MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN · PDF fileLAN •Poses kerjasama di dlm kantor u/...
Transcript of MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN · PDF fileLAN •Poses kerjasama di dlm kantor u/...
Oleh :
MAYA MUTIA, SE, MM
Analis Kepegawaian Pertama
Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur
Administrasi
1. Administrasi Dalam Arti Sempit
Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yang berarti tata usaha. Kegiatannya berhubungan dengan tulis menulis, surat menyurat, ketik mengetik, kearsipan, dan kegiatan lain dan hanya terbatas pada kegiatan kantor.
2. Administrasi Dalam Arti Luas
Adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan
Pengertian Administrasi
The Liang Gie
• Segenap proses penyelenggaraan dlm setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan.
Soekarno
• Proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh dua org/lebih yang bekerjasama u/ mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian Administrasi
Proses kerjasama antara dua
orang/lebih untuk mencapai tujuan
tertentu
Unsur-Unsur Administrasi Pengorganisasian (Organizing)
Manajemen (Management)
Kepegawaian (Personalia)
Tata Hubungan/Komunikasi (Relationship/Communication)
Keuangan (Financial)
Perbekalan (Logistic)
Ketatausahaan (Recording)
Hubungan Masyarakat (Public Relation)
Tujuan Administrasi
◦ Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
◦ Mengamankan rahasia organisasi.
◦ Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
Fungsi Administrasi
◦ Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
◦ Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
◦ Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
◦ Sebagai alat komunikasi organisasi.
◦ Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
◦ Sentral teknologi transfer informasi.
◦ Sebagai pusat dokumentasi atau master file
Pengertian Kantor • Tempat dlm suatu badan usaha dimana
dilaksanakan pekerjaan administratif yang dpt dilakukan dg tangan/mesin.
The Liang Gie
• Setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dg nama apapun juga tempat tsb mungkin diberikan
Moekijat
• Tempat diselenggarakannya kegiatan mengenai infomasi
• Proses mengenai inf mulai dr menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.
LAN
Pengertian Kantor
Sebuah ruangan atau bangunan tempat runtutan
kegiatan tata usaha terlaksana untuk memulai,
membenahi, mengembangkan dan
mengawasi kegiatan usaha.
Pengertian Administrasi Perkantoran
• Penjurusan & pengawasan sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dg cara yang sehemat-hematnya
Moekijat
• Keseluruhan proses kerjasama antara dua org/lebih untuk menghasilkan informasi secara rasional
LAN
• Poses kerjasama di dlm kantor u/ mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dg melaksanakan fungsi manajemen
Soeparjati
Pengertian Administrasi Perkantoran
Keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan
pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi dalam sistem
perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor
Pekerjaan Kantor
Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama.
Menurut George Terry
Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan, dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
1. Mengumpulkan/Menghimpun
2. Mencatat
3. Mengolah
4. Menggandakan
5. Mengirim
6. Menyimpan
1. Mengumpulkan/Menghimpun
Yaitu kegiatan mencari
dan mengusahakan
segala keterangan yang
tadinya belum ada atau
berserakan sehingga
siap untuk digunakan
apabila diperlukan.
2. Mencatat
Yaitu kegiatan
membukukan seperti dalam
hal membukukan berbagai
transaksi atau berbagai
keterangan yang
diperlukan dengan
menggunakan alat tulis
menulis.
3. Mengolah
Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan
Yaitu kegiatan
memperbanyak dengan
berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang
diperlukan.
5. Mengirim
Yaitu kegiatan
menyampaikan informasi
atau data dari satu pihak ke
pihak lainnya dengan
menggunakan berbagai
cara dan alat.
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan.
Ciri-ciri Pekerjaan Kantor 1. Bersifat Pelayanan
2. Bersifat Merembes Ke Segenap Bagian dalam Organisasi
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak dalam Organisasi
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Fungsi Pekerjaan Kantor
Fungsi Pekerjaan Kantor
1. Melayani Pelaksanaan Pekerjaan Operatif
Berarti membantu dan meringankan pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok) dalam pencapaian tujuan organisasi.
Contoh :
Sub Bagian Tata Usaha mendukung kegiatan teknis di seluruh bidang Dinas Kesehatan.
2. Menyediakan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan Organisasi
Pekerjaan kantor berfungsi menyiapkan data atau keterangan yang di butuhkan pimpinan organisasi untuk membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
Contoh :
Administrasi kepegawaian menyediakan informasi tentang kondisi pegawai.
3. Membantu Kelancaran Perkembangan Organisasi
Pekerjaan kantor mempunyai fungsi atau peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.
Contoh :
Kegiatan di gudang arsip untuk menyimpan semua arsip organisasi.
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran
Sarana Sarana Adminstrasi Perkantoran
Adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam menyelenggarakan administrasi perkantoran.
Contoh:
- Meja tulis
- Lemari arsip
- Komputer
- Pesawat telepon
- Mesin fotokopi
- dll
Prasarana Prasarana Administrasi Perkantoran
Adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama dalam terselenggaranyan administrasi perkantoran.
Contoh:
- Gedung
- Listrik
- Air bersih
- Jaringan Telepon
- dll
Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam Administrasi Perkantoran
1. Perabot Kantor (Office Furniture)
- Kursi dan Meja - Lemari File - Rak
2. Perbekalan Kantor (Office Supplies)
- Kertas - Karbon - Pulpen - Spidol
- Tinta Printer
3. Mesin Kantor (Office Machine)
- Mesin Tik
- Printer - Faximile
- Komputer
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Persyaratan Personil Administrasi Perkantoran
Personil Kantor
Personil Kantor adalah setiap orang yang melakukan pekerjaan tetap di kantor (baik kantor pemerintah maupun kantor swasta) dengan mendapatkan upah sebagai imbalan dari tenaga dan atau jasa yang diberikan kepada kantor.
Personil Kantor Dalam Organisasi Pemerintah
PNS
PPPK
Persyaratan Personil Dalam Administrasi
Perkantoran
Macam-macam persyaratan yang harus dipenuhi dalam
penyelenggaraan administrasi perkantoran antara lain :
1. Persyaratan Pendidikan
2. Persyaratan Keterampilan
3. Persyaratan Kepribadian
1. Persyaratan Pendidikan
Adalah kemampuan akademis yang diperlukan untuk menduduki suatu jabatan.
Misalnya :
- Ijazah
- Sertifikat
2. Persyaratan Keterampilan
Adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas dalam suatu jabatan / pekerjaan yang dibuktikan dengan keterampilan.
Misalnya :
- Kemampuan berbahasa Inggris, Mandarin
- Kemampuan mengetik 10 jari
- Kemampuan menangani rapat
- dsb
3. Persyaratan Kepribadian
Adalah berhubungan dengan tingkah laku, kepribadian yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan.
Misalnya :
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian
- Daftar Riwayat Hidup
TERIMA KASIH