MANUAL PROSEDUR KEUANGANmsp.trunojoyo.ac.id/wp-content/uploads/2017/07/MP-Keuangan.pdf · Manual...

16

MANUAL PROSEDUR

KEUANGAN

FAKULTAS PERTANIAN

UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

2016

17

DAFTAR ISI

MP. Pembayaran LS Gaji ……………………………………………………….1

MP. Pembayaran LS Non-Gaji …………………………………………………. 7

MP. Pembayaran LS Pihak Ketiga …………………………………………… 11

MP. Pengisian UP …………………………………………………………….. 17

MP. Penggantian UP (GUP) ………………………………………...…………. 23

MP. Tambahan UP (TUP) ……………………………………………………. 26

MP. Pembayaran dengan UP ………………………………………………...... 30

MP. Pertanggungjawaban Dana UP/TUP ……………………………………… 34

MP. Setoran ke Kas Negara …………………………………………………… 38

MP. Pengembalian ke Kas Negara ……………………………………………. 41

MP. Pengajuan dan Pencairan Dana (RM dan PNBP) ……………………….. 44

MP. Pembagian Pagu Alokasi DIPA Fakultas Pertanian …………………….. 47

MP. Evaluasi Serapan DIPA ……………………………………………………. 49

MP. Pengalokasian Pagu DIPA FP ……………………………………………… 50

1

Manual Prosedur

Pembayaran LS Gaji

Kode :

MP.FP.UTM-2.1-01

Revisi : Halaman :

1.Prosedur Kerja

1. PPABP melakukan penyusunan Daftar Tagihan Gaji. Pembuatan daftar gaji

memperhatikan Perubahan status kepegawaian.

2. Staf Pengelola RM melakukan verifikasi kelengkapan dan kebenaran tagihan .

Kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran. Atas verifikasi tersebut

diterbitkan SPTJM. Untuk belanja pegawai yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang

di atur dalam subbab 2.3 pasal 5.

3. Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang

diterima. Pejabat kemudian menyerahkan SPP dan SPTJM kepada bendahara

pengeluaran.

4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujuan terhadap bukti-bukti tersebut,

kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada Pejabat Pembuat

Komitmen untuk ditandatangani.

5. Pejabat Pembuat Komitmen menandatangani dan mengirimkan dokumen SPP beserta

lampiran kepada Pejabat Penerbit SPM.

6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujuan terhadap SPP yang diterima.

Dengan aktivitas sebagai berikut :

a. Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

b. Memeriksas ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh

keyakinan bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran.

c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai

dengan indikator keluaran

d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain:

1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/perusahaan,

alamat, nomor rekening dan nama bank);

2

2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan

prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikais teknis yang tercantum dalam

kontrak).

3) Jadwal waktu pembayaran

e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indicator

keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang

sudah ditetapkan dalam kontrak.

7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalm 3 rangkap,

dengan rincian

a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN.

b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan

c. Lengkapi dengan ADK.

8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN.

9. Bendahara pengeluaran mengambil/menerima SP2D dari KPPN dan mencatatnya

dalam buku kas umum dan pembantu sebagai pengesahan atas pengeluaran/belanja

tersebut. Untuk pembayaran belanja pegawai. PPABP melakukan pembukuam ke

kartu kuning masing-masing pegawai.

3

5.4A. Pembayaran LS Gaji

PPABP

Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara

Pengeluaran

Pejabat

Penerbit SPM

Durasi

P

embukuan

Pen

erbit

an S

PM

P

eng

aju

an S

PP

1 2 hari

2 1 hari

5 1 hari

4 1 hari

6 1 hari

Daftar Gaji

Induk/Susulan/Ke

kurangan

Daftar

Pembayaran

Perhitungan

Lembur/Honor

Vakasi

Penyusunan

daftar Tagihan

Gaji

mulai 2.

Verifikasi

Tagihan

Rencana PNBP

Unit Kerja

3.

Pembuatan SPP

SPP

5.

Tanda Tangan

SPP

4.

Pembuatan

SPP

8.

Kirim SPM

Ke KPPN

SP2D

6.

Pembukuan

Selesai

SPM

(ttd)

7.

Pembuatan dan

Tanda Tangan

SPM

6.

Pengajuan SPP

2.Diagram Alur

4

MP Pembayaran LS Gaji

No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran

Waktu

Dokumen Akses Keterangan

1

Penyusunan daftar tagihan

gaji

Setiap bulan maksimal

setiap tanggal 10

PPABP 2 hai -Daftar gaji

Induk/susulan

-Tanggung Jawab

Mutlak

PPABP,

Bendahara

Pengeluaran,

PPK

Pembutana daftar gaji

memperhatikan

perubahan status

kepegawaian

2 Verifikasi Daftar

Tagihan Gaji

1 hari setelah dok daftar

tagihan gaji diterima

(Verifikator Berkas)

Pembuku RM

1 hari -Daftar gaji

Induk/susulan

-Tanggung Jawab

Mutlak

Jika dok benar,

Pembuku menyerahkan

dok ke Bendahara

pengeluaran

3 Validasi Daftar Tagihan

Gaji



(validator Berkas)

Bendahara

Pengeluaram

1 hari -Daftar gaji

Induk/susulan

-Tanggung Jawab

Mutlak

Jika dok benar,

Bendahara pengeluaran

membubuhkan tanda

tangan pada daftar

tagihan

4 Pembuatan SPP



Petugas SPP 1 hari -Daftar gaji

Induk/susulan

-Tanggung Jawab

Mutlak

-SPP

5 Validasi SPP



Penanggung jawab

Kegiatan

1 hari -Daftar gaji

Induk/susulan

-Tanggung Jawab

Mutlak

-SPP

5

SPTB yang tanda tangan hanya PPK


Waktu


6

Penandatanganna Draft

Tagihan

PPK -Daftar gaji

Induk/susulan

-Tanggung Jawab

Mutlak

-SPP

7

Pembuatan SPM Verifikator SPM -SPP

-SPM

8

Penandatanganan SPM Pejabat SPM -SPP

-SPM

9

Pengiriman SPM Petugas Pengantar

SPM

-Surat Pengantar

-SPM

6

3 Standar Waktu Penyelesaian

1. Tahap Pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen

pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dar penerimaan hak

2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6-7 hari kerja. Dengan rincian sebagai

berikut:

a. SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai oleh PPK dan disampaikan kepada PP-

SPM paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS

untuk pembayaran belanja pegawai diterima secara lengkap dan benar dari PPABP

b. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM

disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2

(dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.

7

Manual Prosedur

Pembayaran LS Non-Gaji

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.02

Revisi : Halaman :

1. Prosedur Kerja

1. Bendahara Pengeluaran Pembantu melakukan penyusunan Daftar Tagihan. Sesuai

dengan Bukti-bukti tagihan yang diterima. Daftar Tagihan harus ditandatangani atasan

langsung BPP.

2. Staf Pengelola RM/PNBP (tergantung sumber dananya) melakukan verifikasi

kelengkapan dan kebenaran tagihan, kemudian diserahkan kepada PPK. Atas

verifikasi tersebut menerbitkan SPTB. Unttuk belnja non-pegawai. Yang diteliti

adalah sesuai ketentuan yang diantar dalam sub bsb 2.3 pasal 6.


diterima. Pejabat Pembuat Komitmen melengkapi SPP dengan lampiran sesuai

ketentuan pada Subbab 2.3, kemudian menyerahkan SPP dan SPTB kepada

Bendahara Pengeluaran

4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujian terhadap bukti-bukti tersebut.

Kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada pejabat Pembuat

Komitmen untuk ditandatangani

5. Pejabat Pembuat Komitmen kemudian menandatangani dan mengirimkan dokumen

SPP beserta lampiran kepada pejabat Penerbit SPM.

6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujuan terhadap SPP yang diterima,

dengan aktivitas sebagai berikut:


berlaku.

b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh

keyakinan bahwa tagihan tadi melalmpaui batas pagu anggaran

c. Memeriksa kesesuain rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai

dengan indikator keluaran.


8

1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan,

alamat, nomor rekening dan nama bank);


prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam

kontrak).


e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator


sudah ditetapkan dalam kontrak.

7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap,

dengan rincian:


b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan.

c. Lengkapi dengan ADK.

8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN.

9. Bendahara Pengeluaran mengambil/menerima SP2D dari KPPN dan mencatatnya

dalam Buku Kas Umum dan Buku Pembantu sebagai pengesahan atas

pengeluaran/be;anja tersebut

9

MP PEMBAYARAN LS BENDAHARA PENGELUARAN (NON GAJI)

No. Prosedur Periode Otorisasi Ukuran

Waktu


1

Penyusunan daftar

tagihan

Setiap saat BPP 2 hari -Daftar tagihan

-SPTB

-BPP

Atasan

Langsung

Daftar tagihan harus

ditandatangani atasan

lansgung

2

Verifikasi Daftar

Tagihan

1 hari setelah dok

daftar tagihan

diterima

(Verifikator

Berkas) Pembuku

RM

1 hari -Daftar tagihan

-SPTB

Jika dok benar, pembuku

menyerahkan dok ke


3

Verifikasi Daftar

Tagihan

1 hari setelah dok

daftar tagihan

diterima

(Validator Berkas)

Bendahara

Pengeluaran


-SPTB

Jika dok benar, Bendahara

pengeluaran hanya

membubuhkan paraf pada

daftar tagihan (SPTB LS

yang ttd hanya PPK)

4

Pembuatan SPP 1 hari setelah dok

daftar tagihan

diterima

Petugas SPP 1 hari -Daftar tagihan

-SPTB

-SPP

5

Validasi SPP 1 hari setelah dok

diterima

Penanggung jawab

kegiatan


-SPTB

-SPP

Jika dok benar,

penanggung jawab

membubuhkan paraf SPP

6

Penandatanganan SPP PPK -Daftar tagihan

-SPTB

-SPP

7

Pembuatan SPM Verifikator SPM -SPP

-SPM

8

Penandatanganan SPM Pejabat SPM -SPP

-SPM

9

Pengiriman Petugas Pengantar

SPM

-Surat Pengantar

-SPM

10

2. Standar Waktu Penyelesaian

1. Tahap Pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen

pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari Penerima hak.

2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6 – 7 hari kerja dengan rincian

sebagai berikut :

a. SPP-LS untuk non belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan

kepada PP- SPM paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung

SPP_LS diterima secara lengkao dan benar dari penerima hak

b. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapu dengan ADK SPM

disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat

2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.

11

Manual Prosedur

Pembayaran LS Pihak Ketiga

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.02

Revisi : Halaman :

1.Prosedur Kerja

1. Penerima Hak memberikan tagihan kelengkapannya kepada Bendahara Pengeluaran

pembantu (BPP) untuk kemudian diversifikasi. Jika dokumen benar, BPP kemudian:

a. Membuatkan SPTB

b. Membuatkan Surat Pengantar Pencairan yang ditujukan kepada Pejabat Pembuat

Komitmen dan dimintakan tantangan atasan langsung BPP.

2. Staf Pengelola RM/PNBP (tergantung sumber dananya) melakukan verifikasi

kelengkapan dan kebenaran tagihan, kemudian diserahkan kepada PPK. Untuk

belanja non-pegawai, yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang diatur dalam subbab

2.3 pasal 6.


diterima. Pejabat pembuat Komitmen melengkapi SPP dengan lampiran sesuai

ketentuan pada sub bab 2.3, kemudian menyerahkan SPP dan SPTB kepada

bendahara Pengeluaran

4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujian terhadap bukti-bukti tersebut, kemudian

meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen

untuk ditandatangani.

5. Pejabat Pembuat Komitmen kemudian menandatangani dan mengirimkan dokumen

SPP beserta lapiran kepada pejabat Penerbit SPM.

6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujian terhadap SPP yang diterima,

dengan aktivitas sebagai berikut:


berlaku.

b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran DIPA untuk memperoleh keyakinan

bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran.




12


alamat, nomor rekenong, dan nama baik);


prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam

kontrak);




sudah ditetapkan dalam konttrak.


dengan rincian:

a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN

b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada Satker yang bersangkutan

c. Lengkapi dengan ADK

8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN

Bendahara Pengeluaran ,menngambil/menerima SP2D dan KPPN dan mencatatnya

dalam buku Kas Umum dan Buku Pembantu srbagai pengesahan atas

pengeluaran/belanja tersebut.

13

5.4C. Pembayaran LS Pihak Ketiga

PPABP

Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara

Pengeluaran

Pejabat

Penerbit SPM

Durasi

P

embukuan

Pen

erbit

an S

PM

P

eng

aju

an S

PP

1 2 hari

2 1 hari

5 1 hari

4 1 hari

6 1 hari

1.

Verifikasi

permohonan

Pencairan dana

pembuatan Surat

Pengantar

Selesai

mulai 2.

Verifikasi

Tagihan

SPTB

3.

Pembuatan SPP

SPP

5.

Tanda Tangan

SPP

4.

Pembuatan

SPP

8.

Kirim SPM

Ke KPPN

SP2D

9.

Pembukuan

SPM

(ttd)

7.

Pembuatan dan

Tanda Tangan

SPM

6.

Pengajuan SPP

Kontrak SPK

Berita Acara

Faktur Pajak &

SPP

Kwitansi

Tagiham

2 Diagram Alur

14

MP PEMBAYARAN LS PIJAK III


Waktu


1

Memasukkan

pengauan pencairan ke

BPP

Setiap saat Pihak III -Berkas Pencairan

-BPP

Atasan

Langsung

Berkas pencairan terdiri:

-Surat permohonan pihak III

-SPK

Referensi Bank Kwitansi

-SPP

-Copy NPWP Faktur

2

Verifikasi dok

permohonan pencairan

1 hari setelah dok

daftar tagihan

diterima

BPP 1 hari -Berkas Pencairan Jika dok benar, BPP

membuatkan SPTB

3

Pembuatan SPTB &

Surat Pengantar

1 hari setelah dok

daftar tagihan

diterima

BPP 1 hari -Berkas Pencairan

-Surat Pengantar

-SPTB

BPP, Atasan

langsung BPP

Jika dok lengkap diserahkan

ke atasan langsung untuk

divalidasi & minta tanda

tangan surat pengantar

4

Validasi &

Penandatanganan Surat

Pengantar Dok

pencairan LS pihak III

1 hari setelah dok

diterima

Atasan langsung 1 hari -Surat Pencairan

-Surat Pengantar

-SPTB

Atasan

Langsung

Jika dok sudah benar segera

dikirim ke PPK

5

Pengiriman dok

pencairan LS pihak III

ke PPK

1 hari setelah dok

divalidasi &

surat pengantar

ditandatangani

BPP/Pembuku 1 hari -Surat Pengantar

-Berkas Pencairan

-SPTB

Dokumen diterima oleh

petugas pembuat SPP

6

Pembuatan SPP 1 hari setelah dok

diterima

Petugas SPP 1 hari -Berkas Pencairan

-SPTB

-SPP

Dok benar diserahkan ke

Bendahara pengeluaran untuk

diverifikasi

15


Waktu


7

Verifikasi SPP 1 hari setelah dok

diterima

Bendahara

Pengeluaran

1 hari -Berkas Pencairan

-SPTB

-SPP

Jika benar, Bendahara

pengeluaran membubuhkan

paraf si SPTB

8

Validasi SPP 1 hari setelah dok

diterima

Penanggungjawab

Kegiatan

-Berkas Pencairan

-SPTB

-SPP

9

Penandatanganan SPP PPK

10

Pembuatan SPM Verifikator SPM

11

Penandatanganan SPM Verifikator SPM

12

Pengiriman SPM Petugas Pengantar

SPM

16


1. Tahap pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen

pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari penerima Hak.

2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6 – 7 hari kerja, dengan rincian

sebagai berikut :

a. SPP-LM untuk pembayaran belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan

disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah dokumen

pendukung SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai diterima secara lengkap

dan benar dari PPABP.

b. SPP-LS untuk non belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada

PP-SPM paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS

diterima secara lengkap dan benar dari penerima Hak.

c. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM

disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2

(dua ) hari kerja setelah SPM.

17

Manual Prosedur

Pengisian UP

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.04

Revisi : Halaman :

1.Prosedur Kerja

1. Bendahara Pengeluaran Pembantu menerbitkan Surat Permintaan UP/TUP

2. Jika jumlah UP yang diminta melebihi Rp. 200 juta, maka lanjutkan ke prosedur

(Tambahan UP). Bendahara Pengeluaran meneruskan surat permintaan UP/TUP kepada

pejabat pembuat Komitemen.

3. Pejabat pembuat Komitmen membuat konsep SPP sesuai dengan anggaran yang tersedia

dalam DIPA dan batas penyediaan UYHD (Uang Yang Dipertanggungjawabkan) dalam

poin 2.5.c, dan melengkapi lampiran sesuai ketentuan pada Subbab 2.3

4. Pejabat pembuat komitmen kemudian menandatangani dokumen SPP.

5. Pejabta penerbit SPM kemudian melakukan pengujian terhadap SPP yang diterima,

dengan aktivitas sebagai berikut;

a. Memeriksa secara rinsi dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan

bahwa tagihan tidak melapaui batas anggaran.





alamat, nomor rekening dan nama bank)


prestasi kerja yang dicapai sesuai denga spesifikasi teknis yang tercantum dalam

kontrak).

3) Jawal waktu pembayaran


keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah

ditetapkan dalam kontrak


dengan rincian;

18


b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada Satker yang bersangkutan

c. Lengkapi dengan ADK

7. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN

8. Setelah ada berita SP2D telah terbit, maka bendahara pengeluaran menerima dan meneliti

SP2D, kemudian mencatat ke dalam Buku Kas Umum.

9. Setelah terjadi pemindahbukuan ke rekening Bendahara Pengeluaran, uang maka

didistribusikan dalam bentuk pemindahbukuan kepada BPP yang mengajukan. Bendahara

Pengeluaran membuat Bukti Pengeluaran Uang Muka (BPUM) dan meminta tanda tangan

dari BPP sesudah melakukan pemindahbukuan.

a. Dalam hal TUP, pemindahbukuan TUP kepada BPP yang mengajukan dilakukan secara

termin (tidak sekaligus 100 %). Hal ini dilakukan agar BPP tertib segera mengirimkan

SPTB beserta bukti-bukti pengeluaran.

10. BPP menandatangani BPUM dari Bendahar Pengeluaran, dan mencatat penerimaan uang

muka

11. Bendahara pengeluaran membukukan pengeluaran uang muka sesuai BPUM

19

P

emb

uk

uan

Pen

cair

an

P

eng

aju

an

YA

3 2 hari

7 7 hari

8 1 hari

9 1 hari

10 1 hari

11 1 hari

5.5 Pengisian Uang Persediaan (UP)

mulai

Selesai

3.

Pembuatan

SPP

Lampiran SPP

Tanda Tangan

SPP

5.

Pengujian

SPP

7.

Kirim SPM

Ke KPPN

SP2D

8.

Pembukuan

SPM

(ttd)

6.

Pembuatan dan

Tanda Tangan

SPM

1

Pembuatan Surat

Permintaan

UP/TUP

Surat Permintaan

UP/TUP

2.

Jumlah TUP

>200jt

5.7

Permintaan

Tmabhan TUP

SPP

9.

Pemindahbukuan

11.

Pembukuan

10.

Tanda Tangan

Bukti

Pengeluaran

Uang Muka


Pembantu

Bendahara

Pengeluaran Pembantu

Bendahara Pengeluaran Pejabat Pembuat

Komitmen

Pejabat Penerbit

SPM

Pejabat Penerbit

SPM

Pejabat Pembuat

Komitmen

Pejabat Pembuat

Komitmen

Durasi

2. Diagram Alur

20

MP PENGISIAN UANG PERSEDIAAN (UP)

No Prosedur Periode Otorisator &

Otorisasi

Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan

1

Mulai

2

Pembuatan Surat

Permintaan

Pembayaran (SPP)

UP/TUP

Setelah SPTB

siap

BPP:

-Menyampaikan

SPTB

-Mengajukan/

membuat SPP

UP/TUP

- -Membuat SPP

UP/TUP

1 jam/dokumen SPTB dilengkapi

bukti

Surat

Permohonan SPP

UP/TUP

Membuat SPP

UP/TUP

BPP

Atasan BPP

Dokumen disampaikan ke


3

Secara periodik Bendahara

-Menghitung jumlah

permintaan

UP/TUP>200jt?

-Memproses

permintaan TUP

-Entry

data/informasi

1 jam/dokumen

1 hari untuk

penyiapan SPP

Membuat SPP

UP/TUP

BP

PPK

BPP

Atasan

langsung

BPP

SPP dan lampiran diserahkan

kepada PPK

4

Setelah SPP

Diterima

Pejabat Pembuat

Komitmen

-Menguji SPP

-Rekomendasi

“Ya/Tidak”

-Menandatangani

SPP

1 jam/SPP

SPP yang di ttd BP

PPK

BPP

Atasan

langsung

BPP

Jika “tidak” dikembangkan ke

BP Jika “Ya”., SPP yang ttd

diserahkan kepada pejabat

penerbit SPM

21


Otorisasi


5

Setelah SPP

diterima

Pejabat Penerbit

SPM:

-Pengajuan SPP

-Rekomendasi

“Ya/Tidak”

-Membuat dan ttd

SPM

-Entry

data/informasi

1 jam/SPM SPP yang d ttd BP

PPK

BPP

Atasan

langsung BPP

Jika “tidak”

dikembalikan ke BP.

Jika “Ya”, SPM yang

ttd diserahkan BP untuk

dikirim kepada KPPN

6

Proses penerbitan

SP2D di KPPN

Setelah SPM

diterima

- KPPN/ Bendahara

Umum UTM :

Pemberthuan apakah

SPM diterima /

revisi

SP2D BP

PPK

Atasan PPK

BPP

Atasan

langsung BPP

Jika BLU, SP2D PNBP

diproses oleh

Bendahara Umum

UTM

7

Pembukuan

Pemindahbukuan

Setelah SP2D

diterima

Bendahara

Pengeluaran

- Pembukuan dan

pemindahbukuan

SP2D

Buku kas umum

Buku kas pembantu

BP

PPK & atasan

PPK

BPP

Atasan

langsung BPP

BPP

8

Selesai

22


1. SPP-UP diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 2

(dua) hari kerja setelah diterimanya permintaan UP dari bendahara Pengeluaran

2. Pengujian SPP-UP/TUP sampai dengan penerbitan SPM-UP//TUP oleh PP-SPM

diselesaikan paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPP-UP/TUP beserta

dokumen pendukung diterima secara lengkap dan benar dari PPK

3. Tahap pncairan (Peerbitan SPM) diselesaikan paling lambat 6-7 hari kerja, dengan

rincian sebagai berikut :

a. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM

disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling

lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.

23

Manual Prosedur

Pengagantian UP (GUP)

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.05

Revisi : Halaman :

1.Prosedur kerja

1. Bendahara pengeluaran mengecek di buku pembantu UYHD bila dana telah habis/

atau pengguna Dana UP telah mencapai 75 % dari Dana UP yang diterima

2. Bendahar pengeluaran menyusin bukti-bukti pengeluaran sesuai kegiatan, sub

kegiatan dan Mata Anggaran Pengeluaran (MAK) masing-masing, serta membuat

konsep SPP-GUP dan SPM-GUP dan membuat rencana penggunaan dengan

melampirkan semua bukti pengeluaran yang bersangkutan

3. Proses dilanjutkan sesuai prosedur kerja pada sub bab 3.2.1 (Pengisian UPA).

24

2 Diagram Alur

5.6 Ganti Uang Persediaan (UP)


Durasi

Ya

Tidak

2 2 hari

1 2 hari

Mulai

Cek Saldo

Buku Pembantu

UP

Penggunaan

>75 %

2.

Mengumpulkan

SPTB sesuai MAK

Pengisian UP

Selesai

SPTB

(ttd)

Bukti

Pengeluaran

25


Otorisasi


1

Mulai

2

Cek Saldo Buku

Pembantu UP

Secara Periodik - Bendahara

- Pengeluaran :

- -Cek Saldo buku

pembantu UP

- -Apakah

penggunaan >75 %

- -Mengumpulkan

SPTB sesuai MAK

- -Verifikasi

1 hari

SPTB

Buku pngeluaran

BP

PPK

Atasan PPK

BPP

Atasan

langsung

BPP

Jika “tidak” maka revisi.

Jika “Ya” maka pengisian

UP

3

Selesai

MP GANTI UANG PERSEDIAAN (GUP)

26

Manual Prosedur

Tambahan UP (TUP)

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.06

Revisi : Halaman :

1. Prosedur Kerja

1. Bendahara pengeluaran menerima permintaan tambahan dana karena adanya pengeluaran

yang sangat besar, yang tidak dapat tertampung dalam mekanisme pembayaran

GUPyang dimintakan, kemudian membuat konsep persetujuan kepada KPPN apabila

k=jumlahnya kurang atau sama dengan Rp. 100.000.000,00 apabila lebih maka

persetujuan di ajukan kepada kantor wilayah perbendaharaan . Selanjutnya konsep surat

ermintaan permintaan persetujuan tambahan uang persediaan disampaikan kepada

pejabat penerbit SPM

2. Pejabat penerbit SPM meneliti, memberi paraf konsep surat permintaan persetujuan

tambahan uang presiden kemudian menyampaikan lkepada pejabat pembuat komitmen

3. Pejabat pembuat komitmen meneliti dan menandatangani surat permintaan persetujuan

tambahan uang persediaan

4. Bendahara pengeluaran mengirimkan surat permintaan persetujuan tambahan uang

persediaan ke KPPN

5. Setelah mendapatkan berita telah ada persetujuan dari KPPN, bendahara pengeluaran

mengambil persetujuan dari KPPN

6. Proses dilanjutkan sesuai prosedur kerja pada subbab 3.2.1 (pengisian UP)

7. Jika pada akhir pelaksanaan kegiatan terdapat sisa dana TUP, maka sisa dana tersebut

harus disetorkan ke atas negara melalui mekanisme sesuai prosedur kerja pada sub bab

3.7.1 (pengembalian ke kas negara)

27

5.7 Permintaan Tambahan UP

Pejabat Pembuat Ko Bendahara Pengeluaran Pejabat Penerbit

SPM

Durasi

1 1 hari

2 1 hari

4 3 hari

6 1 hari

Mulai

1

Pembuatan Surat

Permintaan Persetjuan

TUP

Pembuatan Surat

Permintaan Persetujuan

TUP

Surat

Permintaan

Persetujuan

TUP

2.

Verifikasi Surat

Permintaan

Persetujuan 3.

Tanda Tangan Surat

Permintaan

Persetujuan TUP

Surat

Permintaan

Persetujuan TUP

(ttd) 4.

Kirim Surat permintaan

Persetujuan TUP ke KPPN

5

Persetujuan

TUP

6. Pengisian UP

Ada sisa

Dana TUP

Tidak

Selesai

Ya

7.

Pengambilan ke

Kas Negara

2. Diagram Alur

28

No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi Ukuran

Waktu


1 Mulai

2 Mengajukan TUP

BPP/Unit

- Mengajukan TUP

Rekening koran BPP Atasa

langsung BPP

Permintaan kepada


3 Verifikasi dukumen

Setelah diterima

TUP

Bendahara Pengeluaran (BP)

- Verifikasi dokumen

- Rekomendasi “Ya/Tidak”

- Membuat surat persetujuan

TUP dan SPP

- Entry data/informasi

2 jam Surat

permintaan

persetujuan TUP

BP

Atasan langsnu

BP

BPP

Atasan

langsung BPP

Jika “tidak”, dikembalikan

kepada BPP

Jika “Ya” direkomnendasikan

kepada pejabat penerbit SPM

4 Verifikasi Surat

Permintaan

Persetujuan TUP

Setelah diterima

Surat permintaan

persetujuan TUP

Pejabat Penerbit SPM:

-Verifikasi dokumen

- Rekomendasi “Ya/Tidak”

- Membuat SPM

- entry data/informasi

1 jam Surat

permintaan

persetujuan TUP

BP

Atasan langsnu

BP

BPP

Atasan

langsung BPP

Jika “Tidak” dikembalikan

BP

Jika “Ya” direkomendasikan

ke PPK untuk di ttd

5 Tanda tangan surat

permintaan

persetujuan TUP

Setelah diterima

rekomendasi surat

permintaan

persetujuan TUP

PPK:

- Tanda tangan

- Entry data/informasi

3 hari Surat

permintaan

persetujuan TUP

(ttd) dilampiri :

Rincian SPP dan

SPM TUP

PPK

BP

Atasan

langsung BP

BPP Atasan

langsung BPP

Dikirim ke KPPN

6 Penerbitan SP2D KPPN SP2D PPK

BP

Atasan

langsung BP

BPP Atasan

langsung BPP

Dierima oleh BP

7 Register Pengisian Setelah SP2D Bendahara Pengeluaran 2 jam SP2D BP Dana TUP diserahkan ke

MP PERMINTAAN TAMBAHAN UP

29

UP

diterima

Maksimut 1 bulan

-Register8

-Pengisian UP

-entry data/informasi

- verifikasi apakah ada sisa

dana TUP

Daftar isian UP Atasan

langsung

BPP/ pelaksana kegiatan dana

TUP dikembalikan

10 Pertanggung

jawaban TUP

Maksimum 1

bulan

BPP

Menyusun SPTB

Paling

lambat

H-3 hari

aktig

SPTB bukti-

bukti

BP

Atasan

langsung

30

Manual Prosedur

Pembayaran dengan UP

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.07

Revisi : Halaman :

1. Prosedur Kerja

1. Berdasarkan tagihan dan lampiran dari penerima Hak, bendahara pengeluaran membuat

slip pencairan beserta daftar pencairan slip, kemudian meneruskannya kepada atasan

BPP :

a. Daftar pencairan slip ini akan memuat apa saja pembayaran yang dilakukan secara

tunai maupun pemindahbukuan (sesuai kontrak non – LS, sesuai kriteria penggunaan

dana UP

2. Atasan BPP menilai daftar pencairan slip menandatangani slip pencairan bersama BPP

(joint account)

3. Bendahara pengeluaran pembantu menerima dan mencairkan slip ke Bank

4. Bendahara pengeluarkan mempersiapkan kuitansi UP, dan memotongkan pajak atas

tagihan yang kemudian dibuatkan bukti potong PPh/PTN. Bendahara pengeluaran

menyerahkan kuitansi UP kepada pejabat pembuat komitmen.

5. Pejabat pembuat komitmen menandatangani kuitansi UP

6. Bendahatra pengeluaran menyerahkan uang ke penerima hak, memotongkan pajaknya,

dan meminta agar menandatangani kuitansi UP

7. Bendahara pengeluaran membuktikan transaksi di buku kas umum serta buku pembantu

31

2. Diagram Alur

5.8 Pembayaran dengan UP

Pem

bay

aran

Pen

cair

an

Per

siap

an

Pejabat Pembuat

Komitmen

Atasan langsung

BPP


Pembantu (BPP)

Penerima Hak Durasi

1 1 hari

3 1 hari

5 1 hari

7 1 hari

Mulai

1.

Mempersiapkan

slip pencairan

Daftar

kebutuhan

pencairan

Tagihan dari

penerima hak

2. Verifikasi

daftar pencairan

slip

2a. Tandatangan

slip pencairan

3. Pencairan

uang UP dari

rekening BPP

4.

Mempersiapkan

kuitansi

Kuitansi

(ttd Benda) Bukti potong

PPh, PPN

5. Tandatangan

kuitansi

Kuitansi

(ttd PPK)

6. Pembayaran

kepada penerima

hak

Kuitansi

(ttd Penerima)

7. Pembukuan

Selesai

32


Otorisasi


1

Mulai

2

Penerima hak

melakukan tagihan

Sesuai dengan

skedul RKT

Penerima Hak Diserahkan kepada BPP

3

Mempersiapkan slip

pencairan

Setelah

menerima

tagihan dari

penerima hak

BPP

- Menugaskan

Kasubag

keuangan/staf

memeriksa

dokumen

1 jam/DKP

1 hari untuk

semua DKP

yang masuk

hari ini

Surat tagihan

dilengkapi

proposal/TOR

kegiatan SK

Rektor/dekan/kepala

unit

Atasan

langsung

BPP

Arsip

Jika “Ya” diteruska kepada

atasan langsung.

Jika “tidak” dikembalikan

kepada kepada penerima

Hak

Verifikasi daftar

pencairan slip dan

tandatangan slip

pencairan

Setelah

menerima

daftar

kebutuhan

pencairan

Atasan lansgung BPP

tanda tangan slip

pencairan dengan

memperhatikan

rekomendasi BPP

1 jam Daftar kebutuhan

pencairan (DKP)

rekomendasi

“Ya”/”tidak”

Atasan

lansguung

BPP

Dekan

Slip pencairan yang telah

di ttd diserahkan kepada

BPP

Pencairan uang UP

dari rekening BPP

Setelah

menerima slip

slip pencairan

dari atasan

langsung

BPP menugaskan

Kasubag kwuangan

/Staf mempersiapkan

kuitansi bukti potonh

PPh dan PPN

1 jam Slip pencairan yang

dilengkapi dengan

DKP yang telah

direkomendasikan

Atasan

langsung

BPP

Arsip

Menyerahkan dokumen

kepada bendahara

pengeluaran

Verifikasi rekening

dari BPP (dilanjutkan

ke prosedur/MP

pertanggungjawaban

UP/TUP

Setelah

menerima

dokumen dari

BPP


verifikasi “Ya”/Tidak”

entry data/informasi

1 jam/dokumen

1 hari untuk

semua dokumen

yang masuk

hari ini

Kuitansi (ttd

bendahara) bukti

potong PPh, PPN

DKP yang

direkomendasikan

Atasan

langsung

BPP

BPP

Jika” Ya” diserahkan ke

pejabat pembuat

komitmen.

Jika ”Tidak” dikembalikan

ke BPP

Tandatangan kuitansi Setelah

menerima

Pejabat pembuat

komitmen (PPK)

menandatangani

kuitansi yang telah

direkomendasi

1 hari untuk

semua kuitansi

yang masuk

hari ini

Kuitansi yang di

tandatangani

Pembantu

rektor 2

Diteruskan ke bendahara

pengeluaran untuk

disiapkan

MP PEMBAYARAN DENGAN UP

33

No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi Ukuran

Waktu

Dokumen Akses Keteragan

1

Mulai Pencairan

2

Menyiapkan

pembayaran

Setelah

menerima

kuitansi yang

di ttd PPK

Bendahara

pengeluaran

-menyipakna

pencairan

-entry informasi

pencairran

-pemberitahuan

1 hari untuk

semua kuitansi

yang di ttd dan

diteriam hari ini

Dana / dokumen

transfer

Pembantu rektor

2

PPK

Bendahara

Pengeluaran

BPP

Dibayarkan kepada BPP

atau langsing kepada

penerima hak

3

Pembayaran dan

pembukuan

Setelah

menerima

bukti transfer

dana

BPP/bendahara Unit

- Membayarkan

kepada penerima

Hak

- Pemberitahuan

kepada penerima

hak

- Pembukuan

1 hari Bukti transfer Atasan langsung

BPP

BPP

Dekan/Pimpinan

unit

Selesai

34

Manual Prosedur

Pertanggung jawaban Dana UP/TUP

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.08

Revisi : Halaman :

1. Prosedur Kerja

1. Bendahara pengeluaran pembantu mengumpulkan bukti-bukti transaksi selama

pelaksanaan kegiatan dan membuat SPTB. Dalam pengumpulan bukti

mengoptimalkan ketua dan bendahara kegiatan, kasub bag keuangan dan staf

pembuku. SPTB beserta lampiran diserahkan kepada penerima berkas

2. Penerima berkas membuatkan tanda terima penerimaan berkas kepada BPP. Pencairan

berkas kemudian menyerahkan berkas kepada pembantu pejabat pembuat komitmen

(pembantu staff pengelola RM atau PNBP) sesuai dengan sumber dana kegiatan

3. Pembantu staf pengelola RM atau PNBP melakukan verifikasi terhadap kebenaran

berkas, kemudian meneruskan kepada staf pengelola RM atau PNBP.

4. Staf pengelola RM atau PNBP melkaukan validasi terhadap kebenaran berkas

kemudian meneruskan kepada bendahara pengeluaran

5. Bendahara pengeluaran melakukan transaksi di buku kas umum serta buku pembantu

35

5.9 Pertanggungjawaban Dana UP/PT

Bendahara

Pengeluaran

Pembantu

Penerima Berkas Pembantu

PPK

(Pembantu

Staf

Pengelola

RM)

Pembantu PPK

(Pembantu Staf

Pengelola

PNBP)

Pembantu PPK

(Staf Pengelola

RM)

Pembantu PPK

(Staf Pengelola

PNBP)

Bendahara

Pengeluaran

Durasi

1 7 hari

2 1 jam

2 1 jam

4 1 jam

5 1 jam

Mulai

5.8

Pembayaran dengan

UP

Mengumpulkan

buktibukti membuat

SPTB

2.

Sumber

Dana

3.

Verifikasi

3.

Verifikasi

4.

Validasi

4.

Validasi

5.

Pembuktian

Selesai

PNBP

RM

2. Diagram ALur

36

No Prosedur Periode Otorisator&Otorisasi Ukuran

Waktu


1 Mulai

2 Pembayaran denagn UP

Setelah UP

diterima

BPP melakukan

pembayaran dengan

UP:

- Sesuai

dengan akun

dan kegiatan

dalam PO

Dipa

3 Mengumpulkan bukti

dan membuat SPTB

Persiapan

kegiatan, saat

kegiatan,

setelah

kegiatan

BPP sebagai

pembuat. Dalam

pengumpulan bukti

mengoptimalkan

ketua dan bendahara

kegiatan, kasubag

keuangan dan staf

pembeku

Maksimal 7

hari setelah

kegiatan

SPTB

dilampiri

bukti-bukti

transasksi

yang valid dan

andal

Pembantu

Dekan 2

BPP

Menyerahkan

dokumen

kepada

penerima

berkas.

Memperoleh

tanda terima

penerimaan

berkas

4

Penerima Berkas:

-Menerima berkas

Memberi tanda

terima

Entry data

1 jam/ SPTB SPTB dan

lampiran bukti

Tanda terima

Ka BAUK

Pembantu

Dekan 2

BPP

Menyerahkan

dokumen

kepada

pembantu PPK

5

Pembantu PPK

(pembuat staf

A jam/ SPTB

1 hari untuk

Rekomendasi

“Ya/Tidak"

Ka BAUK

Jika “Ya”

maka

3.8.2 Diagram Alur

MP PERTANGGUNGJAWABAN DANA UP/TUP

37

pengelola

RM/PNBP)

-Verifikasi berkas

Rekomnedasi

“Ya/Tidak”

-entry dan informasi

rekomendasi “

Ya/Tidak”

semua SPTB

yang masuk

hari ini

Pembantu

Dekan 2

BPP

dokumen

diteruskan

kepada

pembantu PPK

(staf pengelola

RM/PNBP

Selesai

38

Manual Prosedur

Setoran ke Kas Negara

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.09

Revisi : Halaman :

1.Prosedur Kerja

1. Bendahara Penerimaan menerima bukti transfer (salinan slip) atau salinan

rekening koran dari bank

2. Bendahara penerima melakukan verifikasi transfer rekening rektor

3. Bendahara penerima membuat dokumen SSBP (Surat Setoran Bukan Pajak),

kemudian diteruskan kepada Supervisor

4. Supervisor bendahara penerimaan mememriksa dokumen SSBP dan

menandatanganinya. Supervispr kemudian menyerahkan kembali dokumen SSBP

kepada bendahara penerimaan

5. Bendahara penerimaan memproses pemindahbukuan dari rekening rektor ke

rekening kas negara, kemudian membawa SSBP beserta bukti pemindahbukuan ke

kantor pos atau Bank Persepsi.

6. Bendahara penerimaan menerima kembali SSBP lembar ke-1 dan 3 yang telah

ditandatangani dan diberi cap oleh petugas, serta diberi NTPN (Nomor Transaksi

Penerima Negara). Berkas berkas ini sebagai Bukti Penerimaan Negara (BPN)

7. Bendahara penerimaan membukukan BPN kedalam Buku Kas Umum.

39

2. Diagram Alur

5.10 Setoran ke Kas Negara (PNBP)

Bendahara Penerimaan Supervisor Bendahara

Penerimaan

Rektor Durasi

1 1 jami

2 1 hari

4 1 hari

5 1 Jam

6 1 hari

7 1 Jam

8 1 Jam

Mulai

1. Verifikasi

Rekening Rektor

2. Pembuatan LPJ

4. Pembuatan SSBP

SSPB

5. Pembuatan Cek

Cek

7.

Pemindahbukuan ke

Kas Negara

8.

Pembukuan

Selesai

3. Saldo

Valid?

Ya

Tidak

6. Tanda tangan cek

Cek

(ttd Rektor)

40

MP PENYETORAN KE KAS NEGARA (SSBP)


Waktu


1 Verifikasi rekening

bendahara penerimaan

Setiap bulan

setiap tanggal 5

Bendahara

penerimaan

1 jam Rekening

Koran

Ka BAUK,

Bendahara

Penerimaan

Copy rekening koran diserahkan

ke BAUK untuk di validsai

2 Penyusunan LPJ

bendahara penerimaan

Setiap bulan

setiap tanggal 5

Bendahara

penerimaan

1 hari Dok LPJ

Bendahara

penerimaan

Bendahara

penerimaan,

Kasubag Keuangan,

Kabag Keuangan,

Ka BAUK, PR II

dan Rektor

Dok LPJ diserahkan ke BAUK

untuk di validasi (jika terdapat

saldo yang disetujui di setor

dibuatkan SSBP)

3 Pembuatan SSBP 1 hari setelah

ada persetujuan

penyetoran dari

atasan langsung

bendahara

penerimaan

Bendahara

penerimaan

1 hari Berita acara

penyetoran ke

kas Negara &

Dokumen

SSBP

Kasubag Keuangan,

Kabag Keuangan,

Ka BAUK, PR II

dan Rektor

Berita acara diverifikasi kasubag

keunagan, divalidasi Kabag

Keuangan, ditandatangani

ka.BAUK disetujui PR II. Dok

SSBP dilampirkan dalam BA

diserahkan ke Rektor.

4 Permohonan pencairan

Rek Bendahara

penerimaan untuk

penyetoran ke kas

negara

1 hari setelah

dokumen BA &

SSBP diterima

bendahara

penerimaan

Bendahara

penerimaan

1 hari Cek berita

acara & SSBP

Bendahara

Penerimaan dan

Kasubag Keuangan

Rektor mennadatangani Cek

penyetoran dari rekening

bendahara Penerimaan

5 Penyetoran ke kas

Negara

Setelah cek

ditandatangani

rektor

Bendahara

penerimaan

1 hari Bukti

penyetoran dan

SSBP yang

sudah di

validasi Bank

Bendahara

Penerimaan dan

Kasubag Keuangan

SSBP diserhakan ke Bank untuk

penyetoran ke kas Negara

6 Pencatatan SSBP dalam

BKU bendahara

penerimaan

1 hari setelah

penyetoran ke

Kas Negara

Bendahara

penerimaan

1 jam BKU

MP PENYETORAN KE KAS NEGARA (SSBP)

41

Manual Prosedur

Pengembalian ke Kas Negara

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.10

Revisi : Halaman :

1.Prosedur Kerja

1. Bendahara pengeluraan membuat dokumen SSBP (Surat Setoran Pengembalian

Belanja)

2. Bendahara pengeluaran menandatangani dokumen SSPB

3. Bendahhara pengeluaran memroses pemindahbukuan dari rekening Rektor ke

rekening Kas Negara, kemudian membawa SSPB beserta bukti pemindahbukuan ke

kantor Pos atau Bank Persepsi

2. Bendahar pengeluaran menerima kembali SSBP lembar ke 1 dan 3 yang telah

ditandatangani dan diberi cap oleh petugas, serta diberi NTPN (Nomor Transaksi

Penerimaan Negara). Berrkas berkas ini sebagai Bukti Penerimaan Negara (BPN)

3. Bendahara pengeluaran membukukan BPN kedalam Buku Kas Umum

42

2 Diagram Alur

5.11 Pengembalian ke Kas Negara

Bendahara Pengeluaran Bendahara Pengeluaran Durasi

1 1 hari

2 2 hari

3 1 hari

4 1 jam

5 1 hari

6 1 Jam

Mulai

1.

Melaporkan kelebihan

realisasi belanja

Lampiran

Surat Pemebritahuan

kelebihan realisasi

belnaja

2.

Verifikasi dan

Laporan

Berita acara

Verifikasi

4.

Pembuatan SSPB

SSPB

3. Setoran dana ke

Bendahara

Pengeluaran

Tanda Terima

5.

Pemindahbukuan ke

Kas Negara

6. Pembukuan

Selesai

43

MP PENGEMBALIAN KE KAS NEGARA (SSPB)


Waktu


1 Untuk melaporkan

kelebihan atas belanja

yang sudah

direalisasikan ke

bendahara penegluaran

Setiap terjadi

kelebihan

realisasi belanja

BPP 1 jam Surat

pemeberitahua

n kelebihan

realisasi

belanja

BPP dan bendahara

pengeluaran

2 Verifikasi laporan

kelebihan realisasi

belanja unit

1 hari setelah

mendapat

pemberitahuan

dari BPP

Bendahara

penerimaan

2 hari Berita acar

verifikasi

BPP, atasan

langsung BPP dan

Bendahara

Pengeluaran, PPK

3 Penyetoran dana

kelebihan belanja ke

bendahara pengeluaran

1 hari setelah

BA verifikasi

diterima BPP

BPP 1 hari Tanda terima

dari bendahara

pengeluaran

BPP, atasan

langsung BPP,

Bendahara

Pengeluaran, PPK

Pengembalian dengan nilai

dibawah 10 juta dalam bentuk

tunai, dan lebih dari 10 juta

ditransfer ke rekening Bendahara

pengeluaran

4 Pembuatan SSBP 1 hari setelah

dana diterima

Bendahara

pengeluaran

1 jam BA penyetoran

SSPB & Dok

SSPB

Bendahara

Pengeluaran, PPK

Penyetoran di atas 10 juta harus

dilakukan penandatanganan bukti

pencairan Rek Bendahara

Pengeluaran oleh PPK

5 Penyetoran ke kas

Negara

Setelah Dok

SSPB dibuat &

BA

ditandatangani

PPK

Bendahara

pengeluaran

1hari Bukti

penyetoran dan

SSBP yang

sudah di

validasi Bank

Bendahara

Pengeluaran, PPK

Copy SSPB diserahkan ke unit

6 Pencatatan SSBP dalam

BKU bendahara

pegeluaran

1 hari setelah

penyetoran ke

kas Negara

Bendahara

pengeluaran

1 jam BKU Bendahara

Pengeluaran &

Kasubag Keuangan

44

Manual Prosedur

Pengajuan & Pencairan Dana (RM / PNBP)

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.11

Revisi : Halaman :

A. Tujuan

1, untuk menertibkan proses pengajuan pencairan dana dari program studi atau unit kegiatan di

Fakultas Pertanian

B. Ruang Lingkup Pekerjaan

Kegiatan ini dimulai sejak unit kegiatan ataupun program studi mengajukan surat permintaan

pencairan berupa LPJ kegiatan hingga mendapat disposisi dan PBP mencairkan dana yang

diajukan

C. Definisi

Pencairan dana adalah proses pengajuan dana kegiatan yang telah dilaksanakan oleh program

studi ataupun unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian dengan menyerahkan surat

permohonan dan laporan pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan

D. Referensi

MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura

E. Uraian Prosedur

No Sub Kegiatan

Langkah-langkah

pelaksanaan

Penanggung jawab/

unit kerja Hasil Waktu

1 Persiapan a. Membuat surat pengajuan

LPJ

b. Menyerahkan surat

pengajuan

Fakultas /Prodi

Fakultas / Prodi

Surat

Surat

15 meit

1 menit

2 Pelaksanaan a. Menerima surat pengajuan

b. Mencatat surat & memberi

lembar disposisi

c. Menyerahkan surat

pengajuan kpd Dekan

d. Menerima surat pengajuan

e. Mendisposisi surat ke PD II

f. Menerima surat disposisi

g. Menyerahkan disposisi ke

Kabag

h. Menerima disposisi utk

ditindaklanjuti

i. Menyerahkan disposisi kpd

Kasubbag

j. Menerima disposisi utk

diproses

k. Memverifiasi LPJ

l. Menyerahkan disposisi ke

BPP

Sekretaris Dekanat

Sekretaris Dekanat

Sekretaris DEkanat

Dekan

Dekan

PD II

PD II

Kabag

Kabag

Kasubbag

Kasubbag

Kasubbag

Surat

Surat

Surat

Surat

Surat

Surat

Surat

Surat

Surat

Surat

LPJ

LPJ

Surat &

LPJ

SPTB

1 menit

5 menit

2 menit

1 menit

3 menit

1 menit

3 menit

1 menit

3 menit

1 menit

10 menit

1 menit

45

m. Menerima surat disposisi

LPJ

n. Membuat SPTB

o. Menandatangani SPTB

p. Menyerahkan SPTB ke

BAUK

q. Menindaklanjuti pengajuan

pencairan

r. Memberitahukan ke

Fakultas pencairan sdh cair

s. Menyiapkan tanda terima

dana

t. Menandatangani slip

pengambilan pencairan dana

u. Mengarsip berkas pengajuan

dan pencairan dana

BPP

BPP

BPP, Kasubbag,

Kabag

BPP

BAUK

BAUK

BPP

BPP, Kasubbag,

Kabag, Prodi

BPP

SPTB

SPTB

Slip

Pencairan

Surat

Slip

penciran

Slip

Pencairan

Arsip

1 menit

30 menit

5 menit

15 menit

10 menit

5 menit

3 menit

46

F. Bagan Alur Uraian Prosedur

PRODI/FAKULTAS SEKRETARIS

DEKANAT

DEKAN PD II KABAG

KASUBBAG

KEUANGAN

BPP BAUK

Menerima

surat

pengajuan

Mencatat

dan

memberi

lembar

disposisi

surat kpd

Dekan

Meneri

ma

surat

pengaju

an

Mendispo

sisi surat

ke PD II

Menerima

surat

disposisi

Menyerah

kan

disposisi

ke Kabag

Menerima

disposisi

utk

ditindakla

njuti

Menyera

hkan

disposisi

kpd

Kasubbag

Menerima

disposisi

utk

diproses

Menyerah

kan

disposisi

ke BPP

Menerim

a surat

disposisi

LPJ

Memverifi

kasi LPJ

Membuat

SPTB

Menyerahkan

SPTB ke BAUK

Mulai

Membuat

surat

pengajuan

LPJ

Menyerah

kan syrat

Pengajuan

Menindakl

anjuti

pengajuan

pencairan

Memberit

ahukan

ke

Fakultas

pencairan

sdh cair

Menandatanganin Slip

pengambilan pencairan Dana

Menyiapkan

tanda

Terima dana

Menandata

ngani anda

Terima

Dana

Mengarsip berkas

pengajuan dan

pencairan dana

Menyerah

kan surat

pengajuan

kpd Dekan

Menandatangani SPTB

47

Manual Prosedur

Pembagian Pagu DIPA Fakultas Pertanian

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.12

Revisi : Halaman :

A. Tujuan

Untuk menertibkan proses pembagian alokasi dana DIPA dari program studi atau unit kegiatan di

Fakultas Pertanian


Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas menetapkan jumlah besaran dana DIPA yang

diperuntukkan pada Fakultas Pertanian untuk satu tahun anggaran berjalan, kemudian pihak PD II

mengundang para Ketua Program Studi dan unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk

rapat membicarakan proses pembagian dana DIPA yang akan dikelola oleh masing-masing unit

C. Definisi

Pembagian pagu didefinisikan sebagai proses penetapan jumlah besaran dana DIPA yang akan

dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program

Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya

untuk satu tahun anggaran.

D. Referensi


E. Uraian Prosedur

No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan

Penanggung jawab/


1 Persiapan a. Penetapan Dipa oleh

Universitas

b. Membuat undangan rapat

kepada semua ketua program

studi dan unit kegiatan

Universitas

Fakultas / Prodi

Surat

Surat

2 Pelaksanaan a. Rapat koordinasi antara pihak

Fakultas dengan semua Ketua

Program Studi dan Unit

Kegiatan

b. Melakukan pembagian alikasi

dana DIPA sesuai ketentuan

yang telah baku.

c. Pengisian Alokasi DIPA oleh

Fakultas dan Prodi

d. Kompilasi DIPA Fakultas dan

Prodi

e. Menyerahkan RAB DIPA FP

ke Universitas untuk disahkan

Dekan dan PD II

Fakultas/Prodi dan

Unit kegiatan FP

Fakultas/Prodi dan

Unit kegiatan FP

PD II

PD II

Notulensi

Rancangan

RAB

Rancangan

RAB

RAB FP

48

F. Diagram Alir

MP. PEMBAGIAN PAGU DIPA FAKULTAS PERTANIAN

Penetapan pagu DIPA masing-masing Prodi berdasarkan

Universitas menetapkan alokasi DIPA untuk Fakultas Pertanian

Rapat koordinasi pembagian DIPA fakultas dan Program Studi

Operasional fakultas

(30 %) Operasional Program Studi

Fakultas Pertanian (70 %)

Penetapan pagu DIPA masing-

masing Prodi berdasarkan data :

- Jumlah mahasiswa

- Jumlah laboratorium

- Jumlah praktikum

Pengisian DIPA oleh Fakultas dan masing-masing Program Studi

Kompilasi DIPA fakultas dan

Program studi

DIPA FP

`disetorkan ke Universitas untuk

disahkan

49

Manual Prosedur

Evaluasi Serapan DIPA

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.13

Revisi : Halaman :

A. Tujuan

Untuk pedoman pelaksanaan evaluasi serapan DIPA Fakultas Pertanian UTM


Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas mengesahkan PO DIPA UTM yang di dalamnya

terdapat juga PO Fakultas Pertanian. Masing-masing unit diharapkan mengecek ulang PO DIPA

tersebut dan segera mengajukan revisi jika ada kesalahan atau ada tambahan kegiatan unit.

Setelah itu masing-masing unit melakukan kegiatan dengan menyerap dana DIPA. Penggunaan

dan serapan dana DIPA ini dievaluasi secara berkala oleh Fakultas Pertanian.

C. Definisi

Evaluasi serapan DIPA didefinisikan sebagai proses evaluasi berkala dari serapan dana DIPA

yang dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh

program Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan

operasionalnya untuk satu tahun anggaran.

D. Referensi


E. Uraian Prosedur

No Sub

Kegiatan

Langkah-langkah pelaksanaan

Penanggung jawab/


1 Persiapan c. Penetapan Dipa oleh Universitas

d. Membuat undangan rapat kepada

semua ketua program studi dan

unit kegiatan

Universitas

Fakultas / Prodi

Surat

Surat

2 Pelaksanaan f. Rapat koordinasi antara pihak


Program Studi dan Unit Kegiatan

g. Melakukan pelaporan serapan dana

DIPA masing-masing unit.

h. Evaluasi serapan dilakukan 4 bulan

sekali

i. Kompilasi serapan DIPA Fakultas

dan Prodi

j. Evaluasi kendala

k. Tindakan perbaikan untuk

melaksanakan kegiatan sesuai

dengan jadwal kegiatan dan jadwal

serapan anggaran

Dekan dan PD II

Fakultas/Prodi dan

Unit kegiatan FP

Fakultas/Prodi dan

Unit kegiatan FP

PD II

Fakultas/Prodi dan

Unit kegiatan FP

Fakultas/Prodi dan

Unit kegiatan FP

Notulensi

Serapan dana,

Laporan

Kegiatan

Serapan dana,

Laporan

Kegiatan

Laporan

kendala

Rencana

tindak lanjut

50

Manual Prosedur

Pengalokasian DIPA FP dalam Kegiatan

Kode :

MP.FP.UTM-2.1.14

Revisi : Halaman :

A. Tujuan

Untuk menertibkan proses pembagian alokasi dana DIPA dari program studi atau unit kegiatan di

Fakultas Pertanian menjadi bentuk kegiatan dan jumlah dananya.


Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas menetapkan jumlah besaran dana DIPA yang

diperuntukkan pada Fakultas Pertanian untuk satu tahun anggaran berjalan, kemudian pihak PD II

mengundang para Ketua Program Studi dan unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk

rapat membicarakan proses pembagian dana DIPA yang akan dikelola oleh masing-masing unit.

C. Definisi

Pembagian pagu didefinisikan sebagai proses penetapan jumlah besaran dana DIPA yang akan

dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program

Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya

untuk satu tahun anggaran. Pengalokasian DIPA harus disesuaikan dengan aturan baku, minimal

terdapat kegiatan: pengajaran, praktikum, penjaminan mutu, peningkatan penelitian dan

pengabdian, peningkatan kerjasama, rapat rutin, pengelolaan jurnal.

D. Referensi


E. Uraian Prosedur

No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan

Penanggung jawab/


1 Persiapan a. Penetapan Dipa oleh

Universitas

b. Membuat undangan rapat

kepada semua ketua program

studi dan unit kegiatan

Universitas

Fakultas / Prodi

Surat

Surat

2 Pelaksanaan a. Rapat koordinasi antara pihak


Program Studi dan Unit

Kegiatan

b. Melakukan pembagian alokasi

dana DIPA sesuai ketentuan

yang telah baku, minimal

terdapat kegiatan: pengajaran,

praktikum, penjaminan mutu,

peningkatan penelitian dan

pengabdian, peningkatan

kerjasama, rapat rutin, tracer

study, pengelolaan jurnal.

Dekan dan PD II

Fakultas/Prodi dan

Unit kegiatan FP

Notulensi

Rancangan

RAB

51

c. Pengisian Alokasi DIPA oleh

Fakultas dan Prodi

d. Kompilasi DIPA Fakultas dan

Prodi

e. Menyerahkan RAB DIPA FP

ke Universitas untuk disahkan

Fakultas/Prodi dan

Unit kegiatan FP

PD II

PD II

Rancangan

RAB

RAB FP

MANUAL PROSEDUR KEUANGANmsp.trunojoyo.ac.id/wp-content/uploads/2017/07/MP-Keuangan.pdf · Manual...

Documents

Transcript of MANUAL PROSEDUR KEUANGANmsp.trunojoyo.ac.id/wp-content/uploads/2017/07/MP-Keuangan.pdf · Manual...