antar penyedia barang/jasa untuk

terpilih menjadi salah satu pihak dalam kontrak payung

(kompetisi standar) maupun untuk mendapatkan

pekerjaan tertentu dalam kontrak tersebut (kompetisi

mini)


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


31

Slide 9

Apa manfaat menggunakan kontrak payung? • Setelah kontrak payung diberikan kepada penyedia barang/jasa,

proses pengalokasian dana dan penerimaan barang/jasa menjadi

sangat sederhana dan terstandarisasi.

• Penyederhanaan dan standarisasi dapat menghasilkan pengadaan

barang/jasa yang berkualitas tinggi dan efisien waktu

• Proses pengadaan yang lebih cepat dan berkurangnya pekerjaan

administrasi akan menghasilkan penghematan biaya bagi

pemerintah maupun bagi penyedia barang/jasa

• Penghematan biaya terjadi karena biaya administrasi menjadi lebih

rendah (waktu/tenaga lebih sedikit) dan biaya pengadaan menjadi

lebih rendah (harga barang/jasa lebih murah)

1

Rp

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


32

Slide 10

Anda !

• Kontrak payung digunakan oleh pemerintah di seluruh

dunia.

• Kontrak payung merupakan salah satu instrumen penting

bagi unit layanan pengadaan barang/jasa pemerintah

berskala besar

• Banyak kementerian menganjurkan untuk lebih banyak

menggunakan kontrak payung

10

Siapa yang menggunakan kontrak payung?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


33

Slide 11

Kapan Anda menggunakan

kontrak payung?

11

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


34

Slide 12

Jika pengadaan yang Anda lakukan memenuhi dua dari ketiga kondisi

ini, maka terdapat peluang besar untuk menggunakan kontrak payung

12

Kontrak payung sangat sesuai untuk digunakan dalam

kondisi tertentu

Volume

Pemesanan

bervariasi*

Kebutuhan

Sederhana

Kebutuhan

Dipahami

dengan baik

*Volume bervariasi didefinisikan sebagai volume barang/jasa yang tidak pasti secara

berkelanjutan

Kapan kontrak payung digunakan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


35

Slide 13

3

• Sifat dari kontrak payung secara umum adalah adanya

kebutuhan yang pasti dan sederhana tetapi volume dan

jadwal pengadaan barang/jasa di masa mendatang

belum dapat ditentukan

• Pertimbangkan pengadaan barang/jasa yang

memerlukan fleksibilitas yang lebih tinggi atau harga

yang lebih rendah

• Di pasar yang didominasi satu penyedia, harga

barang/jasa yang ditawarkan seringkali terlalu tinggi

dan kontrak payung sesuai untuk digunakan dalam

situasi ini.

Kapan kontrak payung digunakan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


36

Slide 14

Menurut Anda, kapan Anda dapat

menggunakan kontrak payung di

ULP Anda?

4

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


37

Slide 15

Poin-Poin Penting

2

Kontrak payung adalah…

kontrak yang dapat (terus) digunakan untuk memperoleh barang/jasa

Kontrak payung merupakan praktik terbaik yang dapat digunakan oleh unit

layanan pengadaan barang/jasa berskala besar dan kecil di seluruh dunia.

Kontrak payung sesuai untuk kegiatan pengadaan yang sederhana, dipahami

dengan baik, dengan volume yang bervariasi karena dapat dilakukan

standarisasi dan penyederhanaan.

Penggunaan kontrak payung akan mengakibatkan penurunan biaya.

Kontrak payung meningkatkan proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih

baik bagi pemerintah maupun penyedia barang/jasa.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


38

Slide 16

16

Terima kasih!

Ada

pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


39

Slide 17

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1

Mengidentifikasi Peluang

Lihat buku kegiatan di bagian

akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


40

Slide 18

Diagram Identifikasi: contoh

18

Volume

Pemesanan

Bervariasi

Kebutuhan

Sederhana

Kebutuhan

Dipahami dengan

baik

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


41

Slide 19


Menggunakan Kontrak Payung :

Studi kasus 1



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


42

Slide 20

Kebutuhan barang/jasa dan kontrak payung

20

Kebutuhan:• Benih

• Pupuk

• Alat GPS

• Traktor 9RX

• Sistem irigasi lahan 10 ha

• Pekerja ladang

• Kepala ahli bidang pertanian

• Ternak

• Panel aluminium

• Pengatur waktu digital

• Bajak

• Tong plastik

• Staf administrasi

• Staf pemasaran

Kontrak payung yang tersedia:

Kontrak Payung A

Penyedia menyediakan komoditas

dalam jumlah besar

Kontrak Payung B

Penyedia menyediakan produk hasil

industri/teknologi

Kontrak Payung C

Penyedia menyediakan jasa sumber

daya manusia

Pengadaan Barang/Jasa Standar

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


43

► SESI 2 – MANFAAT DAN RISIKO KONTRAK PAYUNG

Slide 1

Sesi 2

Manfaat dan Risiko Kontrak Payung


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


44

Slide 2

Tujuan


• Mengidentifikasi manfaat kontrak payung

• Memahami risiko yang mungkin timbul dari kontrak

payung

• Mengetahui bagaimana memaksimalkan manfaat kontrak

payung dengan menghilangkan atau meminimalkan

risiko

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


45

Slide 3

3

Studi kasus: Ruas jalan dalam kawasan 3 in 1

• Jalan Jenderal Sudirman merupakan

ruas jalan dalam kawasan 3 in 1

• Mungkin kendaraan yang masuk ruas

jalan dalam kawasan ini lebih sedikit,

tetapi setiap kendaraan mengangkut

lebih banyak orang

• Kendaraan yang masuk ruas jalan

dalam kawasan 3 in 1 dan bis umum

mengurangi jumlah kendaraan di jalan,

sehingga transportasi menjadi lebih

efisien

• Kontrak payung memberikan

keuntungan serupa bagi setiap unit

layanan pengadaan (ULP)

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


46

Slide 4

Apa kemiripan ruas jalan kawasan 3

in 1 dengan kontrak payung?

4

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


47

Slide 5

• Seperti ruas jalan dalam kawasan 3 in

1, kontrak payung memberikan jalur

khusus bagi ULP untuk memberikan

kontrak dengan kuantitas yang lebih

besar dalam waktu yang lebih cepat

• Pengadaan dilakukan secara terpusat

dan dimonitor melalui satu sistem

• Beban administrasi berkurang dan

terdapat manajemen rantai pasokan

yang lebih transparan dan efisien –

semua ini mengurangi waktu yang

diperlukan proyek dan meningkatkan

efisiensi secara keseluruhan

5

Manfaat: efisiensi waktu

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


48

Slide 6

6

Manfaat: standarisasi

• Kontrak payung memungkinkan adanya

standarisasi pembelian di ULP atau proyek yang

berbeda

− Berbagai proyek konstruksi dapat membeli

sistem penerangan lampu neon yang sama

dengan ukuran yang sama

− Standarisasi penerangan dapat menggunakan

jenis stopkontak dan pengkabelan (wiring)

yang terstandarisasi, yang meningkatkan

kinerja sistem, kerjasama, dan

menguntungkan dari segi biaya

• Dengan menstandarisasi pembelian (membeli

barang yang sama), penyedia barang/jasa akan

menerima pemesanan dengan jumlah yang lebih

besar dan memberikan harga yang lebih rendah

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


49

Slide 7

• Jika terdapat kontrak payung multivendor (lebih

dari satu penyedia), pengelola pengadaan dapat

mengadakan kompetisi mini antar penyedia

barang/jasa dalam kontrak payung tersebut.

• Kompetisi mini adalah proses yang dapat Anda

wujudkan dalam proses pengadaan jika Anda

belum menentukan penyedia mana yang

memberikan nilai terbaik atau harga terendah

• Kompetisi mini memungkinkan Anda untuk

memperjelas kebutuhan Anda dan penyedia

akan bersaing untuk memberikan barang/jasa

yang terbaik dengan harga terendah

• Penyedia barang/jasa dapat terdorong untuk

meningkatkan kinerja dan mengurangi harga,

sama dengan pengadaan terbuka

7

Manfaat: kompetisi

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


50

Slide 8

8

Manfaat: Skala ekonomis

• Penyedia barang/jasa yang terikat kontrak

payung mengetahui bahwa pemerintah

menetapkan anggaran untuk memperoleh

barang/jasa dari penyedia barang/jasa

tersebut dan sejumlah kecil penyedia

lainnya yang terikat kontrak payung.

• Dengan demikian, penyedia barang/jasa

meningkatkan kemampuan produksinya

agar dapat memenuhi kebutuhan

pemerintah

• Volume barang/jasa yang lebih besar dapat

menekan biaya produksi, sehingga harga

per unit lebih rendah dan biaya

keseluruhan yang dikeluarkan lebih rendah

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


51

Slide 9

• Dalam kontrak payung terdapat lebih

sedikit beban administratif dan

peraturan yang harus dipenuhi

• Melalui kontrak payung, pengadaan-

pengadaan kecil dapat dilakukan

sesuai dengan syarat dan ketentuan

dalam kontrak payung, sehingga

tingkat transparansi dan kepatuhan

terhadap peraturan lebih tinggi tanpa

harus mengeluarkan sumber daya

yang lebih besar

9

Manfaat: transparansi

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


52

Slide 10

10

• Misalnya: pengadaan kertas untuk

kantor-kantor pemerintah

• Karena pengadaan ini menggunakan

kontrak payung, maka:

• Kertas yang dipesan bisa diterima

dengan lebih cepat dan beban yang

lebih sedikit

• Printer dapat distandarisasi untuk

menggunakan satu macam kertas

• Daya beli yang lebih besar

menyebabkan penyedia barang/jasa

memberikan harga kertas yang

murah

Contoh Manfaat

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


53

Slide 11

Bagaimana kelima prinsip

pengadaan barang/jasa dapat

diterapkan melalui kontrak payung?

11

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


54

Slide 12

Apa saja risiko yang mungkin

timbul dalam pelaksanaan

kontrak payung?

12

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


55

Slide 13

• Kontrak payung tidak rentan berubah dibandingkan

dengan kontrak pengadaan tunggal. Menambahkan

penyedia barang/jasa dan jenis barang/jasa baru ke

dalam portfolio unit layanan pengadaan lebih sulit untuk

dilakukan dengan cepat.

• Kontrak payung sering dibuat dengan menetapkan

syarat dan ketentuan yang cukup luas sehingga dapat

digunakan oleh berbagai lembaga pemerintah, tetapi

seringkali sulit untuk memperoleh barang/jasa yang

memerlukan rancangan khusus

• Jika tidak digunakan dengan benar, kontrak payung

dapat mencegah, membatasi atau merusak kompetisi.

Perusahaan multinasional besar diuntungkan dan

partisipasi usaha kecil dan menengah menjadi terbatas.13

Risiko

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


56

Slide 14

Poin-Poin Penting

14

Melalui kontrak payung, ULP mendapatkan jalur khusus untuk memperoleh

kuantitas barang/jasa yang lebih besar dalam waktu yang lebih singkat

Melalui kontrak payung, standarisasi dapat diterapkan antar ULP atau proyek

yang berbeda sehingga meningkatkan efisiensi bagi pemerintah dan negara

melalui pengadaan dengan volume yang lebih besar dan kerjasama dalam

keseluruhan sistem.

Melalui kontrak payung multivendor (lebih dari satu penyedia), pengelola

pengadaan dapat mewujudkan kompetisi mini antar penyedia barang/jasa

dalam kontrak payung tersebut, sehingga barang/jasa dapat diperoleh dengan

biaya yang lebih rendah

Jika tidak digunakan dengan benar, kontrak payung dapat mencegah,

membatasi, atau merusak kompetisi, dan mungkiin akan sulit menerima

perubahan.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


57

Slide 15

15

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


58


59

► SESI 3 – PROSEDUR KONTRAK PAYUNG

Slide 1

Sesi 3

Prosedur Kontrak Payung


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


60

Slide 2

Tujuan


• Memahami berbagai konfigurasi penyedia dan pengguna,

dan bagaimana memilih di antara konfigurasi penyedia

dan pengguna tersebut

• Memahami berbagai struktur kompetisi dan bagaimana

memilih di antara struktur kompetisi tersebut

• Memahami bagaimana merancang kontrak payung dan

ketentuan-ketentuan yang harus dipertimbangkan

• Memahami implikasi dari keputusan yang diambil terkait

dengan hal-hal ini

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


61

Slide 3

Satu Pengguna Lebih dari Satu Pengguna

Satu Penyedia Lebih dari Satu Penyedia (Multivendor)

Terbuka untuk Penyedia Baru Tertutup untuk Penyedia Baru

Kompetisi Dua Tahap(terbuka untuk syarat & ketentuan baru)

Kompetisi Satu Tahap(Tertutup untuk syarat & ketentuan baru)

Terdapat empat pilihan yang harus dipertimbangkan

pengelola pengadaan

Struktur Kontrak Payung

vs.

vs.

vs.

vs.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


62

Slide 4

Konfigurasi Pengguna dan Penyedia:

4


Satu Penyedia Lebih dari Satu Penyedia(Multivendor)

SatuPengguna

• Cepat dan dapat diandalkan

• Lebih dari satu pengadaan dari waktuke waktu

• Syarat dan ketentuan tidak perludinegosiasikan

• Sekelompok kecil penyedia = evaluasilebih cepat

• Sekelompok penyedia yang cukupbesar = manfaat diperoleh darikompetisi dan fleksibilitas

• Kapasitas yang lebih beragam untukmemenuhi kebutuhan barang/jasa

Lebih dariSatu

Pengguna

• Pengadaan lebih cepat dari satupenyedia

• Daya beli rata-rata yang lebih besar

• Terdapat tekanan yang lebih besaruntuk penurunan harga

• Solusi barang/jasa yang lebihberagam dan lebih banyak calonpenyedia barang/jasa

• Memaksimalkan tekanan terhadapharga agar harga lebih rendah danfleksibilitas persyaratan barang/jasayang dibutuhkan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


63

Slide 5

Kontrak Payung Terbuka:

• Selama kontrak payung terbuka berlangsung,

penyedia barang/jasa baru dapat menjadi salah satu

pihak dalam kontrak payung tersebut.

• Pada tahap pertama, evaluasi hanya dilakukan

terhadap kualifikasi dan ketanggapan penyedia

barang/jasa. Kompetisi terjadi pada tahap kedua.

• Kontrak Payung Terbuka pada umumnya digunakan

untuk pengadaan barang/jasa off-the-shelf (tersedia

dan siap pakai), misalnya monitor komputer


5

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


64

Slide 6

Kontrak Payung Tertutup:

• Pada saat kontrak awal dibuat, daftar penyedia

barang/jasa yang terikat kontrak sudah ditetapkan

• Kebanyakan kontrak payung merupakan kontrak

payung tertutup karena ada manfaat tersendiri

bagi penyedia barang/jasa dan pemerintah

6


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


65

Slide 7

Kompetisi Dua Tahap

(Terbuka untuk syarat dan ketentuan baru)

• Pemerintah dapat melakukan perubahan ketentuan

yang tercantum dalam kontrak untuk menyesuaikan

dengan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan.

• Perubahan ketentuan yang tercantum dalam kontrak

dilakukan pada saat kompetisi mini dalam kompetisi

dua tahap akan berlangsung untuk untuk

menyesuaikan dengan kebutuhan barang/jasa yang

diperlukan

7


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


66

Slide 8

Kompetisi Satu Tahap

(Tertutup untuk syarat dan ketentuan baru):

• Setelah kontrak selesai dirancang, syarat dan

ketentuan yang tercantum tidak dapat diubah lagi.

• Kompetisi satu tahap lebih sesuai untuk kebutuhan

barang/jasa yang dipahami dengan baik, yang

kemungkinan tidak akan berubah atau yang tidak

memerlukan kompetisi mini

8


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


67

Slide 9

9

Pemilihan struktur yang sesuaiJenis Kompetisi

• Seberapa spesifik kebutuhan barang/jasa dapat

diidentifikasikan akan menentukan jenis kompetisi yang sesuai

• Jika spesifikasi kebutuhan barang/jasa dapat ditentukan

dengan akurat dan tepat, maka kompetisi satu tahap

merupakan jenis kompetisi yang sesuai

• Kompetisi satu tahap dapat memaksimalkan persaingan dan

menghasilkan penawaran yang terbaik sejak awal. Namun,

jenis kompetisi ini kurang fleksibel dan memerlukan

perencanaan yang tepat dan akurat

• Jika kebutuhan barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat

dan tepat, tetapi pergerakan pasar penyedia barang/jasa

berlangsung cepat atau tidak stabil, maka kompetisi dua tahap

lebih diutamakan.

vs.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


68

Slide 10

10

Pemilihan struktur yang sesuaiSatu Penyedia vs Lebih dari Satu Penyedia (multivendor)

• Kontrak payung tertutup yang mengikat satu penyedia dapat

menekan harga (memperoleh diskon) dari penyedia tersebut jika

volume barang/jasa yang dibutuhkan pemerintah cukup besar

hingga mencakup sebagian besar pasar penyedia barang/jasa

• Kontrak payung yang mengikat lebih dari satu penyedia

barang/jasa (Kontrak Payung Multivendor) lebih umum dipakai

untuk barang/jasa yang pelaksanaan pekerjaan/kuantitas tidak

diketahui

• Jika pemerintah tidak dapat mengidentifikasi penyedia

barang/jasa yang terbaik, jika kebutuhan barang/jasa diperkirakan

akan berubah, dan jika pasar penyedia barang/jasa bersifat tidak

stabil dan dinamis, maka Kontrak Payung Multivendor yang

berpotensi menghasilkan pengadaan barang/jasa yang berhasil

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


69

Slide 11

11

Pemilihan struktur yang sesuai

Satu Penyedia vs Lebih dari Satu Penyedia

• Untuk mengambil keputusan dalam hal ini, diperlukan

pemahaman terkait keseimbangan dan untung-rugi (balance

and trade-off) dari prioritas yang bersaing.

• Misalnya, jika Anda memilih lebih dari satu penyedia,

kontrak payung dapat menciptakan pasar penyedia

barang/jasa baru, tetapi Anda mungkin tidak mendapatkan

barang/jasa dengan harga terendah

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


70

Slide 12

Haruskah ada batasan jumlah penyedia barang/jasa yang ditetapkan dalam

kontrak payung multivendor?

12

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


71

Slide 13

• Pada umumnya tidak ada batasan jumlah penyedia yang

ditetapkan dalam kontrak payung multivendor

• Pengelola pengadaan selalu mempertimbangkan semua sudut

pandang, termasuk sudut pandang penyedia barang/jasa

• Terlalu banyak penyedia barang/jasa yang diberi ruang dapat

mengurangi minat dan partisipasi penyedia barang/jasa karena

bagian kerja yang didapat semakin kecil per penyedia

barang/jasa

• Lebih banyak penyedia berarti setiap kompetisi mini akan

berlangsung sangat kompetitif, tetapi tingkat keberhasilannya

rendah

• Pengelola pengadaan juga harus mempertimbangkan pasar

penyedia barang/jasa dan barang/jasa yang dibutuhkan pada

saat mengambil keputusan dalam hal ini.

13

Pertimbangkan penyedia barang/jasa

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


72

Slide 14

• Pada umumnya, kontrak payung dua tahap harus

diadakan dengan sekurang-kurangnya tiga penyedia

barang/jasa untuk memastikan kompetisi dan

fleksibilitas dalam barang/jasa yang ditawarkan

• Masa berlaku kontrak payung sebaiknya tidak lebih

dari tiga tahun agar tidak terjadi antikompetisi.

• Biaya yang dikeluarkan untuk menetapkan kontrak

payung lebih tinggi daripada kontrak pengadaan

tunggal, maka potensi manfaat harus lebih besar dari

biaya yang sudah dikeluarkan

• Oleh karena itu, analisis biaya dan manfaat harus

dilakukan sebelum kontrak payung dibuat

Penetapan kontrak payung

13

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


73

Slide 15

• Kontrak payung harus sesuai dengan semua peraturan

perundang-undangan yang ditaati oleh kontrak standar.

• Jika merancang kontrak payung tertutup , kontrak payung

harus mematuhi metode pengadaan standar.

• Kontrak payung terbuka harus sesuai dengan prosedur

terbuka seperti dalam proses lelang terbuka

• Kontrak payung bukan alternatif perencanaan pengadaan.

Kontrak payung juga tidak untuk menunda atau

menghindari pengambilan keputusan yang sulit dalam

pengadaan barang/jasa.

15

Tambahan dalam Penetapan Kontrak Payung

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


74

Slide 16

Poin-poin penting

16

Kontrak Payung Terbuka vs Tertutup: Apakah penyedia barang/jasa baru dapatmenjadi salah satu pihak dalam kontrak payung selama berlangsungnyakontrak? Kontrak payung tertutup dapat menawarkan banyak keuntungan bagipenyedia barang/jasa karena kompetisi yang terbatas dan pembeli yang loyal

Satu Pengguna vs. Lebih dari Satu Pengguna: Berapa jumlah instansipemerintah yang dapat menggunakan kontrak payung untuk memperolehbarang/jasa yang dibutuhkan?

Satu Penyedia vs. Lebih dari Satu Penyedia: Berapa jumlah penyediabarang/jasa yang dapat menjadi pihak dalam kontrak payung untukmemberikan barang/jasa yang dibutuhkan?

Kompetisi Dua Tahap vs. Satu Tahap : Apakah para penyedia barang/jasaberkompetisi untuk menjadi salah satu pihak dalam kontrak payung (kompetisisatu tahap) atau penyedia barang/jasa berkompetisi setelah menjadi salah satupihak dalam kontrak payung (kompetisi dua tahap)?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


75

Slide 17

17

Terima kasih!

Ada

pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


76

Slide 18


Menentukan Jumlah Pengguna dan

Penyedia Barang/Jasa


belakang buku panduan Anda

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


77

Slide 19


Menggunakan Kontrak Payung:

Studi Kasus 2



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


78

Slide 20

Kontrak Payung untuk pertanian

20

Kontrak Payung A:

• Benih

• Pupuk

• Ternak

• Panel aluminium

• Tong plastik

Kontrak Payung B:

• Alat GPS


• Bajak

Kontrak Payung C:


• Pekerja ladang


• Staf pemasaran

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


79

► SESI 4 – PROSES KONTRAK PAYUNG

Slide 1

Sesi 4

Proses Kontrak Payung


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


80

Slide 2

Tujuan


• Menetapkan persyaratan dalam kontrak payung

• Memastikan kontrak payung sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku

• Menetapkan pemenang kontrak payung dan

memantau kontrak payung

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


81

Slide 3

• Semua syarat dan ketentuan harus ditetapkan di awal

untuk mendorong partisipasi dan mewujudkan

transparansi

• Persyaratan dan standar teknis seringkali sudah lawas

pada saat berakhirnya masa berlaku kontrak payung dan

dapat membatasi kompetisi.

• Persyaratan fungsional akan mendorong penyedia

barang/jasa untuk berinovasi dan meningkatkan

kapasitas teknisnya dari waktu ke waktu untuk memenuhi

kebutuhan barang/jasa yang lebih luas.

• Yang paling penting, Anda harus memastikan kebutuhan

barang/jasa yang diperlukan pengguna dipahami dengan

baik.5

Menetapkan persyaratan fungsional

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


82

Slide 4

Bagaimana Anda merumuskan

persyaratan fungsional untuk

pengadaan komputer laptop bagi

perawat di rumah sakit?

6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


83

Slide 5

Menetapkan persyaratan fungsional

Teknis

• Laptop harus menggunakan

Windows XP

• Laptop harus menggunakan

keyboard QWERTY

• Laptop harus mendukung

sistem rekam medis MedStar

di Rumah Sakit

• Harga laptop tidak melebihi Rp

4,000,000

Fungsional

• Laptop harus mendukung

kegiatan rutin perawat

• Laptop harus memiliki sistem

word processing dan

mendukung sistem rekam

medis terbaru

• Laptop harus melebihi standar

kapasitas memori dan

penyimpanan data

Persyaratan untuk komputer laptop perawat RS:

7

Kinerja

• Laptop harus dapat memasuki proses start up dalam waktu kurang

dari 30 detik

• Laptop harus dapat menahan temperatur internal di bawah 30 derajat

Celsius pada saat dioperasikan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


84

Slide 6

• Setiap klausul dan ketentuan yang dapat

berubah harus diidentifikasikan di awal

• Dalam situasi ini, perlu dibuat perkiraan waktu,

frekuensi, dan kuantitas barang/jasa yang akan

diperlukan

• Perkiraan harga juga dapat dibuat pada saat ini,

tetapi perubahan syarat dan ketentuan, pasar

penyedia barang/jasa, dan nilai tukar dapat

mengakibatkan perkiraan harga menjadi tidak

tepat

Menetapkan persyaratan dalam kompetisi dua

tahap

8

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


85

Slide 7

9

Kompetisi

Kejujuran

KeadilanAkuntabilitas /

Kepatuhan

Transparansi

Dokumentasi,

pengelolaan kontrak,

dan administrasi

kontrak bergantung

pada informasi yang

jujur supaya dapat

berfungsi dengan baik

Dokumentasi dan pengelolaan

yang baik memastikan

terjaganya keadilan

Admiinistrasi kontrak yang

tidak mematuhi hukum dapat

merusak citra ULP

Tidak ada cara yang lebih

baik untuk mewujudkan

transparansi selain

menyediakan dokumen-

dokumen proses pengadaan

yang dapat dilihat dan

diaudit oleh masyarakat

Konfigurasi yang tepat dalam kontrak payung

dapat menjaga berlangsungnya kompetisi

yang sehat

Kepatuhan terhadap peraturan perundang-

undangan dan prinsip-prinsip pengadaan

barang/jasaKontrak payung juga harus mematuhi peraturan perundang-undangan yang

dipatuhi kontrak standar dan kelima prinsip pengadaan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


86

Slide 8

Kompetisi Satu Tahap:

• Penetapan penyedia harus sesuai dengan ketentuan dalam kontrak

payung dan para pihak dalam kontrak payung tidak diperbolehkan

membuat perubahan yang substansial terhadap syarat dan

ketentuan dalam kontrak payung tersebut.

• Penetapan penyedia harus dilakukan dengan benar, sehingga tidak

mencegah, membatasi atau merusak kompetisi

• Penetapan penyedia dapat dilakukan dalam beberapa cara, antara

lain:

− Sistem pemeringkatan penyedia

− Penetapan penyedia dengan melakukan rotasi antar penyedia

atau didistribusi berdasarkan persentase yang disepakati (hanya

dilakukan jika penyedia membutuhkan jaminan agar bisnisnya

dapat terus beroperasi)

Menetapkan pemenang kontrak payung

8

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


87

Slide 9

Kompetisi dua tahap:

• Para pihak tidak dapat membuat perubahan yang substansial

terhadap syarat dan ketentuan apa pun, walaupun penetapan

atau perumusan ketentuan dalam kontrak yang diidentifikasi

sebelumnya mungkin lebih akurat dan tepat

• Penetapan pemenang harus dilakukan dengan benar,

sehingga tidak mencegah, membatasi atau merusak

kompetisi

• Semua penyedia yang menjadi salah satu pihak dalam

kontrak payung harus diundang untuk menyampaikan

penawaran

• Penyedia yang ditetapkan sebagai pemenang adalah

penyedia yang menyampaikan penawaran terbaik

13

Menetapkan pemenang kontrak payung

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


88

Slide 10

• Instansi pemerintah harus menilai secara teratur apakah

kontrak payung masih memiliki nilai guna dan masih dapat

mengakses barang/jasa terbaik yang dapat ditawarkan

pasar penyedia barang/jasa

• Terkadang pengelola pengadaan terlalu nyaman

menggunakan kontrak payung dan menjadi lengah. Hal ini

dapat dimanfaatkan penyedia untuk mengambil jalan pintas

• Memonitor konflik kepentingan juga penting dilakukan

dalam instansi pengadaan terpusat berskala besar

14

Pemantauan kontrak payung

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


89

Slide 11

• Ada dua cara pelaksanaan kontrak payung yang

dipraktikkan di Indonesia saat ini:

• Secara manual: menggunakan persiapan

administratif dan metode yang terstandarisasi untuk

menyusun dokumen, mengumumkan pengadaan,

menerima penawaran, dan menetapkan pemenang

• E-Katalog: menggunakan aplikasi Sistem Informasi

Manajemen Pengadaan (SIMP) untuk

menyampaikan penawaran, berbagi informasi,

bertransaksi, dan menyelesaikan pengadaan

14

Pelaksanaan kontrak payung

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


90

Slide 12

• E-Catalogue adalah aplikasi e-Procurement yang

merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen

Pengadaan (SIMP)

• E-Catalogue memberikan gambaran tentang produk dan

harga secara online agar dapat dilihat oleh pengelola

pengadaan

• E-Catalogue, dan e-Purchasing secara umum

menciptakan standar proses penggunaan kontrak

payung

• E-Catalogue yang sudah berfungsi dengan baik

memberikan keterangan harga yang sudah disetujui

secara transparan, alur kerja, dan dokumentasi sesuai

dengan ketentuan kontrak payung

Manfaat menggunakan e-Catalogue

12

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


91

Slide 13

• Setelah kontrak payung disusun, penyedia barang/jasa

dapat menawarkan barang/jasanya di e-Catalogue

• Instansi pemerintah dapat menggunakan e-Catalogue

untuk melakukan pembelian di dalam kontrak payung

• Sebelum menyusun kontrak payung, e-Catalogue perlu

ditinjau untuk memastikan barang/jasa tersebut belum

tersedia secara online

• Sama seperti kontrak payung, e-Catalogue sesuai untuk

digunakan untuk kebutuhan yang sederhana, dipahami

dengan baik, dan bersifat umum

Kapan e-Catalogue digunakan

13

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


92

Slide 14

• E-Catalogue penting untuk dipahami dalam menyusun kontrak

payung yang efektif

• Modul 14 “Menjalankan Kontrak Payung” akan secara fokus

menjelaskan tentang kontrak payung dan cara menyusun

kontrak payung menggunakan e-Catalogue

• Sesi 5, 6 ,dan 7 memperkenalkan tentang keseluruhan sistem

PMIS dan bagaimana cara kerja aplikasi e-Procurement untuk

memudahkan dan memperbaiki pengadaan barang/jasa

pemerintah.

Bagaimana cara menggunakan e-Catalogue

14

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


93

Slide 15

• Beberapa contoh dari LKPP, Inggris, dan New South

Wales, Australia

Beberapa contoh E-Catalogue

15

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


94

Slide 16

• E-Catalogue menunjukkan syarat dan ketentuan kontrak yang

dinegosiasikan dalam kontrak payung

• Untuk menggunakan e-Catalogue, lakukan langkah-langkah

berikut:

• Mencari, Menemukan, Memilih, dan Melakukan Finalisasi

• Perjanjian pembelian yang sifatnya lebih kompleks dinegosiasikan

dalam kontrak payung dan ditunjukkan dalam e-Catalogue,

misalnya untuk masalah instalasi atau pengangkutan barang.

• Segala jenis kontrak payung ditunjukkan, seperti proses dua tahap

yang menetapkan penyedia barang/jasa dari awal dan terdapat

harga khusus untuk masing-masing transaksi

• Tingkat kompleksitas kontrak payung akan menentukan tingkat

kompleksitas dari proses e-Catalogue & e-Purchase

Bagaimana Cara Menggunakan e-Catalogue

16

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


95

Slide 17

Poin-poin penting

Pada saat mencari peluang untuk menggunakan kontrak payung, pertimbangkan pengadaan barang/jasa yang memerlukan fleksibilitas yang lebih tinggi atau harga yang lebih rendah

Kontrak payung lebih efektif menggunakan persyaratan fungsional daripada persyaratan teknis

Penetapan penyedia harus dilakukan dengan benar, sehingga tidak mencegah, membatasi atau merusak kompetisi

Penggunaan E-Catalogue penting untuk melaksanakan kontrakpayung secara efektif

15

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


96

Slide 18

Terima kasih!

Ada

Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


97

Slide 19


Menggunakan Kontrak Payung:

Studi Kasus 3


akhir buku panduan Anda

Menggunakan Framework Agreement:

Studi kasus 3

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


98

Slide 20

Kontrak Payung untuk pertanian

Kontrak Payung A:

• Benih

• Pupuk

• Ternak

• Panel aluminium

• Tong plastik

Kontrak Payung B:

• Alat GPS


• Bajak

Kontrak Payung C:


• Pekerja ladang


• Staf pemasaran

Persyaratan

____________

____________

____________

____________

18

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


99

Slide 21


Uji Pengetahuan Interaktif



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


100


101

► SESI 5 – GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN (SIMP)

Slide 1

Sesi 5

Gambaran Umum

Sistem Informasi

Manajemen Pengadaan (SIMP)

Proyek Manajemen Pengadaan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

.


102

Slide 2

Di akhir sesi ini Anda akan mengetahui:

• Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi


• Siapa saja yang menggunakan SIMP

• Di mana SIMP digunakan

• Mengapa kita menggunakan SIMP

2

Tujuan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


103

Slide 3

• Sistem

• Informasi

• Manajemen

• Pengadaan

Dengan kata lain, SIMP adalah rangkaian aplikasi yang

terintegrasi yang mendukung proses pengadaan dari

perencanaan hingga pengelolaan kontrak.

SIMP adalah alat yang digunakan secara online pada setiap

tahap dalam proses pengadaan yang menghasilkan efisiensi,

transparansi dan efektifvitas yang lebih baik.

4

SIMP

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


104

Slide 4

3

Aplikasi pengadaan atau sistem teknologi

dan informatika (TI) apa yang digunakan

di ULP tempat Anda bekerja?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


105

Slide 5

• Aplikasi pengadaan digunakan oleh para pemangku

kepentingan di sepanjang siklus pengadaan untuk

membangun, melakukan transaksi dan mengelola berbagai

proses, kemudian mencatat dan melaporkan data-data tentang

pengadaan

• Aplikasi tersebut dimanfaatkan sejak awal, dari tahap riset dan

terus berlanjut hingga tahap penetapan pemenang dan

administrasi

Perenca-

naan

Penetapan

Pemenang

Pengelo-

laan

Kontrak

Permintaan

Penawaran

S I M P

5

Siapa yang menggunakan SIMP?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


106

Slide 6

• Pemangku Kepentingan, yang dapat mencakup:

– Pengelola pengadaan

– Manajer anggaran

– Tim Teknis

• Siapa Anda, dan apa peran Anda akan

menentukan apa yang dapat Anda akses.

• Misalnya, penyedia barang/jasa dan masyarakat

tidak akan pernah dapat melihat segala

informasi yang dapat dilihat oleh seorang

pengelola pengadaan, seperti halnya manajer

anggaran yang mungkin hanya dapat

mengakses informasi keuangan

5

– Penyedia barang/jasa

– Auditor

– Masyarakat

SIMP

SIMP akan menyaring

dan menggolongkan

akses

SIMP digunakan oleh

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


107

Slide 7

• Aplikasi dan alat pengadaan tersedia secara online melalui

internet

• SIMP berperan sebagai alat yang tepat bagi orang yang tepat

untuk proses yang tepat pada waktu yang tepat

• SIMP mencakup alur kerja pengelolaan pengadaan dan

dashboard (tampilan muka) untuk mengakses, meninjau dan

mengelola informasi pengadaan yang terkonsolidasi dari

semua sumber

6

Di mana SIMP digunakan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


108

Slide 8

• Semua pemerintah sedang berusaha untuk mengembangkan SIMP,

namun hanya segelintir yang telah merampungkannya. Masing-

masing berada pada tahap pengembangan yang berbeda-beda..

• Korea memiliki SIMP yang telah maju (Koneps). Pengembangannya

telah dimulai pada tahun 19978

Contoh SIMP Nasional

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


109

Slide 9

SMIP membantu perencanaan pengadaan barang/jasa,

evaluasi dokumen penawaran, pelelangan, pembelian

(e-Catalogue) dan pengelolaan kontrak yang memandu

proses pengelolaan siklus kontrak yang kita bahas

dalam Modul 5:

• Pengelolaan kontrak

• Pengelolaan dokumen

• Pengelolaan arsip

7

Mengapa kita menggunakan SIMP?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


110

Slide 10

• SIMP akan meningkatkan efisiensi, kepatuhan terhadap

peraturan, dan memperbaiki dokumentasi proses pengadaan

secara menyeluruh

• SMIP juga akan membantu penyedia barang/jasa dengan

membuka jalur komunikasi dengan pemerintah, sehingga

mempermudah untuk mencari peluang, melakukan negosiasi,

melakukan transaksi dan memberikan hasil sesuai dengan

kontrak pengadaan.

• SIMP akan membantu pemerintah dengan memberikan lebih

banyak informasi kepada ULP tentang lingkungan yang

kompetitif, berbagai penyedia barang/jasa dan data historis

pengadaan

• SIMP juga akan membantu pengelola pengadaan Indonesia

dengan menyediakan lokasi tunggal bagi mereka untuk

mengakses informasi berharga tentang pengadaan

7


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


111

Slide 11

SIMP mendukung nilai-nilai inti pengadaan barang/jasa

Kompetisi

Kejujuran

KejujuranAkuntabilitas/Kepatuhan

Transparansi

11


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


112

Slide 12

• Aplikasi pengadaan menyediakan data dan dokumentasi

yang menyeluruh bagi gudang data

• Aplikasi pengadaan mendukung pelaksanaan tugas rutin

dan meningkatkan efisiensi, transparasi, dan kepatuhan

• Gudang data menyatukan setiap aplikasi sebagai suatu

sistem yang terintegrasi

7

Aplikasi AplikasiAplikasi

Gudang Data

Application ApplicationApplication

Peran gudang data dalam SMIP

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


113

Slide 13

Gudang data menyediakan fungsi-fungsi sebagai berikut:

• Penyampaian Informasi dan Dokumentasi

• Penyimpanan Informasi dalam Pangkalan Data

• Pendistribusian Informasi antar aplikasi dan berbagi

informasi dengan para pengguna melalui Pelaporan dan

Analitik

8

Penyampaian

PPenyimpanan

PPendistribusian

P

Peran gudang data

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

.


114

Slide 14

14

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pengadaan digunakan oleh para pemangku kepentingan selama proses pengadaan barang/jasa

SIMP digunakan oleh pengelola pengadaan dan penyedia barang/jasa untukmengakses, menyunting, melakukan transaksi dan menyelesaikan data danformulir, dan juga digunakan oleh pemerintah pusat untuk membuat laporandan memantau pembelanjaan dan anggaran

SIMP akan membantu pengelola pengadaan di Indonesia denganmemberikan lokasi tunggal untuk mengakses informasi berharga tentangpengadaan.

SIMP akan membantu penyedia barang/jasa dengan membuka jalurkomunikasi dengan pemerintah yang telah diatur dan dicatat pada semuatahapan pengadaan.

Poin-Poin Penting

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


115

Slide 15

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


116

Slide 16


Penyampaian, Penyimpanan, dan

Pendistribusian



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


117

Slide 17


SIMP di Tempat Kerja:

Studi Kasus No. 1



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


118

Slide 18

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


119

Slide 19

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


120


121

► SESI 6 - ALUR KERJA UTAMA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN (SIMP)

Slide 1

Sesi 6

Alur Kerja Utama Sistem

Informasi Manajemen Pengadaan

(SIMP)


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


122

Slide 2

Di akhir sesi ini Anda akan dapat:

• Memahami aplikasi dan sistem alur kerja Sistem

Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) yang

mencakup:

– Perencanaan Pengadaan

– Analisis Penyedia Barang/Jasa

– E-Tendering

– Evaluasi Dokumen Penawaran dan Penetapan Pemenang

– E-Catalogue dan E-Purchasing

– Administrasi dan Pengelolaan Kontrak

– Laporan dan Pemantauan

2

Tujuan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


123

Slide 3

Aplikasi dan alat SIMP disediakan bagi pengelola

pengadaan pada setiap tahap dalam proses pengadaan

barang/jasa

Perencanaan

Pengadaan

Pengadaan

barang/jasa

e-Tendering

e-Purchasing

Evaluasi

Penawaran

Penetapan

Pemenang

e-Catalogue

Administrasi

&

Pengelolaan

Kontrak

Laporan &

Pemantauan

Analisis

3

Alur Kerja SIMP

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


124

Slide 4

Aplikasi Perencanaan Pengadaan menyediakan:

• Konsolidasi lini waktu, alur penting dan proyeksi biaya

dalam satu paket untuk perencana pengadaan

• Integrasi dengan aplikasi anggaran tahunan

• Data-data untuk pengelolaan dan pemantauan pengadaan

– Apabila tanggal penyerahan meleset, sistem dapat

memperingatkan pengelola pengadaan dan ketua pokja untuk

menyesuaikan sumber daya yang diperlukan dan fokus

pengadaan

• Menyediakan data-data untuk dipublikasikan dalam

Rencana Pengadaan Tahunan bagi penyedia barang/jasa

dan masyarakat

4

Alur Kerja SIMP: perencanaan pengadaan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


125

Slide 5

• Contoh pengumuman yang berasal dari perencanaan

pengadaan untuk LKPP, Skotlandia dan Singapura

5

Contoh: perencanaan pengadaan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


126

Slide 6

Alat analisis menyediakan poin akses terhadap;

• Informasi pasar eksternal – indeks, harga dan data tolok ukur

• Informasi tentang penyedia barang/jasa dari sistem

pemerintah berdasarkan berkas pajak, kepemilikan dan

riwayat kinerja

• Informasi tentang penyedia barang/jasa dari lelang dan

pengadaan yang pernah dilakukan, yang menyediakan

informasi tentang kapabilitas, kapasitas dan kapital

• Penyedia barang/jasa yang di-‘blacklist’ dan larangan

SIMP dapat menyimpan informasi yang berasal dari riset-

riset lain

6

Alur Kerja SIMP: alat analisis

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


127

Slide 7

Aplikasi E-Tendering menyediakan:

• Alur kerja otomatis, format standar (template) dan

proses pengelolaan lelang bagi pengelola pengadaan

• Otomatisasi setiap metode lelang yang berbeda

• Akses terhadap lelang, dokumentasi serta klarifikasi dan

panduan bagi penyedia barang/jasa, dan menawarkan

kemampuan untuk menyampaikan penawaran

• Aplikasi E-Auction mencakup penyediaan dukungan

untuk proses dua tahap atau multi tahap untuk

mendapatkan harga terbaik.

7

Alur Kerja SIMP: e-Tendering

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


128

Slide 8

• Contoh tentang pelelangan di India dan LKPP

8

Alur Kerja SIMP: e-Tendering

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


129

Slide 9

Alur Kerja SIMP: evaluasi penawaran dan

penetapan pemenang

Aplikasi evaluasi penawaran dan penetapan pemenangmerupakan subkomponen e-tendering yang komprehensif. Aplikasi ini menyediakan:

• Otomatisasi yang aman untuk proses pembukaan dokumenpenawaran

• Pengaturan dan pengelolaan proses-proses evaluasi, termasuk alurkerja untuk panitia evaluasi

• Otomatisasi untuk proposal wajib yang sederhana untukmendapatkan daftar pendek yang memenuhi syarat secara teknis.

• Aplikasi evaluasi yang dapat diatur agar secara otomatismengevaluasi atau memberi bobot kepada proposal., namun hal inimembutuhkan pengetahuan dan pengelolaan pengadaan yang sangat baik

• Bagian penetapan pemenang mencatat dan mengelolapengumuman kepada masyararakat tentang penetapan pemenang

9

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


130

Slide 10

PenyusunanKatalog

Aplikasi E-Catalogue menyediakan:

• Sistem yang mudah digunakan agar pembeli dapat mencari dan

menemukan produk atau jenis kontrak yang tepat.

• Katalog yang mencerminkan syarat dan ketentuan kontrak yang

dinegosiasikan di bawah kontrak payung

• Sistem yang mudah digunakan untuk menyusun, memperbarui dan

mengelola katalog

• Sistem yang terintegrasi dengan e-Purchasing yang dapat menghasilkan

purchase order (perintah pembelian) secara efisien dan akurat

e-Catalogue

Penyedia

Penyedia

Penyedia

Unit

Anggaran

K/D/L/I

Unit

Anggaran

K/D/L/I

Unit

Anggaran

K/D/L/IKatalog

Pengadaan

Online

OrdersPenyerahan hasil

e-Payment

Pemerintah

Indonesia

10

Alur Kerja SIMP: e-Catalogue

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


131

Slide 11

Aplikasi E-Purchasing:

• Memberikan sistem yang mudah digunakan untuk menyusun

Purchase Order yang akurat, yang disepakati dengan penyedia

barang/jasa

• Terintegrasi dengan E-Catalogue dan Sistem Pengadaan

• Mengelola alat penerimaan, penagihan dan pembayaran yang

menyiapkan dan menyampaikan tagihan serta mendistribusikan

dana pemerintah

Contoh e-Purchasing di Inggris11

Alur Kerja SIMP: e-Purchasing

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


132

Slide 12

• Mengelola pembelian

hingga proses

pembayaran

• Sistem yang mudah

digunakan bagi pembeli

dan penyedia

barang/jasa

Example of UK e-Purchasing12

Alur Kerja SIMP: e-Purchasing

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


133

Slide 13

Aplikasi administrasi dan pengelolaan kontrak menyediakan:

• Tempat penyimpanan semua kontrak, data-data dan dokumentasi

khusus tentang kontrak

• Pelacakan dan peraturan tentang tolok ukur dan hasil-hasil

pengadaan

• Alat yang mudah digunakan untuk semua proses dalam siklus

pengadaan

Pelaporan

Forum

Pengelolaan Proyek.

Kalendar

Pengelolaan Kinerja

Pengelolaan Dokumen

Pengelolaan Kontrak

Pengelolaan Isu.


Pengelola Pengadaan


13

Alur Kerja SIMP: administrasi & pengelolaan kontrak

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


134

Slide 14

Alur Kerja SIMP: administrasi dan

pengelolaan kontrak

• Contoh-contoh sistem yang digunakan di negara-negara

Uni Eropa dan Indonesia

14

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


135

Slide 15

• E-Monitoring adalah aplikasi internal di dalam suatu

kementerian atau ULP

• E-Monitoring secara aktif mengawasi kemajuan setiap

pengadaan berdasarkan rencana dan metriks kontrak

yang sedang berlangsung

• E-Monitoring serupa dengan dashboard di mobil, dan

mengingatkan penggunanya apabila terjadi masalah

15

Alur Kerja SIMP: e-Monitoring

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


136

Slide 16

• Pelaporan tingkat tinggi dan alat pengelolaan akan

digunakan di tingkat ULP, tingkat anggaran, tingkat

kementerian dan oleh LKPP

• Laporan akan digunakan untuk mengukur dampak,

kejujuran dan etika serta efisiensi penganggaran

• Laporan pelaksanaan akan membimbing arah

pengadaan Indonesia di masa depan

16

Alur Kerja SIMP: laporan dan pemantauan

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


137

Slide 17

17

SIMP akan mengumpulkan lini waktu, jalur penting dan proyeksi harga dalam satupaket untuk ULP dan perencana pengadaan dari pusat

SIMP akan memberikan kepada pengelola pengadaan data-data lengkap tentangpenyedia barang/jasa, termasuk tenaga kerja, peralatan dan capital asset untukdianalisis

SIMP akan memberikan dokumentasi pengadaan dan penawaran serta panduan,, klarifikasi dan opsi-opsi pelelangan kepada penyedia barang/jasa.

SIMP akan membuat pembukaan dan evaluasi penawaran elektronik, proses penunjukan dan penetapan pemenang dilakukan secara otomatis

E-Catalogue dalam SIMP akan memuat dokumentasi historis pengadaan danmenyediakan struktur bagi dokumentasi di masa yang akan datang

Alat pengelolaan kontrak dan pengelolaan penyedia barang/jasa akan melacak, mencatat dan mengatur tahapan penting berdasarkan kontrak dan penyerahanbarang/jasa

Alat pelaporan dan pengelolaan kontrak akan digunakan di tingkat pengelolapengadaan, kementerian, dan LKPP

Poin-poin penting

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


138

Slide 18

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


139

Slide 19


Menetapkan Urutan Aplikasi SIMP



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


140

Slide 20

Proses Pengadaan

? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

Pembelian

Pengelol

aan

Kontrak.

Pelelang

an

Permin

taan

Penaw

aran

Pengelolaa

n Penyedia

Barang/Jas

a.

Perencan

aan

Evaluasi

Analisis

Penyedia

Barang/J

asa

Pelapo

ran Katalog

SIMP

Diagram 1: Aplikasi SIMP

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


141

Slide 21



Studi Kasus No. 2



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


142


143

► SESI 7 – MANFAAT DAN RISIKO MENERAPKAN SIMP

Slide 1

Sesi 7

Manfaat dan Risiko

Menerapkan Sistem Informasi

Manajemen Pengadaan

(SIMP)


_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


144

Slide 2

Tujuan

Di akhir sesi ini Anda akan memahami:

• Banyaknya manfaat yang diperoleh dari Sistem Informasi


• Berbagai tantangan dalam menerapkan SIMP

2

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


145

Slide 3

Manfaat: keputusan yang lebih baik

Tujuan akhir alat pengadaan adalah meningkatkan efisiensi, efektivitas

dan transparansi melalui keputusan yang berdasarkan data, proses

yang efisien, dan standarisasi dokumen.

• SIMP di Indonesia bertujuan untuk memperbaiki semua tahapan

dalam proses pengadaan dengan memberikan informasi yang lebih

baik untuk pemerintah dan penyedia barang/jasa

• Aplikasi SIMP akan menjadi alat yang tepat untuk pekerjaan yang

tepat, yang tersedia di saat yang tepat

3

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


146

Slide 4

Manfaat: peningkatan produktivitas & mutu

proses pengadaan

SIMP meningkatkan produktivitas dan mutu proses pengadaandengan cara:

• Mengurangi waktu pemrosesan di semua proses pengadaan

• Meningkatkan komunikasi di antara semua pemangkukepentingan melalui instrumen online sederhana yang mudah digunakan oleh setiap pengguna

• Sebagai tempat penyimpanan catatan elektronik danpenarikan semua dokumen

• Menggunakan format standar dan akses cepat terhadapdokumen dan proses yang menjadi contoh

4

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


147

Slide 5

Manfaat: proses penyusunan jadwalSIMP akan memungkinkan penyusunan jadwal dan pengelolaan proses

yang terintegrasi di sepanjang siklus pengadaaan

• Rencana strategis jangka panjang menghasilkan tujuan jangka

menengah yang menghasilkan tahapan penting dan tugas-tugas

jangka pendek

• Otomatisasi dan pengelolaan penjadwalan dan proses memainkan

peran yang sangat penting untuk menghasilkan proses pengadaan

yang lengkap, tepat waktu dan sesuai dengan anggaran

• SMP yang efektif mengotomatisasi alur kerja, memberikan

peringatan aktif dan pengawaran pengelolaan

Perenca-

naan

Peneta-

pan Peme-

nang

Pengelola

anPermintaan

Penawaran

P e n yu s u n a n J a d w a l S I M P

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


148

Slide 6

Manfaat: format standar dan pedoman

SIMP menyediakan format standar dan pedoman untuk

setiap proses pengadaan

• Format standar dan pedoman tersedia secara online

sehingga ULP dapat menetapkan standar untuk metode

lelang, evaluasi dan dokumentasi yang mereka gunakan

• Dengan menggunakan format standar dan pedoman

tersebut, proses evaluasi dan dokumentasi dapat

dipercepat dan disistematisasi, namun pengelola

pengadaan tetap dapat membuat pertimbangan yang

diperlukan

6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


149

Slide 7

Manfaat: transparansiYang terpenting adalah penggunaan SIMP meningkatkan

transparansi dan akuntabilitas melalui:

• Kemampuan untuk melacak dan ketersediaan informasi yang

lengkap tentang setiap proses pengadaan

• Kemampuan untuk melacak mengacu pada kemampuan penyedia

barang/jasa untuk mengawasi kemajuan kegiatan pengadaan dan

perubahan yang dilakukan terhadap dokumentasi, proses atau

praktik pengadaan.

• Ketersediaan mengacu pada gambaran yang jelas tentang situasi

kontrak yang diberikan oleh e-Procurement. Setiap dokumen

langsung tersedia, laporan dan permintaan dihasilkan secara

berkala, dan standar ditegakkan

• Arsip elektronik dalam SIMP akan menawarkan pengelola

pengadaan cara untuk menunjukkan akuntabilitas terhadap

peraturan dan tanggung jawab fiskal. 6

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


150

Slide 8

Tantangan: infrastruktur

Penerapan e-Procurement dapat

terkendala oleh infrastruktur

• SIMP perlu sering mengakses internet untuk

mengakses aplikasi dan mengunduh

informasi dari gudang data.

• Di beberapa daerah terpencil di Indonesia,

akses internet dan komputer mungkin sulit,

sehingga dapat memperlambat

penerapannya

• Seiring waktu, software akan semakin

terpusat, infrastruktrur akan membaik dan

aplikas akan semakin leluasa bergerak

7

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


151

Slide 9

Tantangan: Keterampilan

Penerapan SIMP juga dapat

terhambat karena terbatasnya

kemampuan penggunanya untuk

bekerja dengan komputer

• Meskipun sebagian besar tugas bersifat

sederhana, beberapa aplikasi

penganggaran dan evaluasi mungkin

membutuhkan pelatihan atau bimbingan

khusus

• Penerapan teknologi di Indonesia

beragam, namun hal ini berubah dengan

pesat ke arah yang lebih baik.

8

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


152

Slide 10

Tantangan: keamanan di dunia maya

Tantangan besar yang akan dihadapi oleh

SIMP adalah keamanan di dunia maya

• Data yang terdapat dalam SIMP sifatnya

sensitif dan perlu dilindungi

• Setiap sistem yang setiap saat dapat diakses

oleh begitu banyak orang dari begitu banyak

tempat memiliki risiko kebocoran data

• Penyedia barang/jasa atau pengguna internal

yang berniat buruk dapat memperoleh data

kontrak yang sifatnya tertutup dan

menggunakannya demi keuntungan pribadi

9

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


153

Slide 11

Tantangan: peraturan

Penerapan sistem pengadaan secara elektronik juga dapat

terkendala oleh peraturan yang berlebihan

• SIMP hanya dapat beroperasi secara efektif apabila diberi ruang

untuk mengembangkan kemampuannya.

• Kapabilitas aplikasi seperti pembayaran otomatis dan evaluasi biaya

hanya dapat mempersingkat pengadaan apabila regulasi tetap

sejalan dengan pelaksanaan fitur-fitur.

• Beberapa peratuan selalu diperlukan, namun terlalu banyak

peraturan akan membatasi setiap kemajuan yang akan diberikan

oleh SIMP bagi Indonesia

• Peraturan dan perundang-undangan tentang SIMP tidak boleh

bertentangan, namun harus mendukung peraturan dan perundang-

undangan tentang pengadaan yang sudah ada.

10

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


154

Slide 12

Pengelolaan Risiko

Sebagian besar risiko yang terdapat dalam SIMP berkaitan

dengan TI, namun risiko-risiko tersebut dapat dimitigasi

melalui praktik-praktik pengelolaan risiko.

• Keamanan di dunia maya dan risiko kecurangan dapat dikurangi

dengan pemantauan dan audit secara teratur serta tenaga kerja

yang berpendidikan dan penuh kewaspadaan.

• Risiko penyalahgunaan aplikasi dapat dikurangi dengan mencakup

proses aplikasi yang lengkap yang akan membantu menyediakan

check and balance pada aplikasi-aplikasi lainnya.

• Risiko pembobolan data dapat dikurangi dengan melakukan kontrol

yang ketat dan hukuman terkait dengan penyebaran dokumen yang

sensitif

• Kemajuan di bidang kapabilitas TI akan mengurangi risiko di seluruh

lingkungan e-Procurement12

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


155

Slide 13

Poin-poin penting

11

Tujuan akhir SIMP adalah untuk meningkatkan transparansi dan efisiensi sertamenghemat uang

Metode evaluasi standar akan membutuhkan praktik-praktik terbaik dari dalam dan luarnegeri guna memastikan evaluasi dilakukan dengan benar

Sejak perencanaan proyek hingga administrasi dan pengelolaan kontrak penyusunanjadwal memainkan peran yang vital dan hal ini akan diakomodasi dan ditingkatkanmelalui penggunaan SIMP

SIMP akan meningkatkan transparansi dan integritas serta etika melalui kemampuanyang lebih baik untuk melacak data serta menyediakan data dan dokumentasi

Di beberapa daerah terpencil di Indonesia, akses internet dan komputer mungkin sulit, sehingga dapat memperlambat penerapannya

Penerapan SIMP juga dapat diperlambat dengan terbatasnya kemampuanpenggunanya dalam untuk menggunakan komputer.

Penyedia barang/jasa atau pengguna internal yang berniat buruk dapat memperolehdata kontrak yang sifatnya tertutup dan menggunakannya demi keuntungan pribadi ataumendapatkan keuntungan yang tidak adil

Beberapa peraturan diperlukan, namun terlalu banyak peraturan akan membatasisetiap kemajuan yang dapat ditawarkan oleh SIMP

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


156

Slide 14

Terima Kasih!

Ada pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


157

Slide 15


Penerapan SIMP



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


158

Slide 16



Studi Kasus No. 3



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


159

Slide 18


Who Wants to Be a Millionaire



_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


160

Slide 19

Rp 1,000,000

Rp 500,000

Rp 250,000

Rp 125,000

Rp 64,000

Rp 32,000

Rp 16,000

Rp 8,000

Rp 4,000

Rp 2,000

Rp 1,000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


161

Slide 20

Kontrak payung adalah:

a. Komitmen sepihak kepada

pemerintah dari penyedia

barang/jasa

b. Instrumen untuk menyelenggarakan

pengadaan yang berulang

c. Metode untuk membuat pengadaan

menjadi lebih khusus

d. Bentuk pengadaan tanpa kontrak

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


162

Slide 21

Manakah di antara situasi kontrak di

bawah ini yang tidak sesuai untuk

kontrak payung?

a. Dapat dipahami dengan baik

b. Sederhana

c. Harga bervariasi

d. Volume bervariasi

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


163

Slide 22

Apa risiko terbesar yang terdapat dalam

kontrak payung?

a. Kontrak payung menyederhanakan

proses

b. Kontrak payung meningkatkan

terjadinya kekeliruan

c. Kontrak payung menjamin

transparansi

d. Kontrak payung memberikan harga

yang tetap bagi pemerintah

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


164

Slide 23

Siapa yang membuat keputusan untuk

membuat kontrak payung?

a. Pengelola Pengadaan/Ketua Tim

Pengadaan

b. Penyedia Barang/Jasa

c. Kementerian

d. Ahli Teknis

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


165

Slide 24

Bagaimana kontrak payung berbeda

dengan jalur 3 in 1?

a. Mempercepat penyelesaian proyek

b. Menstandarisasi barang, jasa dan

pengoperasian

c. Mengurangi kompetisi di antara

penyedia barang/jasa

d. Kebutuhan (atau biaya) terbagi untuk

bidang-bidang lain

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


166

Slide 25

6. Pada umumnya kontrak payung terbuka

digunakan untuk pengadaan seperti apa?

a. Pengadaan barang/jasa off-the-shelf

(tersedia dan siap pakai)

b. Pengadaan barang/jasa khusus

c. Pengadaan barang/jasa kompleks

d. Pengadaan barang/jasa inovatif

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


167

Slide 26

Mana di antara pilihan berikut ini yang

BUKAN tujuan kompetisi dua-tahap?

a. Merevisi setiap biaya yang telah

disepakati sebelumnya

b. Mengubah ketentuan kontrak setelah

kontrak diberikan

c. Menyesuaikan persyaratan untuk

kebutuhan tertentu

d. Mengurangi lingkup kerangka kerja

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


168

Slide 27

Kompetisi satu tahap:

a. Mengubah ketentuan kontrak

b. Menghapus beberapa ketentuan

kontrak

c. Menambah ketentuan kontrak

d. Tidak dapat mengubah ketentuan

dalam kontrak

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


169

Slide 28

Jenis kontrak payung yang akan Anda

pilih apabila persyaratan kebutuhan yang

tepat telah diketahui?

a. Kontrak payung terbuka

b. Kontrak payung tertutup

c. Kompetisi satu tahap

d. Kompetisi dua tahap

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


170

Slide 29

Kapan seharusnya pengelola pengadaan

memilih penyedia barang/jasa tunggal?

a. Banyak penyedia barang/jasa yang

tidak dikenal

b. Kebutuhan diperkirakan akan

berubah

c. Penyedia barang/jasa yang paling

memenuhi syarta tidak dapat

diidentifikasi

d. Harga dapat disepakati selama

kontrak berlaku

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


171

Slide 30

Apa kerugian terbesar apabila terlalu

banyak penyedia barang/jasa:

a. Mengurangi minat dan partisipasi


b. Menambah porsi pekerjaan penyedia

barang/jasa

c. Mengurangi kompetisi

d. Meningkatkan keberhasilan penyedia

barang/jasa

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


172

Slide 31

Kontrak payung harus

a. Dimanfaatkan untuk pengadaan

besar dan kompleks

b. Sekurang-kurangnya mencakup tiga


c. Berlaku lebih dari tiga tahun

d. Biaya lebih tinggi daripada manfaat

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


173

Slide 32

Dalam situasi apa kontrak payung

TIDAK boleh digunakan

a. Pasar yang bersifat inovatif dan

beragam

b. Pengadaan yang membutuhkan

fleksibilitas yang lebih tinggi

c. Pengadaan memerlukan harga yang

lebih rendah

d. Pasar didominasi oleh satu penyedia

barang/jasa

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


174

Slide 33

Persyaratan apa yang harus

diminimalisasi dalam kontrak payung?

a. Persyaratan fungsional

b. Persyaratan teknis

c. Syarat-syarat

d. Ketentuan-ketentuan

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


175

Slide 34

Persyaratan untuk kompetisi dua tahap

tidak termasuk :

a. Penetapan tenggat waktu

b. Perkiraan frekuensi

c. Setiap syarat dan ketentuan yang

dapat berubah

d. Perkiraan kuantitas barang/jasa yang

diperlukan

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


176

Slide 35

Kompetisi satu tahap harus:

a. Mencegah dan membatasi kompetisi

b. Mematuhi standar dan peraturan

yang sama dengan pengadaan

standar

c. Mencakup perubahan syarat dan

ketentuan yang substansial

d. Mencantumkan peraturan khusus

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


177

Slide 36

Kompetisi dua tahap HARUS:

a. Mencakup perubahan syarat dan

ketentuan yang substansial

b. Mengundang semua penyedia yang

terikat kontrak payung untuk

menyampaikan penawaran

c. Menetapkan pemenang dengan

harga terendah

d. Hanya melibatkan penyedia dengan

kinerja terbaik yang terikat kontrak

payung

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


178

Slide 37

Pemerintah harus memonitor kontrak

payung untuk memastikan hal berikut

KECUALI:

a. Kuantitas barang/jasa yang

disediakan

b. Nilai dan akses terhadap barang/jasa

terbaik yang dapat ditawarkan pasar

c. Kualitas barang/jasa yang disediakan

d. Konflik kepentingan

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


179

Slide 38

Apa empat langkah utama dalam proses

pengadaan barang/jasa?

a. Perencanaan, Perancangan,

Permintaan, Pengembangan,

Penyebaran

b. Pemilihan, Pemerolehan, Produksi,

Penunjang

c. Perencanaan, Pemilihan Penyedia

Barang/Jasa, Penetapan Pemenang,

Pengelolaan Kontrak

d. Analisis, Perancangan,

Pengembangan, Pelaksanaan

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


180

Slide 39

Sistem Informasi Manajemen

Pengadaan (SIMP):

a. Hanya digunakan di ULP di daerah

b. Terutama digunakan untuk

menyunting, melakukan transaksi

dan menyelesaikan data kontrak dan

formulir

c. Tidak dapat menghasilkan laporan

dan informasi yang dicari tentang

metriks yang sangat penting

d. Dapat diunduh ke komputer desktop

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


181

Slide 40

Apa kepanjangan dari 3P yang mengacu

pada fungsi gudang data?

a. Pernyataan, Pengamanan,

Pengiriman

b. Pemilihan, Pengawasan,

Pendistribusian

c. Penyerahan, Penyimpanan,

Penyediaan

d. Penyampaian, Penyimpanan,

Pendistribusian

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


182

Slide 41

Pengelola pengadaan dapat

menggunakan SIMP untuk mendapatkan

perkiraan tentang semua hal, KECUALI:

a. Tenaga kerja

b. Biaya di masa depan

c. Peralatan

d. Aset Modal (Capital Asset)

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


183

Slide 42

Aplikasi E-Tendering:

a. Memungkinkan Anda untuk

melakukan pelelangan

b. Memberikan kontrak untuk

penawaran yang paling baik

c. Membantu pengisian berkas-berkas

yang diperlukan untuk menyudahi

evaluasi

d. Menyediakan akses terhadap

dokumentasi pengadaan bagi


Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


184

Slide 43

Bagian apa dalam SIMP yang

mendokumentasikan semua kinerja

terdahulu penyedia barang/jasa?

a. E-Catalogue

b. E-Invoicing

c. E-Purchasing

d. E-Awarding

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


185

Slide 44

Apa keuntungan memiliki SIMP?

a. Ketergantungan pada pemasukan

data yang akurat

b. Keamanan di dunia maya

c. Ketersediaan infrastruktur

d. Transparansi

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


186

Slide 45

Mana di antara pernyataan berikut ini

yang TIDAK benar?

a. Penerapan SIMP di kantor-kantor

pemerintah terhambat oleh

infrastruktur

b. SIMP membutuhkan akses internet

yang dapat diandalkan

c. Penerapan SIMP membutuhkan

proses instalasi perangkat lunak yang

sederhana

d. SIMP dapat dijalankan pada

perangkat komputer desktop standar

Rp 1.000.000

Rp 500.000

Rp 250.000

Rp 125.000

Rp 64.000

Rp 32.000

Rp 16.000

Rp 8.000

Rp 4.000

Rp 2.000

Rp 1.000

Rp 500

Rp 300

Rp 200

Rp 100

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________


187

►KEGIATAN HARI PERTAMA

Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1

Mengidentifikasi Peluang

Tujuan:

Agar peserta dapat lebih mudah mengidentifikasi peluang mengunakan kontrak payung.

Peserta harus selalu mempertimbangkan ketiga kondisi yang sesuai untuk penggunaan

kontrak payung pada saat mereka menyelenggarakan pengadaan barang/jasa di unit layanan

pengadaan masing-masing.

Petunjuk untuk Peserta:

1. Gambarlah tiga lingkaran di flip chart yang berisi tiga kondisi sesuai dengan kontrak

payung. Lihatlah contoh diagram di layar dan di buku kegiatan Anda, jika perlu.

2. Secara berkelompok, cobalah untuk mengingat tujuh pengadaan barang/jasa yang

pernah diselenggarakan di ULP Anda. Berikan setidaknya satu contoh untuk setiap

lingkaran dalam diagram seperti yang ditampilkan pada layar. Tulislah pengadaan

barang/jasa tersebut di sticky notes.

3. Tempelkan sticky notes tersebut di diagram lingkaran Anda dan berikan penjelasan.

Contoh jenis pengadaan barang/jasa:

Ruas jalan

Suplemen makanan

Perabotan sekolah

Atap

Laptop

Traktor

Staf service desk


188


Menggunakan Kontrak Payung: Studi Kasus 1

Tujuan:

Agar peserta dapat memahami bagaimana menyesuaikan kebutuhan barang/jasa dengan

kontrak payung yang tepat


1. Lakukan curah pendapat dalam kelompok Anda tentang bagaimana Anda

mengelompokkan berbagai kebutuhan barang/jasa tersebut.

2. Gunakan flipcahart dan spidol untuk menyesuaikan kebutuhan barang/jasa tersebut

dengan kontrak payung yang tepat.

3. Catat juga kebutuhan barang/jasa yang lebih baik diperoleh melalui pengadaan

barang/jasa standar;

4. Persiapkan penjelasan atas jawaban Anda.

Latar Belakang:

Sebuah Unit Layanan Pengadaan (ULP) di Aceh sedang merencanakan pengadaan

berskala besar untuk kegiatan operasional pertanian. ULP tersebut atas nama

pemerintah Indonesia terdiri dari 3 orang staf pengadaan yang mengelola

penyelenggaraan pengadaan tersebut. Kebutuhan dan kegiatan operasional

pertanian sangat beragam dari benih, mesin pengirik yang bernilai triliunan Rupiah

hingga staf ahli pertanian. Tahun lalu, pemerintah pusat telah mengadakan beberapa

kontrak payung dengan penyedia barang/jasa yang dapat digunakan oleh staf

pengadaan.

Satu kontrak payung saja tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan,

tetapi beberapa kontrak payung yang sudah ada dapat digunakan untuk membagi-

bagi pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa.


189


190


Menentukan Jumlah Pengguna dan Penyedia Barang/Jasa

Tujuan:

Agar peserta lebih mudah menentukan jumlah pengguna dan penyedia barang/jasa yang

tepat untuk mencapai tujuan pengadaan.


1. Lakukan curah pendapat dalam kelompok tentang bagaimana Anda menentukan jumlah

pengguna dan penyedia untuk pengadaan barang/jasa yang pernah diselenggarakan di

ULP Anda berdasarkan pengetahuan yang dipelajari di sesi ini. Tidak harus mengambil

contoh dari kontrak payung sebelumnya, cukup pengadaan barang/jasa yang mungkin

akan lebih banyak manfaatnya jika kontrak payung digunakan.

2. Gambar tabel matriks Pengguna/Penyedia di slide 4 dan tentukan konfigurasi yang

paling sesuai dengan contoh pengadaan barang/jasa yang Anda sebutkan.

3. Gunakan flipchart, spidol, dan stick notes untuk menentukan kuadran dan memberikan

penjelasan tentang mengapa Anda memilih konfigurasi pengguna/penyedia tersebut

untuk contoh pengadaan barang/jasa yang Anda sebutkan.


191


Menggunakan Kontrak Payung: Studi kasus 2

Tujuan:

Untuk menguatkan konsep tentang bagaimana menetapkan struktur kontrak payung dengan

mempertimbangkan empat faktor pilihan (Pengguna, Penyedia, Terbuka Vs Tertutup,

Kompetisi Dua Tahap Vs Kompetisi Satu Tahap)


1. Lakukan curah pendapat dalam kelompok tentang struktur kontrak payung seperti apa

yang akan Anda buat.

2. Lihat uraian tentang ketiga kontrak payung yang telah Anda identifikasikan sebelumnya.

3. Gunakan flipchart dan spidol, serta catatan Anda untuk menentukan pilihan struktur

kontrak payung yang Anda buat dan berikan penjelasa. Pilihan struktur kontrak payung

antara lain:

Jumlah pengguna dalam kontrak payung (satu vs lebih dari satu pengguna)

Jumlah penyedia dalam kontrak payung (satu vs lebih dari satu penyedia)

Kontrak Payung Terbuka vs Tertutup

Kompetisi Dua Tahap vs Satu Tahap

Latar Belakang:






hingga staf ahli pertanian.

Anda telah mengelompokkan kebutuhan barang/jasa ke dalam tiga kontrak payung

yang dikelola oleh pemerintah pusat. Sekarang, setiap kelompok harus menentukan

jenis kontrak payung seperti apa yang akan dilakukan dan memberikan penjelasan

tentang hal tersebut.


192


193


Menggunakan Kontrak Payung: Studi kasus 3

Tujuan:

Agar peserta mendapatkan kesempatan untuk mengembangkan persyaratan dalam kontrak

payung yang merupakan unsur penting dalam pelaksanaan kontrak payung. Tanpa

persyaratan yang tepat, kontrak apa pun tidak dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang

ditetapkan.


1. Lakukan curah pendapat dengan kelompok Anda bagaimana Anda akan membuat

persyaratan untuk salah satu barang/jasa dalam kontrak payung yang dipilih kelompok

Anda. setiap kelompok harus memberikan lima persyaratan fungsional yang dapat

diguakan dalam kompetisi dua tahap.

2. Kemudian, tuliskan perkiraan harga, kuantitas, waktu, dan frekuensi barang/jasa yang

diperlukan. Gunakan flipchart dan spidol untuk menulis pilihan Anda dan berikan

penjelasan kepada peserta lainnya.

Latar Belakang:






hingga staf ahli pertanian.

Anda telah menentukan struktur kontrak payung masing-masing. Sekarang, Anda

harus merancang beberapa persyaratan untuk kompetisi tahap kedua untuk salah

satu barang/jasa dalam struktur kontrak payung yang Anda pilih.


194


195


Uji Pengetahuan Interaktif

Tujuan:

Untuk mengingat apa yang telah dipelajari dalam sesi ini.


1. Fasilitator akan memberikan beberapa pertanyaan.

2. Angkat tangan Anda jika Anda mengetahui jawabannya.


196


197

►KEGIATAN HARI KEDUA


Penyampaian, Penyimpanan, dan Pemberian

Tujuan:

Agar peserta memahami fungsi-fungsi dasar SIMP (tiga P).


1. Tiga fungsi utama SIMP adalah penyampaian, penyimpanan dan pendistribusian. Selain

itu sebagian besar informasi yang terdapat di dalamnya merupakan informasi pribadi dan

diamankan.

2. Penyampaian: Pikirkan fakta menarik dan benar tentang diri Anda sendiri yang tidak

diketahui oleh anggota kelompok Anda. Tuliskan pada gulungan kertas kecil (mis., saya

seorang pemain sepak bola semi profesional).

3. Penyimpanan: Letakkan gulungan kertas tersebut di dalam kotak.

4. Pendistribusian: Edarkan kotak di dalam kelompok mereka dan setiap anggota kelompok

mengambil satu gulungan kertas kecil secara acak. Bacakan dengan lantang tulisan pada

gulungan kertas yang diambilnya dan tebaklah siapa yang menulis pada kertas tersebut.

Kenali lebih dalam anggota kelompok Anda. Kegiatan ini mencermikan prinsip 3P.


198


SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 1

Tujuan:

Agar peserta memahami fungsi dan alasan untuk mengembangkan SIMP. Kita sering

berinteraksi dengan situs jejaring untuk urusan pekerjaan maupun urusan pribadi. Peserta

harus mulai memikirkan bagaimana SIMP dapat membantu mereka dalam melaksanakan

tugas sehari-hari di tempat kerja mereka


Perancang SIMP telah meminta Anda, para pengelola pengadaan, untuk membantu mereka

mengembangkan SIMP. SIMP akan beroperasi secara online sebagai suatu situs jejaring yang

akan dikunjungi untuk kepentingan pelaksanaan pekerjaan mereka. Untuk mewujudkan

konsep tentang SIMP, perancangnya memerlukan contoh-contoh situs jejaring yang Anda

kunjungi sehari-hari.

Pikirkan tugas Anda sehari-hari dan bagaimana situs jejaring komersial dapat

membantu mereka dalam melakukan pekerjaan Anda (misalnya bagaimana

kaskus.com membantu Anda menemukan barang untuk keperluan pengadaan yang

Anda lakukan). Pikirkan situs-situs tersebut dari segi fungsinya. Apakah mereka

menawarkan pencarian tentang kemahiran, grafik, gambar, data?

Pilihlah salah satu situs jejaring yang populer dan komersial. Tuliskan bagaimana

situs tersebut membantu Anda.

Mintalah peserta untuk berbagi visi dengan semua peserta lainnya.


199


Menetapkan Urutan Aplikasi SIMP

Tujuan:

Untuk membantu peserta memahami bagaimana alur kerja SIMP selaras dengan aplikasinya

dan proses pengadaan yang dilakukan di ULP mereka, serta bagaimana aplikasi SIMP

berhubungan satu sama lain. Urutan ini tidak ditetapkan dengan sempurna, sehingga tidak

ada jawaban yang benar, namun demikian susunannya harus menunjukkan deret bermakna

yang berkaitan dengan proses pengadaan.


1. Pada flip chart Anda gambarlah sebuah anak panah yang menggambarkan proses

pengadaan.

2. Periksa diagram aplikasi SIMP dan tuliskan setiap aplikasi dengan warna biru pada sticky

note. Diagram mewakili semua aplikasi di bawah SIMP dan bagaimana aplikasi tersebut

dipusatkan pada gudang data tunggal.

3. Selanjutnya cobalah untuk menyusun aplikasi tersebut secara berurutan yang akan Anda

gunakan di ULP Anda. Paparkan pendapat Anda kepada semua peserta.

Catatan: Tidak ada urutan yang benar untuk aplikasi Anda. Banyak aplikasi yang mungkin

bertukar tempat atau menggantikan satu sama lain. Misalnya, pengelolaan penyedia

barang/jasa dan pengelolaan kontrak merupakan praktik-praktik yang harus dilakukan

setelah pemenang ditetapkan. Namun demikian, apakah aplikasi pengelolaan penyedia

barang/jasa digunakan sebelum aplikasi pengelolaan kontrak akan tergantung pada keadaan

khusus dan praktik-praktik terbaik yang dilakukan oleh pengelola pengadaan yang mengelola

kontrak tersebut.


200



Tujuan:

Agar peserta memahami manfaat setiap aplikasi dalam kerangka kerja SIMP dengan cara

merancang laman (homepage) aplikasi mereka sendiri.


Perancang SIMP meminta Anda, para pengelola pengadaan, untuk membantu mereka

merancang aplikasi pengadaan. Aplikasi ini akan beroperasi secara online sebagai situs

jejaring yang akan dikunjungi oleh penggunanya untuk kepentingan pelaksanaan

pekerjaannya.

1. Fasilitator Anda akan memberikan alur kerja SIMP untuk kelompok Anda. Setiap

kelompok diharuskan merancang laman (homepage) mereka sendiri untuk aplikasi yang

berkaitan.

2. Pikirkan baik-baik data, informasi dan kemampuan apa saja yang mungkin bermanfaat

bagi Anda sebagai pengelola pengadaan.

3. Presentasikan rancangan Anda kepada semua peserta.


201


Penerapan SIMP

Tujuan:

Meminta peserta untuk melakukan curah pendapat tentang tantangan yang mungkin

dihadapi oleh SIMP di ULP tempat mereka bekerja dan bagaimana menanganinya. Banyak

peserta yag belum pernah menggunakan SIMP dan mungkin ingin mendiskusikan tantangan

yang tidak disebutkan pada sesi ini.


1. Anda memiliki waktu selama lima hari untuk memasang dan mengoperasikan SIMP di ULP

tempat Anda bekerja. Lakukan curah pendapat tentang segala tantangan yang menurut

Anda mungkin dihadapi.

2. Cobalah untuk mencari cara untuk memitigasi tantangan tersebut sebelum hari yang

ditetapkan untuk membuka dokumen penawaran. Namun, apabila beberapa tantangan

tertentu tampaknya tidak dapat diatasi, catat dan diskusikan dengan semua peserta

(misalnya tidak ada internet akses).


202



Tujuan:

Agar peserta melihat ke masa depan dan membayangkan skenario di tempat kerja yang

memiliki SIMP. Yang perlu diingat adalah SIMP merupakan peluang untuk memudahkan

hidup dan pekerjaan mereka sekaligus memajukan kemampuan bangsa di bidang

pengadaan.

Petunjuk untuk Peserta :

Sekarang setelah kita membantu pengembangan SIMP yang dapat beroperasi sepenuhnya di

ULP kita, kami ingin meminta Anda untuk membayangkan jadwal dan rutinitas harian Anda

yang dapat dibantu oleh SIMP. Pekerjaan rutin seperti pengelolaan kontrak dan penyusunan

dokumen seharusnya menjadi lebih mudah dengan adanya SIMP, sehingga Anda sebagai

pengelola pengadaan dapat menggunakan lebih banyak waktu Anda untuk melakukan hal-hal

yang penting.

Pada selembar kertas, mintalah salah satu anggota kelompok Anda untuk menulis

kegiatan dan jadwal sehari-hari.

Di kertas terpisah, tulislah cara-cara bagaimana seharusnya SIMP membantu Anda

dalam melakukan tugas Anda sehari-hari

Akhirnya, bacakan kedua jadwal tersebut dalam kelompok Anda dan pikirkan

beberapa contoh untuk dibagi dengan semua peserta lainnya


203


Who Wants to be a Millionaire

Tujuan:

Agar peserta meninjau poin-poin penting tentang kontrak payung dan SIMP


1. Jika Anda kontestan, berusahalah sebaik mungkin untuk menjawab dengan benar setiap

pertanyaan yang diajukan.

2. Jika Anda tida mengetahui jawabannya, Anda dapat menggunakan pilihan bantuan

masing-masing satu kali:

50:50 – Dua jawaban yang salah akan dieliminasi

Tanya teman – Memberikan waktu selama 30 detik kepada peserta untuk

mendiskusikan jawabannya dengan seroang peserta lain yang tidak ikut dalam

permainan.

Tanya penonton – Peserta lain yang tidak ikut bermain memilih satu jawaban yang

mreka anggap benar.

3. Untuk setiap pertanyaan yang Anda jawab dengan benar, Anda meningkatkan hadiah yang

akan Anda peroleh (Rp 100, Rp 200 Rp 500, dst.) seperti yang terlihat pada slide 19.

4. Apabila jawaban Anda salah, Anda kehilangan semua uang Anda dan permainan berakhir.

5. Jika Anda memutuskan untuk menyerah, Anda “memenangkan” hadiah terbesar yang

Anda peroleh sesuai dengan nilai pertanyaan yang terakhir Anda jawab dengan benar.

6. Jika Anda penonton, cobalah untuk membantu kontestan ketika ia meminta bantuan

Anda untuk memilih jawaban yang benar.

Modul 6 Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen ... · PDF fileModul ini diberikan...

Documents

Transcript of Modul 6 Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen ... · PDF fileModul ini diberikan...