Mengukur Performa di Pelabuhan dengan metode TRS dalam...

1 Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Kementerian Keuangan RI

DIREKTORAT JENDERAL

BEA DAN CUKAI

Direktorat Jenderal Bea dan Cukai

Kementerian Keuangan RI

Mengukur Performa di Pelabuhan

dengan metode TRS

dalam rangka Perbaikan Peringkat

EODB


2 Direktorat Jenderal Bea dan Cukai


PENGUKURAN WAKTU CLEARANCE

TOOLS PENGUKURAN

CLEARANCE

TIME RELEASE STUDY

(WCO)

DWELLING TIME

(WORLD BANK)

Pre CC Customs

Clearance Post CC



Arrival at Port Limit

Docking-

Unloading

Berthing-Stacking

in CY

Customs

Clearance

Container

Handling

Handover

Gate-Out System

Kedatangan Kapal di

Per air an Pelabuhan,

menunggu sandar di

Der maga

Kapal sandar di

Der maga,

menunggu pr oses

bongkar bar ang

Pr oses pembongkaran

bar ang s/d

penimbunan di CY

(Container Yar d)

Pr oses penyelesaian

kewajiban pabean

(Customs Clear ance)

s/d Customs Apr r oval

(SPPB)

Pengur usan

bar ang/ container

s/d pembayar an

biaya penimbunan

(SP2/ Tila)

Pengeluar an bar ang

(container ) dar i

kawasan pelabuhan

(TPS/ TO)

Laut/ Perairan Pelabuhan Pelabuhan/ Kawasan Pabean/ TPS

TRS (Time Release Study)

Dwelling Time

Pendekatan TRS (Time Release Studies) merupakan

pendekatan WCO. Sedangkan pendekatan Dwelling Time

merupakan pendekatan World Bank.




Konsep Dasar, Tujuan, Metodologi

Time Release Study (TRS)


Daftar Isi

Konsep Dasar

• Mengapa Perlu Dilakukan

• Apa itu TRS

Tujuan

• Tujuan

• Contoh Pemanfaatan Hasil TRS

Metodologi

• Siklus TRS

• 3 Tahap TRS


Konsep Dasar

• Mengapa perlu dilakukan • Apa itu TRS


Mengapa TRS Perlu Dilakukan? Globalisasi peningkatan besar volume perdagangan internasional

peran Bea & Cukai dalam mendukung Fasilitasi Perdagangan semakin penting

Fasilitasi Perdagangan (Trade Facilitation) = mempercapat pergerakan , formalitas dan pengeluaran barang

WTO Agreement on Trade Facilitation (2013)

• Art.7 Release and Clearance of goods

6. Establishment and Publication of Average Release Times

6.1. Members are encouraged to measure and publish their average release time of goods periodically and in a consistent manner, using tools such as, inter alia, the Time Release Study of the World Customs Organization (referred to in this Agreement as the "WCO").6

6.2.Members are encouraged to share with the Committee their experiences in measuring average release times, including methodologies used, bottlenecks identified, and any resulting effects on efficiency.


APA ITU TIME RELEASE STUDY (TRS)?

Suatu metode standar dan sistematis untuk

mengukur kinerja pelabuhan dan untuk

mengidentifikasi adanya hambatan dalam

proses pengeluaran barang dari pelabuhan

sehingga dapat diambil/direncanakan suatu

kebijakan yang tepat untuk meningkatan kinerja

tersebut.


Ruang Lingkup TRS

8

Shipping company Shipping agent Port Authority,

etc.

Customs, Bank,

Customs broker

Port Authority Container Yard

Warehouse, Forwarder,

etc.

Importer, Customs broker Container Yard

OGAs, etc.

Arrival of cargo

Unloading /Storage

Submission of Declaration

Customs release permission

Removal of cargo

8


Tujuan

• Tujuan

• Contoh Penggunaan Hasil Studi


Tujuan

Mengidentifikasi ‘bottleneck’ dalam prosedur di perbatasan

Mengases suatu prosedur, teknologi atau pengaturan administrasi yang baru/baru dimodifikasi

Membangun garis dasar untuk mengukur kinerja fasilitasi perdagangan

Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan fasilitasi perdagangan

Untuk memperkirakan posisi suatu negara/pelabuhan apabila dibandingkan dengan yang lainnya


Contoh Penggunaan Hasil Studi (1)

Prosedur dan Aturan Perundang-undangan

• Untuk mendiagnosa efesiensi dari suatu prosedur;

• Untuk menyusun/merubah aturan perundang-undangan;

• Untuk menyederhanakan, mengharmonisasikan atau mengotomasi suatu prosedur;

• Untuk menyusun langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan kepatuhan pengguna jasa;

Organisasi

• Untuk melakukan reformasi struktural dalam organisasi;

• Untuk mengalokasikan pegawai secara optimal;

• Untuk menyusun langkah-langkah anti korupsi;

• Untuk mendukung permintaan sumber daya manusia, finansial dan teknis;

• Untuk melatih pegawai;


Contoh Penggunaan Hasil Studi (2)

Pengukuran Kinerja dan Humas

• Sebagai alat dalam mekanisme quality assurance;

• Sebagai pembanding tingkat kinerja fasilitasi perdagangan;

• Untuk mendukung dalam kehumasan dan untuk

meningkatkan transparansi administrasi kepabeanan.


TRS DI BERBAGAI NEGARA

Australia Bhutan Brunei China Fiji India Indonesia Japan Korea Lao PDR Malaysia Mongolia New Zealand PNG

Ethiopia Kenya Malawi Mozambique Nigeria Rwanda Tanzania Swaziland Uganda Zambia

Jamaica Jordan Peru Poland Sweden Uzbekistan

Asia Pacific Africa Other

Philippines Singapore Thailand Viet Nam


TRS DI INDONESIA

2010: Pelaksanaan TRS ke-1 di Bitung dan Entikong 2011: the 4th BIMP-EAGA Heads of Customs Meeting

menyepakati untuk melaksanakan TRS dua tahun sekali 2012 : TRS ke-2 di Bitung dan Entikong 2014 : TRS ke-3 di Bitung, Nunukan dan Tarakan 2015 : TRS ke-4 di Semarang, Makassar, Pontianak, Tanjung

Perak, Belawan)


Dwelling Time TRS

Waktu Ukur Real Time Periodic (2 th)

Pengambilan Data Semua Data (Low, Normal, & High Traffic)

Hanya Normal traffic

(Low & High traffic)

Area Ukur •Pre Clearance •Customs Clearance •Post Clearance (Lini 1)

Arrival Cargo s.d. Removal Cargo

Objek Ukur FCL FCL /LCL/Bulk (salah satu atau kombinasi)

Proses Kegiatan Tidak Rinci Lebih Rinci

Dwelling Time dan TRS


METODOLOGI

• Siklus TRS • 3 Tahap dalam TRS


Siklus TRS

Perencanaan

Pengumpulan Data

Validasi Data

Kalkulasi Data

Analisis

Identifikasi Temuan-temuan

Penyusunan Rekomendasi

Pelaporan


3 Tahap

Tahap 1: Persiapan

Tahap 2: Pengumpulan

dan Perekaman Data

Tahap 3: Analisis Data dan

Kesimpulan


Tahap 1: Persiapan Studi

d. Uji Coba

c. Perencanaan dan Metodologi

a. Pembentukan Tim Pelaksana

b. Merancang Cakupan Studi


a. Pembentukan Tim Pelaksana

• Tim menyiapkan, merancang dan melaksanakan studi; • Beranggota 5-10 orang, dan dipimpin oleh pejabat senior

bea cukai; • Didalam grup, harus ada anggota yang ahli dalam bidang:

o prosedur pabean dan prosedur di perbatasan lainnya; o permasalahan administrasi dan organisasi; o statistik; o komputer.

• Direkomendasikan ada perwakilan dari OGA/stake holder; • Tim memahami Term of Reference dibentuknya tim,

terutama tujuan dari studi sehingga tidak terjadi perubahan dari yang direncanakan;


a. Pembentukan Tim Pelaksana (lanjutan)

• Memastikan kerjasama yang baik antara OGA, stake holder dan pegawai bea cukai.

• Mengadakan briefing dan rapat yang diperlukan

• Menyiapkan publikasi Studi

• Peka terhadap kekhawatiran yang mungkin dimiliki oleh pegawai terhadap hasil studi ini. Disarankan menyiapkan ‘information paper’ yang berisi perbaikan dalam prosedur/pelayanan yang diharapkan dan manfaat yang akan dirasakan oleh pegawai.


b. Merancang Cakupan Studi

• Apakah studi hanya akan mencakup kinerja pabean saja atau kinerja instansi-instansi lain yang terlibat dalam rantai pasokan di pelabuhan/bandara ?

• Lokasi studi : Bandara/Pelabuhan Laut apa saja ?

Sebaiknya pilih lokasi dimana jumlah trafik cukup besar dan terdapat beberapa jenis consignment.

• Prosedur yang akan dikaji : impor, ekspor, transit ?

• Tipe kargo yang akan masuk dalam studi ?: Dalam konteiner (FCL / LCL), atau Bulk

• Durasi ?


Normally sample reflects one week’s transactions

First Week Second Week Third Week Fourth Week

7 days B

A

C

A

B

C

DATE & TIME of arrival of vessel, loading and any other data regarding Customs

Declaration lodged during “Second Week” will be collected during this period

Customs Declaration lodged during this period will be collected as samples. If the

number of samples is not enough the duration should be two or more weeks.

Date & Time of Customs inspection, release of goods and any other Customs data

regarding Customs Declaration lodged during “Second Week”

will be collected during this period


c. Perencanaan dan Metodologi

• Durasi dan dan waktu pelaksanaan studi o Durasi sekurang-kurangnya 7 hari kerja berkelanjutan; o Apabila studi dilakukan dalam lingkungan yang

terotomasi, durasi dapat lebih panjang; o Pilih waktu dimana trafik (impor/ekspor/transit) normal

(bukan pada saat terlalu sibuk atau terlalu sepi).

• Jenis Barang o Apakah mencakup prosedur yang manual ? Atau yang

terotomasi? o Jenis kargo: FLC, LCL, bulk, seluruhnya ? o Kriteria nilai: nilai tinggi, nilai rendah, bebas bea? o Direkomendasikan untuk mencakup seluruh jenis barang;

`


c. Perencanaan dan Metodologi (lanjutan)

• Mempelajari Lingkungan dan Memetakan Proses o Pelajari lingkungan untuk mendapat informasi menyeluruh terkait

proses (impor/ekspor/transit) yang akan dikaji termasuk pihak-pihak yang terlibat dalam proses serta kondisi fisik tempat dimana TRS akan dilakukan;

o Petakan proses yang terjadi pada lokasi yang ditentukan (process mapping), termasuk seluruh kemungkinan alur-alur kerja.

• Persiapan untuk pengumpulan data o Rancang formulir untuk pengumpulan data; tentukan titik-titik

kegiatan yang waktunya akan direkam; o Formulasikan panduan untuk mengumpulkan data (data apa saja

yang akan direkam? Bagaimana cara perekaman data tersebut ? siapa yang akan merekam data? Siapa yang akan memasok data?)

o Siapkan daftar definisi istilah-istilah atau nama kegiatan untuk menjamin kesamaan presepsi dalam pengumpulan data


c. Perencanaan dan Metodologi (lanjutan)

• Tentukan sampel o Berapa banyak sample yang akan diambil ? o Bagaimana memilih sample ? o Bila perlu, diskusikan dengan ahli statistik tentang strategi

menentukan sampel

d. Uji Coba

• Uji cobakan hasil rancangan studi untuk melihat fisibilitasnya; • Lakukan perubahan dari rancangan yang telah dh dibuat,

apabila diperlukan.


Receive Customs Declaration

And verify formalities

including supporting documents

Prepare and submit Cargo Release order

Document Exam.

Document Exam

Give release permission

Receive Customs permission

Compared with cargo manifest

Receive permission from OGAs

Prepare and submit Cargo Manifest

Berthing vessel

Prepare and submit Cargo Declaration to Trade Related

Agencies

Prepare and submit

Customs

Declaration

Receive Cargo

Declaration Examine

cargo Dec. by OGAs

Give permission or approval for

cargo

importation Payment of

Customs Duty

Give Customs Release permission

Receive Cargo Manifest

Selectivity Physical

Exam

Payment of Fee

Private Sector Terminal operator Trade Related Gov’t. Agency

Customs

27

Arrival of Vessel (Arrival of Cargo)

Port Authority

Arrival information

Process Mapping– (sample)


Formulir Pengumpulan Data – (sample)


Tahap 2: Pengumpulan & Perekaman Data

Pastikan seluruh proses, dapat terekam datanya, baik yang manual atau yang terotomasi;

Pastikan pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk pengumpulan dan perekaman data mengetahui tugasnya. Adakan training/briefing kepada pegawai/ pihak-pihak yang terlibat ;

Sebagian data tentang barang sudah dapat diketahui PPJK/forwarder sebelum pemberitahuan pabean dikirim ke bea cukai, untuk itu, terlebih dahulu form survey dapat diberikan kepada PPJK/forwarder;


Tahap 2: Pengumpulan & Perekaman Data (lanjutan)

Untuk data yang direkam pada proses clearance, sebaiknya ada petugas lain yang merekam data sehingga tidak memperlambat/menggangu pekerjaan rutin petugas yang melayani proses clearance;

Ada Administrasi pabean yang memiliki mekanisme Pre-arrival Clearance. Agar tidak mendistorsi hasil studi (nilai statistic menjadi negative), maka untuk data ini, diberi nilai 0;

Pergunakan basis waktu 24 jam untuk perekaman data;

Dalam hal data sudah direkam secara manual atau terotomasi, maka data ini dapat diambil ke belakang.


Tahap 3: analisis Data &Kesimpulan

a. Verifikasi Data

b. Analisis Data

c. Laporan

d. Press Release

e. Rencana Aksi


a. Verifikasi data

• Pastikan seluruh formulir data kembali

• Verifikasi setiap data mentah pada formulir:

• Sisihkan formulir yang datanya salah/meragukan sampai dilakukan verifikasi (data formulir tersebut mungkin masih bisa dipakai apabila kesalahannya tidak terlalu fatal);

• Sisihkan formulir yang datanya kosong tidak lengkap, sampai diteliti lebih lanjut (Data yang hilang mungkin masih bisa di-retrieve dari sitim clearance yang terotomasi.)


b. Analisis Data

• Analisis data dengan memperhatikan tujuan diadakan studi dan pendekatan yang dipakai;

• Hasil awal dari data analisis, apabila dibutuhkan, diskusikan dengan stake holder/peserta lain dalam rantai pasokan, untuk memverifikasi temuan dan mengetahui alasan dari data yang terekam tersebut.

• Untuk melakukan penghitungan dan analisis data dapat digunakan, perangkat lunak penolong seperti the Statistical Package for Social Sciences (SPSS), WCO-TRS Online Software, atau administrasi dapat membuat sendiri software yang sesuai dengan kebutuhannya


c. Laporan

• Struktur Laporan:

o Tujuan; Cakupan; Metodologi; Analisis; Kesimpulan & Rekomendasi

• Dalam semangat tranparansi dan kerjasama, laporan juga diketahui oleh seluruh pihak-pihak yang terlibat. Hal ini juga untuk mendorong tindakan lanjutan yang diperlukan dari pihak mereka

• Diharapkan, hasil TRS juga dilaporkan ke WCO


d. Press Release

Untuk meningkatkan transparansi Administrasi Pabean;

Untuk menunjukkan ke masyarakat usaha tentang komitmen Administrasi Pabean dalam menfasilitasi perdagangan

Untuk menyebarluaskan temuan-temuan dan rekomendasi untuk peningkatan pelayanan


d. Rencana Aksi

• Terhadap hasil Studi, harus diusulkan suatu rencana aksi, sesuai dengan maksud dilakukan studi tersebut , misalnya:

Penyederhanaan suatu prosedur

Menyusun/merubah ketentuan perundang-undangan;

Mengotomasi suatu prosedur

Dll (seperti pada slide 9 dan 10)


Perencanaan dan Monitoring yang

baik

Komunikasi yang baik dengan pihak-

pihak terkait

Objektivitas dalam menyusun analisis

dan laporan

Publikasi yang baik untuk temuan dan rencana ke depan

Kiat Sukses


Terimakasih

Mengukur Performa di Pelabuhan dengan metode TRS dalam...

Documents

Transcript of Mengukur Performa di Pelabuhan dengan metode TRS dalam...