Modul 1KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 1.

I. Arti dan sejarah Istilah DokumentasiA. Pengertian Dokumen Dari Berbagai Sumber

Istilah Dokumentasi dari kata document (Belanda), document (Inggris), documentum (Latin). Sebagai kata kerja document berarti: menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen; sebagai kata benda berarti: wahana (wahana = kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk mencapai tujuan) informasi, data yang terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sebaginya.Poerwadarminta, W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia. (2007):Dokumen:

Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian).Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.

Dokumentasi:Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (seperti kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar).

Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia (1976):Dokumen:

1. Surat bukti tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti.2. Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat kembali bila diperlukan.

Dokumentasi:1. Semua tulisan yang dikumpulkan dan disimpan yang dapat digunakan bila diperlukan, juga gambar dan foto. Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar atau foto sebagai dokumen.

Ensiklopedi Umum (1977):Dokumen adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal.Dalam arti yang luas, segala macam benda yang dapat memberikan keterangan, yang sifatnya tidak terbatas hanya tertulis atau tercetak saja.

Pengertian Dokumentasi Dan Dokumen Dari:http://dalamzero1.blogspot.com/2009/03/pengertian-dokumentasi-dan-dokumen.htmlDokumentasi adalah:

1. Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo.2. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.3. Kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.4. Penyimpanan bahan-bahan deskrepsi tertulis dari program komputer.5. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi.6. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan, umumnya berari pencarian, penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pemakaian, dan penyediaan.7. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam Pers.8. Instruction, admonition. (Instruksi, Peringatan)9. The act or an instance of furnishing or authenticating with documents. (Tindakan atau suatu kejadian memperlengkapi atau membuktikan keaslian dengan dokumen)10. The provision of ships papers to a ship. (Kelengkapan dokumen pengiriman melalui kapal/pesawat).11. Surat berharga, surat bukti yang diperlukan bagi sidang pengadilan.12. Surat yang dimiliki pemerintah, perusahan lain.13. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari dokumen.14. Sesuatu yang tertulis, tercatat yang dipakai sebagai bukti atau keterangan.15. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dsb.16. Deskripsi tertulis dari program computer.17. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolah, dan penyimpanan informasi.19. Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pengawetan, penyusunan, pemakain dan penyediaan.20. Penyimpanan bukti-bukti.21. Collecting, selecting, procesing, and keeping information in a field of science.

Dokumen adalah:

1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos.3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti keterangan.4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan.5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain.6. (Latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat resmi dan sebagainya7. Pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang dikirim.8. Dokumen sebagai kata kerja transitif berarti:

mengatur, melatih,dan membimbing.membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktor-faktor, umpamanya melengkapi pengaduan seseorang dengan keteranga-keterangan (fakta-fakta).

9. Naskah karangan yang dikirm lewat pos.10. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri.11. Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu hal.12. Surat-surat perjalanan; akte, membuktikan keterangan kebenaran.13. Penyimpanan bukti-bukti.14. Cek, saham, surat, ketetapan.15. Melengkapi atau melampiri dengan dokumen dan mengkokohkan dengan bukti-bukti.16. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian.17. Pembuktian-pembuktian dengan dokumen.18. Naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan.19. Record.20. Suatu kegiatan atau pekerjaan aktif.21. Memuat data mengenai hasil riset buku dan sebagainya yang dipergunakan seorang peneliti sebagai petunjuk untuk memperoleh informasi.

22. Penyediaan dokumen-dokumen dengan pencatatan sumber-sumberinformasi khusus dari suatu karangan atau tulisan, wasiat,buku, undang-undang dan sebagainya.23. Semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, dalam bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau kaset, video tapes, film,slide, micro film, micro fiche, gambar dan photo.24. Suatu segi material dari sebuah recorded.25. Pengumpulan, penyusunan, atau pengolahan berbagai macam dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia.26. Suatu usah aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut.27. Sekumpulan catatan baik dalam berbentuk tulisan maupun cetakan, serta rekaman tentang peristiwa –peristiwa yang terjadi, pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan maupun spesifikasi.28. Sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercetak dan memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas bahan bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang pernah dibuat sebelumnya selam pengkajian suatu sistem pembinaan dan pengembangan sistem informasi mnajemen.29. Kumpulan bahan bukti baik dalam berbentuk tulian, cetkan, rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukaan secara selektif, sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau kemanusiaan.30. Pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan, pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen yang dilakukan secara sistematis dan ilmiah, sehingga berguna bagi para pemakai jasa informasi.31. Webster’s third new international dictionary:“the bill of heading and policy of insurance and some times, other papers that evidence or effect the ship meant of goods, their insurance the transfer of title to the consigned and other procedures and that an annexed to a documentary bill of change.”

Di Indonesia ada pengertian dokumentasi korporil dan dokumentasi literer. Dokumentasi korporil menyangkut dokumen yang tidak tercetak atau terekam (dokumen peluru, barang antik, preparat, dsb. Dokumen literer mengacu pada dokumen yang tercetak dan atau terekam, misalnya: buku, majalah, kaset, peta, dan sejenisnya.Dalam modul Dasar-Dasar Dokumentasi membatasi pada dokumen literer saja.Peraturan Presiden No. 20 tahun 1961, tentang tugas dokumentasi dan perpustakaan, maka yang dimaksud dengan dokumentasi adalah dokumentasi pustaka atau dokumentasi literer. Tugas dokumentasi adalah menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam

arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia, dan untuk keperluan itu diperlukan mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut.

B. Dampak Teknologi Komputer Terhadap Pengertian DokumenMuncul istilah:

Hardcopy (salinan dokumen dalam bentuk cetak) dan Softcopy (salinan berupa elektronik).Dokumentasi menyimpan deskripsi tertulis sebuah program termasuk nama program, fungsi program, masukan/keluaran yang dibutuhkan, kemungkinan ditulis dalam algoritma, bagaimana struktur datanya.Document Per Minute (DPM), jumlah data yang diproses dalam satu menit.Document Root, sebuah direktori dalam file system web server yang merupakan pangkat dari file-free untuk semua dokumen yang tersedia.Extention, perpanangan, perluasan (nama akhiran berkas digunkaan untuk menandakan isi atau format dari berkas), misalnya: doc, gif, jpg, pdf, ppt, txt, zip.C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi

Awal perkembangannya, perpustakaan tempat menyimpan buku, kemudian meningkat menjadi penyalur informasi dengan menyediakan bibliografi-bibliografi bidang tertentu, menyediakan karya ilmiah, phamplet, laporan teknis, laporan penelitian, dll. Abad ke-20 perpustakaan dituntut memberikan pelayanan yang lebih khusus yang kemudian muncul perustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perturuan tinggi dan perpustakaan sekolah.Paul Otlet dan Henri La Fontaine (akhir abad ke-19) memperkenalkan istilah Dokumentasi,dengan ditandai terbitnya bibliografi internasional untuk semua bidang dengan berdasarkan teknik dan strategi pustakawan, namun menggunakan UDC. Mereka juga membuat analisis teliti (analisis mendalam) dari subyek-subyek guna membedakan dari aktivitas pustakawan pada masa tersebut. Aktivitas tersebut mereka namakan dokumentasi pada tahun 1895. Orang yang melakukan dokumentasi disebut dokumentalis. Di AS, istilah dokumentasi diubah menjadi ilmu informasi.Bagi pustakawan, yang menjadi perhatian utama adalah obyek materinya (buku, majalah, dsb.), sedangkan bagi dokumentalis adalah informasi yang dapat diperoleh dari dokumen buku, artikel, majalah. Namun pendapat tersebut belum sepenuhnya benar. Sekarang yang menjadi unit rujukan (referensi adalah dokumen yang memuat informasi, dan informasi tidak bisa disusun tanpa menyusun dokumen terlebih dahulu. Informasi memerlukan dasar dokumentasi dan melalui dokumen/bahan pustaka informasi disalurkan. Sebelum disalurkan dokumen harus melewati proses pemilihan, pengawasan dan penyimpanan.Kesimpulan, perbedaan aktivitas perpustakaan dan dokumentasi pada: (1) macam bahan pustaka yang mendapat perharian, (2) cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan pustaka/dokumen, (3) macam petugasnya.

II. Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan Informasi

Ilmu informasi lebih independent dan bisa digunakan untuk berbagai lingkungan, sedangkan ilmu perpustakaan terbatasi oleh bentuk lembaga induknya. Dalam dunia perpustakan pengertianinformasi lebih dikaitkan kepada penanganan dokumen dan terfokus pada isi, lokasi, anotasi, klasifikasi, dan pengindeksan. Sedangkan dalam ilmu informasi, perhatian terfokus kepada abstraksi dokumen, pemrosesan dokumen elektronik, sosiologi pengetahuan, prinsip-prinsip manajemen informasi, dsb.

A. Dokumen sebagai Rekamam Memori ManusiaManusia menuangkan gagasan-gagasan melalui berbagai media mulai yang konvensional sampai ke elektronik.

B. Rekaman Analog dan DigitalMemori manusia sangat terbatas, oleh karenanya gagasan dalam bentuk dokumen mulai dari yang konvensional (analog = rekaman yang tidak dihubungkan dengan teknologi komputer) dan sampai penerapan teknologi (digital = rekaman yang dihubungkan dengan teknologi komputer).

C. Wadah Rekaman MemoriBuku merupakan bentuk fisik pertama yang merupakan bukti fisik wadah rekaman memori manusia.

D. Berkas/Rekaman AnalogRekaman analog adalah rekaman yang tidak dihubungkan dengan teknologi komputer, misalnya dokumen/berkas konvensional.

E. Berkas/Rekaman DigitalAwal perkembangannya, dibuat rekaman analog ke dalam komputer. Perkembangan selanjutnya penyimpanan analog ke digital, misalnya buku, film, kaset, VCD, DVD, foto, kertas koran, sehingga dalam bentuk file-file komputer.

Ringkasan Modul 2JENIS DOKUMEN DAN PELESTARIANNYA

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi.Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 2.

Dokumen merupakan hasil rekaman yang berisi informasi. Dalam pengertian sehari-hari dokumen diartikan sebagai secarik kertas yang berisi tulisan atau grafis lainnya. Di PusDokInfo, dokumen diartikan sebagai media yang memuat atau berisi informasi dalam berbagai format. (Buku, manuskrip, videotapes, dan file-file dianggap dokumen).

I. Dokumen Nontekstual, Tekstual, Grey Literatyre, dan Pengawasan BibliografiA. Jenis Dokumen

Manusia menggunakan berbagai media untuk merekam hasil karya mereka yang sesuai dengan pengetahuan dan teknologi pada jamannya, misalnya: tanah liat, papyrus, kulit kayu, daun tul atau lontar, kayu, gading, tulang, batu, logam, kulit binatang, pergamen (parchment = kertas perkamen), vellum (naskah yang ditulis pada kulit binatang), leather (kulit binatang, kertas, papan, film, pita magnetik, disket, video disk. Dari aspek keterbacaan: dokumen nontekstual atau korporil (disimpan di musem-museum), dan dokumen literer (disimpan di PusDokInfo).1. Dokumen Menurut Ketajaman Analisis

·    Dokumen Primer, dokumen yang disiapkan oleh pengarangnya, berisi mengenai penelitian yang dilakukan endiri (misalnya: artikel majalah ilmiah/jurnal, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah lokakarya, dan kartu informasi.

·    Dokumen Sekunder, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen primer (dokumen yang mengacu ke dokumen primer, karena isinya merupakan deskripsi dan informasi tentang dokumen primer (misalnya: bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak dan daftar isi).

·    Dokumen Tesier, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen sekunder (dokumen yang mengumpulkan, menyarikan dan memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen sekunder dan terkadang dokumen primer yang kemudian diolah sesuai dengan kepentingan pemakai atau pembaca (misalnya: buku ajar, direktori serta panduan literature bibliografi dari bibliografi).

2. Dokumen Grey LiteratureGrey Literature = literatur kelabu = unconventional literature = non conventional literature = literatur nonkomersial, jenis dokumen yang sukar atau tidak mungkin ditemukan di pasaran bahkan perpustakaan (atau perpustakaan tidak semua memiliki), misalnya: prosiding seminar, laporan penelitian, disertasi, naskah-naskah kerjasama, kertas kerja pertemuan ilmiah/seminar, terbitan peerintah. Hal ini dikarenakan jumlah cetakan/terbitannya sangat terbatas. Untuk bisa mendapatkan grey literature, perpustakaan harus memiliki hubungan yang baik dengan suatu lembaga/instansi.Dewasa ini telah diupayakan adanya pengawasan bibliografi terhadap Grey Literature oleh PDII-LIPI, yaitu dengan menerbitkan bibliografi laporan penelitian dan disertasi (Indeks Penelitian dan Survei, 1950-1977).

B. Bibliografi sebagai Pengawasan Terbitan (Dokumen)A.M. Lewis Robinson (1971): bibliografi disusun untuk membantu pemakai dalam

menemukan adanya suatu terbitan atau mengetahui batasan-batasan dalam pengenalan buku atau dokumen lain yang diperlukannya. Juga, untuk melengkapi data statistik mengenai kegiatan penerbitan dari kelompok negara atau suatu negara, sedangkan untuk spesifikasi bibliografi memberikan informasi kegiatan intelektual dalam suatu cabang ilmu pengetahuan.Clapp (1955):

Bibliografi merupakan alat komunikasi informasi yang cepat dan tepat, yang merupakan gabungan dari catatan terbitan yang pernah dihasilkan oleh masyarakat dalam berbagai jenis terbitan.Donald Davinson (1975), bibliografic control:

Pengembangan dan perawatan suatau sistem pencatatan yang memadai/cukup tentang semua yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan, tercetak atau terekan yang menambah jumlah pengetahuan dan informasi bagi masyarakat.

Induk dari catatan tertulis dan yang terbit disajikan untuk tujuan bibliografiOrganisasi bibliografi adalah suatu penyusunan yang efektif yang dihasilkan dari

penyusunan daftar yang sistematis dari cantatan komunikasi masyarakat yang disebut bibliografi.

C. Pengawasan Terbitan Secara NasionalDari kegiatan Pengawasan Terbitan Secara Nasional muncul istilah National

Bibliographic Control, dengan kelengkapan:        Buku dan phamplet yang terbit untuk dijual maupun tidak dijual        Indeks artikel        Peta dan atlas        Karya musik        Audio visual        Disertasi dan karya akademik yang tidak diterbitkan        Terbitan pemerintah daerah        Direktori

Dari masing-masing National Bibliographic Control muncul Universal Bibliographic Control (UBC), yang merupakan realisasi kerjasama dalam jaringan informasi yang telah dilaksanakan oleh pustakawan di dunia yang bisa berfungsi sebagai media pameran buku internasional dan pengawasan terbitan dunia (Dothy Anderson, 1975).

II. Pelestarian DokumenDokumen, baik secara fisik maupun informasi yang terkandung di dalamnya, perlu

dilestarikan bersama sebagai suatu rekaman budaya atau sejarah kehidupan bangsa yang menjadi kebanggaan dan acuan dalam pengembangan bdaya bangsa di masa mendatang. Pemeliharaan dokumen tidak ditujukan pada dokumen yang sudah tua dan rusak saja, tetapi juga pada bahan pustaka yang baru.A. Definisi Pelestarian Dokumen

Konservasi (conservation) dan preservasi (preservation)  memiliki nilai yang sama untuk istilah  pemeliharaan dokumen.John M. Enchols dan Hassan Shadily. Kamus Inggris-Indonesia:

Konservasi berarti: perlindungan, pengawetan.Preservasi berarti: pemeliharaan, penjagaan, dan pengawetan.

J.M. Dureau dan D.W.G. Clements. The Principles of the Preservation and Conservation of Library Materials:

o   Preservasi: mencakup unsur-unsur pengelolaan keuangan, cara penyimpanan, tenaga, teknik, dan metode untuk melestarikan informasi dan bentuk fisik dokumen.

o   Konservasi: adalah teknik yang dipakai untuk melindungi bahan pustaka dan arsip dari kerusakan dan kehancuran.

o   Konservasi dalam perpustakaan adalah perencanaan program secara sistematis yang dapat dikembangkan untuk menangani koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik dan siap pakai.

o   Konservasi dalam museum semua kegiatan dalam usaha melindungi benda-benda budaya untuk keperntingan masa depan.

Prinsip-prinsip konservasi sesuai dengan Code of Ethics and Guideline for conservation Pratice (1986):

        Preservation of deterioration: tindakan untuk melindungi benda budaya termasuk bahan pustaka dengan mengendalikan kondisi lingkungan, melindungi dari faktor perusak lainnya, termasuk salah penanganan.

        Preservation: penanganan yang berhubungan langsung dengan benda. Kerusakan oleh udara lembab, faktor kimiawi, serangga, mikroorganisme harus dihentikan termasuk untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.

        Consulidation: memperkuat benda yang sudah rapuh dengan jalan memberi perekat atau bahan penguat.

        Restoration: memperbaiki koleksi yang telah rusak dengan jalan menambal, menyambung, memperbaiki jilidan yang rusak dan mengganti bagian yang hilang bentuknya mendekati keadaan semula.

        Reproduction: membuat ganda dari benda asli, termasuk membuat mikrofilm, mikrofis, foto repro, fotokopi.Wendy Smith dari National Library of Australia:

·    Preservation: semua kegiatan yang bertujuan memperpanjang umur bahan pustaka dan informasi yang ada di dalamnya.

·    Conservation: kegiatan yang meliputi perawatan, pengawetan dan perbaikan bahan pustaka oleh konservator yang profesional

·    Resoration: kegiatan konservasi yang memperbaiki bahan pustaka yang rusak agar kondisinya seperti asli.

The American Heritage Dictionary:·    Conservation: kegiatan menjaga supaya tidak hilang, rusak atau disia-siakan.·    Preservation: kegiatan melindungi kerusakan, resiko dan bahaya lainya, menjaga agar tetap utuh

dan menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari kehancuran.

B. Tujuan Pelestarian DokumenTujuan pelestarian dirumuskan:1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen2. Menyelamatkan fisik dokumen3. Mengatasi kendala keterbatasan ruangan4. Mempercepat perolehan informasi, dokumen yang didigitalisasi sangat mudah untuk diakses.

Fungsi pelestarian (Martoatmodjo, 1993):1. Fungsi melindungi: bahan pustaka dilindungi dari serangan serangga, manusia, jamur, panas

matahari, air.2. Fungsi pengawetan: dokumen menjaid awet dan lebih lama dipakai.

3. Fungsi Kesehatan: dokumen menjadi bersih sehinga pustakawan dan pemakai menjadi/tetap sehat.4. Fungsi pendidikan: perpustakaan dan pustakawan belajar bagaimana cara memakai dan merawat

bahan pustaka dan ruang perpustakaan.5. Funsi kesabaran: perawatan bahan pustaka perlu kesabaran.6. Fungsi sosial: perawatan bahan pustaka perlu dikerjakan bersama-sama.7. Fungsi ekonomi: bahan pustaka menjadi awet dan keuangan dapat dihemat.8. Fungsi keindahan: penataan dokumen menjadi rapi dan keindahan perpustakaan akan lebih

kelihatan.

Unsur-unsur penting dalam pelestarian bahan pustaka: manajemen, tenaga, laboratorium/ruangan, dana.

C. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan DokumenSecara umum, kerusakan bahan pustaka dikarenakan faktor biologi (binatang pengerat,

serangga, jamur), faktor fisika dan kimia, dan faktor alam (sinar matahari, banjir, gempa bumi, api dan manusia. Tiga kelompok faktor penyebab kerusakan bahan pustaka:

1.   Karakteristik bahan: bahan mempunyai sifat kimia dan fisika yang tidak stabil.2.   Faktor Lingkungan: bahan pustaka mempunyai daya tahan berbeda terhadap pengaruh

lingkungan.3.   Faktor manusia: merupakan faktor dari luar dalam penanganan dan penggunaan.

D. Mencegah Kerusakan DokumenPencegahan:1. Karena faktor lingkungan

  Menjaga suhu udara 20-24o C  Perlu perlindungan terhadap sinar matahari langsung, atau dijauhkan dari candela  Memasang AC untuk mengurangi/menghindari pencemaran udara  Memeriksa bahan pustaka secara periodik untuk mencegah kerusakan dari tumbuhan dan serangga  Rak sebaiknya terbuat dari bahan anti karat dan anti serangga  Bahan pustaka yang kena air perlu segera dikeringkan (hindari penjemuran dengan sinar matahari)2. Karena faktor manusia: perlu penyadaran dan penyuluhan tentang penanganan dan penggunaan

bahan pustaka, baik pustakawan dan pengguna.

E. Fumigasi, Deasidifikasi, dan Laminasi1.   Agar  bahan pustaka bebas dari penyakit, kuman, serangga, jamur dan lainnya, maka bahan

pustaka perlu diasap dengan bahan kimia (fumigasi).2.    Perlu dilakukan penghilangan keasaman yang disebabkan oleh tinta3.    Perlu pelapisan atau laminasi

F. Perbaikan Dokumen dan RestorasiKerusakan kecil ataupun besar perlu perbaikan dengan: menambal, mengganti sampul

menjilid kembali, pengencangkan penjilidan.

G. PenjilidanAgar bahan pustaka tidak lepas dari strukturnya, maka perlu dijilid, yagn memerlukan

kehati-hatian dan ketelitian.

H. Pelestarian Nilai InformasiUntuk pelestarian nilai informasi bahan pustaka perlu dilakukan denga alih bentuk

dokumen (ke bentuk mikro atau microfilm). Selain itu dengan teknologi video, sehingga lebih mudah untuk penyimpanan, pengolahan dan penemuan kembali misalnya tersipmapn dalam CD-ROM yang mempunyai kelebihan:

1. merupakan penyimpanan informasi berkapasitas tinggi.2. memudahkan dan mempercepat penelusuran

3. tahan terhadap gangguan elektromagnetik4. memudahkan pembuatan katalog5. mempercepat penerbitan

I. Rencana Pembentukan Bagian Pelestarian Untuk PusDokInfoBagian pelestarian bahan pustaka tidak kalah pentingnya dnegan bagian-bagain lain di

perpustakaan. Dengan bagian ini, sewaktu-waktu terjadi kerusakan akan cepat diperbaiki sehingga dokumen cepat siap di rak.

J. Peran Konservator Dalam pelestarian DokumenKonservator memiliki tanggungjawab dalam memperbaiki fisik dokumen, membantu

mengembangkan kebijaksanaan pelsetarian, dan pengawetan dokumen, serta menentukan standar dan spesifikasi setiap perbaikan dari segi profesi dan etika. Tugas konservator:

1.      memperbaiki dokumen2.      mengadakan tes bahan kimia3.      mengadakan konsultasi kepada yang lebih berpengalaman4.      mengadakan konsultasi dan penelitian dengan ahli subyek5.      merencanakan dan mengorganisir perbaikan6.      mengawasi peralatan dan perlengkapan perbaikan dokumen7.      memberi saran perbakan dan perawatan8.      bekerjasama dengan konservator lain

K. Perencanaan Kesiapan Menghadapi BencanaPerencanaan diperlukan untuk:

1.      memperkecil resiko kerusakan2.      mengurangi rasa panik staf3.      menyediakan strok bahan dan peralatan yang akan digunakan dalam keadaan darurat4.      menyusun daftar nama orang dan lembaga yang harus dihubungi jika dalam keadaan darurat

Perencanaan kesiapan menghadapi bencana harus dituangkan dalam dokumen, yang berisi:

1.      pedoman ringkas tentang prosedur pencegahan, renspon, reaksi dan pemulihan2.      daftar personil yang bisa dihubungi3.      daftar konsultan dan pemberi jasa4.      daftar peralatan dan penyuplai5.      prosedur perolehan bantuan tenaga, dana, tempat dan peralatan6.      denah perpustakaan7.      asuransi dan penjamin

Modul 4PENGINDEKSAN DOKUMEN

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 4.Dokumen perlu dibuatkan sarana temu kembali, yaitu sarana bibliografi (bibliographic device) yang meliputi: bibliografai, katalog perpustakaan, dan indeks.Kegiatan Belajar 1: Bibliografi dan Bibliografi Internasional

A. BIBLIOGRAFIBibliografi (dari bahasa Yunani βιβλιογραφία, bibliographia, secara harfiah “penulisan buku”):1. Sebagai sebuah praktik, adalah buku studi akademis seperti fisik, benda-benda budaya, dalam pengertian ini, juga dikenal sebagai bibliology (dari bahasa Yunani-λογία,-logia) .2. Secara keseluruhan, bibliografi tidak peduli dengan isi buku-buku sastra, melainkan lebih kepada “bookness” buku.

3. Sebuah bibliografi, produk dari praktek bibliografi, adalah daftar sistematis buku dan karya-karya lain seperti artikel jurnal.4. Bibliografi berkisar dari “karya dikutip” daftar di akhir buku dan artikel untuk menyelesaikan, publikasi independen.5. Sebagai karya-karya yang terpisah, mereka mungkin dalam volume terikat seperti yang ditunjukkan di sebelah kanan, atau terkomputerisasi database bibliografis.6. Sebuah katalog perpustakaan, meskipun tidak disebut sebagai bibliografi, adalah bibliografis di alam. Bibliografi karya-karya hampir selalu dianggap sebagai sumber tersier.7. Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yang memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit dan keterngan fisik dai buku yang disebut koleksi. Bisa juga daftar tadi dilengkapi ISBN dan harga. Sekarang, kedua kategori mencakup bibliografi karya-karya tersebut dalam format lain, termasuk rekaman, film dan video, objek grafis, database, CD-ROM dan website.Selain sebagai penyebaran informasi dan penelusuran informasi, bibliografi juga berfungsi sebagai alat pengawasan terbitan. Sebagai alat pengawasan, dengan tersebarnya informasi tentang terbitan, maka para ilmuwan dengan mudah dan cepat mengetahui berbagai terbitan. Di samping itu, duplikasi penelitian bisa dihindari.Bessy Graham:Catatan ilmiah mengenai buku.Roy Stokes:Daftar buku (a list of books).Clapp:1. Bibliografi analitis (Analitical bibliography): bibliografi yang memberikan penjelasan mengenai pengarang, terbitan dan sasl mula naskah.2. Bibliografi sistematis (Sistematic bibliography): disusun menurut sistem tertentu yang sesuai dengan tujuan penyusunan.Robinson:1. Bibliografi Umum:  program secara internasional (universal), kelompok bahasa tertentu, regional (dari beberapa negara).2. Bibliografi Khusus: menurut subjek, bentuk terbitan (misal: fiksi), menurut kurun waktu), menurut kategori terbutan (misal: best seller), terbitan lingkup wilayah.Fredson Bowers:Bibliografi analitis (bibliografi kritis)Bibliografi enumeratif (bibliografi sistematis)B. KATALOG PERPUSTAKAANSetiap dokumen harus memiliki cantuman bibliografi yang disebut juga entri katalog dan terdiri atas:1. Deskripsi bibliografi2. Tajuk3. Nomor panggilKatalog adalah himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat dokumen (pustaka atau koleksi). Dalam perkembangannya, katalog mengarah ke berkas yang terbacakan mesin, sehingga muncul istilah file. Tujuan katalog:1. identifikasi dokumen primer2. menentukan lokasi dokumen3. alat temu kembali4. administrasi kumpulan dokumenFungsi katalog oleh Charles A. Cutter:1. memungkinkan orang enemukan dokumen yang diketahui: pengarang, judul subjek.2. menunjukkan karya yang dimiliki perpustakaan/unit informasi: oleh pengaang tertentu, subjek tertentu, jenis (bentuk) tertentu.3. membatu dalam pemilihan dokumen dalam hal; edisi, sifatC. INDEKS

Indeks dari bahasa latin indics yang berarti telunjuk, sebagai kata kerja berarti menunjuk. Dengan kata lain, indeks berarti apasaja yang menunjukkan. Indeks mempunyai 3 unsur:1. merupakan petunjuk atau referensi  tentang item atau informasi/data.2. informasi/data tersebut disusun secara sistematis.3. susunan sistematis tersebut adgar mudah dipahami dan ditelusur.Fungsi Indeks:1. alat penelusur informasi.2. petunjuk tentang data atau informasi.3. menghubungkan subjek atau cabang ilmu pengetahuan.4. alat seleksi bahan pustaka.Indeks terdiri:1. Tajuk atau heading: kata atau frasa pada bagian awal entri.2. Modifikasi: adanya subjek dan subsubjek.3. Lokator: penunjuk yang menyatakan lokasi dapat ditemukan.Penyusunan Indeks:1. Berurutan: alfabetis (kata demi kata, kemudian huruf demi huruf, numerikal (setiap entri diberi nomor urut).2. Hirarkis: kronologis (entri disusun berdasarkan urutan waktu), klasifikasi (berdasarkan urutan klasifikasi).D. STANDAR BIBLIOGRAFI INTERNASIONALSrandar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Untuk tiap dokumen hanya satu kali dibuatkan cantuman bibliografi yang konprihensif. Cantuman harus dibuat secepatnya setelah dokumen diterbitkan atau tidak diterbitkan. Oleh karenanya dalam penyusunan bibliografi harus memperhatikan:1. Penentuan Tajuk Subjek, yang menyangkut tajuk utama dan tajuk tambahan.2. Penentuan Deskripsi, yang meliputi 8 daerah deskripsi bibliografi.3. Sistem Penomoran Internasional: ISBN, ISSN, CODENISBN terdiri dari 10 digit nomor dengan urutan penulisan adalah kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi. Namun, mulai Januari 2007 penulisan ISBN mengalami perubahan mengikuti pola EAN, yaitu 13 digit nomor. Perbedaannya hanya terletak pada tiga digit nomor pertama ditambah 978. Jadi, penulisan ISBN 13 digit adalah 978-kode negara-kode penerbit-kode buku-no identifikasi.Prefiks ISBN untuk negara Indonesia adalah 979 dan 602. Contoh pola ISBN untuk buku-buku di Indonesia:978-979-penerbit-kode buku-no identifikasi978-602-penerbit-kode buku-no identifikasi979-979-penerbit-kode buku-no identifikasi979-602-penerbit-kode buku-no identifikasiKegiatan Belajar 2: Sarana Simpan dan Temu Kembali Dokumen/Informasi

A. SUSUNAN KOLEKSI DOKUMEN DAN KATALOG PERPUSTAKAANDokumen yang telah diproses perlu disusun dengan mengikuti aturan atau sistem tertentu (shelf arrangement). Dokumen yang tersusun di rak perlu diberikan sarana untuk temu kembali yang berupa rekaman bibliografi (bibliographic record) yang disebut katalog. Katalog mengandung tajuk utama (main heading) dan tajuk tambahan (added entry). Katalog kemudian disusun menurut aturan tertentu pula.B. SUSUNAN DOKUMENSusunan dokumen juga berfungsi sebagai sarana temu kembali. Ada dua sistem penembatan dokumen:1. Penempatan tetap (fixed location/order): mempunyai tempat tetap; disusun menurut urutan penerimaan, ukuran atau ciri non fisik; susunan tidak bisa dipakai sebagai sarana temu kembali.2. Penempatan relatif (relative location/code): disusun berdasarkan isinya (subjek)/nomor klas, dapat dipindah atau digeser, dokumen baru bisa disisipkan, bisa untuk “browsing”, bisa dijadikan sarana temu kembali.

C. SISTEM KATALOG PERPUSTAKAANDua sistem penyusunan katalog:1. Berabjad (alphabetical): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad.2. Berkelas (classified): jajaran pengarang/judul berabjad, jajaran subjek berabjad, jajaran subjek berkelas.Variasi sistem penyusunan katalog:1. Terpadu (Dictionary catalog)2. Terbagi (Divided catalog)Format/bentuk katalog:1. Katalog kartu (card catalog)2. Katalog berkas (sheet catalog)3. Katalog tercetak (printed/book catalog)4. Katalog COM (Computer Output Microform)5. Katalog On-Line/OPACD. KOMBINASI SARANA TEMU KEMBALISarana temu kembali dokumen: katalog, susunan dokumen, bibliografi, dan shelflist (daftar pengerakan).Selflist adalah daftar milik perpustakaan yang entri-entrinya disusun menurut urutan dokumen di rak. Selflist dilenakgapi dengan jumlah kopi, nomor induk, harga, kopi yang hilang dan lainnnya. Selflist berfungsi: memantau lokasi dokumen, kendali untuk nomor panggil, sarana untuk inventarisasi (stock opname), pemantau keseimbangan koleksi.Temu KembaliMenurut Zainab (2002: 41): suatu proses pencarian dokumen dengan menggunakan istilah-istilah pencarian untuk untuk mendefinisikan dokumen sesuai dengan subjek yang diinginkan.Menurut Salton (1983:1): merupakan suatu sistem yang menyimpan informasi dan menemukan kembali informasi tersebut.E. BAHASA PENELUSURAN1. Bahasa Alamiah: setiap istilah yang ada pada judul.2. BahasaTerkontrol: setiap istilah yang berasal dari subjek.F. EFEKTIVITAS SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASILanccaster (1980: 140): efektovitas dari suatu sistem temu kembali informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu kembali informasi: rasio atau perbandingan perolehan (recall) dan ketepatan (precicion).G. KATALOG TERPASANG DAN KATALOG INDUK TERPASANGBarbara (2001): katalog terpasang (online catalog) merupakan katalog perpustakaan yang memuat informasi data bibliografi berbasis komputer, di mana data disimpan pada suatu server sehingga data tersebut bisa diakses langsung secara terpasang/terhubung dari komputer terminal (workstation) baik lokal maupun global.

Modul 5PUSAT DOKUMENTASI, JARINGAN KERJA DAN PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

Purwono (2009) Buku Materi Pokok: Dasar-dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas Terbuka. Modul 5.Kegiatan Belajar 1: Pusat Dokumentasi dan Jaringan Kerja InformasiInformasi yang semakin melimpah, baik jenis dan media penyimpanannya, kebutuhan akan informasi yan semakin meningkat, dana yang terbatas, menyebabkan perpustakaan tidak mampu mencukupi kebutuhan pengguna, menimbulkan perlunya kerjasama antar perpustakaan dalam berbagai bentuk agar dapat memenuhi kebutuhan informasi oleh pengguna.A. BENTUK-BENTUK KERJASAMA1. Pemanfaatan Koleksi Bersama (resource sharing):a.    Silang layanb.    Pemakaian ruang baca dan fasilitas lain

c.    Pertukaran data bibliografi2. Kerjasama Pengadaana.    Spesialisasi pengumpulan pustakab.    Tukar menukar3. Kerjasama PenyimpananB. BENTUK-BENTUK KERJASAMA PENUNJANG1. Penerbitan Direktori Perpustakaan2. Penerbitan dan Pertukaran Daftar Perolehan Pustaka Baru3. Penyusunan Katalog Induk4. Penyusunan dan Pengadaan Daftar Pustaka Yang Akan Disumbangkan5. Pembinaan Berbagai Standar6. Pembinaan Tenaga PustakawanC. SYARAT-SYARAT KERJASAMA1. Kesadaran, kesediaan dan tanggungjawab untuk memberi dan menerima setiap peraturan, mekanisme dan harga, baik tertulis maupun lisan.2. Memiliki pustaka yang terorganisir dengan baik3. Memiliki penanggungjawab dan tenaga4. Memiliki peraturan dan tatatertib perpustakaan5. Memiliki mesin fotokopi atau reproduksiD. AHAMBATAN-HAMBATAN DAN USAHA PENANGGULANGANNYA1. Lemahnya Sarana dan Prasarana2. Lemah Koleksi3. Lemah Ketenagaan4. Kurang Dipahaminya Manfaat Kerjasama5. Dana6. Kurang Adanya Informasi Antar Perpustakaan7. Perbedaan Peraturan Tentang Fotokopi yang Terkait Dengan Hak Cipta8. Kurangnya Sinkronisasi Peraturan/SistemE. KERJASAMA INFORMASI BERBASIS JARINGANSebuah pusat informasi, selain tetap berfungsi sebagai perpustakaan, juga merupakan suatu agen yan melanggan informasi dari berbagai pangkalan data yang tersebar di seluruh dunia dengan bantuan telekomunikasi. Dalam menjalankan tugasnya sebagai penyedia jasa, pusat informasi tidak mungkin bisa bekerja mandiri dan independen. Untuk itu perlu adanya kerjasama antar pusat informasi dengan sarana komputer dan jaringan global, di mana setiap anggota harus memiliki pangkalan data. Dengan demikian akan bisa diimplementasinya komunikasi data.F. JARINGAN KERJASAMA PERPUSTAKAAN/PUSAT INFORMASI DI INDONESIAPENGERTIANJARINGAN INFORMASI= Information Network= Jaringan Kerja InformasiAdalah suatu sistem terpadu dari badan-badan yang bergerak dalam pengolahan informasi, seperti: perpustakaan, pusat dokumentasi, pusat analisis informasi, dan pusat informasi dengan tujuan menyediakan pemasukan data yang relevan tanpa memperhatikan bentuk maupun asal data untuk keperluan masyarakat pemakai (Sulistyo-Basuki. Pengantar ilmu perpustakaan. Jakarta: Gramedia, 1998)TUJUAN1. Menjalin hubungan kerjasama antar lembaga atau pusat informasi2. Untuk memperoleh dan mengkomunikasikan informasi kepada khalayak (pertukaran informasi)3. Saling meringankan beban anggota jaringan dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi

4. Mempermudah proses pengumpulan informasi5. Mempermudah dalam pemencaran informasi6. Memperbanyak khasanah informasiLINGKUP/ORIENTASI JARINGAN INFORMASI1. Berorientasi pada bidang tugas yang bersifat umum: kesehatan, pertahanan, pemerintahan dan perdagangan2. Berorientasi pada ilmu khusus: IPA, eksakta, sosial, dan teknologi3. Berorientasi pada sumberdaya: sumberdaya alam, sumberdaya air, sumberdaya energi4. Berorientasi pada manajemen: sistem informasi manajemen5. Berorientasi pada jasa: perpustakaan, pusat dokumentasi dan arsip, pusat informasiKONFIGURASI JARINGAN INFORMASI1. Jaringan informasi desentrasisasi2. Jaringan informasi terpusat3. Jaringan informasi campuranJARINGAN INFORMASI DI INDONESIA1. Dirjen DIKTI  1988 mendirikan PUSYANDI (Pusat Layanan Disiplin Ilmu)·    FH UI bidang Hukum·    FK UNAIR bidang Kedokteran·    FIK UI bidang Ilmu Komputer·    FE UGM bidang Ekonomi·    ISI Yogyakarta bidang Seni·    IPB bidang Pertanian·    ITB bidang Teknologi2. Bidang Informasi Ilmu-ilmu Budaya dan Ilmu Sosial, koordinator Perpustakaan Nasional RI3. Bidang IPTEK, koordinator PDII-LIPI4. Bidang Biologi dan Pertanian, koordinator Perpustakaan Biologi dan Pertanian Bogor5. Bidang Kedokteran dan Kesehatan, koordinator Bagian Dokumentasi dan Pengolahan Data, Badan Penelitian dan Pengembangan Departemen Kesehatan6. Bidang Keluarga Berencana dan Kependudukan, koordinator BKKBN7. Bidang Hukum dan Perundang-undangan, koordinator Badan Pembinaan Hukum Nasional8. Bidang Masalah Bangunan dan Perumahan, koordinator Direktorat Tata Kota dan Tata Daerah, Direktorat Jenderal Cipta Karya Jakarta9. Bidang Teknologi, Lingkungan Hidup, dan Alih Teknologi, koordinator Perpustakan Sentral LIPI Bandung10. Bidang Pertahanan dan Keamanan, koordinator Perpustakaan Pusat Sejarah TNI11. Bidang Pemukiman Manusia, koordinator Direktorat Penyelidikan Masalah Bangunan, Bandung12. Bidang Masalah Lingkungan, koordinator Kantor Menteri Negara Pengawasan Pembangunan Lingkungan Hidup13. Bidang Pengkajian Islam, koordinator Perpustakaan Pusat Islam Masjid Istiqlal Jakarta14. Bidang Kewanitaan, koordinator Menteri Muda Urusan Wanita JakartaJARINGAN INFORMASI INTERNASIONAL1. ESCAP (Economic and Sosial Commission for Afia dan Pasific), Bangkok: Demografi, Pertanian, Pengangkutan dan Perdagangan2. United Nations Library, New York: Bidang Informasi mengenai PBB3. UNEP (United Nations Environment Programme, Nairobi, Kenya : Lingkungan Hidup dan Racun Kimia4. WHO (World Health Organization): kesehatan5. ILO (International Labour Organization): tenaga kerja dan pendidikan khususPDII (Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah)-LIPIWarung Informasi Teknologi (WARINTEK) yang tujuannya adalah untuk kemudahan akses informasi bagi masyarakat khusunya di daera. PDII melakukan disseminasi informasi antara

lain pengiriman database bibliografi koleksi PDII dalam bentuk CD-ROM ke warintek-warinek yang ada di daerah juga ke instansi di daerah yang membutuhkan.Cakupan SubyekMengenai Ilmu Murni (Kimia, Fisika, dll), Ilmu pengetahuan terapan (Teknik Kimia, Teknologi Pangan, dll) , Ilmu-ilmu sosial, Konflik, Gender atau studi wanita dan anak, lingkungan hidupKOLEKSI PERPUSTAKAAN NASIONAL RIKoleksi Umum1. Buku (monograf) dari abad ke-162. Majalah dari abad ke-183. Bahan rujukan (almanak, ensiklopedia, kamus, dll.) dari abad ke-174. Koleksi Bahan Pustaka TerbaruKoleksi Khusus1. Koleksi Deposit Nasional2. Manuskrip nusantara3. Disertasi dari abad ke-184. Terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa dan cabang-cabang khusus5. Naskah kuno +10.000 naskah dari berbagai daerah di Indonesia dan Asia6. Peta dari abad ke-127. Lukisan kuno (pada kertas)8. Gambar karya Johannes Rach (1720 – 1783)9. Mikrofilm dan mikrofis10. Koleksi braille11. Rekaman audio-visualG. JARINGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL INDONESIA (INDONESIAN DIGITAL LIBRARY NETWORK)Digital Library: sebuah sistem yang memiliki obyek informasi dan layanan akses melalui perangkat digital. Obyek informasi merupakan koleksi informasi yang berupa dokumen, gambar, multimedia dalam format digital. (Ganesha Digital Library)Indonesia DLN:·    jaringan perpustakaan digital di Indonesia·    mengelola ilmu pengetahuan bangsa Indonesia·    bisa diikuti oleh siapapun·    ‘berbagi ilmu pengetahuan’ atau “knowledge sharing”·    download dari http://idln.itb.ac.idKegiatan Belajar 2: Pemanfaatan Media Teknologi di Perpustakaan, Pusat Dokumentasi dan Informasi (Pusdokinfo)A. DEFINISI DAN KLASIFIKASIMedia merupakan kata jamak dari kata ”medium” yang berasal dari bahasa Latin medium yang berarti antara. Umumnya, definisi media selalu didasarkan pada proses komunikasi. Media merupakan perantara bagi pengirim (sender) dan penerima (receiver) dalam melakukan pertukaran informasi. Medium berarti sesuatu yang dapat membantu menyampaikan pesan dan informasi dari sumber (komunikator) kepada penerima pesan (komunikan).Karakteristik tersebut, menurut Jerold Kemp (1986), yaitu:1.    kemampuan dalam mempresentasikan gambar (presentation)2.    faktor ukuran (size): besar atau kecil3.    faktor warna (color): berwarna atau hitam putih4.    faktor gerak: diam atau bergerak5.    faktor bahasa: tertulis atau lisan6.    faktor keterkaitan antara unsur gambar dan suara: gambar saja, suara saja atau gabungan antara gambar dan suaraB. PEMANFAATAN MEDIA1.    untuk memotivasi perilaku tertentu (to motivate): mempengaruhi sikap, nilai dan emosi.

Contoh: film, video.2.    menyampaikan informasi (to inform): mempresentasikan dan menyajikan informasi untuk individu maupun kelompok namun tidak menuntut penerimanya memberikan respon. Contoh: transparansi, slide.3.    pembelajaran (to instruct): sebagai alat bantu  aktivitas pembelajaran, membantu pemakai untuk memahami informasi dan ilmu pengetahuan, bisa untuk mengatasi keterbatasan waktu dan ruang, bisa diulang-ulang, bisa untuk mengatasi pencarian informasi yang sulit, bisa sebagai medium untuk menggabungkan pengalaman baru dan pengalaman yang telah diperoleh. Contoh: media slide, film, video, kaset·    Medium AudioMedia audio dianggap paling murah untuk mengomunikasikan pengetahuan dan informasi tertentu.  Media audio dapat berupa: piringan hitam, compact disk, pita open reel, dan kaset audio. Media audio menggunakan suara: manusia, binatang, musik, lingkungan sekitar. Media audio bisa dipakai untuk mengomunikasikan informasi dan ilmu pengetauan, misalnya: pidato pemimpin, merekam diskusi, menyajikan rangkuman pengetahuan dan informasi, merekam wawancara, menjelsakan prosedur, melatih keterampilan memahami pesan verbal (lisan).·    Medium TransparansiTransparansi merupakan medium yang hampir sama dengan medium slide. Medium transparansi merupakan salah satu media yang efektif untuk mengkomunikasikan informasi yang berupa: konsep, proses, fakta, data, statistik, gambar, rangkuman informasi, dan lainnya, baik untuk kelompok kecil maupun kelompok besar. Untuk menggunakan medium ini diperlukan perangkat keras (hardware) yang berupa overhead projector (OHP).·    Medium SlideSlide merupakan medium yang memiliki beberapa kesamaan dengan medium transparansi. Untuk menggunakan program slide diperlukan adanya slide proyektor yang berfungsi memproyeksikan gambar ke layar.Medium slide mampu memproyeksikan program lebih besar ke layar. Oleh karena itu, medium ini sangat tepat jika digunakan untuk keperluan penyajian informasi atau presentasi pada pemirsa dalam kelompok yang tidak terlalu besar. Namun demikian, medium ini dapat juga digunakan untuk keperluan belajar secara individual.·    Medium VideoMedium video merupakan medium audio visual yang dapat mengkomunikasikan pengetahuan dan informasi kepada pemirsa. Medium ini memiliki kesamaan dengan medium film, yaitu mampu menayangkan informasi dan pengetahuan sekaligus hiburan lewat perpaduan antara unsur gambar (visual) dan unsur suara (audio). Kesamaan yang lain, yaitu mampu mengkomunikasikan informasi, mampu menggambarkan proses atau prosedur, konsep yang kompleks dan keterampilan tertentu. Kemampuan ini memungkinkan medium video dapat menayangkan objek dan peristiwa menyerupai keadaan yang sesungguhnya.C.    MEDIA YANG TIDAK DIPROYEKSIKANBahan-bahan visual yang tidak diproyeksikan diartikan sebagai gambar dan teks yang tiodak diproyeksikan untuk melihatnya yang dapat diklasifikasikan menjadi (Robert Henrich, dkk, 1996): gambar diam (still pictures), bahan-bahan grafis (graphics materials), realia, modelD.    DESAIN DAN PRODUKSI GAMBAR DIAM DAN BAHAN GRAFISDalam membuat medium visual perlu juga diterapkan beberapa prinsip desain visual agar informasi yang ada di dalamnya mudah dipahami dan menarik untuk dipelajari. Prinsip desain visual terdiri atas:§ kesederhanaan (simplicity), harus memuat informasi yang penting saja dengan memberi huruf dan haris tebal; informasi yang detail bias dibuat dengan huruf lebih kecil dan tipis.§ kesatuan (unity), hubungan seluruh unsur visual dengan membuat seluruh unsur visual berada dalam satu kesatuan yang memperlihatkan hubungan (dengan garus, bentuk, warna tekstur, ruang dan tanda panah).

§ penekanan (emphasis), diberikan pada informasi yang paling penting, bisa memlalui penggunaan ukuran, warna bentuk dan tuang.§ keseimbangan (balance), berkaitan dengan cara penempatan unsur-unsur visual dalam keseluruhan medium visual. Prinsip keseimbangan: keseimbangan formasl (pembagian yang proporsional) dan keseimbangan informal (tidak memperlihatkan kesan statik, tetapi dinamik).§ bentuk (shape/form), bentuk yang berbeda dari yang lain akan bisa menjadi pusat perhatian.§ garis (line), berguna untuk menyatukan unsur-unsur visual dan untuk mengarahkan perhatian pada unsur-unsur tertentu.§ ruang (space), pemanfaatan ruang agar menciptakan kesan statik dan dinamik.§ tekstur (texture), untuk memberi penekanan terhadap unsur visual tertentu sehingga lebih menarik.§ warna (color), warna dapat memberikan kesan tertentu dan menciptakan kesan yang menyeluruh.E.    PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN MEDIA SERTA ALAT-ALAT PENUNJANGDalam mengelola perpustakaan yang baik, di samping koleksi media informasi secara lengkap, tentunya hal yang sangat penting di sini adalah bagaimana sistem penyimpanan dan pemeliharaan media informasi tersebut. Semakin baik sistem penyimpanan dan pemeliharaannya, maka akan memperkecil tingkat kerusakan yang mungkin timbul, serta membuat media informasi yang ada selalu siap pakai dan lebih tahan lama.Ada beberapa faktor penyebab keruskan media, yaitu: panas/sinar matahari, panas api, debu-debu dan kelembaban udara atau cara penyimpanannya.Bahan Kertas disimpan pada tempat yang jauh dari panas/sinar matahari. Permukaan dan pingiran kertas yang sering dipegang (bisa cepat kusam dan robek) perlu diberi pelindung, dijilid atau pelindung lubang. Hindari penyimpanan bahan dari kertas dengan cara menggulung (bisa menimbulkan keretakan), simpan bahan dari kertas dengan cara menggantung dengan menambah beban di baahnya.Bahan Film bila kena sinar matahari akan menimbulkan keretakan, meleleh, noda dan warna akan pudar. Film sebaiknya disimpan dalam bungkus yang disediakan produsen.Bahan Magnetik (pita tape, disk, plastik) Tape harus dipasang pada reelnya dan digulung kencang dan disimpan secara vertikal. Hindarkan tape dari debu, udara lembab. Disk harus dijauhkan dari minyak, debu dan kotoran. Disk hanya dipegang bagian pinggir saja, gunakan pembersih untuk membersihkan, disimpan secara vertikal, hindari goresan dan udara lembab.Bahan Plastik disimpan rata agar tidak melenggung dan tertekuk. Hindari panas, simpan dalam kantong pelindung.Ada dua sistem penyimpanan media informasi, yaitu: sistem akses terbuka dan tertutup.  Kedua sistem tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Untuk itu penggunaan sistem ini sangat tergantung dari kondisi perpustakaan yang ada. Sistem ini juga dapat digunakan secara terpadu. Tentunya penyesuaian-penyesuainan perlu dilakukan dalam rangka mencapai tingkat efektivitas dan efisiensi yang diinginkan, sesuai dengan situasi dan kondisi serta lingkungan perpustakaan.F.    PEMELIHARAAN MEDIA DAN ALAT-ALAT PENUNJANGDalam menyimpan dan memelihara media informasi akan timbul berbagai masalah yang disebabkan oleh keanekaragaman media informasi yang ada. Oleh karena itu perhatian khusus harus diberikan pada faktor kerusakan, kehilangan, keamanan, dan lain-lain. Selanjutnya, yang juga harus mendapat perhatian karena bisa menjadi penyebab utama kerusakan media informasi adalah pemeliharaan alat-alat penunjang, seperti monitor TV, sekering, microphone dan juga lingkungan perpustakaan itu sendiri.

G.    MEDIA TEKNOLOGI INFORMASI· Telekomunikasi· Sistem Komunikasi Optik· Sistem Pita-video dan cakram video·  Komputer· Mikrobentuk· Komunikasi suara bantuan komputer· Jaringan kerja data· Surat elektronik/Media Internet· Video teks dan teleteks