Mengelola Database Menggunakan Macro Excel

Mengelola Database Menggunakan Macro Excel

Yudhy Wicaksono & Solusi Kantor

PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO

Mengelola Database Menggunakan Macro Excel

Yudhy Wicaksono & Solusi Kantor © 2017, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2017

717050xxx ISBN: 978-602-04-xxxx-x

[eEp]

Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit. Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan

vii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................ V DAFTAR ISI ........................................................................................VII BAB 1 KENALI DAN OPTIMALKAN MACRO EXCEL ANDA .......................... 1

1.1 Penggunaan Fitur Macro ...........................................................2 1.2 Format File ...............................................................................3 1.3 Menonaktifkan Penyimpanan Workbook Otomatis ....................5 1.4 Keamanan Macro ......................................................................5 1.5 Visual Basic Editor.....................................................................8

1.5.1 Project Explorer....................................................................9 1.5.2 Window Properties .............................................................10 1.5.3 Window Code.....................................................................11 1.5.4 Window Object...................................................................12 1.5.5 Object Browser ..................................................................12

1.6 Kode Macro.............................................................................14 1.6.1 Komentar...........................................................................15 1.6.2 Memenggal Kode Macro ....................................................16 1.6.3 Fitur Auto List Members .....................................................16 1.6.4 Kesalahan Penulisan Kode Macro.......................................17 1.6.5 Fitur Auto Quick Info..........................................................18 1.6.6 Pengaturan Format Font Kode Macro ................................18

1.7 Objek ......................................................................................19 1.8 Properti ...................................................................................20

1.8.1 Mengubah Properti Melalui Window Properties ...................20 1.8.2 Mengubah Properti Saat Runtime.......................................23 1.8.3 Properti yang Sering Digunakan.........................................23

1.9 Method....................................................................................28 1.10 Operator VBA..........................................................................28

viii

1.10.1 Operator Aritmatika............................................................28 1.10.2 Operator Perbandingan......................................................29 1.10.3 Operator Teks ....................................................................29 1.10.4 Operator Referensi .............................................................30 1.10.5 Operator Logika.................................................................30

1.11 Variabel ...................................................................................30 1.12 Konstanta................................................................................31 1.13 Array .......................................................................................32 1.14 Tipe Data ................................................................................33 1.15 Bekerja dengan Nama Range ..................................................34

1.15.1 Membuat Nama Range Melalui Name Box .........................35 1.15.2 Membuat Nama Range Melalui Kotak Dialog Create

Names form Selection........................................................36 1.15.3 Membuat Nama Range Melalui Kotak dialog New

Name.................................................................................37 1.15.4 Edit Nama Range ...............................................................39 1.15.5 Menghapus Nama Range ...................................................40 1.15.6 Membuat Nama Range Dinamis.........................................40

1.16 Bekerja dengan Table..............................................................44 1.16.1 Membuat Table ..................................................................44 1.16.2 Mengubah Nama Table ......................................................47 1.16.3 Mengkonversi Table Menjadi Range Database ....................49

1.17 Pengaturan Setting Regional Komputer...................................50 BAB 2 MENAMBAH INTERAKTIVITAS MACRO........................................ 55

2.1 Kotak Pesan (Message Box).....................................................55 2.1.1 Membuat Kotak Pesan .......................................................57 2.1.2 Nilai Kotak Pesan ...............................................................59

2.2 Kotak Input (Input Box) ...........................................................61 2.3 Built In Kotak Dialog ...............................................................64 2.4 UserForm................................................................................65

2.4.1 ToolBox .............................................................................66 2.4.2 Menambahkan Kontrol.......................................................67 2.4.3 Mengubah Ukuran dan Posisi Kontrol.................................69 2.4.4 Menyalin Kontrol ................................................................70 2.4.5 Menghapus Kontrol............................................................71 2.4.6 Membuat Kotak Dialog.......................................................72 2.4.7 Ekspor Kotak Dialog ..........................................................77 2.4.8 Impor Kotak Dialog............................................................79

2.5 ActiveX Controls ......................................................................80 2.5.1 Pengaturan Keamanan ActiveX Controls ............................81 2.5.2 Menambahkan Kontrol.......................................................83

ix

2.5.3 Kotak Dialog Format Control .............................................84 2.5.4 Memasukkan Nilai SpinButton ke TextBox .........................87

2.6 Form Control dan Shape.........................................................89 BAB 3 DATABASE EXCEL.................................................................. 93

3.1 Sel dan Range.........................................................................94 3.1.1 Seleksi Sel dan Range ........................................................94 3.1.2 Seleksi Nama Range ..........................................................97 3.1.3 Seleksi Sel dengan Properti Offset......................................98 3.1.4 Seleksi Sel dan Range dengan Properti End .......................99 3.1.5 Seleksi Tipe Sel ................................................................101 3.1.6 Seleksi Seluruh Sel...........................................................104 3.1.7 Menyisipkan Sel atau Range .............................................105 3.1.8 Menghapus Sel atau Range ..............................................106

3.2 Seleksi Table .........................................................................107 3.2.1 Menyeleksi Table..............................................................107 3.2.2 Menyeleksi Nomor Record Data Table..............................109 3.2.3 Menyeleksi Kolom Table...................................................111

3.3 Baris dan Kolom ...................................................................113 3.3.1 Seleksi Baris dan Kolom ..................................................113 3.3.2 Menyisipkan Baris atau Kolom .........................................117 3.3.3 Menghapus Baris atau Kolom ..........................................118 3.3.4 Menyembunyikan Baris atau Kolom .................................119 3.3.5 Mengubah Lebar Kolom...................................................121 3.3.6 Mengubah Tinggi Baris ....................................................123

3.4 Input dan Edit Data ...............................................................124 3.4.1 Input Data........................................................................124 3.4.2 Edit dan Hapus Data ........................................................125 3.4.3 Menyalin Data ..................................................................127 3.4.4 Memindahkan Data ..........................................................131 3.4.5 Input Formula dan Fungsi................................................132 3.4.6 Membuat Seri Data dengan AutoFill .................................134 3.4.7 Membuat Daftar Seri Data................................................136 3.4.8 Pencarian Data.................................................................138 3.4.9 Edit Data Menggunakan Fitur Replace .............................140

BAB 4 MENGURUTKAN DAN MENYARING DATA ..................................143 4.1 Mengurutkan Data.................................................................143

4.1.1 Mengurutkan Data Teks ...................................................144 4.1.2 Mengurutkan Data Tanggal..............................................146 4.1.3 Mengurutkan Data Angka.................................................148 4.1.4 Mengurutkan Data Lebih dari Satu Level ..........................150

x

4.2 Mengaktifkan atau Menonaktifkan Drop Down AutoFilter ......151 4.3 Penyaringan Data Menggunakan Macro ................................154

4.3.1 Filter Data Teks................................................................156 4.3.2 Filter Data Tanggal ..........................................................164 4.3.3 Filter Data Angka .............................................................169

4.4 Advanced Filter .....................................................................176 4.4.1 Advanced Filter 1 .............................................................180 4.4.2 Advanced Filter 2 .............................................................182 4.4.3 Advanced Filter 3 .............................................................183 4.4.4 Advanced Filter 4 .............................................................184

4.5 Mendeteksi Penyaringan Data................................................185 4.6 Menghapus Penyaringan Data ...............................................187

BAB 5 MEMBUAT DAN MENGELOLA PIVOTTABLE ...............................191 5.1 Membuat PivotTable..............................................................191 5.2 Memindah Field ....................................................................195 5.3 Menghapus atau Menyembunyikan Field ...............................196 5.4 Mengubah Nama PivotTable..................................................197 5.5 Mengubah Perhitungan Ringkasan ........................................198 5.6 Update Perubahan Data PivotTable dengan Refresh ..............199 5.7 Update Perubahan Sumber Data PivotTable..........................200 5.8 Mengubah Lokasi Penempatan PivotTable ............................202 5.9 Menghapus PivotTable ..........................................................204

BAB 6 TRIK MENGELOLA DATABASE................................................207 6.1 Menghapus Kolom Kosong ...................................................207 6.2 Menghapus Baris Kosong......................................................208 6.3 Mengubah Model Huruf.........................................................209 6.4 Mengurutkan Data pada Workbook Baru...............................212 6.5 Menambahkan Tombol Quick Access Toolbar ......................213 6.6 Menyaring Data Menggunakan Form Controls.......................217 6.7 Menyaring Data Menggunakan Command Button .................222 6.8 Membuat Shortcut Key..........................................................225 6.9 Klik Ganda untuk Menyaring Data Advanced Filter ................229 6.10 Membuat Menu Klik Kanan ...................................................231 6.11 Ekstrak Hasil Filter ................................................................236 6.12 Laporan Penjualan Tiap Salesman.........................................239 6.13 Menyaring Data dengan Kata Kunci Nilai dalam Sel ..............243 6.14 Kombinasi Pencarian dan Filter Data.....................................245 6.15 Menyaring Data dengan Kata Kunci Nilai dalam Range .........247 6.16 Ekstrak Hasil Advanced Filter ................................................249 6.17 Membuat Ringkasan Kepuasan Pasien dengan PivotTable.....251

xi

6.18 Mengetahui Jumlah PivotTable dalam Workbook Aktif ..........254 6.19 Menghapus Seluruh PivotTable dalam Workbook Aktif ..........255 6.20 Membuat Aplikasi Database ..................................................256

6.20.1 Menyiapkan Worksheet ....................................................257 6.20.2 Worksheet Data ...............................................................258 6.20.3 Membuat UserForm dan Menambahkan Macro................265 6.20.4 Membuat Tampilan Utama Aplikasi ..................................283 6.20.5 Menambahkan Tombol ....................................................286 6.20.6 Input, Edit, dan Hapus Data Melalui Worksheet Form ......291 6.20.7 Menggunakan Form Aplikasi Database ............................296

TENTANG PENULIS ........................................................................... 300

1

KENALI DAN OPTIMALKAN

MACRO EXCEL ANDA

Visual Basic for Application (VBA) atau biasa dikenal dengan istilah Macro, merupakan pengembangan bahasa pemrograman Visual Basic yang diterapkan dalam aplikasi Excel. Berbeda dengan program pengembang Visual Basic, pemrograman yang dibuat menggunakan Macro hanya dapat dibangun dan digunakan pada aplikasi Excel. Program yang dibuat menggunakan Macro tidak dapat berjalan, sebelum Anda menjalankan Excel terlebih dahulu. Pemrograman Macro Excel mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut:

Menghemat waktu. Penyelesaian pekerjaan menggunakan Macro lebih cepat dibandingkan dengan cara manual, karena prosesnya dikerjakan secara otomatis.

Menghemat tenaga. Selain menghemat waktu, penyelesaian pekerjaan menggunakan Macro juga dapat menghemat tenaga.

Mengurangi tingkat kesalahan. Kemungkinan adanya kesalahan dalam menyelesaikan pekerjaan secara manual dapat saja terjadi, meskipun Anda seorang yang sangat ahli dalam menggunakan Excel. Penyelesaian pekerjaan menggunakan Macro secara konsisten akan menyelesaikan suatu pekerjaan berdasarkan perintah yang tertulis dalam kode Macro sehingga tingkat kesalahan yang mungkin timbul sangat kecil. Kesalahan hanya dapat terjadi jika ada kesalahan perintah pada kode Macro.

2

1.1 Penggunaan Fitur Macro

Sebelum menggunakan fitur Macro, Anda harus menampilkan tab Developer dalam Ribbon terlebih dahulu. Berikut langkah-langkah untuk mengaktifkan tab Developer:

1. Untuk pengguna Excel 2007, klik Office Button kemudian pilih Excel Options. Muncul kotak dialog Excel Options.

Gambar 1.1 Menampilkan tab Developer Excel 2007.

2. Pilih opsi Popular. Beri tanda contreng pada pilihan Show Developer tab in the Ribbon kemudian klik tombol OK. Tampilan tab Developer dalam Ribbon terlihat seperti pada Gambar 1.2.

Gambar 1.2 Tab Developer dalam Ribbon.

3. Untuk menampilkan tab Developer pada Ribbon Excel 2010, klik kanan area Ribbon kemudian pilih menu Customize the Ribbon...

3

Gambar 1.3 Menu klik kanan area Ribbon.

4. Muncul kotak dialog Excel Options pada pilihan Customize Ribbon. Anda juga dapat menampilkan kotak dialog Excel Options dengan cara klik tab File kemudian pilih Options. Muncul kotak dialog Excel Options. Pilih opsi Customize Ribbon.

Gambar 1.4 Menampilkan tab Developer Excel 2010.

5. Pilih Main Tabs pada kotak pilihan Customize the Ribbon: Beri tanda contreng tab Developer dalam daftar di sebelah kanan. Klik tombol OK.

1.2 Format File

Workbook standar Excel Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 dan Excel 2016 dengan format XLSX tidak mendukung Macro. Untuk menyimpan

4

workbook yang mengandung Macro, Anda harus menggunakan format XLSM, XLSB atau XLS (Excel 97-2003).

1. Klik tombol Office Button kemudian pilih menu Save As untuk menyimpan workbook. Bagi pengguna Excel 2010 klik tab File kemudian pilih menu Save As. Muncul kotak dialog Save As. Jika Anda menyimpan workbook yang mengandung Macro dengan format file XLSX, muncul kotak pesan seperti pada Gambar 1.5.

2. Klik tombol Yes jika workbook akan tetap disimpan dalam format file XLSX tanpa mengaktifkan Macro. Jika opsi ini yang Anda pilih, Macro dalam workbook akan dihapus.

Gambar 1.5 Kotak pesan format penyimpanan workbook.

3. Untuk menyimpan workbook dengan Macro klik tombol No. Muncul kotak dialog Save As. Ketikkan nama file pada kotak isian File name: Pada kotak pilihan Save as type: pilih format file Excel Macro-Enabled Workbook(*.xlsm), Excel Binary Workbook (.xlsb) atau Excel 97-2003 Workbook (*.xls). Jika sudah, klik tombol Save.

Gambar 1.6 Kotak dialog Save As.

5

1.3 Menonaktifkan Penyimpanan Workbook Otomatis

Excel menyediakan fitur yang digunakan untuk menyimpan workbook secara otomatis setiap interval waktu tertentu. Cara ini memang sangat bermanfaat untuk menghindari kejadian yang tidak diinginkan, misalnya listrik yang tiba-tiba padam. Namun demikian, penyimpanan secara otomatis dalam bentuk workbook backup tidak mendukung fitur Macro sehingga terkadang malah menyebabkan error. Oleh karena itu, untuk sementara fitur tersebut kita non-aktifkan.

1. Bagi pengguna Excel 2007 klik Office Button kemudian pilih Excel Options. Untuk pengguna Excel 2010, Excel 2013 atau Excel 2016 klik tab File kemudian pilih menu Options. Muncul kotak dialog Excel Options.

2. Pilih opsi Save kemudian hilangkan tanda contreng pada pilihan Save AutoRecover information every. Jika sudah, klik tombol OK.

Gambar 1.7 Menon-aktifkan penyimpanan workbook otomatis

1.4 Keamanan Macro

Otomatisasi Macro Excel terkadang disalahgunakan oleh pengguna yang tidak bertanggung jawab untuk menyebarkan kode Macro yang

300

TENTANG PENULIS

Yudhy Wicaksono merupakan penulis buku komputer, yang mulai menulis buku sejak tahun 2006. Sampai saat ini, penulis sudah menghasilkan lebih dari 70 buku komputer. Penulis dapat dihubungi melalui email dengan alamat: yudhy_wicaksono2000@yahoo.com. Penulis juga menjual berbagai Aplikasi Macro Excel dan Add-Ins (program tambahan) Excel. Untuk melihat dan membeli Aplikasi Macro Excel atau Add-Ins Excel, silahkan kunjungi website www.solusi-excel.com

Solusi Kantor merupakan unit usaha yang bergerak di bidang book content. Solusi kantor beralamat di Purwokerto, Jawa Tengah. Solusi Kantor dapat dihubungi melalui email dengan alamat: kantorsolusi@gmail.com Anda dapat melihat buku karya Yudhy Wicaksono dan Solusi Kantor di website www.solusi-kantor.com