MANUAL PROSEDUR MANUAL MUTU - dipl-keu.usu.ac.iddipl-keu.usu.ac.id/images/gkm/MANUAL_MUTU.pdfgugus...

GUGUS KENDALI MUTU

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

OKTOBER 2017

Nomor

dokumen :MP-GKM-SEK-FEB-4-03

Tanggal terbit edisi : 23 Oktober 2017

Status Revisi : 02

Direvisi Oleh

: Tim GKM D III

Kesekretariatan

MANUAL PROSEDURProsedur: [Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen]

MANUAL MUTU

Nomor dokumen :MM-GKM-KEU-FEB-1-00

Tanggal terbit edisi : 03 September 2018

Status Revisi : 05

Direvisi Oleh : Tim GKM Program Studi D III Keuangan

Diperiksa dan disetujui oleh : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, MSi

Disahkan oleh : Prof. Dr. Ramli, MS

GUGUS KENDALI MUTU

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KEUANGAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARASEPTEMBER 2018

MANUAL MUTUNo. Dokumen : MM-GKM-KEU-FEB-1-00Revisi : 05Tanggal terbit : 03 September 2018Halaman : 1-64

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI........................................................................................................................................1PENYUSUN.........................................................................................................................................3CATATAN PERUBAHAN...................................................................................................................4

I. PENDAHULUAN.....................................................................................................................5

1.1 PENGERTIAN5

1.2 TUJUAN SMM PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 KEUANGAN6

1.3 RUANG LINGKUP PENERAPAN7

II. KEBIJAKAN MUTU (QUALITY POLICY) PRODI DIPLOMA 3 KEUANGAN.................8

2.1 KEBIJAKAN UMUM8

2.2 TUJUAN MUTU10

2.3 STANDAR MUTU11

III. SISTEM MANAJEMEN MUTU...............................................................................................54

3.1 KETENTUAN UMUM54

3.2 SISTEM DOKUMENTASI54

3.3 PENGENDALIAN DOKUMEN54

3.4 PENGENDALIAN RECORD55

IV. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN.....................................................................................56

4.1 PEMENUHAN PERSYARATAN PELANGGAN (STAKEHOLDER)56

4.2 PERENCANAAN56

4.2.1 PROSES USAHA/BISNIS56

1


4.2.2 ORGANISASI56

4.3 KOMUNIKASI57

4.4 EFEKTIVITAS SISTEM MANAJEMEN57

4.4.1 AUDIT MUTU INTERNAL57

4.4.2 MANAJEMEN REPRESENTATIF57

4.4.3 TINJAUAN MANAJEMEN57

4.5 KOMITMEN TERHADAP PERBAIKAN BERKELANJUTAN58

V. SUMBER DAYA..............................................................................................................58

5.1 KETENTUAN UMUM58

5.3 PENILAIAN KINERJA58

5.4 PELATIHAN58

5.5 PRASARANA DAN LINGKUNGAN KERJA58

VI. MANAJEMEN PROSES................................................................................................58

6.1 PROSES UTAMA REALISASI POKOK58

6.1.1 PENDATAAN MAHASISWA BARU60

6.1.2 PERWALIAN61

6.1.3 PERKULIAHAN61

6.1.4 UJIAN62

6.1.5 KARTU HASIL STUDI DAN TRANSKIP62

6.1.6 TUGAS AKHIR63

6.1.7 PENDATAAN ALUMNI63

6.1.8 KURIKULUM63

2


6.1.9 SURVEI KEPUASAN PELANGGAN63

DAFTAR RUJUKAN...............................................................................................................65

3


LEMBAR PENGESAHAN

Disiapkan Oleh

Nama JabatanTandaTangan

Tanggal

Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, MSi

Ketua GKM

Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA

Sekr. GKM

Arif Qaedi Hutagalung, SE, M.Si Anggota

Disahkan oleh

Nama JabatanTandaTangan

Tanggal

Prof. Dr. Ramli, SE., MS Dekan

DAFTAR DISTRIBUSI

No

Penerima JabatanTandaTangan

Tanggal

1. Fakultas Ekonomi dan BisnisDekan

Wakil Dekan I

Wakil Dekan II

Wakil Dekan III

2. Program Studi D III Keuangan

Ka. Laboratorium Keuangan

Wakil Dekan I

Wakil Dekan II

4


CATATAN PERUBAHAN

Revisi ke Tanggal Halaman Paragraf AlasanDisahkan oleh

Fungsi/Jabatan

TandaTangan

04 03 Januari 2017

5-64 Kesesuaian dengan kebutuhan

Prof. Dr. Ramli, MS

Dekan FEB USU

05 03 September2018

5-64 Kesesuaian dengan kebutuhan

Prof. Dr. Ramli, MS

Dekan FEB USU

5


BAB IPENDAHULUAN

Dalam upaya melaksanakan kebijakan normatif Senat Akademik USU, KebijakanUmum Pengembangan USU dari Majelis Wali Amanat, dan Dewan Pertimbangan Fakultas,maka Pimpinan Fakultas dan Departemen melaksanakan kebijakan operasional yang padadasarnya melaksanakan suatu transforrnasi kelembagaan guna meningkatkan kemampuaninstitusi untuk menjawab tantangan yang berkembang di masyarakat secara tepat dan cepat.Transformasi kelembagaan diarahkan untuk mewujudkan academic excellence,kesejahteraan, dan kepeloporan dalam masyarakat. Selain itu, penyempurnaankelembagaan dengan tujuan utama untuk menjamin tercapainya sasaran-sasaran yang telahdigariskan, melalui penerapan prinsip-prinsip good corporate governance. Proses peralihanini dilaksanakan melalui proses transisi secara baik dan benar, yang dilandasi dengankesadaran kehidupan berkomunitas yang kuat, dan dengan upaya yang berkelanjutan untukmenyelaraskan aspirasi tentang masa depan. Sehingga, berbagai hambatan dalam prosestransformasi kelembagaan ini diharapkan dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan.

Secara singkat, Pimpinan Fakultas dan Prodi telah melaksanakan upaya-upaya untukmenumbuhkan organisasi yang sehat, berdasarkan kebijakan normatif serta kebijakanumum pengembangan Fakultas seperti yang didefinisikan DIKTI dalam Higher EducationLong Term-Strategy (HELTS) 2003-2010 (a healthy organization is characterized by itsability to flourish academic freedom, highly value innovation and creativity. empowerindividuals to share knowledge and work), agar kegiatan-kegiatan Tri Dharma PerguruanTinggi dapat terlaksana dengan baik, sesuai dengan harapan.Berdasarkan kebijakan normatif yang telah diturunkan oleh Senat Akademik-USU, sertaKebijakan Umum Majelis Wali Amanat, kebijakan operasional Pimpinan USU serta DPFsemuanya searah dengan strategi jangka panjang pengembangan universitas yang telahdigariskan oleh Dirjen DIKTI, yang menekankan pentingnya otonomi institusi yangberlandaskan kepada akuntabilitas, evaluasi, dan akreditasi serta bermuara pada tujuanakhir peningkatan kualitas secara berkelanjutan, untuk menghasilkan lulusan, ilmupengetahuan, teknologi, dan tata nilai seperti yang diharapkan stakeholders, sertamemperoleh akreditasi secara internasional, dengan landasan operasional suatu organisasiyang sehat.

Dengan demikian, untuk menjamin terlaksananya kebijakan normatif dan kebijakanumum pengembangan Fakultas tersebut perlu disusun program Sistem Manajemen MutuDepartemen yang memberikan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) dan PengendalianMutu (Quality Control), yang akan menjadi rambu-rambu operasional bagi seluruh sivitasakademika Prodi Keuangan dalam melaksanakan tugasnya.

1.1. PENGERTIANBuku Manual Sistem Manajemen Mutu Prodi yang selanjutnya disebut Manual

Mutu (MM) merupakan kerangka dasar yang digunakan oleh Prodi Keuangan dalammenyusun dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu Departemen. Pengertian mutu secaraumum adalah kesesuaian dengan standar (Crosby, 1986), kesesuaian dengan harapanstakeholder (Green, 1994), atau pemenuhan janji yang telah diberikan. Mutu pendidikan diProdi Diploma 3 Keuangan FEB USU dimengerti sebagai pencapaian tujuan pendidikan

6


dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standarakademik. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses, dan keluaran sertanilai dan derajat kebaikan, keutamaan, dan kesempurnaan.

Mutu Pendidikan di Prodi Keuangan Diploma 3 FEB USU bersifat proaktif dalamarti bahwa lulusan Prodi Keuangan Diploma 3 FEB USU mampu secara terus-menerusmenyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta realitas sosial-budayayang terus berkembang secara dinamis. Mutu pendidikan di Prodi Keuangan Diploma 3FEB USU juga mencakup aspek pelayanan administratif, sarana, prasarana, organisasi danmanajemen yang dapat memenuhi harapan sivitas akademika dan masyarakat (baik orangtua mahasiswa, pengguna lulusan, maupun masyarakat luas.Sistem penjaminan mutu akademik di Prodi Keuangan Diploma 3 FEB USU dirancang dandilaksanakan untuk dapat menjamin mutu gelar akademik yang diberikan. Hal ini berartibahwa sistem penjaminan mutu harus dapat menjamin bahwa lulusan akan memilikikompetensi yang ditetapkan dalam Spesifikasi Program Studi. Dengan demikian Fakultasjuga menjamin mahasiswa akan memperoleh pengalaman belajar seperti yang dijanjikan didalam spesifikasi departemen/program studi.

1.2. TUJUAN SMM PRODI D3 KEUANGANSistem manajemen mutu (SMM) akademik di Prodi Diploma 3 Keuangan FEB

Universitas Sumatera Utara dilaksanakan pada tingkat departemen serta unit penunjanglainnya, sesuai Buku Pedoman Sistem Manajemen Mutu Prodi Diploma 3 Keuangan FEBUSU, yang di dalamnya berisi Kebijakan Mutu, Organisasi, tanggung jawab danwewenang, Manual Mutu Akademik, serta Manual Prosedur. Pada tingkat fakultas dirumuskan kebijakan akademik fakultas, standar akademik fakultas,dan buku Manual Mutu akademik fakultas serta dilakukan audit mutu akademikdepartemen/program studi. Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusandan spesifikasi program studi serta dilakukan evaluasi diri. Dengan cara yang sama jugaberlaku pada unit penunjang lainnya, misalnya Lembaga Penelitian dan Pengabdian PadaMasyarakat, Perpustakaan dan Sistem Informasi, Puskom, dan lain lain.Menggunakan instrumen tersebut di atas, dan instrumen lain yang ada pada level fakultas,departemen/program studi, dan unit penunjang, SMM Prodi Diploma 3 Keuangan FEBUSU dirancang dengan tujuan:

1. Membantu pencapaian Visi dan Misi Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU2. Menjamin kepatuhan seluruh perangkat kelembagaan Prodi Diploma 3 Keuangan

FEB USU dalam penjaminan mutu pendidikan, penelitian, dan pelayanan pada masyarakat.

3. Menjamin kepastian bahwa lulusan Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU memiliki kompetensi yang sesuai dengan standar yang ditetapkan

4. Menjamin kepastian bahwa setiap mahasiswa mendapat pengalaman belajar sesuaidengan spesifikasi program studi yang diikutinya.

7


5. Menjamin relevansi antara program pendidikan dan tuntutan / kebutuhan stakeholders.

6. Memfasilitasi dan mengoordinasikan tindakan perbaikan mutu berkelanjutan pada semua tingkatan di Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU.

1.3. RUANG LINGKUP PENERAPAN

8


Ruang lingkup proses penerapan Sistem Manajemen Mutu di Prodi Diploma 3 KeuanganFEB USU meliputi Departemen/Program Studi serta bagian-bagian lain yang mendukungproses realisasi pencampaian di atas tersebut yaitu laboratorium, lembaga penelitian dankajian ekonomi.2. KEBIJAKAN MUTU (QUALITY POLICY) PRODI D3KEUANGAN FEB USU

2.1. KEBIJAKAN UMUM

2.1.1. Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU didirikan dengan mengemban tugas, antaralain, adalah :

a.Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang bermoral, yangmemiliki kemampuan akademik, profesi dan vokasi yang dapat menerapkan,mengembangkan dan/atau memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologidan/atau kesenian;

b.Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan/ataukesenian, khususnya yang berbasis kerjasama industri dalam arti luas, sertamengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakatdan memperkaya kebudayaan nasional;

c. Mendukung pembangunan masyarakat madani yang demokratis dengan berperansebagai kekuatan moral yang mandiri;

d.Mencapai keunggulan kompetitif melalui prinsip pengelolaan sumber daya sesuaidengan asas pengelolaan yang profesional; dan

e. Meningkatkan kualitas secara berkelanjutan untuk menempati posisi ungguldalam persaingan dan kerjasama global.

2.1.2. Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU mensyaratkan pengelolaan pendidikan yangsenantiasa melakukan peningkatan mutu secara berkesinambungan. Peningkatanmutu ini dilakukan dengan selalu menjaga terpeliharanya siklus pengelolaanpendidikan tinggi yang lengkap dan sesuai dengan harapan stakeholders.

2.1.3. Pengembangan program pendidikan hendaknya mengacu pada rencana strategisProdi Diploma 3 Keuangan FEB USU dan selalu disertai dengan inovasi terhadapmetode dan substansi pembelajaran serta peningkatan infrastruktur, perangkat lunakdan perangkat keras yang diperlukan. Pengembangan dalam jangka menengah danpanjang diarahkan untuk menjadi trend setter di tingkat nasional dan memberikankontribusi pada standar akademik program sejenis di tingkat regional daninternasional.

9


2.1.4. Pelaksanaan pendidikan di lingkungan Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USUhendaknya dirancang dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma pendidikanyang semula lebih fokus pada pengajaran oleh dosen (faculty teaching) ke fokus padapembelajaran oleh mahasiswa (student learning). Porsi pembelajaran yang berbasispada penelitian hendaknya ditingkatkan secara berkelanjutan.

2.1.5. Evaluasi terhadap program pendidikan harus dilakukan secara sistematik, terstruktur,periodik dan berkesinambungan dengan menggunakan alat ukur yang dapat diterimamasyarakat internasional dan dikembangkan dalam kerangka percepatan USUmenjadi universitas yang bertaraf internasional.

2.1.6. Peningkatan mutu pendidikan di Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU didasarkanpada kebijakan pengembangan proses pembelajaran yaitu, antara lain:

a.Materi pembelajaran lebih didekatkan dengan persoalan nyata, melatih identifikasipersoalan, dan strategi penyelesaian;

b.Integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman danimplementasinya;

c.Perspektif internasional yang berbasis pemahaman keunggulan nasional yang ada(persiapan kerjasama global yang terhormat);

d.Dorongan pemanfaatan optimal teknologi informasi dan komunikasi yang tersediadan akan tersedia;

e.Berbagai inovasi yang membuka akses peningkatan kreatifitas.

2.1.7. Dalam rangka efisiensi, suatu program studi dapat ditutup sementara dan dibukakembali sesuai dengan tingkat kebutuhan yang ada. Keputusan pembukaan danpenutupan tersebut harus diambil melalui langkah evaluasi yang mampumengelompokkan secara objektif dan cerdas program studi yang potensial untukdikembangkan ke taraf mutu internasional dan program studi yang perlu ditutupkarena keberadaannya justru akan memberikan beban moral, finansial, daninstitusional.

2.1.8. Berdasarkan berbagai pertimbangan yang telah disebutkan di atas maka kebijakanmutu (quality policy) Prodi Keuangan FEB USU dinyatakan sebagai berikut: ProdiDiploma 3 Keuangan FEB USU mengemban dan melaksanakan tugas penjaminanmutu secara berkelanjutan dalam bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian padamasyarakat sehingga terpenuhinya standar mutu terbaik dalam rangka memberikanpelayanan dan kepuasan kepada stakeholders secara berkelanjutan.

10


2.2. TUJUAN MUTUUntuk mendeskripsikan tujuan mutu perlu disiapkan pedoman komponen mutu yangperlu dipertimbangkan (Gambar 1).

11

REALISASI

PRODUK(PROSES

STAKEHOLDERS

OUTPUTINPUT

2.3. STANDAR MUTUUntuk penyusunan manual mutu (dokumen level 1), manualprosedur pelaksanaan (dokumen level 2), instruksi kerja(level 3), dan formulir-formulir (level 4) pada tingkat ProdiDiploma 3 Keuangan FEB USU disusun secara garis besarbeberapa parameter (input, proses, output, stakeholders)untuk dapat dipedomani.

2.3.1. Parameter masukan (INPUT):

Standar Indikator Ideal Sasaran MutuBaseline

Keterangan/ Lampiran

► Kurikulum

Organisasi harusmengembangkan suatukurikulum yangkonsisten dengankebutuhan akademik danprofesional. Kurikulumdimaksud harusdievaluasi secara teratur,termonitor secaraefisien, dan terevisiuntuk menjaga supaya

▪ Memiliki pedomanpenyusunan kurikulumtertulis yang memuat antaralain :

a.

Prosedur penyusunankurikulum;

a.

Tersedia MataProsedur PenyusunanKurikulum

Tersedia Mata ProsedurPenyusunan Kurikulum

b.

Kesesuaian dengan visi,misi, tujuan, dan sasaraninstitusi;

b.

Terdapat kesesuaiandengan visi, misi,tujuan dan sasaran

Terdapat kesesuaian denganvisi, misi, tujuan dansasaran institusi

0

Kurikulum Dosen Tenaga Pendidikan Mahasiswa/ Peserta

didik Faktor Pendukung Sumber Daya

Penelitian Sumber Daya

Pengabdian Pengembangan

Material Belajar Mengajar

Visi, Misi, Tujuan dan Rencana Kerja

Sistem Mutu

Administrasi dan Manajemen

Keuangan dan Budjet

Pelatihan dan Pengembangan Dosen dan Staf

Evaluasi Dosen dan Staff

Pengembangan Material Belajar Mengajar

Proses Belajanr Mengajar

Pengukuran dan Evaluasi Kinerjar Belajar

Kebijakan,Rencana kerja dan sistem pendukung untuk penelitian

Proses Manajemen Riset

Evaluasi Sistem Manajemen Penelitian

Kegiatan Kemahasiswaan

Pelayanan Akademik pada Masyarakat

Promosi

Kegiatan untuk Meningkatkan Etika dan Moral

Pengukurandan Evaluasi Kinerja Pembelajaran

Audit Internal dan Eksternal

Koreksi/perbaikan

Pengembangan menuju Exellence

Alumni Hasil Riset Integrasi

Hasil Riset dan Belajar Mengajar

Kepuasan Kurikulum

Pengukuran dan Evaluasi Kinerja Belajar

Evaluasi Sistem Manajemen Penelitian

Evaluasi Sistem Provisi Pelayanan

Gambar 1. Komponen Mutu yang HarusDipertimbangkan

Standar Indikator Ideal Sasaran Mutu BaselineKeterangan/ Lampiran

tetap cocok dengansegala perubahan

institusi

c.

Relevansi dengankebutuhan masyarakatdan pengembangan ilmu;

c.

Tersedia Pedomansurvei kuesionerkurikulum

Belum ada buku pedomansurvei kuesioner kurikulum

d.

Kompetensi inti sesuaituntutan pembangunanbangsa;

d.

Kompetensi utamaProdi

30% lulusan telah bekerja diinstansi yang sesuai.

e.

Muatan lokal sesuaidengan kepentingandaerah;

e.

Tersedia mata kuliahmuatan lokal

25 mata kuliah merupakanmata kuliah muatan lokal

f. Derajat integrasiberbagai mata ajaran.

f. Adanya integrasi mataajaran

Sudah ada integrasi mataajaran

g.

Skripsi/Tesis/Disertasi/Tugas Akhir lainnya;

g.

Tersedianya bukupedoman penulisan

Buku pedoman penulisantelah tersedia

1


h.

Peluang bagi mahasiswauntuk mengembangkandiri dan belajar aktif

h.

Ada peluang bagimaha

Mahasiswa terlibat dalamkegiatan penelitian dosen

▪ Peninjauan kurikulum secaraberkala

▪ Tinjauan kurikulum satukali dalam lima tahun

Tersedianya kurikulumtahun 2006

▪ Pelaksanaan isi pedomantersebut.

▪ Terlaksananya peninjauankurikulum.

Tersedianya kurikulumtahun 2006

▪ Umpan balik darimasyarakat

▪ Tersedianya umpan balikdari masyarakat melaluiUMM USU

Belum dilakukan

▪ Kalender Akademik ▪ Rencana Perkuliahan satutahun dari PUREK I

Sudah tersedia rencanaperkuliahan sampai dengantahun 2010

2


► Dosen

Organisasi harusmemiliki sistempenerimaan,pemeliharaan, danpromosi bagi staf yangkualifikasi baik yangmemiliki kompetensi,pengalaman, etika, danmoral.

▪ Sistem Rekrutmen danSeleksi

▪ Tersedia rekrutmen danseleksi Dosen

Sudah tersedia manualprosedur rekrutmen danseleksi dosen

▪ Kecukupan Dosen (RasioDosen Tetap -Mahasiswatingkat institusi)

▪ Ratio Dosen Tetap-Mahasiswa 1 : 15

Ratio Dosen Tetap-Mahasiswa = 1:14,3

▪ Kualifikasi dan Pengalaman:

- Jumlah dosen tetapbergelar Doktor (untukuniversitas, institut dansekolah tinggi)

- Jumlah Dosen bergelarDoktor (S3) = orang;

Jumlah Dosen bergelarDoktor (S3) = 4orang

- Jumlah dosen tetapbergelar Magister (untukpoliteknik, danakademik)

- Jumlah Dosen bergelarMagister (S2) =Orang

Jumlah Dosen bergelarMagister (S2) = 20 orang

3


- Kesesuaian kepakarandengan tugas mengajar

- Tersedianya kelompokdosen berdasarkankompetensi

Telah tersedia kelompokdosen berdasarkankompetensi

- Lamanya pengalamanmengajar

- Lama mengajar

- Keanggotaan dalamasosiasi keilmuan/profesi

- Keanggotaan dalamasosiasi keilmuan/profesi

Telah menjadi keanggotanasosiasi seperti ISEI,

- Komposisi jabatanakademik dosen tetap(untuk universitas,institut dan sekolahtinggi)

- Lektor Kepala =...Orang;

Lektor kepala orang

- Lektor = ... Orang; Lektor orang

- Asisten Ahli = ...Orang;

Asisten Ahli 3 orang

- Komposisi jabatanakademik dosen tetap

- Guru Besar = …Orang;

Guru besar 1 orang

4


(untuk politeknik danakademik)

- Guru Besar Emertus= ... Orang

Guru besar emetirus =-orang

Prof.BachtiarHassanMiraza

- Keterlibatan dalamkegiatan ilmiah nasionaldan internasional dalamtiga tahun terakhir

- Ada sejumlah dosenyang mengikutikegiatan ilmiahnasional daninternasional

Terdapat … dosenmengikuti kegiatan ilmiahnasional

Terdapat 1 dosen mengikutikegiatan ilmiahinternasional

▪ Keterlibatan dalampembimbingan akademik

▪ Semua Dosen Prodi Semua dosen terlibat dalampembimbingan akademiksecara bergiliran

▪ Program pembinaan,pengembangan, dan jaminankesejahteraan

▪ Beasiswa Mahasiswa yang menerimabeasiswa orang

▪ Uraian tugas dan beban kerjadosen

▪ Tri Drama PerguruanTinggi

Kegiatan tri dharmaperguruan tinggi yakniakademik. Penelitian dan

5


pengabdian telah dilakukan

▪ Kode etik dosen ▪ Tersedianya kode etikdosen

Tersedianya kode etik dosen

▪ Administrasi Pendidik &Tenaga Kependidikan

▪ Tersedianya administrasipendidik dan tenagakependidikan

Telah tersedianyaadministrasi pendidik dantenaga kependidikan

► Tenaga Kependidikan

▪ Rekrutmen dan Seleksi ▪ Tersedia rekrutmen danSeleksi TenagaKependidikan

▪ Kecukupan tenagakependidikan

▪ Cukup denganperbandingan:

▪ Kualifikasi dan pengalaman ▪ Kualifikasi danpengalaman

6


- Kualifikasi:

- Pengalaman:

▪ Jumlah dan latar belakangpendidikan tenaga petugasperpustakaan

▪ Jumlah dan latar belakangpendidikan:

- Tenaga Perpustakaan=... Orang

- Administrasi = ….Orang

- Laboran dan Teknisi= ... Orang

- Magíster Perpustakan=

... Orang

- Sarjana Perpustakaan=

... Orang

7


- Diploma 3 Perpus= ...Orang

- Sarjana Non-Perpus= ... Orang

- Diploma Non Perp = ...Orang

▪ Program pembinaan,pengembangan dan programkesejahteraan

▪ Lembur; Insentif ;Transport

▪ Uraian tugas dan beban kerjatenaga kependidikan

▪ Ada/TidakTersedia sesuaidengan bagian masing-masing

▪ Kode etik tenagakependidikan

▪ Ada / Tidak

► Mahasiswa

8


Organisasi harusmemiliki suatu sistemyang efisien untukpenerimaan mahasiswadan pemantauan kinerjamahasiswa. Untuk itumembutuhkan suaturencana pembelajaran,persiapan mengajar,ketersediaan berbagaimaterial untuk matakuliah yang diajarkan,inovasi dalampengajaran, dan evaluasidosen terhadapmahasiswa dan jugakegiatan belajar-mengajar.

▪ Kebijakan rekrutmen danseleksi calon mahasiswa

▪ Melalui SN-PTN

9


▪ Rekrutmen (Penjaringan),data tiga tahun terakhir

▪ Tersedia Data di Puskom

Parameter :

- Pedoman rekrutmen

- Dokumentasi jumlahpeminat

- Popularitas

- Keketatan Seleksi(Penyaringan)

- Ketentuan seleksi

- Keketatan seleksi

- Data dan informasi

10


mengenai mahasiswa:

- Informasi yangdikumpulkan antara lainmeliputi: umur, gender,agama, hobi, asal daerah,hambatan fisik,kewarganegaraan,stratifikasi sosial danProspek minat Calonmahasiswa, Dayatampung Mahasiswa

▪ Profil Sosio-EkonomiMahasiswa

Parameter :

- Kemampuan membiayaipendidikan

- Daerah/negara asalmahasiswa

11


- Lembaga asal mahasiswa(khusus untukPascasarjana)

▪ Partisipasi dan prestasidalam kegiatan ilmiahNasional dan Internasional

▪ Sikap akademik, sosial,kemandirian dan kreativitas

- Sikap akademik

- Sikap sosial

- Kemandirian

- Kreativitas

- Organisasi dan kegiatankemahasiswaan

▪ Organisasi kemahasiswaan,a.l.

12


- Organisasi IntraPerguruan Tinggi (BEM,BPM, Senat Mahasiswa,dsb.)

- Pema

- Himpunan MahasiswaJurusan

- HMJ (HimpunanMahasiswaDepartemen/Jurusan)

- Himpunan MahasiswaProfesi

- Unit KegiatanMahasiswa (seni,olahraga, keagamaan,dll.)

▪ Kegiatan akademik

▪ Kegiatan non-akademik

▪ Layanan MahasiswaLayanan akademik:

- Layanan karier

13


- Informasi kemajuanbelajar

- Tutorial

- Orientasi studi

▪ Layanan MahasiswaLayanan non-akademik

- Kesehatan - Puskesmas

- Akomodasi - Asrama

- Bimbingan dan konseling -

- Olahraga - Lapangan Olah raga

- Seni dan hiburan -

- Kafetaria - Kantin

- Tempat ibadah - Mesjid, Gereja, dll

▪ Kepuasan Mahasiswa

14


- Instrumen untukmengukur kepuasanmahasiswa terhadaplayanan kegiatan belajarmengajar, layananadministrasi, dan layananinformasi

- Indeks Prestasi (IP)

- Beasiswa

- Prosedur PenangananKeluhan dan PengaduanMahasiswa

- Konseling

- Keterlibatan mahasiswadalam pengambilanberbagai keputusan

▪ Kode Etik Mahasiswa

- Keberadaan kode etik

- Implementasi kode etik

15


► Faktor Pendukung

Organisasi harus:

16


▪ Menyiapkan faktor pendukung untuk mempromosikan efisiensi mutu dalam proses pembelajaran mahasiswa. Juga harus mengembangkan sistem untuk menghasilkan buku teks, modul, dan lain sebagainya

▪ Ada /Tidak

▪ Menyiapkan fasilitas kondusif untuk berbagai bentuk kegiatan belajar-mengajar

▪ Ada / Tidak

▪ Menyediakan perpustakaan, buku teks, buku, jurnal, dan prosiding dalam Bahasa Indonesia maupun dalam asing lainnya, terutama Bahasa Inggris.

▪ Ada / Tidak

17


▪ Menyediakan komputer, fasilitas pembelajaran moderen, dan peralatan untuk membantu diperolehnya riset yang efektif dan mudahnya meng-akses ilmu pengetahuan di dalam dan luar negeri

▪ Tersedia di Perpustakaan dan Puskom

▪ Menciptakan iklim akdemis yang kondusif untuk proses belajar-mengajar, berpikir kreatif, dan kegiatan akademik lainnya.

- Lahan dan letak lahan - Lahan Percobaan Tersedia

- Gedung - Tersedia di Fakultas masing-masing

- Ruang kuliah - Ruangan Kuliah

- Ruang dan peralatan - Tersedia di Fakultas

18


perpustakaan masing-masing

- Ruang Laboratorium danStudio

- Tersedia di Fakultas masing-masing

- Ruang perkantoran - Tersedia di Fakultas masing-masing

- Ruang serbaguna danAuditórium

- Tersedia di Biro Rektordan Fakultas masing-masing

- Peralatan Ruang Kuliah - Tersedia Auditórium dan Gelanggang Mahasiswa

- Bahan Pustaka danSistem

- Tersedia di Perpustakaan Pusat USU

- Layanan Perpustakaan - Tersedia di Perpustakaan Pusat USU

19


- Peralatan Laboratoriumdan Studio

- Tersedia di Fakultas masing-masing

- Peralatan Ruang Kantor - Tersedia di Fakultas masing-masing

▪ Pengelolaan Prasarana dan Sarana

▪ Tersedia di Fakultas masing-masing

20


► Sumber Daya untukPenelitian

Organisasi harusmemformulasikan suatukebijakan dan rencanakerja untuk mendukungdan mempromosikandalam rangkameningkatkanpengetahuan danmengembangkankegiatan belajar-mengajar. Untuk itu,organisasi harusmenyediakan sumberdaya yang cukup untukpromosi riset denganjalan mencari pendanaandari sektor publikmaupun swasta.

Tatalaksana Penelitian.

21


Pedoman Penelitian yangmemuat berbagai aspek. berikut:

▪ Kebijakan dasar penelitianmeliputi antara lain:

- arah dan fokus penelitian(dalam bidang dan jenispenelitian).

- sifat penelitian(pemenuhan kebutuhanlokal, kerjasama regionalatau internasional),

- domain penelitianjurusan/ departemen danpusat,

▪ Keterlibatan dosen danmahasiswa

▪ Semua Dosen USU

22


- Rancangan dan prosedurpengusulan danpelaksanaan penelitian,dan implementasikegiatan penelitiansecara perorangan dankelembagaan, danpenjaminan mutupenelitian

- Etika penelitian

- Panitia penilai usulanpenelitian

- Panitia penilai etikapenelitian

- Tata cara pendanaanpenelitian, termasuksumber dana,pengelolaan danadan keberlanjutanpendanaan

- Jurusan/Departemenmasing-masing

23


- Perlindungan hasilpenelitian (HAKI)

- Pemanfaatan hasilpenelitian olehmasyarakat dan industri

▪ Implementasi pedomantersebut

▪ Dosen terlibat

Aspek lainnya:

▪ Agenda penelitian/ rencanapenelitian

▪ Ada / Tidak

▪ Hasil penelitian tiga tahunterakhir

▪ Ada / Tidak

▪ Keberlanjutan penelitian ▪ Ada / Tidak

▪ Pemanfaatan hasil penilitianoleh masayarakat,pemerintah, dan dunia usaha.

▪ Ada / Tidak

▪ Perlindungan hasil penelitian ▪ Ada / Tidak

▪ Publikasi dan Karya Inovatif ▪ Ada / Tidak

24


lainnya

▪ Publikasi hasil penelitiandalam tiga tahun terakhir:

▪ Ada / Tidak

- Jurnal ilmiahinternasional bereferee(refereed journal)

- Ada / Tidak

- Jurnal ilmiah nasionalterakreditasi

- Ada / Tidak

- Jurnal ilmiah lokal - Ada / Tidak

- Prosiding seminar/pertemuan ilmiahinternasional dannasional

- Ada / Tidak

▪ Penghargaan karya inovatifdalam 5 tahun terakhir.

▪ Ada / Tidak

▪ Buku yang diterbitkan ▪ Ada / Tidak

- Jumlah dosen yangmenulis buku yang

- Ada / Tidak

25


diterbitkan

- Jumlah buku yangditerbitkan dalam limatahun terakhir

- Ada / Tidak

- Karya yang dipatenkan - Ada / Tidak

- Karya yang diciptakan 5tahun terakhir

- Ada / Tidak

► Sumber daya untukpengabdian masyarakat

▪ Pedoman pengabdian kepadamasyarakat meliputi antaralain:

- Kebijakan dasarpengabdian padamasyarakat

- Ada / Tidak

- Prosedur pengusulan danpelaksanaan pengabdiankepada masyarakat

- Ada / Tidak

26


- Tata cara pendanaanpengabdian kepadamasyarakat, termasuksumber dana,pengelolaan dana dankeberlanjutan pendanaan

- Ada / Tidak

- Etika pengabdian kepadamasyarakat

- Ada / Tidak

▪ Keterlibatan dosen danmahasiswa

▪ Ada / Tidak

▪ Jenis dan jumlah kegiatanPengabdian kepadamasyarakat (penerapan hasilpenelitian sendiri ataupenerapan konsep)

▪ Ada / Tidak

▪ Dampak kegiatanpengabdian kepadamasyarakat, dalam limatahun terakhir bagimasyarakat, program

▪ Ada / Tidak

27


pemerintah dan atau duniausaha

▪ Sumber dana kegiatanpengabdian kepadamasyarakat antara lain dari:Institusi, pemerintah,lembaga swasta danmasyarakat lainnya..

▪ Ada / Tidak

▪ Tatalaksana PengabdianPada Masyarakat

▪ Ada / Tidak

Organisasi dapat membangunsuatu kebijakan yang jelas danrencana kerja:

▪ Mempromosikanpengembangan materialuntuk dipakai dalam ruangkelas dan untuk belajarmandiri

▪ Ada / Tidak

28


► Pengembangan materialbelajar-mengajar

▪ Menciptakan insentif denganmenyediakan dana daninfrastruktur yang cukupuntuk pembuatan danpemakaian material

▪ Ada / Tidak

▪ Membangun pusat teknologipendidikan yang dapatmenyediakan berbagaipelayanan

▪ Ada / Tidak

▪ Mendukung penelitian danpembuatan material baruyang cocok untuk kegiatan didalam kelas dan belajarmandiri

▪ Ada / Tidak

▪ Mengorganisir pelatihan-pelatihan untuk pembuatanmaterial pendidikan (bahanajar).

▪ Ada / Tidak

29


2.3.2. Parameter Realisasi Produk (PROSES):

Standar Indikator Ideal Sasaran Mutu BaselineKeterangan/Lampiran

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

► Visi, Misi, Tujuan, danRencana Kerja

Organisasi harusmendefinisikan visi, misi-nyadengan jelas sehingga dapatmenjadi pedoman dalam

▪ Organisasi harusmendefinisikan tujuannyadengan jelas sehinggamenjadi pedoman dalam

▪ Organisasi memilikitujuan yang jelassehingga dapat dijadikanpedoman pembuatan

▪ Tujuan organisasi yangmenjadi pedomanpembuatan rencana kerja

30


membangun tujuan danrencana kerja

pembuatan rencana kerja. rencana kerja

▪ Organisasi harusmembangun rencana kerjayang konsisten dengantujuan.

▪ Organisasi memilikirencana kerja yangkonsisten dengan tujuanserta terukur sasarannya.

▪ Rencana kerja yangkonsisten dgn tujuan

▪ Organisasi harusmelaksanakan rencana kerjasehingga tercapai sasaran(goals).

▪ Rencana kerja yang terukurketercapaian sasarannya(goals)

▪ Organisasi harus secaraperiodik mengevaluasirencana kerjanya danmemperbaikinya sehinggatetap konsisten dan relevandengan perubahan-perubahan.

▪ Organisasi melakukanevaluasi rencana kerjasecara teratur danmemperbaiki rencanakerja sesuai kebutuhan.

▪ Evaluasi rencana kerja yangterjadwal dalam setiap siklus

► Sistem Mutu

31


▪ Organisasi harusmendefinisikan suatu sistemmutu dalam bentuk strukturorganisasi dari semua bagianyang relevan.

▪ Organisasi memilikisistem mutu denganstruktur organisasi yangrelevan.

▪ Struktur organisasi sistemmutu yang relevan di setiapbagian yang relevan

▪ Organisasi harusmenyiapkan manual mutuyang menjelaskan tentangkebijakan, cakupan, prosesoperasional, kegiatan, danfaktor-faktor yangdidefinisikan dalam bukuManual Mutu. Manual inimeliputi manual mutu,manual prosedur dandokumen pendukung lainnyayang berkaitan dengansistem mutu. Manualtersebut harus dipahami olehsemua personil dandijadikan sebagai pedomanuntuk audit internal maupuneksternal (BAN PT, ISO,

▪ Organisasi memilikimanual mutu, minimal20 manual prosedur dandokumen pendukunglainnya yang berkaitandengan sistem mutu.

▪ Manual Mutu yangjumlahnya sesuai denganproses yang dilaksanakan(20 manual prosedur)

32


dan lain sebagainya).

▪ Organisasi harusmembangun sebuah unitpenjaminan mutu (QA) ataumenunjuk sekelompok staffyang bertanggung jawabdalam memelihara sistemmutu.

▪ Organisasi memiliki unitpenjaminan mutu yangrelevan.

▪ Setiap unit memiliki GJMpada setiap Fakultas,Sekolah Pascasarjana, Birodan Lembaga. GKM padasetiap departemen, programstudi dan bidang.

33


► Administrasi danManajemen

▪ Organisasi harus mendesainstruktur administrasi danmanajemen yang konsistendengan tujuan dan rencanakerja. Organisasi harusmempunyai suatu sistempenerimaan dan evaluasiyang efisien untukmeyakinkan bahwapengelola memiliki mutukepemimpinan, visi,kemampuan, pengalaman,etika, dan moral.

▪ Organisasi memilkistruktur administrasi danmanajemen yang sesuaidengan tujuan danrencana kerja.

▪ Struktur administrasi danmanajemen yang konsistendengan tujuan dan rencanakerja.

▪ Organisasi harus denganjelas menentukan otoritasdan uraian kerja dari semuapersonil.

▪ Organisasi memilikisistem penerimaan,pemilihan dan evaluasipengelola organisasiyang efektif dan efisien.

▪ Sistem penerimaan,pemilihan dan evaluasipengelola yang efektif danefisien pada pengelola

▪ Organisasi harus memilikisistem penerimaan danpemeliharaan untuk stafyang berkualitas baik dan

▪ Organisasi memilikiotoritas dan uraian kerjapersonal yang jelas

▪ Otoritas dan uraian kerjapersonal yang jelas

34


efisien.

▪ Organisasi harusmembangun sisteminformasi untuk dipakaidalam operasi, perencanaan,dan pembuatan keputusan.

▪ Organisasi memilikisistem penerimaan dankesejahteraan staf.

▪ Sistem penerimaan dankesejahteraan staf(remunerasi, jaminan sosial& lingkungan kerja yangkondusif)

▪ Organisasi harusmenyiapkan suatu sistempendukung untukadministrasi, operasi teknis,dan manajemen budjet,pendanaan, dan aset.

▪ Organisasi memilikisistem informasi yangdapat dipakai dalamoperasi, perencanaandan pembuatankeputusan.

▪ Sistem informasi yangdipakai dalam operasi,perencanaan dan pembuatankeputusan

MANAJEMEN SUMBER DAYA

► Keuangan dan budjet

▪ Organisasi harus mampumemobilisir dana dariberbagai sumber untukmendukung operasinya.Organisasi harus secara

▪ Organisasi melakukanmemobilisir dana dariberbagai sumber untukmendukung operasinyadan mengevaluasinya

▪ Mobilisasi dan alokasi danadari berbagai sumber untukmendukung operasi.

35


sistematis mengalokasikansuatu budjet, mengevaluasihasil pemakaiannya, dansecara sistematik men-cekkegiatan yang berhubungandengan finansial dan budjettersebut.

secara sistematis. ▪ Evaluasi pemakaian danasecara sistematis

▪ Organisasi harusmengembangkan suatusistem yang efisien untukalokasi budjet, analisispengeluaran danpengawasan pada keuangandan budjetnya.

▪ Organisasi memilikisistem alokasi budjet,analisis pengeluaran danpengawasan keuangandan budjet yang efisien.

▪ Sistem yang efisien untukalokasi budjet, analisispengeluaran danpengawasan keuangan danbudjet.

36


► Pelatihan dan pengembangan dosen dan staf

▪ Organisasi harusmengembangkan danmempertahankan dosen danstaf yang berkualitas tinggidengan secara jelasmendefinisikan tanggungjawab mereka, dan denganevaluasi kinerja secarateratur.

▪ Organisasi memilikisistem pengembangandan evaluasi kinerja stafsesuai tanggung jawabyang jelas yangdilakukan secara teratur

▪ Pengembangan dan evaluasikinerja staf secara teratur

▪ Defenisi tanggung jawabstaf yang jelas

▪ Organisasi harusmengembangkan kapasitasilmu para dosen dan stafsehingga terus mampumengikuti perubahan padamasing-masing disiplinakademik.

▪ Organisasi memilikisistem pengembangankeilmuan staf sesuaidisiplin ilmunya.

▪ Pengembangan keilmuanstaf sesuai disiplinakademiknya

37


► Evaluasi dosen dan staff Organisasi harus membuatsistem evaluasi kepada dosendan staf; dilaksanakan olehsebuah komisi dan dilakukanmenurut jadwal.

Organisasi memiliki sistemevaluasi dosen dan staffyang dilakukan oleh sebuahkomisi secara terjadwal

Sistem evaluasi dosen dan stafoleh sebuah komisi danterjadwal

► Pengembangan materialbelajar mengajar

Organisasi dapat membangunsuatu kebijakan yang jelas danrencana kerja:

▪ Mempromosikanpengembangan materialuntuk dipakai dalam ruangkelas dan untuk belajarmandiri;

▪ Organisasi memilikikebijakan dan rencanakerja pengembanganmateial kegiatan PBMdan belajar mandiri

▪ Pengembangan materialkegiatan PBM dan belajarmandiri

▪ Menciptakan insentif denganmenyediakan dana daninfrastruktur yang cukupuntuk pembuatan danpemakaian material;

▪ Organisasi memilikikebijakan dan rencanakerja penyediaan danainsentif dan infrastrukturuntuk pembuatan danpemakaian material

▪ Menyediakan dana insentifdan infrastruktur untukpembuatan dan pemakaianmaterial PBM

38


PBM

▪ Membangun pusat teknologipendidikan yang dapatmenyediakan berbagaipelayanan;

▪ Organisasi memilikikebijakan dan rencanakerja pengembanganpusat teknologipendidikan yangmenyediakan berbagaipelayanan

▪ Membangun pusat teknologipendidikan yangmenyediakan berbagaipelayanan

▪ Mendukung penelitian danpembuatan material baruyang cocok untuk kegiatankelas dan belajar mandiri;

▪ Organisasi memilikikebijakan dan rencanakerja mendukungpelaksanaan penelitiandan pembuatan materialbaru untuk kegiatanPBM dan belajarmandiri

▪ Pelaksanaan penelitian danpembuatan material baruuntuk kegiatan PBM danbelajar mandiri

39


▪ Mengorganisir pelatihan-pelatihan untuk pembuatanmaterial pendidikan.

▪ Organisasi memilikikebijakan dan rencanakerja mendukungpelatihan untukpembuatan materialpendidikan

▪ Pelatihan pembuatanmaterial pendidikan

BERBAGAI PROSES LAIN

► Proses belajar mengajar

Organisasi harus mengatursuatu sistem yang efisien danbermutu tinggi untuk kegiatanpengajaran, yaitu denganmensyaratkan adanya rencanamengajar, persiapan mengajar,pembuatan berbagai materialuntuk mata kuliah yangdiajarkan, dan evaluasikegiatan kinerja mahasiswa dankegiatan belajar-mengajar olehstaf pengajar.

▪ Organisasi memilikisistem pengaturandilaksanakannyakegiatan rencanamengajar, persiapanmengajar, pembuatanmateri mengajar untukmasing-masing kuliahyang diajarkan.

▪ Sistem pengaturandilaksanakannya kegiatanrencana mengajar, persiapanmengajar, pembuatan materimengajar untuk masing-masing kuliah yangdiajarkan.

▪ Organisasi memilikisistem pengaturan danevaluasi kegiatan dankinerja mahasiswa

▪ Sistem pengaturan danevaluasi kegiatan dan kinerjamahasiswa

40


▪ Organisasi memilikisistem pengaturan danevaluasi kegiatan relajarmengajar oleh dosen

▪ Sistem pengaturan danevaluasi kegiatan relajarmengajar oleh dosen

► Pengukuran dan evaluasikinerja belajar

Organisasi harus mengukur danmengevaluasi kinerjapembelajaran secara sistematissejalan dengan evaluasi kriteriakinerja pembelajaran.

Organisasi memiliki sistempengukuran dan evaluasikinerja pembelajaran secarasistematis sesuai kriteriakinerja pembelajaran.

Pengukuran dan evaluasikinerja pembelajaran secarasistematis sesuai kriteria kinerjapembelajaran.

41


► Kebijakan, rencana kerja,dan sistem pendukunguntuk penelitian yangdidasarkan pada prinsipetika.

Organisasi harusmemformulasikan suatukebijakan dan rencana kerjauntuk mendukung danmempromosikan dalam rangkameningkatkan pengetahuan danmengembangkan kegiatanbelajar-mengajar. Untuk itu,organisasi harus dapatmendefinisikan kebijakan,rencana kerja, dan sistimpendukung untuk riset yangdidasarkan pada prinsip etika.

▪ Organisasi memilikikebijakan dan rencanakerja untuk mendukungdan mempromosikanpeningkatanpengetahuan danpengembangan kegiatanPBM

▪ Kebijakan dan rencana kerjauntuk mendukung danmempromosikanpeningkatan pengetahuandan pengembangan kegiatanPBM.

▪ Organisasi memilikiKebijakan, rencana kerjadan sistem pendukungriset yang didasarkanprinsip etika

▪ Kebijakan, rencana kerja dansistem pendukung riset yangdidasarkan prinsip etika.

42


► Proses manajemen riset

Untuk mendapatkan hasilpenelitian yang bermutu yangmemenuhi persyaratanorganisasi atau memenuhistandar luar, suatu organisasiharus menemukan suatu sistemuntuk berbagai kegiatanberikut:

▪ Menetapkan persyaratan,mempersiapkan usulan riset,dan/atau menerima suatupermintaan riset;

▪ Organisasi memilikisistem persyaratan danpersiapan riset, sistemrencana monitoring riset

▪ Sistem persyaratan danpersiapan usulan riset

43


▪ Memformulasikan rencanamonitoring penelitian;

▪ Rencana monitoring riset

▪ Sistem rencana monitoring riset

▪ Mendapatkan HaKI; ▪ Rencana mendapatkan HaKI

▪ Sistem rencana mendapatkanHaKI

▪ Membeli alat; ▪ Pembelian alat ▪ Sistem pembelian alat

▪ Memelihara instrumen danperalatan;

▪ Pemeliharaan instrumen dan peralatan

▪ Sistem pemeliharaan instrumen dan peralatan

▪ Mengevaluasi para peneliti. ▪ Evaluasi para peneliti ▪ Sistem evaluasi para peneliti

► Evaluasi sistem manajemenpenelitian

Organisasi harus membangunsuatu prosedur evaluasipelaksanaan riset dan

▪ Organisasi memilikiprosedur evaluasipelaksanaan riset secara

▪ Prosedur evaluasipelaksanaan riset secara

44


melaksanakan evalusi secaraterus menerus terhadapkebijakan riset, pendukungriset, kegiatan promosi, danrencana kegiatan riset.

teratur. teratur.

▪ Organisasi memilikikebijakan, pendukung,promosi dan rencanakegiatan riset.

▪ Evaluasi kebijakan,pendukung, promosi danrencana kegiatan reset.

► Kegiatan kemahasiswaan

Organisasi harus membangunrencana kegiatan dan proyekbagi pengembanganmahasiswsa untukmeningkatkan kemajuannyadalam bidang-bidang di luarjam belajar.

▪ Organisasi memilikirencana kegiatan proyekpengembanganmahasiswa untukkemajuan bidang di luarjam belajar.

▪ Rencana kegiatan proyekpengembangan mahasiswauntuk kemajuan bidang diluar jam belajar

45


Organisasi harus secara efektifmengembangkan sistemperwalian/bimbingan bagimahasiswa dengan menerbitkanjadwal perwalian danmengevaluasi kinerjanyasehingga mekanisme ini dapatmenjadi suatu bagian pentingpada setiap aspekpengembangan mahasiswa.

▪ Organisasi memilikipengembangan sistemperwalian dan (jadwalperwalian) evaluasinya

▪ Pengembangan sistemperwalian dan (jadwalperwalian) evaluasinya.

Organisasi harus memiliki satuunit yang dapat memberikanpelayanan karir danpenempatan kerja bagimahasiswa.

▪ Organisasi memiliki unitpelayanan karir danpenempatan kerja bagimahasiswa

▪ Pendirian unit pelayanankarir dan penempatan kerjabagi mahasiswa

► Pelayanan akademik padamasyarakat

Organisasi harus membanguntujuan, rencana kerja, danbentuk operasional untukpengadaan pelayananakademik/pelatihanketrampilan kepada

Organisasi memiliki tujuan,rencana kerja, dan bentukoperasional untukpengadaan pelayananakademik/pelatihanketrampilan kepada

Pembuatan tujuan, rencana kerja, bentuk operasional pengadaan pelayanan akademik/pelatihan ketrampilan kepada

46


masyarakat. masyarakat. masyarakat.

► Promosi dan pelestarian budaya dan seni

Organisasi harus menentukan tujuan dan rencana kerja untuk pelestarian seni dan budaya.

Organisasi menentukan tujuan dan rencana kerja untuk pelestarian seni dan budaya.

Pembuatan tujuan dan rencana kerja pelestarian seni dan budaya

47


► Kegiatan untukmeningkatkan etika danmoral

Organisasi harus membangunsuatu rencana kegiatan danmengevaluasi kegiatan yangmengajak mahasiswa, dosen,dan staf lain sehingga menjadisantun dalam berpikir,berbicara, bersikap, jujur,berpandangan luas,bertanggung jawab danbersedia berkorban untukterciptanya masyarakat yanglebih baik.

Organisasi memilikirencana kegiatan danmengevaluasi kegiatanyang mengajak mahasiswa,dosen, dan staf lainsehingga menjadi santundalam berpikir, berbicara,bersikap, jujur,berpandangan luas,bertanggung jawab danbersedia berkorban untukterciptanya masyarakatyang lebih baik.

Pembuatan rencana kegiatandan evaluasi yang mengajakdosen, staf & mahasiswa untuksantun, jujur, berpandanganluas, bertanggung jawab danbersedia berkorban untukterciptanya masyarakat yanglebih baik.

► Program lintas disiplin

48


Organisasi dapatmempromosikan danmenjalankan program lintasdisiplin dalam belajar-mengajardan riset denganmengembangkan program riset,program akademik, danprofesor tamu.

Organisasi mempromosikandan menjalankan programlintas disiplin dalambelajar-mengajar dan risetdengan mengembangkanprogram riset, programakademik, dan profesortamu

Mempromosikan danmenjalankan program lintasdisiplin dalam belajar mengajardan riset (mengembangkanprogram riset, programakademik dan profesor tamu)

2.3.3. Parameter Keluaran (OUTPUT):


ANALYSIS, AUDIT, AND IMPROVEMENT

49


► Pengukuran dan evaluasikinerja pembelajaran

Organisasi harus mengukur danmengevaluasi kinerjapembelajaran dengan carasistematik sejalan dengankriteria kinerja

► Audit internal daneksternal

Audit internal:

▪ Organisasi harusmengembangkan sistimaudit mutu internal danmekasime pengauditannya.Proses ini termasukpengembangan personilaudit dan pembangunanrencana audit, danpersiapan laporan audit.Laporan ini dipakaisebagai pedoman tindakanperbaikan/peningkatan.Langkah-langkah yangdiambil dijadikan sebagaihandbook

50


Audit eksternal:

▪ Organisasi harusmengembangkan suatusistim mutu yang kondusifterhadap audit eksternal,dan harus mem-file laporanaudit eksternal untuk

51


dipakai sebagai bahantindakan perbaikan.

► Koreksi/perbaikan Organisasi harus membangunsuatu prosedur untuk tindakankoreksi/perbaikan dan untukmonitoring operasinya atas dasarinformasi yang diperoleh darikeluhan yang didapat dari dalamatau dari luar organisasi, dariaudit internal atau eksternal, dandari kelanjutan informasi lainyang diserahkan untuk analisadan perbaikan organisasi. Dalamhal ini, organisasi harusmengumpulkan statistikinformasi tentang keluhan danmenindak lanjuti dengankoreksi/perbaikan dengan cara

52


yang efisien. Langkah yangdiambil ditulis dalam handbook.

► Pengembangan menujuexellence

Organisasi harus menyiapkanrencana, sasaran dan kegiatannyaagar mengembangkan dirinyamenuju derajat kesempurnaandengan menilai kekuatan dankelemahan dirinya. Ini dilakukandengan:

53


▪ Menugaskan staf yangbertanggung jawab dalammengambil tindakan dalammemperbaiki kelemahandan mengembangkankekuatan

▪ Mendefinisikan sasarandan tujuan untukmengembangkanorganisasi menujuexellence.

LAIN-LAIN

► Alumni Organisasi harus menyiapkansistem evaluasi alumni baik yangmelanjutkan studi ke tingkatyang lebih tinggi maupun yangsudah masuk ke pasar kerja.

54


► Hasil riset Organisasi harusmengembangkan database untukriset, yang dapatdiinformasikan/disebarkan kemasyarakat. Temuan riset harusdidesiminasikan melalui channelyang dapat diterima secaranasional dan luar negeri.Organisasi harusmengembangkan sistem yangmampu menyediakan ilmu baruuntuk mendukungperkembangan sosial danekonomi negara.

► Integrasi hasil riset danbelajar mengajar

Organisasi dapat membangunsuatu kebijakan dan rencanakerja dan melaksanakanpenggabungan hasil riset untukkegiatan belajar-mengajar.Hasilnya dapat disediakan kepublik.

55

2.3.4. Parameter STAKEHOLDER:


KEPUASAN

► Kurikulum

Organisasi harusmengembangkan suatukurikulum yang konsistendengan kebutuhan akademikdan profesional. Kurikulumdimaksud wajib dievaluasi

▪ Kurikulum yangdikembangkanDepartemen/ProgramStudi 60 % konsistendengan kebutuhanakademik dan profesional

▪ Kurikulum yangdikembangkanDepartemen/Program Studi60 % konsisten dengankebutuhan akademik danprofesional.

56


secara teratur, termonitorsecara efisien, dan terevisiuntuk menjaga supaya tetapcocok dengan segala perubahan

▪ Kurikulum dievaluasisetiap 4 tahun

▪ Kurikulum dievaluasisetiap 4 tahun

► Pengukuran dan evaluasi kinerja belajar

Organisasi harus mengukur danmengevaluasi kinerja pembelajaran secara sistematis sejalan dengan evaluasi kriteriakinerja pembelajaran.

▪ Seluruh GJM/GKM mempunyai instrumen untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja pembelajaran

▪ Organisasi (sebagian GJM/GKM) mempunyai instrumen untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja pembelajaran

▪ Pengembangan dan penyempurnaan Instrumen evaluasi sistematis dari kriteria kinerja pembelajaran.

▪ Rencana Instrumen evaluasi sistematis dari kriteria kinerja pembelajaran.

57


► Evaluasi sistem manajemenpenelitian

Organisasi harus membangunsuatu prosedur evaluasipelaksanaan riset danmelaksanakan evaluasi secaraterus menerus terhadapkebijakan riset, pendukungriset, kegiatan promosi, danrencana kegiatan riset.

▪ Instrumen dan evaluasipelaksanaan riset telah 60% dilakukan.

▪ Instrumen dan evaluasipelaksanaan riset telah 40% dilakukan.

▪ Evaluasi kebijakan risettelah 50 % dilakukan.

▪ Evaluasi kebijakan risettelah 10 % dilakukan.

► Evaluasi sistem provisi pelayanan

Organisasi harus mengevaluasisistem pengadaan pelayananakademik/pelatihan secarateratur.

Instrumen dan evaluasipelaksanaan sistempengadaan pelayananakademik/pelatihan telah50 % dilakukan.

Instrumen dan evaluasipelaksanaan sistempengadaan pelayananakademik/pelatihan telah10 % dilakukan.

58

MANUAL MUTUNo. Dokumen : MM-GKM-KEU-FEB-1-00Revisi : 04Tanggal terbit : 27 Oktober 2017Halaman : 59-65

3. SISTEM MANAJEMEN MUTU

3.1. KETENTUAN UMUM Departemen/Program Studi berkewajiban menyusun, mendokumentasikan dan

memelihara Sistem Manajemen Mutu untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas yangdilakukan serta hasilnya memenuhi persyaratan yang ditentukan. Sistem Manajemen Mutudisesuaikan dengan jenis usaha (bisnis) organisasi, dengan memperhatikan unsur-unsurpersyaratan standar yang berlaku.

3.2. SISTEM DOKUMENTASI Sistem dokumentasi terdiri dari tingkatan-tingkatan sebagai berikut:

TINGKAT I:Manual Mutu (MM), yang menyatakan kebijakan umum organisasi terhadap aktifitasoperasional yang dilakukan yang harus memenuhi persyaratan sistem penjaminanmutu, misalnya ISO 9001: 2000 dan merupakan pedoman bagi penyusunandokumentasi tingkat di bawahnya serta aktivitas operasional organisasi.

TINGKAT II:Prosedur Mutu (PM), merupakan dokumen yang menguraikan isi MM menjadikegiatan-kegiatan operasional yang dilakukan di Departemen.

TINGKAT III:Instruksi Kerja (IK), merupakan acuan kerja bagi setiap personil di masing-masingunit yang berisi penjabaran suatu kegiatan yang ada di dokumen TINGKAT II,menjadi aktifitas-aktifitas yang lebih detil.

TINGKAT IV:Record adalah dokumen yang menunjukkan bukti dari suatu kegiatan telah dilakukan.Record bisa berupa borang (form) atau log-book.

3.3. PENGENDALIAN DOKUMEN3.3.1. Dokumentasi sistem mutu berupa dokumen untuk operasional SMM Prodi Diploma 3

Keuangan FEB USU harus ditinjau dan disetujui oleh personil yang berwenang sebelum digunakan sebagai pedoman kerja.

3.3.2. Pengelolaan dokumen yang diperlukan untuk mencapai mutu produk yang ditentukan seperti dokumen eksternal merupakan tanggung jawab fungsi yang berwenang di bidang yang bersangkutan, dan pengendaliannya dilakukan oleh Gugus Kendali Mutu (GKM).

3.3.3. Gugus Kendali Mutu (GKM) di Prodi Diploma 3 Keuangan harus memastikan bahwa terbitan terakhir dari dokumen yang relevan tersedia di semua tempat yang memerlukan dokumen untuk mencapai mutu dan mengelola produk.

3.3.4. GKM harus memastikan bahwa dokumen kadaluarsa disingkirkan dari semua tempat

59


pemakaian, atau diberi tanda “KADALUWARSA”.3.3.5. Bila diperlukan perubahan dokumen, maka dokumen yang bersangkutan harus di-

review dan disetujui oleh fungsi yang menyusun dan menyetujui sebelumnya, kecuali kalau ditentukan lagi dan dicapai pengertian dari pihak-pihak terkait.

3.3.6. Bagaimana dokumen dikendalikan dapat dijelaskan lebih khusus dalam Manual Prosedur.

3.4. PENGENDALIAN RECORDRecord sebagai bukti kegiatan harus dikumpulkan, disimpan, dan dipelihara secara

sistematis sehingga dapat diperoleh dengan cepat.3.4.1. Record harus mudah dibaca dan disimpan sedemikian rupa sehingga dapat mencegah

penurunan mutu, kerusakan atau hilang, dengan memperhitungkan pengaruh lingkungan penyimpanan.

3.4.2. Sistem pengendalian harus diterapkan dengan menerapkan sistem identifikasi dan cara penyimpanan yang sesuai.

3.4.3. Masa simpan ditentukan tergantung dari keperluan jenis kegiatan maupunpersyaratan pelanggan.

3.4.4. Pengendalian record dijelaskan lebih lanjut dalam Manual Prosedur.

60


4. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

4.1. PEMENUHAN PERSYARATAN PELANGGAN (STAKEHOLDER)Dalam rangka selalu memenuhi persyaratan stake holder (baik yang dinyatakan maupun

tidak), serta untuk mengukur kinerja sistem manajemen mutu (SMM) Prodi Diploma 3Keuangan FEB USU dari sisi persepsi stakeholder universitas, dilakukan pemantauankepuasan stakeholder dengan cara memberikan kuesioner kepada pelanggan untukmengetahui persepsi/tingkat kepuasan pelanggan. Secara lebih detil pemantauan kepuasanpelanggan dapat dijabarkan dalam Manual Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan.

4.2. PERENCANAAN4.2.1. Proses Usaha/Bisnis

Manajemen menetapkan proses bisnis perguruan tinggi dan interaksinya dalam satudiagram, sehingga terlihat komponen INPUT, PROSES, OUTPUT, dan PERSYARATANmaupun KEPUASAN PELANGGAN. Manajemen juga menjamin tersedianya sumber dayainformasi yang dibutuhkan agar proses bisnis dapat berjalan sesuai perencanaan termasukSumber Daya Manusia yang kompeten dan efektif. Setiap bidang yang terlibat dalam prosesbisnis menetapkan Sasaran Mutunya masing-masing yang selalu dipantau, diukur dandianalisa untuk selalu melakukan penyempurnaan terhadap kinerja masing-masing prosesbisnis tersebut. Aktivitas yang dilakukan pada setiap proses bisnis direncanakan dandidokumentasikan dalam bentuk Manual Mutu, Manual Prosedur, dan Instruksi Kerja.

4.2.2. OrganisasiManajemen menetapkan tanggung jawab, wewenang dan persyaratan kerja serta

hubungan antar personil untuk masing-masing personil yang mengelola, melaksanakan danmemverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu guna menjamin agar proses bisnis dapatberoperasi secara efektif serta untuk mencapai sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.Selengkapnya job description dapat dilihat di bagian SDM.

4.3. KOMUNIKASIPelaksanaan komunikasi internal antar fungsi/petugas dalam rangka pelaksanaan SMM

serta untuk mengkomunikasikan keefektifannya dilakukan melalui:a. Rapat Tinjauan Manajemen, b. Memorandum, dan c. Papan Pengumuman.

Manajemen Perguran Tinggi mengomunikasikan dan mensosialisasikan:a. Visi, b. Misi, c. Kebijakan Mutu, dan d. Sasaran Mutu.

61


Sedangkan untuk meningkatkan kesadaran dan keterlibatan semua karyawan dalampengembangan dan penerapan SMM Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU, maka SasaranMutu dan hasil pencapaiannya dari tiap-tiap bidang akan selalu dikomunikasikan dalamLaporan Sasaran Mutu yang dibuat tiga bulan sekali. Secara lebih rinci, bagaimanakomunikasi internal dan stakeholder dapat dijelaskan dalam Manual Prosedur Komunikasi.

4.4. EFEKTIFITAS SISTEM MANAJEMEN4.4.1. Audit Mutu Internal

Manajemen menjamin dilaksanakannya Audit Mutu Internal sebagai aspek fundamentaldi dalam pemeliharaan dan penyempurnaan sistem manajemen. Audit Mutu Internaldilaksanakan secara terencana dan efektif.

4.4.2. Manajemen RepresentatifDekan menunjuk salah seorang personil sebagai Manajemen Representatif (MR) dalam

penerapan SMM Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU. Organisasi SMM Prodi Diploma 3Keuangan FEB USU diperlihatkan dalam Manual Prosedur Implementasi SMM ProdiDiploma 3 Keuangan FBE USU.

Manajemen Representatif mengkoordinir serta memiliki tanggung jawab dan wewenangkeseluruhan untuk memastikan agar penerapan Sistem Mutu dilaksanakan dengan efektif danmemenuhi persyaratan standard. MR berkewajiban untuk meningkatkan kesadaran akanpentingnya persyaratan pelanggan untuk mencapai dan meningkatkan kepuasan pelanggankepada seluruh personil yang ada di Prodi Keuangan FE USU serta melaporkan kepadaDekan tentang kinerja SMM yang dipimpinnya.

4.4.3. Tinjauan ManajemenTinjauan Manajemen untuk menilai keefektifan sistem mutu; operasinya dijadwalkan

minimal satu kali dalam satu tahun.Dalam rapat tinjauan manajemen dapat dibicarakan apakah dianggap perlu mengadakan

perubahan dalam:a. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu, b. Prosedur mutu, dan operasional perguruan tinggi untuk memenuhi kebutuhan

saat ini dan kebutuhan kemudian.

Agenda dalam rapat tinjauan manajemen antara lain bisa meliputi: a. Pencapaian dan Performance sasaran Proses serta Kesesuaian Produk, b. Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan, c. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu, d. Rekomendasi untuk Improvement, e. Perubahan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu, f. Hasil Audit mutu Internal, g. Keluhan pelanggan, h. Tindak lanjut dari Rapat tinjauan manajemen yang sebelumnya.

62


Tinjauan Manajemen harus menentukan langkah-langkah menuju perbaikan sistem mutu,terutama dalam kaitannya dengan persyaratan pelanggan dan kebutuhan akan sumber daya.Di luar jadwal yang ditentukan, sewaktu-waktu dapat diadakan Tinjauan Manajemen biladijumpai masalah yang perlu diselesaikan dengan segera. Secara lebih rinci, mekanismeRapat Tinjauan manajemen dapat dijelaskan dalam Manual Prosedur Rapat TinjauanManajemen.

4.5. KOMITMEN TERHADAP PERBAIKAN BERKELANJUTANManajemen akan selalu meninjau keaktifan SMM Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU

dengan maksud agar penyempurnaan secara terus menerus pada semua aktifitasnya dapatterus dilakukan, dengan:

Melakukan monitoring, pengukuran serta menganalisa kinerja proses dan mutu hasilproses sebagaimana ditetapkan dalam sasaran Mutu setiap Bidang. Monitoring;pengukuran dan analisa juga dilakukan dengan mengadakan evaluasi pada periodeyang telah ditetapkan terhadap rekanan yang memasok produknya ke Dept EP FEBUSU, serta terhadap tingkat kepuasan pelanggan untuk memperbaiki kualitas produkdan pelayanan yang bisa diberikan kepada pelanggan.

Melakukan evaluasi secara periodik untuk mengetahui tingkat pencapaian kebijakanMutu Departemen serta sasaran mutu. Di samping pencapaian, kesesuaian dariKebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang ditetapkan akan selalu ditinjaukesesuaiannya dengan kemampuan dan kondisi universitas serta tuntutan pasar.

Melakukan audit secara berkala untuk mengetahui konsistensi dari implementasisistem mutu yang telah ditetapkan berdasarkan persyaratan stándar serta untukmemastikan bahwa sistem manajemen mutu yang diterapkan telah ditinjaukefektifannya.

Melakukan tinjauan terhadap tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yangtelah dilakukan.

Semua kegiatan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap proses(continual improvement), baik yang sudah maupun akan dilakukan, dibahas dalam rapatTinjauan Manajemen.

5. SUMBER DAYA5.1. KETENTUAN UMUM

Pengelolaan sumber daya manusia secara terus menerus dan berkelanjutandikembangkan dan disempurnakan, terutama berkaitan dengan pengendalian dan peningkatankompetensi karyawan/dosen sesuai dengan persyaratan tugas (job requirement) yangditetapkan dalam rangka untuk mencapai sasaran departemen. Aktifitas pengelolaan SDMdidasarkan pada visi, misi, sasaran, dan persyaratan tugas.

Uraian tugas dan tanggung jawab (job description) setiap karyawan/dosen ProdiDiploma 3 Keuangan FEB USU dijabarkan sesuai dengan fungsi-fungsi yang ada di dalam

63


organisasi dan menjelaskan tentang: jabatan, kedudukan dalam organisasi, tugas-tugas danwewenang.Sumber daya manusia yang memadai bagi operasi perguruan tinggi diidentifikasikan sesuaikompetensi yang diperlukan atas dasar pendidikan yang sesuai, pelatihan, ketrampilan, danpengalaman. Untuk menjamin diperolehnya SDM yang sesuai dengan kompetensi yangdiperlukan, maka penerimaan karyawan/dosen di perguruan tinggi dilakukan denganmengacu pada Manual Prosedur Penerimaan Karyawan/Dosen.

5.2. PENILAIAN KINERJAProses ini digunakan sebagai pedoman untuk mengevaluasi kinerja dosen/karyawan,

guna memenuhi tuntutan sub-deskripsi untuk meningkatkan kemampuan, ketrampilan yangmasing-masing dosen/karyawan terkait. Pedoman mengenai penilaian kinerja ini selanjutnyadapat dijelaskan secara detail dalam Manual Prosedur Penilaian Kinerja.

5.3. PELATIHANKompetensi bagi semua personil diidentifikasi secara berkala dengan pelatihan-

pelatihan. Pelatihan diperlukan diadakan sedemikain sehingga dapat dipastikan bahwapersyaratan operasional sistem yang ditentukan dapat dipenuhi dan dipertahankan. Programpelaksanaan pelatihan yang dibutuhkan disusun, dan setelah selesai dilaksanakan dievaluasikeefektifannya. Manajemen perguruan tinggi harus memastikan bahwa seluruh personilmenyadari akan pentingnya peran/aktifitas mereka termasuk bagaimana peran meraka untukikut menyumbang tercapainya sasaran Mutu. Record yang sesuai mengenai pendidikan,pengalaman, pelatihan dan kualifikasi personil disimpan. Pedoman mengenai pelatihan iniselanjutnya dapat dijelaskan secara detail dalam Manual Prosedur Pelatihan.

5.4. PRASARANA DAN LINGKUNGAN KERJAManajemen departemen mengidentifikasi, menyediakan dan merawat sarana pendukung

proses penyediaan jasa yang dibutuhkan, baik yang berupa perangkat keras maupunperangkat lunak. Perguruan tinggi mengidentifikasi dan mengelola lingkungan kerja untukaspek yang berpengaruh pada faktor manusia agar memenuhi syarat-syarat proses penyediaanjasa. Aktifitas-aktifitas yang dilakukan di dalam perguruan tinggi untuk mendukung kegiatanoperasi perguruan tinggi dan untuk tetap menjaga terciptanya lingkungan kerja yang baikdapat dilakukan dengan mengacu pada Manual Prosedur Penyediaan Prasarana.

6. MANAJEMEN PROSESUntuk mencapai sasaran mutu, Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU menetapkan proses

belajar mengajar dan interelasinya. Dekan/Pembantu Dekan bertanggungjawab terhadappengelolaan dan pengendalian setiap proses belajar mengajar yang ada, serta melakukanpengukuran atas pencapaian kinerjanya untuk secara terus menerus dan berkelanjutanmelakukan upaya-upaya perbaikan/peningkatan kinerjanya.

64


Penyediaan dan pemenuhan sumberdaya manusia yang handal serta selalu dilakukan upayantuk meningkatkan kompetensi setiap karyawan melalui pembinaan/pelatihan bertujuanuntuk menjamin mutu kerja dan hasil kerja sesuai dengan yang diisyaratkan. Proses belajarmengajar yang ada di Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU secara garis besar dapatditerangkan sbb:

6.1. PROSES UTAMA REALISASI PRODUKYang menjadi proses utama realisasi produk dalam sistem manajemen mutu (SMM)

Prodi Diploma 3 Keuangan FEB USU adalah SMM di Departemen/Program Studi dan semuaunit penunjang lainnya. Dalam pelaksanaannya dilaksanakan secara bertahap.Adapun prosesnya-proses yang terkait dengan unit akademik, antara lain, dan tidak terbataspada beberapa hal berikut:

Pendataan Mahasiswa Baru; Perwalian; Perkuliahan; Ujian; Kartu Hasil Studi dan Transkrip; Skripsi; Pendataan Alumni; Kurikulum;

Survei Kepuasan Pelanggan.

6.1.1. Pendataan Mahasiswa BaruTujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan pendataan mahasiswa baru

agar mempermudah Ketua Departemn/Program Studi dalam proses perwalian dan acuanuntuk Panitia penerimaan mahasiswa baru Fakultas. Sedangkan ruang lingkupnya adalah:Proses ini berlaku mulai diterimanya daftar nama mahasiswa baru dari Biro AdministrasiKemahasiswaan, sampai dengan menjadi daftar mahasiswa Fakultas berdasarkan asalSMU/SMK yang diserahkan ke Ketua Departemen/Program Studi.

Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:1. Daftar nama mahasiswa.2. Daftar nama mahasiswa berdasarkan asal SMU/SMK.

Uraian rinci proses pendataan mahasiswa baru dapat dijelaskan di dalam Prosedur yangdi idientifikasikan pada Manual Prosedur Pendataan Mahasiswa Baru.

6.1.2. Perwalian

65


Tujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk menentukan beban studi, bebanpraktek, dan beban penelitian yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan mahasiswa.

Sedangkan ruang lingkupnya adalah:Proses ini berlaku mulai dari bimbingan konseling sampai dengan penetapan Kartu RencanaStudi (KRS) mahasiswa.

Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:1. Kartu Hasil Studi.2. Kartu Rencana Studi.3. Konversi Nilai Mahasiswa Transfer.4. Daftar Hadir mahasiswa.5. Tanda terima pembayaran.

Uraian terinci proses perwalian dijelaskan di dalam prosedur yang diidentifikasikan padaManual Prosedur Perwalian.

6.1.3. PerkuliahanTujuan dari kegiatan ini adalah: Untuk mendapatkan transfer of knowledge dan science

(aplikasi praktek) di bidang manajemen antara dosen sebagai fasilitator dan mahasiswa,sehingga mahasiswa dapat mengerti, memahami (aspek kognitif), mampu mengekspresikandalam perilaku (aspek afektif), dan memiliki ketrampilan (aspek skill) di lapangan.

Sedangkan ruang lingkupnya adalah: Proses ini berlaku mulai dari penetapan KRSmahasiswa sampai dengan proses persiapan ujian.

Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:1. Daftar hadir mahasiswa.2. Kesediaan mengajar dosen.3. Kurikulum vitae dosen.4. Plotting dosen.5. Jadwal perkuliahan.6. Kontrak perkuliahaan.7. Berita acara perkuliahan.8. Laporan Kehadiran dosen bulanan.9. Daftar Mata kuliah berpraktikum.

10. SK mengajar.

Uraian terinci proses perkuliahan dijelaskan di dalam prosedur yang diidentifikasikanpada Manual Prosedur Perkuliahan.

6.1.4. UjianTujuan dari kegiatan ini adalah: Untuk mengevaluasi hasil proses perkuliahan yang telah

dilakukan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah: Proses ini berlaku mulai ketika tatap mukasudah mencapai 14 kali tatap muka sampai dengan pengumuman hasil ujian.

Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:1. Jadwal ujian.

66


2. Daftar nilai ujian.3. Berita acara ujian.4. Kartu rencana ujian.5. Hasil evaluasi kinerja pengajar.6. Hasil evaluasi pelayanan proses belajar mengajar.7. Transkrip sementara.8. Transkrip jadi.9. Kartu hasil studi.10. Jawaban ujian.11. Surat pemberitahuan ujian.Uraian terinci proses ujian dijelaskan di dalam prosedur yang diidentifikasikan pada

prosedur ujian.

6.1.5. Kartu Hasil Studi dan TranskripTujuan dari kegiatan ini adalah: Untuk mensosialisasikan hasil evaluasi akhir studi

mahasiswa pada setiap semester dan akhir studi secara keseluruhan. Sedangkan ruanglingkupnya adalah: Proses ini berlaku mulai penyetoran nilai hasil ujian sampai denganpenyerahan kartu hasil studi.

Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:1. Tanda terima pembayaran.2. Dispensasi keuangan untuk mahasiswa.3. Kartu rencana studi.4. Daftar lulusan mahasiswa.5. Kartu hasil studi.6. Transkrip sementara.7. Transkrip jadi.8. Kurikulum vitae alumni.9. Evaluasi pelayanan proses belajar mengajar.Uraian terinci proses pembuatan kartu hasil studi dan transkrip dapat dijelaskan di dalam

prosedur yang diidentifikasikan pada Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip.

6.1.6. Tugas AkhirTujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman evaluasi dari akhir studi mahasiswa dan

sebagai dasar penilaian terhadap kemampuan mahasiswa di dalam mengkaji dan menelitiaplikasi ilmu serta membuat karya tulis ilmiah sebagai report dari penelitian yang dilakukan.

Sedangkan ruang lingkupnya adalah: Proses ini berlaku ketika mahasiswa sudahmenyelesaikan 80 SKS sampai mahasiswa menyerahkan laporan skripsi yang sudah diuji dandirevisi oleh dosen penguji.

Sedangkan hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:1. Transkrip sementara.2. Daftar pengajuan Tugas Akhir3. Daftar dosen pembimbing.

67


4. Kartu bimbingan.5. Halaman persetujuan proposal.6. Halaman pengesahan proposal.7. Berita acara bimbingan Tugas Akhir8. Halaman persetujuan Tugas AkhirUraian rinci proses skripsi dijelaskan di dalam prosedur yang diidentifikasikan pada

Prosedur Tugas Akhir.

6.1.7. Pendataan alumniTujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk mendata alumni dan membuat

data base alumni, sedangkan ruang lingkupnya adalah: proses ini berlaku mulai dari reviewdaftar lulusan sampai dengan pembuatan data base alumni.

Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:1. Daftar lulusan.2. Kurikulum vitae alumni.3. Transkrip jadi.4. Rekap data base alumni.Uraian rinci proses pendataan alumni dapat dijelaskan di dalam Prosedur yang di

identifikasikan pada Manual Prosedur Pendataan Alumni.

6.1.8. KurikulumTujuan dari kegiatan ini adalah sebagai dasar penyusunan dan penetapan kurikulum yang

mengarah pada tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dan berbasis pada kebutuhanmasyarakat. Sedangkan ruang lingkupnya adalah: proses ini berlaku mulai dari menghimpunmasukan dari stake holder sampai dengan pengesahan kurikulum.

Hasil dari kegiatan tersebut di atas adalah:1. Surat keputusan dekan tentang tim penyusun kurikulum.2. Surat keputusan tentang kurikulum.3. Laporan penyusunan kurikulum.4. Kurikulum.Uraian rinci proses penyusunan kurikulum dapat dijelaskan di dalam Prosedur yang di

idientifikasikan pada Manual Prosedur Kurikulum.

6.1.9. Survei kepuasan pelangganTujuan dari kegiatan ini adalah sebagai pedoman untuk evaluasi pelayanan dan dasar

peningkatan kepuasan pelanggan. Sedangkan ruang lingkupnya adalah: proses ini berlakumulai dari penyebaran kuesioner evaluasi kinerja pengajar dan kuesioner tentang evaluasipelayanan proses belajar mengajar sampai dengan sosialisasi rekap kuesioner terhadap pihak-pihak yang terkait. Uraian rinci proses survei kepuasan pelanggan dapat dijelaskan di dalamProsedur yang diidientifikasikan pada Manual Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan.

68


DAFTAR RUJUKAN

1. UU No. 20/2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional..

2. Peraturan Pemerintah RI No. 153 tahun 2000 tentang Penetapan UniversitasSumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara..

3. Higher Education Long Term Strategy 2003.

4. Keputusan Majelis Wali Amanat No. 01/SK/MWi/2005 tentang AnggaranRumah Tangga Universitas Sumatera Utara.

5. Konsep Kebijakan Akademik tahun 2017.

6. Konsep Standar Akademik tahun 2017.

7. Rencana Strategis Universitas Sumatera Utara 2015-2019.

8. Pedoman Penjamin Mutu DIKTI tahun 2017.

9. ISO 9001:2000 .

10.

V. Gaspersz, ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement,Gramedia Pustaka Utama, Cetakanan ke 3, 2003.

11.

Tim Satgas QA USU, Laporan Hasil Benchmarking QA ke: Univ. Malaya,Univ. Kebangsaan Malaysia, Chulalongkorn University (Bangkok), IPB(Bogor), November 2005.

DAFTAR PENYUSUN

69


1Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M.Si Ketua GKM

2Yasmin Chairunisa Muchtar, SP, MBA Sekr. GKM

3Arif Qaedi Hutagalung, SE, M.Si Anggota

70

MANUAL PROSEDUR MANUAL MUTU - dipl-keu.usu.ac.iddipl-keu.usu.ac.id/images/gkm/MANUAL_MUTU.pdfgugus...

Documents

Transcript of MANUAL PROSEDUR MANUAL MUTU - dipl-keu.usu.ac.iddipl-keu.usu.ac.id/images/gkm/MANUAL_MUTU.pdfgugus...