Mekanisme Kerja Eksekutif - lkfik.files.wordpress.com file · Web viewMekanisme Kerja Eksekutif....

1

LEMBAGA KEMAHASISWAANUNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA

Mekanisme Kerja Eksekutif

2010/2011

- 7 -Lampiran Kep. Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan UKSW No. 21/RAKOR/LK-UKSW/Salatiga/X/2010

Mekanisme Kerja EksekutifLembaga Kemahasiswaan

Universitas Kristen Satya Wacana

1. Pengantar

Lembaga Kemahasiswaan merupakan satu-satunya wahana bagi mahasiswa dalam berperan serta mewujudkan Visi dan Misi Universitas. Sebagai wadah pembelajaran, didalamnya dari waktu ke waktu Lembaga Kemahasiswaan dituntut untuk senantiasa membenahi diri sesuai dengan latar belakang jaman serta tantangan generasi kekinian tanpa meninggalkan identitas serta idealisme Lembaga Kemahasiswaan serta pencapaian visi misi Universitas Kristen Satya Wacana.

Sebagai Umat Kristen pada lingkup UKSW khususnya fungsionaris Lembaga Kemahasiswaan adalah bagian mutlak dari Bangsa Indonesia, oleh karena itu sebagai warga negara kita harus terlibat langsung dan turut bertanggungjawab atas maju-mundurnya bangsa dan negara kita. Termasuk dalam pengertian ini adalah kita untuk menyatakan ketidaksetujuan dengan keadaan atau peristiwa yang dianggap tidak sesuai dengan keyakinannya.

Demi mencapai tujuan serta menjawab peran dan tujuan tersebut diatas, Lembaga Kemahasiswaan sebagai suatu organisasi, bergerak dalam sistem tata kerja organisasi yang terdiri dari beberapa elemen harus dapat diuraikan secara jelas. Harapannya adalah kesatuan gerak dari seluruh elemen/unit didalamnya perlu diatur dalam suatu mekanisme kerja, sehingga melalui tata kelola organisasi yang baik tujuannya (ideal-ideal Satya Wacana) boleh dicapai.

Selain itu juga mekanisme kerja, akan sangat berguna bagi pengembangangan kapasitas organisasitoris dari anggota-anggotanya. Untuk itu perlu pedoman agar hubungan kerja antar sub unit yang satu dengan yang lainnya dapat terintegrasi secara selaras guna menunjang pencapaian tujuan yang ditetapkan.

Secara mendasar terdapat 6 bagian utama dalam Mekanisme Kerja Ini:

1. Pengorganisasian Program.

2. Keuangan.

3. Persidangan dan Rapat.

4. Mekanisme Surat Menyurat.

5. Undangan dan Pengutusan.

6. Mekanisme Pendelegasian Wewenang.

Lembaga Kemahasiswaan Universitas Kristen Satya Wacana


2. Pengorganisasian Program

2.1. Bentuk Program

Bentuk program Lembaga Kemahasiswaan meliputi:

Program Terstruktur:

Program terstruktur adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh Lembaga Kemahasiswaan aras Fakultas dan atau aras Universitas yang bentuknya merupakan hasil kesepakatan dalam Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan.

Program Non-Terstruktur:

Program non-terstruktur adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh Lembaga Kemahasiswaan aras Fakultas dan atau aras Universitas yang bentuknya tidak merupakan hasil kesepakatan dalam Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan.

2.2. Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas (SMU)

2.2.1. Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas (SMU) melalui proses perencanaan, pengesahan, pelaksanaan dan evaluasi.

2.2.2. Perencanaan Program Kerja Senat Mahasiswa Universitas (SMU) dilaksanakan melalui Pra-Rapat Kerja, Rapat Kerja dengan berpedoman pada Garis-garis Besar Haluan Program Lembaga Kemahasiswaan Universitas (GBHPLKU).

2.2.3. Program kerja Senat Mahasiswa (SMU) ditempatkan dalam Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan aras Universitas dan Rapat Koordinasi.

2.2.4. Penanggungjawab Program Kerja secara keseluruhan adalah Sekretaris Umum Senat Mahasiswa Universitas.

2.2.5. Untuk melaksanakan setiap program, setiap fungsionaris bertanggungjawab terhadap bidangnya dan pokok program tersebut (sesuai arahan pengembangan bidang).

2.2.6. Penanggung jawab teknis adalah setiap fungsionaris SMU, Panitia Pelaksana, lembaga-lembaga atau tim kerja/ panitia yang dibentuk SMU untuk melaksanakan program.

2.2.7. Usulan Pelaksanaan Program Kerja SMU dilakukan dengan proposal kegiatan oleh panitia yang bersangkutan, melalui Departemen dan Ketua Bidang yang bersangkutan kepada Ketua Umum untuk memperoleh persetujuan (C.q Pengurus harian).



2.2.8. Proposal kegiatan disampaikan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan kegiatan sesuai hasil Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan (2 Minggu di SMU, 2 Minggu di Universitas).

2.2.9. Pengesahan proposal kegiatan SMU disetujui oleh Ketua SMU dan diketahui oleh PR III (C.q Kabag. Pengembangan Mahasiswa).

2.2.10. Proposal Kegiatan SMU diketahui oleh BPMU yang dibuktikan dengan surat keterangan/ Memo BPMU.

2.2.11. Apabila dua minggu setelah waktu yang ditentukan, program kerja belum dilaksanakan maka program kerja tersebut dinyatakan batal.

2.2.12. Program kerja yang telah dinyatakan batal dapat ditinjau kembali dengan alasan yang jelas dan mampu diterima oleh pimpinan SMU.

2.2.13. Alokasi waktu peninjauan kembali program yang dinyatakan batal paling lambat 2 (dua) minggu setelah program dinyatakan batal.

2.2.14. Alokasi pendanaan untuk program yang dinyatakan batal dapat dialokasikan pada kegiatan lain dengan persetujuan BPMU.

2.2.15. Pencairan dana untuk setiap kegiatan dilakukan oleh bendahara SMU.

2.3. Pelaporan

2.3.1. Laporan keuangan secara keseluruhan diserahkan oleh Bendahara Panitia/ Satgas kepada Bendahara SMU selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berlangsung dengan menyertakan bukti-bukti asli pengeluaran.

2.3.2. Laporan kegiatan secara keseluruhan diserahkan kepada Depertemen dan Bidang bersangkutan serta ditembuskan kepada SMU (C.q Sekretaris SMU), BPMU (C.q Komisi Program, Komisi Anggaran), Bagian Kemahasiswaan (C.q Kabag. Pengembangan Mahasiswa) selambat-lambatnya dua minggu (14 hari) setelah pelaksanaan kegiatan.

2.3.3. Laporan pertanggungjawaban kegiatan melampirkan fotocopy bukti-bukti pengeluaran anggaran serta dokumentasi kegiatan.

2.3.4. Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan secara lisan disampaikan dalam Rapat Evaluasi Akhir Kepengurusan.

2.3.5. Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan secara tertulis dilaporkan kepada Rektor melalui BPMU.



2.4. Program Kerja Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA)

2.4.1. Perencanaan Program Kerja Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA) dilaksanakan melalui Pra-Rapat Kerja, Rapat Kerja dengan berpedoman pada Garis-garis Besar Haluan Program Lembaga Kemahasiswaan Fakultas (GBHPLKF).

2.4.2. Program kerja Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA) ditempatkan dalam Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan aras fakultas dan Rapat Koordinasi.

2.4.3. Penanggungjawab Program Kerja secara keseluruhan adalah Sekretaris Umum Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA).

2.4.4. Untuk melaksanakan setiap program, setiap fungsionaris bertanggungjawab terhadap bidangnya dan pokok program tersebut (sesuai uraian tugas).

2.4.5. Penanggungjawab teknis adalah setiap fungsionaris SEMA, Panitia Pelaksana, lembaga-lembaga atau tim kerja/ panitia bentukkan SEMA untuk melaksanakan program.

2.4.6. Usulan Pelaksanaan Program Kerja SEMA dilakukan dengan proposal kegiatan oleh panitia yang bersangkutan melalui Departemen dan Ketua Bidang yang bersangkutan kepada Ketua Umum SEMA untuk memperoleh persetujuan (C.q Pengurus harian).

2.4.7. Proposal kegiatan disampaikan selambat-lambatnya 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan kegiatan sesuai hasil Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan (2 Minggu di SMU, 2 Minggu di Universitas)

2.4.8. Pengesahan proposal kegiatan SEMA disetujui oleh Ketua SEMA dengan sepengetahuan oleh BPMF (C.q Komisi Program dan Komisi Anggaran), Pimpinan SMU, PR III (C.q Kabag. Pengembangan Mahasiswa) serta Koor. Bidang Kemahasiswaan.

2.4.9. Proposal kegiatan SEMA diketahui oleh BPMF yang dibuktikan dengan surat keterangan/ memo BPMF.

2.4.10. Apabila dua minggu setelah waktu yang ditentukan, program kerja belum dilaksanakan maka program kerja tersebut dinyatakan batal.

2.4.11. Program kerja yang telah dinyatakan batal dapat ditinjau kembali dengan alasan yang jelas dan mampu diterima oleh pimpinan SEMA dengan sepengetahuan BPMF.



2.4.12.Alokasi waktu peninjauan kembali program yang dinyatakan batal paling lambat 2 (dua) minggu setelah program dinyatakan batal.

2.4.13. Alokasi pendanaan untuk program yang dinyatakan batal dapat dialokasikan pada kegiatan lain dengan persetujuan BPMF.

2.4.14. Setiap pencairan dana untuk program dilakukan oleh Bendahara Umum SEMA.

2.5. Pelaporan

2.5.1. Laporan keuangan secara keseluruhan diserahkan Bendahara Panitia kepada Sekretaris/ TU Fakultas melalui bendahara Umum SEMA selambat-lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan.

2.5.2. Laporan kegiatan secara keseluruhan diserahkan kepada Departemen dan bidang bersangkutan serta ditembuskan kepada BPMF (C.q Komisi Program dan Komisi Anggaran), SMU (C.q Sekretaris Umum SMU dan Bendahara Umum SMU), Bagian Kemahasiswaan (C.q Kabag Pengembangan Mahasiswa) selambat-lambatnya dua minggu (14 hari) setelah pelaksanaan kegiatan.

2.5.3. Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan dilaporkan kepada Rektor melalui SMU dan BPMU.

2.5.4. Laporan pertanggungjawaban akhir periode kepengurusan secara lisan disampaikan dalam Rapat Evaluasi Akhir Kepengurusan.

2.6. Program Non-Terstruktur Lembaga Kemahasiswaan

2.6.1. Kegiatan non-terstruktur disepakati di dalam Rapat Pimpinan Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan dengan tetap mengacu kepada Visi dan Misi UKSW, Skenario Pola Pengembangan Mahasiswa, KUKM, GBHPLKU/ F dan aturan-aturan lain yang berlaku di Lembaga Kemahasiswaan UKSW.

2.6.2. Proposal Program kerja non-terstruktur yang telah disetujui di Lembaga Kemahasiswaan aras Fakultas, diajukan ke SMU untuk diketahui.

2.6.3. Proposal tersebut selanjutnya disampaikan pada BPMU atau BPMF dan disetujui yang dibuktikan dengan memo dari :

BPMF untuk kegiatan aras Fakultas.



BPMU untuk kegiatan di aras Universitas.

2.6.4. Proposal program kerja non-terstruktur diajukan selambat-lambatnya 1 bulan sebelum kegiatan tersebut berlangsung. (2 Minggu di SMU, 2 Minggu di Universitas).

2.6.5. Pelaporan Program kerja non-terstruktur mengikuti pelaporan program kerja terstruktur.

2.7. Format Proposal dan Laporan Pertanggungjawban

2.7.1 Proposal

I. Pendahuluan

Berisikan latar belakang kegiatan, apa yang menjadi penting dari kegiatan tersebut sehingga harus dilaksanakan, dan diberikan gambaran hubungannya dengan UKSW lebih khusus Lembaga Kemahasiswaan.

II.Nama Kegiatan

Berisikan nama dan tema kegiatan yang dimaksud.

III. Dasar Pelaksanaan Kegiatan

SK Rektor UKSW No.126/KEP./REK./1997, Tentang KUKM

Keputusan Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan UKSW No. 23/Rakor/LK-UKSW/Salatiga/X/2010, tentang Hasil Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan UKSW periode 2010-2011 atau,

Hasil forum yang menjadi landasan/ dasar sehubungan dengan kegiatan yang di maksud.

IV. Perumusan Masalah

Berisikan poin-poin inti masalah-masalah / kebutuhan riil temuan di masyarakat yang menjadi sasaran untuk diatasi/ dijawab melalui program ini.

Khusus program pengabdian masyarakat disertai dengan penjelasan Gambaran Umum Masyarakat Sasaran terkait masalah yang disoroti.



V.Tujuan Kegiatan

Tujuan umum

Berisikan tujuan kegiatan secara umum atau keseluruhan (disesuaikan dengan hasil rakoord).

Tujuan khusus

Berisikan tujuan yang lebih bersifat operasional, dapat dilihat dan diukur secara langsung dalam kegiatan.

VI. Strategi pelaksanaan

1) Gambaran kegiatan

Berisikan gambaran kegiatan secara umum (termasuk waktu, tempat, dan untuk kegiatan pelatihan sekalian dilampirkan pembicara, pemateri dll) dan susunan acara yang akan dilaksanakan.

Berisikan strategi pelaksana/ panitia kegiatan dalam melaksanakan kegiatan yang dimaksud.

2) Sasaran kegiatan

Berisikan sasaran kuantitas peserta dan kualitas dari kegiatan.

3) Target (standar minimal yang ingin dicapai)

Berisikan target capaian minimal dari keseluruhan kuantitas dan kualitas kegiatan, dan terutama target output berdasarkan perbandingan input, sehingga nantinya dapat diukur keberhasilan dari kegiatan yang dimaksud. (Ada indikator berhasil atau tidaknya kegiatan yang dilaksanakan).

Lampirkan alat evaluasi keberhasilan program oleh peserta maupun penyelenggara program (pre-test dan post test).

VII. Penganggaran

(terlampir) Dilampirkan pada proposal, termasuk persetujuan dari pihak yang terkait.

VIII.Pengorganisasian



(terlampir) Berisikan struktur organisasi satgas/ panitia/ tim kerja atau para delegasi, berdasarkan hirarki yang ada.

IX. Kesanggupan Pertanggungjawaban

Berisikan :

a. Pertanggungjawaban keuangan diserahkan selambat–lambatnya 3 (tiga) hari setelah kegiatan berlangsung (dicantumkan hari/ tanggal penyerahan pertanggungjawaban).

b. Laporan Pertanggungjawaban kegiatan diserahkan selambat–lambatnya 2 (dua) minggu setelah kegiatan berlangsung (dicantumkan hari/ tanggal penyerahan pertanggungjawabannya).

X. Penutup

Berisikan beberapa kalimat penutup dari proposal, yang didalamnya juga terdapat rekomendasi/ harapan atas proposal yang dimaksud.

2.7.2 Laporan Pertanggungjawaban

I. Pendahuluan

Berisikan pengantar dari pertanggungjawaban sehubungan kegiatan yang telah dilaksanakan.

II. Nama Kegiatan

Berisikan nama atau tema dari kegiatan yang dimaksud.

III. Deskripsi Kegiatan

Lampiran (Dokumentasi terkait berupa foto dan atau video)

IV. Permasalahan yang dialami

(masalah/ hambatan yang dihadapi serta bagaimana strategi penanganannya tiap bidang/ sie dalam kepanitiaan.)


Kualitas

Ketepatan Waktu

Lainnya jika ada


Masalah / hambatan yang dihadapi Strategi Penanganan

V. Rekomendasi untuk masa mendatang

Subtansi Kegiatan Metode Manajamen Kegiatan

VI. Penganggaran (terlampir)

VII.Pengorganisasian (terlampir)

Berisikan struktur organisasi satgas/ panitia/ tim atau nama- nama delegasi, berdasarkan hirarki yang ada.

VIII. Penutup

Berisikan beberapa kalimat penutup dari laporan pertangungjawaban, beserta ucapan atau harapan dari pelaksana sehubungan dengan laporan pertanggungjawaban.

3. Keuangan

3.1. Sumber

3.1.1 Iuran Keluarga Mahasiswa (IKAMA)

3.1.2 Bantuan Universitas Kristen Satya Wacana berupa :

Dana Pengembangan Mahasiswa

Dana Pengembangan Akademik

Dana Pembinaan Olahraga

Dana Pengembangan Kesenian

Dana Kontingensi



3.1.3 Bantuan lain yang sifatnya tidak mengikat

3.1.4 Usaha dana dengan ketentuan :

Setiap usaha dana yang dikelola dari luar kampus, prosedur permintaannya harus melalui SMU dan Pimpinan Universitas.

Atribut-atribut UKSW adalah hak SMU.

Atribut-atribut Fakultas adalah hak SEMA.

Usaha dana perorangan dikenakan komisi.

3.2. Pencairan Dana

3.2.1 Pencairan dana di Biro Keuangan untuk program kerja SMU dilakukan melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Ketua Umum SMU (C.q Bendahara SMU dan diketahui oleh PR. III (C.q Kabag Pengembangan Mahasiswa).

3.2.2 Pencairan dana di Biro Keuangan untuk program kerja SEMA melalui proposal kegiatan yang telah disetujui oleh Ketua SEMA, Bendahara SEMA dan diketahui oleh PR. III (C.q Kabag Pengembangan Mahasiswa), Ketua Umum SMU serta Korbidkem.

3.2.3 Pencairan dana IKAMA, serta usulan kegiatan ditandatangani oleh Ketua Umum SEMA, dan diketahui oleh Pembantu Rektor III (C.q Kabag Pengembangan Mahasiswa), Ketua Umum SMU serta Korbidkem.

3.2.4 Untuk khusus pencairan dana IKAMA 10%, 0,5/setengah dari 10% diberikan untuk subsidi yang jumlah mahasiswa <500), melalui usulan kegiatan yang diketahui dan ditandatangani oleh Korbidkem dan Ketua SEMA, dan disetujui oleh Ketua SMU dan PR III.

3.2.5 Untuk khusus pencairan dana IKAMA 10%, 0,5/setengah dari 10% diberikan dikelola oleh SMU melalui usulan kegiatan yang disetujui oleh Ketua SMU dan PR III.

3.2.6 Pencairan dana IKAMA oleh Fakultas, diprioritaskan untuk kegiatan penalaran (proffesional skill).



3.3. Format Pengesahan Proposal/ LPJ Kegiatan SMU

1. Pada anggaran

Hormat Kami,

--------------------------------Bendahara Panitia/ Satgas

Menyetujui,

---------------------------------Bendahara SMU

2. Pada proposal

Hormat Kami,

-------------------------------

Ketua Panitia/ Satgas

Menyetujui,

-------------------------------

Ketua UMUM SMU

--------------------------------

Ketua Bidang

Mengetahui,

---------------------------------

Pembantu Rektor III



3.4. Format Pengesahan Proposal/ LPJ Kegiatan SEMA

1. Pada anggaran

Hormat Kami,


Menyetujui,

---------------------------------Bendahara SEMA

Mengetahui,

---------------------------------Bendahara SMU

2. Pada proposal/ LPJ

Hormat Kami,

-------------------------------


Menyetujui,

-------------------------------

Ketua UMUM SEMA

--------------------------------

Ketua Bidang

Mengetahui,

-------------------------------

Ketua UMUM SMU

--------------------------------

KorBidKem

---------------------------------



Pembantu Rektor III

3.5. Dana IKAMA

1. Pada anggaran

Hormat Kami,


Menyetujui,

---------------------------------Bendahara SEMA

Mengetahui,

---------------------------------Bendahara SMU

2. Pada Proposal/ LPJ

Hormat Kami,

-------------------------------


Menyetujui,

-------------------------------

Ketua UMUM SEMA

--------------------------------

Ketua Bidang

Mengetahui,

-------------------------------

Ketua UMUM SMU

--------------------------------

KorBidKem



---------------------------------

Pembantu Rektor III

3. Pada Kegiatan HMP

Hormat Kami,

-------------------------------

Ketua HMP

--------------------------------


Menyetujui,

-------------------------------

Ketua UMUM SEMA

--------------------------------

Ketua Bidang

Mengetahui,

-------------------------------

Ketua UMUM SMU

--------------------------------

KorBidKem

---------------------------------

Pembantu Rektor III

3.6. Format pengesahan proposal/ LPJ Dana IKAMA 10%

1. Pada anggaran

Mengetahui,

-----------------------------

Bendahara SEMA

Menyetujui,



----------------------------

Bendahara SMU

2. Pada proposal/ LPJ

Hormat Kami,

-------------------------------


Menyetujui,

-------------------------------

Ketua UMUM SEMA

--------------------------------

Ketua Bidang

Mengetahui,

-------------------------------

Ketua UMUM SMU

--------------------------------

KorBidKem

---------------------------------

Pembantu Rektor III



3.7. Format pengesahan BPMF (dirubah sesuai tata tulis surat)

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANABADAN PERWAKILAN MAHASISWA FAKULTAS …….

Jalan Diponegoro 52-56 SalatigaJawa Tengah – Indonesia

Telp. (0298) 326362 - 421212

MEMO

Kepada : ………………….Tanggal : ………………….Hal : ………………….

Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas …………. telah memeriksa dan menyetujui angaran beserta kegiatan seperti yang ada pada proposal ………………………………..

Demikian kiranya proposal tersebut dapat diproses lebih lanjut. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,Pimpinan BPM F …….

__________________ _________________ _______________Ketua Umum BPMF Ka Kom. Program Ka Kom Anggaran



3.8. Format Pembubaran Panitia (baru)

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANASENAT MAHASISWA FAKULTAS…/UNIV

Jalan Diponegoro 52-60 Salatiga 50711Jawa Tengah – Indonesia

Menyetujui,

-----------------------------Bendahara SEMA / SMU

Mengetahui,

------------------------------Ketua Umum SEMA / SMU


MEMO

Hal : Pembubaran Panitia

Nama Kegiatan :

Tanggal Kegiatan :

Jumlah Panitia sebanyak :

Dengan nominal sebesar :

Dari surplus sebesar :

Demikian memo ini dibuat, harap dapat dipergunakan sebaik – baiknya.


3.9. Format Penulisan Anggaran pada Proposal & LPJ (baru)

NO. TANGGAL KETERANGAN JUMLAH SATUAN SATUAN FREKUENSI

HARGA SATUAN

(Rp)

SUBTOTAL (Rp)

1 1 Januari 2010 Fotokopi buram 10 Lembar 5 125 6.250

4. Persidangan dan Rapat

4.1. Rapat Pimpinan

4.1.1 Rapat Pimpinan diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam 2 (dua) minggu.

4.1.2 Peserta rapat pimpinan adalah Pimpinan Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan (SMU, BPMF, SEMA).

4.1.3 Pimpinan rapat adalah Ketua Umum atau dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan.

4.1.4 Keputusan Rapat Pimpinan, dirapatkan kembali dalam Rapat pleno.

4.1.5 Cara pengambilan keputusan dalam Rapat Pimpinan adalah sesuai dengan pasal 25 dan 41 Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa.

4.1.6 Tambatan rapat ditinjau kembali untuk disahkan dalam Rapat Pimpinan berikutnya.

4.2. Rapat Pleno

4.2.1 Rapat Pleno diadakan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan.



4.2.2 Peserta rapat adalah seluruh Pimpinan beserta fungsionaris Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan (SMU, BPMF, SEMA).

4.2.3 Pimpinan rapat adalah Ketua Umum atau dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan.

4.2.4 Cara pengambilan keputusan dalam Rapat Pleno adalah sesuai dengan pasal 25 dan 41 Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa.

4.2.5 Keputusan Rapat Pleno adalah final dan hanya dapat dibatalkan oleh forum rapat yang sama.

4.2.6 Keputusan Rapat Pleno disosialisasikan pada seluruh Pimpinan dan fungsionaris.

4.2.7 Tambatan rapat ditinjau kembali untuk disahkan dalam Rapat Pleno berikutnya.

4.3. Rapat Pimpinan Eksekutif (Rapim Eksekutif)

4.3.1 Rapat Pimpinan Eksekutif dilaksanakan oleh SMU.

4.3.2 Rapat Pimpinan Eksekutif diadakan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan dan atau jika sewaktu-waktu diperlukan.

4.3.3 Peserta rapat adalah Pimpinan SMU, Ketua Umum dan Sekretaris Umum BPMF, Ketua Umum dan Sekretaris Umum SEMA.

4.3.4 Rapat dipimpin oleh Ketua Umum SMU atau dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SMU.

4.3.5 Rapat dianggap quorum apabila dihadiri ½ + 1 dari jumlah keseluruhan perwakilan.

4.3.6 Cara pengambilan keputusan dalam Rapim Eksekutif adalah sesuai dengan pasal 25 dan 41 Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa.

4.3.7 Masalah-masalah yang berhubungan dengan Universitas dan Lembaga Kemahasiswaan yang belum dapat diselesaikan dalam Rapat Pimpinan Eksekutif akan dikonfirmasikan dengan Pimpinan Universitas dan hasilnya akan diinformasikan pada rapat yang berikutnya.

4.3.8 Tambatan rapat ditinjau kembali untuk disahkan pada Rapat Pimpinan Eksekutif berikutnya.



4.4. Rapat Pimpinan Eksekutif Diperluas

4.4.1 Rapat Pimpinan Eksekutif Diperluas dilaksanakan oleh SMU.

4.3.9 Rapat Pimpinan Eksekutif Diperluas diadakan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan dan atau jika sewaktu-waktu diperlukan.

4.4.2 Peserta rapat adalah Pimpinan SMU, Pimpinan BPMU, Ketua Umum dan Sekretaris Umum BPMF, Ketua Umum dan Sekretaris Umum SEMA.

4.4.3 Rapat dipimpin oleh Ketua Umum SMU atau dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SMU.


4.4.5 Cara pengambilan keputusan dalam Rapim Eksekutif Diperluas adalah sesuai dengan pasal 25 dan 41 Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa.

4.4.6 Masalah-masalah yang berhubungan dengan Universitas dan Lembaga Kemahasiswaan yang belum dapat diselesaikan dalam Rapat Pimpinan Eksekutif Diperluas akan dikonfirmasikan dengan Pimpinan Universitas dan hasilnya akan diinformasikan pada rapat yang berikutnya.

4.4.7 Tambatan rapat ditinjau kembali untuk disahkan pada Rapat Pimpinan Eksekutif Diperluas berikutnya.

4.5. Pra-Rapat Kerja LK

4.5.1 Pra-Rapat kerja (Pra-Raker) Lembaga Kemahasiswaan (LK) dilaksanakan oleh SMU pada aras Universitas dan SEMA pada aras Fakultas.

4.5.2 Pra-Raker diadakan setelah perumusan dan sosialisasi GBHPLKU dan GBHPLKF.

4.5.3 Peserta Pra-Raker adalah semua Pimpinan dan Fungsionaris (BPMF dan SEMA).

4.5.4 Rapat dipimpin oleh Pimpinan Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan.

4.5.5 Pra-Raker membahas tata tertib Raker dan hal-hal menyangkut persiapan pelaksanaan Rapat Kerja (Raker).




4.5.7 Cara pengambilan keputusan dalam Pra-Raker adalah sesuai dengan pasal 25 dan 41 Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa.

4.5.8 Kesepakatan dalam Pra-Raker menjadi masukan bagi Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan (LK), SMU pada aras Universitas dan SEMA pada aras Fakultas.

4.5.9 Tambatan Pra-Raker ditinjau kembali untuk disahkan setelah Pra-Raker selesai.

4.6. Rapat Kerja

4.6.1 Rapat Kerja (Raker) Lembaga Kemahasiswaan (LK) dilaksanakan oleh SMU pada aras Universitas dan SEMA pada aras Fakultas, yang diadakan minimal 1 (satu) kali selama periode kepengurusan.

4.6.2 Rapat Kerja bertujuan untuk menyusun rencana program kerja dan anggaran selama 1 (satu) periode yang akan ditetapkan di dalam Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan (LK).

4.6.3 Peserta Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan yang diadakan pada aras Universitas adalah seluruh Pimpinan dan Fungsionaris SMU dan BPMU.

4.6.4 Peserta Raker Lembaga Kemahasiswaan yang diadakan pada aras Fakultas adalah seluruh Pimpinan dan Fungsionaris SEMA dan BPMF di Fakultas yang bersangkutan dan undangan dari SMU.

4.6.5 Pimpinan rapat dalam Rapat Kerja Lembaga Kemahasiswaan dipimpin oleh Pimpinan SMU untuk Raker yang dilaksanakan pada aras Universitas dan, Pimpinan SEMA untuk Raker pada aras Fakultas.

4.6.6 Cara pengambilan keputusan dalam Rapat Kerja adalah sesuai dengan pasal 25 dan 41 Ketentuan Umum Keluarga Mahasiswa.

4.6.7 Hasil Rapat Kerja SEMA dan BPMF diserahkan melalui BPMF kepada SMU selambat-lambatnya 7 hari setelah Raker.

4.6.8 Seluruh hasil kesepakatan ditetapkan melalui surat keputusan yang dikeluarkan oleh forum yang bersangkutan.

4.7. Pra-Rapat Koordinasi (Pra Rakoord)



4.7.1 Pra-Rakoord diadakan oleh SMU sebelum Rapat Koordinasi.

4.7.2 Peserta Pra-Rakoord adalah Pimpinan SMU, Pimpinan SEMA, Pimpinan BPMF, Pimpinan BPMU dan undangan.

4.7.3 Pra-Rakord dimaksudkan untuk mencari kesepakatan dalam tata tertib Rapat Koordinasi, Susunan Acara, Mekanisme Kerja Eksekutif Lembaga Kemahasiswaan, dan hal lain yang dianggap perlu.

4.7.4 Tambatan Pra-Rakord ditinjau kembali untuk disahkan dalam rapat koordinasi.

4.8. Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan (Rakoord LK)

4.8.1 Rapat Koordinasi Lembaga Kemahasiswaan (Rakoord LK) diselenggarakan oleh SMU melalui suatu kepanitiaan/ satgas yang diangkat dengan Surat Keputusan SMU.

4.8.2 Rapat Koordinasi diadakan sekurang-kurangnya satu kali dalam satu masa jabatan.

4.8.3 Rapat Koordinasi bertujuan untuk memantapkan, menyelaraskan serta menetapkan Struktur Program Kerja dan Anggaran Lembaga Kemahasiswaan selama satu masa jabatan.

4.8.4 Peserta Rapat Koordinasi adalah Pimpinan dan Fungsionaris SMU, Pimpinan SEMA yang diutus, undangan dari BPMF dan BPMU serta beberapa undangan khusus.

4.8.5 Pimpinan sidang Rapat Koordinasi adalah Pimpinan SMU dan atau Pimpinan SEMA lainnya yang ditunjuk untuk itu.

4.8.6 Hasil Rapat Koordinasi disahkan dan disampaikan kepada Rektor dan kemudian disahkan.

4.8.7 Keputusan Rektor tentang hasil Rapat Koordinasi disampaikan kepada seluruh pimpinan unit yang lain di UKSW.

4.8.8 Seluruh hasil kesepakatan ditetapkan melalui surat keputusan yang dikeluarkan oleh forum yang bersangkutan.

4.9. Rapat Bidang

4.9.1 Rapat Bidang diadakan sekurang-kurangnya satu kali dengan satu bulan.`

4.9.2 Rapat Bidang dihadiri oleh Pimpinan dan Fungsionaris Bidang dan undangan bila dianggap perlu.



4.9.3 Rapat Bidang dipimpin oleh Pimpinan Bidang yang bersangkutan.

4.9.4 Hasil keputusan rapat bidang diinformasikan dalam sidang Pimpinan Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan.

4.9.5 Tambatan Rapat Bidang ditinjau kembali untuk disahkan pada rapat bidang berikutnya.

4.10. Rapat Koordinasi Bidang

4.10.1 Rapat Koordinasi Bidang diselenggarakan oleh bidang yang terkait di SMU.

4.10.2 Rapat Koordinasi Bidang diadakan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam satu bulan.

4.10.3 Peserta Rapat Koordinasi Bidang adalah Pimpinan Bidang SMU atau SEMA serta undangan.

4.10.4 Rapat Koordinasi Bidang dipimpin oleh Pimpinan Bidang SMU.

4.10.5 Masalah-masalah yang menyangkut Lembaga Kemahasiswaan Fakultas yang tidak dapat diselesaikan dalam Rapat Koordinasi Bidang dibawa dalam Rapim LK Eksekutif.

4.10.6 Tambatan Rapat ditinjau kembali untuk disahkan dalam Rapat Koordinasi Bidang berikutnya.

4.11. Rapat Evaluasi

4.11.1 Rapat Evaluasi diadakan oleh Lembaga Kemahasiswaan pada aras Fakultas dan Universitas.

4.11.2 Rapat Evaluasi diadakan sekurang-kurangnya satu kali dalam masa jabatan.

4.11.3 Rapat Evaluasi bertujuan untuk mengevaluasi perencanaan dan pelaksanaan program kerja dan anggaran serta menyusun laporan pertanggungjawaban.

4.11.4 Peserta Rapat Evaluasi adalah seluruh Pimpinan dan Fungsionaris Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan.

4.11.5 Rapat Evaluasi dipimpin oleh Pimpinan Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan.

4.11.6 Hasil Rapat Evaluasi disahkan dalam rapat tersebut dan diberitahukan kepada seluruh peserta rapat.



5. Mekanisme Surat-Menyurat

5.1. Dalam rangka penataan administrasi setiap surat yang masuk maupun keluar harus melalui Sekretaris Umum.

5.2. Pengarsipan surat-surat dilakukan oleh Sekretaris Umum.

5.3. Surat keluar harus ditandatangani oleh Ketua Umum SEMA dan atau Ketua Umum SMU.

5.4. Surat-surat yang bertujuan keluar Universitas harus disetujui Ketua Umum dan Sekretaris Umum Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan, dengan sepengetahuan Pimpinan SMU, Pimpinan Fakultas (C.q Dekan/ Koord. Bikem) dan Pimpinan Universitas (C.q Pembantu Rektor III).

5.5. Surat-menyurat menyangkut keputusan ataupun sikap organisasi dan surat keluar ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris SMU/ SEMA, sepengetahuan Pimpinan Fakultas (C.q Dekan/ Koord. Bikem), Pimpinan SMU dan atau Pimpinan Universitas (C.q Pembantu Rektor III).

5.6. Surat-surat kepanitiaan ditandatangani oleh Ketua Panitia dengan sepengetahuan pimpinan Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan.

5.7. Setiap Ketua Bidang (SMU/ SEMA) Ketua Komisi (BPMF), dapat membuat dan menandatangani surat keluar sepanjang masih dalam batas-batas tugasnya, dan diketahui oleh Sekretaris Umum.

5.8. Surat-surat yang sifatnya informatif tentang berbagai keputusan dan kebijakan organisasi ditandatangani oleh Ketua Umum dan Sekretaris Umum Lembaga Kemahasiswaan yang bersangkutan.

5.9. Untuk keperluan penting dan mendesak Ketua Umum SEMA dan Ketua Umum SMU berwenang mengeluarkan nota dinas.

5.10. Untuk keseragaman Kode Nomor surat di bedakan menjadi empat Macam yaitu; internal dalam, internal luar, eksternal dalam, eksternal luar.

5.11. Bentuk–bentuk kode nomor surat SMU, BPMF, SEMA dapat dilihat dalam contoh dibawah ini; (penomoran, organisasi, sifat surat, bulan, dan tahun disesuaikan)

Kode Surat Internal Dalam:

SMU 01/In.D/SMU/UKSW/U/IX/2010

BPMF 01/In.D/BPM-FSP/UKSW/U/IX/2010

SEMA 01/In.D/SEMA-FTI/UKSW/U/IX/2010



Kode Surat Internal Luar:SMU 01/In.L/SMU/UKSW/U/IX/2010

BPMF 01/In.L/BPM-FBS/UKSW/U/IX/2010

SEMA 01/In.L/SEMA-FTEK/UKSW/U/IX/2010

Kode Surat Eksternal Dalam:SMU 01/Eks.D/SMU/UKSW/U/IX/2010

BPMF 01/Eks.D/BPM-FEB/UKSW/U/IX/2010

SEMA 01/Eks.D/SEMA-FPB/UKSW/U/IX/2010

Kode Surat Eksternal Luar:SMU 01/Eks.L/SMU/UKSW/U/IX/2010

BPMF 01/Eks.L/BPM-FPsi/UKSW/U/IX/2010

SEMA 01/Eks.L/SEMA-FIK/UKSW/U/IX/2010

Keterangan:

Angka 01 : Merupakan nomor surat (dua digit).

SEMA/BPMF/SMU : Menunjukan organisasi yang mengeluarkan surat.

UKSW : Menunjukan instansi Perguruan tinggi UKSW.

In. D : Menunjukan jenis Surat Internal Dalam, yaitu surat yang ditujukan hanya di lingkungan Internal Lembaga Kemahasiswaan (LK) pada aras yang bersangkutan.

In. L : Menunjukan jenis Surat Internal Luar, yaitu surat yang ditujukan di lingkungan Lembaga Kemahasiswaan (LK) UKSW.

Eks. D : Menunjukan jenis Surat Eksternal Dalam, yaitu surat yang ditujukan kepada pihak di luar lingkungan Lembaga Kemahasiswaan (LK), tetapi masih dalam lingkungan UKSW.

Eks. L : Menunjukan jenis Surat Eksternal Luar, yaitu surat yang ditujukan kepada pihak di luar lingkungan UKSW.

U : Menunjukan Sifat Surat Umum (undangan, Pemberitahuan, Permohonan).

Bila Surat keputusan di gunakan Kode KEP.Bila surat Tugas digunakan Kode Tug.Bila surat Keterangan digunakan Ket.



IX : Menunjukan bulan pembuatan Surat

2010 : Menunjukan tahun pembuatan Surat.

5.12. Bentuk–bentuk kode nomor surat Bidang/ Komisi, Departemen, Panitia dapat dilihat dalam contoh dibawah ini; (penomoran, organisasi, sifat surat, bulan, dan tahun disesuaikan)

Kode Surat Internal:

SMU 01/In/Bid-II/SMU/UKSW/U/IX/2010

01/In/SMU-PAN/LMKM/UKSW/U/IX/2010

BPMF 01/In/Kom-A-BPM-FPsi/Sat-BHPLKF/UKSW/U/IX/2010

SEMA 01/In/Bid-I/SM-FKIP/UKSW/U/IX/2010

01/In/SM-FH/PAN-LDKM/UKSW/U/IX/2010

Kode Surat Eksternal Dalam:SMU 01/Eks.D/SMU-PAN/LMKM/UKSW/U/IX/2010

BPMF 01/Eks.D/BPMF-Psi/Sat-GBHPLKF/UKSW/U/IX/2010

SEMA 01/Eks.D/SM-FISKOM/PAN-LDKM/UKSW/U/IX/2010

Kode Surat Eksternal Luar:SMU 01/Eks.L/SMU-PAN/LMKM/UKSW/U/IX/2010

BPMF 01/Eks.L/BPMF-Psi/Sat-GBHPLKF/UKSW/U/IX/2010

SEMA 01/Eks.L/SMF-Psi/PAN-LDKM/UKSW/U/IX/2010

6. Undangan Dan Pengutusan

6.1. Senat Mahasiswa Universitas (SMU) dapat mengutus mahasiswa mewakili almamater untuk mengikuti kegiatan di luar kampus dengan sepengetahuan BPMU dan Pimpinan Universitas.

6.2. Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA) dapat mengutus mahasiswa mewakili almamater untuk mengikuti suatu kegiatan di luar kampus dengan sepengetahuan BPMF, Pimpinan Fakultas, Ketua Umum SMU, BPMU dan Pimpinan Universitas.

6.3. Undangan yang ditujukan kepada Ketua Umum SMU dapat dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SMU dan atau salah seorang Ketua SEMA.

6.4. Undangan yang ditujukan kepada Ketua SEMA dapat dimandatkan kepada salah seorang Pimpinan SEMA.

6.5. Setiap utusan dalam menjalankan tugasnya wajib menjunjung tinggi visi – misi UKSW dan kode etik mahasiswa UKSW.



6.6. Setiap utusan ketika menjalankan tugasnya, harus membawa Surat Tugas dengan sepengetahuan Pimpinan Fakultas, Ketua Umum SMU dan Pimpinan Universitas.

6.7. Setelah utusan kembali, selambat-lambatnya 3 (hari) harus menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan.

6.8. Setelah utusan kembali, selambat-lambatnya 1 (satu) minggu harus menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan SMU (pimpinan SEMA apabila diutus dari Fakultas).

7. Mekanisme Pendelegasian Wewenang

7.1. Mekanisme Pendelegasian Wewenang Senat Mahasiswa Universitas (SMU).

7.1.1 Pendelegasian wewenang fungsionaris Senat Mahasiswa Universitas dilakukan sebagai berikut:

Bilamana Ketua Umum SMU berhalangan, maka Ketua Umum SMU memandatkan fungsi kewenangannya kepada Sekretaris SMU maupun Bendahara Umum selaku Pejabat Sementara (Pjs).

Bilamana Sekretaris Umum SMU/ Bendahara Umum berhalangan, maka mandat diberikan kepada salah satu Ketua Bidang selaku Pejabat Sementara (Pjs).

Pendelegasian wewenang oleh masing-masing fungsionaris harus sepengetahuan Ketua Umum dan Sekretaris Umum selaku penanggungjawab organisasi.

7.1.2 Pendelegasian wewenang oleh fungsionaris SMU dilakukan berdasarkan alasan yang jelas dan ditentukan berdasarkan batasan waktu yang jelas sebagaimana kebutuhan tugas-tugas organisasi.

7.1.3 Penugasan fungsionaris SMU dilengkapi dengan surat tugas yang disampaikan oleh Sekretaris SMU.

7.2. Mekanisme Pendelegasian Wewenang Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas (BPMF).

7.2.1 Pendelegasian wewenang fungsionaris Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas (BPMF) dilakukan sebagai berikut:

Bilamana Ketua BPMF berhalangan, maka Ketua BPMF memandatkan fungsi kewenangannya kepada Sekretaris BPMF selaku Pejabat Sementara (Pjs).

Bilamana Sekretaris BPMF berhalangan, maka mandat diberikan kepada salah satu Ketua Komisi (Kakom) selaku Pejabat Sementara (Pjs).



Pendelegasian wewenang oleh masing-masing fungsionaris harus sepengetahuan Ketua dan Sekretaris selaku penanggungjawab organisasi.

7.2.2 Pendelegasian wewenang oleh fungsionaris BPMF dilakukan berdasarkan alasan yang jelas dan ditentukan berdasarkan batasan waktu yang jelas sebagaimana kebutuhan tugas-tugas organisasi.

7.2.3 Penugasan fungsionaris BPMF dilengkapi dengan surat tugas yang disampaikan oleh Sekretaris BPMF.

7.3. Mekanisme Pendelegasian Wewenang Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA).

7.3.1 Pendelegasian wewenang fungsionaris Senat Mahasiswa Fakultas (SEMA) dilakukan sebagai berikut:

Bilamana Ketua Umum SEMA berhalangan, maka Ketua Umum SEMA memandatkan fungsi kewenangannya kepada Sekretaris Umum SEMA/ Bendahara Umum selaku Pejabat Sementara (Pjs).

Bilamana Sekretaris Umum/ Bendahara Umum SEMA berhalangan, maka mandat diberikan kepada salah satu Ketua Bidang (Kabid) selaku Pejabat Sementara (Pjs).

Pendelegasian wewenang oleh masing-masing fungsionaris sepengetahuan Ketua Umum SEMA dan Sekretaris Umum SEMA selaku penanggungjawab organisasi.

7.3.2 Pendelegasian wewenang oleh fungsionaris SEMA dilakukan berdasarkan alasan yang jelas dan ditentukan berdasarkan batasan waktu yang jelas sebagaimana kebutuhan tugas-tugas organisasi.

7.3.3 Penugasan fungsionaris SEMA dilengkapai dengan surat tugas yang disampaikan oleh Sekretaris SEMA.

8. Penutup

Demikian mekanisme kerja eksekutif ini dibuat, untuk dapat dijadikan acuan

dalam melaksanakan fungsi dan peranan dalam Lembaga Kemahasiswaan.


Mekanisme Kerja Eksekutif - lkfik.files.wordpress.com file · Web viewMekanisme Kerja Eksekutif....

Documents

Transcript of Mekanisme Kerja Eksekutif - lkfik.files.wordpress.com file · Web viewMekanisme Kerja Eksekutif....