BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Suatu bisnis diciptakan untuk menghasilkan produk barang dan jasa kepada

pelanggan. Langkah pertama dalam bagaimana bisnis beroperasi adalah dengan mengakui

fungsi-fungsinya yang terpenting dan bagaimana bisnis itu pada mulanya diorganisasikan.

Rapat merupakan salah satu komponen penting dalam sebuah organisasi atau

dalam suatu kelompok tertentu. Berbagai keputusan yang menyangkut keberlangsungan

organisasi akan dibahaskan dan diputusukan dalam rapat. Rapat merupakan bentuk

kegiatan yang banyak dapat menyelesaikan masalah-masalah organisasi. Kesalahpahaman,

perbedaan pendapat, penyamaan ide dapat diselesaikan melalui rapat. Selain itu metode

diskusi dapat juga digunakan untuk mencari alternatif pemecahan masalah. Rapat dan

diskusi merupakan pertemuan untuk merundingkan sesuatu.

Mengingat pentingnya rapat dan diskusi bagi keberlangsungan sebuah organisasi,

maka suatu organisasi harus selalu memasukkan rapat ke dalam agenda organisasi.

Berbagai jenis rapat dan diskusi pun harus diperhatikan. Jenis rapat tertentu akan

digunakan untuk membahas masalah tertentu pula. Jenis rapat mencerminkan tujuan dari

diadakannya rapat itu sendiri, begitu juga dengan diskusi.

Metode diskusi mendukung dalam mengembangkan individu berfikir kritis.

Metode diskusi juga melatih individu untuk mengekspresikan pikirannya secara lebih luas

dan menjadi lebih bertanggung jawab dalam mengemukakan pendapatnya.

Untuk mencapai hasil maksimal, maka syarat-syarat untuk terlaksananya rapat

yang baik pun harus diperhatikan. Selain itu, bagaimana tata cara pelaksanaan rapat juga

harus diatur, kemudian tipe pemimpin dalam suatu rapat juga sangat menentukan arah

berjalannya suatu rapat.

1.2 Tujuan

Untuk memenuhi tugas mata kuliah komunikasi bisnis

Untuk mengetahui definisi rapat dan diskusi

Untuk mengetahui jenis-jenis rapat dan diskusi

Untuk mengetahui tujuan rapat dan diskusi

Untuk mengetahui tekhnik rapat dan diskusi

Untuk mengetahui peranan rapat dan diskusi dalam bisnis

BAB II

1

PEMBAHASAN

2.1 Definisi

2.1.1 Rapat

Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, namun pada

dasarnya memiliki makna yang sama, antara lain :

1. Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi

pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,

merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama

2. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa

peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang

berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam

pengertian umum/sederhana secara teknis.

3. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang

melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.

4. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap

muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun

pemerintah.

5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara

musyawarah untuk mufakat

2.1.2 Diskusi

Diskusi adalah suatu cara penyampaian materi pelajaran dengan jalan bertukar pikiran atau

mendiskusikan. berikut adalah definisi diskusi menurut beberapa ahli :

1. Hasibuan, dkk (1988: 97) mendefinisikan ”Diskusi adalah suatu percakapan atau

pembicaraan antara dua orang atau lebih.” Pengertian yang dikemukakan diatas,

mengindikasikan bahwa diskusi tidak terlepas dari percakapan. Namun, perlu

diketahui tidak semua percakapan dapat dikategorikan menjadi sebuah diskusi.

Terdapat syarat yang harus dipenuhi dengan tujuan agar pembicaraan menjadi

bermanfaat dan berlangsung secara efektif. Suatu percakapan dapat dikatakan

menjadi sebuah diskusi apabila terjadi dalam sebuah kelompok, berlangsung dalam

interaksi secara bebas, mempunyai tujuan tertentu dan berlangsung dalam proses

2

teratur dan sistematis. Diskusi merupakan suatu perbincangan beberapa orang

untuk mendapatkan sebuah solusi terhadap apa yang sedang diperbincangkan.

Metode diskusi adalah suatu cara mengajar yang dicirikan oleh suatu keterikatan

pada suatu topik atau pokok, pertanyaan atau problema, dimana para peserta

diskusi dengan jujur berusaha untuk mencapai atau memperoleh suatu keputusan

atau pendapat yang disepakati bersama.

2. (Djajadisastra, 1982: 33) Davies (1981: 302) menyebutkan bahwa metode diskusi

dalam dunia pendidikan yang semakin demokratis ini, mendapat perhatian besar

karena memiliki arti penting dalam merangsang para siswa untuk berpikir dan

mengekspresikan pendapatnya secara bebas. Berdasarkan pemaparan tersebut

dapat ditarik kesimpulan bahwa metode diskusi adalah cara yang digunakan untuk

mencari pemecahan masalah secara bersama-sama. Apabila dikaitkan dengan

proses belajar mengajar maka metode diskusi kelompok dapat diartikan sebagai

cara penyampaian pelajaran melalui proses pertukaran pikiran untuk memecahkan

sebuah permasalahan.

3. Hal ini sejalan dengan apa yang diungkapkan oleh Gilstrap dan Martin dalam

(Moedjiono, 1992: 51) Metode diskusi merupakan suatu kegiatan di mana

sejumlah orang membicarakan secara bersama-sama melalui tukar pendapat

tentang suatu topik atau masalah, atau untuk mencari jawaban dari suatu masalah

berdasarkan semua fakta yang memungkinkan untuk itu. Namun untuk membatasi

pengertian diskusi yang luas ini, maka peneliti memberikan konsep kelompok

dalam pembahasan ini. Kelompok merupakan suatu perkumpulan yang terdiri atas

dua atau tiga orang lebih.

4. Sudjana (1983: 3) menjelaskan bahwa kelompok adalah suatu kumpulan orang

dalam jumlah terbatas, setiap anggota melakukan hubungan dan saling

membutuhkan serta kegiatan mereka didasarkan pada aturan atau norma-norma

yang ditaati bersama. Jadi, kelompok merupakan suatu kumpulan yang

direncanakan dan biasanya dibentuk dengan maksud dan tujuan tertentu.

Berdasarkan penjelasan mengenai metode, diskusi dan kelompok, dapat ditarik

kesimpulan bahwa metode diskusi kelompok kecil adalah suatu cara yang

digunakan dalam proses belajar mengajar untuk memecahkan suatu masalah yang

dilakukan secara bersama-sama dalam sebuah kelompok tertentu.

5. Mulyasa (2005: 89) mendefinisikan diskusi kelompok sebagai suatu proses teratur

dan melibatkan sekelompok orang dalam interaksi tatap muka untuk mengambil

3

kesimpulan dan memecahkan masalah. Setelah mengetahui pengertian metode

diskusi kelompok maka dapat diambil pengertian secara keseluruhan bahwa

metode diskusi kelompok kecil adalah suatu cara yang dilakukan dalam kegiatan

belajar mengajar untuk memecahkan masalah yang melibatkan sekelompok orang

dalam rangka bertukar pikiran.

2.2 Tujuan

2.2.1 Tujuan Rapat

1. Untuk memecahkan atau mancari jalan keluar suatu masalah

2. Untuk menyampaikan informasi

3. Sebagai sarana koordinasi

4. Agar peserta dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang

dikemukakan

2.2.2 Tujuan Diskusi

1. Pembentukkan dan modifikasi sikap

2. Pemecahan Masalah

2.3 Jenis-Jenis

2.3.1 Jenis-Jenis Rapat

Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang

berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi

peninjauannya :

1. Berdasarkan Jenis

Menurut jenisnya, rapat dibagi menjadi dua, yaitu:

a) Rapat Resmi. Yaitu rapat yang diselengggarakan untuk membahas masalah yang

sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dahulu

melalui surat undangan.

b) Rapat tidak resmi. Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pemimpin dengan

stafnya serta diadakan di ruang kantor pipmpinan atau ruang rapat untuk

membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya

terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan

dengan stafnya.

4

2. Berdasarkan Hasil

Menurut hasilnya, rapat dibagi menjadi dua macam:

a) Rapat Mengikat. Bentukya adalah sebagai berikut:

Kongres, musyawarah, muktamar, konferensi. Adalah suatu rapat

yang diadakan oleh orang-orang tertentu untuk memutuskan sesuatu

yang hasilnya mengikat peserta rapat.

Rapat musyawarah kerja, konferensi kerja. Adalah suatu rapat yang

diadakan oleh suatu organisasi untuk membicarakan masalah-

masalah program kerja yang sudah dilaksanakan dan menentukan

langkah lanjutan.

Perundingan. Adalah suatu rapat yang membicarakan secara

mendalam.

b) Rapat tidak mengikat. Bentuknya adalah sebagai berikut:

Debat, yaitu diskusi yang dilakukan secara mendetail tentang suatu

masalah.

Polemik, yaitu diskusi yang dilakukan tentang hal bertentangan dan

biasanya dilakukan secara tertulis.

Diskusi Panel, yaitu suatu diskusi yang dilakukan oleh beberapa

orang dan diikuti oleh sejumlah massa.

Simposuium, hampir sama dengan diskusi panel, hanya

jangkauannya lebih luas.

Temu Karya, yaitu forum tukar pengalaman tentang hal-hal yang

bersifat teknis.

Seminar, yaitu suatu diskusi yang membicarakan suatu masalah

secara alamiah dan didampingi ahli.

Loka Karya, yaitu suatu diskusi yang diadakan oleh sejumlah orang

yang memiliki keahlian teretntu (bergerak di bidang tertentu)

dengan maksud dan tujuan untuk menyempurnakan konsep/sistem

yang ada.

Sarasehan, yaitu suatu forum terbuka untuk menyampaikan

perasaan / unek-unek.

Temu Wicara, yaitu forum tempat menyalurkan ide-ide, unek-unek,

atau usul, biasanya dilakukan dengan pejabat.

5

Penataran, yaitu kegiatan pendidikan dalam rangka

menyempurnakan/meningkatkan pengetahuan dan keterampilan.

Penataran Loka Karya (Penlok), yaitu kegiatan pendidikan dalam

rangka meningkatkan pengetahuan sambil menyempurnakan konsep

pengetahuan yang bersifat teknis.

3. Berdasarkan Tujuan

a) Rapat Penjelasan ( Teaching Conference ). Adalah rapat yang bertujuan

untuk memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijaksanaan yang

diambil oleh pimpinan organisasi tentang prosedur kerja baru, untuk

mendapatkan kesenangan kerja.

b) Rapat Pemecahan Masalah ( Problem Sulfing Conference ). Adalah rapat

yang bertujuan untuk mrncari pemecahan masalah tentang suatu masalah

yang sedang di hadapi.

c) Rapat Perundingan ( Negotiation Conference ). Adalah rapat yang

menghindari timbulnya suatu perselisihan. Mencari jalan tengah agar tidak

selalu merugikan kedua belah pihak.

4. Berdasarkan Sifat

a) Rapat formal. Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan

terlebih dahulu. Menurut ketentuan yang berlaku dengan persetujuan secara

resmi mendapat undangan.

b) Rapat informal. Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu

perencanaan formal. Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja, dan

dengan siapa saja. Rapat informal dapat terjadi scr kebetulan karena para

pesertanya bertemu dan membicarakan suatu masalah yang menyangkut

kepentingan bersama.

c) Rapat terbuka. Adalah rapat yang dapat di hadiri oleh setiap anggota

menteri yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia.

d) Rapat tertutup. Adalah rapat yang di hadiri oleh peserta khusus atau

tertentu, yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia.

5. Berdasarkan Jangka Waktu

6

a) Rapat mingguan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam seminggu, yang

membahas masalah-masalah rutin yang di hadapi oleh masing-masing

peserta rapat.

b) Rapat bulanan. Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, tiap akhir

bulan. Untuk membahas hal-hal/ peristiwa pada bulan yang lalu.

c) Rapat semester. Adalah rapat yang diadakan tiap semester, yang bertujuan

untuk mengadakan evaluasi hasil kerja selama 6 bulan yang lalu dan

mengambil langkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan berikutnya.

d) Rapat tahunan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam setahun

(maksudnya rapat pemegang saham).

6. Berdasarkan Frekuensi

a) Rapat rutin. Adalah rapatyang telah ditentukan waktunya (mingguan,

bulanan, tahunan).

b) Rapat insidental. Adalah rapat yang tidak berdasrkan jadwal, tergantung

pada masalah yang di hadapi. Biasanya rapat ini diadakan apabila ada

masalah yang sangat ungeril yang harus segera dipecahkan bersama.

7. Berdasarkan Nama

a) Rapat kerja. Adalah rapat yang membicarakan keseluruhan unit kerja dan

rapat ini biasnya di adakan satu tahun sekali.

b) Rapat dinas. Adalah rapat yang diadakan untuk kepentingan pembicaraan

urusan kantor sehari-hari yang menyangkut kedinasan.

c) Musyawarah kerja.

2.3.2 Diskusi

1. Diskusi Kelompok Besar (Whole Group Discussion)

Jenis diskusi kelompok besar dilakukan dengan memandang kelas sebagai

satu kelompok. Dalam diskusi ini, guru sekaligus sebagai pemimpin diskusi.

Namun begitu, siswa yang dipandang cakap, dapat saja ditugasi guru sebagai

pemimpin diskusi. Dalam diskusi kelompok besar, sebagai pemimpin diskusi, guru

berperan dalam memprakarsai terjadinya diskusi. Untuk itu, guru dapat

7

mengajukan permasalahan-permasalahan serta mengklarifikasinya sehingga

mendorong anak untuk mengajukan pendapat.

Dalam diskusi kelompok besar, tidak semua siswa menaruh perhatian yang

sama, karena itu tugas guru sebagai pemimpin diskusi untuk membangkitkan

perhatian anak terhadap masalah yang sedang didiskusikan. Di samping itu,

distribusi siswa yang ingin berpendapat perlu diperhatikan. Dalam diskusi

kelompok besar, pembicaraan sering didominasi oleh anak-anak tertentu.

Akibatnya tidak semua anak berkesempatan untuk berpendapat. Untuk

menghindari keadaan itu, pemimpin diskusi perlu mengatur distribusi

pembicaraan. Tugas terberat bagi pemimpin diskusi adalah menumbuhkan

keberanian peserta untuk mengemukakan pendapatnya. Dalam praktek, tidak

sedikit anak-anak yang kurang berani berpendapat dalam berdiskusi. Terlebih bagi

anak yang kurang menguasai permasalahan yang menjadi bahan diskusi.

2. Diskusi Kelompok Kecil (Buzz Group Discussion)

Kelas dibagi menjadi beberapa kelompok kecil terdiri atas 4--5 orang.

Tempat berdiskusi diatur agar siswa dapat berhadapan muka dan bertukar pikiran

dengan mudah. Diskusi diadakan dipertengahan pelajaran atau diakhir pelajaran

dengan maksud menajamkan pemahaman kerangka pelajaran, memperjelas

penguasaan bahan pelajaran atau menjawab pertanyaan-pertanyaan. Hasil belajar

yang diharapkan ialah agar segenap individu membandingkan persepsinya yang

mungkin berbeda-beda tentang bahan pelajaran, membandingkan interpretasi dan

informasi yang diperoleh masing-masing individu yang dapat saling memperbaiki

pengertian, persepsi, informasi, interpretasi, sehingga dapat dihindarkan

kekeliruan-kekeliruan.

3. Diskusi Panel

Fungsi utama diskusi panel adalah untuk mempertahankan keuntungan

diskusi kelompok dengan situasi peserta besar, dimana ukuran kelompok tidak

memungkinkan partisipasi kelompok secara mutlak. Dalam artian panel

memberikan pada kelompok besar keuntungan partisipasi yang dilakukan orang

lain dalam situasi diskusi yang dibawakan oleh beberapa peserta yang terplih.

Peserta yang terpilih yang melaksanakan panel mewakili beberapa sudut

pandangan yang dipertimbangkan dalam memecahkan masalah. Mereka memiliki

latar belakang pengetahuan yang memenuhi syarat untuk berperan dalam diskusi

8

tersebut. Forum panel secara fisik dapat dihadiri audience secara lansung atau tidak

langsung (melalui TV, radio, dan sebagainya).

4. Diskusi Kelompok.

Suatu kelas dibagi menjadi beberapa kelompok kecil terdiri atas 3--6

orang. Masing-masing kelompok kecil melaksanakan diskusi dengan masalah

tertentu. Guru menjelaskan garis besar problem kepada kelas, ia menggambarkan

aspek- aspek masalah kemudian tiap-tiap kelompok (syndicate) diberi topik

masalah yang sama atau berbeda-beda selanjutnya masing-masing kelompok

bertugas untuk menemukan kesepakatan jawaban penyelesaiannya. Untuk

memudahkan diskusi anak, guru dapat menyediakan reference atau sumber-sumber

informasi yang relevan. Setiap sindikat bersidang sendiri-sendiri atau membaca

bahan, berdiskusi dan menysusun kesimpulan sindikat. Tiap-tiap kelompok

mempresentasikan kesimpulan hasil diskusinya dalam sidang pleno untuk

didiskusikan secara klasikal.

5. Brain Storming Group.

Kelompok menyumbangkan ide-ide baru tanpa dinilai segera. Setiap

anggota kelompok mengeluarkan pendapatnya. Hasil belajar yang diharapkan ialah

agar kelompok belajar menghargai pendapat orang lain, menumbuhkan ide-ide

yang yang ditemukannya dianggap benar.

6. Symposium.

Beberapa orang membahas tentang aspek dari suatu subjek tertentu dan

membacakan di muka peserta simposium secara singkat (5--20 menit). Kemudian

dikuti dengan sanggahan dan pertanyaan dari para penyanggah dan juga dari

pendengar. Bahasan dan sanggahan itu selanjutnya dirumuskan oleh panitia

perumus sebagai hasil simposium.

7. Informal Debate.

Kelas dibagi menjadi dua tim yang agak sama besarnya dan mendiskusikan

subjek yang cocok untuk diperdebatkan tanpa memperdebatkan peraturan

perdebatan. Bahan yang cocok untuk diperdebatkan ialah yang bersifat

problematis, bukan yang bersifat faktual.

8. Colloqium.

Seseorang atau beberapa orang manusia sumber menjawab pertanyaan-

pertanyaan dari audiensi. Dalam kegiatan belajar mengajar siswa/mahasiswa

9

menginterview manusia sumber, selanjutnya mengundang pertanyaan

lain/tambahan dari siswa mahasiswa lain.

9. Fish Bowl.

Beberapa orang peserta dipimpin oleh seorang ketua mengadakan suatu

diskusi untuk mengambil suatu keputusan. Tempat duduk diatur merupakan

setengah lingkaran dengan dua atau tiga kursi kosong menghadap peserta diskusi,

kelompok pendengar duduk mengelilingi kelompok diskusi, seolah-olah melihat

ikan yang berada dalam mangkuk (fish bowl). Selama kelompok diskusi

berdiskusi, kelompok pendengar yang ingin menyumbang pikiran dapat masuk

duduk di kursi kosong. Apabila ketua diskusi mempersilahkan berbicara ia dapat

langsung berbicara, dan meninggalkan kursi setelah berbicara.

2.4 Teknik Rapat Dan Diskusi

2.4.1 Teknik rapat

A. Persiapan rapat

Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum masuk dalam suatu rapat.

Penetuan tujuan rapat, dalam hal ini untuk merumuskan sasaran/target yang ingin

dicapai

Penetuan waktu, tempat dan perlengkapan yang harus ada.

Menyususn agenda rapat

Mengedarkan surat untuk anggota/ peserta

B. Pelaksanaan rapat

Perangkat utama rapat

Pimpinan rapat

Ketua rapat

Sekertaris

Notulen rapat

Tugas pimpinan rapat

- Merencanakan dan mempersiapkan rapat

- Merumuskan tujuan rapat

10

- Menangani dengan baik masalah yang timbul dalam rapat termasuk menangani

perilaku yang kurang baik

- Mengendalikan waktu rapat agar dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan

- Memastikan waktu rapat telah selesai

- Menerangkan sikap keputusan yang diambil kemudian dibacakan kembali oleh

notulen rapat.

Hak peserta rapat :

a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan

usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

c. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

d. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

Kewajiban peserta rapat

a. Mengikuti seluruh rangkain agenda rapat sampai selesai

b. Menjaga keamanan dan ketertiban rapat

c. Melaksanakan setiap keputusan rapat yang telah disepakati bersama

d. Perangkat tambahan rapat

e. Tata tertib rapat

f. Rancangan agenda rapat

Biasanya rancangan agenda rapat telah disusun oleh ketua rapat dan sekertaris rapat

yang kemudian dilemparkan kepada forum dengan beberapa proses sebagai berikut:

Pembahasan hasil rapat oleh sekertaris atau notulen jika ada rapat sebelumnya

Pembacaan rancangan agenda rapat

Membuka kesempatan untuk mengurangi atau mengusulkan agenda baru

Membahas agenda baru

Penetapan agenda baru

2.4.2 Teknik Diskusi

11

Teknik diskusi adalah cara/metode yang digunakan dalam pertukaran pikiran yang

dilakukan secara teratur dengan tujuan menghasilkan suatu kesimpulan / kesepakatan

bersama yang tidak bersifat mengikat secara organisasi.

I. Perangkat diskusi

Moderator :

Bertindak sebagai pengarah dalam diskusi dan harus memiliki wawasan yang luas

dan sedapat mungkin menguasai /mengerti materi yang akan di diskusikan

Fungsi moderator :

o Coordinator : memimpin/ mengarahkan dislusi

o Dinamisator : menghidupkan /menggerakkan diskusi

o Penengah : menetralisir /menjaga jangan sampai pembicaraan menyimpang dari

hal yang di diskusi

o Notulen : tugas, menulis dan membuat rangkuman materi yang di diskusi

o Narasumber /pembicara: menghantar diskusi dan memberi gambaran yang jelas

tentang materi yang di diskusikan . apabila diskusi melibatkan lebih dari satu orang

pembicara maka diskusi tersebut disebut diskusi panel dan pembicaranya disebut

panelis.

o Peserta : orang –orang yang terlibat dalam diskusi

II. Persiapan diskusi

Tema

Tujuan diskusi

Persiapan ruangan ,alat peraga,dan kebutuhan lainya.

III. Prossedur diskusi

» Orientasi = Tema yang akan dibahas harus dijelaskan maksudnya, Tujuan

hendaknya dijelaskan.hasil apa yang akan dicapai.

» Pengumpulan data = Setiap anggota ditanya tentang pengalaman ,kejadian yang

berhubungan dengan pokok pembicaraan, Pimpinan diskusi perlu menggolongkan

seluruh hasil pemikiran secara praktis sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai

» Pertimbangan = Merupakan pusat dari diskusi dengan mempertimbangkan hasil

penggolongan pemikiran tadi untuk selanjutnya dipertimbangkan satu persatu.

12

» Pembahasan = Hasil sementara tiap bagian itu ditinjau dan dihubungkan dengan

bagian yang lain, juga dicari hubunganya dengan seluruh masalah yang terkait,

Perumusan hasil umum diperoleh dari pengolahan hasil sementara tadi, hendaknya

hasilnya jelas,praktis dan mendalam, serta perlu ditinjau kembali apakah relevan

dengan tujuannya.

» Kesimpulan = Kesimpulan akhir seluruh diskusi dirangkum dan dirumuskan oleh

pimpinan diskusi.

IV. Cara mengikuti diskusi dengan baik

1) Mempersiapkan diri

2) Berani berbicara

3) Berbicara yang jelas

4) Jangan berbisik –bisik kepada peserta yang lain

5) Bersiaplah untuk menerima kritikan/ rela dikritik

6) Carilah kebaikan

7) Tetap pada tema

8) Mintalah kejelasan jika ada hal-hal yang belum jelas

Tujuan diskusi ;

Diskusi tujuannya adalah untuk – setidaknya berusaha – mencari “kebenaran“ atas

sebuah masalah. Penting dalam sebuah diskusi, masing-masing peserta untuk sadar akan

posisi dan menggali sebanyak mungkin referensi untuk mencapai sebuah “kebenaran”

yang lebih absah. Paling tidak, untuk saat itu. Oleh sebab itu, selayaknya sebuah diskusi

yang ideal, haruslah berlangsung dalam suasana yang “dingin”.

2.5 Hal-Hal Penting Lainya Dalam Rapat Dan Diskusi

◊ Dengarkan gagasan pokok pembicaraan

◊ Berusahlah untuk tidak marah ( control emosi)

◊ Catatlah hal-hal penting

◊ Berusahalah memandang masalah yang dikemukakan seseorang dari sudut

pandangnya

13

◊ Jangan mengadili seseorang

◊ Tanggapi isi pembicaraan ,bukan orangnya

◊ Perhatikan emosi yang menyertai pembicaran

◊ Mintalah tanggapan

◊ Dengarlah suatu pendapat secara efektif

◊ Bersikaplah santai dan jangan tegang

◊ Tanamkan motivasi untuk menjadi pendengar yang baik dan bukan menjadi

pendengar yang pasif

2.6 Peranan Rapat dan Diskusi dalam bisnis

Rapat dan diskusi dalam aktivitas bisnis sangat penting karena wewenang dan tugas atau

pekerjaan telah dibagikan kepada setiap personal yang ada di dalam organisasi. Untuk

mengontrol dan mengorganisasikan sampai sejauh mana tugas-tugas itu telah

dilaksanakan, hambatan apa saja yang dialami, tindakan apa yang harus diambil, dan

sebagainya diperlukan rapat dan diskusi. Melalui rapat dan diskusi akan diperoleh

berbagai masukan atau informasi berkaitan dengan pelaksanaan wewenang dan tugas

masing-masing orang atau bagian. Selain itu, menurut mosvick dan Nelson (yuyun, 2005:

186) ada 3 alasan pentingnya rapat dan diskusi dalam aktiivitas bisnis :

1. Kebutuhan beradaptasi untuk memperketat perubahan dalam lingkungan bisnis

Tidak dapat dipungkiri bahwa lingkungan yang terlalu cepat terutama di

lingkungan bisnis sangat berpengaruh terhadap aktivitas organisasi (bisnis) yang pada

gilirannya menimbulkan tingkat persaingan yang begitu hebat

(hypercompetition).dalam kaitannya dengan studi organisasi, sangkala dalam

A.Usmara dan Lukas Dwiantar (2004: 13-26) menyatakan bahwa organisasi yang

mampu bertahan adalah organisasi yang memiliki kemampuan beradaptasi. Dengan

demikian dapat dikatakan bahwa pada dasarnya orgaisasi yang tidak mampu

beradaptasi akan “tergilas” oleh yang lain, dan hanya akan menjadi “penonton”. Dalam

rangka mencari solusi tindakan yang tepat inilah maka diperlukan rapat dan diskusi

untuk menjaring berbagai ide dan informasi yang terkait

2. Kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintah yang

semakin saling tergantung

Tidak mungkin semua pekerjaan itu ditangani ole satu orang atau bagian saja.

Tetapi perlu dipecah atau dibagi-bagi sesuai dengan kebutuhannya. Sebagai dampak

14

hal ini, dalam struktur organisasi terdapat bagian-bagian yang masing-masing

melaksanakan pekejaan dengan bidang kerjanya. Agar masing-masing bidang dan

bagian itu tidak hanya melakukan aktivitas sendiri tetapi juga memerhatikan bidang

yang lain, maka diperlukan koordinasi. Dalam rangka menyatukan bidang aktivitas

yang melakukan pekerjaan yang tidak sama agar mengarah pada satu tujuan bersama

dan menyesuaikan dengan berbagai aspek yang berkaitan dengan sistem pemerintah

inilah maka diperlukan rapat dan diskusi.

3. Pergerakan ke arah manajemen partisipatif

Dengan kecenderungan adanya gaya manajemen khususnya pada fungsi

kepemimpinan yang tadinya lebih bersifat sentralistik ke arah desentralistik dengan

pembagian wewenang, maka manajemen menuntut partisipasi lebih akti, cerdas, dan

kreatif dari seluruh anggotanya. Dengan adanya peningkatan partisipasi ini maka

diharapkan kinerja organisasi itu dapat meningkat. Dengan partisipasi ini maka bagi

orang yang diberi wewenang mampu mengembangkan dan menyumbangkan seluruh

potensi yang dimilikinya untuk menjalankan aktivitasnya sesuai dengan batas

wewenang yang diberikannya. Dengan demikian secara tidak langsung partisipasi ini

dapat melatih seseorang termasuk manajer untuk mampu mengambil keputusan yang

tepat dan cepat dan tidak perlu lagi melanjutkan budaya “minta petunjuk”.agar batas

wewenang yang diberikan kepada bawahan dpat dijalankan dan di kontrol dengan

baik, maka diperlukan rapat dan diskusi agar jika terjadi kesalahan dapat segera

diambil langkah-langkah perbaikan bukan tindakan yang saling menyalahkan .

Dengan demikian, jelas bahwa peran rapat dan diskusi bukan sekadar kumpul-

kumpul dan apalagi hanya sekedar menghabiskan waktu dan dana atau anggaran, tetapi

harus betul-betul efektif dan beranfaat bagi perbaikan dan pengembagan organisasi atau

perusahaan.

15

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Rapat dan diskusi mencerminkan esensi dari organisasi, yang dapat menyingkap

kondisi dari orang-orang yang terlibat dalam organisasi tersebut. Rapat dan diskusi yang

dikelola dan dipimpin dengan baik akan mencerminkan efektifitas dari suatu organisasi.

Rapat dan diskusi merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya

untuk mendapatkan saling pengertian. Dari pihak pemimpin, bertujuan memberikan

kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung

kepada pemimpin. Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap

muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya. Demi keberlangsungan suatu

organisasi, rapat dan diskusi harus selalu diagendakan dalam membahas setiap kebijakan

dan atau permasalahan.

Dengan demikian, jelas bahwa peran rapat dan diskusi bukan sekadar kumpul-

kumpul dan apalagi hanya sekedar menghabiskan waktu dan dana atau anggaran, tetapi

harus betul-betul efektif dan beranfaat bagi perbaikan dan pengembagan organisasi atau

perusahaan.

16

REFERENSI

Suharsono dan lukas dwiantara (ed.) 2013. Komunikasi bisnis. Yogyakarta : CAPS (center of

academic publishing service)

http://rtn-alwaysforyou.blogspot.com, diakses pada hari Sabtu, 4 April 2015.

http://dedidwitagama.wordpress.com/2009/03/31/belajar-rapat-yang-efektif, diakses pada hari

Sabtu, 4 April 2015.

http://hensyam.wordpress.com/2007/08/15/teknik-bersidangrapat, diakses pada hari Sabtu, 4

April 2015.

http://www.psikologizone.com/mempersiapkan-rapat-kerja-efektif-dan-efisien, diakses pada

hari Minggu, 5 April 2015.

http://guruvalah.20m.com, diakses pada hari Minggu, 5 April 2015.

17