best ariabadi.blo gspo t .co m http://bestariabadi.blogspot.com/2013/03/mengelo la-administrasi-dana-kas-kecil.html

MENGELOLA ADMINISTRASI DANA KAS KECIL

a. Kelengkapan Pengelolaan Dana Kas Kecil

1. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukanDalam perusahan yang menyetorkan semua dana yang diterimanya ke bank, pengeluaran kas umumdilakukan dengan menggunakan cek atau bilyet giro. Untuk pembayaran dalam batas jumlah tertentu yangtidak pantas menggunakan cek, pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Dalampengelolahan dana kas kecil diperlukan standar prosedur pengelolahan dana kas kecil yang ditetapkanperusahaan. Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolahan dana kas kecil antara lain :a. buku jurnal pengeluaran kas;b. buku jurnal kas kecil;c. f ormulir surat permintaan pengisian dana kas kecil;d. f ormulir permintaan pengeluaran dana kas kecil;e. f ormulir bukti pengeluaran kas kecil;f . f ormulir laporan penggunaan dana kas kecil;g. alat-alat tulis kantor seperti kertas, pinsil, pena, penghapus, dan penggaris;h. alat-alat hitung manual atau elektrik;2. Prosedur pengelolahan kas kecilKegiatan pengelolahan dana kas kecil meliputi pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, danpengisian kembali dana kas kecil. Langkah- langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan tersebut sebagaiberikut:a. Prosedur pembentukan dana kas kecilDana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Perusahaan yang memilikistandar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan Bagian Hutang, Bagian Kasa, danPemegang dana kas kecil. Dan tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:1) Bagian Hutanga. Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Kepala Bagian Keuangan.b. Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3.c. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada Kepala Bagian Kasa, dilampirkan surat dana kas kecil.d. Lembar 2 diserahkan kepada bagaian buku pembantu yang terkait misalnya bagian kartu biaya dan bagiankartu sediaan untuk diarsipkan.e. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daf tar bukti kas keluar yang belum dibayar.f . Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagaian Kepala Kasa, dilampiri suratkeputusan pembentukan dana kas kecil.g. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunasdalam daf tar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.h. Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas kepada Bagian Jurnal danLaporan.2) Bagian Kasaa. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecildari Bagian Hutang.b. Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditandatangani olehpejabat perusahaan yang berwewenang mengeluarkan kas.c. Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas pada lembar 1 dan 3 serta surat pembentukandana kas kecil.d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 yang telah dicap lunas:e. Lembar 1, diserahkan pengeluaran kas kepada Bagian Hutang di lampiri surat bukti pembentukan danakas.f . Lembar 3, bersama dengan cek yang bersangkutan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3) Bagian Jurnal dan laporana. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dilampiri surat pembentukan dana kaskecil dari Bagia hutang.b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas.c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam maparsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar.4) Pemegang dana kas kecila. Menerima cek bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa.b. Menguangkan cek ke bank dan menyiapkan dana kas kecil.c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas berdasarkan urutan tanggal.b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas KecilFormulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas f ormulir surat permintaanpengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang berperan adalah Pemegang DanaKas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak sebagaiberikut :1) Pemakai dana kas kecila. Mengisi f ormulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnyadiserahkan kepada pemegang dana kas kecil.b. Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang danakas kecil.c. Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang danakas kecil.d. Mengisi f ormulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.e. Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kaskecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepadapemegang dana kas kecil.f . Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas daripemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.2) Pemegang dana kas kecila. Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana(pemakai).b. Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai danakas kecil.c. Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.d. Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaanpengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.e. Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepadapemakai dana kas kecil.f . Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat pengeluaran dana kas kecillembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada Bagian Hutang pada saat pegajuan permintaanpengisian kembali dana kas kecil.c. Prosedur pengisian kembali dana kas kecilPengisian dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup untuk memenuhipermintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir yang diperlukan terdiri atas f ormulir permintaanpengisian kembali dana kas kecil dan f ormulir bukti pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas kecil dengandokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat didalamnya adalah pemegang dana kas kecil, bagianhutang, bagian kasa bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing pihak adalah :1. Pemegang dana kas kecila. Mengisi f ormulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak dua lembar.b. Menyerahkan f ormulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang telah diisi kepada bagian hutang,dilampirkan dengan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung untuk dana yang telahdigunakan.c. Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa.

d. Menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil.e. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut urutan tanggal.2. Bagian hutanga. Menerima surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2lembar.b. Membuar bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.c. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daf tar bukti pengeluaran kas.d. Mendistribusikan bukti pengeluaran kas,e. Lembar 1 dan 3, diserahkan kepada bagian kasa dilampir dengan surat permintaan pengisian kembali kaskecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.f . Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampir surat permintaan pengisian kembali kas kecillembar 1 untuk dicatat dalam kartu yang bersangkutan.g. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa, dilampiri suratpermintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya.h. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daf tarbukti pengeluaran kas.i. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal dan laporan.3. Bagian Kasaa. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian Hutang dilampiri dengan surat permintaanpengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.b. Menyediaakan cek sebesar jumlah yang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatanganipejabat perusahaan yang berwenang.c. Menyerahkan cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yang telah dicap lunas kepada pemegang dana kaskecil.d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dan surat permintaan pengisiankembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian hutang.4. Bagian Jurnal dan Laporan.a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2beserta dokumen pendukungnya kepada bagian jurnal dan laporan.b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register.c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayarb. Identif ikasi Mutasi Dana Kas Kecil1. Mutasi dana kas kecilTransaksi yang melibatkan mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut :a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan bagian keuangan.b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana.c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil2. Metode pencatatan data kas kecila. Metode dana tetapCiri-ciri pengelolaan dana kas kecil dengan metode dana tetap adalah sebagai berikut :1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecilyang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan demula.3. Bukti penggunaan dana kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh kas umum.b. Metode FlaktuasiCiri-ciri pengelolan dana kas kecil dengan metode f laktuasi adalah sebagai berikut :1. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat debet dalam akun kas kecil2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet akun-akun yang terkaitdengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berf luktuasi, disesuaikan dengan perkembangan kegiatanbagian-bagian pemakai dana.

c. Tujuan dibentuknya Kas KecilUntuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantorbiasanya berdasarkan langkah- langkah berikut:1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidakekonomis dan tidak praktis.2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasukrelasi bisnis pimpinan. Contoh :Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidakpraktis kalau staf nya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.d. Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran2. Pengeluaran kas kecil t idak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, f aktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harusdilampirkan pada bukti pengeluaran kas.e. Pengisian Kas KecilJadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas2. Pemegang kas kecil menyiapkan daf tar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan padaf ormulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.b. Identif ikasi Mutasi Dana Kas Kecil1. Mutasi dana kas kecilTransaksi yang melibatkan mutasi dana kas kecil adalah sebagai berikut :a. Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan bagian keuangan.b. Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana.c. Transaksi pengisian kembali dana kas kecil2. Metode pencatatan data kas kecila. Metode dana tetapCiri-ciri pengelolaan dana kas kecil dengan metode dana tetap adalah sebagai berikut :1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecilyang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan demula.3. Bukti penggunaan dana kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas oleh kas umum.b. Metode FlaktuasiCiri-ciri pengelolan dana kas kecil dengan metode f laktuasi adalah sebagai berikut :1. Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil dicatat debet dalam akun kas kecil2. Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet akun-akun yang terkaitdengan penggunaan dan kredit akun kas kecil.3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berf luktuasi, disesuaikan dengan perkembangan kegiatanbagian-bagian pemakai dana.c. Tujuan dibentuknya Kas KecilUntuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantorbiasanya berdasarkan langkah- langkah berikut:1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidakekonomis dan tidak praktis.2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasukrelasi bisnis pimpinan. Contoh :Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidakpraktis kalau staf nya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

d. Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran2. Pengeluaran kas kecil t idak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, f aktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harusdilampirkan pada bukti pengeluaran kas.e. Pengisian Kas KecilJadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :1. Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas2. Pemegang kas kecil menyiapkan daf tar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.3. Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan padaf ormulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari f ormulir surat permintaan pengeluarandana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaandana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil.Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil

Mengisi f ormulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnyadiserahkan kepada pemegang dana kas kecil.Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kaskecil.Mengisi f ormulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecillembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegangdana kas kecil untuk di arsipkan.

2. Pemegang Dana Kas Kecil

Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana(pemakai).Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai danakas kecil.Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaanpengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakaidana kas kecil.Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kaskecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuanpermintaan pengisian kembali dana kas kecil.