16
MANUAL PROSEDUR
KEUANGAN
FAKULTAS PERTANIAN
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA
2016
17
DAFTAR ISI
MP. Pembayaran LS Gaji ……………………………………………………….1
MP. Pembayaran LS Non-Gaji …………………………………………………. 7
MP. Pembayaran LS Pihak Ketiga …………………………………………… 11
MP. Pengisian UP …………………………………………………………….. 17
MP. Penggantian UP (GUP) ………………………………………...…………. 23
MP. Tambahan UP (TUP) ……………………………………………………. 26
MP. Pembayaran dengan UP ………………………………………………...... 30
MP. Pertanggungjawaban Dana UP/TUP ……………………………………… 34
MP. Setoran ke Kas Negara …………………………………………………… 38
MP. Pengembalian ke Kas Negara ……………………………………………. 41
MP. Pengajuan dan Pencairan Dana (RM dan PNBP) ……………………….. 44
MP. Pembagian Pagu Alokasi DIPA Fakultas Pertanian …………………….. 47
MP. Evaluasi Serapan DIPA ……………………………………………………. 49
MP. Pengalokasian Pagu DIPA FP ……………………………………………… 50
1
Manual Prosedur
Pembayaran LS Gaji
Kode :
MP.FP.UTM-2.1-01
Revisi : Halaman :
1.Prosedur Kerja
1. PPABP melakukan penyusunan Daftar Tagihan Gaji. Pembuatan daftar gaji
memperhatikan Perubahan status kepegawaian.
2. Staf Pengelola RM melakukan verifikasi kelengkapan dan kebenaran tagihan .
Kemudian diserahkan kepada Bendahara Pengeluaran. Atas verifikasi tersebut
diterbitkan SPTJM. Untuk belanja pegawai yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang
di atur dalam subbab 2.3 pasal 5.
3. Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang
diterima. Pejabat kemudian menyerahkan SPP dan SPTJM kepada bendahara
pengeluaran.
4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujuan terhadap bukti-bukti tersebut,
kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada Pejabat Pembuat
Komitmen untuk ditandatangani.
5. Pejabat Pembuat Komitmen menandatangani dan mengirimkan dokumen SPP beserta
lampiran kepada Pejabat Penerbit SPM.
6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujuan terhadap SPP yang diterima.
Dengan aktivitas sebagai berikut :
a. Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
b. Memeriksas ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh
keyakinan bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran.
c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai
dengan indikator keluaran
d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain:
1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/perusahaan,
alamat, nomor rekening dan nama bank);
2
2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan
prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikais teknis yang tercantum dalam
kontrak).
3) Jadwal waktu pembayaran
e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indicator
keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang
sudah ditetapkan dalam kontrak.
7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalm 3 rangkap,
dengan rincian
a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN.
b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan
c. Lengkapi dengan ADK.
8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN.
9. Bendahara pengeluaran mengambil/menerima SP2D dari KPPN dan mencatatnya
dalam buku kas umum dan pembantu sebagai pengesahan atas pengeluaran/belanja
tersebut. Untuk pembayaran belanja pegawai. PPABP melakukan pembukuam ke
kartu kuning masing-masing pegawai.
3
5.4A. Pembayaran LS Gaji
PPABP
Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara
Pengeluaran
Pejabat
Penerbit SPM
Durasi
P
embukuan
Pen
erbit
an S
PM
P
eng
aju
an S
PP
1 2 hari
2 1 hari
5 1 hari
4 1 hari
6 1 hari
Daftar Gaji
Induk/Susulan/Ke
kurangan
Daftar
Pembayaran
Perhitungan
Lembur/Honor
Vakasi
Penyusunan
daftar Tagihan
Gaji
mulai 2.
Verifikasi
Tagihan
Rencana PNBP
Unit Kerja
3.
Pembuatan SPP
SPP
5.
Tanda Tangan
SPP
4.
Pembuatan
SPP
8.
Kirim SPM
Ke KPPN
SP2D
6.
Pembukuan
Selesai
SPM
(ttd)
7.
Pembuatan dan
Tanda Tangan
SPM
6.
Pengajuan SPP
2.Diagram Alur
4
MP Pembayaran LS Gaji
No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
1
Penyusunan daftar tagihan
gaji
Setiap bulan maksimal
setiap tanggal 10
PPABP 2 hai -Daftar gaji
Induk/susulan
-Tanggung Jawab
Mutlak
PPABP,
Bendahara
Pengeluaran,
PPK
Pembutana daftar gaji
memperhatikan
perubahan status
kepegawaian
2 Verifikasi Daftar
Tagihan Gaji
1 hari setelah dok daftar
tagihan gaji diterima
(Verifikator Berkas)
Pembuku RM
1 hari -Daftar gaji
Induk/susulan
-Tanggung Jawab
Mutlak
Jika dok benar,
Pembuku menyerahkan
dok ke Bendahara
pengeluaran
3 Validasi Daftar Tagihan
Gaji
1 hari setelah dok daftar
tagihan gaji diterima
(validator Berkas)
Bendahara
Pengeluaram
1 hari -Daftar gaji
Induk/susulan
-Tanggung Jawab
Mutlak
Jika dok benar,
Bendahara pengeluaran
membubuhkan tanda
tangan pada daftar
tagihan
4 Pembuatan SPP
1 hari setelah dok daftar
tagihan gaji diterima
Petugas SPP 1 hari -Daftar gaji
Induk/susulan
-Tanggung Jawab
Mutlak
-SPP
5 Validasi SPP
1 hari setelah dok daftar
tagihan gaji diterima
Penanggung jawab
Kegiatan
1 hari -Daftar gaji
Induk/susulan
-Tanggung Jawab
Mutlak
-SPP
5
SPTB yang tanda tangan hanya PPK
No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
6
Penandatanganna Draft
Tagihan
PPK -Daftar gaji
Induk/susulan
-Tanggung Jawab
Mutlak
-SPP
7
Pembuatan SPM Verifikator SPM -SPP
-SPM
8
Penandatanganan SPM Pejabat SPM -SPP
-SPM
9
Pengiriman SPM Petugas Pengantar
SPM
-Surat Pengantar
-SPM
6
3 Standar Waktu Penyelesaian
1. Tahap Pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen
pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dar penerimaan hak
2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6-7 hari kerja. Dengan rincian sebagai
berikut:
a. SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai oleh PPK dan disampaikan kepada PP-
SPM paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS
untuk pembayaran belanja pegawai diterima secara lengkap dan benar dari PPABP
b. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM
disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2
(dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.
7
Manual Prosedur
Pembayaran LS Non-Gaji
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.02
Revisi : Halaman :
1. Prosedur Kerja
1. Bendahara Pengeluaran Pembantu melakukan penyusunan Daftar Tagihan. Sesuai
dengan Bukti-bukti tagihan yang diterima. Daftar Tagihan harus ditandatangani atasan
langsung BPP.
2. Staf Pengelola RM/PNBP (tergantung sumber dananya) melakukan verifikasi
kelengkapan dan kebenaran tagihan, kemudian diserahkan kepada PPK. Atas
verifikasi tersebut menerbitkan SPTB. Unttuk belnja non-pegawai. Yang diteliti
adalah sesuai ketentuan yang diantar dalam sub bsb 2.3 pasal 6.
3. Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang
diterima. Pejabat Pembuat Komitmen melengkapi SPP dengan lampiran sesuai
ketentuan pada Subbab 2.3, kemudian menyerahkan SPP dan SPTB kepada
Bendahara Pengeluaran
4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujian terhadap bukti-bukti tersebut.
Kemudian meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada pejabat Pembuat
Komitmen untuk ditandatangani
5. Pejabat Pembuat Komitmen kemudian menandatangani dan mengirimkan dokumen
SPP beserta lampiran kepada pejabat Penerbit SPM.
6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujuan terhadap SPP yang diterima,
dengan aktivitas sebagai berikut:
a. Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh
keyakinan bahwa tagihan tadi melalmpaui batas pagu anggaran
c. Memeriksa kesesuain rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai
dengan indikator keluaran.
d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain:
8
1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan,
alamat, nomor rekening dan nama bank);
2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan
prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam
kontrak).
3) Jadwal waktu pembayaran
e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator
keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang
sudah ditetapkan dalam kontrak.
7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap,
dengan rincian:
a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN.
b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada satker yang bersangkutan.
c. Lengkapi dengan ADK.
8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN.
9. Bendahara Pengeluaran mengambil/menerima SP2D dari KPPN dan mencatatnya
dalam Buku Kas Umum dan Buku Pembantu sebagai pengesahan atas
pengeluaran/be;anja tersebut
9
MP PEMBAYARAN LS BENDAHARA PENGELUARAN (NON GAJI)
No. Prosedur Periode Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
1
Penyusunan daftar
tagihan
Setiap saat BPP 2 hari -Daftar tagihan
-SPTB
-BPP
Atasan
Langsung
Daftar tagihan harus
ditandatangani atasan
lansgung
2
Verifikasi Daftar
Tagihan
1 hari setelah dok
daftar tagihan
diterima
(Verifikator
Berkas) Pembuku
RM
1 hari -Daftar tagihan
-SPTB
Jika dok benar, pembuku
menyerahkan dok ke
Bendahara pengeluaran
3
Verifikasi Daftar
Tagihan
1 hari setelah dok
daftar tagihan
diterima
(Validator Berkas)
Bendahara
Pengeluaran
1 hari -Daftar tagihan
-SPTB
Jika dok benar, Bendahara
pengeluaran hanya
membubuhkan paraf pada
daftar tagihan (SPTB LS
yang ttd hanya PPK)
4
Pembuatan SPP 1 hari setelah dok
daftar tagihan
diterima
Petugas SPP 1 hari -Daftar tagihan
-SPTB
-SPP
5
Validasi SPP 1 hari setelah dok
diterima
Penanggung jawab
kegiatan
1 hari -Daftar tagihan
-SPTB
-SPP
Jika dok benar,
penanggung jawab
membubuhkan paraf SPP
6
Penandatanganan SPP PPK -Daftar tagihan
-SPTB
-SPP
7
Pembuatan SPM Verifikator SPM -SPP
-SPM
8
Penandatanganan SPM Pejabat SPM -SPP
-SPM
9
Pengiriman Petugas Pengantar
SPM
-Surat Pengantar
-SPM
10
2. Standar Waktu Penyelesaian
1. Tahap Pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen
pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari Penerima hak.
2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6 – 7 hari kerja dengan rincian
sebagai berikut :
a. SPP-LS untuk non belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan
kepada PP- SPM paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung
SPP_LS diterima secara lengkao dan benar dari penerima hak
b. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapu dengan ADK SPM
disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat
2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.
11
Manual Prosedur
Pembayaran LS Pihak Ketiga
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.02
Revisi : Halaman :
1.Prosedur Kerja
1. Penerima Hak memberikan tagihan kelengkapannya kepada Bendahara Pengeluaran
pembantu (BPP) untuk kemudian diversifikasi. Jika dokumen benar, BPP kemudian:
a. Membuatkan SPTB
b. Membuatkan Surat Pengantar Pencairan yang ditujukan kepada Pejabat Pembuat
Komitmen dan dimintakan tantangan atasan langsung BPP.
2. Staf Pengelola RM/PNBP (tergantung sumber dananya) melakukan verifikasi
kelengkapan dan kebenaran tagihan, kemudian diserahkan kepada PPK. Untuk
belanja non-pegawai, yang diteliti adalah sesuai ketentuan yang diatur dalam subbab
2.3 pasal 6.
3. Pejabat Pembuat Komitmen membuat konsep SPP berdasarkan bukti-bukti yang
diterima. Pejabat pembuat Komitmen melengkapi SPP dengan lampiran sesuai
ketentuan pada sub bab 2.3, kemudian menyerahkan SPP dan SPTB kepada
bendahara Pengeluaran
4. Bendahara Pengeluaran melakukan pengujian terhadap bukti-bukti tersebut, kemudian
meneruskan SPP dan SPTB beserta bukti tagihan kepada Pejabat Pembuat Komitmen
untuk ditandatangani.
5. Pejabat Pembuat Komitmen kemudian menandatangani dan mengirimkan dokumen
SPP beserta lapiran kepada pejabat Penerbit SPM.
6. Pejabat Penerbit SPM kemudian melakukan pengujian terhadap SPP yang diterima,
dengan aktivitas sebagai berikut:
a. Memeriksa secara rinci dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran DIPA untuk memperoleh keyakinan
bahwa tagihan tidak melampaui batas pagu anggaran.
c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai
dengan indikator keluaran.
d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain:
12
1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan,
alamat, nomor rekenong, dan nama baik);
2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan
prestasi kerja yang dicapai sesuai spesifikasi teknis yang tercantum dalam
kontrak);
3) Jadwal waktu pembayaran
e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator
keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang
sudah ditetapkan dalam konttrak.
7. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap,
dengan rincian:
a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN
b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada Satker yang bersangkutan
c. Lengkapi dengan ADK
8. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN
Bendahara Pengeluaran ,menngambil/menerima SP2D dan KPPN dan mencatatnya
dalam buku Kas Umum dan Buku Pembantu srbagai pengesahan atas
pengeluaran/belanja tersebut.
13
5.4C. Pembayaran LS Pihak Ketiga
PPABP
Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara
Pengeluaran
Pejabat
Penerbit SPM
Durasi
P
embukuan
Pen
erbit
an S
PM
P
eng
aju
an S
PP
1 2 hari
2 1 hari
5 1 hari
4 1 hari
6 1 hari
1.
Verifikasi
permohonan
Pencairan dana
pembuatan Surat
Pengantar
Selesai
mulai 2.
Verifikasi
Tagihan
SPTB
3.
Pembuatan SPP
SPP
5.
Tanda Tangan
SPP
4.
Pembuatan
SPP
8.
Kirim SPM
Ke KPPN
SP2D
9.
Pembukuan
SPM
(ttd)
7.
Pembuatan dan
Tanda Tangan
SPM
6.
Pengajuan SPP
Kontrak SPK
Berita Acara
Faktur Pajak &
SPP
Kwitansi
Tagiham
2 Diagram Alur
14
MP PEMBAYARAN LS PIJAK III
No. Prosedur Periode Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
1
Memasukkan
pengauan pencairan ke
BPP
Setiap saat Pihak III -Berkas Pencairan
-BPP
Atasan
Langsung
Berkas pencairan terdiri:
-Surat permohonan pihak III
-SPK
Referensi Bank Kwitansi
-SPP
-Copy NPWP Faktur
2
Verifikasi dok
permohonan pencairan
1 hari setelah dok
daftar tagihan
diterima
BPP 1 hari -Berkas Pencairan Jika dok benar, BPP
membuatkan SPTB
3
Pembuatan SPTB &
Surat Pengantar
1 hari setelah dok
daftar tagihan
diterima
BPP 1 hari -Berkas Pencairan
-Surat Pengantar
-SPTB
BPP, Atasan
langsung BPP
Jika dok lengkap diserahkan
ke atasan langsung untuk
divalidasi & minta tanda
tangan surat pengantar
4
Validasi &
Penandatanganan Surat
Pengantar Dok
pencairan LS pihak III
1 hari setelah dok
diterima
Atasan langsung 1 hari -Surat Pencairan
-Surat Pengantar
-SPTB
Atasan
Langsung
Jika dok sudah benar segera
dikirim ke PPK
5
Pengiriman dok
pencairan LS pihak III
ke PPK
1 hari setelah dok
divalidasi &
surat pengantar
ditandatangani
BPP/Pembuku 1 hari -Surat Pengantar
-Berkas Pencairan
-SPTB
Dokumen diterima oleh
petugas pembuat SPP
6
Pembuatan SPP 1 hari setelah dok
diterima
Petugas SPP 1 hari -Berkas Pencairan
-SPTB
-SPP
Dok benar diserahkan ke
Bendahara pengeluaran untuk
diverifikasi
15
No. Prosedur Periode Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
7
Verifikasi SPP 1 hari setelah dok
diterima
Bendahara
Pengeluaran
1 hari -Berkas Pencairan
-SPTB
-SPP
Jika benar, Bendahara
pengeluaran membubuhkan
paraf si SPTB
8
Validasi SPP 1 hari setelah dok
diterima
Penanggungjawab
Kegiatan
-Berkas Pencairan
-SPTB
-SPP
9
Penandatanganan SPP PPK
10
Pembuatan SPM Verifikator SPM
11
Penandatanganan SPM Verifikator SPM
12
Pengiriman SPM Petugas Pengantar
SPM
16
3. Standar Waktu Penyelesaian
1. Tahap pengajuan SPP diselesaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen
pendukung SPP-LS diterima secara lengkap dan benar dari penerima Hak.
2. Tahap Penerbitan SPM diselesaikan paling lambat 6 – 7 hari kerja, dengan rincian
sebagai berikut :
a. SPP-LM untuk pembayaran belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan
disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 4 (empat) hari kerja setelah dokumen
pendukung SPP-LS untuk pembayaran belanja pegawai diterima secara lengkap
dan benar dari PPABP.
b. SPP-LS untuk non belanja pegawai diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada
PP-SPM paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah dokumen pendukung SPP-LS
diterima secara lengkap dan benar dari penerima Hak.
c. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM
disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling lambat 2
(dua ) hari kerja setelah SPM.
17
Manual Prosedur
Pengisian UP
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.04
Revisi : Halaman :
1.Prosedur Kerja
1. Bendahara Pengeluaran Pembantu menerbitkan Surat Permintaan UP/TUP
2. Jika jumlah UP yang diminta melebihi Rp. 200 juta, maka lanjutkan ke prosedur
(Tambahan UP). Bendahara Pengeluaran meneruskan surat permintaan UP/TUP kepada
pejabat pembuat Komitemen.
3. Pejabat pembuat Komitmen membuat konsep SPP sesuai dengan anggaran yang tersedia
dalam DIPA dan batas penyediaan UYHD (Uang Yang Dipertanggungjawabkan) dalam
poin 2.5.c, dan melengkapi lampiran sesuai ketentuan pada Subbab 2.3
4. Pejabat pembuat komitmen kemudian menandatangani dokumen SPP.
5. Pejabta penerbit SPM kemudian melakukan pengujian terhadap SPP yang diterima,
dengan aktivitas sebagai berikut;
a. Memeriksa secara rinsi dokumen pendukung SPP sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dalam DIPA untuk memperoleh keyakinan
bahwa tagihan tidak melapaui batas anggaran.
c. Memeriksa kesesuaian rencana kerja dan/atau kelayakan hasil kerja yang dicapai
dengan indikator keluaran.
d. Memeriksa kebenaran atas hak tagih yang menyangkut antara lain:
1) Pihak yang ditunjuk untuk menerima pembayaran (nama orang/ perusahaan,
alamat, nomor rekening dan nama bank)
2) Nilai tagihan yang harus dibayar (kesesuaian dan/atau kelayakannya dengan
prestasi kerja yang dicapai sesuai denga spesifikasi teknis yang tercantum dalam
kontrak).
3) Jawal waktu pembayaran
e. Memeriksa pencapaian tujuan dan/atau sasaran kegiatan sesuai dengan indikator
keluaran yang tercantum dalam DIPA berkenaan dan/atau spesifikasi teknis yang sudah
ditetapkan dalam kontrak
6. Pejabat Penerbit SPM menandatangani SPM dan menerbitkannya dalam 3 rangkap,
dengan rincian;
18
a. Lembar kesatu dan kedua disampaikan kepada KPPN.
b. Lembar ketiga sebagai pertinggal pada Satker yang bersangkutan
c. Lengkapi dengan ADK
7. Bendahara Pengeluaran mengirimkan SPM ke KPPN
8. Setelah ada berita SP2D telah terbit, maka bendahara pengeluaran menerima dan meneliti
SP2D, kemudian mencatat ke dalam Buku Kas Umum.
9. Setelah terjadi pemindahbukuan ke rekening Bendahara Pengeluaran, uang maka
didistribusikan dalam bentuk pemindahbukuan kepada BPP yang mengajukan. Bendahara
Pengeluaran membuat Bukti Pengeluaran Uang Muka (BPUM) dan meminta tanda tangan
dari BPP sesudah melakukan pemindahbukuan.
a. Dalam hal TUP, pemindahbukuan TUP kepada BPP yang mengajukan dilakukan secara
termin (tidak sekaligus 100 %). Hal ini dilakukan agar BPP tertib segera mengirimkan
SPTB beserta bukti-bukti pengeluaran.
10. BPP menandatangani BPUM dari Bendahar Pengeluaran, dan mencatat penerimaan uang
muka
11. Bendahara pengeluaran membukukan pengeluaran uang muka sesuai BPUM
19
P
emb
uk
uan
Pen
cair
an
P
eng
aju
an
YA
3 2 hari
7 7 hari
8 1 hari
9 1 hari
10 1 hari
11 1 hari
5.5 Pengisian Uang Persediaan (UP)
mulai
Selesai
3.
Pembuatan
SPP
Lampiran SPP
Tanda Tangan
SPP
5.
Pengujian
SPP
7.
Kirim SPM
Ke KPPN
SP2D
8.
Pembukuan
SPM
(ttd)
6.
Pembuatan dan
Tanda Tangan
SPM
1
Pembuatan Surat
Permintaan
UP/TUP
Surat Permintaan
UP/TUP
2.
Jumlah TUP
>200jt
5.7
Permintaan
Tmabhan TUP
SPP
9.
Pemindahbukuan
11.
Pembukuan
10.
Tanda Tangan
Bukti
Pengeluaran
Uang Muka
Bendahara Pengeluaran
Pembantu
Bendahara
Pengeluaran Pembantu
Bendahara Pengeluaran Pejabat Pembuat
Komitmen
Pejabat Penerbit
SPM
Pejabat Penerbit
SPM
Pejabat Pembuat
Komitmen
Pejabat Pembuat
Komitmen
Durasi
2. Diagram Alur
20
MP PENGISIAN UANG PERSEDIAAN (UP)
No Prosedur Periode Otorisator &
Otorisasi
Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan
1
Mulai
2
Pembuatan Surat
Permintaan
Pembayaran (SPP)
UP/TUP
Setelah SPTB
siap
BPP:
-Menyampaikan
SPTB
-Mengajukan/
membuat SPP
UP/TUP
- -Membuat SPP
UP/TUP
1 jam/dokumen SPTB dilengkapi
bukti
Surat
Permohonan SPP
UP/TUP
Membuat SPP
UP/TUP
BPP
Atasan BPP
Dokumen disampaikan ke
Bendahara Pengeluaran
3
Secara periodik Bendahara
-Menghitung jumlah
permintaan
UP/TUP>200jt?
-Memproses
permintaan TUP
-Entry
data/informasi
1 jam/dokumen
1 hari untuk
penyiapan SPP
Membuat SPP
UP/TUP
BP
PPK
BPP
Atasan
langsung
BPP
SPP dan lampiran diserahkan
kepada PPK
4
Setelah SPP
Diterima
Pejabat Pembuat
Komitmen
-Menguji SPP
-Rekomendasi
“Ya/Tidak”
-Menandatangani
SPP
1 jam/SPP
SPP yang di ttd BP
PPK
BPP
Atasan
langsung
BPP
Jika “tidak” dikembangkan ke
BP Jika “Ya”., SPP yang ttd
diserahkan kepada pejabat
penerbit SPM
21
No Prosedur Periode Otorisator &
Otorisasi
Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan
5
Setelah SPP
diterima
Pejabat Penerbit
SPM:
-Pengajuan SPP
-Rekomendasi
“Ya/Tidak”
-Membuat dan ttd
SPM
-Entry
data/informasi
1 jam/SPM SPP yang d ttd BP
PPK
BPP
Atasan
langsung BPP
Jika “tidak”
dikembalikan ke BP.
Jika “Ya”, SPM yang
ttd diserahkan BP untuk
dikirim kepada KPPN
6
Proses penerbitan
SP2D di KPPN
Setelah SPM
diterima
- KPPN/ Bendahara
Umum UTM :
Pemberthuan apakah
SPM diterima /
revisi
SP2D BP
PPK
Atasan PPK
BPP
Atasan
langsung BPP
Jika BLU, SP2D PNBP
diproses oleh
Bendahara Umum
UTM
7
Pembukuan
Pemindahbukuan
Setelah SP2D
diterima
Bendahara
Pengeluaran
- Pembukuan dan
pemindahbukuan
SP2D
Buku kas umum
Buku kas pembantu
BP
PPK & atasan
PPK
BPP
Atasan
langsung BPP
BPP
8
Selesai
22
3. Standar Waktu Penyelesaian
1. SPP-UP diterbitkan oleh PPK dan disampaikan kepada PP-SPM paling lambat 2
(dua) hari kerja setelah diterimanya permintaan UP dari bendahara Pengeluaran
2. Pengujian SPP-UP/TUP sampai dengan penerbitan SPM-UP//TUP oleh PP-SPM
diselesaikan paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPP-UP/TUP beserta
dokumen pendukung diterima secara lengkap dan benar dari PPK
3. Tahap pncairan (Peerbitan SPM) diselesaikan paling lambat 6-7 hari kerja, dengan
rincian sebagai berikut :
a. SPM beserta dokumen pendukung yang dilengkapi dengan ADK SPM
disampaikan kepada KPPN oleh KPA atau pejabat yang ditunjuk paling
lambat 2 (dua) hari kerja setelah SPM diterbitkan.
23
Manual Prosedur
Pengagantian UP (GUP)
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.05
Revisi : Halaman :
1.Prosedur kerja
1. Bendahara pengeluaran mengecek di buku pembantu UYHD bila dana telah habis/
atau pengguna Dana UP telah mencapai 75 % dari Dana UP yang diterima
2. Bendahar pengeluaran menyusin bukti-bukti pengeluaran sesuai kegiatan, sub
kegiatan dan Mata Anggaran Pengeluaran (MAK) masing-masing, serta membuat
konsep SPP-GUP dan SPM-GUP dan membuat rencana penggunaan dengan
melampirkan semua bukti pengeluaran yang bersangkutan
3. Proses dilanjutkan sesuai prosedur kerja pada sub bab 3.2.1 (Pengisian UPA).
24
2 Diagram Alur
5.6 Ganti Uang Persediaan (UP)
Bendahara Pengeluaran
Durasi
Ya
Tidak
2 2 hari
1 2 hari
Mulai
Cek Saldo
Buku Pembantu
UP
Penggunaan
>75 %
2.
Mengumpulkan
SPTB sesuai MAK
Pengisian UP
Selesai
SPTB
(ttd)
Bukti
Pengeluaran
25
No Prosedur Periode Otorisator &
Otorisasi
Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan
1
Mulai
2
Cek Saldo Buku
Pembantu UP
Secara Periodik - Bendahara
- Pengeluaran :
- -Cek Saldo buku
pembantu UP
- -Apakah
penggunaan >75 %
- -Mengumpulkan
SPTB sesuai MAK
- -Verifikasi
1 hari
SPTB
Buku pngeluaran
BP
PPK
Atasan PPK
BPP
Atasan
langsung
BPP
Jika “tidak” maka revisi.
Jika “Ya” maka pengisian
UP
3
Selesai
MP GANTI UANG PERSEDIAAN (GUP)
26
Manual Prosedur
Tambahan UP (TUP)
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.06
Revisi : Halaman :
1. Prosedur Kerja
1. Bendahara pengeluaran menerima permintaan tambahan dana karena adanya pengeluaran
yang sangat besar, yang tidak dapat tertampung dalam mekanisme pembayaran
GUPyang dimintakan, kemudian membuat konsep persetujuan kepada KPPN apabila
k=jumlahnya kurang atau sama dengan Rp. 100.000.000,00 apabila lebih maka
persetujuan di ajukan kepada kantor wilayah perbendaharaan . Selanjutnya konsep surat
ermintaan permintaan persetujuan tambahan uang persediaan disampaikan kepada
pejabat penerbit SPM
2. Pejabat penerbit SPM meneliti, memberi paraf konsep surat permintaan persetujuan
tambahan uang presiden kemudian menyampaikan lkepada pejabat pembuat komitmen
3. Pejabat pembuat komitmen meneliti dan menandatangani surat permintaan persetujuan
tambahan uang persediaan
4. Bendahara pengeluaran mengirimkan surat permintaan persetujuan tambahan uang
persediaan ke KPPN
5. Setelah mendapatkan berita telah ada persetujuan dari KPPN, bendahara pengeluaran
mengambil persetujuan dari KPPN
6. Proses dilanjutkan sesuai prosedur kerja pada subbab 3.2.1 (pengisian UP)
7. Jika pada akhir pelaksanaan kegiatan terdapat sisa dana TUP, maka sisa dana tersebut
harus disetorkan ke atas negara melalui mekanisme sesuai prosedur kerja pada sub bab
3.7.1 (pengembalian ke kas negara)
27
5.7 Permintaan Tambahan UP
Pejabat Pembuat Ko Bendahara Pengeluaran Pejabat Penerbit
SPM
Durasi
1 1 hari
2 1 hari
4 3 hari
6 1 hari
Mulai
1
Pembuatan Surat
Permintaan Persetjuan
TUP
Pembuatan Surat
Permintaan Persetujuan
TUP
Surat
Permintaan
Persetujuan
TUP
2.
Verifikasi Surat
Permintaan
Persetujuan 3.
Tanda Tangan Surat
Permintaan
Persetujuan TUP
Surat
Permintaan
Persetujuan TUP
(ttd) 4.
Kirim Surat permintaan
Persetujuan TUP ke KPPN
5
Persetujuan
TUP
6. Pengisian UP
Ada sisa
Dana TUP
Tidak
Selesai
Ya
7.
Pengambilan ke
Kas Negara
2. Diagram Alur
28
No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
1 Mulai
2 Mengajukan TUP
BPP/Unit
- Mengajukan TUP
Rekening koran BPP Atasa
langsung BPP
Permintaan kepada
Bendahara Pengeluaran
3 Verifikasi dukumen
Setelah diterima
TUP
Bendahara Pengeluaran (BP)
- Verifikasi dokumen
- Rekomendasi “Ya/Tidak”
- Membuat surat persetujuan
TUP dan SPP
- Entry data/informasi
2 jam Surat
permintaan
persetujuan TUP
BP
Atasan langsnu
BP
BPP
Atasan
langsung BPP
Jika “tidak”, dikembalikan
kepada BPP
Jika “Ya” direkomnendasikan
kepada pejabat penerbit SPM
4 Verifikasi Surat
Permintaan
Persetujuan TUP
Setelah diterima
Surat permintaan
persetujuan TUP
Pejabat Penerbit SPM:
-Verifikasi dokumen
- Rekomendasi “Ya/Tidak”
- Membuat SPM
- entry data/informasi
1 jam Surat
permintaan
persetujuan TUP
BP
Atasan langsnu
BP
BPP
Atasan
langsung BPP
Jika “Tidak” dikembalikan
BP
Jika “Ya” direkomendasikan
ke PPK untuk di ttd
5 Tanda tangan surat
permintaan
persetujuan TUP
Setelah diterima
rekomendasi surat
permintaan
persetujuan TUP
PPK:
- Tanda tangan
- Entry data/informasi
3 hari Surat
permintaan
persetujuan TUP
(ttd) dilampiri :
Rincian SPP dan
SPM TUP
PPK
BP
Atasan
langsung BP
BPP Atasan
langsung BPP
Dikirim ke KPPN
6 Penerbitan SP2D KPPN SP2D PPK
BP
Atasan
langsung BP
BPP Atasan
langsung BPP
Dierima oleh BP
7 Register Pengisian Setelah SP2D Bendahara Pengeluaran 2 jam SP2D BP Dana TUP diserahkan ke
MP PERMINTAAN TAMBAHAN UP
29
UP
diterima
Maksimut 1 bulan
-Register8
-Pengisian UP
-entry data/informasi
- verifikasi apakah ada sisa
dana TUP
Daftar isian UP Atasan
langsung
BPP/ pelaksana kegiatan dana
TUP dikembalikan
10 Pertanggung
jawaban TUP
Maksimum 1
bulan
BPP
Menyusun SPTB
Paling
lambat
H-3 hari
aktig
SPTB bukti-
bukti
BP
Atasan
langsung
30
Manual Prosedur
Pembayaran dengan UP
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.07
Revisi : Halaman :
1. Prosedur Kerja
1. Berdasarkan tagihan dan lampiran dari penerima Hak, bendahara pengeluaran membuat
slip pencairan beserta daftar pencairan slip, kemudian meneruskannya kepada atasan
BPP :
a. Daftar pencairan slip ini akan memuat apa saja pembayaran yang dilakukan secara
tunai maupun pemindahbukuan (sesuai kontrak non – LS, sesuai kriteria penggunaan
dana UP
2. Atasan BPP menilai daftar pencairan slip menandatangani slip pencairan bersama BPP
(joint account)
3. Bendahara pengeluaran pembantu menerima dan mencairkan slip ke Bank
4. Bendahara pengeluarkan mempersiapkan kuitansi UP, dan memotongkan pajak atas
tagihan yang kemudian dibuatkan bukti potong PPh/PTN. Bendahara pengeluaran
menyerahkan kuitansi UP kepada pejabat pembuat komitmen.
5. Pejabat pembuat komitmen menandatangani kuitansi UP
6. Bendahatra pengeluaran menyerahkan uang ke penerima hak, memotongkan pajaknya,
dan meminta agar menandatangani kuitansi UP
7. Bendahara pengeluaran membuktikan transaksi di buku kas umum serta buku pembantu
31
2. Diagram Alur
5.8 Pembayaran dengan UP
Pem
bay
aran
Pen
cair
an
Per
siap
an
Pejabat Pembuat
Komitmen
Atasan langsung
BPP
Bendahara Pengeluaran
Pembantu (BPP)
Penerima Hak Durasi
1 1 hari
3 1 hari
5 1 hari
7 1 hari
Mulai
1.
Mempersiapkan
slip pencairan
Daftar
kebutuhan
pencairan
Tagihan dari
penerima hak
2. Verifikasi
daftar pencairan
slip
2a. Tandatangan
slip pencairan
3. Pencairan
uang UP dari
rekening BPP
4.
Mempersiapkan
kuitansi
Kuitansi
(ttd Benda) Bukti potong
PPh, PPN
5. Tandatangan
kuitansi
Kuitansi
(ttd PPK)
6. Pembayaran
kepada penerima
hak
Kuitansi
(ttd Penerima)
7. Pembukuan
Selesai
32
No Prosedur Periode Otorisator &
Otorisasi
Ukuran Waktu Dokumen Akses Keteragan
1
Mulai
2
Penerima hak
melakukan tagihan
Sesuai dengan
skedul RKT
Penerima Hak Diserahkan kepada BPP
3
Mempersiapkan slip
pencairan
Setelah
menerima
tagihan dari
penerima hak
BPP
- Menugaskan
Kasubag
keuangan/staf
memeriksa
dokumen
1 jam/DKP
1 hari untuk
semua DKP
yang masuk
hari ini
Surat tagihan
dilengkapi
proposal/TOR
kegiatan SK
Rektor/dekan/kepala
unit
Atasan
langsung
BPP
Arsip
Jika “Ya” diteruska kepada
atasan langsung.
Jika “tidak” dikembalikan
kepada kepada penerima
Hak
Verifikasi daftar
pencairan slip dan
tandatangan slip
pencairan
Setelah
menerima
daftar
kebutuhan
pencairan
Atasan lansgung BPP
tanda tangan slip
pencairan dengan
memperhatikan
rekomendasi BPP
1 jam Daftar kebutuhan
pencairan (DKP)
rekomendasi
“Ya”/”tidak”
Atasan
lansguung
BPP
Dekan
Slip pencairan yang telah
di ttd diserahkan kepada
BPP
Pencairan uang UP
dari rekening BPP
Setelah
menerima slip
slip pencairan
dari atasan
langsung
BPP menugaskan
Kasubag kwuangan
/Staf mempersiapkan
kuitansi bukti potonh
PPh dan PPN
1 jam Slip pencairan yang
dilengkapi dengan
DKP yang telah
direkomendasikan
Atasan
langsung
BPP
Arsip
Menyerahkan dokumen
kepada bendahara
pengeluaran
Verifikasi rekening
dari BPP (dilanjutkan
ke prosedur/MP
pertanggungjawaban
UP/TUP
Setelah
menerima
dokumen dari
BPP
Bendahara pengeluaran
verifikasi “Ya”/Tidak”
entry data/informasi
1 jam/dokumen
1 hari untuk
semua dokumen
yang masuk
hari ini
Kuitansi (ttd
bendahara) bukti
potong PPh, PPN
DKP yang
direkomendasikan
Atasan
langsung
BPP
BPP
Jika” Ya” diserahkan ke
pejabat pembuat
komitmen.
Jika ”Tidak” dikembalikan
ke BPP
Tandatangan kuitansi Setelah
menerima
Pejabat pembuat
komitmen (PPK)
menandatangani
kuitansi yang telah
direkomendasi
1 hari untuk
semua kuitansi
yang masuk
hari ini
Kuitansi yang di
tandatangani
Pembantu
rektor 2
Diteruskan ke bendahara
pengeluaran untuk
disiapkan
MP PEMBAYARAN DENGAN UP
33
No Prosedur Periode Otorisator & Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keteragan
1
Mulai Pencairan
2
Menyiapkan
pembayaran
Setelah
menerima
kuitansi yang
di ttd PPK
Bendahara
pengeluaran
-menyipakna
pencairan
-entry informasi
pencairran
-pemberitahuan
1 hari untuk
semua kuitansi
yang di ttd dan
diteriam hari ini
Dana / dokumen
transfer
Pembantu rektor
2
PPK
Bendahara
Pengeluaran
BPP
Dibayarkan kepada BPP
atau langsing kepada
penerima hak
3
Pembayaran dan
pembukuan
Setelah
menerima
bukti transfer
dana
BPP/bendahara Unit
- Membayarkan
kepada penerima
Hak
- Pemberitahuan
kepada penerima
hak
- Pembukuan
1 hari Bukti transfer Atasan langsung
BPP
BPP
Dekan/Pimpinan
unit
Selesai
34
Manual Prosedur
Pertanggung jawaban Dana UP/TUP
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.08
Revisi : Halaman :
1. Prosedur Kerja
1. Bendahara pengeluaran pembantu mengumpulkan bukti-bukti transaksi selama
pelaksanaan kegiatan dan membuat SPTB. Dalam pengumpulan bukti
mengoptimalkan ketua dan bendahara kegiatan, kasub bag keuangan dan staf
pembuku. SPTB beserta lampiran diserahkan kepada penerima berkas
2. Penerima berkas membuatkan tanda terima penerimaan berkas kepada BPP. Pencairan
berkas kemudian menyerahkan berkas kepada pembantu pejabat pembuat komitmen
(pembantu staff pengelola RM atau PNBP) sesuai dengan sumber dana kegiatan
3. Pembantu staf pengelola RM atau PNBP melakukan verifikasi terhadap kebenaran
berkas, kemudian meneruskan kepada staf pengelola RM atau PNBP.
4. Staf pengelola RM atau PNBP melkaukan validasi terhadap kebenaran berkas
kemudian meneruskan kepada bendahara pengeluaran
5. Bendahara pengeluaran melakukan transaksi di buku kas umum serta buku pembantu
35
5.9 Pertanggungjawaban Dana UP/PT
Bendahara
Pengeluaran
Pembantu
Penerima Berkas Pembantu
PPK
(Pembantu
Staf
Pengelola
RM)
Pembantu PPK
(Pembantu Staf
Pengelola
PNBP)
Pembantu PPK
(Staf Pengelola
RM)
Pembantu PPK
(Staf Pengelola
PNBP)
Bendahara
Pengeluaran
Durasi
1 7 hari
2 1 jam
2 1 jam
4 1 jam
5 1 jam
Mulai
5.8
Pembayaran dengan
UP
Mengumpulkan
buktibukti membuat
SPTB
2.
Sumber
Dana
3.
Verifikasi
3.
Verifikasi
4.
Validasi
4.
Validasi
5.
Pembuktian
Selesai
PNBP
RM
2. Diagram ALur
36
No Prosedur Periode Otorisator&Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
1 Mulai
2 Pembayaran denagn UP
Setelah UP
diterima
BPP melakukan
pembayaran dengan
UP:
- Sesuai
dengan akun
dan kegiatan
dalam PO
Dipa
3 Mengumpulkan bukti
dan membuat SPTB
Persiapan
kegiatan, saat
kegiatan,
setelah
kegiatan
BPP sebagai
pembuat. Dalam
pengumpulan bukti
mengoptimalkan
ketua dan bendahara
kegiatan, kasubag
keuangan dan staf
pembeku
Maksimal 7
hari setelah
kegiatan
SPTB
dilampiri
bukti-bukti
transasksi
yang valid dan
andal
Pembantu
Dekan 2
BPP
Menyerahkan
dokumen
kepada
penerima
berkas.
Memperoleh
tanda terima
penerimaan
berkas
4
Penerima Berkas:
-Menerima berkas
Memberi tanda
terima
Entry data
1 jam/ SPTB SPTB dan
lampiran bukti
Tanda terima
Ka BAUK
Pembantu
Dekan 2
BPP
Menyerahkan
dokumen
kepada
pembantu PPK
5
Pembantu PPK
(pembuat staf
A jam/ SPTB
1 hari untuk
Rekomendasi
“Ya/Tidak"
Ka BAUK
Jika “Ya”
maka
3.8.2 Diagram Alur
MP PERTANGGUNGJAWABAN DANA UP/TUP
37
pengelola
RM/PNBP)
-Verifikasi berkas
Rekomnedasi
“Ya/Tidak”
-entry dan informasi
rekomendasi “
Ya/Tidak”
semua SPTB
yang masuk
hari ini
Pembantu
Dekan 2
BPP
dokumen
diteruskan
kepada
pembantu PPK
(staf pengelola
RM/PNBP
Selesai
38
Manual Prosedur
Setoran ke Kas Negara
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.09
Revisi : Halaman :
1.Prosedur Kerja
1. Bendahara Penerimaan menerima bukti transfer (salinan slip) atau salinan
rekening koran dari bank
2. Bendahara penerima melakukan verifikasi transfer rekening rektor
3. Bendahara penerima membuat dokumen SSBP (Surat Setoran Bukan Pajak),
kemudian diteruskan kepada Supervisor
4. Supervisor bendahara penerimaan mememriksa dokumen SSBP dan
menandatanganinya. Supervispr kemudian menyerahkan kembali dokumen SSBP
kepada bendahara penerimaan
5. Bendahara penerimaan memproses pemindahbukuan dari rekening rektor ke
rekening kas negara, kemudian membawa SSBP beserta bukti pemindahbukuan ke
kantor pos atau Bank Persepsi.
6. Bendahara penerimaan menerima kembali SSBP lembar ke-1 dan 3 yang telah
ditandatangani dan diberi cap oleh petugas, serta diberi NTPN (Nomor Transaksi
Penerima Negara). Berkas berkas ini sebagai Bukti Penerimaan Negara (BPN)
7. Bendahara penerimaan membukukan BPN kedalam Buku Kas Umum.
39
2. Diagram Alur
5.10 Setoran ke Kas Negara (PNBP)
Bendahara Penerimaan Supervisor Bendahara
Penerimaan
Rektor Durasi
1 1 jami
2 1 hari
4 1 hari
5 1 Jam
6 1 hari
7 1 Jam
8 1 Jam
Mulai
1. Verifikasi
Rekening Rektor
2. Pembuatan LPJ
4. Pembuatan SSBP
SSPB
5. Pembuatan Cek
Cek
7.
Pemindahbukuan ke
Kas Negara
8.
Pembukuan
Selesai
3. Saldo
Valid?
Ya
Tidak
6. Tanda tangan cek
Cek
(ttd Rektor)
40
MP PENYETORAN KE KAS NEGARA (SSBP)
No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
1 Verifikasi rekening
bendahara penerimaan
Setiap bulan
setiap tanggal 5
Bendahara
penerimaan
1 jam Rekening
Koran
Ka BAUK,
Bendahara
Penerimaan
Copy rekening koran diserahkan
ke BAUK untuk di validsai
2 Penyusunan LPJ
bendahara penerimaan
Setiap bulan
setiap tanggal 5
Bendahara
penerimaan
1 hari Dok LPJ
Bendahara
penerimaan
Bendahara
penerimaan,
Kasubag Keuangan,
Kabag Keuangan,
Ka BAUK, PR II
dan Rektor
Dok LPJ diserahkan ke BAUK
untuk di validasi (jika terdapat
saldo yang disetujui di setor
dibuatkan SSBP)
3 Pembuatan SSBP 1 hari setelah
ada persetujuan
penyetoran dari
atasan langsung
bendahara
penerimaan
Bendahara
penerimaan
1 hari Berita acara
penyetoran ke
kas Negara &
Dokumen
SSBP
Kasubag Keuangan,
Kabag Keuangan,
Ka BAUK, PR II
dan Rektor
Berita acara diverifikasi kasubag
keunagan, divalidasi Kabag
Keuangan, ditandatangani
ka.BAUK disetujui PR II. Dok
SSBP dilampirkan dalam BA
diserahkan ke Rektor.
4 Permohonan pencairan
Rek Bendahara
penerimaan untuk
penyetoran ke kas
negara
1 hari setelah
dokumen BA &
SSBP diterima
bendahara
penerimaan
Bendahara
penerimaan
1 hari Cek berita
acara & SSBP
Bendahara
Penerimaan dan
Kasubag Keuangan
Rektor mennadatangani Cek
penyetoran dari rekening
bendahara Penerimaan
5 Penyetoran ke kas
Negara
Setelah cek
ditandatangani
rektor
Bendahara
penerimaan
1 hari Bukti
penyetoran dan
SSBP yang
sudah di
validasi Bank
Bendahara
Penerimaan dan
Kasubag Keuangan
SSBP diserhakan ke Bank untuk
penyetoran ke kas Negara
6 Pencatatan SSBP dalam
BKU bendahara
penerimaan
1 hari setelah
penyetoran ke
Kas Negara
Bendahara
penerimaan
1 jam BKU
MP PENYETORAN KE KAS NEGARA (SSBP)
41
Manual Prosedur
Pengembalian ke Kas Negara
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.10
Revisi : Halaman :
1.Prosedur Kerja
1. Bendahara pengeluraan membuat dokumen SSBP (Surat Setoran Pengembalian
Belanja)
2. Bendahara pengeluaran menandatangani dokumen SSPB
3. Bendahhara pengeluaran memroses pemindahbukuan dari rekening Rektor ke
rekening Kas Negara, kemudian membawa SSPB beserta bukti pemindahbukuan ke
kantor Pos atau Bank Persepsi
2. Bendahar pengeluaran menerima kembali SSBP lembar ke 1 dan 3 yang telah
ditandatangani dan diberi cap oleh petugas, serta diberi NTPN (Nomor Transaksi
Penerimaan Negara). Berrkas berkas ini sebagai Bukti Penerimaan Negara (BPN)
3. Bendahara pengeluaran membukukan BPN kedalam Buku Kas Umum
42
2 Diagram Alur
5.11 Pengembalian ke Kas Negara
Bendahara Pengeluaran Bendahara Pengeluaran Durasi
1 1 hari
2 2 hari
3 1 hari
4 1 jam
5 1 hari
6 1 Jam
Mulai
1.
Melaporkan kelebihan
realisasi belanja
Lampiran
Surat Pemebritahuan
kelebihan realisasi
belnaja
2.
Verifikasi dan
Laporan
Berita acara
Verifikasi
4.
Pembuatan SSPB
SSPB
3. Setoran dana ke
Bendahara
Pengeluaran
Tanda Terima
5.
Pemindahbukuan ke
Kas Negara
6. Pembukuan
Selesai
43
MP PENGEMBALIAN KE KAS NEGARA (SSPB)
No Prosedur Periode Otorisasi Ukuran
Waktu
Dokumen Akses Keterangan
1 Untuk melaporkan
kelebihan atas belanja
yang sudah
direalisasikan ke
bendahara penegluaran
Setiap terjadi
kelebihan
realisasi belanja
BPP 1 jam Surat
pemeberitahua
n kelebihan
realisasi
belanja
BPP dan bendahara
pengeluaran
2 Verifikasi laporan
kelebihan realisasi
belanja unit
1 hari setelah
mendapat
pemberitahuan
dari BPP
Bendahara
penerimaan
2 hari Berita acar
verifikasi
BPP, atasan
langsung BPP dan
Bendahara
Pengeluaran, PPK
3 Penyetoran dana
kelebihan belanja ke
bendahara pengeluaran
1 hari setelah
BA verifikasi
diterima BPP
BPP 1 hari Tanda terima
dari bendahara
pengeluaran
BPP, atasan
langsung BPP,
Bendahara
Pengeluaran, PPK
Pengembalian dengan nilai
dibawah 10 juta dalam bentuk
tunai, dan lebih dari 10 juta
ditransfer ke rekening Bendahara
pengeluaran
4 Pembuatan SSBP 1 hari setelah
dana diterima
Bendahara
pengeluaran
1 jam BA penyetoran
SSPB & Dok
SSPB
Bendahara
Pengeluaran, PPK
Penyetoran di atas 10 juta harus
dilakukan penandatanganan bukti
pencairan Rek Bendahara
Pengeluaran oleh PPK
5 Penyetoran ke kas
Negara
Setelah Dok
SSPB dibuat &
BA
ditandatangani
PPK
Bendahara
pengeluaran
1hari Bukti
penyetoran dan
SSBP yang
sudah di
validasi Bank
Bendahara
Pengeluaran, PPK
Copy SSPB diserahkan ke unit
6 Pencatatan SSBP dalam
BKU bendahara
pegeluaran
1 hari setelah
penyetoran ke
kas Negara
Bendahara
pengeluaran
1 jam BKU Bendahara
Pengeluaran &
Kasubag Keuangan
44
Manual Prosedur
Pengajuan & Pencairan Dana (RM / PNBP)
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.11
Revisi : Halaman :
A. Tujuan
1, untuk menertibkan proses pengajuan pencairan dana dari program studi atau unit kegiatan di
Fakultas Pertanian
B. Ruang Lingkup Pekerjaan
Kegiatan ini dimulai sejak unit kegiatan ataupun program studi mengajukan surat permintaan
pencairan berupa LPJ kegiatan hingga mendapat disposisi dan PBP mencairkan dana yang
diajukan
C. Definisi
Pencairan dana adalah proses pengajuan dana kegiatan yang telah dilaksanakan oleh program
studi ataupun unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian dengan menyerahkan surat
permohonan dan laporan pertanggung jawaban pelaksanaan kegiatan
D. Referensi
MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura
E. Uraian Prosedur
No Sub Kegiatan
Langkah-langkah
pelaksanaan
Penanggung jawab/
unit kerja Hasil Waktu
1 Persiapan a. Membuat surat pengajuan
LPJ
b. Menyerahkan surat
pengajuan
Fakultas /Prodi
Fakultas / Prodi
Surat
Surat
15 meit
1 menit
2 Pelaksanaan a. Menerima surat pengajuan
b. Mencatat surat & memberi
lembar disposisi
c. Menyerahkan surat
pengajuan kpd Dekan
d. Menerima surat pengajuan
e. Mendisposisi surat ke PD II
f. Menerima surat disposisi
g. Menyerahkan disposisi ke
Kabag
h. Menerima disposisi utk
ditindaklanjuti
i. Menyerahkan disposisi kpd
Kasubbag
j. Menerima disposisi utk
diproses
k. Memverifiasi LPJ
l. Menyerahkan disposisi ke
BPP
Sekretaris Dekanat
Sekretaris Dekanat
Sekretaris DEkanat
Dekan
Dekan
PD II
PD II
Kabag
Kabag
Kasubbag
Kasubbag
Kasubbag
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
Surat
LPJ
LPJ
Surat &
LPJ
SPTB
1 menit
5 menit
2 menit
1 menit
3 menit
1 menit
3 menit
1 menit
3 menit
1 menit
10 menit
1 menit
45
m. Menerima surat disposisi
LPJ
n. Membuat SPTB
o. Menandatangani SPTB
p. Menyerahkan SPTB ke
BAUK
q. Menindaklanjuti pengajuan
pencairan
r. Memberitahukan ke
Fakultas pencairan sdh cair
s. Menyiapkan tanda terima
dana
t. Menandatangani slip
pengambilan pencairan dana
u. Mengarsip berkas pengajuan
dan pencairan dana
BPP
BPP
BPP, Kasubbag,
Kabag
BPP
BAUK
BAUK
BPP
BPP, Kasubbag,
Kabag, Prodi
BPP
SPTB
SPTB
Slip
Pencairan
Surat
Slip
penciran
Slip
Pencairan
Arsip
1 menit
30 menit
5 menit
15 menit
10 menit
5 menit
3 menit
46
F. Bagan Alur Uraian Prosedur
PRODI/FAKULTAS SEKRETARIS
DEKANAT
DEKAN PD II KABAG
KASUBBAG
KEUANGAN
BPP BAUK
Menerima
surat
pengajuan
Mencatat
dan
memberi
lembar
disposisi
surat kpd
Dekan
Meneri
ma
surat
pengaju
an
Mendispo
sisi surat
ke PD II
Menerima
surat
disposisi
Menyerah
kan
disposisi
ke Kabag
Menerima
disposisi
utk
ditindakla
njuti
Menyera
hkan
disposisi
kpd
Kasubbag
Menerima
disposisi
utk
diproses
Menyerah
kan
disposisi
ke BPP
Menerim
a surat
disposisi
LPJ
Memverifi
kasi LPJ
Membuat
SPTB
Menyerahkan
SPTB ke BAUK
Mulai
Membuat
surat
pengajuan
LPJ
Menyerah
kan syrat
Pengajuan
Menindakl
anjuti
pengajuan
pencairan
Memberit
ahukan
ke
Fakultas
pencairan
sdh cair
Menandatanganin Slip
pengambilan pencairan Dana
Menyiapkan
tanda
Terima dana
Menandata
ngani anda
Terima
Dana
Mengarsip berkas
pengajuan dan
pencairan dana
Menyerah
kan surat
pengajuan
kpd Dekan
Menandatangani SPTB
47
Manual Prosedur
Pembagian Pagu DIPA Fakultas Pertanian
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.12
Revisi : Halaman :
A. Tujuan
Untuk menertibkan proses pembagian alokasi dana DIPA dari program studi atau unit kegiatan di
Fakultas Pertanian
B. Ruang Lingkup Pekerjaan
Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas menetapkan jumlah besaran dana DIPA yang
diperuntukkan pada Fakultas Pertanian untuk satu tahun anggaran berjalan, kemudian pihak PD II
mengundang para Ketua Program Studi dan unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk
rapat membicarakan proses pembagian dana DIPA yang akan dikelola oleh masing-masing unit
C. Definisi
Pembagian pagu didefinisikan sebagai proses penetapan jumlah besaran dana DIPA yang akan
dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program
Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya
untuk satu tahun anggaran.
D. Referensi
MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura
E. Uraian Prosedur
No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan
Penanggung jawab/
unit kerja Hasil Waktu
1 Persiapan a. Penetapan Dipa oleh
Universitas
b. Membuat undangan rapat
kepada semua ketua program
studi dan unit kegiatan
Universitas
Fakultas / Prodi
Surat
Surat
2 Pelaksanaan a. Rapat koordinasi antara pihak
Fakultas dengan semua Ketua
Program Studi dan Unit
Kegiatan
b. Melakukan pembagian alikasi
dana DIPA sesuai ketentuan
yang telah baku.
c. Pengisian Alokasi DIPA oleh
Fakultas dan Prodi
d. Kompilasi DIPA Fakultas dan
Prodi
e. Menyerahkan RAB DIPA FP
ke Universitas untuk disahkan
Dekan dan PD II
Fakultas/Prodi dan
Unit kegiatan FP
Fakultas/Prodi dan
Unit kegiatan FP
PD II
PD II
Notulensi
Rancangan
RAB
Rancangan
RAB
RAB FP
48
F. Diagram Alir
MP. PEMBAGIAN PAGU DIPA FAKULTAS PERTANIAN
Penetapan pagu DIPA masing-masing Prodi berdasarkan
Universitas menetapkan alokasi DIPA untuk Fakultas Pertanian
Rapat koordinasi pembagian DIPA fakultas dan Program Studi
Operasional fakultas
(30 %) Operasional Program Studi
Fakultas Pertanian (70 %)
Penetapan pagu DIPA masing-
masing Prodi berdasarkan data :
- Jumlah mahasiswa
- Jumlah laboratorium
- Jumlah praktikum
Pengisian DIPA oleh Fakultas dan masing-masing Program Studi
Kompilasi DIPA fakultas dan
Program studi
DIPA FP
`disetorkan ke Universitas untuk
disahkan
49
Manual Prosedur
Evaluasi Serapan DIPA
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.13
Revisi : Halaman :
A. Tujuan
Untuk pedoman pelaksanaan evaluasi serapan DIPA Fakultas Pertanian UTM
B. Ruang Lingkup Pekerjaan
Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas mengesahkan PO DIPA UTM yang di dalamnya
terdapat juga PO Fakultas Pertanian. Masing-masing unit diharapkan mengecek ulang PO DIPA
tersebut dan segera mengajukan revisi jika ada kesalahan atau ada tambahan kegiatan unit.
Setelah itu masing-masing unit melakukan kegiatan dengan menyerap dana DIPA. Penggunaan
dan serapan dana DIPA ini dievaluasi secara berkala oleh Fakultas Pertanian.
C. Definisi
Evaluasi serapan DIPA didefinisikan sebagai proses evaluasi berkala dari serapan dana DIPA
yang dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh
program Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan
operasionalnya untuk satu tahun anggaran.
D. Referensi
MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura
E. Uraian Prosedur
No Sub
Kegiatan
Langkah-langkah pelaksanaan
Penanggung jawab/
unit kerja Hasil Waktu
1 Persiapan c. Penetapan Dipa oleh Universitas
d. Membuat undangan rapat kepada
semua ketua program studi dan
unit kegiatan
Universitas
Fakultas / Prodi
Surat
Surat
2 Pelaksanaan f. Rapat koordinasi antara pihak
Fakultas dengan semua Ketua
Program Studi dan Unit Kegiatan
g. Melakukan pelaporan serapan dana
DIPA masing-masing unit.
h. Evaluasi serapan dilakukan 4 bulan
sekali
i. Kompilasi serapan DIPA Fakultas
dan Prodi
j. Evaluasi kendala
k. Tindakan perbaikan untuk
melaksanakan kegiatan sesuai
dengan jadwal kegiatan dan jadwal
serapan anggaran
Dekan dan PD II
Fakultas/Prodi dan
Unit kegiatan FP
Fakultas/Prodi dan
Unit kegiatan FP
PD II
Fakultas/Prodi dan
Unit kegiatan FP
Fakultas/Prodi dan
Unit kegiatan FP
Notulensi
Serapan dana,
Laporan
Kegiatan
Serapan dana,
Laporan
Kegiatan
Laporan
kendala
Rencana
tindak lanjut
50
Manual Prosedur
Pengalokasian DIPA FP dalam Kegiatan
Kode :
MP.FP.UTM-2.1.14
Revisi : Halaman :
A. Tujuan
Untuk menertibkan proses pembagian alokasi dana DIPA dari program studi atau unit kegiatan di
Fakultas Pertanian menjadi bentuk kegiatan dan jumlah dananya.
B. Ruang Lingkup Pekerjaan
Kegiatan ini dimulai sejak pihak Universitas menetapkan jumlah besaran dana DIPA yang
diperuntukkan pada Fakultas Pertanian untuk satu tahun anggaran berjalan, kemudian pihak PD II
mengundang para Ketua Program Studi dan unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk
rapat membicarakan proses pembagian dana DIPA yang akan dikelola oleh masing-masing unit.
C. Definisi
Pembagian pagu didefinisikan sebagai proses penetapan jumlah besaran dana DIPA yang akan
dikelola oleh pihak Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasional Fakultas dan oleh program
Studi serta oleh unit kegiatan di lingkungan Fakultas Pertanian untuk kegiatan operasionalnya
untuk satu tahun anggaran. Pengalokasian DIPA harus disesuaikan dengan aturan baku, minimal
terdapat kegiatan: pengajaran, praktikum, penjaminan mutu, peningkatan penelitian dan
pengabdian, peningkatan kerjasama, rapat rutin, pengelolaan jurnal.
D. Referensi
MP keuangan Universitas Trunojoyo Madura
E. Uraian Prosedur
No Sub Kegiatan Langkah-langkah pelaksanaan
Penanggung jawab/
unit kerja Hasil Waktu
1 Persiapan a. Penetapan Dipa oleh
Universitas
b. Membuat undangan rapat
kepada semua ketua program
studi dan unit kegiatan
Universitas
Fakultas / Prodi
Surat
Surat
2 Pelaksanaan a. Rapat koordinasi antara pihak
Fakultas dengan semua Ketua
Program Studi dan Unit
Kegiatan
b. Melakukan pembagian alokasi
dana DIPA sesuai ketentuan
yang telah baku, minimal
terdapat kegiatan: pengajaran,
praktikum, penjaminan mutu,
peningkatan penelitian dan
pengabdian, peningkatan
kerjasama, rapat rutin, tracer
study, pengelolaan jurnal.
Dekan dan PD II
Fakultas/Prodi dan
Unit kegiatan FP
Notulensi
Rancangan
RAB
51
c. Pengisian Alokasi DIPA oleh
Fakultas dan Prodi
d. Kompilasi DIPA Fakultas dan
Prodi
e. Menyerahkan RAB DIPA FP
ke Universitas untuk disahkan
Fakultas/Prodi dan
Unit kegiatan FP
PD II
PD II
Rancangan
RAB
RAB FP
Top Related