Mitra Teknologi Sejati - demo.mitratek.com

OL

10

DAFTAR ISI

Daftar Isi .................................................................................................................... 2

System Requirement ................................................................................................. 3

Tentang Aplikasi ......................................................................................................... 4

Flow Operasional Software ......................................................................................... 5

Setting dan Konfigurasi Mesin FingerPrint .................................................................. 6

Setting Alamat IP Mesin ............................................................................................... 6

Setting Tanggal dan Jam Mesin .................................................................................... 7

Setting Auto Status Mesin ........................................................................................... 9

Enroll / Pendaftaran Sidik Jari ...................................................................................... 10

Setting dan Konfigurasi Software MitraFinger ............................................................ 14

Login ............................................................................................................................ 14

Setting Network Mesin ................................................................................................ 15

Setting Profil Absensi .................................................................................................... 17

Setting Hari Libur .......................................................................................................... 19

User Management......................................................................................................... 21

Backup dan Restore Database ....................................................................................... 22

Operasional Software MitraFinger ............................................................................... 24

Download Absensi ........................................................................................................ 24

Data Guru & Pegawai Aktif ........................................................................................... 25

Jadwal Guru Pegawai .................................................................................................... 26

Jadwal Siswa .................................................................................................................. 28

Koreksi Absensi ............................................................................................................. 29

Info Absensi Siswa & Pegawai ........................................................................................ 30

Logout .......................................................................................................................... 40

SYSTEM REQUIREMENT

Hardware

Synology : DS916+

Harddisk : 3TB or Recommend 2X3 TB

Ram : 8 GB

Software

- SMSPLUS (INFORMASI ABSENSI SISWA MELALUI SMS “OPTIONAL”)

- Web Browser (IE, Firefox, Chrome, dll)

TENTANG APLIKASI

Aplikasi Absensi, merupakan aplikasi manajemen absensi kehadiran siswa dan guru.

Aplikasi ini menampung informasi semua absensi kehadiran yang terkoneksi dengan

mesin absensi fingerprint.

Layanan ini berfungsi untuk mengelola data absensi kehadiran siswa, guru dan pegawai

dari fasilitas koreksi kehadiran jika absen serta setting poin kehadiran untuk

memberikan apresisasi/reward untuk siswa/guru dan pegawai yang kehadirannya

dinilai baik.

Fitur Software

- Input Data Siswa dan Pegawai

- Import Data Microsoft Excel Siswa dan Pegawai

- Laporan Absensi Siswa Harian, Bulanan dan Persemester.

- Support Absensi Guru dan Pegawai

- Support Jadwal Hari Kerja Guru Tidak Tetap

- Laporan absensi Guru dan Pegawai harian dan bulanan

- Web Based Application

- Integrasi Dengan Software sistem SMS Informasi Sekolah (Optional), untuk layanan

Informasi absensi sekolah via SMS

Maka menu utama Control Panel akan tampil seperti gambar berikut :

Untuk navigasi menggerakkan pointer ke kiri, kanan, atas dan bawah

Untuk masuk ke menu utama control panel , anda bisa tahan tombol OK sampai

keluar menu utama.

SETTING DAN KONFIGURASI MESIN FINGERPRINT

Setting dan konfigurasi mesin FingerPrint dapat dilakukan melalui menu Control Panel

mesin FingerPrint, yaitu dengan jalan menekan tombol OK selama minimal 3 detik.

menggunakan tombol panah kiri, kanan, atas dan bawah pada mesin. Tombol ESC untuk

kembali dan tombol OK untuk Eksekusi atau masuk sub menu didalamnya.

- Setting Alamat IP Mesin Finger Print

Agar mesin bisa berkomunikasi dengan software absensi MitraFinger maka setiap mesin

absensi harus diberikan alamat IP yang berbeda beda. Default alamat IP mesin dari pabrik

adalah 192.168.1.201, silahkan ubah alamat IP tersebut sesuai dengan jaringan komputer

yang telah ada di sekolah atau kalau dalam jaringan sekolah belum ada yang

menggunakan IP tersebut, maka untuk mesin 1 bisa menggunakan IP tersebut

192.168.1.201, untuk mesin 2 gunakan IP 192.168.1.202, mesin 3 gunakan IP

192.168.1.203 dan seterusnya.

Tombol OK Tampilan Menu Utama Control Panel

Cara Setting IP Finger:

kalau dalam jaringan sekolah belum ada, dapat menggunakan IP tersebut (IP default bawaan

dari mesin).

Pada Menu Utama Pilih Menu COMM Settings

Pilih Menu Ethernet

Pilih IP atau menu yang akan di settings (Contoh IP Address) , tekan Tombol OK

Setting IP Address Sesuai yang di inginkan

Kemudian Pilih OK untuk menyimpan Setting

Note : lakukan setting untuk menu yang lainnya , dengan step yang sama

- Setting Tanggal dan Jam Mesin untuk absensi

Masuk Menu Utama Mesin Finger

Pilih Menu Sistem

Kemudian masuk Menu Tanggal Jam

Pilih menu yang akan di setting (contoh Atur Tanggal)

Atur tanggal sesuai yang di inginkan

Kemudian Pilih OK untuk menyimpan Setting

- Setting Auto Status Mesin digunakan untuk otomatisasi Status Absensi dari mesin sesuai

dengan jam masuk dan pulang sekolah untuk setiap harinya.

Cara settingnya :

Masuk Menu Utama Mesin Finger

Masuk Menu Personal, Kemudian pilih Shorcut Key Maping

Akan muncul gambar seperti di bawah, untuk setting Auto Status pilih Masuk lalu tekan Alur Waktu Penggantian

Pilih Atur Waktu Penggantian (Perulangan) untuk perulangan jadwal harian

Kemudian atur Status Auto Masuk masing-masing hari dengan jam yang telah ditentukan , lakukan pada semua hari , lalu pilih OK untuk menyimpan setting.

- Status Absen Manual

Apabila ada User yang masuk ataupun pulang tidak sesuai dengan status absen mesin,

misalkan pulang lebih awal, maka user dapat merubah status absen dengan jalan

menekan tombol Panah Kiri pada mesin untuk merubah status menjadi

Masuk atau tekan Panah Kanan pada mesin untuk merubah status menjadi Pulang

Setting dan Konfigurasi Software MitraFinger, pada point Upload Data Siswa dan

Pegawai ke Mesin.

seperti contoh pada gambar dibawah.

- Upload data siswa dan pegawai ke dalam mesin absensi fingerprint. Lihat BAB

- Enroll atau mendaftarkan sidik jari sesuai dengan identitas masing-masing siswa dan

pegawai kedalam mesin.

Masuk ke Menu User, pilih Atur maka akan tampil tampilan sebagai berikut

Pilih nomor induk / nama user yang dipilih tekan tombol Menu/OK Akan tampil seperti

tampilan menu seperti gambar dibawah kemudian pilih Ubah

Pilih FP [Dft FP] : untuk mendaftarkan sidik jari dari user yang terpilih ke dalam mesin

Finger Print.

Maka akan tampil gambar sebagai berikut

Tempel jari user ke atas sensor 3x untuk mulai merekam sidik jari, pastikan posisi jari

tengah, lurus dan datar.

Jika sukses akan muncul pesan Daftar Success !

Lanjut pilih Ok, maka tekan tombol Esc, maka tampilan akan kembali ke tampilan

UserBaru dengan status finger print terdaftar 1 jari. Proses ini dapat di ulang untuk

mendaftarkan beberapa sidik jari sebagai cadangan jika jari yang terdaftar tidak

berhasil melakukan absensi dikarenakan luka dan lain sebagainya, Tekan Ok untuk

menyimpan rekaman sidik jari

- Lakukan proses pendaftaran sidik jari tersebut sehingga seluruh identitas user yang

terdaftar telah memiliki rekaman sidik jari masing - masing

- Upload Foto

Mesin FingerPrint dilengkapi dengan fitur Foto ID sehingga mesin dapat

menampilkan foto user saat user tersebut melakukan absensi. Fasilitas Upload ini

tidak hanya untuk foto tetapi bisa juga digunakan untuk upload User.

Cara Upload Foto dapat dilakukan dengan menggunakan USB Flash Disk :

Colokkan Flashdisk pada mesin fingerprint, Masuk Menu Pen Drive

Masuk Ke Menu Utama , Pilih Kelola USB

Pilih Menu Kirim Data (Upload)

Pilih Data User

Buat folder dengan nama photo dalam USB Flash Disk dan copy semua foto user

kedalam folder photo, berikan nama file foto sesuai dengan nomor id (nomor induk)

masing-masing user. Type File yang di ijinkan adalah *.jpg dengan ukuran maksimal

100x130 pixel

- Fasilitas Download via Mesin Finger

Mesin FingerPrint dilengkapi dengan fitur Fasilitas Download, fasilitas ini tidak

hanya untuk foto tetapi bisa juga digunakan untuk Download Record, Download

User dan Download Foto.

Cara Mendownload Data Mesin Fingerprint:

Colokkan flashdisk pada mesin fingerprint, Masuk ke Menu Kelola USB

Pilih sub Menu Download

Setelah tampil seperti dibawah, Kemudian pilih salah satu menu yang akan

di download

SETTING DAN KONFIGURASI SOFTWARE MITRAFINGER

Login

Ketikkan IP/URL 192.168.1.252/absensi pada Browser.

Login dengan Username : admin( default) dan Password : rahasia (default)

Setting Network Mesin

Menu Setting Network Mesin adalah menu untuk mengkoneksikan software

absensi dengan mesin absensi sehingga software dapat berkomunikasi dengan

mesin absensi, termasuk didalamnya adalah fitur Upload Data Siswa dan Pegawai

ke dalam mesin absensi.

- Klik Menu Absensi => Pilih Mesin Absensi

- Menambah Mesin Absensi

Mesin sesuai dengan IP yang ada dalam masing-masing mesin, sedangkan

untuk nama mesin bisa di isi sembarang, misal mesin1, mesin2 dll. Lihat BAB

Setting dan Konfigurasi Mesin pada point 1. Setting Alamat IP Mesin Finger

Print.

terakhir pilih button Simpan.

- Upload Data Siswa dan Pegawai ke Mesin

Untuk mengUpload Data Siswa dan Pegawai ke Mesin Absensi Pilih Jenis

Ketenangaan kemudian pilih botton Upload Ketenangaan (apabila untuk

p;mengupload user ketengaan) Pilih Kelas Siswa kemudian pilih botton

Upload Data Siswa (apabila untuk mengupload user siswa)

- Sinkron Jam Server Ke Mesin

Tombol ini berfungsi untuk mengatur sinkronisasi jam server ke mesin

tujuannya saat pegawai atau siswa melakukan absensi ke mesin jamnya sama

dengan jam pada server.

Setting Profil Absensi

Menu ini berfungsi untuk mengatur nama Header Aplikasi sesuai nama sekolah,

alamat sekolah, nomer telepon sekolah, Jam Masuk Sekolah , Jam Mulai Rekap ,

Jam Manual Siswa , Jam Manual Ketenagaan , Hari Libur yang sesuai dengan

peraturan sekolah , dan Integrasi dengan Modul SMS Informasi Sekolah.

- Untuk Upload Logo sekolah => Upload logo sekolah ini nantinya akan tampil pada

hasil Export informasi absensi pegawai maupun absensi siswa.

- Klik Menu Home => Piih menu Admin Panel kemudian pilih Setting Absensi

- Untuk Upload Photo pegawai dan siswa => Upload foto pegawai dan siswa, foto

yang diupload terlebih dahulu disimpan dengan menggunakan nama

file sesuai dengan nomer induk masing-masing pegawai maupun siswa

dengan format .JPG dan resolusi foto 100X130pixel yang nantinya akan

tampil pada menu info absensi perpegawai dan persiswa.

Setting Absensi

Setting absensi ini berfungsi untuk konfigurasi perhitungan point siswa dan

a. Setting Enable Point

b. Setting Jam Kerja Perhari

c. Setting Nilai Poin Absensi

Setting Hari Libur

Menu ini berfungsi untuk menentukan setting hari libur tertentu sesuai dengan peraturan

sekolah .

Setelah proses setting dan konfigurasi system proses berikutnya sebelum semua

dapat dioperasionalkan adalah melakukan proses pendaftaran

(enrollment) identitas dan sidik jari user kedalam mesin .

- Menu Home => Pilih menu Absensi

User Management

Adalah menu untuk menambahkan login user yang diberikan wewenang hak akses pada

pihak-pihak terkait secara terbatas (read only) ataupun hak akses administrator dengan

kemampuan penuh dan bisa merubah konfigurasi sistem secara menyeluruh.

- Klik Menu Home=> Pilih menu Admin Panel kemudian pilih User

Hak akses , kemudian pilih button Simpan . Untuk menambah user akses dan hak

akses.

Management

- Pilih butt on Tambah Data Untuk menambahkan User

- Setelah muncul popup seperti dbawah ini isi Username Password Nama dan

Backup dan Restore Data

Menu ini berfungsi untuk mengbackup dan merestore Database hasil absensi, data

pegawai ataupun data siswa untuk kepentingan pengamanan datanya.

- Menu Home => Pilih Menu Admin Panel kemudian Pilih menu Backup dan

Restore Data. Sangat direkomendasikan untuk melakukan proses Backup

Database secara rutin untuk mencegah terjadinya kehilangan Database.

Untuk melakukan Backup Database pilih Jenis Backup kemudian klik

tombol Backup, maka sistem akan secara otomatis menyimpan

backup pada drive C: \ BACKUP_DATABASE_ABSENSI .

Untuk melakukan Restore atau mengebalikan database yang rusak

atau bahkan hilang terhapus, pilih Restore Database. Pilih terlebih

dahulu file yang akan di restore kemudian pilih tombol Restore.

Setelah di restore data yang tadinya dihapus akan kembali seperti

semul a.

OPERASIONAL SOFTWARE MITRAFINGER

Setelah selesai melakukan setting mesin dan software absensi MitraFinger maka sistem

absensi telah siap untuk dioperasionalkan. Tugas operator hanya tinggal melalukan proses

download absensi dan input data khusus untuk siswa atau pegawai yang tidak masuk

karena ijin atau sakit.

1. Download Absensi

Akses ke menu Absensi => kemudian pilih menu Download Absensi

Ada 2 cara untuk download absensi

a. Cara yang pertama fitur menu Download Absensi => pilih IP Mesin yang akan

di download absensinya, lalu pilih Metode download (Ambil/ Salin) kemudian

klik button Download.

b. Cara yang kedua fitur menu Auto Download dimana menu ini berfungsi untuk

mendownload absensinya dengan waktu yang ditentukan => pilih IP mesin

yang akan didownload absensinya , lalu pilih Metode download (Ambil/Salin)

, pilih Waktu Download kemudian klik button Jalankan.

Keterangan :

Ambil digunakan untuk mengambil data absensi sekaligus menghapus record

absen di mesin mitrafinger.

Salin di gunakan untuk menyalin record absensi.

Saat proses ini di lakukan, Siswa yang belum melakukan absen, orangtua

mereka akan mendapatkan sms pemberitahuan bahwa siswa tersebut tidak

masuk (data no hp ortu di ambil dari yang sudah di input manual).

2. Data Guru dan Pegawai Aktif

Menu ini berfungsi untuk memberikan status apakah Guru tersebut Aktif atau Tidak aktif.

Akses menu Absensi => pilih menu Jadwal guru khusus

Apabila ada Kepala Sekolah, Guru Pengajar dan Pegawai yang Tidak Aktif, pilih Nama Pegawai

kemudian Klik pada kolom Status.

3. Jadwal Guru dan Pegawai

Menu ini berfungsi untuk menginputkan jadwal hari kerja, jam masuk berserta jam pulang

untuk Guru dan Pegawai Tidak Tetap

Akses menu Absensi => pilih menu Jadwal Absensi

Untuk menginputkan jam masuk dan jam pulang pilih button

kemudian keluar popup seperti berikut , lalu pilih salah satu nama Pegawai dan isikan

jam masuk beserta jam pulang sesuai ketentuan masing masing guru.

Menu ini berfungsi untuk memberikan Status apakah siswa atau siswi tersebut pindah sekolah

, naik kelas ,tinggal kelas atau lulus.

4.

Administrasi Umun

Akses Menu Adminstrasi Umum => Pilih menu Administrasi Siswa

Untuk memberikan Status Siswa masukkan no induk , pilih Rombel kemudian

tampilkan. Setelah tampil pada kolom Status pilih salah satu status kemudian pilih

Proses untuk memproses status data siswa.

5. Jadwal Siswa

Di menu Jadwal siswa ini digunakan untuk menginputkan setting jam masuk siswa.

Akses menu Absensi => kemudian Pilih Jadwal Absensi

Setting Jam masuk siswa ini berfungsi untuk mementukan Jam Masuk dan Jam

Simpan

Pulang sesuai dengan ketentuan sekolah masing masing .

Untuk Mengedit Jam Pulang dan Jam Masuk pilih button pada kolom aksi

kemudian muncu l popup seperti dibawah lalu isikan jam dan pilih button untuk

6. Koreksi Absensi Siswa Guru dan Pegawai

Menu ini untuk mengkoreksi Pegawai dan Siswa yang lupa absen atau tidak hadir dengan

pemberitahuan Ijin /Sakit.

• Untuk Absensi Siswa Pilih tanggal, Bulan, rombel dan nomer induk siawa yang akan di

koreksi, kemudian klik Tampilkan.

• Pada kolom Aksi pilih Ijin / Sakit untuk koreksi absensi Siswa sesuai dengan

Akses Menu Absensi => Pilih m enu Koreksi Absensi

keterangan saat tidak hadir

Untu k Absensi Guru dan Pegawai Pilih tanggal, Bulan, Jenis ketenaggan dan

dengan keterangan saat tidak hadir

7. Info Absensi Siswa & Pegawai

• Akses menu Info Absensi Siswa => Kemudian pilih Per Siswa

• Kemudian akan tampil seperti gambar di bawah

• Maka akan muncul informasi absensi siswa tersebut.

• Pada bagian bawah terdapat informasi tanggal kehadiran, klik tanggal untuk lihat detil absensi

siswa pada tanggal tersebut.

nomer induk pegawai yang akan di koreksi, kemudian klik Tampilkan .

Pada kolom Aksi pilih Ijin/Sakit untuk koreksi absensi Guru dan Pegawai se suai

• Pilih Export untuk mencetak hasil absensi perbulan , disini ada dua format pencetakan absensi

yaitu format Ms Excel dan format PDF.

• Hasil Export PDF Info Absensi PerSiswa

• Info Absensi Siswa per kelas harian.

Akses menu Info Absensi Siswa => Info Per Kelas Harian

• Pilih tanggal, bulan, dan rombel. Kemudian klik Tampilkan. Maka pada

siswa, disini ada dua format pencetakan absensi yaitu format Ms Excel dan format PDF.

tampilan akan terlihat info absensi harian.

Cetak Absensi Harian => Pilih button Export untuk menc etak absensi harian

• Info Absensi Siswa Per Kelas bulanan.

Akses menu Info Absensi Siswa => Info Per Kelas Bulanan.

• Pilih tanggal, bulan, dan rombel. Kemudian klik button Tampilkan . Maka pada

tampilan akan terlihat info absensi bulanan.

• Pilih button Export untuk mencetak hasil Absensi siswa Per kelas Bulanan, disini ada

dua format pencetakan absensi yaitu format Ms Excel dan format PDF

• Masukkan no induk pegawai, kemudian klik buttom Tampilkan, untuk mengetahui info absensi perpegawai

• Maka akan muncul informasi Absensi pegawai tersebut

• Pada bagian bawah terdapat informasi tanggal kehadiran , Klik Tanggal untuk melihat

detail Absensi pegawai tersebut

• Untuk Cetak Absensi Per Pegawai pilih button Export

Akses menu Data pegawai

s

• Pilih button Export untuk mencetak hasil Absensi Per Pegawai, disini ada dua format

pencetakan absensi yaitu format Ms Excel dan format PDF

• Hasil Export PDF Absensi Per Pegawai

• Info Absensi Pegawai Per Jabatan Harian

• Akses menu Info Absensi Pegawai => kemudian pilih Info Per Jabatan

Pilih Tanggal , Jenis Ketenagaan , kemudian klik button Tampilkan

• Pilih button Export untuk mencetak hasil Absensi Per Jabatan Harian, disini ada

dua format pencetakan absensi yaitu format Ms Excel dan format PDF

• Hasil Export PDF Absensi Per Jabatan Harian

Harian

• Info Absensi Per Jabatan Bulanan

• Akses menu Info Absensi Pegawai =>kemudian klik Info Per Jabatan Bulanan

• Pilih Bulan, Kemudian pilih jenis ketenagaan dan klik button Tampilkan,

Tampilan absensi Pegawai bulanan

• Pilih button Export untuk melakukan cetak Absensi Pegawai Per Jabatan Bulanan,

disini ada dua format pencetakan absensi yaitu format Ms Excel dan format PDF

• Hasil Export PDF Absensi Pegawai Per Jabatan Bulanan.

Logout

Menu ini berfungsi untuk keluar dari aplikasi MITRAFINGER

Mitra Teknologi Sejati - demo.mitratek.com

Documents

Transcript of Mitra Teknologi Sejati - demo.mitratek.com