1 | P a g e

MANUAL MUTU

UNIVERSITAS SURABAYA

QUALITY ASSURANCE UNIT

UNIVERSITAS SURABAYA (QA UBAYA)

Gedung A. Ruang NA.01.13

Kampus I. Ngagel Jaya Selatan 169

Surabaya

Telp.(031)2981019, 2981029

Email:qa@ubaya.ac.id

2 | P a g e

KATA PENGANTAR

Manual Mutu Universitas Surabaya ini disusun sebagai acuan bagi pengembangan Manual Mutu

Tingkat Fakultas yang berfungsi sebagai pedoman bagi penyusunan Spesifikasi Program Studi (SP),

Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja (IK) pada unit pelaksana akademik, penunjang akademik,

pelaksana administrasi-layanan teknis, dan pendukung strategis.

Landasan penyusunan manual mutu mengacu pada STATUTA dan Rencana Strategis (Renstra)

Ubaya sebagaimana tertuang pada SK Rektor No. 292 Tahun 2003 dengan strategis yang terkait

dengan pengembangan Ubaya ke depan sesuai visinya. Manual mutu ini mencakup Kebijakan Mutu,

Standar Mutu, Sasaran Mutu, Sistem Penjaminan Mutu dan Sistem Monitoring dan Evaluasi

Internal Ubaya.

Manual ini dimaksudkan sebagai panduan bagi para pengelola program, staf pengajar, staf

penunjang (teknisi, laboran, pustakawan), staf administrasi layanan teknis dan mahasiswa dalam

rangka upaya untuk mengembangkan proses pembelajaran yang diselenggarakan.

Surabaya, Juli 2007

Rektor

Prof. Drs. ec. Wibisono Hardjopranoto, M. S.

3 | P a g e

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR 2

DAFTAR ISI 3

BAB I. KEBIJAKAN MUTU UBAYA 4

A. Pendahuluan 4

B. Pernyataan Mutu Ubaya 2007-2010 5

C. Kebijakan Mutu Ubaya 2007-2010 6

1. Kebijakan Mutu di Bidang Pendidikan 6

2. Kebijakan Mutu di Bidang Penelitian 8

3. Kebijakan Mutu di Bidang Pengabdian Pada Masyarakat 8

4. Kebijakan Mutu di Bidang Kemahasiswaan 9

5. Kebijakan Mutu di Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia 9

6. Kebijakan Mutu di Bidang Manajemen Internal 10

D. Standar Mutu Ubaya 2007-2010 10

E. Sasaran Mutu Ubaya 2007-2010 13

BAB II. SISTEM PENJAMINAN MUTU UBAYA 16

A. Konsep 16

B. Keberadaan Unit Jaminan Mutu 16

C. Pelaksanaan Penjaminan Mutu di Ubaya 17

BAB III. ORGANISASI PENJAMINAN MUTU UBAYA 19

A. Tingkat Universitas 19

B. Tingkat Fakultas/Pascasarjana 19

C. Tingkat Jurusan/Bagian/Program Studi 20

BAB IV. SISTEM MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL 22

4 | P a g e

BAB I

KEBIJAKAN MUTU UNIVERSITAS SURABAYA

2007-2010

A. Pendahuluan

Universitas Surabaya (Ubaya) adalah sebuah perguruan tinggi swasta yang berada di jajaran

depan penyelenggara pendidikan tinggi khususnya di Indonesia bagian Timur. Sejak awal

berdirinya (11 Maret 1968), Ubaya memiliki komitmen tinggi dalam penyelenggaraan program

pendidikan tinggi mempersiapkan para lulusannya memasuki era global yang penuh tantangan

dan kompetisi terbuka. Sebagaimana termaktub dalam Statuta Ubaya Bab IV, Bagian Ketiga, Pasal

19 menyatakan pendidikan tinggi di Ubaya diarahkan untuk menghasilkan lulusan dengan

kualifikasi andal serta dapat menjadikan pesertadidik sebagai warga negara yang cakap dalam

memenuhi kebutuhan kehidupan masyarakat, khususnya masyarakat bisnis dan industri, dengan

kata lain Ubaya memiliki karakteristik untuk membangun masyarakat rasional dan ilmiah yang

mampu mengembangkan komunitas bisnis dan industri dalam memajukan kesejahteraan

manusia.

Dalam melaksanakan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi, Universitas Surabaya

berusaha untuk menghasilkan mutu yang tinggi. Oleh karena itu upaya-upaya peningkatan mutu

harus dilaksanakan oleh seluruh elemen yang bertanggungjawab dalam menghasilkan keluaran

berbentuk layanan tri-dharma. Dalam konteks itu maka perlu dikeluarkan Pernyataan Mutu Ubaya

2007-2010 yang nantinya dijabarkan dalam Kebijakan Mutu Ubaya 2007-2010 yang berisi

komitmen Ubaya dalam menjaga mutu dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan. Kebijakan

Mutu Ubaya 2007-2010 diharpkan menjadi pegangan yang terbaik dalam melaksanakan proses

penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

Selain merupakan pilihan-pilihan pegangan yang terbaik, Kebijakan Mutu Universitas

Surabaya juga merupakan media komunitas yang berisi komitmen institusi untuk meningkatkan

mutu secara berkelanjutan, terarah dan akuntabel. Kebijakan mutu ini dijabarkan lebih lanjut

dengan penetapan berbagai indikator dan target-target yang revelan. Selain itu, melalui

monitoring dan evaluasi internal akan dapat dipelihara dan dikembangkan langkah-langkah

peningkatan mutu dan capaiannya.

Komitmen dan partisipasi setiap sivitas akademika Universitas Surabaya merupakan sebuah

prasyarat tidak saja bagi rangkaian proses penyusunan Kebijakan Mutu tetapi juga dalam

keseluruhan mekanisme implementasi sistemnya hidup di tengah-tengah dinamika kehidupan dan

perkembangan Ubaya dari waktu ke waktu. Penekanan pada prinsip kebersamaan dalam proses

penyusunan Kebijakan Mutu juga dimaksudkan agar kebijakan yang ditetapkan sungguh-sungguh

menjadi milik seluruh anggota komunitas.

5 | P a g e

B. Pernyataan Mutu Ubaya 2007-2010

Masalah mutu atau kualitas merupakan salah satu program penting yang ingin diwujudkan di

Universitas Surabaya ini. Sehubungan dengan hal tersebut perlu diterbitkan Pernyataan Mutu

Ubaya. Pernyataan Mutu ini meliputi berbagai bidang yang menjadi kegiatan operasional Ubaya

keseharian yaitu pendidikan, penelitian, pengabdian pada masyarakat, kemahasiswaan,

pengembangan sumberdaya manusia, dan Manajemen Internal. Maksud dari diterbitkannya

Pernyataan Mutu ini ialah untuk digunakan sebagai rujukan bagi seluruh warga Ubaya dan

kelembagaan yang ada di dalam lingkungan Ubaya dalam melaksanakan tugasnya agar dapat

menjadi akuntabel. Selain itu dengan adanya pernyataan mutu ini, unit kerja menjadi memiliki

panduan yang dapat digunakan sebagai pengendali utama untuk melakukan perencanaan,

penganggaran, pelaksanaan kegiatan, pemantauan dan evaluasi serta dalam mengatur

pemanfaatan sumberdaya yang diperlukan.

Berikut adalah pernyataan mutu yang ditetapkan :

1. Bidang Pendidikan

Program-program pendidikan yang ditawarkan oleh Ubaya hendaknya memiliki mutu akademik

yang tinggi dan didasarkan pada penelitian dan layanan kepada masyarakat yang dikembangkan

oleh dosen Ubaya.

2. Bidang Penelitian

Penyelenggaraan penelitian diarahkan untuk menerapkan, menyebarluaskan, mengembangkan,

dan/atau memperkaya kasanah ilmu, teknologi, dan/atau kesenian guna meningkatkan taraf hidup

masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional, dalam rangka mengembangkan secara

berkesinambungan universitas sebagai wadah masyarakat ilmiah.

3. Bidang Pengabdian Pada Masyarakat

Penyelenggaraan program pengabdian pada masyarakat bertujuan untuk meningkatkan taraf

hidup masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional melalui layanan penerapan ilmu,

teknologi, dan/atau kesenian, dalam rangka melakukan proses belajar untuk mengetahui, belajar

untuk melakukan, belajar untuk hidup bersama, dan belajar untuk menjadi diri sendiri.

4. Bidang Kemahasiswaan

Penyelenggaraan program dan kegiatan kemahasiswaan diarahkan untuk mewujudkan

terciptanya peningkatan mutu pelayanan kemahasiswaan, peningkatan partisipasi dan prestasi

mahasiswa dalam kegiatan ilmiah mahasiswa, serta peningkatan partisipasi dan prestasi

mahasiswa dalam bidang bakat, minat di tingkat lokal, nasional maupun internasional.

5. Bidang Pengembangan Sumberdaya Manusia

Pengembangan sumberdaya manusia hendaknya terarah dan terencana guna mendukung

pencapaian visi Ubaya melalui pelaksanaan program dan kegiatan yang bermutu.

6. Bidang Manajemen Internal

Sistem Manajemen Internal Ubaya diarahkan pada sistem perencanaan dan anggaran yang

berdasar pada hasil evaluasi capaian mutu dan target mutu yang akan dicapai serta perencanaan

yang dibuat diupayakan agar layak dan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, tepat sasaran,

tepat spesifikasi dan dapat dipertanggungjawabkan.

6 | P a g e

C. Kebijakan Mutu Ubaya 2007-2010

Program-program pendidikan tinggi yang ditawarkan oleh Ubaya harus memiliki mutu yang

tinggi yang difasilitasi oleh otonomi universitas dan kebebasan akademik sebagaimana diatur

dalam Statuta 2002 Bab IV tentang Penyelenggaraan Tri-dharma Perguruan Tinggi Bagian Pertama

Pasal 17. Agar universitas kuasa untuk menupayakan dan menjamin kebebasan akademik maka

universitas harus memiliki otonomi. Dalam implementasinya, seluruh proses kegiatan tri-dharma

perguruan tinggi di Ubaya harus didasari dengan paradigma akademik yang harus menjadi

komitmen, penjiwaan dan panduan sivitas akademika dalam kehidupan masyarakat ilmiah.

Ruang lingkup dari Kebijakan Mutu Ubaya 2007-2010 meliputi 6 bidang yaitu bidang

pendidikan, bidang penelitian, bidang pengabdian kepada masyarakat, bidang kemahasiswaan,

bidang pengembangan sumberdaya manusia, dan bidang Manajemen Internal. Berikut ini adalah

uraian kebijakan yang lebih rinci untuk masing-masing bidang.

1. Kebijakan Mutu Bidang Pendidikan

Kebijakan mutu bidang pendidikan di Ubaya termuat dalam Statuta 2002 dan Rencana

Strategis 2003-2010. Hal ini didukung pernyataan sebagaimana ditetapkan dalam STATUTA Ubaya

pasal 19, huruf (a) dan (b) sebagai berikut:

a. pendidikan diarahkan untuk menghasilkan lulusan dengan kualifikasi andal serta dapat

menjadikan pesertadidik sebagai warga negara yang cakap dalam memenuhi kebutuhan

kehidupan masyarakat, khususnya masyara-kat bisnis dan industri;

b. penyediaan kesempatan pendidikan tinggi dan pembelajaran berkelanjut-an, dengan

memberikan rentang pilihan optimal dan persyaratan masuk maupun persyaratan lulus

yang sesuai dengan sistem akademik yang berlaku, termasuk penyediaan kesempatan

pendidikan karakter bagi pengembangan individu yang mendukung pendidikan

kewarganegaraan dan partisipasi aktif warga negara dalam masyarakat.

Selanjutnya, layanan pendidikan tinggi yang diberikan Ubaya diselenggara-kan secara

terencana dan memiliki indikator mutu yang terukur serta akuntabel. Untuk kepentingan itu,

Pasal 20 Statuta Ubaya 2002 menyatakan ketentuan-ketentuan berikut.

(1) Penyelenggaraan pendidikan dilaksanakan dengan mengacu pada pilar pembe-lajaran:

belajar untuk mengetahui, belajar untuk melakukan, belajar untuk hidup bersama dan

belajar untuk menjadi diri sendiri.

(2) Penyelenggaraan pendidikan didasarkan pada kurikulum dan kekhususan program

pendidikan yang berlaku pada masing-masing program studi sebagai satuan inti kegiatan

akademik, dan diarahkan sesuai dengan ciri kebutuhan kompetensi lulusan yang

diharapkan.

(3) Rancang bangun dan pengembangan kurikulum bercirikan tegas, jelas, dan aplikatif, serta

berorientasi akademik yang inovatif bagi kebutuhan masyarakat bisnis dan industri, serta

relevan dengan tuntutan masyarakat global.

(4) Pengoperasian kurikulum dalam kegiatan pembelajaran dilaksanakan secara terpantau,

terukur, dan wajib divalidasi dengan berbagai cara di tingkat fakultas/jurusan/program

7 | P a g e

studi, yang mampu memproyeksikan pilihan-pilihan bentuk dan cara pengukuran kinerja

yang diperlukan untuk evaluasi pembelajaran.

Terkait dengan implementasinya, selain ketentuan tentang keluwesan metode

penyampaian/pencapaian dan fasilitasi pembelajaran, pasal 21 ayat (4) Statuta 2002 menetapkan

tentang pemantauan kualitas penyelenggaraan pendidikan tingginya sebagai berikut.

(4) Penilaian penyelenggaraan pendidikan dilaksanakan melalui audit kualitas internal.

Komitmen Ubaya terhadap kualitas pendidikan tinggi tercermin pada ketetapan-ketetapan

sebagaimana diuraikan di atas. Melengkapi hal itu, Renstra Universitas Surabaya 2003-2010,

menetapkan kualifikasi pendidikan tinggi yang diselenggarakan sebagai berikut.

Untuk mahasiswa (peserta pendidikan reguler maupun continuing education) dan

lulusannya, Ubaya berketetapan untuk memberikan pengetahuan, keterampilan, dan

bimbingan karir yang sesuai dengan potensi yang dipunyai dan oleh karenanya

mahasiswa dan lulusan berpeluang besar dan memiliki kemampuan akses yang lebih

besar untuk berkembang dalam masyarakat. Pada gilirannya ia akan dapat menduduki

posisi kunci dalam perkembangan masyarakat di masa yang akan datang. Melalui

pengambilan keputusan lulusan dapat mengembangkan kepribadian, mengaktualkan

diri dalam meniti karir dan memiliki kebebasan berpikir dan/atau melanjutkan ke strata

pendidikan yang lebih tinggi.

Bagi masyarakat bisnis dan industri, Ubaya kerketetapan agar hasil pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dicari, menjadi incaran dan dibutuhkan

oleh masyarakat bisnis dan industri karena dapat berperan untuk mengantarkannya

menjadi maju dan terkemuka.

Dengan berketetapan seperti itu, Ubaya memiliki tekad kuat untuk tidak sekedar memberi

pengetahuan dan keterampilan kepada para pesertadidiknya tetapi menghasilkan lulusan pada

jenjang pendidikan tinggi yang berkarakter dan memiliki soft skills yang sesuai dengan tuntutan

kebutuhan untuk memajukan masyarakat bisnis dan industri.

Metode pendidikan di Ubaya secara bertahap mengalami perubahan dari proses pembelaan

berpusat pada dosen menjadi proses pembelajaran berpusat pada mahasiswa. Dengan metode

yang baru itu, mahasiswa mempunyai peran dan tanggung jawab yang lebih besar dalam

menentukan apa yang dipelajari serta keleluasaan untuk mengembangkan diri termasuk

menumbuhkembangkan kepribadian dan keterampilannya. Untuk itu dosen Ubaya diupayakan

untuk memiliki kualifikasi dan kompetensi dalam mengajar dan memandu pembelajaran sesuai

dengan perkembangan itu. Salah satu indikasi dari reputasi perguruan tinggi dicerminkan oleh

keterserapan lulusannya di masyarakat (graduate employability). Melalui program akademik dan

kemahasiswaan yang ditawarkan, Ubaya berusaha memberikan kesempatan seluas-luasnya

kepada mahasiswa agar setelah lulus mereka mampu bekerja, belajar dan mengembangkan diri

sesuai dengan atau bahkan melebihi harapan para penggunanya.

8 | P a g e

2. Kebijakan Mutu Bidang Penelitian

Sebagaimana ditetapkan dalam STATUTA pasal 27,

Penyelenggaraan penelitian diarahkan untuk menerapkan, menyebarluaskan,

mengembangkan, dan/atau memperkaya kasanah ilmu, teknologi, dan/atau kesenian guna

meningkatkan taraf hidup masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional, dalam rangka

mengembangkan secara berkesinambungan universitas sebagai wadah masyarakat ilmiah.

Penyelenggaraan penelitian di Ubaya diwujudkan untuk penelitian bidang ilmu, teknologi

dan/atau kesenian: (1) dalam rangka proses belajar-mengajar; (2) dalam rangka pengembangan

ilmu, teknologi, dan/atau kesenian; (3) dalam ruang lingkup masalah lokal, regional, nasional,

maupun internasional, dan diarahkan sebagai layanan penelitian yang efektif dan efisien bagi

dunia bisnis dan industri, maupun kebutuhan lain dari masyarakat; dan (4) untuk pengembangan

kelembagaan universitas.

Sesuai dengan renstra Ubaya, program-program penelitian diarahkan pada terwujudnya

kerjasama penelitian dan pemberdayaan lintas unit dan lintas keilmuan secara integral. Kerjasama

ini meliputi: (1) sinergi fasilitas, aktivitas, sumberdaya manusia, prosedur operasi standar (SOP),

dan sistem informasi database; (2) terwujudnya jaringan kerjasama yang dapat menjadi sarana

untuk diperolehnya dana mandiri.

Proses penelitian yang diselenggarakan tidak hanya dilakukan secara mandiri melainkan juga

dilaksanakan melalui kolaborasi dengan lembaga-lembaga pemerintah, swasta maupun Lembaga

Swadaya Masyarakat dalam dan luar negeri dalam penelitian dan pemberdayaan masyarakat.

Selain itu penelitian diharapkan dapat mewujudkan optimalisasi dari sumberdaya di lingkungan

Ubaya guna menghasilkan produk-produk yang berdaya-saing serta dapat mewujudkan penelitian-

penelitian terapan yang unggul, mendapatkan hak cipta dan hak patent, serta banyak dirujuk oleh

masyarakat.

3. Kebijakan Mutu Bidang Pengabdian Pada Masyarakat

Penyelenggaraan program pengabdian pada masyarakat bertujuan untuk meningkatkan taraf

hidup masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional melalui layanan penerapan ilmu,

teknologi, dan/atau kesenian, dalam rangka melakukan proses belajar untuk mengetahui, belajar

untuk melakukan, belajar untuk hidup bersama, dan belajar untuk menjadi diri sendiri.

Selanjutnya penyelenggaraan pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan dalam berbagai

kegiatan meliputi penyediaan informasi ilmiah, jasa, hasil rekayasa, dan hasil rancang bangun

teknologi, dan/atau kesenian; penerapan hasil penelitian sebagai sumbangan yang dapat memberi

nilai tambah bagi masyarakat maupun sebagai kelengkapan yang diperlukan oleh masyarakat

dalam meningkatkan kesejahteraan bersama; penyusunan konsep dan perencanaan untuk

pengembangan wilayah secara terpadu dan membantu pelaksanaan program/projek

pengembangan wilayah di tingkat lokal, regional, nasional, dan internasional.

Sesuai dengan Renstra Ubaya, program pengabdian pada masyarakat diarahkan pada

peningkatan jumlah masyarakat dampingan dalam bidang pemberdayaan serta bertambahnya

model-model pendampingan yang dimanfaatkan oleh masyarakat; terwujudnya jaringan

kerjasama yang dapat menjadi sarana untuk diperolehnya dana mandiri. Adanya kolaborasi

dengan lembaga-lembaga pemerintah, swasta maupun Lembaga Swadaya Masyarakat dalam dan

luar negeri dalam penelitian dan pemberdayaan masyarakat; bertambahnya akses masyarakat

9 | P a g e

yang didampingi terhadap informasi dan pengetahuan. Meningkatkan daya tawar masyarakat

dampingan; meningkatnya kesejahteraan masyarakat dampingan melalui model-model

pendampingan yang telah dikembangkan

4. Kebijakan Mutu Bidang Kemahasiswaan

Sesuai dengan kebijakan pokok penyelenggaraan pendidikan, pendidikan di Ubaya diarahkan

untuk menghasilkan lulusan dengan kualifikasi andal serta dapat menjadikan peserta didik sebagai

warga negara yang cakap dalam memenuhi kebutuhan kehidupan masyarakat, khususnya

masyarakat bisnis dan industri, maka program dan kegiatan kemahasiswaan di Ubaya, pada

dasarnya adalah bagian yang integral dari proses pendidikan. Program dan kegiatan

kemahasiswaan Ubaya diarahkan pada empat bagian utama yaitu:

a. Pemenuhan layanan kesejahteraan untuk mahasiswa

b. Penguatan kemampuan akademik dan keprofesian mahasiswa

c. Pengembangan diri, bakat dan kepribadian mahasiswa

d. Panduan karier mahasiswa

Sebagai bagian dari sivitas akademika, mahasiswa mempunyai hak menggunakan kebebasan

akademik secara bertanggungjawab sesuai dengan norma dan etika akademik; memperoleh

layanan pembelajaran sesuai dengan bakat, minat dan kemampuan; memanfaatkan fasilitas

universitas yang tersedia dalam rangka kelancaran proses belajar serta mendapatkan fasilitas

berupa pendampingan mahasiswa dalam proses pembelajaran melalui penyelenggaraan

academic advising dan student counseling dengan tujuan menciptakan lingkungan belajar yang

sehat dan partisipatoris.

Program dan kegiatan kemahasiswaan dilaksanakan untuk mewujudkan terciptanya

peningkatan mutu pelayanan kemahasiswaan, peningkatan partisipasi dan prestasi mahasiswa

dalam kegiatan ilmiah mahasiswa, serta peningkatan partisipasi dan prestasi mahasiswa dalam

bidang bakat, minat di tingkat lokal, nasional maupun internasional.

5. Kebijakan Mutu Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pengembangan sumberdaya manusia yang terarah dan terencana tentunya menjadi bagian

penting dalam pencapaian visi Ubaya melalui pelaksanaan program dan kegiatan yang bermutu.

Selain peningkatan kualifikasi dosen, perlu juga dilakukan langkah strategis untuk peningkatan

jabatan akademik dosen untuk mengemban tugas dan kewajiban akademik.

Saat ini rasio jumlah dosen tetap yang bergelar Doktor dengan jumlah dosen tetap di Ubaya

relatif masih sedikit yaitu 0,088. Tentunya kondisi ini perlu ditingkatkan, untuk itu secara

bertahap dosen yang belum berkualifikasi doktor akan difasilitasi untuk mengikuti program doktor

baik di perguruan tinggi dalam negeri maupun luar negeri. Selain itu akan ada program

pemantauan perkembangan karir akademik dosen serta disesuaikan dengan rencana peningkatan

mutu akademik di Ubaya.

Selain dukungan dari dosen yang bermutu, tentunya dukungan dari karyawan non dosen atau

karyawan non akademik yang kompeten dan bermutu. Karena itu secara bertahap kinerja pegawai

dosen dan non dosen akan dievaluasi dan selanjutnya ditingkatkan melalui pelatihan, peningkatan

kualifikasi dan profesionalisme, serta penataan penugasan. Sistem evaluasi kinerja dosen dan

pegawai non dosen akan terus disempurnakan sehingga benar-benar dapat meninkatkan motivasi

dan mutu kerjanya. Saat ini sedang dikembangkan sistem penilaian berbasis kinerja.

10 | P a g e

6. Kebijakan Mutu Manajemen Internal

Dalam institusi pendidikan dukungan sistem manajemen dan administrasi yang handal sangat

diperlukan dalam menjalankan aktivitas akademik yang menjadi kegiatan utamanya. Oleh karena

itu unit-unit penunjang akademik, pelaksana administrasi-layanan teknis, dan pendukung strategis

secara bertahap akan diintegrasikan menjadi bagian dari sistem Manajemen Internal Ubaya yang

mampu mendukung terselenggaranyaaktivitas akademik yang bermutu. Sistem Manajemen

Internal Ubaya mensyaratkan adanya sistem perencanaan dan anggaran yang berdasar pada hasil

evaluasi capaian mutu dan target mutu yang akan dicapai oleh Ubaya. Perencanaan haruslah

diupayakan agar layak dan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, tepat sasaran, tepat spesifikasi

dan dapat dipertanggungjawabkan.

Untuk meningkatkan tingkat kepuasan pengguna, sistem Manajemen Internal haruslah ramah,

terintegrasi, akurat dan tepat waktu. Masing-masing unit dalam sistem Manajemen Internal yang

memiliki sistem informasi berbasis teknologi informasi dan memiliki mekanisme untuk menangani

keluhan.

Secara berkala masing-masing unit yang ada di lingkungan Ubaya akan menjalani proses

monitoring dan evaluasi terhadap kinerja pencapaian mutunya secara internal.

D. Standar Mutu Akademik Ubaya 2007-2010

Landasan Penetapan Standar Mutu Akademik Ubaya 2007-2010

Standar Mutu Akademik Universitas Surabaya (Ubaya) berisikan standar mutu akademik yang

apabila terlaksana dengan baik dan dapat diukur secara akurat, diharapkan akan mampu

mengindikasikan kinerja universitas baik menyeluruh maupun sektoral (fakultas, program studi,

lembaga, departemen, dan unit-unit pendukung lainnya). Tujuan dari penyusunan Standar Mutu

Akademik Ubaya adalah agar dapat digunakan sebagai acuan dan panduan bagi manajemen

universitas dalam menyusun program-program kerja rutin yang berkesinambungan dan

berorientasi pada perbaikan berkelanjutan untuk mendukung tercapainya visi universitas.

Secara garis besar terdapat empat referensi utama yang digunakan dalam proses perumusan

standar mutu Ubaya. Referensi pertama adalah Rencana Strategis (Renstra) Ubaya 2010

sebagaimana tertuang pada SK Rektor No. 292 Tahun 2003 yang memuat isu-isu strategis yang

terkait dengan pengembangan Ubaya ke depan sesuai dengan visi yang dituju. Isu-isu strategis ini

diformulasikan sebagai perspektif-perspektif dalam Standar Mutu Ubaya di mana hubungan

kausal antar-isu dirumuskan pada gambar 1.1. Pola hubungan kausal yang dirumuskan di sini mirip

dengan model pengukuran kinerja berdasarkan metode balanced scorecard, tetapi penamaan

perspektifnya berbeda. Perbedaannya adalah jika dalam balanced scorecard terdapat 4 perspektif

yaitu keuangan (financial), pelanggan (customer), proses bisnis internal (internal business process),

dan belajar dan tumbuh (learning and growth), dalam standar mutu Ubaya ini keempat perspektif

tersebut dianalogikan dengan isu-isu strategis dalam Renstra Ubaya. Analogi yang dimaksud

diuraikan sebagai berikut:

Pelanggan = Kualitas dan Kredibilitas Tri-dharma Perguruan Tinggi

Proses bisnis internal = Ekstensifikasi Unit-Unit Pelaksana Akademik & Jejaring Kerjasama

Keuangan = Manajemen Sumber Dana

Belajar dan Tumbuh = Manajemen Organisasi

11 | P a g e

Kualitas dan Kredibilitas Tri-dharma Perguruan Tinggi

Ekstensifikasi Unit-UnitPelaksana Akademik Jejaring Kerjasama

Manajemen Sumber Dana

Manajemen Organisasi

Gambar 1.1 Hubungan kausal antar-isu strategis dalam Renstra Ubaya

Referensi kedua adalah SK Rektor No. 193 Tahun 2004 tentang Struktur Organisasi Menurut

Unsur-Unsur: Pimpinan Universitas, Pelaksana Akademik, Penunjang Akademik, Pelaksana

Administrasi-Layanan Teknis, dan Bidang Pendukung Strategis di Lingkungan Universitas Surabaya.

Pada referensi ini diuraikan mengenai pengelompokan unit-unit pada universitas secara garis

besar menjadi fungsi-fungsi pelaksana akademik, penunjang akademik, pelaksana administrasi-

layanan teknis, dan pendukung strategis. Selain itu inter-relasi antar-fungsi beserta pembagian

tugas koordinasi antar-pimpinan universitas (Rektor, Wakil Rektor 1 dan Wakil Rektor 2) pada

masing-masing fungsi juga diuraikan di sini.

Referensi ketiga adalah uraian mengenai Deskripsi Jabatan (Job Description) dari unsur-unsur

pada Struktur Organisasi Universitas Surabaya. Referensi ini diperlukan untuk menyelaraskan

Indikator Kinerja yang akan dibebankan pada unsur-unsur dalam Struktur Organisasi Ubaya

dengan apa yang menjadi ruang lingkup pekerjaan dari unsur-unsur tersebut.

Referensi keempat adalah format Sasaran Pokok-Pokok Program (SPP) versi tahun anggaran

2004/2005 yang digunakan untuk keperluan penyusunan program-program kerja dalam rangka

pengajuan anggaran tahunan dari unit-unit organisasi yang ada di Ubaya. Tim perumus

menggunakan format SPP yang sudah ada untuk mempermudah unit-unit organisasi yang sudah

terbiasa melakukan pengisian pada format tersebut.

12 | P a g e

Tabel 1. Konsep Dasar Penetapan Standar Mutu Akademik Ubaya 2007-2010

Isu

Strategi

s

Sasaran yang Ingin Dicapai

Bidang

Pendidikan

Bidang

Penelitian

Bidang

Pengabdia

n Kepada

Masyaraka

t

Bidang

Kemahasiswa

an

Bidang

Pengembang

an Sumber

Daya

Manusia

Bidang

Manajemen

Internal

Kualitas &

kredibilita

s Tri-

dharma

Perguruan

Tinggi

Proses

pembelajar

an yang

baik harus

tercapai

melalui

pro-gram-

pro-gram

yang

berkualitas

dan bernilai

untuk

terca-

painya

learning

excellence

Pengembang

an keahlian

di bidang

keilmuan

(academic

fields of

expertise)

harus

tercapai

dalam rangka

mewujudkan

visi-misi

Ubaya

- Pengayaan

kehidupan

ma-hasiswa

dan

perbaikan

pe-layanan

kema-

hasiswaan

ha-rus dapat

dica-pai

- Keragaman

sivitas

akademika

(Diverse

community)

dalam latar

belakang

eko-nomi,

sosial dan

budaya

harus dapat

dicapai

Pengembang

an keahlian di

bidang

keilmuan

(academic

fields of

expertise)

harus

tercapai

dalam rangka

mewujudkan

visi-misi

Ubaya

Jejaring

kerjasama

Jejaring de-

ngan

berba-gai

pihak di

tingkat

regi-onal,

nasi-onal

dan

internasion

al harus

terlak-sana

dalam

rangka

memperku

at

kelembaga

an

Manajem

en

organisasi

Etos kerja

dosen dan

karyawan

yang

profesional

harus

tercapai

- Suasana kerja

yang nyaman

dan aman

harus dapat

terwujud

- Sistem

pengem-

bangan karir

harus

diadakan

13 | P a g e

Isu

Strategi

s

Sasaran yang Ingin Dicapai

Bidang

Pendidikan

Bidang

Penelitian

Bidang

Pengabdia

n Kepada

Masyaraka

t

Bidang

Kemahasiswa

an

Bidang

Pengembang

an Sumber

Daya

Manusia

Bidang

Manajemen

Internal

- Budaya organ-

isasi yang kuat

sesuai dengan

nilai-nilai

budaya

organisasi

Ubaya harus

terwujud

Catatan: Untuk saat ini Isu strategis kedua dan keempat tidak dijadikan dasar untuk penetapan standar mutu Ubaya 2007-2008

dikarenakan sistem evaluasi serta indikator pencapaian masih belum terdefinisikan.

Berdasarkan Konsep Dasar penetapan standar mutu akademik Ubaya, maka ditetapkan

ada 124 butir standar mutu akademik dengan rincian sebagai berikut :

1. Standar Mutu Akademik Bidang Pendidikan, meliputi

a. Standar Kurikulum Program Studi (3 butir )

b. Standar Sistem Pembelajaran (12 butir)

c. Standar Lulusan (5 butir)

d. Standar Penilaian Pendidikan (4 butir)

e. Standar Suasana Akademik (7 butir)

f. Standar Mutu Program Studi (6 butir)

2. Standar Mutu Akademik Bidang Penelitian (14 butir)

3. Standar Mutu Akademik Bidang Pengabdian Pada Masyarakat (4 butir)

4. Standar Mutu Akademik Bidang Kemahasiswaan

a. Standar rekrutmen Mahasiswa (2 butir)

b. Standar Administrasi Kemahasiswaan (2butir)

c. Standar Kegiatan Kemahasiswaan (3 butir)

d. Standar Kegiatan Bimbingan dan Konseling (1 butir)

e. Kode etik (1 butir)

5. Standar Mutu Akademik Bidang Pengembangan Sumberdaya Manusia

a. Standar Pengembangan Dosen (6 butir)

b. Standar Pengembangan Tenaga Penunjang Akademik (4 butir)

c. Standar Pengembangan Tenaga Administrasi (4 butir)

d. Kode Etik (1 butir)

6. Standar Mutu Akadmeik Bidang Manajemen Internal

a. Standar Prasarana dan Sarana (14 butir)

b. Standar Sistem Pengelolaan (12 butir)

c. Standar Pembiayaan (8 butir)

d. Standar Sistem Informasi (6 butir)

e. Standar Sistem Penjaminan Mutu (5 butir)

14 | P a g e

Secara lengkap standar mutu akademik dapat dilihat pada dokumen Standar Mutu

Akademik Ubaya 2007-2010.

E. Sasaran Mutu Ubaya 2007-2010

Dalam sistem penjaminan mutu Ubaya ada dua jenis sasaran mutu yang ditetapkan yaitu

sasaran mutu yang bersifat strategis (sasaran mutu utama) dan sasaran mutu yang bersifat

operasional (sasaran mutu penunjang). Sampai saat ini sebagian penetapan sasaran mutu yang

bersifat operasioanal (sasaran mutu penunjang) menjadi kewenangan masing-masing pimpinan

subsistem, sedangkan sasaran mutu yang bersifat strategis (sasaran mutu utama) ditetapkan oleh

pimpinan universitas bersama dengan unit jaminan mutu.

Dalam menetapkan sasaran mutu diperlukan indikator sebagai acuan pencapaian sasaran

mutu. Berikut ditetapkan 18 indikator mutu utama beserta target mutunya untuk periode 2007-

2010. Dari delapan belas indikator mutu strategis, ditetapkan 4 indikator mutu untuk bidang

pendidikan, 2 indikator mutu untuk bidang penelitian, 2 indikator mutu untuk bidang pengabdian

pada masyarakat, 3 indikator mutu untuk bidang kemahasiswaan, 3 indikator mutu untuk bidang

pengembangan sumberdaya manusia dan 4 indikator mutu untuk bidang Manajemen Internal.

Sebagian indikator mutu tersebut dirancang sesuai dengan kebutuhan dan isu-isu strategis yang

dihadapi oleh Ubaya, dengan mempertimbangkan dan memilih aspek-aspek yang spesifik, terukur,

dan dapat dicapai, ketersediaan sumberdaya serta waktu.

Tabel 2. Indikator Mutu Utama Ubaya 2007-2010 dan Target 2007-2010.

No Indikator Mutu Utama Baseline (Capaian

2006-2007)

Target

2008

Bidang Pendidikan

1.

2.

3.

4.

Rasio antara jumlah mahasiswa yang lulus tepat waktu

dengan jumlah mahasiswa seangkatannya

Persentase lulusan dengan IPK 3.00

Persentase lulusan dengan masa studi < n tahun

Rata-rata First Job Salary (juta Rp)

0,32

8,87%

31%

Rp1,40

0,5

10%

40%

Rp1,50

Bidang Penelitian

5.

6.

Rasio penelitian yang didanai pihak ketiga terhadap seluruh

penelitian yang dihasilkan

Rasio makalah yang dipublikasikan baik internasional

maupun nasional terakreditasi terhadap seluruh penelitian

yang dihasilkan

0,037

0,132

0,05

0,3

Bidang Pengabdian Pada Masyarakat

7.

8.

Jumlah komunitas dampingan yang berdaya

Jumlah kerjasama kontinyu jangka panjang

8

6

10

9

Bidang Kemahasiswaan

9.

10.

11.

Jumlah provinsi asal mahasiswa

Jumlah beasiswa yang dibagikan kepada mahasiswa

Rasio jumlah kemenangan tim mahasiswa Ubaya pada ajang

kompetisi tingkat nasional terhadap jumlah kesertaan tim

mahasiswa Ubaya pada kompetisi/perlombaan

26

915

0,429

30

920

0,6

Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia

15 | P a g e

No Indikator Mutu Utama Baseline (Capaian

2006-2007)

Target

2008

12.

13.

14.

Persentase Dosen dengan Indeks Pembelajaran bernilai 4

(Skala 1-4)

Rasio jumlah dosen tetap yang bergelar Doktor dengan

jumlah dosen tetap

Persentase Tenaga Non Akademik dengan nilai Performance

Appraisal (PA) 16,67 (Skala Nilai 3,125 25)

24%

0,088

67,29%

30%

0,107

70%

Bidang Manajemen Internal

15.

16.

17.

18.

Jumlah Down Time seluruh jaringan Ubaya

Banyaknya informasi baru pada portal perbulan

Rata-rata persentase standar mutu (indikator dan target

mutu) subsistem yang berhasil dicapai

Persentase Manajemen Internal yang memenuhi standar

waktu yang dijanjikan

4 kali

NA*

NA*

NA*

2 kali

25

75%

60%

Catatan:

(*) NA (not available). Data bagi indikator tersebut ada namun masih bersifat parsial dan karenanya belum bisa

dikonsolidasikan pada tingkat Universitas.

Indikator dan Target Mutu Penunjang

Untuk mengukur kinerja unit kerja di lingkungan Ubaya selain indikator mutu utama juga

digunakan indikator mutu penunjang yang lebih spesifik dan berlaku secara terbatas di lingkungan

unit kerja yang bersangkutan, mengingat heterogenitas jenis pekerjaan. Untuk penetapan

indikator mutu penunjang pihak unit kerja diminta mengkoordinasikan terlebih dahulu kepada

unit Jaminan Mutu untuk meyakinkan bahwa indikator mutu penunjang yang diusulkan

bersesuaian dan bersifat melengkapi indikator mutu utamanya.

16 | P a g e

BAB II

SISTEM PENJAMINAN MUTU UBAYA

A. KONSEP

Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian dengan standar, kesesuaian dengan janji dan

pemenuhan janji yang telah diberikan. Mutu pendidikan di Ubaya dipahami sebagai pencapaian

tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai Statuta, Renstra,

Kebijakan Mutu serta Standar Mutu Ubaya. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan,

proses dan keluaran serta nilai tingkat kebaikan, keutamaan dan keunggulan.

Mutu pendidikan di Ubaya diarahkan untuk meningkatkan mutu berkelanjutan, berarti bahwa

lulusan Ubaya secara terus menerus mampu menyesuaikan diri terhadap perkembangan ilmu

pengetahuan, teknologi, dan seni dalam berkarya dan berkehidupan bermasyarakat.

Mutu pendidikan Ubaya juga mencakup aspek pelayanan administrasi, sarana dan prasarana,

organisasi, dan manajemen yang dapat memenuhi harapan seluruh stakeholders. Sistem

penjaminan mutu akademik di Ubaya dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin kompetensi

lulusan yang ditetapkan dalam Spesifikasi Program Studi. Dengan demikian, universitas juga

menjamin bahwa mahasiswa akan memperoleh pengalaman belajar seperti yang dijanjikan di

dalam spesifikasi program studi.

B. KEBERADAAN UNIT JAMINAN MUTU

Universitas Surabaya adalah institusi pendidikan tinggi yang selalu mengedepankan kualitas

yang tinggi pada layanan seluruh kegiatan tri-dharma perguruan tinggi kepada masyarakat. Oleh

karena itu upaya-upaya peningkatan mutu dilaksanakan oleh seluruh elemen yang bertanggung

jawab dalam menghasilkan keluaran berbentuk kegiatan tri-dharma. Untuk mendukung upaya

peningkatan mutu tersebut, Universitas Surabaya membentuk suatu unit yang disebut dengan

Unit Quality Assurance (Jaminan Mutu) pada bulan April 2005. Unit ini bertanggung jawab dalam

mengelola seluruh kegiatan penjaminan mutu dan berfungsi memberikan acuan kepada

universitas dan segenap elemennya dalam berproses dan melangkah ke depan dengan prinsip

perbaikan berkelanjutan, sehingga keluaran-keluaran yang dihasilkan oleh universitas terjamin

kualitasnya sesuai dengan acuan yang telah digariskan. Unit Jaminan Mutu Universitas Surabaya

memiliki visi, misi dan ruang lingkup tugas sebagai berikut :

A. Visi Menjadi unit terdepan di Universitas Surabaya yang bertanggung jawab terhadap penjaminan

kualitas keluaran yang dihasilkan oleh universitas.

B. Misi 1. Membawa Universitas Surabaya menjadi suatu perguruan tinggi yang mampu bersaing di

tingkat nasional maupun internasional melalui penataan proses-proses pembelajaran yang

efektif dan berkualitas.

2. Membantu segenap elemen Universitas Surabaya dalam mengimple-mentasikan prinsip-

prinsip perbaikan berkelanjutan dalam menjalankan tugas dan fungsinya sehari-hari.

3. Menjaga dan meningkatkan standar-standar kualitas yang berlaku baik standar kualitas bagi

unit (subsistem) maupun standar kualitas individu (karyawan).

17 | P a g e

C. Ruang Lingkup Tugas 1. Bekerjasama dengan program studi dalam upaya menjaga atau meningkatkan status

akreditasi sebagai cerminan pengakuan masyara-kat luar terhadap kualitas pembelajaran yang

diselenggarakan.

2. Menetapkan standar-standar kualitas pada berbagai aspek penyeleng-garaan proses

pembelajaran maupun layanan pendukungnya (perpustakaan, kemahasiswaan,

komputer/internet, dan lain-lain).

3. Berdasarkan siklus perbaikan berkelanjutan Plan-Do-Check-Action (PDCA), memantau

penerapan upaya perbaikan berkelanjutan dalam kaitannya dengan standar-standar kualitas

yang telah ditetapkan, serta melakukan langkah-langkah penyesuaian (perbaikan) terhadap

penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

C. PELAKSANAAN PENJAMINAN MUTU DI UBAYA

Siklus Penjaminan Mutu Akademik Ubaya dimodelkan seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 2. Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di Ubaya

Gambar di atas menunjukkan hubungan antara visi-misi, rencana strategis dan manual

mutu universitas, visi-misi dan rencana strategis program studi/unit penunjang akademik, dan

ruang lingkup Unit Jaminan Mutu (Quality Assurance Unit). Proses perencanaan tahunan juga

18 | P a g e

tergambar melalui Trilogi Perencanaan Tahunan mulai dari penetapan target jangka panjang pada

Indikator Mutu Strategis, target jangka pendek pada Indikator Mutu Operasional, dan Rencana

Kerja dan Anggaran. Siklus penjaminan mutu berdasarkan prinsip perbaikan berkelanjutan

tergambar pada siklus Plan-Do-Check-Act.

Untuk dapat melaksanakan monitoring dan evaluasi yang efektif dibutuhkan tenaga-

tenaga reviewer/auditor sebagai anggota tim monevin Ubaya yang memiliki kualifikasi khusus.

Unit Jaminan Mutu (Quality Assurance Unit) perlu mengembangkan sumberdaya manusianya

untuk memenuhi kebutuhan ini. SDM yang akan dikembangkan kapasitasnya diambil dari

program-program studi yang ada sehingga tiap program studi memiliki bibit-bibit SDM yang kelak

akan dapat melaksanakan monitoring dan evaluasi internal di dalam program studinya. Selain itu

sistem pendukung seperti database yang akurat maupun pengukuran kinerja yang efektif terhadap

sumberdaya manusia perlu dirancang dengan cermat sehingga dapat diimplementasikan dengan

baik.

19 | P a g e

BAB III

ORGANISASI PENJAMINAN MUTU UBAYA

Tingkat Universitas

1. Organisasi sistem penjaminan mutu akademik di tingkat universitas terdiri atas: pimpinan

universitas, unit penjaminan mutu universitas, Tim Monitoring dan Evaluasi Internal.

2. Pimpinan universitas adalah Rektor beserta para Wakil Rektor, sebagai lembaga eksekutif

tertinggi yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu.

3. Tugas pimpinan universitas adalah menjamin bahwa Standar Mutu Akademik Universitas

dijalankan dengan cara membuat Peraturan Akademik yang dibutuhkan dan membentuk

Unit Penjaminan Mutu Universitas.

4. Unit Penjaminan Mutu adalah unsur penunjang bagi pelaksanaan bidang pendidikan

5. Unit Penjaminan Mutu adalah menyusun langkah-langkah inisiasi dan koordinasi

pelaksanaan sistem penjaminan mutu universitas/fakultas/jurusan/program studi,

termasuk audit mutu akademik internal serta menyusun Sistem Penjaminan Mutu

Akademik yang dalam melaksanakan tugasnya bertanggungjawab kepada Rektor.

6. Tim Monitoring dan Evaluasi Internal adalah dosen yang memiliki kualifikasi sebagai

Auditor Mutu Akademik Internal yang berkewajiban melakukan monitoring dan evaluasi

serta audit mutu akademik.

7. Tugas Tim Monitoring dan Evaluasi adalah menginventarisasi dan mengevaluasi

kegiatan,proses dan hasil pembelajaran jurusan serta menyusun laporan dan rekomendasi

perbaikan untuk peningkatan kualitas berkelanjutan.

Tingkat Fakultas

1. Organisasi sistem penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas terdiri atas: pimpinan

fakultas, unit penjaminan mutu fakultas dan Tim Monitoring dan Evaluasi Internal.

2. Pimpinan fakultas adalah Dekan beserta para Wakil Dekan, sebagai lembaga eksekutif

tertinggi yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem penjaminan mutu.

3. Tugas pimpinan fakultas adalah menjamin bahwa Standar Mutu Akademik dijalankan

dengan cara membuat Peraturan Akademik yang dibutuhkan.

4. Unit Penjaminan Mutu adalah unsur penunjang bagi pelaksanaan bidang pendidikan, saat

ini anggota tim unit penjaminan mutu level fakultas masih diserahkan pada para

pimpinan fakultas dengan pertimbangan efisiensi.

5. Unit Penjaminan Mutu adalah menyusun langkah-langkah inisiasi dan koordinasi

pelaksanaan sistem penjaminan mutu fakultas.

6. Tim Monitoring dan Evaluasi Internal adalah dosen yang memiliki kualifikasi sebagai

Auditor Mutu Akademik Internal yang berkewajiban melakukan monitoring dan evaluasi

serta audit mutu akademik.

20 | P a g e

Tingkat Jurusan

1. Organisasi sistem penjaminan mutu akademik di tingkat jurusan terdiri atas: ketua

jurusan, kepala laboratorium serta tim monitoring dan evaluasi proses pembelajaran dan

Evaluasi Internal.

2. Tugas ketua jurusan adalah menjamin terlaksananya sistem penjaminan mutu dengan

menyusun spesifikasi program studi dan kompetensi lulusan, manual prosedur, instruksi

kerja yang sesuai dengan standar mutu akademik yang telah ditetapkan di tingkat

universitas, menyusun evaluasi program studi berbasis evaluasi diri, pencapaian

kompetensi lulusan sesuai dengan spesifikasi program studi dan penyusunan dokumentasi

akreditasi.

3. Tugas kepala laboratorium adalah membantu ketua jurusan dalam pelaksanaan sistem

penjaminan mutu

4. Tim Monitoring dan Evaluasi Internal adalah dosen yang memiliki kualifikasi sebagai

Auditor Mutu Akademik Internal yang berkewajiban melakukan monitoring dan evaluasi

serta audit mutu akademik atas

21 | P a g e

Tabel 3. Ringkasan tanggungjawab dan kewenangan dalam sistem penjaminan mutu tingkat universitas, fakultas, jurusan di lingkungan Universitas Surabaya

Tingkat Dokumen yang dihasilkan Satuan Kerja

Penanggungjawab

pelaksanaan sistem

penjaminan mutu akademik

Penganggungjawab

MonEvIn dan Audit mutu

akademik internal

Universitas Rencana Strategis Universitas

Peraturan Akademik

Pimpinan Universitas Wakil Rektor I Tim Monitoring dan

Evaluasi Internal

Manual Mutu Universitas

Stndar Mutu Akademik

Manual Prosedur Universitas

Unit Penjaminan Mutu

Universitas

Fakultas Rencana Strategis Fakultas

Peraturan Akademik Fakultas

Pimpinan Fakultas Dekan Wakil Dekan bidang

akademik

Manual Mutu Fakultas

Manual Prosedur Fakultas

Unit Penjaminan Mutu

Fakultas

Jurusan Spesifikasi Jurusan

Kompetensi Lulusan

Ketua Jurusan dan Kepala

Laboratorium

Ketua Jurusan Kepala Laboratorium

Manual Prosedur

Instruksi Kerja

Borang

Dokumen Pendukung

Unit Penjaminan Mutu

Fakultas

22 | P a g e

BAB IV

SISTEM MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL

Macam kegiatan monitoring dan evaluasi internal (monevin) ada dua yaitu proses monevin untuk

program pengembangan unit dan monevin program studi yang mendapatkan dana hibah dari pihak

ketiga.

Mekanisme monitoring dan evaluasi untuk program pengembangan (SPP) diatur dalam suatu

konvensi di mana pada waktu itu seluruh unit akan diminta untuk mempresentasikan hasil-hasil yang

dicapai serta kendala-kendala yang dihadapi selama masa implementasi. Dengan demikian selain

bertujuan untuk mengevaluasi pencapaian kinerja dari unit-unit yang ada, konvensi juga berfungsi

sebagai ajang saling memperkaya atas best practices yang terjadi. Hal ini sejalan dengan misi perbaikan

berkelanjutan yang diemban oleh universitas.

Jadwal konvensi ditetapkan dengan mengacu pada kalender manajemen yang berlaku di

universitas. Keselarasan jadwal ini diperlukan untuk mendapatkan efisien kerja. Ilustrasi berikut

keterangan terhadap jadwal dimaksud dapat dilihat pada gambar 2. berikut ini.

Gambar 3. Ilustrasi Pelaksanaan Konvensi

- Periode pengukuran kinerja pertama adalah semester gasal setiap tahun akademik yaitu dari bulan

September s.d. Februari tahun berikutnya;

- Periode pengukuran kinerja kedua adalah semester genap setiap tahun akademik yaitu dari bulan

Maret s.d. Agustus;

- Pada tiap bulan Maret dilakukan persiapan dan pelaksanaan konvensi I untuk pelaporan hasil-hasil

kinerja pada semester gasal;

- Pada tiap bulan September dilakukan persiapan dan pelaksanaan konvensi II untuk pelaporan hasil-

hasil kinerja selama satu tahun akademik terakhir;

- Antara awal Mei hingga akhir Juni setiap tahun terdapat arahan Rektor untuk penyusunan rencana

kerja bagi masing-masing unsur organisasi yang dijadwalkan antara awal Juli hingga akhir

September.

23 | P a g e

Hasil konvensi atau hasil monitoring dan evaluasi dilaporkan secara berkala kepada Rektor.

Selain itu setiap subsistem juga diminta untuk memperbaharui capaian mutunya melalui proses

evaluasi terhadap capaian mutu tersebut secara internal sebagai bahan untuk melakukan

perencanaan, penganggaran, pelaksanaan kegiatan serta pengaturan pemanfaatan sumberdaya pada

tahun anggaran berikutnya.

Pelaksanaan monitoring dan evaluasi internal dibagi menjadi dua jenis review, yaitu:

1. Minor Review

Minor Review dilakukan 1 (satu) kali dalam setahun pada bulan Maret-April. Pada Minor Review,

tim reviewer diwajibkan untuk bertemu dan berdiskusi dengan:

Pimpinan subsistem atau Direktur Eksekutif (untuk subsistem penerima hibah)

Tim pelaksana program, seperti Task Force dan PIC.

2. Major Review

Major Review dilakukan satu kali dalam setahun pada bulan September-Oktober. Pada Major

Review, tim reviewer diwajibkan untuk bertemu dan berdiskusi dengan:

Pimpinan subsistem

Direktur Eksekutif (untuk subsistem penerima hibah)

Tim pelaksana program, seperti Task Force dan PIC

Para dosen dan staf administrasi yang ada di subsistem

Para mahasiswa dan/atau pengguna layanan yang ada di subsistem

Pihak-pihak lain yang dianggap berkepentingan (stakeholders).