MELAKUKAN PENERIMAAN HASIL PENGADAAN BARANG/JASA

Melakukan Penerimaan

Hasil Pengadaan

Barang/Jasa

Unit Kompetensi 22

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Muda

Unit Kompetensi 22 – Melakukan Penerimaan Hasil PBJ

Penulis Samidi

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal Versi 2

Informasi Umum

Membuat persiapan penerimaan hasil pengadaaan barang/jasa

Melakukan pemeriksaan hasil pengadaan barang/jasa sesuai dengan jenis barang/jasa dan pengadaannya

Menyusun berita acara serah terima hasil pekerjaan

Tujuan Khusus

UK 22M e l a k u k a n P e n e r i m a a n H a s i l P B J

Tujuan Umum

Peserta akan melakukan persiapan penerimaan hasil pengadaaan barang/jasa, melakukan pemeriksaan hasil pengadaan sesuai dengan jenis barang/jasa serta pengadaannya, dan menyusun berita acara serah terima hasil pekerjaan.

BAB I

PENDAHULUAN


Awal

Pemilihan

Pelaksanaan

Penutupan

Perkiraan harga, penetapan spesifikasi, perencanaan pengadaan,

pembuatan Purchase or Contract Requisition

Request for Quotation or Invitation to Bid

Respons dari Penyedia

Evaluasi Teknikal dan Komersial

Negosiasi Pembuatan Kontrak

Contract Award (Penunjukan Pemenang)

Pelaksanaan dan Pengelolaan Kontrak

Penutupan Kontrak

Penyerahan barang, pelaksanaan pekerjaan, perubahan kontrak,

pengelolaan perselisihian

Tahapan pengadaan

Overview Proses Pengadaan Secara Garis Besar

Pendahuluan


Mengapa proses penerimaan hasilpengadaan barang/jasa menjadi sangat

penting dalam proses pengadaan ?

UK 22

Pendahuluan


UK 22

Pendahuluan

Menentukan berhasil atau tidaknya suatu kontrak

Menetapkan penerimaan/penolakan terhadap suatu kontrak PBJ

Melibatkan melibatkan proses-proses lain seperti pengelolaan:

• Pengendalian Kualitas (Quality Control)

• Penjaminan Kualitas (Quality Assurance)

• Perubahan termasuk pengesahan atau penolakan

Laporan dari proses pengadaan dan laporan perkembangan :

• Konfirmasi bahwa pekerjaan/barang telah selesai

• Melakukan penutupan seluruh syarat-syarat dan kondisi pengadaan

• Mendapatkan penerimaan dari barang/jasa yang disuplai

• Melakukan pembayaran

• Melaksanakan pembuatan laporan.


Proses Serah Terima PBJ Penting Karena ….

Bab 4Bab 3Bab 2

Melakukan persiapan penerimaan hasil

pengadaan barang/jasa, meliputi : ruang lingkup

penerimaan hasilPBJ,penerimaan hasil PBJ, metode penerimaan hasil

PBJ, penerimaan hasil PHB, substansi dokumen kontrak.

Cakupan UK 22

Membuat berita acara serah terima hasil

pekerjaan meliputi: surat penerimaan/ penolakan

hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa,berita acara

serah terima hasil pekerjaan pengadaan

barang/jasa.

Melakukan pemeriksaan hasil PBJ meliputi: persiapan

pemeriksaan hasil PBJ, pelaksanaan pemeriksaan hasil PBJ, spesifikasi barang/jasa dan pemeriksaan hasil PBJ, uji coba hasil pekerjaan PBJ,penetapan hasil pemeriksaan pemeriksaan

hasil PBJ


BAB II

MELAKUKAN PERSIAPAN

PENERIMAAN HASIL PBJ


Penerimaan hasil PBJ sebagai bagian proses pengadaan

Sebagai proses mengelola pelaksanaan dan penutupan kontrak.

Penerimaan hasil PBJ dimulai dengan penyiapan dokumen kontrak untukmelakukan verifikasi lingkup barang/jasa sesuai dengan spefisifikasi yang tertuang dalam dokumen permintaan, dokumen kontrak dan dokumenpenyerahan yang disediakan penyedia.

Ruang Lingkup

Penerimaan PBJ

Sumber : ksppsbmtmentari


Peranan Quality Control Dan Quality Assurance

Dalam Penerimaan Hasil Pengadaan

Barang/Jasa


Perencanaan pengadaan : penerimaan hasil pengadaan mencantumkan:

RuangLingkup

StrategiKontrak

SSUK & SSKK

KeperluanPenerimaan

Quality

WaktuPenerim

aan

ITB/RFP / RFQ

Penerimaan hasil pengadaan dalam dokumen

kontrak PBJ


Penerimaan hasil pengadaan barang/jasa dalam dokumen pelaksanaan pengadaan dapat berupa:

Telaah terhadap unjuk kerja pengadaan Permintaan perubahan dan administrasi adanya tagihan Pengelolaan hubungan dengan penyedia Laporan unjuk kerja Pengendalian unjuk kerja terhadap apa yang tercantum di

dalam kontrakMenelaah biaya yang telah digunakan dan ditagih penyediaMelakukan pembayaranMelakukan inspeksi dan auditMenyimpan semua catatan dalam pelaksanaan pengadaan.

Penerimaan hasil pengadaan

dalam dokumen kontrak PBJ

Sumber : FireStock


Penerimaan hasil pengadaan barang/jasa dalam proses akhir penutupan pengadaan :

Hasil pelaksanaan audit pengadaanPencapaian dari hasil negosiasi untuk menyelesaikan

proses pengadaan.Membuat catatan pembelajaran (lessons learned)Hasil dari inspeksi dan verifikasi barang/jasaMenerbitkan berita acara serah terima secara resmiMemperbaharui seluruh catatan (update records)Menyimpan seluruh dokumen pengadaanMenyelesaikan seluruh tagihan pembayaran

Penerimaan hasil pengadaan

dalam dokumen kontrak PBJ


Hasil Pengadaan Barang/Jasa dan

Pengelolaan Aset

Proses Pengadaan

MendapatkanBarang/Jasa

Aset



Pengelolaan Aset

Keuntungandimasa depan

Organisasimengendalikan

sumber daya nya

Terukur dalam bentuknilai moneter.

Keuntungan daribeberapa transaksi

Karakteristik Aset


Peraturan Menteri Keuangan No. 29/PMK.06/2010, 8 Golongan:1. Persediaan2. Tanah 3. Peralatan dan mesin4. Gedung dan bangunan5. Jalan,irigasi dan jaringan6. Aset tetap lainnya7. Konstruksi dalam pengerjaan8. Aset tak berwujud.


Pengelolaan Aset


Pasal 2 PP No. 38 Tahun 2008 :

• Hibah/sumbangan

• Perjanjian/kontrak

• Ketentuan yang berlaku

• putusan pengadilan


Pengelolaan Aset


Penyiapan Dokumen Kontrak PBJ

Penentuan Metode Pemeriksaan Hasil PBJ

Pengecekan atau Pemeriksaan Hasil PBJ

Pembuatan Berita Acara

1

2

3

4

Tahapan Penerimaan Hasil

PBJ


Metode pembandingan dan

penelusuran

Metode konfirmasi dan inspeksi

Metode uji/tes dan permintaan

keterangan

administrasi,

teknis

keuangan

spesifikasitertentu

Spesifikasidalam kontrak

Rules & Regulations

Fisik

Kimia

Statistik

Metode Penerimaan Hasil

PBJ


Lingkup & jangkawaktu pekerjaan

Hak & kewajibanPihak

Pelaporanpekerjaan

Denda, sanksi, perselisihan

Biaya administrasi Biaya penanganan Biaya pengiriman dan

pemulangan Biaya instalasi dan

pemasangan Biaya kualitas Biaya keuntungan dan

tambahan Biaya pengelolaan resiko Biaya dari berhubungan

dengan keuangan Biaya pajak

Uraian pekerjaansecara detail

Term of Reference Persyaratan

pelaksanaan & penerimaan pekerjaan

Pengedalaian Kualitasdan Penjaminankualitas

Kuantitas barangHasil akhir dari jasa

Instrumen Administrasi

InstrumenTeknis

Instrumen Keuangan

Instrumen Penerimaan

Hasil PBJ


Meyakiknan penyerahan barang/jasa sesuai dengan spesifikasi , waktu, biaya dan lingkup yang tertulis di dalam kontrak

Penelaahan dan Pengesahanpenerimaan hasil PBJ

Syarat2Kontrak

AspekHukumKontrak

Jenis-jeniskontrak

RancanganKontrak

Substansi Dokumen

Kontrak


BAB III

MELAKUKAN

PEMERIKSAAN HASIL PBJ


Dari Dalam Organisasi(Internal Resources)

Dari Luar Organisai(External Resources)

Staff Fungsionalorganisasi

Staff khusus didedikasikan untukpemeriksaan

Konsultan dari luarorganisasi

Petugas Pemeriksaan

Hasil PBJ


Penetapan prosedur pemeriksaan

Penetapan teknik pemeriksaan

Penetapan penyusunan instrumen pemeriksaan

Rencana pemeriksaan hasil pengadaan barang/jasa

Persiapan Pemeriksaan

Hasil PBJ


UK 22

R E N C A N A A K T U A L I S A S I

Spesifikasi, Desain dll yang tertulis dalam Kontrak

Barang/Jasa yang tertulisdalam Kontrak

pembandingan dan penelusuran

konfirmasi dan inspeksi

uji/tes dan permintaan keterangan

Pelaksanaan Pemeriksaan

Hasil PBJ



Aspek Administrasi Titel pengadaan barang/jasa Nama personil pemeriksa Nomor dokumen kontrak Tanggal pemeriksaan Ruang lingkup pengadaan Ruang lingkup pemeriksaan Pasal-pasal yang berkaitan

dengan pengadaan danpemeriksaan

Jaminan pelaksanaan (garansidari bank)

Besar nya garansi, namapenerbit garansi, masaberlaku garansi

Aspek Teknik Volume pekerjaan/jasa Spesifikasi Merk barang Nama konsultan/jasa Surat pesanan Tanggal pengiriman barang /

penyelesaian pekerjaan Jangka waktu kontrak Perpanjangan waktu

pelaksaana Perubahan lingkup pekerjaan Standar kualitas penerimaan

barang/jasa Metode pengujian/tes Hasil pengujian/tes Analisa dari pihak yang

melakukan tes

Aspek Keuangan Total biaya di dalam

kontrak Total

tambahan/penguranan biaya setelahperubahan

Pembayaran yang telah dilakukan

Kertas Kerja Pemeriksaan

Teknik Uji Perhitungan/Test/Uji

coba

Produk akhir.Ruang Lingkup Pekerjaan

(Scope of Work/SOW)Kerangka Acuan Kerja

(Terms of Refference/TOR)Kesepakatan teknisKesepakatan tingkat layanan

P E N E R I M A A N

Kualitas barang/jasa Kuantitas barang/jasa Waktu penyerahan

barang/jasa Tingkat pelayanan penyedia

barang/jasa

R E N C A N A

Spesifikasi barang/Jasa dan Pemeriksaan

Hasil PBJ


Metode Uji Coba

Merusak (Destruktif)

Ujiketegangan(stress test)

Ujikekerasan(hardness

test)

Ujimetalograpi(metalograp

hy test)

Ujitabrakan

(crash test)

Sample

Peluang

Dengancara

rambangsederhana

Tekniksampling

secarasistematis

Tekniksampling

secaraCluster

Uji Coba Hasil Pekerjaan

PBJ


SuratPeneriman

AtauPenolakan

• Strik terhadap pemenuhan standar.

• Subyektif standar thd suatu referensi

Kesimpulan HasilPemeriksaan

• Penerimaan

• Penolakan

Tindak Lanjut HasilPemeriksaan

Penetapan Hasil Pemeriksaan

Hasil PBJ


BAB IV

MEMBUAT BERITA ACARA

SERAH TERIMA HASIL

PEKERJAAN


Dokumen teknis operasional barang/jasa danfeedback atas permintaaan

Identifikasi Dokumen TeknisOperasional

Identifikasi PermasalahanSelama Proses Pengadaan

Penyusunan BAST dan kelengkapan dokumen pendukung

Penilaian kesesuaian antara realisasi teknis hasil PBJ dengan kontrak

Referensi DokumenPendukung : Forms BAST

Hasil TestHasil pembanding dll

Surat Penerimaan/Penolakan

Hasil Penerimaan PBJ


HasilPenerimaan

DiterimaPenolakan

Perbaikan

PenaltiPemutusan

BASTPutus

Kontrak

Pilihan Tindak Lanjut atas

Ketidaksesuaian Hasil PBJ dengan

Kontrak


Isi & Struktur BAST Tanggal dokumen BASTNomor referensiNama barang/jasaNama wakil dari pihak penyedia dan penerimaAlamat dari setiap wakil dan keterangan jabatanIsi tentang tanggal pemeriksaan, pelaku pemeriksaan

dan hasil pemeriksaanPernyataan tentang penerimaan/penolakanPenandatanganan dokumen dan stempel

Berita Acara Serah Terima Hasil

Pekerjaan PBJ


MELAKUKAN PENERIMAAN HASIL PENGADAAN BARANG/JASA

Documents

Transcript of MELAKUKAN PENERIMAAN HASIL PENGADAAN BARANG/JASA