MENJELASKAN KOMPUTERISASI · Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengertian dari...

M e n j e l a s k a n k o m p u t e r i s a s i k e a r s i p a n

MENJELASKAN KOMPUTERISASI

KEARSIPAN

Untuk Sma/Mak Kelas Xi Kurikulum

2013

DISUSUN OLEH

YUSNIA DWI KURNIASARI


UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Pengembangan

Bahan Ajar Administrasi Perkantoran Yang dibina oleh Drs. H.

Mohammad Arief, M.Si

Oleh:

Yusnia Dwi Kurniasari (150412601677)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS

EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN PRODI

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

NOVEMBER 2017


KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan petunjuk-

Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Administrasi Humas dan

Keprotokolan dengan judul “Menguraikan Sistematika Penulisan Laporan

Pertemuan”, untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK) . Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar

menguasai kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar mengajar

di sekolah, supaya tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik. Penyusunan

modul ini disesuaikan dengan kurikulum 2013 untuk memenuhi kebutuhan

pengembangan program sekolah berbasis pada kebutuhan dan potensi wilayah,

dengan tetap mengikuti yang tetap ditetapkan secara nasional. Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengertian dari notula,

bentuk dari catatan pertemuan, fungsi dari catatan pertemuan, teknik dalam

menyusun notula, dan hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat catatan

pertemuan.

Pada kesempatan ini Penulis mengucapkan terimasih sebesar-besarnya kepada:

Bapak Drs. Mohammad Arief M.Si selaku dosen mata kuliah

Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran yang telah

membimbing penyusunan modul ini. Semua pihak yang membantu dalam penyelesaian modul ini sehingga

dapat selesai dengan tepat waktu.

Penulis menyadari bahwa modul ini kurang sempurna. Oleh sebab itu

segala kritik dan saran diharapkan dari pihak manapun. Semoga modul ini

dapat bermanfaat bagi para pembacanya dan atas saran dan kritikannya penulis

mengucapkan terimaksaih.

Malang, November

2017

Penulis,

Yusnia Dwi K.


DAFTAR ISI

HALAMAN MODUL..............................................................................................................1

KATA PENGANTAR .............................................................................................................3

DAFTAR ISI.............................................................................................................................4

PETA KEDUDUKAN MODUL..............................................................................................5

1. PENDAHULUAN

A. Deskripsi.............................................................................................................7

B. Persyaratan.........................................................................................................7

C. Petunjuk penggunaan modul..............................................................................7

D. Tujuan akhir.......................................................................................................8

E. Kompetensi........................................................................................................9

F. Cek kemampuan...............................................................................................10

2. KEGIATAN BELAJAR

A. Tujuan...............................................................................................................11

B. Uraian materi....................................................................................................11

C. Rangkuman.......................................................................................................33

D. Tugas................................................................................................................34

E. Tes formatif......................................................................................................34

F. Kunci jawaban tes formatif..............................................................................35

3. EVALUASI

A. Kognitif skill....................................................................................................38

B. Psikootorik skill...............................................................................................39

C. Attitude skill....................................................................................................41

D. Produk benda kerja sesuai keriteria standart...................................................43

E. Batasan waktu yang telah ditetapkan..............................................................44

4. PENUTUP...................................................................................................................45

5. DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................46


PETA KEDUDUKAN MODUL

MATERI KOMPUTERISASI KEARSIPAN

SMK KELAS XI

K.I 3 :

Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,

prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan

humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan,

kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta

menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang

spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan

masalah.

K.D 3.20

Menjelaskan komputerisasi kearsipan

K.D 4.20

Mengoperasikan komputerisasi kearsipan


BAB I

PENDAHULUAN Latar Belakang

Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan

penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa alasan

tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut.

Pertama, bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik

Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas

dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh

negara;

Kedua, bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,

menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta

mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai

dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem

penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;

Ketiga, bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung

terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih,

serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem

penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;

Keempat, bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan

kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-

undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang

tersendiri;

Kelima, bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum

bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari

pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh

berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara Negara.


A. DESKRIPSI

Kompetensi ini merupakan salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta

didik pada program kearsipan. Kompetensi ini memiliki satu kompetensi dasar (KD) yaitu

Menjelaskan Komputerisasi Kearsipan

Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk kompetensi dalam

menjelaskan pengertian Pengetahuan dasar E-document, Pengetahuan prosedur

komputerisasi kearsipan, Kelebihan dan kekurangan komputerisasi kearsipan. Modul ini

sangat penting dipelajari oleh siapa saja khususnya yang bergerak dibidang bisnis dan

manajemen.

B. PRASYARAT

Adapun prasyarat yang harus di tempuh siswa sebelum mempelajari materi di

modul ini adalah siswa harus memahami KD 3.20

C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

Untuk Peserta Didik

1. Petunjuk Umum

a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa

melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan

ajar selanjutnya.

2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.

4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan

dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya

pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada

sumber yang lain. 5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan

anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum

anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku


dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar

berikutnya.

Untuk Pendidik

1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian

bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan /

jawaban yang diperlukan.

2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta

didik.

3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama

bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).

4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,

otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

6. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator

dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.

7. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah

mereka pelajari.

8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu,

pendidik diharapkan:

Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;

Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan

kondisi setempat.

D. TUJUAN AKHIR

Ada 2 tujuan akhir yang diharapkan setelah mengikuti kegiatan pembelajaran

ini, yaitu:

1. Tujuan Utama

Siswa diharapkan mampu memahami sehingga jika dihadapkan dengan

soal bisa menjawab. 2. Tujuan Tambahan


1. Dari Kegiatan Tatap Muka berupa penjelasan dari guru lalu menjawab

pertanyaan, diharapkan siswa berani menyatakan pendapat tidak takut

salah.

2. Dari Kegiatan Mandiri Tidak Terstruktur berupa observasi

pencatatan proses penerimaan dan pengeluaran uang, diharapkan

siswa betul-betul memahami tentang materi yang diberikan.

E. KOMPETENSI

Kompetensi Inti

i. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

ii. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan

pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan

sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa

dalam pergaulan dunia.

iii. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural

dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan

wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait

fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada

bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk

memecahkan masalah.

iv. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak

terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara

mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

Kompetensi Dasar

1.1 Bertambah keimanannya dengan menyadari hubungan keteraturan dan

kompleksitas alam dan jagaT raya terhadap kebesaran Tuhan yang

menciptakannya 1.2 Penerapan humas dan keprotokolan dan mengikuti aturan yang berlaku

sebagai bentuk pengamalan nilai-nilai agama yang dianut 1.3 Mengaplikasikan administrasi humas dan keprotokolan sebagai hasil

pemikiran manusia sehingga dapat bekerja dengan tepat dan akurat,

bermanfaat bagi orang banyak untuk lebih mendekatkan diri pada Tuhan


2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam

pembelajaran menyiapkan, dalam membuat administrasi humas dan

keprotokolan 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli,

santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran

sebagai bagian dari sikap ilmia

2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-hari

sebagai wujud implementasi sikap kerja 2.4 Memiliki Sikap proaktif dan adaptif dalam melakukan kegiatan humas dan

keprotokolan

3.5 Menguraikan Sistematika Penulisan Laporan Pertemuan 4.5 Membuat Laporan Pertemuan

F. CEK KEMAMPUAN KOMPETENSI DASAR 3.20

Apakah anada mengetahui tentang : Sudah Belum

1 Pengetahuan dasar E-document

2 Pengetahuan prosedur komputerisasi

kearsipan

3 Kelebihan dan kekurangan

komputerisasi kearsipan

Tindak lanjut

Jika sudah Anda harus melakukan bukti belajar dan

anda dapat melanjutkan materi ke

selanjutnya

Jika belum Anda diminta mengulang dan berlatih

secara insentif dibawah bimbingan

guru/instruktur anda.


KEGIATAN BELAJAR

A. TUJUAN

Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari tentang pengertian Pengetahuan

dasar E-document, Pengetahuan prosedur komputerisasi kearsipan, Kelebihan dan

kekurangan komputerisasi kearsipan. Diharapkan setelah mempelajari kegiatan belajar ini,

Anda dapat memahami cara membuat catatan laporan pertemuan dengan baik dan benar.

B. URAIAN MATERI

INFORMASI PENDUKUNG

Arsip merupakan suatu hal yang sangat penting baik itu secara langsung maupun

tidak langsung. Oleh karena itu, agar suatu arsip dapat terpelihara dengan baik maka

diperlukan suatu tempat yang untuk menyimpan arsip tersebut. Apabila arsip itu disimpan

dengan sistem yang baik sesuai dengan tata cara kearsipan maka wujud dari arsip itu akan

tidak musnah.

Di era sekarang ini terdapat beberapa sistem penyimpanan arsip agar tetap baik.

Salah satunya sistem kearsipan yang dikeluarkan oleh Arsip Nasional Republik

Indonesia yaitu sebuah aplikasi XAMPP. Aplikasi ini dapat dijalankan secara offline.

Pengetahuan Dasar Kearsipan

Sering kita melihat di loket kantor pajak kantor walikota, kantor pos, dan tempat-

tempat lain. Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memelurkan dukungan data dan

informasasi arsip. Pelayanan tersebut dapat di kategorikan sebagai jenis pelayanan ekstern.

Jenis pelayanan lain yang memerlukan dukungan data dan informasi dari arsip adalah

pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern

kantor. Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan mendapatkan dan

memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan

penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat

dilakukan secara manual atau dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer

misalnya. Yang penting adalah memperoleh data dan informasi yang diperlukan

ditemukan dengan cepat dan tepat.

Arsip Elektronik

Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration)

Amerika Serikat adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format

dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip


elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya

bisa dibaca melalui mesin).

Sedangkan menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic

Records, arsip elektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari

transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di

dalam dan di antara sistem komputer.

ARMA Standards Program: Glossary of Records Management Terms, 1984,

mendefinisikan arsip elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information

which to be understood, must be translated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin:

Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih

dahulu dengan komputer).

International Council on Archives (ICA) ; Committee on Electronic Records,

Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (Consultation

Draft), 1996. mendefinisikan arsip elektronik sebagai “an electronic record is a record

that is suitable for manipulation, transmission or processing by a digital computer”,

(arsip elektronik adalah arsip yang bisa dimanipulasi, ditransmisikan atau diproses

dengan menggunakan komputer digital.The InterPARES Glossary: A controlled

vocabulary of terms used in the InterPARES Project, 2002 mendefinisikan arsip sebagai

“A record that is created (made or received and set aside) in electronic form”, (Arsip

yang diciptakan (dibuat atau diterima dan dikelola) dalam bentuk elektronik).

Pemerintah Federal Amerika Serikat (36 CFR 1234.2) mendefinisikan arsip

sebagai “Electronic record means any information that is recorded in a form that only a

computer can process and that satisfies the definition of a Federal record in 44 U.S.C.

3301”, (Arsip elektronik adalah informasi yang direkam dalam bentuk yang hanya

komputer yang dapat memprosesnya dan memenuhi rumusan arsip dari Pemerintah

FeAhli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter

R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992

telah membuat satu definisi tentang file elektronik.

Electronic file generally consist of any collection of information that is recorded

in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval

viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam

beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada

komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi

Informasi Elektronik, menerangkan informasi elektronik adalah adalah satu atau


sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar,

peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic

mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses,

simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh

orang yang mampu memahami.

Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat,

diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,

elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau

didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada

tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat

elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda,

angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat

dipahami oleh orang yang mampu memahami.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,

menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat

dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari berbagai pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip

elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen

elektronikderal sebagaimana terdapat dalam 44 U.S.C. 330

Oleh karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik

maupun dokumen elektronik.

Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang

sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran

elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik

disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu

dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.

Hasil alih media arsip disimpan dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam

dalam media elektronik seperti Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file

ini dilengkapi dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik

yang meliputi fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih

media.


Sistem arsip elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip manual. Maka

sistem arsip elektronik sangat tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain

sistem arsip elektronik tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.

Ada beberapa pembatasan pengertian tentang arsip :

1. The Liang Gie dalam Sularso Mulyono dkk. Menjelaskan bahwa Arsip

adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena

mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat

ditemukan kembali.

2. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih

diperlukan dalam proses administrasi secara aktif (Hadi Abubakar,

1996:10)

3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan

media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupannya

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 tahun 2009 pasal 1

ayat 2).

4. Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan

dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi (Kamus B esar Bahasa

Indonesia).

5. Arsip adalah segala kertas naskah buku, foto, film, mikrofilm,

rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala

macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, dengan segala cara

penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan,

sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan,

prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena

pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Wursanto, 1991:18).

6. Filling (kearsipan) adalah penempatan kertas-kertas dengan

sedemikian rupa dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan

yang telah ditentukan terlebih dahulu sehingga setiap kertas (surat) apabila

diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat (Sularso

Mulyono dkk 1985 :3)

Dengan uraikan konsep arsip dan batasannya trersebut, dapat ditarik sebuah gambaran

bahwa arsip perlu diatur penyimpanannya, sehingga tidak sekedar penyimpanan kumpulan


warkat sebagai bahan pengingat (arsip) tetapi perlu cara prosedur penyimpanan

(kearsipan). Hal ini dapat dijleaskan dengan keterangan sebagai berikut ini :

1) Penyimpanan (storing), ini berarti arsip perlu disimpan , tidak boleh diletakkan

demikian rupa sehingga setiap orang dapat membaca arsip bagaimanapun kavilnya

bersifat rahasia

2) Penempatan (placing), ini berarti arsip tidak sekedar disimpan, tetapi harus diatur

dimana arsip itu harus diletakkan. Penempatan arasip sangat terkait dengan

penemuan kembali apabila diperlukan.

3) Penemuan Kembali (finding), ini berarti arsip harus dapat ditemukan kembali

apabila diperlukan sebagai bahan informasi dengan mudah dan cepat.

Manfaat Arsip Elektronik

Manajemen kearsipan secara Elektronis untuk mengantisipasi pertumbuhan

dokumen yang cukup pesat seiring dengan perkembangan perusahaan. Beberapa

manfaat penggunaan sistem pengelohan secara elektronis dibawah ini telah mendorong

sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan Manajemen Arsip Elektronis,

dan di sisi lain tetap menggunakan sistem pengarsipan manual, adalah:

a) Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa

meninggalkan meja kerja

b) Pengideksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang

telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. Bandingkan

dengan mengubah sistem indeks kertas yang mengakibatkan berlaku hal

sebaliknya.

c) Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun

nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.

d) Kecil kemungkimam file akan hilang, hal ini disebabkan karena kita hanya

dapat melihat dilayar monitor atau menge-print-nya tanpa dapat mengubahnya.

Kita dapat juga mencarinya berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja

terpindahkan. Tentunya ada prosedur untuk memback-up file ke dalam media

lain, misalnya CD atau external hard dis

e) Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700MB akan

mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak 7000 lembar(1lembar

setara dengan 100KB dalam format PDF) atau 700 lembar foto ( 1lembara setara

dengan 1 MB dalam format JPG).

f) Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram

karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga akan


berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang

sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.

g) Berbagi arsip secara mudah, karena berbagai dokumen dengan kolega maupun

klien akan mudah dilakukan melalui LAN bahkan internet.

h) Meningkatkan keamanan, karenan mekanisme kontrol secara jelas

dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang

yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya

i) Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam

media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan me-recovery dokumen

kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir atau pencurian,

pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Selain manfaat diatas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negatif berikut

(Skupsky,1999):

1. Adanya peluang untuk memanipulasi file-menciptakan,

menyimpan,memodifikasi atau menghapus-dalam segala cara.

Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun keterampilan akses

untuk bebagi file dengan yang lama.

Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu,

misalnya server terserang virus atau terhapus secara permanen karena tidak

sengaja.

Manajemen Arsip Berkelanjutan (Continium)

Kerangka kerja yang dapat dipakai untuk mengintegrasikan Manajemen Arsip

Elektronis sebagaimana yang ditawarkan oleh An (2003), yaitu :


Strategi pemasaran yang

berfokus pada

pelanggan,Pemikiran

arsip

Pendekatan post-modern,Model arsip

terintegrasi kontinum

Manajemen Arsip

Kerangka kerjaa

Budaya bersama,standar

elektronis

bersama,pembagian

terintegrasi

informasi,koordinasi,

kolaborasi

kontrol produk, kontrol

proses,kontrol servis

Pengawasan

terintegrasi

Kerangka tersebut menyediakan kerangka kerja yang terbaik pengelolaan dalam

pengelolahan manajemn arsip elektronis yang menghubungkan anatara masa lalu dengan

sekarang, dan sekarang dengan masa yang akan datang. Kerangka kerja ini mempunyaiu

3 unsur yaitu:

1. Kerangka kerja terintegrasi, yaitu manajemen pengarsipan sebagai salah satu

fungsi organisasi yang dapat meningkatkan “nilai”organisasi bagi stakeholders-

nya. Yang terdiri dari:

Budaya bersama

Standar bersama

Pembagian informasi

Koordinasi

Kolaborasi

2. Pendekatan terintegrasi, dengan mengembangkan kolaborasi pemikiran dalam

menjamin reliabilitas, otensitas dan memori yang terintegrasi bagi organisasi

maupun stakeholders. Ada 3 alat yang dapat digunakan dalam mengintegrasikan

arsip elektronis:

Strategi pemasaran yang berfokus pada pelanggan

Pemikiran arsip post-modern


Model Arsip Berkelanjutan

3. Kontrol terintegrasi, dengan mengelola kontrubusi seluruh anggota organisasi

dalam pendistribusian arsip serta meningkatkan kontribusi antara pencipta,

pengguna maupun administrasi arsip. Terdiri dari:

Kontrol produk (arsip)

Kontrol proses

Kontrol servis

Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum menggunakan arsip elektronis

(Compulink Management Cente, 2003), yaitu:

1. Kebijakan dan Prosedur. Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung

dalam organisasi agar berjalan sebagaimana yang diharapkan harus dibuat

kebijakan, peraturan, standar, dan prosedur yang mencakup hal-hal berikut ini: Menjelaskan metode men-scan dan memasukkan file

Menjelaskan revisi peng-update-an, dan penghapusan sebuah arsip

Buku pedoman dari hardware dan software, termasuk nama

software,nomer dan tanggal instalasi,upgrade, pemindahan dan konversi

yang digunakan Penjelasan prosedur mengenai bagaimana arsip dindeks

Kebijakan akses (kontrol log-on), fitur keamanan ( misalnya, teknologi public key in-insfractrustur / PKI),teknik enkripsi, dan lain-lain

Struktur dan isi data, termasuk layout file dan kamus data

Konvensi dan hierarki nama file

Pengembangan algoritma (digital imaging system)

Prosedur mem-back up untuk disk, external hard disk,mikrofilm, dan lain-lain.

Prosedur untuk mengetes pembacaan data

Prosedur penyimpanan online dan offline

Pendisposisian sebuah arsip

1. Pendidikan dan Training. Seluruh pegawai administrasi akan sadar dan

mengerti mengenai prosedur pemanfaatan sistem pengarsipan elektronis apabila

sosiakisasi dan training mengenai hal tersebut.

2. Kerahasiaan dan Kejujuran. Hal ini merupakan salah satu persyaratan agar

arsip dapat terjaga kerahasiaan dan keasliannya. Hal ini dapat dicapai melalui

kontrol akses,otorisasi,mengenkripsi,file, dan sejeninsnya. Untuk itu, upaya-

upaya proteksi dapat dilakukan,misalnya dengan penggunaan password untuk

mengakses file tertentu.

3. Cakupan Dokumen. Pegawai juga harus memperhatikan 3 elemen arsip-isi,

struktur, dan konteks dalam membuat arsip. Namun yang dijadikan pedoman

utama dalam membuat cakupan dokumen adalah isi, karena alasan utama sebuah

arsip perlu disimpan.


4. Metadata. Hal ini menginformasikan tentang sebuah arsip yang disimpan, dan

ada 5 hal yang patut diperhatikan, yaitu aksebilitas,retensi dan disposisi,

keamanan, audit trail, dan migrasi

5. Manajemen File. Komponen ini perlu didukung data yang tidak dapat dihapus

misalnya WORM,CD,atau DVD yang diproteksi. Sistem ini juga harus

mendukung peng-copyan memformat kembali, atau mentranfer arsip ke media

yang lain.

6. Manajemen Penyimpanan. Menyeleksi dan mengelola teknologi penyimpanan-

format file dan media penyimpanan sangatlah penting. Ketika memilih format

file apa yang akan digunakan hendaknya diperhatikan apakah kita mempunyai

lisensi untuk menggunakannya. Seperti diketahui bersama, banyak vendor

software yang sering melakukan sweeping di Indonesia sebagai implikasi

diratifikasinya hal tersebut adalah salah satu poin keanggotaan WTO. Saat ini,

format dokumen yang paling banyak digunakan ada format . pdf (portable

document format) dan tiff (tagged image file format). Format untuk tampilan di

Internet antara lain format html (hypertext markup language) dan sgml (standard

generalized markup language). Sedangkan media penyimpanan dapat digunakan

menggunakan CD (compact Disc) maupun DVD ( Digital Versatile Disc) dan

seyogyanya media tersebut dapat digunakan (compatible) pada semua PC atau

notebook yang digunakan perusahaan.

5. Ketersediaan Arsip. Arsip akan tersedia dan dapat dibaca dalam bentuk print

out atau gamabar pada layar monitor dan dapat diakses oleh orang yang

mempunyai otoritas sepanjang umur arsip tersebut.

6. Audit Trail. Audit ini akan menjelaskan apa,siapa, kapan, dan mengapa arsip

tersebut disimpan. Hal ini merupakan komponen kunci pertanggungjawaban

akan keberadaan sebuah arsip yang disimpan untuk kepentingan penyelidikan,

yang memuat siapa yang membuat, penerima isi, tanggal dibuat, tanggal revisi,

tanggal dimkirim, dan orang yang mempunyai otorisasi untuk mengaksesnya.

7. Retensi. Sebuah organisasi harus menetapkan jadwal pemusnahan dokumen

seperti yang berlaku pada arsip kertas. Misalnya, jadwal pemusnahan akan

dilakukan 10 tahun usia arsip atau masa kadaluarsa plus 3 tahun yang semuanya

dituangkan pada Buku Pedoman Manajemn arsip Elektronis suatu organisasi.

8. Pembaruan media atau transfer. Ada 3 komponen yang terlihat dalam

pelestarian arsip elektronis, yaitu:

Pembaruan Media (renewal) dengan mengopi arsip dari jenis media

ke media yang sama. Misalnya, mengkopi arsip 1CD yang

berakapasitas 650 mengabyte ke CD yang lain dengan kapasitas yang

sama.


Mengkpi media (copying) adalah mengubah format arsi dari satu

media ke media yang lain. Misalnya, mengkopi arsip 1 CD yang

berkapasitas 7 kalinya. Hal ini memerluka validasi dari pihak yang

berwewenang (pengelola) arsip elektronis.

Keuntungan dan Kelemahan Arsip elektronik adalah:

C.keuntungan:

Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.

Kemudahan akses terhadap arsip elektronik

Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.

Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.

Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.

D. Kelemahannya :

Adanya peluang untuk memanipulasi file (menciptakan, menyimpan,

memodifikasi, atau menghapus) dalam segala cara;

Kesulitan untuk berbagai file karena format file maupun ketersedian jaringan

maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain; Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya

server terserang oleh virus atau terhapusnya data secara permanen kerena tidak sengaja.

2. MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS

Komputerisasi dokumen dibangun pada kekuatan dokumen kertas: Data di-scan

atau dipindahkan secara elektronik dan kopi digital dengan resolusi tinggi disimpan

dalam hard drive atau optical disk. Indeks elektronik dapat memberikan inforfmasi

tentang dokumen seperti penulis, nomor referensi, atau tanggal dibuat. Data dapat

ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara komputerisasi yang memberikan

keuntungan besar karena membuat isi dokumen menjadi aktif.

Tidak hanya sebuah tinta pada kertas, teks dokumen dibaca dengan

menggunakan teknologi Optical Character Recognition (OCR). Sistem tersebut

memungkinkan pengambilan data dengan mencari kata atau frase dala teks, dengan

lokasi folder, atau dengan informasi kartu indeks. Dokumen mana yang dapat dibaca,

dan tindakan apa yang dapat dilakukan atas dokumen tersebut tergantung pada tingkat

keamanannya, yang dapat dikontrol dengan sistem komputerisasi dokumen. Dengan

mempertimbangkan masalah ke depan akan dapat dipastikan solusi apa yang cocok

dengan kebutuhan organisasi Anda.


Sistem Pengarsipan Arsip Elektronis

Beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan professional yang secara

fungsional sesuai untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Saat ini terdapat 3

sistem utama di pasar:

3. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis (electronic document management

system – EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen

elektronis melalui computer masing-masing pegawai, misalnya word processing,

spreadsheets, presentasi, proyek, dan lain-lain)

4. Sistem Pemindaian Elektronis (electronic imaging system – EIS) yang akan

mengelola dokumen hasil pemindaian (scan).

5. Software Manajemen Dokumen (records management software – RMS) yang

akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat

penyimpanan dokumen.

Berikut adalah deskripsi dari lima komponen dasar dalam memilih sistem.

1. Memindahkan dokumen

Berikut ini adalah metode utama dalam memindahkan data ke dalam

sistem komputerisasi dokumen (www.GeorgiaArchives.org): 1. Scanning

Memindai atau men-scan duokumen yang menghasilkan data gambar

yang dapat disimpan di computer. Ketika memilih scanner, sangat penting

untuk mempertimbangkan dana keseluruhan dan ukuran serta volume kertas

yang akan di-scan. Kemampuan untuk menggunakan scanner di seluruh

bagian organisasi yang berkaitan dengan dokumen merupakan salah satu

karakteristik sistem komputerisasi yang baik. Ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan dalam pembelian scanner guna menunjang implementasi:

a. Memiliki Automatic Document Feeder (ADF) yang memungkinkan

sejumlah keras diletakkan pada tray dan secara otomtis masuk satu demi

satu halaman ke dalam scanner.

b. Compatible untuk berbagai ukuran kertas, dari kartu bisnis sampai gambar

teknik. Kebanyakan departemen hanya perlu memindai dokumen dengan

ukuran kertas legal (8,5″x14″). Untk organisasi atau departemen yang

menggunkan cetak biru dan gambar arsitek, terdapat scanner engan format

lebar yang mendukung dokumen dengan ukuran E-sized (34″x44″).

Umumnya, semakin besar ukuran kertas yang dpat didukung oleh scanner,

semakin mahal scanner terebut. Pilihan lain, seperti warna atau grayscale

yang ditunjukkan, seberapa tinggi pixel gambar yang dapat dihaslkan juga

akan mengakibatkan tingginya harga scanner.

http://www.georgiaarchives.org/


c. Kecepatan men-scan dokumen, umumnya antara 10-200 halaman per

menit, dan memungkinkan dua sisi dari dokumen di-scan dengan sekali

jalan. Kemampuan duplex scanning akan meningkatkan harga scanner.

Terkadang akan lebih ekonomis untuk membeli 2 buah scanner dengan

kecepatan 20 halaman per menit daripada satu buah scanner dengan

kecepatan 40 halaman per menit. Kecepatan memindai yang tinggi harus

didukung oleh sistem komputerisasi dokumen yang mendukung banyak

stasiun scan (departemen yang melakukan pemindaian) dan

menempatkannya pada sistem pengarsipan utama organisasi.

Jika jumlah dokumen yang di-scan cukup besar, seperti seribu atau sejuta

halaman, patut dipertimbangkan untuk menggunakan jasa layanan scanning

dari luar. Pilihan ini harus didukung oleh sistem komputerisasi yang dapat

mengakomodasi sinkronisasi data-base antara informasi yang di-scan dengan

jasa layanan dan halaman yang telah dipindai sendiri oleh organissi. Hal yang

perlu dipertimbangkan adalah tingkat kerahasiaan dokumen yang akan di-scan

oleh pihak luar, serta ukuran dan format data harus bersifat modular dan

mudah untuk ditransfer ke masing-masing bagian dalam organisasi. Hal ini

untuk memastikan bahwa dokumen yang di-scan oleh mereka (penyedia jasa

layanan pemindaian) dapat dihubungkan menjadi sebuah sistem yang hidup

tanpa mengganggu pekerjaan yang sudah ada. Pilihan ii sering kali

diistilahkan sebagai portable volumes yang akan memudahkan organisasi yang

mempunyai beberapa kantor dan harus mendistribusikan dokumen yag telah

di-scan oleh tiap kantor ke seluruh bagian perusahaan.

Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word

process-sor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan

pada sistem AutoCAD, dapat mencetak data yang telah ada menjadi tampilan

unalterable dari dokumen. Tampilan ini biasanya disimpan sebagai kualitas

arsip tiff (Tagged Image File Format) maupun pdf (Portable Document

Format). Proses ini tidak melalui proses scanning, menghemat kertas dan

bahan mencetak, dan menghasilkan tampilan yang lebih jelas daripada arsip

atau dokumen kertas. Metode ini sangat cocok untuk arsip permanen.

Importing

Metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen

office suite, grafik, audio clips, atau data video, ke dalam sistem pengarsipan

dokumen elektronis. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and

drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya. Data ini dapat


ditampilkan dalam format originalnya baik dengan menjalankan aplikasi

aslinya atau dengan menggunakan file viewer dari sistem terkomputerisasi.

2. Menyimpan Dokumen

Setelah dipindahkan ke dalam sistem, dokumen harus disimpan secara

benar. Sistem penyimpanan ini harus mampu mendukung perubahan teknologi,

peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama.

Kebutuhan dan dana untuk penyimpanan dokumen ditentukan oleh masing-

masing departemen, yang kemudian dijadikan konsensus dalam bentuk Buku

Pedoman pengelolaan arsip atau dokumen elektronis. Sistem terkomputerisasi

dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia juga yang

akan dating untuk memberikan kepastian akan penggunaan serta penyimpanan

jangka panjang. Hal ini juga akan memungkinkan organisasi memilih peralatan

yang sesuai dengan kebutuhan, baik pada masa sekarang maupun di masa depan.

Untuk mengurangi risiko tidak dapat dipakainya format dokumen yang

telah digunakan (misalnya, karena vendor menutup perusahaannya) atau tingkat

ketergantungan yang relatif tinggi terhadap satu perusahaan, sebaiknya

perusahaan menyimpan data atau dokumen yang ada tidak hanya dalam satu

format yang dihasilkan satu perusahaan.

Saat ini tersedia lima pilihan utama media penyimpanan: Magnetic Media (Hard Drives)

Peningkatan kecepatan waktu respons (waktu yang diperlukan untuk

menyimpan dan membuka data) dan di sisi lain terjadi penurunan harga yang

dramatis, membuat magnetic media seperti hard drive atau sistem RAID

(Redundant Array of Independent Disks) menjadi pilihan yang popular.

Sistem RAID akan memformat banyak hard drive agar terlihat sebagai satu

kesatuan penyimpanan dokumen yang cukup besar. Sistem ini akan

melindungi dokumen dari kehilangan atau kerusakan dengan adanya toleransi

dari masalah hardware yang mungkin terjadi. Perangkat ini relatif murah,

dapat dihubungkan bersama untuk menyimpan sejumlah besar dokumen, dan

memberikan waktu respons yang cepat. Kekurangan utamanya adalah

walaupun murah, media ini masih memiliki bagian bergerak, yang merupakan

penyebab kerusakan mekanis yang akan mengakibatkan data dapat hilang tak

berbekas. Untuk itulah, administrator sistem ini harus melakukan backup

secara teratur, sehingga apabila data terhapus atau rusak, data tersebut dapat

dikembalikan.

Magneto-Optical Storage


Beberapa tahun yang lalu, magneto-optical (MO) diskette/disk drive

merupakan metode yang paling popular untuk mem-backup data pada

computer pribadi. Ukurannya sedikit lebih besar daripada disk magnetic 3,5

inci konvensioanl, dan terlihat mirip, media ini menggunakan teknologi

magnetic dan optic sehingga mampu meningkatkan kemampuan penyimpanan

data berkisar antar 100 MB sampai beberapa gigabytes (GB) dibandingkan

disket konvensioanl yang hanya dapat menyimpan 1,44 megabytes (MB) data.

Media ini menggunakan kombinasi laser dan magnetic sebagai sistem untuk

menulis dan membaca disk. Data dapat dihapus dan ditulis ulang dalam

jumlah terbatas, sama seperti disk 3,5 inci konvensioanl. Keuntungan MO disk

adalah kemudahan, harga yang tdak terlalu mahal, kehandalan, dan (untuk

beberapa model) telah mempunyai standart industry sehingga dapat dipakai

secara luas. Keterbatasannya adalah kecepatan bacanya relative lambat

dibandingkan disk drive 3,5 inci konvensional. Data juga dapat terhapus tanpa

sebab. Saat ini, popularitas media ini semakin menurun dan hilang dari

pasaran karena harga drive yang semakin turun.

Compact Disc

Merupakan cakram kecil yang terbuat dari plastic yang biasa digunakan

untuk menyimpan informasi secara digital. Pada awalnya CD dikembangkan

untuk sistem audio sebagai alternatif rekaman phono-graph dan audiotape,

tetapi sekarang digunakan sebagai penyimpanan data pada computer.

Informasi digital disimpan pada CD berupa rangkaian lubang berukuran

mikroskopis pada permukaan aluminium sebuah disk. Disk dilindungi oleh

pelindung plastic transparan dan diputar pada mesin yang menggunakan laser

merah untuk membaca pola area yang berlubang dan tidak berlubang pada

permukaan disk. Karena tidak ada yang menyentuh bagian yang barcode, CD

tidak akan rusak karena peoses pemutaran. Format standar CD termasuk CD-

ROM (Compact Disc-Read Only Memory – format media yang masih belum

tertulis): CD-R (CD Record able - disk sekali tulis); dan CD RW (CD

Rewriteable – disk yang dapat ditulis berulang kali). CD menawarkan media

yang aman dan handal yang memungkinkan penyimpanan jangka panjang data

(hingga 100 tahun). Selain itu, CD – ROM tidak membutuhkan spesifikasi

ISO-9600, yang berarti data dapat dibaca pada hamper semua jenis computer

(seperti PC, Macs, NT server, Novell Server), tidak seperti MO atau WORM

disk. Kekurangan utama dari media ini adalah keterbatasan kemampan

penyimpanannya, yang Cuma 650 MB. CD – ROM dapat diakses melalui CD


– ROM drive, CD tower, dan jukebox yang berisi 500 disk, yang membuatnya

menjadi metode yang nyaman dalam menyimpan sejumlah besar dokumen.

DVD

Singkatan dari Digital Video Disc atau Digital Versatile Disc, merupakan

generasi baru dari teknologi penyimpanan optical disk. DVD pada dasarnya

adalah CD yang lebih cepat dengan daya simpan yang jauh lebih besar (antara

7-14 kali CD) dalam menjadikan DVD mempunyai kapasitas penyimpanan

lebih besar adalah pertama, track pada DVD lebih berdekatan dan lubang pada

tiap track lebih kecil. Kedua, teknologi kompresi data baru yang lebih efisien,

sehingga meminimalisasi kebutuhan untuk menyimpan data yang berulang

dan tidak diperlukan. Ketiga, dua layer yang berbeda

dapat dikombinasikan ke dalam sebuah disk. Seperti compact disc atau Laser

Disc, DVD memungkinkan akses random suatu poin pada disk, sehingga tidak

perlu memutar kedepan atau ke belakang seperti tape, an juga tidak perlu

memutar ulang. Seperti disk optic, DVD tidak pernah mendapatkan kontak

fisik dengan pembaca. Disk dibaca dengan cahaya sinar laser, sehingga tidak

ada goresan meskipun Anda tetap membaca data yang sama. Permukaan

plastic yang kuat mentoleransi sidik jari, debu, dan kotoran sehingga tidak

diperlukan perawatan secara khusus. Karena mampu dibaca ribuan kali

dengan durasi penggunaan yang cukup panjang menjadikan media ini dapat

diandalkan dalam mendukung sistem pengarsipan arsip atau dokumen secara

elektronis. Media ini telah mendapatkan dukungan dari seluruh perusahaan

besar elektronik, studio film dan music hingga vendor software sehingga

membuat media ini akan menjadi media utama di masa yang akan dating.

Kekurangan utaa dari media ini adalah harganya sangat mahal dan sedang

dalam peperangan mengenai standar penggunaannya yang mirip dengan

peperangan antara VHS dan Beta, yaitu pabrikan yang berbeda yang

menggunakan format yang berbeda untuk DVD rewriteable.

WORM

Media penyimpanan terakhir adalah WORM yaitu singkatan dari Write

Once, Read Many, WORM adalah teknologi disk optic yang memungkinkan

Anda untuk menulis data ke dalam disk hanya satu kali. Setelah itu, data

menjadi permanen dan dapat dibaca sebanyak mungkin. Format media ini

belum ada saat ini dan membutuhkan hardware serta software khusus untuk

menjalankannya. Tidak seperti CD – ROM, tidak ada satu standar untuk

WORM sehingga menjadi kendala apabila digunakan secara luas, meskipun

media ini telah menemukan pasar yang cocok sebagai media pengarsipan.


Meskipun definisi standar WORM ditujukan untuk tipe spesifik dari teknologi

penyimpanan, WORM juga memiliki arti luas termasuk disk optical yang

pada prakteknya ditulis satu kali dan dibaca berulang kali. Dengan kata lain,

WORM termasuk beberapa media penyimpanan yang biasa digunakan seperti

CD dan DVD.

3. Mengindeks Dokumen

Ketika dokumen berupa kertas disimpan dikantor, dokumen itu harus

dikelola agar bermanfaat untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, disortir,

diindeks, ditempatkan pada folder, dan dimasukkan filling cabinet. Begiu juga

arsip elektronis, yang memerlukan beberapa metode guna mengelola informasi

yang mudah dipahami oleh user pada saat ini maupun masa yang akan datang.

Badri Munir Sukoco (2006:120) menyimpulkan ada 3 metode dalam

mengelola pengindeksan arsip elektronis:

Index Field, yang menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci

sebagai metode tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas.

Sistem ini harus memungkinkan dilakukannya perubahan oleh pengguna

untuk memodifikasi indeks, menciptakan multiple templates, dan

mempunyai beberapa jenis indeks dengan templates yang berbeda,

misalnya berdasarkan tanggal dibuat, nomor surat, dan karakteristik

lainnya. Indeks ini dapat digunakan untuk mengategorisasi dokumen,

sehingga memungkinkan pelacakan tanggal penyimpanan oleh pengguna

yang lain.

Full-text Indexing, dengan meng-install software Optical Character

Recognition (OCR), menjadikan pengindeksan lebih mudah dan cepat

dibandingkan menggunakan kata kunci. Proses ini membaca halaman

yang di scan dan kemudian mengindeks setiap kata serta meletakkannya

pada lokasinya, yang akan mengurangi biaya pengindeksan dan

meningkatkan kemampuan pencarian arsip hanya berdasarkan kata atau

frase dalam suatu dokumen walaupun bukan termasuk kata kunci.

Folder/File Structure, system ini menyediakan metode visual dalam

pencarian dokumen. Dalalm banyak kantor, file secara normal akan dapat

ditemukan dengan mencari pada folder atau filing cabinet yang tepat.

Untuk itu, manajemen arsip elektronis harus mempunyai kemampuan

yang sama untuk menciptakan kembali system filing ini dengan banyak

tingkatan. Penentuan folder yang fleksibel akan

memudahkan pengubahan arsip kertas ke elektronik.

Untuk memaksimalkan efektivitas pencarian sebuah arsip, sistem pencarian

dokumen harus mampu mengkombinasikan pencarian templates dengan


pencarian full-text atau dokumen atau folder dalam suatu pencarian yang

komprehensif. Harapannya adalah agar implementasi manajemen arsip elektronis

akan mempermudah, mempercepat, dan mengefisienkan pencarian sebuah arsip.

4. Mengontrol Akses

Mengontrol akses merupakan hal yang terpenting dari system

pengarsipan dokumen secara elektronis, karena hampir setiap orang di dalam

organisasi mampu membaca dokumen pada setiap komputer yang terhubungkan

dengan LAN diseluruh area kantor. Untuk itu, perlu ada tingkatan yang berbeda

antara pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan

arsip.

Menurut Badri Munir Sukoco (2006:120) terdapat dua hal yang harus dimiliki

dalam mengontrol akses :

Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan

beberapa cara untuk mengakses suatu file. Dengan level akses yang luas

akan menghemat dana, modal intelektual, dan bandwich suatu jaringan

karena pemanfaatannya yang optimal. Metode yang biasa digunakan

untuk mengintegrasikan seluruh komputer dengan setiap pengguna (client

based user interface) akan memungkinkan pen-scan-an, pengindeksan

maupun penemuan kembali suatu arsip. Untuk itu, manajemen arsip

elektronis harus dapat memenuhi kebutuhan masing-masing pengguna

dengan lokasi yang berbeda.

Keamanan yang komprehensif. Sebuah organisasi yang

mengimplementasikan arsip elektronis dengan dokumen yang bervariasi

hendaknya meningkatkan keamanan dengan melakukan kontrol akses

yang komprehensif dan sederhana. Hal ini akan memungkinkan

administrator system mengontrol folder dan dokumen apa yang bisa

diakses, dilihat, dan di-copy bahkan diedit atau dihapus oleh seorang

penguna. Sistem dengan kemampuan akses yang baik akan menjadikan

arsip elektronis bisa diakses oleh setiap orang yang mempunyai otorisasi,

baik di kantor maupun melalui Web browser tanpa adanya kompromi

terhadap system keamanan.

3. IMPLEMENTASI ARSIP ELEKTRONIS

Ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan sebelum organisasi

mengimplementasikan program pengarsipan secara elektronis menurut Badri Munir

Sukoco (2006:120), antara lain:

1. Mengevaluasi Kebutuhan

Berapa hal yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan sebelum

pengimplementasian manajemen arsip elektronis adalah:


a. Beberapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh system, termasuk

dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan

pertahun pada waktu yang akan datang? Proyeksi volume dokumen yang

akan dikelola akan menyediakan informasi seberapa besar media

penyimpanan yang akan digunakan, konfigurasi hardware maupun biaya

sistem yang harus disediakan;

b. Berapa banyak user yang akan menggunakan sistem? Hal ini akan

menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server

yang dibutuhkan;

c. Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakan publik dapat

mengakses sistem? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan level

keamanan yang dibutuhkan;

d. Masalah serius apakah yang harus dipecahkan? Isu apa saja yang harus

diperhatikan guna menjadikan system lebih mudah dan efisien sehingga

meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan memberikan informasi

tentang fungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang utama

dan pilihan dari keberadaan sebuah sistem serta apakah modifikasi

dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan datang;

e. Apakah dibutuhkan solusi temu balik atau dapat dimodifikasi sendiri

oleh pengguna atau organisasi? Hal ini akan menjelaskan perlu tidaknya

keberadaan konsultan, peng-installan, training,konfigurasi, dan dukungan

yang dibutuhkan;

f. Network jenis apakah yang akan digunakan – NT, NLM, LAN atau yang

lainnya – dan apakah yang akan digunakan selamanya? Hal ini akan

menjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah network, konfigurasi

sitem, dan peng-upgrade-an stasiun kerja.

2. Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan

Cara terbaik yang dapat dilakukan sebuah organisasi adalah dengan

melakukan pilot project di sebuah unit atau divisi kerja. Biasanya hal ini

dimulai pada Departemer Kearsipan, namun juga bisa dimulai pada

departemen yang lain. Dengan melakukan pilot project akan dapat

mengoptimalkan system dan prosedur yang akan dibangun dan

diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.

3. Instalasi

Langkah pertama dalam mengimplementasikan adalah inspeksi yang

dilakukan oleh vendor software maupun konsultan IT guna melihat

penempatan, men-setting, dan mengoneksikan hardware secara tepat serta


mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi sehingga jaringan yang akan

dibangun dapat digunakan sebagaimana yang diharapkan .

4. Training

Program pelatihan harus memperhatikan kepentingan pengguna. Ada 4 hal

yang perlu diperhatikan menurut Badri Munir Sukoco (2006:122):

a. End User. Dilakukan dengan mengajari end user (pengguna) dasar-dasar

penggunaan sistem sehari-hari pada computer masing-masing. Training

yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas pengguna dengan program

komputer yang akan digunakan. Sistem yang user friendly dengan

perubahan yang minimal akan menjadikan pengguna lebih cepat

beradaptasi.

b. Sistem Administrasi. Untuk memastikan system berjalan dengan lancar,

sangat penting untuk melatih beberapa orang secara khusus mengenai

bagaimana mengelola sistem pengarsipan elektronis;

c. Konsultasi. Hal ini memungkinkan adanya bantuan dalam

mengembangkan hal-hal yang bersifat strategis dalam mentransfer arsip

kertas dan mengindeks-nya kedalam arsip elektronis. Lama waktu

training tergantung pada kompleksitas sistem yang akan dibangun;

d. Pengawasan Implementasi. Hal ini mencangkup pengawasan terhadap

pegawai yang berkaitan dengan arsip elektronis, selain memberikan rasa

aman dan nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga ahli yang

berwenang dalam mengambil keputusan, jika diperlukan.

5. Isu-isu hukum

Banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunaan arsip elektronis.

Dinegara maju, kantor pemerintah menerima arsip jenis ini dengan syarat

berikut:

a. Arsip harus disimpan dalam media atau format yang tidak mungkin

rusak, misalnya CD, DVD, maupun WORM;

b. Sistem mempunyai kontrol yang baik untuk menjamin keakuratan,

integritas maupun reliabilitas sebuah arsip;

c. System harus menyediakan beberapa jenis audit trail untuk menjaga dan

mendeteksi pengubahan, perusakan, atau penghapusan sebuah arsip;

d. Transfer arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan;

e. Mempunyai sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah arsip;

f. Sistem harus berkemampuan mencetak arsip yang dibutuhkan

sebagaimana aslinya;

g. Sistem harus compatible dengan sistem penyimpanan maupun software

yang lain;


h. Sistem mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana sebuah software

bekerja dan melakukan penyettingan.

Hal ini tergantung pada hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum

mengenai hal tersebut perlu dilakukan sebelum pimplementasi sistem

pengarsipan secara elektronis.

6. Support dan Pemeliharaan

Sistem juga membutuhkan dukungan selama operasi berjalan. Vendor harus

menyediakan upgrading software secara regular dan simultan. Beberapa hal

yang mempengaruhi dukungan tersebut menurut Badri Munir Sukoco

(2006:120), adalah :

a. Ukuran dari sistem yang dibeli;

b. Jumlah sistem yang digunakan;

c. Misi dari sistem utama yang harus beroperasi 24 jam selama 7 hari;

d. Level pengalaman personil departemen IT terhadap manajemen arsip

elektronis;

e. Akses internet;

f. Perubahan terhadap jaringan komputer maupun infrastuktur yang lain;

g. Turnover personil, dimana pergantian personil akan memerlukan training

dan hal lain yang tentunya akan memerlukan tenaga, waktu, dan biaya

suatu organisasi.

4. RETENSI ARSIP ELEKTRONIS

Terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elektronis

(Skupsky,1999 dalam Sukoco, Badri Munir), yaitu :

1. Retensi Dokumen Tradisional , dengan melaporkan kata-kata yang terproses

dimana dokumen ditemukan pada masing-masing departemen maupun periode

retensi dokumen yng dimaksud. Namun pendektan ini mempunyi kelemahan ,

yaitu :

Judul dokumen harus di catat secara tepat untuk menemukan periode retensi arsip

Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin teridentifikasi dengan nama yang lain, walaupun isinya realtif sama

Benar atau salah, dokumen yang serupa mungkin dimodifikasi terutama ketika organisasi merestruksikan organisasinya

Jadwal retensi harus sesering mungkin dimodifikasi terutama ketika organisasi merestruktusi organisasinya

Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang dikelola.

2. Retensi dokumen berdsarkan fungsi dan hubungan, merupakan pendektan

yang dikembangkan sejak lahir decade 80-an dengan menggunakan hubungan

yang sistematis dan menghubungkan seluruh data lektronis bedasarkan fungsi


organisasi atau informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut merepresentasikan

aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan, hubungan

masyarakat, hokum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah

disepakati yang dicantumkan pada Buku Pedoman, sistem penyimpanan akan

menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan rumus perhitungan lama

periode penyimpanan. Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila periode

etensi berubah. Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dalam metode

ini :

Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi

dokumen yang kan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi

dokumen

Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan modul retensi

Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan periode retensi dokumen maupun rumus perhitungan yang terdiri atas :

Tanggal penciptaan (creation-driven) degen menghitung retensi

berdasarkan tanggal pembutan dokumen , misalnya 6T (6 tahun)

Tanggal kejadian (event-driven) dengan menghitung retensi

berdasrkan tanggal-tanggal sebuah peristiwa, mislanya DP(dalam

proses) dan SP (sudah diproses)

Tanpa penjelasan (idenfinite) dimana dokumen tidak akan

dimusnahkan hungga orang yang mempunyai otorasi akan

melakukannya , misalnya PERM (dokumen permanen)

Maksimum, dimana retensi dokumen dihitung sejak dokumen

dibuat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum berakhirnya

periode retensi , misalnya Max3 (maksimum 3 tahun

penyimpanan)

Sistem secara dinamis dan otomatis akan menghitung periode retensi apabila ada perubahan prosedur pada Buku Pedoman

Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang

dianggap penting misalnya akta pendirian perusahaan , sertifikat tanah,

dan sebagainya

Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan dimusnahkan

Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang dihancurkan

Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah

disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang

digunakan untuk menyimpan dokumen

Dokumen elektronis yang di simpan pada media yang dapat

dihapus , harus menggunakan metode penghapusan yang aman

sehingga data tidak dapat di copy maupun dicari kembali

Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat

dihapus , dapat dilakukan pemusnahan langsung


Sistem akan mengelola informsi yang akan berkaitan dengan dokumen

yang telah dihancurkan

Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tuidak dapat di copy kembali.

3. CARA PEMELIHARAAN ARSIP ELEKTRONIK

Salah satu pekerjaan dalam kearsipan adalah pemeliharaan arsip. Pemeliharaan

arsip merupakan kegiatan mengurus arsip dokumen agar dapat bertahan lebih lama

dengan cara memperpanjang umur arsip tersebut melalui berbagai cara. Arsip-arsip yang

dirawat merupakan arsip yang penting bagi perusahaan/instansi. Terdapat dua kategori

perawatan arsip secara umum, Pertama adalah perawatan arsip berbentuk fisik kertas

seperti surat, dokumen kontrak, dan lain sebagainya.

Sedangkan yang kedua adalah pemeliharaan arsip elektronik. Arsip elektronik

sendiri tergolong jenis arsip baru yang baru dikenal dewasa ini. Contoh arsip elektronik

adalah flashdisk, hardisk, laptop, komputer, dan perangkat penyimpan data lainnya.

Bentuk arsip elektronik berbeda jauh dengan arsip kertas oleh karena itu tata cara

penanganannya juga berbeda.

Berikut ini tata cara pemeliharaan arsip elektronik.

Pengamanan Informasi

Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak

bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip jenis ini,

kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:

1. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan

terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak

yang tidak berhak.

http://anugerahdino.blogspot.com/2015/02/arsip-elektronik.html




2. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan

penyesuaian teknologi secara berkala.

3. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan

penyesuaian secara berkala.

Pemeliharaan Fisik Arsip Elektronik

Sedangkan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak.

Karena jika fisik arsip rusak biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik

pun ikut rusak pula. Berikut cara pemeliharaan fisik arsip elektronik tersebut:

1. Penggunaan perangkat keras(komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan baik

sesuai prosedur.

2. Menggunakan software asli (bukan bajakan)

3. Mem back up data secara berkala

4. Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet, debu,

panas yang berlebihan, dan air.

5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22 C

dan kelembapan antara 45-65% RH.

Dengan menerapkan pemeliharaan arsip elektronik dengan baik, diharapkan data

informasi penting yang berada pada arsip elektronik akan bertahan lama sekaligus

melindungi data tersebut dari pihak lain yang tidak berkepentingan.

A. Pengertian Komputer

Komputer adalah “rangkaian peralatan elektornik yang dapat melakukan pekerjaan

secara sistematis berdasarkan program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan

menampilkan keterangan atau gambar” (Sedarmayanti, 2003:116). Adapun jenis - jenis

komputer yang dijelaskan oleh Amsyah (2003:230) sebagai berikut:

1. Memory (ingatan)

Alat yang digunakan untuk menyimpan data ke dalam perangkat komputer, alat

tersebut dapat berupa Hard Drive atau biasa disebut dengan Hard Disk yang

merupakan memory penyimpanan data yang tidak dapat terpisahkan dengan

komputer, Compact Disk atau biasa disebut dengan kepingan CD, serta Flashdisk

yang merupakan alat penyimpanan data yang dapat dibawa kemana-mana.

2. Arithmetic/logic (hitungan/logika)

Alat logic memungkinkan komputer untuk membuat keputusan-keputusan yang

logis. Keputusan-keputusan ini memungkinkan untuk menentukan suatu pemecahan

C. RANGKUMAN


dari pemasalahan yang ada, misalnya untuk menentukan apakah suatu persediaan

barang telah berkurang dari kuota yang telah ditentukan.

3. Input

Alat yang memungkinkan data informasi dan instruksi dimasukkan ke dalam mesin

komputer. Ada beberapa alat untuk input yang diantara lain adalah punched card

reader, keyboard, pita kertas punched, dan bukan input audio suara.

4. Output

Alat ini sesungguhnya adalah untuk mencetak atau menampilkan hasil perolehan suatu

informasi misalkan pemecahan masalah dan peyiapan laporan. Salah satu alat output

yang lazim adalah line printer (pencetak garis) atau yang lebih dikenal dengan

istilah printer.

D. TUGAS

Berkelompok dengan teman kalian yang terdiri dari 4-5 anak tiap

kelompok dengan cara menghitung acak

Setiap kelompok menyerahkan flashdisk kepada guru untuk

mendapatkan aplikasi SIKD dan file surat yang kemudian disebarkan

kepada setiap anggota kelompok

Siapkan file surat berdasarkan kelompok untuk diarsipkan oleh

masing-masing individu

Telitilah surat-surat tersebut (termasuk surat masuk/keluar) Siapkan media penyimpanan arsip lainnya (flashdisk, hardisk)

Pengerjaan praktik tetap dilakukan secara individu dapat dilakukan

bersama dengan kelompok

Waktu pengerjaan adalah 120 menit

E. TES FORMATIF

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar!

1. Jelaskanlah pengertian arsip elektronik menurut NARA!

2. Berdasarkan beberapa pengertian yang ada mengenai arsip elektronik ,

buatlah kesimpulan berdasarkan pendapat Anda!

3. Uraikanlah isi Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang

Informasi Elektronik?


Kunci Jawaban Soal Uraian

1. Menurut Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi

Informasi Elektronik, menerangkan informasi elektronik adalah adalah satu atau

sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara,

gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik

(electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka,

kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat

dipahami oleh orang yang mampu memahami.

2. Pemeliharaan Fisik Arsip Elektronik

Pemeliharaan arsip elektronik dilakukan agar fisik arsip tidak rusak. Karena

jika fisik arsip rusak biasanya data yang berada di dalam fisik arsip

elektronik pun ikut rusak pula. Berikut cara pemeliharaan fisik arsip

elektronik tersebut:

- Penggunaan perangkat keras(komputer,laptop,hardisk, flashdisk), dengan

baik sesuai prosedur.

- Menggunakan software asli (bukan bajakan)

- Mem back up data secara berkala

- Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari medan magnet,

debu, panas yang berlebihan, dan air.

4. Sebagai petugas arsip, kegiatan apa saja yang akan Anda lakukan

untuk menjaga keamanan informasi dalam arsip elektronik?

5. Jika dilihat dari manfaat yang dirasakan apabila mengimplementasikan

arsip elektronik, bagaimana kaitannya dengan tingkat pencapaian

tujuan kearsipan?

6. Berdasarkan 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis,

apa yang harus dilakukan petugas arsip untuk memaksimalkan

efektivitas pencarian sebuah arsip terkait dengan sistem pencarian

dokumen?

7. Sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara

elektronis, harus dilakukan evaluasi kebutuhan. Rumuskanlah

kebutuhan apa saja yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan

organisasi?

8. Sebelum organisasi mengimplementasikan program pengarsipan secara

elektronis, harus dilakukan evaluasi kebutuhan. Rumuskanlah

kebutuhan apa saja yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan

organisasi?

9.

10.

F. KUNCI JAWABAN TES FORMATIF


- Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada, rata-rata antara 11-22

C dan kelembapan antara 45-65% RH.

3. Sistem pengarsipan yang digunakan dalam arsip elektronik adalah:

- Sistem Manajemen Dokumen Elektronis (electronic document management

system – EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen

elektronis melalui computer masing-masing pegawai, misalnya word

processing, spreadsheets, presentasi, proyek, dan lain-lain)

- Sistem Pemindaian Elektronis (electronic imaging system – EIS) yang akan

mengelola dokumen hasil pemindaian (scan). - Software Manajemen Dokumen (records management software – RMS) yang

akan mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat

penyimpanan dokumen.

4. Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi

sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi

sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau

aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan oleh sistem

kerja teknologi komputer seperti mencatat, mengindeks, mengolah dan

menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan

kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat

dan menarik.

5. Untuk memaksimalkan efektivitas pencarian sebuah arsip, sistem pencarian

dokumen harus mampu mengkombinasikan pencarian templates dengan

pencarian full-text atau dokumen atau folder dalam suatu pencarian yang

komprehensif. Harapannya adalah agar implementasi manajemen arsip elektronis

akan mempermudah, mempercepat, dan mengefisienkan pencarian sebuah arsip.

6. 3 metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik

a) Index Field, yang menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai

metode tradisional yang digunakan dalam dokumen kertas. Sistem ini harus

memungkinkan dilakukannya perubahan oleh pengguna untuk memodifikasi

indeks, menciptakan multiple templates, dan mempunyai beberapa jenis

indeks dengan templates yang berbeda, misalnya berdasarkan tanggal dibuat,

nomor surat, dan karakteristik lainnya. Indeks ini dapat digunakan untuk

mengategorisasi dokumen, sehingga memungkinkan pelacakan tanggal

penyimpanan oleh pengguna yang lain.

b) Full-text Indexing, dengan meng-install software Optical Character

Recognition (OCR), menjadikan pengindeksan lebih mudah dan cepat

dibandingkan menggunakan kata kunci. Proses ini membaca halaman yang di

scan dan kemudian mengindeks setiap kata serta meletakkannya pada


lokasinya, yang akan mengurangi biaya pengindeksan dan meningkatkan

kemampuan pencarian arsip hanya berdasarkan kata atau frase dalam suatu

dokumen walaupun bukan termasuk kata kunci.

c) Folder/File Structure, system ini menyediakan metode visual dalam

pencarian dokumen. Dalalm banyak kantor, file secara normal akan dapat

ditemukan dengan mencari pada folder atau filing cabinet yang tepat. Untuk

itu, manajemen arsip elektronis harus mempunyai kemampuan yang sama

untuk menciptakan kembali system filing ini dengan banyak tingkatan.

Penentuan folder yang fleksibel akan memudahkan pengubahan arsip kertas

ke elektronik.

7. Pengamanan Informasi

Agar informasi di dalam arsip elektronik jatuh ketangan pihak yang tidak

bertanggung jawab, perlu kiranya diberika penanganan khusus untuk arsip

jenis ini, kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah

sebagai berikut:

- Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin

keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh

pihak-pihak yang tidak berhak.

- Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan

penyesuaian teknologi secara berkala.

- Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan melakukan

penyesuaian secara berkala.


3.EVALUASI

A. KOGNITIF SKILL

Penilaian pengetahuan siswa dapat dilakukan dengan test tertulis atau test lisan, sedang

bentuknya; test formatif (essay, pilihan ganda, benar salah).

B. PSIKOMOTOR SKILL

Contoh:

INSTRUMEN PENILAIAN KETERAMPILAN

(PROSES PEMBELAJARAN)

Mata Pelajaran

: Administrasi Humas dan Keprotokolan

Materi

: Kegiatan Belajar Sistematika Penulisan Notula


Kompetensi Dasar : 3.20 Menguraikan Sistematika Penulisan Notula

Pertemuan ke : ................

Alokasi : ................

KOMPONEN INDIKATOR

1. Keterampilan Berpikir Menunjukkan cara berfikir logis, rasional dan

sistematis dalam proses pembelajaran

2. Keterampilan Reaktif Memberikan respon secara efektif terhadap

peristiwa dan situasi yang terjadi dalam proses

pembelajaran dengan pendekatan berpikir positif

3. Keterampilan Interaktif Mampu berkomunikasi secara efektif dan tidak

mendominasi setiap topik pembicaraan dengan

menggunakan body language yang positif

4. Keterampilan Mampu menghasilkan notula dalam suatu rapat

Mengkreasi/Mencipta

A. KOGNITIF SKILL

Penilaian pengetahuan siswa dapat dilakukan dengan test tertulis atau test lisan, sedang

bentuknya; test formatif (essay, pilihan ganda, benar salah).

B. PSIKOMOTOR SKILL

Contoh:



Mata Pelajaran

: KEARSIPAN

Materi

: Menjelaskan Komputerisasi Kearsipan


Kompetensi Dasar : 3.20 Menjelaskan Komputerisasi Kearsipan

Pertemuan ke : ................

Alokasi : ................

KOMPONEN INDIKATOR

1. Keterampilan Berpikir Menunjukkan cara berfikir logis, rasional dan

sistematis dalam proses pembelajaran

2. Keterampilan Reaktif Memberikan respon secara efektif terhadap

peristiwa dan situasi yang terjadi dalam proses

pembelajaran dengan pendekatan berpikir positif

3. Keterampilan Interaktif Mampu berkomunikasi secara efektif dan tidak

mendominasi setiap topik pembicaraan dengan

menggunakan body language yang positif

4. Keterampilan Mampu menghasilkan notula dalam suatu rapat

Mengkreasi/Mencipta

Nilai Kriteria

4 Selalu, apabila melakukan sesuai indikator

Sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan dan kadang tidak

3 melakukan

Kadang-kadang, apabila kadang-kadang melakukan dan sering tidak

2 melakukan

1 Tidak pernah, apabila tidak pernah melakukan

.............., ........................ 2017

Guru Pengampu

.................................................


C. ATTITUDE SKILL

Penilaian sikap (attitude) dilakukan pada saat pembelajaran berlangsung, nilai-nilai yang

ditumbuhkan dan dibiasakan disesuaikan dengan KI-1 dan KI-2 yang mendukung

pembelajaran KI-3 dan KI-4. Adapun alternatif format penilaian sikap (attitude) yang

dapat dipergunakan adalah sebagai berikut:

Contoh:


Mata Pelajaran

: Komputerisasi Kearsipan

Materi

: Menjelaskan Komputersasi Kearsipan

Kelas

: ................



Pertemuan ke : ................

Alokasi : ................

KOMPONEN INDIKATOR

1. Disiplin Hadir tepat waktu

Menyelesaikan tugas tepat waktu

2. Tanggungjawab Memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan

tugas dengan baik

3. Kesantunan Santun dalam berbicara, berperilaku, berbusana

berdasarkan norma-norma umum

4. Kerjasama Mampu bekerjasama dalam menyelesaikan tugas

dan bersama-sama mencari solusi terhadap

permasalahan yang dihadapi kelompok

5. Proaktif Tanggap dalam berbagai situasi dalam rapat

Nilai Kriteria

4 Selalu, apabila melakukan sesuai indikator

Sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan dan kadang tidak

3 melakukan

Kadang-kadang, apabila kadang-kadang melakukan dan sering tidak

2 melakukan

1 Tidak pernah, apabila tidak pernah melakukan

.............., ........................ 20....

Guru Pengampu

.................................................


D. PRODUK/BENDA KERJA SESUAI KRITERIA STANDART

Contoh:



Mata Pelajaran : Kearsipan

Materi : Menjelaskan Komputerisasi Kearsipan

Kelas : ................


Pertemuan ke : ................

Alokasi : ................

NILAI TUGAS

No. Nama Siswa Tugas Tugas Tugas

Nilai Rata-

Tugas 4 Tugas 5 rata Tugas

1 2 3

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Keterangan: Nilai Tugas diisi dengan angka


Nilai Predikat

93-100 Sangat Memuaskan

85-92 Memuaskan

80-84 Baik Sekali

71-79 Baik

< 70 Kurang

.............., ........................ 20....

Guru Pengampu

.................................................

E. BATASAN WAKTU YANG TELAH DITETAPKAN

Batasan waktu pelaksanaan pembelajaran dan penilaian proses pembelajaran disesuaikan

program tahunan dan program semester mata pelajaran Administrasi Humas dan

Keprotokolan serta kondisi nyata proses pembelajaran.


P E N U T U P

Setelah menyelesaikan bahan ajar ini, anda telah menguasai kompetensi yang telah anda

pelajari. Mintalah kepada guru/instruktur/fasilitator untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem

penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang

berkompeten, apabila anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Atau apabila anda telah

menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap bahan ajar, maka hasil yang berupa nilai dari

guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak

industri atau asosiasi profesi. Selanjutnya hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu

pemenuhan standar kompetensi administrasi perkantoran dasar kompetensi kejuruan mata

pelajaran administarsi humas dan keprotokolan. Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam bahan ajar ini anda dinyatakan memenuhi syarat

kelulusan, maka anda berhak untuk melanjutkan ke topik/bahan ajar berikutnya di kelas XI.


DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.

Dino, Anugerah. 2014. Komputerisasi Kearsipan (E-Document) (online),

(www.anugerahdino.com/2014/09/pengelolaan-arsip-menggunakan-

media.html?m=1).

http://www.anugerahdino.com/2014/09/pengelolaan-arsip-menggunakan-media.html?m=1

http://www.anugerahdino.com/2014/09/pengelolaan-arsip-menggunakan-media.html?m=1

MENJELASKAN KOMPUTERISASI · Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengertian dari...

Documents

Transcript of MENJELASKAN KOMPUTERISASI · Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang pengertian dari...