MANUAL MUTU - usd.ac.id · Perencanaan dan Penganggaran Universitas Sanata Dharma MM.LPM-USD.11 ....

MANUAL MUTUPERENCANAAN DAN PENGANGGARAN

LPM

2008

Manual Mutu Perencanaan dan Penganggaran

Universitas Sanata Dharma MM.LPM-USD.11

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI i

KATA PENGANTAR ii

BAB I Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma 1

A. Kebijakan/Peraturan yang ada di Universitas Sanata Dharma 1

1. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pemasukan 1

2. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pengeluaran 1

B. Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma 4

BAB II Cost Structure (Struktur Biaya) di Universitas Sanata Dharma 6

A. Gambaran Umum 6

B. Klasifikasi Biaya 7

C. Alokasi Biaya Tidak Langsung (Biaya Bersama) 10

BAB III Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP) 11

A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan 11

B. Deskripsi tentang Pendapatan 11

C. Ruang Lingkup 12

D. Definisi 12

E. Referensi 13

F. Tanggung Jawab dan Prosedur 13

G. Dokumentasi 16

BAB IV Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP) 17

BAB V Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Rencana

Kegiatan dan Anggaran (RKA) 42

A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T 42

B. Deskripsi tentang RAB dan RKA/T 42

C. Ruang Lingkup 44

D. Daftar Istilah 46

E. Referensi 46

F. Tanggung Jawab dan Prosedur 46

G. Formulir-formulir 56

BAB VI Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan

Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) 57

BAB VII Prosedure Penggunaan/pemanfaatan Anggaran 86

A. Prosedur Pemanfaatan/Penggunaan Anggaran 86

B. Prosedur Persetujuan Pengajuan Dana/Anggaran 88

C. Prosedur Monitoring Pengelolaan Keuangan 90

BAB VIII Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan 95

BAB IX Instruksi Kerja Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan 98

BIRO KEUANGAN

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

PANDUAN MUTU

ii

KATA PENGANTAR

Universitas Sanata Dharma sebagai suatu perguruan tinggi yang memiliki visi

“Terwujudnya masyarakat Indonesia yang semakin bermartabat” dengan misi

“menghadirkan pencerahan yang mencerdaskan bagi masyarakat melalui Tri Dharma

Perguruan Tinggi” mulai memahami peluang-peluang yang ada demi tercapainya visi

dan misi tersebut. Peluang yang ada antara lain adalah pemberian dorongan dari

pemerintah kepada PTS untuk menjadi world class university, dan kepedulian pemerintah

terhadap pengembangan kualitas pendidikan.

Tentu saja peluang yang ada tersebut akan dapat dimanfaat dengan maksimal

apabila Universitas Sanata Dharma memiliki organisasi Universitas yang semakin sehat,

sebagaimana tercantum dalam salah satu sasaran jangka pendek Renstra Universitas

Sanata Dharma tahun 2008-20121, yaitu: Semakin mantapnya kesehatan organisasi

Universitas: Sasaran ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen Universitas yang

mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu bidang: akademik, sumber daya (manusia,

keuangan, sarana, prasarana dan informasi), dan mutu pada setiap jenjang. Dengan

demikian Universitas mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk mencapai sasaran di atas Universitas telah melakukan evaluasi diri yang

akhirnya salah satu simpulannya adalah bahwa perencanaan dan penganggaran sangat

menentukan efektivitas dan efisiensi manajemen keuangan yang mutlak diperlukan dalam

manajemen modern. Namun, seperti disebutkan dalam evaluasi diri, sistem perencanaan

dan penganggaran yang dilaksanakan di USD masih berbasis biaya dan investasi

sehingga belum mendukung manajemen keuangan yang efektif dan efisien. Selain itu,

semua proses tersebut masih dikerjakan secara manual, belum terintegrasi digital dan on

line. Keluhan yang sering muncul adalah dan disampaikan oleh unit/pihak terkait karena

kesulitan mereka untuk memantau RAB yang telah digunakan/dicairkan.

1 Renstra Universitas Sanata Dharma Th 2008-2012 hlm. 7

BIRO KEUANGAN


PANDUAN MUTU

iii

Untuk mengatasi masalah tersebut, akan disusun suatu sistem Manajemen

Perencanaan dan Penganggaran melalui pengembangan sistem perencanaan dan

penganggaran secara manual maupun digital, on line terintegrasi yang dapat diakses

semua pihak internal yang membutuhkan. Selain itu sistem perencanaan dan

penganggaran perlu diarahkan berbasis evaluasi diri dan berbasis kegiatan. Idealnya

Rencana Anggaran Belanja (RAB) disusun dengan mengacu pada evaluasi diri yang

tertuang dalam Renstra USD dan Renstra setiap unit. Suatu manual tentang Standard

Operating Procedure (SOP) tentang Perencanaan dan Penganggaran yang di dalamnya

memuat Penyusunan RAB (Rencana Anggaran Belanja) rutin dan Rencana Kerja dan

Anggaran (RKA) disusun untuk memenuhi tujuan ini.

Perencanaan dan penganggaran yang baik memerlukan penentuan biaya per

mahasiswa secara tepat. Pembiayaan yang selama ini terjadi di USD terutama

diklasifikasikan berdasarkan unit-unit yang mengeluarkan pembiayaan, sehingga selama

ini penentuan biaya per mahasiswa dilakukan secara sederhana dengan membagi seluruh

biaya dengan jumlah mahasiswa. Cara tersebut tentu kurang memadai, sehingga

diperlukan kejelasan struktur biaya secara tepat dan perencanaan data secara akurat.

Struktur biaya (Cost Structure) yang tepat disusun dan disesuaikan bagi USD sebagai

yayasan yang bergerak dibidang pendidikan.

Demikin juga evaluasi terhadap implementasi RKA perlu dilihat sejauh mana

proses ini dapat diterapkan di Universitas. Evaluasi ini akan tertuang dalam manual

Standard Operating Procedure (SOP) tentang evaluasi impelementasi Rencana Kerja dan

Anggaran (RKA) sebagai bagian tak terpisahkan dari suatu RAB.

PROFIL

BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA

1. UMUM

BIRO KEUANGAN


PANDUAN MUTU

iv

Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma berada di Gedung Administrasi

kampus II, yang menempati sebagian Lt Ground dan Lt I dan berlokasi di Jl. H.

Affandi (Gejayan Yogyakarta). Bagian Administrasi Uang Kuliah (AUK) menempati

juga sebagian ruangan di gedung administrasi pusat kampus III, yang berlokasi di

Maguwoharjo, Depok, Sleman, Yogyakarta, dengan maksud agar pelayanan kepada

mahasiswa semakin maksimal tanpa terpengaruh oleh jarak.

Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma belum semuanya dikelola secara

terpadu dalam suatu sistem informasi. Ada satu bagian dari Biro Keuangan USD,

yaitu Bagian Administrasi Uang Kuliah (AUK) yang memanfaat Sistem Informasi

Akademik (SIA) dalam melayani pembayaran uang kuliah mahasiswa. Pada saat ini

bagian yang lain (bagian pembukuan, bagian kasir dan restitusi kesehatan, serta

bagian gaji) sedang dalam proses menuju ke arah pemanfaatan sistem informasi

terpadu yang sedang dibangun dalam mengelola keuangan di USD. Sistem informasi

terpadu yang sedang dibangun ini memperoleh dana dari PHKI selama 3 tahun, yaitu

dari tahun 2008-2010.

2. SEJARAH

Pada tahun 1955 Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) Sanata Dharma

berdiri. Pada tahun 1958 PTPG Sanata Dharma berubah bentuk menjadi FKIP Sanata

Dharma yang kemudian disusul pada tahun 1965 berubah bentuk lagi menjadi IKIP

Sanata Dharma. Pada tahun 1993 FKIP Sanata Dharma menjadi Universitas Sanata

Dharma sampai sekarang ini. Pada tahun 1993, dimana USD telah terbentuk, Biro

Keuangan masih menjadi bagian dari Biro Administrasi Umum (BAU), dimana

bagian keuangan masih tersentral di Kampus II USD. Pada tanggal tanggal 1 Februari

2002 Biro Keuangan dibentuk.

Pertimbangan dibentuknya Biro Keuangan:

BIRO KEUANGAN


PANDUAN MUTU

v

- Persoalan keuangan dirasa semakin kompleks dengan adanya perkembangan

Universitas Sanata Dharma

- Perlunya peningkatan pengawasan dan pengelolaan bidang keuangan di

Universitas Sanata Dharma

- Bahwa bidang keuangan perlu ditangani tersendiri

Tugas/Fungsi Biro Keuangan: sebagai pelaksana administrasi keuangan yang

meliputi:

- Mengelola keuangan

- Memproses transaksi keuangan

- Menyusun laporan keuangan

- Melakukan pemeriksaan bukti-bukti transaksi keuangan

- Merencanakan pengembangan sistem informasi akuntansi dan manajemen audit

3. STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi Biro Keuangan berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas

Sanata Dharma No. 194/Rektor/VII/2006 Tahun 2006 adalah sbb.:

BIRO KEUANGAN


PANDUAN MUTU

vi

VISI MISI BIRO KEUANGAN

VISI

Biro Keuangan sebagai unit pelaksana teknik bidang keuangan merupakan bagian tak

terpisahkan dari Universitas Sanata Dharma yang berpartisipasi dalam usaha melindungi

dan meningkatkan martabat manusia melalui perpaduan keunggulan akademik dan nilai

kemanusiaan. Tindakan nyata ini dalam ujud terus mencari, menemukan, dan

mengungkapkan kebenaran sejati, serta ikut ambil bagian dalam pembinaan generasi

muda dengan berlandaskan pada nilai-nilai kebangsaan dan kebudayaan nasional, nilai-

nilai kristiani, dan spiritualitas ignatian yang terwujud kearah pendidikan Serikat Yesus

seperti “manjadi manusia bagi sesama” (men and women for and with other), perhatian

pribadi (cura personalis) serta semangat keunggulan (magis) dan dialogis.

Kepala

Biro

Keuangan

Kepala

Bagian

Pembukuan

Kepala

Bagian

Uang

Kuliah

Kepala

Bagian

Kasir dan

Restitusi

Kepala Bagian

Administrasi Gaji

BIRO KEUANGAN


PANDUAN MUTU

vii

Oleh karena itu Biro Keuangan Sanata Dharma sebagai suatu sistem pelaksana

pengelolaan administrasi keuangan dan penyedia data keuangan berperan aktif dalam

mendukung usaha seluruh civitas akademika Universitas Sanata Dharma untuk

memberikan pelayanan dengan dilandasi semangat cinta kasih dan pengabdian kepada

sesame.

MISI

1. Melaksanakan tugas pengelolaan keuangan secara efektif dan efisien demi

tercapainya tata kelola dan manajemen yang efektif

2. Menyediakan data keuangan terkait dengan penyelenggaran kegiatan Universitas

secara keseluruhan dalam kaitan evaluasi kinerja Universitas

3. Menyediakan jasa pelayanan keuangan yang diperlukan demi mendukung

kegiatan seluruh civitas academica Universitas Sanata Dharma

4. Meningkatkan secara terus menerus kualitas pelayanan melalui pemantauan

kinerja unit dan jaringan kerjasama

Semboyan: Melayani dengan semangat dan dilandasi cinta kasih

BIRO KEUANGAN


PANDUAN MUTU

viii

SASARAN MUTU

1. Kategori kualifikasi laporan keuangan oleh audit eksternal adalah pendapat wajar

tanpa pengecualian (unqualified opinion) sesuai Pernyataan Standard Akuntansi

yang berlaku umum (PSAK)

2. Penyelesaian usulan RAB/RKA universitas selambat-lambatnya minggu 2, bulan

Januari tahun yang bersangkutan

3. Penyelesaian pemrosesan input pencairan dana selambat-lambatnya 3 hari kerja

setelah tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana di Biro Keuangan

4. Penyelesaian pemrosesan transaksi keuangan (posting) selambat-lambatnya 3 hari

kerja setelah tanggal transaksi

5. Penyelesaian laporan keuangan selambat-lambatnya 15 hari kerja setelah bulan

ybs berakhir.

6. Jumlah temuan auditor

1

BAB I

EVALUASI TENTANG KEBIJAKAN KEUANGAN

DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA

A. KEBIJAKAN/PERATURAN YANG ADA DI UNIVERSITAS SANATA

DHARMA

I. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN POS PEMASUKAN :

1. Peraturan tentang tarip Dana Pengembangan Pendidikan (DPP), Uang Kuliah

Tetap (UKT), uang Satuan Kredit Semester (SKS), Uang Kemahasiswaan dll

untuk jalur regular tertuang dalam:

i. Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh Rektorat: terkait dengan tarip

biaya perkuliahan untuk mahasiswa baru yang tertuang dalam brosur PMB.

ii. Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh Rektorat: terkait dengan tarip

mahasiswa lama meliputi:

- Tarip SKS mahasiswa lama (tiap awal semester gasal)

- Tarip SKS semester antara, ujian khusus

- Tarip uang ujian reguler

- Tarip uang KKN dan tarip Week End Moral

2. Peraturan tentang tarip uang kursus dll (non regular) yang dikeluarkan oleh

Unit/Pusat atas persetujuan dari rektorat

3. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas tentang

pengelolaan uang masuk non DPP, tertuang dalam persetujuan Rencana

Anggaran Pendapatan (RAP).

II. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN PENGELUARAN :

1. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas terkait dengan

pengelolaan pembelanjaan non investasi (tertuang dalam persetujuan RAB).

2. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (gaji) kepada tenaga edukatif dan

administratif tetap Universitas:

2

i. Peraturan Gaji untuk pegawai tetap Yayasan Sanata Dharma dikeluarkan

oleh Yayasan Sanata Dharma dengan mengacu PGPS (peraturan Gaji

Pegawai Negeri Sipil).

ii. Peraturan tentang Perbaikan Gaji Pokok Pegawai Organik yang dikeluarkan

oleh Yayasan Sanata Dharma.

iii. Peraturan tentang Perbaikan Tunjangan Jabatan Dosen Organik yang

dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.

iv. Peraturan tentang Sistem Tunjangan Jabatan Struktural

v. Peraturan Tarif Honorarium Overload Mengajar Dosen Tetap dan Tarip

Honorarium Mengajar Dosen Tidak Tetap

3. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (gaji) kepada tenaga administratif

tidak tetap Universitas

i. Peraturan tentang Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap yang


ii. Peraturan tentang Perbaikan Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap

yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.

4. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (non gaji) kepada tenaga edukatif

dan administratif Universitas

i. Peraturan tentang penggantian biaya pengobatan (restitusi kesehatan) yang


ii. Peraturan tentang pemberian subsidi iuran pensiun yang dikeluarkan oleh

Yayasan Sanata Dharma.

iii. Kebijakan tentang pemberian honorarium tugas luar kota yang dikeluarkan

oleh Universitas Sanata Dharma dalam kisi-kisi penyusunan RAB/RKA.

iv. Kebijakan tidak tertulis mengenai pemberian honorarium dalam aktivitas

khusus dengan melihat pada bobot/tanggungjawab masing-masing orang

pada suatu aktivitas.

5. Peraturan terkait dengan proses penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran

(RKA) Universitas dan unit/prodi

3

i. Kisi-kisi penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang berkembang

menjadi Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) yang disosialisasikan pada

saat koordinasi penyusunan RAB/RKA

ii. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)

sebagai pihak yang memperoleh pemasukan uang dari mahasiswa dan non-

mahasiswa

iii. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)

sebagai pihak yang mengeluarkan biaya dalam proses kegiatan belajar

mengajar secara langsung.

iv. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)

sebagai pihak yang mengeluarkan biaya/pengeluaran dalam mendukung

proses kegiatan belajar mengajar secara tidak langsung (biaya bersama)

v. Proses pembebanan biaya langsung dan biaya bersama dalam penentuan

beban biaya yang harus ditanggung masing-masing prodi

6. Peraturan terkait dengan proses persetujuan RAB/RKA Universitas dan

unit/prodi

i. Kebijakan Yayasan mengenai berapa besar porsi DPP diperbolehkan untuk

menyumbang defisit eksploitasi universitas

ii. Kebijakan universitas dalam menentukan plafon anggaran untuk tiap unit/

prodi

7. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk kegiatan operasional

prodi/unit/Universitas

i. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut kegiatan/

pengembangan (RKA): menggunakan proposal kegiatan untuk setiap satuan

kegiatan yang ditujukan kepada Wakil Rektor II (WR II), berapapun total

dananya. Kebijakan ini belum eksplisit dituangkan dalam suatu surat

keputusan/pengumuman ataupun kisi-kisi penyusunan RAB/RKA.

ii. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut non kegiatan/

pengembangan (rutin): biaya perawatan, biaya administrasi, Bahan Habis

Pakai (BHP) Lab: menyangkut jumlah material >2 juta, harus mengajukan

4

secara tertulis ke WR II, kebijakan inipun belum secara eksplisit dituangkan

dalam suatu surat edaran/ pengumuman ataupun kisi-kisi penyusunan

RAB/RKA. (lih. Gambar 1.)

8. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk pembelanjaan investasi

prodi/unit/Universitas

i. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut pembelanjaan

investasi: mengajukan secara tertulis kepada WR II dilampiri Fotocopy

rincian anggaran investasi yang telah disetujui oleh Yayasan. Pengadaan

investasi secara khusus ditangani oleh Biro Sarana Prasarana. Sosialisasi

tentang kebijakan ini disampaikan kepada unit terkait secara tertulis,

walaupun belum detail.

ii. Pendanaan untuk pembelanjaan investasi dilakukan oleh Yayasan dengan

menggunakan dana DPP.

9. Peraturan terkait dengan kebijakan pencairan dana non budgeter

i. Kebijakan terkait dengan pencairan dana non budgeter belum diatur secara

khusus dan eksplisit.

ii. Pendanaan untuk pembelanjaan/kegiatan non budgeter dilakukan oleh

Rektorat dengan menggunakan dana non DPP.

5

B. EVALUASI TENTANG PERATURAN/KEBIJAKAN YANG ADA DI


1. Peraturan terkait dengan pos Pemasukan :

Peraturan tertulis yang terkait dengan tarip biaya pendidikan (misalnya

UKT, SKS, uang kemahasiswaan, dll) sudah ada, dan secara periodik

ditinjau ulang.

Peraturan tertulis tersebut belum didokumentasikan secara terpadu,

sehingga mempersulit proses penelusuran dokumen.

2. Peraturan terkait dengan pos pengeluaran :

Peraturan tertulis dalam hal pemberian balas jasa kepada dosen/pegawai,

yang tertuang dalam berbagai Surat Keputusan (SK) Yayasan Sanata

Dharma, telah terdokumentasikan dengan baik.

Kebijakan tentang pencairan dan penggunaan dana terkait dengan

pengeluaran rutin universitas, belum semuanya tertulis. Hal ini akan

menghambat kelancaran berbagai aktivitas jika terjadi pergantian pejabat

struktural di tingkat Fakultas/Prodi/Unit. Untuk itu perlu disusun suatu

dokumen yang memuat berbagai kebijaksanaan tentang keuangan.

6

Gambar 1.

PROSEDUR PENGAJUAN DANA DAN

PERTANGGUNGJAWABANNYA

UNTUK KEPENTINGAN AKTIVITAS/KEGIATAN UNIT


dana untuk kegiatan

sesuai RKA dan RAB

Pengajuan

pencairan dana

dari Kaprodi/

Unit sesuai RAB

Wakil Dekan/

Pimpinan Unit

dana untuk non-RKA

< 2 jt sesuai RAB Ka Biro

Keuangan

Kasir /

Pencairan

Kegiatan

Prodi/Unit

Wakil Rektor

II Pelaporan

Keuangan/

LPJ

Maksimum 2

minggu setelah

kegiatan

7

BAB II

COST STRUCTURE (STRUKTUR BIAYA)


A. GAMBARAN UMUM

Suatu organisasi, apapun bentuknya, tentu memiliki tujuan yang telah ditetapkan

sebelumnya. Tujuan suatu organisasi akan tercapai apabila proses yang dijalani tidak

melenceng dari program kerja/rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Demikian

juga halnya dengan suatu yayasan, di mana yayasan biasa disebut sebagai organisasi

non-profit, memiliki tujuan yang pasti yang telah ditentukan oleh para pendirinya. Agar

organisasi ataupun yayasan mampu survive dan mencapai yang telah ditetapkan,

beberapa hal harus diperhatikan, antara lain terkait dengan pembiayaan organisasi.

Pembiayaan organisasi, khususnya yayasan bukanlah sesederhana yang

dibayangkan. Walaupun dalam kegiatannya yayasan tidak mengutamakan perolehan

profit sebagaimana organisasi yang lain, namun dalam kenyataannya suatu yayasan,

dalam hal ini yayasan pendidikan memiliki tujuan yang tertuang dalam visi dan misi

yang sangat luhur. Pencapaian visi dan misi tersebut tentu memerlukan pembiayaan

yang cukup besar. Untuk itu suatu yayasan pendidikan harus memiliki

pemasukan/pendapatan yang dapat dipastikan baik itu menurut jumlah maupun

waktunya, dan harus dikelola secara profesional agar pembiayaan dapat tercukupi

dengan pemasukan yang ada.

Dalam menjalankan aktivitas demi pencapaian tujuan suatu organisasi tentu akan

menimbulkan biaya. Biaya (cost) didefiniskan sebagai suatu sumber daya yang

dikorbankan (sacrified) atau dilepaskan (forgone) untuk mencapai tujuan tertentu.1

Demikian juga, dalam perencanaan dan pengendalian, suatu yayasan tidak terlepas dari

aktivitas penganggaran (budgeting). Perencanaan dan pengendalian merupakan aktivitas

yang berbeda, namun terkait sangat erat. Perencanaan berarti melihat ke depan, yang

mengandung pengertian yaitu menentukan tindakan-tindakan apa yang harus

dilakukan untuk merealisasikan tujuan tertentu. Sebaliknya pengendalian adalah

melihat ke belakang yang berarti menilai apa yang telah disusun.

1 Horngren, T, Akuntansi Biaya Penekanan Manajerial (Edisi Bahasa Indonesia), 2005, hal 34.

8

Sebagai suatu organisasi yang berbeda dengan organisasi yang profit oriented,

Universitas Sanata Dharma memiliki kebijakan/aturan yang telah disusun dalam

mengelola pembiayaan yang harus dikeluarkan. Walaupun selama ini kebijakan/aturan

tersebut baru dipahami oleh sekelompok pihak yang terkait dengan pengelolaan

keuangan di USD, namun hal tersebut telah mendukung proses pengelolaan keuangan

yang selama ini berjalan. Dengan disusunnya sistem tentang pengelolaan keuangan di

USD, diharapkan setiap warga USD dapat memahami proses pengelolaan keuangan

dan ikut berperan serta dalam pencapaian tujuan organisasi.

B. KLASIFIKASI BIAYA

Pembiayaan di suatu yayasan pendidikan, khususnya di Universitas Sanata

Dharma (USD) memiliki struktur biaya yang berbeda dibandingkan dengan

pembiayaan di suatu organisasi profit. Pembiayaan yang dikeluarkan di Universitas

Sanata Dharma terkait dengan aktivitasnya dalam memberikan jasa pelayanan dalam

bidang pendidikan (proses belajar mengajar).

Untuk menentukan klasifikasi biaya di suatu perguruan tinggi, khususnya di

USD, tidaklah mudah. Penelusuran/pelacakan biaya dilakukan dengan melihat pada

dapat tidaknya suatu obyek biaya dikaitkan secara langsung dengan aktivitas yang

terjadi, dan dihubungkan secara ekonomis. Secara garis besar, pembiayaan yang ada di

USD dikelompokkan dalam 2 jenis, yaitu biaya langsung dan biaya tidak langsung

(biaya bersama). Biaya langsung didefinisikan sebagai biaya yang terkait langsung

dengan proses pendidikan (proses belajar mengajar), lebih tepat jika dikelompokkan ke

dalam biaya prodi, sedangkan biaya tidak langsung (biaya bersama) adalah biaya yang

dikeluarkan demi mendukung terselenggaranya kegiatan utama; atau lebih tepat

dikelompokkan ke dalam biaya unit pendukung.

Terkait dengan pengelompokan biaya di USD, salah satu langkah yang

dilakukan dalam penentuan biaya langsung dan biaya tak langsung (biaya bersama)

adalah dengan penentuan prodi dan non prodi. Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh

prodi yang secara langsung terkait dengan proses belajar mengajar diklasifikasikan

sebagai biaya langsung, sedangkan biaya yang dikeluarkan oleh unit-unit (non prodi)

diklasifikasikan sebagai biaya tak langsung (biaya bersama). Akan tetapi, kita tidak bisa

begitu saja menentukan bahwa biaya-biaya yang dikeluarkan dalam suatu prodi

langsung dianggap sebagai biaya langsung, karena ada kemungkinan di dalamnya

9

mengandung unsur biaya non-prodi. Sebaliknya biaya yang dikeluarkan oleh unit/non

prodi dapat langsung dikategorikan sebagai biaya tak langsung (biaya bersama).

Di USD, komponen biaya langsung dan tidak langsung cenderung sama. Namun

demikian, walaupun komponen dari biaya langsung dan biaya tak langsung tersebut

seringkali sama, namun keterkaitan langsung dengan proses belajar mengajar bisa jadi

berlainan. Untuk dapat dengan jelas menentukan pengklasifikasian biaya langsung dan

tidak langsung, suatu pengeluaran/pembiayaan harus dipecah menurut komponen

pembiayaannya.

Sebagai illustrasi, dicontohkan penghasilan/gaji seorang dosen ‘AB’ di prodi X

belum tentu semuanya merupakan beban biaya langsung prodi X. Dalam contoh ini

dosen ‘AB’ memiliki jabatan sebagai Kepala Biro. Tentu saja penghasilan yang diterima

dosen ‘AB’ tiap bulan terdiri dari gaji sebagai dosen prodi X, dalam hal ini termasuk

dalam kategori biaya langsung, dan tunjangan struktural sebagai Kepala Biro, dan

termasuk dalam kategori biaya tak langsung (biaya bersama). Tunjangan struktural di

luar dikelompokkan sebagai biaya tak langsung karena kinerja sebagai kepala biro

memberikan kontribusi kepada universitas secara keseluruhan.

Secara detail, struktur biaya yang ada di USD adalah sbb.:

No Komponen Biaya Biaya Langsung Biaya tak

langsung/bersama

1 Gaji dosen/tenaga edukatif

- Gaji dosen prodi

- Tunjangan struktural prodi

- Tunjangan struktural non prodi

2 Gaji pegawai/tenaga non edukatif

- Gaji pegawai prodi

- Tunjangan struktural prodi

- Gaji pegawai non prodi

- Tunjangan struktural non prodi

10

3 Biaya Administrasi

- Bi. Administrasi prodi

- Bi. Administrasi non prodi

4 Rapat Kerja

- Raker prodi

- Raker non prodi

5 Biaya Kegiatan Akademik

- Keg Akademik prodi

- Raker non prodi

6 Biaya Kemahasiswaan

- Biaya Kemahasiswaan prodi

- Biaya kemahasiswaan non prodi

7 Bahan Habis Pakai (BHP) Laboratorium

- Lab prodi

- Lab non prodi (tingkat fakultas

maupun universitas)

8 Biaya Perawatan

- Perawatan alat kantor

- Perawatan bangunan

- Perawatan kendaraan

9 Biaya Lain-lain

- Langganan /sewa FC

- Langganan listrik

- Langganan Telpon

- Langganan workstation/internet

- Biaya Promosi

- Biaya Varia

11

C. ALOKASI BIAYA TIDAK LANGSUNG (BIAYA BERSAMA)

Alokasi biaya bersama ini terkait dengan penentuan besar biaya yang harus

ditanggung tiap mahasiswa. Sebagaimana telah diungkapkan sebelumnya bahwa biaya

yang terjadi terkait dengan proses belajar mengajar di USD terdiri dari biaya langsung

dan biaya tak langsung (biaya bersama). Kedua macam biaya tersebut sebagian besar

menjadi beban mahasiswa dalam ujud tarip uang kuliah mahasiswa. Pembebanan biaya

langsung tidak menjadi masalah, karena biaya langsung merupakan unsur pengeluaran

prodi, akan tetapi pembebanan biaya bersama memerlukan solusi yang tepat karena

pemanfaatan yang diterima oleh masing-masing prodi belum tentu sama.

Dalam evaluasi diri, pembebanan biaya yang selama ini yang dilakukan adalah

dengan jalan membagi total biaya dengan total keseluruhan jumlah mahasiswa, dan

cara inipun dirasa kurang tepat. Pembebanan yang tepat dimaksudkan agar diperoleh

suatu formulasi yang tepat mengenai beban biaya tiap mahasiswa, dengan demikian

perkiraan tarip uang kuliah tidak meleset. Ketepatan dalam penentuan besar uang

kuliah ini terkait dengan penyusunan anggaran pemasukan uang kuliah yang dapat

diprediksikan dapat ditutup dengan pemasukan yang ada, yang terdiri dari uang kuliah

tetap (UKT) dan uang satuan kredit semester (SKS) yang sifatnya variabel.

Pengeluaran yang telah terjadi pada tahun yang bersangkutan dan

dikelompokkan ke dalam pengeluaran prodi dan non-prodi dijadikan dasar untuk

penentuan formulasi hitungan tarip uang kuliah tahun berikutnya. Biaya langsung

diharapkan dapat ditutup dengan pemasukan dari uang satuan kredit semester (SKS)

mahasiswa, sedangkan biaya bersama diharapkan dapat ditutup dengan pemasukan

dari uang kuliah tetap (UKT).

BAB III

STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP)

PENYUSUNAN

RENCANA ANGGARAN PEMASUKAN (RAP)


YOGYAKARTA

2008


PROSEDUR

PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)

12

A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan (RAP)

A.1. Tercapainya pemahaman yang jelas tentang macam-macam pendapatan dalam RAP

A.2. Tersusunnya standar yang baku untuk pola penyusunan RAP di Universitas Sanata Dharma

A.3. Tersusunnya prediksi pendapatan yang tidak memiliki penyimpangan yang berarti

A.4. Meningkatnya efisiensi dan efektivitas penyusunan RAP di Universitas Sanata Dharma

B. Deskripsi tentang Pendapatan (Pemasukan)

Dalam suatu perguruan tinggi, aktivitas yang diselenggarakan terbagi dalam beberapa kegiatan yaitu: aktivitas utama adalah penyelenggaraan pendidikan, aktivitas penelitian, dan aktivitas pengabdian kepada masyarakat. Terkait dengan aktivitas utama yang juga merupakan produk layanan perguruan tinggi, unsur mahasiswa berikut kontribusi mereka dalam hal pembayaran uang kuliah sangat mendukung pembiayaan penyelenggaraan pendidikan.

Menurut Undang-undang No 23 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, khususnya Bab XIII Bagian Kesatu, Pasal 46,ayat (1) bahwa pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara Pemerintah, Pemerintah Daerah dan Masyarakat. Dalam kenyataannya, sebagai Perguruan Tinggi Swasta (PTS), pendanaan terbesar bagi Universitas Sanata Dharma sebagian besar berasal dari dana masyarakat, dalam hal ini adalah mahasiswa, baru kemudian disusul dengan dana Pemerintah, yang terdiri dari dana kontrak penelitian, dana hibah dll.

Bagi Universitas Sanata Dharma, sumber utama pendapatan saat ini berasal dari mahasiswa yang mencapai jumlah 89,65% dari total pendapatan yang terdiri dari Dana Pengembagan Pendidikan (DPP), Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) yang terdiri dari Uang Kuliah Tetap (UKT), uang Satuan Kredit Semester (SKS), dan uang kemahasiswaan, tidak termasuk hasil fundrising Yayasan.3 Dana ini digunakan untuk pembiayaan eksploitasi (running cost) universitas.

Khusus untuk DPP mahasiswa, dikelola oleh Yayasan untuk membiayai investasi, antara lain pengadaan sarana prasarana, pembangunan gedung, studi lanjut, dll., sedangkan pendapatan non DPP dikelola oleh universitas untuk membiayai biaya eksplotasi. Secara rinci, macam-macam pendapatan Universitas Sanata Dharma terdiri dari :

B.1. Pemasukan uang kuliah mahasiswa: Uang Kuliah Tetap (UKT) dan uang Satuan Kredit

Semester (SKS)

B.2 Pemasukan uang kegiatan kemahasiswaan (kmhs) dan uang asuransi (Ass)

B.3. Pemasukan dana bantuan pemerintah (Banpem) untuk dosen negeri yang dipekerjakan (dpk).

B.4. Pemasukan uang lain-lain: uang ujian/tugas akhir, uang kuliah kerja nyata (KKN), uang formulir

mahasiswa baru, uang wisuda, uang ijasah, pendapatan bunga, sewa lain-lain, fotocopy, uang

week end moral, varia.

3Renstra USD 2008-2012 hlm. 43


PROSEDUR


13

C. Ruang Lingkup

Rencana Anggaran Pendapatan (RAP) Universitas Sanata Dharma disusun untuk memperoleh prediksi pemasukan tentang:

C.1. Uang SPP mahasiswa (UKT dan SKS)

C.2. Uang kegiatan kemahasiswaa (kmhs) dan uang Asuransi (Ass)

C.3. Dana Bantuan Pemerintah (Banpem) untuk dosen negeri

C.4. Pemasukan lain-lain (varia)

D. Definisi

D.1. Uang Kuliah Tetap (UKT) adalah uang kuliah yang dibayarkan oleh mahasiswa pada tiap awal

semester. UKT dibayarkan oleh setiap mahasiswa yang aktif sebagai dasar untuk melakukan

daftar ulang.

D.2. Uang Satuan Kredit Semester (SKS) adalah uang kuliah yang dibayarkan oleh mahasiswa

pada pertengahan semester. Uang SKS dibayarkan sesuai dengan jumlah SKS yang diambil

oleh setiap mahasiswa dikalikan tarip uang SKS menurut prodi dan tahun angkatan masuk.

D.3. Uang Kegiatan Kemahasiswaan (uang Kmhs), adalah uang yang dibayarkan oleh mahasiswa

baru pada saat ia menjadi mahasiswa Universitas Sanata Dharma. Uang kemahasiswaan

dibayarkan dalam rangka membiayai pengeluaran yang terkait dengan kegiatan mahasiswa baru

yang terdiri dari: biaya Insadha (Inisiasi Mahasiswa Baru Sanata Dharma), biaya PPKM

(Pelatihan Pengembangan Kepribadian), biaya pembuatan jas almamater, dan biaya kegiatan

kemahasiswaan selama ybs menjadi mahasiswa.

D.4. Uang Asuransi (Ass), adalah dana solidaritas yang dibayarkan pada tiap awal semester

bersamaan dengan pembayaran UKT, sebagai iuran, dan akan didistribusikan untuk

meringankan biaya pengobatan karena mahasiswa opname, kecelakaan ataupun sebagai dana

solidaritas apabila yang bersangkutan ataupun orang tuanya meninggal dunia.

D.5. Dana Bantuan Pemerintah (Banpem), adalah bantuan yang diberikan oleh pemerintah melalui

Kopertis, berupa pembayaran gaji untuk dosen negeri yang bekerja di instansi (perguruan tinggi)

swasta, dalam hal ini di Universitas Sanata Dharma.

D.6. Pemasukan lain-lain (Varia), adalah semua pemasukan yang tidak dapat dikelompokkan ke

dalam kategori D1 s.d. D6.


PROSEDUR


14

E. Referensi

i. Lembaga Penjaminan Mutu USD, Buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), tahun 2008

ii. Gasperz, Vincent. (2005). ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

iii. Panduan Penerimaan Mahasiswa Baru USD, tahun 2005 s.d 2008.

F. Tanggung Jawab dan Prosedur

Penanggungjawab penyusunan RAP adalah Kepala Biro Keuangan dengan memperoleh masukan dari

Rektorat (Wakil Rektor II). Selain Kepala Biro Keuangan sebagai penganggungjawab penyusunan

RAP ini, beberapa pihak juga terlibat di dalamnya, terkait dengan penyedia data sebagai dasar

penyusunan/penghitungan, yaitu:

No Unit Fungsi

1 Rektorat (Wakil Rektor bidang keuangan)

Pemberi informasi/data untuk tarip:

- uang kuliah tetap (UKT) tiap angkatan

- SKS yang mengalami kenaikan tiap tahun

Penentu dispensasi keringanan/ potongan uang kuliah mahasiswa (anak karyawan, mhs lulus dll)

Penentu prediksi jumlah mahasiswa baru tiap prodi terkait dengan penyusunan RAP

2 Biro Administrasi Akademik (BAA) Penyedia data jumlah mahasiswa (student body) tiap tahun

Penyedia data jumlah lulusan tiap semester

3 Biro Keuangan – Bagian Pembukuan Penyedia data realisasi berbagai pendapatan sebagai dasar untuk memantau kecende-rungan perubahan termasuk pencapaian rea-lisasi RAP yang telah disusun tiap awal tahun

4 Biro Keuangan – Bagian Penggajian Penyedia data realisasi pendapatan khusus Banpem bulan-bulan atau tahun yang telah berlalu


PROSEDUR


15

Prosedur Penyusunan RAP dilaksanakan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

F.1. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang kuliah mahasiswa yang terdiri dari UKT dan SKS

dengan mengikuti formulasi yang telah ditentukan sebelumnya

F.2. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang kemahasiswaan berdasarkan perkiraan jumlah

mahasiswa baru dikalikan tarip-tarip yang berlaku

F.3. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang iuran asuransi mahasiswa berdasarkan student

body dikalikan tarip iuran asuransi per angkatan

F.4. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP dana bantuan pemerintah (Banpem) berdasarkan data

dari Bagian Penggajian

F.5. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP varia berdasarkan formulasi perhitungan yang telah

disusun sebelumnya

F.6. Kepala Biro Keuangan menyusun rekap RAP uang kuliah dll (F1 s.d F5) ke dalam format

standard yang telah ditentukan oleh universitas yaitu berbasis Pos maupun berbasis Unit sbb:

F.6.1. Rekap RAP Berbasis Pos

RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (RAP)

UNIVERSITAS SANATA DHARMA BERBASIS POS

TAHUN XX

No Pos RAP Tahun XX Realisasi Tahun XX

% Tase

1. Uang UKT Rp. XX

2 Uang SKS Rp. XX

3 Uang Kemahasiswaan Rp. XX

4 Uang Assuransi Mahasiswa Rp. XX

5 Dana Bantuan Pemerintah (Banpem) Rp. XX

6 Pemasukan lain-lain (varia)

a. Uang Ujian Tugas akhir Rp. XX


PROSEDUR


16

b. Uang Kuliah Kerja Nyata (KKN) Rp. XX

c. Uang Formulir Mahasiswa Baru Rp. XX

d. Uang Wisuda Rp. XX

e. Ijasah Rp. XX

f. Pendapatan Bunga Rp. XX

g. Sewa lain-lain Rp. XX

h. Fotocopy dan Risograph Rp. XX

i. Uang Week End Moral Rp. XX

j. Lain-lain Rp. XX

Jumlah Total RAP Rp. XX

F.6.2. Rekap RAP Berbasis Unit

RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (RAP)

UNIVERSITAS SANATA DHARMA BERBASIS UNIT

TAHUN XX

No UNIT

UKT SKS KMHS &

ASURANSI BANPEM LAIN- LAIN

1 Rektorat

2 Pusat KKN

3 Lembaga Bahasa (CEEC)

4 Perpustakaan

5 Unit Pelaksana Teknis - MPK

6 Biro Administrasi Akademik

7 Biro Administrasi Umum

8 Prodi BK

9 Prodi PGSD

10 Prodi PGSD (S1)

11 Prodi PBSID

12 Prodi PBI

13 Prodi PAK


PROSEDUR


17

14 Prodi PEK

15 Prodi P. Sejarah

16 Prodi P. Matematika

17 Prodi P. Fisika

18 Prodi Akuntansi

19 Prodi Manajemen

20 Prodi TE

21 Prodi TI

22 Prodi TM

23 Prodi D3 Mekatronika

24 Prodi Matematika

25 Prodi Fisika

26 Prodi Ilmu Komputer

27 Prodi Sastra Inggris

28 Prodi Sastra Indonesia

29 Prodi Ilmu Sejarah

30 Prodi Farmasi

31 Program Profesi Apoteker

32 Prodi Psikologi

33 Program Magister IRB

34 Program Magister KBI

G. Dokumentasi

G.1. Daftar Student Body Mahasiswa Universitas Sanata Dharma Tahun 2004 – 2008

G.2. Daftar Tarip UKT Mahasiswa Universitas Sanata Dharma 2004 – 2008

G.3. Daftar Tarip UKT Mahasiswa Universitas Sanata Dharma 2004 – 2008

G.4. Daftar Tarip Uang Kemahasiswaan Universitas Sanata Dharma Tahun 2004 - 2008

BAB IV

INSTRUKSI KERJA

PENYUSUNAN

RENCANA ANGGARAN PEMASUKAN (RAP)


YOGYAKARTA

2008


INSTRUKSI KERJA


18

1. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAP

1.1. Instruksi Kerja Penyusunan RAP UKT dan SKS

No Perhitungan UKT Perhitungan SKS

i. Kepala Biro Keuangan menyusun kolom

perhitungan untuk penyusunan RAP UKT

seperti contoh Appendix 6). Penyusunan

RAP dibagi dalam 2 semester karena jml

mahasiswa selalu mengalami perubahan

pada awal semester: lulus, cuti, DO, dsb

Kepala Biro Keuangan menyusun kolom

perhitungan untuk penyusunan RAP SKS

seperti contoh Appendix 6). Penyusunan

RAP dibagi dalam 2 semester karena jml

mahasiswa selalu mengalami perubahan

pada awal semester: lulus, cuti, DO, dsb

ii. Kepala Biro Keuangan menginput jumlah

mhs per prodi menurut angkatan, serta jml

mhs yang Daftar Ulang (DU) periode Janr-

Juni. Jml mhs DU ini yang dipakai sebagai

dasar penghitungan

Kepala Biro Keuangan menginput jumlah

mhs per prodi menurut angkatan, serta jml

mhs yang Daftar Ulang (DU) periode Janr-

Juni. Jml mhs DU ini yang dipakai sebagai

dasar penghitungan

iii. Kepala Biro Keuangan menginput tarip UKT

per prodi untuk tiap angkatan; tarip UKT

mhs lama tidak mengalami perubahan.

Kepala Biro Keuangan menginput tarip SKS

per prodi untuk tiap angkatan; tarip SKS

mhs lama mengalami perubahan pada

semester ke 2.

iv. Kepala Biro Keuangan mengisi kolom

keterangan dengan prediksi mhs aktif.

Diasumsikan mhs aktif masih berjumlah

100% pada th ke 1 s.d th ke 4, dan th ke 5

semester 1, sisanya tinggal 50%

Kepala Biro Keuangan mengisi kolom

keterangan dengan prediksi mhs aktif.

Diasumsikan mhs aktif masih berjumlah

100% pada th ke 1 s.d th ke 4, dengan 18

SKS, th ke 5 semester 1 tinggal 50% x 18

SKS, dan seterusnya, lihat contoh.

v. Kepala Biro Keuangan menghitung

perkalian untuk: jml DU x tarip UKT x %

mhs

Kepala Biro Keuangan menghitung

perkalian untuk: jml DU x tarip SKS x jml

SKS x % mhs


INSTRUKSI KERJA


19

vi. Kepala Biro Keuangan menjumlah RAP

UKT tiap prodi untuk semester I

Kepala Biro Keuangan menjumlah RAP

SKS tiap prodi untuk semester I

vii. Kepala Biro Keuangan menyusun aktivitas 1

s.d 6 untuk penghitungan RAP UKT periode

Juli- Desember berikutnya dengan catatan :

- tarip UKT mhs lama tidak berubah

- ada tambahan mahasiswa baru dengan

tarip UKT yang baru sesuai dalam

panduan penerimaan mahasiswa baru

tahun yang bersangkutan

Kepala Biro Keuangan menyusun aktivitas 1

s.d 6 untuk penghitungan RAP SKS periode

Juli-Desember berikutnya dengan catatan :

- tarip SKS mhs lama mengalami kenaikan 5-

10%

- ada tambahan mahasiswa baru dengan

tarip SKS yang baru sesuai dalam panduan

penerimaan mahasiswa baru tahun yang

bersangkutan

Sebagai contoh dapat diperlihatkan perhitungan RAP UKT dan SKS Tahun 2008 lihat Appendix.


INSTRUKSI KERJA


20

1.1.2 Diagram Alir Penyusunan RAP UKT dan SKS

Form RAP UKT & SKS Smt I = Form RAP UKT & SKS Semester Ganjil (Jan-Jul)

Form RAP UKT & SKS Smt II = Form RAP UKT & SKS Semester Genap (Jul-Des)

Data Jml mhs per Prodi = Data Jumlah mahasiswa per Prodi per angkatan

Mulai

Menyiapkan Form

perhitungan RAP UKT & SKS

Semester Genap & Ganjil

Mengirsi jml mhs dalam

Form Perhitungan RAP

UKT & SKS smt genap &

ganjil berdasarkan Data

Jumlah mhs per Prodi

menurut angkatan

Mengisi Kolom sudah DU

pada Form Perhitungan

RAP UKT & SKS smt

genap & ganjil

berdasarkan Data Jumlah

mhs Daftar Ulang

Form RAP UKT & SKS Smt II

Form RAP UKT & SKS Smt I

Data Jml mhs per

Prodi

Data jumlah mhs

Daftar Ulang

Daftar tarif UKT &

SKSPanduan PMB

Mengisi kolom Tarif pada

Form RAP UKT & SKS

semester genap dan ganjil

sesuai ketentuan

berdasarkan Daftar Tarif UKT

& SKS dan berdasarkan tarif

pada Panudan PMB untuk

Mahasiswa baru

Mengisi prediksi jumlah

mahasiswa aktif sesuai

ketentuan pada kolom

keterangan

Menghitung Total RAP

UKT & SKS

Data Jml mhs per Prodi

Data Jml Mhs Daftar Ulang

Daftar Tarif UKT & SKS

Panduan PMB

Form RAP UKT & SKS Smt I

Form RAP UKT & SKS II

1


INSTRUKSI KERJA


21

1.2. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan

No Detail kegiatan

i. Kepala Biro Keuangan melakukan aktivitas:

menyusun kolom perhitungan yang terdiri dari: No urut, keterangan, jumlah perkiraan

mahasiswa baru (A), tarip uang kemahasiswaan menurut jenjang (B) dan RAP total

ii. mengisi Kolom keterangan dengan pembedaan antara uang kemahasiswaan S1 dan uang

kemahasiswaan D3

iii. mengisi kolom tarip uang kemahasiswaan sesuai peraturan PMB yang berlaku

iv. mengisi RAP total dengan perkalian antara unsur (A) x (B); lihat contoh tabel di bawah

v Memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan uang

Kemahasiswaan standard

Contoh perhitungan uang kemahasiswaan tahun 2008 adalah sbb.:

No Keterangan Perkiraan Mhs Baru (A)

Tarip (B)

RAP Total (A x B)

1. Uang kemahasiswaan S1 1401 575.000 805.575.000

2. Uang kemahasiswaan D3 50 525.000 26.250.000

Total 831.825.000


INSTRUKSI KERJA


22

1.2.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Jaket

Mulai

Data Jml Perkiraan

Mhs BaruDaftar Tarif Uang Kmhs

Menyiapkan Form

Perhitungan RAP Kmhs

Form RAP Uang Kmhs

Mengisi kolom tarif pada

Form RAP Uang Kmhs

berdasarkan Daftar Tarif

Uang Kmhs


Uang Kmhs

Data Jml Perkiraan Mhs Baru

Daftar Tarif Uang Kmhs

Form RAP Uang Kmhs

2


INSTRUKSI KERJA


23

1.2.2. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Insadha

Mulai

Data Jml Perkiraan


Menyiapkan Form


Form RAP Uang Kmhs


Form RAP Uang Kmhs


Uang Kmhs


Uang Kmhs



Form RAP Uang Kmhs

2


INSTRUKSI KERJA


24

1.2.3. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang PPKM

Mulai

Data Jml Perkiraan


Menyiapkan Form


Form RAP Uang Kmhs


Form RAP Uang Kmhs


Uang Kmhs


Uang Kmhs



Form RAP Uang Kmhs

2


INSTRUKSI KERJA


25

1.2.4. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Kegiatan

Mulai

Data Jml Perkiraan


Menyiapkan Form


Form RAP Uang Kmhs


Form RAP Uang Kmhs


Uang Kmhs


Uang Kmhs



Form RAP Uang Kmhs

2


INSTRUKSI KERJA


26

1.3. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Uang Asuransi

No Detail kegiatan

i. Kepala Biro Keuangan melakukan aktivitas:

menyusun kolom perhitungan yang terdiri dari: No urut, keterangan, jumlah student body

(A), tarip uang asuransi per semester (B) dan RAP total

ii. mengisi kolom keterangan dengan pembedaan antara mahasiswa angkatan 2004 s.d 2007

(2 semester) dan 2008 (1 semester)

iii. mengisi kolom student body dengan jumlah mhs DU (untuk angkatan 2004 s.d 2007), dan

perkiraan jumlah mahasiswa baru untuk angkatan 2008

iv. mengisi kolom tarip per semester dengan tarip uang asuransi yang berlaku di USD

v. menghitung RAP total dengan perkalian antara unsur (A) x (B) x (C); lihat contoh tabel di

bawah

vi Memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan uang

Asuransi standard

Form perhitungan uang assuransi (untuk contoh tahun 2008) sbb.:

No Keterangan Student body (A)

Tarip per semester

(B)

Jml semester RAP Total (A x B x C)

1. Mahasiswa angkt 2008 (1 semester) 1401 25.000 1 36.275.000





Total 301.265.000


INSTRUKSI KERJA


27

1.3.1 Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Assuransi

Menyiapkan Form

Perhitungan RAP Uang

Asuransi

Form RAP Uang Asuransi

Mengisi Keterangan

pada Form RAP Uang

Asuransi

Mengisi Student Body

pada Form RAP

Asuransi berdasarkan

Data Jumlah Perkiraan

Mhs Baru

Mulai

Data Jumlah Perkiraan

Mhs Baru

Daftar Tarif Uang

Asuransi

Data Jumlah Mhs

Daftar Ulang

Mengisi Tarif pada

Form RAP Uang

Asuransi berdasarkan

Daftar Tarif Uang

Asuransi


Uang Asuransi

Daftar Jumlah Perkiraan Mhs Baru

Daftar Jumlah Mhs Daftar Ulang

Daftar Tarif Uang Asuransi

Form RAP Uang Asuransi

3


INSTRUKSI KERJA


28

1.4. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Bantuan Pemerintah

No Detail kegiatan

i. Staf Bagian Gaji melakukan aktivitas:

menyusun kolom perhitungan penyusunan RAP Bantuan Pemerintah yang terdiri dari: No,

keterangan (A), Gaji Pokok (B), Tunjangan Keluarga (C), Tunjangan Perbaikan Penghasilan

- TPP 10% (D), Tunjangan Beras (E), Tunjangan Fungsional (F), Jumlah (G), Cadangan 6%

(H), Jumlah dalam 1 bulan (I), Jumlah 12 Bulan (J)

ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Fakultas dan Prodi yang memperoleh dana

bantuan pemerintah (lihat contoh form di bawah)

iii mengisi kolom (B), (C), (E), (F), dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November

2007 sebagai dasar perhitungan RAP Banpem tahun 2008

iv mengisi kolom TPP-10% (D) dengan perkalian antara (B+C) x 10%; angka 10%

dimaksudkan sebagai antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai

negeri sipil (PGPS)

v mengisi kolom Jumlah (G) dengan penjumlahan antara (B+C+D+ E+ F)

vi. mengisi kolom Cadangan 6% (H) dengan perkalian antara (G x 6%); angka 6%

dimaksudkan sebagai cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat

regular dosen dpk (dipekerjakan)

vii mengisi kolom Jumlah 1 Bulan (I) dengan penjumlahan antara (G + H)

vi mengisi kolom Jumlah 12 bulan (J) dengan perkalian antara (I x 12); yang merupakan hasil

perkalian RAP Banpem untuk 1 tahun

vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan Bantuan

Pemerintah standard

secara rinci perhitungan anggaran penerimaan Banpem 2008 tersebut dapat dilihat pada Form

Penyusunan RAP Penerimaan Bantuan Pemerintah (Banpem) (untuk contoh Tahun 2008 - dalam

ribuan rupiah)


INSTRUKSI KERJA


29

1.4.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Bantuan Pemerintah

Mulai

Data Realisasi PenerimData Prodi Penerima

Banpem

Menyiapkan Form

Perhitungan RAP

Bantuan Pemerintah

Form RAP Banpem

Mengisi kolom Keterangan

A pada Dorm RAP

Banpem berdasarkan Data

Prodi yang menerima

Banpem

Mengisi kolom Gaji Poko

(B) Tunj. Kel (C) Tunj.

Beras, Tunj. Fungsional

(F) pada Form RAP

Bantuan Pemerintah

berdasarkan Data

Realisasi Penerimaan dr

Banpen bln November thn

sebelumnya

Mengisi kolom IPP (D)

pada Form RAP Bantuan

Pemerintah sesuai

ketentuan

(hasil perkalian (B+C) x

10%

Mengisi kolom jumlah 1

bln (I) pada Form RAP

Banpem dengan hasil

penjumlahan antara G +

H

Mengisi kolom jumlah 12

bln (J) pada form RAP

Banpem dengan hasil

perkalian I x 12

Data Prodi Penermia Banpem

Data Realisasi Penerim

Form RAP Banoem

Mengisi kolom Jumlah

dengan hasil

penjumlahan antara

(B+C+D+E+F)

Mengisi kolom cadangan

pada form RAP Banpem

dengan hasil perkalian

antara

( G X 6 % )

4


INSTRUKSI KERJA


30

1.5. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Pendapatan Lain-lain (Varia)

No

Unsur Pendapatan Detail kegiatan

1 Uang Ujian/tugas akhir

i. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang menyelenggarakan ujian akhir (ujian skripsi) dengan yang tidak menyelenggarakan berdasarkan data dari Prodi

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi perhitungan jumlah mhs dari prodi yang akan mengikuti ujian berdasarkan tahun masuk mahasiswa dengan data dari BAA

iii. Kepala Biro Keuangan membuat perhitungan prediksi pemasukan dengan perkalian antara tarip uang ujian dengan perkiraan jml mhs yang akan mengikuti ujian pada 2 semester di tahun yang bersangkutan

2 Uang KKN i. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang mhsnya wajib mengikuti KKN dengan yang tidak mengikuti berdasarkan data dari Prodi

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi perhitungan jumlah mhs dari prodi yang akan mengikuti KKN berdasarkan tahun masuk mahasiswa dengan data dari BAA

iii. Kepala Biro Keuangan membuat perhitungan prediksi pemasukan dengan perkalian antara tarip uang KKN dengan perkiraan jml mhs yang akan mengikuti ujian pada 2 semester di tahun yang bersangkutan

3 Uang Formulir Mhs Baru

i. Kepala Biro Keuangan menyusun trend penjualan formulir mhs baru berdasarkan data dari BAA, untuk


INSTRUKSI KERJA


31

jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur test regular

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang penjualan formulir berdasarkan trend penjualan formulir tahun sebelumnya dikalikan dengan masing-masing harga formulir

4 Uang Wisuda i. Kepala Biro Keuangan menyusun prediksi kelulusan mahasiswa berdasarkan data dari BAA

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang wisuda berdasarkan (prediksi kelulusan x 80% x tarip wisuda)

5 Uang ijasah i. Kepala Biro Keuangan menyusun prediksi kelulusan mahasiswa tahun sebelumnya berdasarkan data dari BAA

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang ijasah berdasarkan uang ijasah (prediksi kelulusan x 100% x tarip ijasah)

6 Uang week end moral i. Kepala Biro Keuangan menyusun perkiraan jumlah mhs tahun yang akan datang berdasarkan keputusan Rektorat

ii. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara prodi yang mahasiswanya wajib mengikuti week end moral dengan yang tidak wajib

iii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang week end moral berdasarkan (prediksi mahasiswa yang akan menikuti week end moral x tarip uang week end moral).

7 Pendapatan Bunga i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat bunga pada tahun yang bersangkutan


INSTRUKSI KERJA


32

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan bunga berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).

8 Sewa lain-lain BAU i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat sewa lain2 BAU pada tahun yang bersangkutan

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapat sewa lain2 BAU berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).

9 Uang Fotocopy Perpust

i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat uang FC perpustakaan pada tahun yang bersangkutan

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan FC Perpustakaan berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).

10.

Uang Fotocopy Risograph BAU

i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat uang FC & Risograph BAU pada tahun yang bersangkutan

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan FC & Risograph BAU berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).

11

Pendapatan lain2 rektorat

i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat lain2 Rektorat pada tahun yang bersangkutan

ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan uang pendapatan lain2 berdasarkan rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).


INSTRUKSI KERJA


33

1.5.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Pendapatan Lain-lain (Varia)

1.5.1.1. Uang Ujian / Tugas Akhir


INSTRUKSI KERJA


34

Data prediksi jml mhs ikut

Ujian Akhir

Selesai

Mulai

Memisahkan Prodi yang menyelenggarakan Ujian

akhir dengan yang tidak berdasarkan data dari

Prodi

Prodi Menyelenggarakan

Ujian Akhir ?

Menyiapkan Form Perhitungan Uang Ujian Akhir

Form RAP Ujian Akhir

Ya

Data MahasiswaDaftar Tarif Uang Ujian

AkhirData Student Body

Tidak

Menghitung prediksi Pemasukan Uang

Ujian Akhir dengan perkiraan jumlah

mhs yang ikut Ujian Akhir

Mengisi kolom tarif pada Form RAP

Uang Ujian Akhir berdasarkan Daftar

Tarif Uang Ujian Akhir

Membuat prediksi perhitungan jumlah

mahasiswa yang ikut Ujian Akhir

Daftar Tarif Uang Ujian Akhir

Data Student Body

Data Mahasiswa

Data Prediksi Mhs Ikut Ujian Akhir

5

Form RAP Uang Ujian Akhir

1.5.1.2. Uang KKN


INSTRUKSI KERJA


35

Selesai

Mulai

Form RAP Uang KKN

Data Mahasiswa Daftar Tarif Uang KKNData Student Body

Membuat prediksi perhitungan jumlah

mahasiswa yang ikut KKN berdasar thn

masuk mhs

Memisahkan Prodi yang Mhsnya wajib

mengikuti KKN dengan yang tidak

berdasarkan data dari Prodi

Mahasiswa wajib

mengikuti KKN ?

Menyiapkan Form Perhitungan Uang KKN

Data prediksi

peserta KKN

Menghitung prediksi Pemasukan Uang

KKN dengan mengalikan tarif Uang KKN

dg perkiraan jml peserta

Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang

KKN berdasarkan Daftar Tarif Uang KKN

Daftar Tarif Uang KKN

Data Student Body

Data Mahasiswa

Data prediksi peserta KKN

Form RAP Uang KKN

Ya

6

Tidak

1.5.1.3. Uang Formulir Mahasiswa Baru


INSTRUKSI KERJA


36

Mulai

Menyusun trend penjualan formulir

mhs baru berdasar data dari BAA

untuk jalur prestasi, jalur kerjasama,

jalur test reguler

Data trend penjualan formulir

Menyiapkan Form Perhitungan Uang

Formulir

Data Penjualan Formulir Daftar Harga Formulir

Form RAP Uang Formulir

Membuat prediksi pemasukan uang

formulir berdasar data trend penjualan

formulir th sebelumnya


Uang Formulir berdasarkan harga

formulir

Daftar Harga Formulir

Data trend penjualan formulir

Data penjualan formulir

Form RAP Uang Formulir

7

1.5.1.4. Uang Wisuda


INSTRUKSI KERJA


37

Mulai

Data Student Body Daftar Tarif Uang Wisuda

Menyusun prediksi

kelulusan mahasiswa

berdasar data dari BAA

Menyiapkan Form

Perhitungan Pendapatan

Uang Wisuda

Form RAP Uang Wisuda

Data prediksi kelulusanDaftar Tarif Uang Wisuda

Data Student Body

Data Prediksi kelulusan


8

Membuat prediksi

pemasukan Uang

Wisuda berdasar

prediksi kelulusan x 80

% x tarif wisuda



1.5.1.5. Uang Ijasah


INSTRUKSI KERJA


38

Mulai

Menyusun prediksi kelulusan

mahasiswa berdasar data dari BAA

Menyiapkan Form Perhitungan Uang

Ijasah

Form RAP Uang Ijasah

Data prediksi kelulusan

Data Student Body Daftar Tarif Uang ijasah

Membuat prediksi pemasukan Uang

Ijasah berdasar prediksi kelulusan x

100 % x tarif ijasah


Uang Ijasah

Daftar Tarif Uang Ijasah

Data Student Body

Data Prediksi kelulusan

Form RAP Uang Ijasah

9

1.5.1.7. Uang Pendapatan Bunga


INSTRUKSI KERJA


39

Mulai

Data Realisasi pendapatan

bunga thn ybs

Menyiapkan Form

RAP Perhitungan

pendapatan

bunga

Mengisi prediksi

pemasukan Uang

Pendapatan

Bunga sesuai

ketentuan pada

kolom tarif

Form RAP Perhitungan

Pendapatan Bunga

Data Realisasi Pendapat

an bunga thn ybs

Form RAP Pendapatan

Bunga

11

1.5.1.8. Uang Pendapatan Sewa Lain-lain BAU


INSTRUKSI KERJA


40

Mulai

Data Realisasi Pendapatan

lain-lain BAU thn ybs.

Menyiapkan Form


Sewa Lain-lain BAU

Form RAP Pendapatan Sewa

Lain-lain BAU

Mengisi prediksi

pemasukan Uang Sewa

lain-laib BAU sesuai


tarif

Data Realisasi Pendapat-

an lain-lain BAU thn ybs.

Form RAP Pendapatan

Lain-ain BAU

12

1.5.1.9. Uang Pendapatan Fotocopy Perpustakaan


INSTRUKSI KERJA


41

Mulai

Data Realisasi Pendapatan Uang FC

Perpust thn ybs

Menyiapkan Form RAP


FC Perpust

Form RAP Pendapatan FC Perpust

Mengisi prediksi

pemasukan Uang

pendapatan FC Perpust

sesuai ketentuan pada

kolom tarif


Perpust thn ybs

Form RAP Pendapatan FC Perpust

13

1.5.1.10. Uang Pendapatan Fotocopy Risograph BAU


INSTRUKSI KERJA


42

Mulai


Risograph BAU thn ybs.

Menyiapkan Form


Uang FC Risograph BAU

Form RAP Pendapatan Uang FC

Risograph BAU

Mengisi prediksi

pemasukan Uang FC

Risograph BAU sesuai


tarif


Risograph BAU thn ybs.

Form RAP Pendapatan Uang FC

Risograph BAU

14

1.5.1.11. Uang Pendapatan Lain-lain Rektorat


INSTRUKSI KERJA


43

Mulai

Data Realisasi Pendapatan

Lain-lain Rektorat thn ybs.

Menyiapkan Form

Perhitungan

Pendapatan Lain-lain

Rektorat

Mengisi prediksi

pemasukan Uang

Pendapatan lain-lain

Rektorat sesuai

ketentuan pada

kolom tarif

Form RAP Pendapatan

Lain-lain Rektorat

Data Realisasi

Pendapatan Lain-lain

Rektorat thn ybs.

Form RAP Pendapatan

Lain-lain Rektorat

15

BAB V

STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP)

PENYUSUNAN

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)

DAN

RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)


YOGYAKARTA

2008


PROSEDUR

PENYUSUNAN RAB dan RKA

43

A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T

A.1. Terbentuknya sistem dan mekanisme serta evaluasi RAB dan RKA/T: Sistem dan mekanisme

serta evaluasi RAB dan RKA/T dituangkan dalam suatu panduan yang akan disosialisasikan

kepada tiap prodi/unit terkait. Kedisiplinan pengguna dalam mentaati aturan yang ada dalam

panduan tersebut sangat mendukung tercapainya efiisiensi dalam penyusunan dan evaluasi RAB

dan RKA/T

A.2. Tercapainya kontrol dan evaluasi atas pengelolaan keuangan: tersedianya sistem yang on-line

atas RAB dan RKA/T memungkinkan tiap prodi/unit mampu memantau dengan cepat pengeluaran

dana yang telah dilakukan. Over budgeting dalam pembiayaan dapat diminimalkan. Demikian juga

RKA/T dapat dievaluasi apakah dilaksakanan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan

sebelumnya.

B. Deskripsi tentang Rencana Anggaran Belanja (RAB) serta Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA)

B.1. Gambaran Umum tentang RAB: Rencana Anggaran Belanja (RAB) di dalamnya memuat

rencana anggaran untuk pembiayaan rutin ataupun pembiayaan langsung seperti: gaji dengan

berbagai unsur sesuai dengan kemampuan PTS, berbagai biaya perawatan dan biaya

langganan fasilitas di tingkat universitas; serta anggaran untuk pembiayaan non rutin yang

berupa kegiatan yang secara detail termuat dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA).

Pembiayaan rutin sebagaimana tertuang dalam RAB tersebut bersifat tetap, artinya sama sekali

tidak dapat dipotong/dikurangi, karena beban ini merupakan beban utama yang harus dipenuhi

demi berjalannya suatu kegiatan di perguruan tinggi. Dalam perencanaan/penganggarannya

biaya ini dianggarkan langsung oleh universitas maupun yayasan. Dengan kata lain, sebagian

dari anggaran pemasukan yang akan diterima oleh universitas, langsung dialokasikan untuk

penganggaran biaya rutin, setelah itu baru didistribusikan untuk anggaran pembiayaan non rutin.

B.2. Gambaran Umum tentang RKA/RKAT

Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) maupun Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan

(RKAT) Unit Kerja pada hakikatnya adalah panduan bagi semua pihak dalam melaksanakan

Tridharma Perguruan Tinggi. Dengan RKA/T diharapkan setiap kegiatan dapat diikuti dan

dievaluasi kesesuaiannya dengan perencanaan. Dengan kata lain akuntabilitas (pertanggung-

jawaban) akan terjamin apabila setiap kegiatan didasarkan pada RKA/T. RKA/T merupakan

bagian dari rangkaian kegiatan dalam Siklus Perencanaan Universitas Sanata Dharma dalam

penyusunan program kerja seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Sanata Dharma beserta


PROSEDUR


44

penganggarannya secara terjadwal, terpadu, dan berkesinambungan. Penyusunan RKA/T unit

kerja didasarkan pada arah pengembangan Universitas Sanata Dharma di masa mendatang,

sumberdaya yang dimiliki, serta pelaksanaan program kerja pada periode sebelumnya.

B.3. Landasan Penyusunan RKA/T: RKA/T Universitas Sanata Dharma disusun dengan mengacu

pada Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012 dan Renstra Unit. Berdasarkan visi

dan misi perguruan tinggi, disusunlah suatu rencana strategik berupa tindakan, langkah atau

cara untuk mencapainya. Setiap prodi/unit diharapkan menyusun usulan program dan kegiatan

serta penganggarannya dengan memperhatikan sasaran dan program-program strategis yang

telah dijabarkan dalam Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012 maupun renstra

unit yang telah disusun. RKA/T merupakan anggaran kinerja yang penyusunan anggarannya

tidak hanya memperhatikan pengalokasian input, namun juga memperhatikan capaian output

dari kegiatan yang direncanakan dan ditetapkan pembiayaannya.

Kinerja didasarkan pada perbandingan antara output dengan input (efisiensi) dan perbandingan

antara output yang direncanakan dengan output realisasi (efektititas).

B.3. Program Kerja: Program adalah kumpulan dari kegiatan sejenis yang menunjukkan

pembidangan yang ada di perguruan tinggi, yaitu:

a. Program 1 Program peningkatan kualitas akademis

b. Program 2 Program peningkatan kualitas administrasi umum dan keuangan

c. Program 3 Program peningkatan kualitas kemahasiswaan

d. Program 4 Program peningkatan kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu

Setiap program kerja diturunkan dalam kegiatan dan sub-kegiatan. Kegiatan adalah kumpulan

dari sub-kegiatan sejenis yang belum bisa secara operasional anggaran dilaksanakan. Sub-

kegiatan adalah unit aktivitas terendah yang secara operasional anggaran dapat dilaksanakan.

Setiap prodi/unit wajib merencanakan kegiatannya berdasarkan hasil evaluasi diri yang telah

dilakukan. Selama ini kegiatan yang direncanakan lebih banyak pada aktivitas yang telah

dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya. Bahkan sering terjadi RKA/T yang disusun hanya

mengcopy RKA/T yang disusun tahun sebelumnya, sehingga manfaat yang diperoleh tidak

memaksimalkan pengembangan prodi/unit.


PROSEDUR


45

C. Ruang Lingkup

Berdasarkan fokus dalam kegiatan rutin yang dilakukan, lingkup penyusunan RAB dan RKA terkait

dengan unit-unit kerja di USD, dan dapat dibagi dalam dua kelompok, yaitu:

Unit non Prodi (unit Pendukung atau Non Akademik): merupakan unit penyelenggara

kegiatan yang diperlukan untuk mendukung atau melengkapi kegiatan akademik yang

diselenggarakan oleh Prodi. Unit ini meliputi Rektorat beserta Lembaga, Biro, Pusat, UPT.

Unit Prodi (Akademik): meliputi Program studi yang kegiatan utamanya adalah

menyelenggarakan kegiatan akademik.

Daftar Fakultas serta Rektorat dan Unit Kerja yang berada dalam koordinasinya adalah sebagai

berikut:

C.1. Unit non Prodi (unit Pendukung atau Non Akademik):

No Fakultas Kode Biaya yang

Anggarkan

1. Rektorat 02, 03, 04, 05, 07

2. Sekretariat Pelaksana Mission and Identity 02, 03, 04, 05, 07

3. Campus Ministry 02, 03, 04, 05, 07

4. Pusat Study Ignatian 02, 03, 04, 05, 07

5. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) 02, 03, 04, 05, 07

6. Lembaga Bahasa 02, 03, 04, 05, 07

7. Lembaga Penjaminan Mutu 02, 03, 04, 05, 07

8. UPT Perpustakaan 02, 03, 04, 05, 07

9. Unit Pelaksana Teknis – UPT MPK 02, 03, 04, 05, 07

10. Biro Humas 02, 03, 04, 05, 07

11. Biro Kerjasama dan Hubungan Luar Negeri (BKHLN) 02, 03, 04, 05, 07

12. Biro Personalia 02, 03, 04, 05, 07

13. Biro Keuangan 01, 02, 03, 04, 05, 07

14. Biro Administrasi Akademik 02, 03, 04, 05, 07

15. Biro Administrasi dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPSI) 02, 03, 04, 05, 07

16. Biro Sarana Prasarana (B S P) 02, 03, 04, 05, 07

17. Biro Administrasi Umum (B A U) 02, 03, 04, 05, 07


PROSEDUR


46

C.2. Unit Prodi (Akademik):

No

Kode

Fakultas Kode Biaya yang

Anggarkan

01. Prodi dari Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (F K I P) 02 - 08

02. Prodi dari Fakultas Ekonomi 02 - 08

03. Prodi dari Fakultas Sains dan Teknologi (FST) 02 - 08

04. Prodi dari Fakultas Sastra 02 - 08

05. Prodi dari Fakultas Farmasi 02 - 08

06. Prodi dari Fakultas Psikologi 02 - 08

07. Prodi dari Fakultas Pasca Sarjana 02 - 08

Masing-masing prodi maupun unit diwajibkan untuk menyusun RAB dan RKA/T nya secara rinci

yang terangkum dalam pengeluaran eksploitasi dan investasi yang nampak dalam struktur biaya

berikut ini :

No

kode

Keterangan Kategori

A. Eksploitasi

01 Gaji RAB

02 Biaya Administrasi RAB

03 Biaya Rapat Kerja RAB

04 Biaya Kegiatan Akademis/Pengembangan RKA

05 Biaya Perawatan RAB

06 Biaya Habis Pakai RAB

07 Biaya lain-lain RAB

08 Biaya Kegiatan Kemahasiswaan RKA

B. Investasi Investasi


PROSEDUR


47

D. Daftar Istilah

D.1. Rencana Anggaran dan Belanja (RAB); adalah penyusunan anggaran tahunan prodi maupun

unit di USD, yang di dalamnya memuat rincian mengenai pembiayaan rutin (non RKA) dan RKA

(eksploitasi), serta pembelanjaan investasi

D.2. Rencana Kegiatan dan Anggaran/Tahunan (RKA/T), adalah penyusunan anggaran tahunan

prodi maupun unit di USD, yang di dalamnya memuat rincian tentang kegiatan pengembangan

yang akan dilakukan berikut pembiayaannya. Penyusunan RKA/T harus didasarkan pada hasil

evaluasi diri yang telah dilakukan oleh prodi maupun unit sebagaimana telah dijelaskan di atas.

D.3. Pengeluaran/pembiayaan eksploitasi: Pos eksploitasi adalah pengeluaran-pengeluaran yang

dibiayai dengan dana mahasiswa non DPP. Karena pengelolaan non DPP diserahkan kepada

Universitas, maka pengelolaan pos eksploitasi juga ditangani oleh universitas.

D.4. Pengeluaran/pembiayaan investasi: dengan 1 elemen biaya. Pos investasi adalah pengeluaran

untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibiayai dengan dana DPP mahasiswa. Karena

pengelolaan DPP ditangani secara khusus oleh Yayasan, maka pengelolaan pos investasi juga

ditangani oleh Yayasan.

E. Referensi

i. Lembaga Penjaminan Mutu USD, Buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP), tahun 2008

ii. Gasperz, Vincent. (2005). ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

iii. Suryo Pratolo, Dr, Manual Pelatihan Penyusunan Anggaran Berbasis Kinerja, Yogyakarta, 2008

F. Tanggungjawab dan Prosedur

F.1. Penanggungjawab

Penanggungjawab penyusunan RAB adalah Kepala Biro Keuangan, Unit Pendukung dan Rektorat,

sedangkan penyusunan RKA/T adalah unit kerja pengguna anggaran: Pimpinan, Fakultas/Prodi,

Lembaga-lembaga/Unit/Biro/Pusat, yang memiliki kewenangan menggunakan anggaran.


PROSEDUR


48

F.2. Prosedur

Prosedur penyusunan RAB dan RKA/T dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

F.2.1. Proses Penyusunan Anggaran (RAB/RKA). Secara garis besar proses tersebut terdiri

dari beberapa tahapan, yaitu:

A. Dalam proses penyusunan anggaran ada dua mekanisme yang digunakan, yaitu mekanisme

Top Down dan Mekanisme Bottom Up. Dalam mekanisme Top Down (Mekanisme Arahan

Budhet Policy), pimpinan organisasi (universitas) memberikan arahan tentang kebijakan dalam

penganggaran. Sedangkan dalam Mekanisme Bottom Up, adalah adanya usulan-usulan dari

unit kerja berupa program-program, kegiatan dan anggaran dalam sub unit kerja.

B. Mekanisme Analisis Anggaran: Analisis atas pengajuan anggaran penting dilakukan untuk

menjamin kualitas anggaran dari sisi perencanaan strategic, beban kerja dan harga. Pihak yang

terlibat antara lain lain adalah Badan/Lembaga Penjaminan Mutu dan Komite Anggaran.

C. Mekanisme Penetapan Anggaran: Dilakukan oleh pimpinan perguruan tinggi setelah Lembaga

Penjaminan Mutu merekomendasikan Rancangan Anggaran.

Pihak-pihak yang terlibat dalam Proses Penyusunan Anggaran adalah:

- Fungsi Strategik Organisasi, pada perguruan tinggi posisi ini pada pimpinan perguruan tinggi

dan yayasan

- Penanggungjawab Anggaran, merupakan unit kerja pengguna anggaran: Pimpinan,

Fakultas/Prodi, Lembaga-lembaga, Biro-biro yang bertanggungjawab atas penggunaan anggaran

- Panitia Anggaran, adalah pihak yang bertugas sebagai fasilitator penyusunan anggaran, dapat

dipegang oleh Wakil Rektor II, Biro Keuangan, dalam hal mensosialisasikan dan menditribusikan

piranti penyusunan anggaran dan mengumpulkan form-form anggaran.

Beberapa instrument yang digunakan dalam Proses Penyusunan Anggaran ini adalah:

- Renstra Universitas - Informasi masa lalu - Informasi Situsasi dan kondisi jangka pendek

- Arah Kerja Umum (AKU) dan Strategi Prioritas (SP)

- Pagu/Plafon Anggaran

- Standard Analisis Belanja (SAB) yang meliputi Standard Beban Kerja dan Standard Harga

- Form-form Penyusunan Rencana Anggaran Unit Kerja


PROSEDUR


49

Secara garis besar Proses Penyusunan Anggaran dapat dilihat dari skema di bawah ini:

BERKAS PENYUSUNAN

ANGGARANPimpinan

PT

Dewan

Penyantun/YayasanAKU

SP

Plafon Unit

SAB

Ranc anggrn

Unit Kerja/Prodi

Draft

Rancangan

Anggaran

Rancangan

Anggaran

Panitia Anggaran

Anggaran

PROSES PENGANGGARAN

Komite

AnalisisAnggaran


PROSEDUR


50

1. Pengajuan Draft RAB/RKA: dalam proses penyusunan draft RAB/RKA, setiap fakultas/unit wajib mentaati jadwal dan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA yang telah ditentukan oleh rektorat.

Periode Aktivitas Unit Aktivitas Rektorat

November - Menyusun dalam unit masing-masing

kegiatan pengembangan dalam

RAB/RKA yang berbasis evaluasi diri

- Menyusun RAB non pengembangan

dengan dasar volume kegiatan dan

perubahan layanan yang dimungkinkan

- Menginformasikan kepada prodi/unit

jadwal pengajuan RAB/RKA

- Menginstruksikan kepada Biro

Keuangan untuk menyusun Rencana

Anggaran Pendapatan (RAP) DPP

dan non DPP

November Mempresentasikan RAB/RKA pada unit

masing-masing

- Menginstruksikan kepada Biro

Keuangan untuk menyusun RAB gaji,

RAB non kemahasiswaan

- Menyusun perhitungan biaya

bersama dan biaya langsung

berdasarkan data dari Biro Keuangan

Desember Mengajukan draft RAB/RKA ke Rektorat - Menyelesaikan perhitungan biaya

bersama dan biaya langsung

- Menginstruksikan kepada Biro Ke-

uangan untuk menghitung saldo

RAB/RKA tahun 2007

Januari Mengajukan draft RAB/RKA ke Senat

Universitas untuk mendapatkan

persetujuan

Januari Mengajukan draft kepada Yayasan

tentang:

- Rencana anggaran pendapatan

(RAP)

- Perhitungan biaya bersama dan biaya

langsung

- Perhitungan saldo RAB tahun 2007

- Perkiraan defisit eksploitasi yang

diajukan

- Pengajuan RAB investasi unit


PROSEDUR


51

2. Persetujuan prinsip RAB/RKA: persetujuan prinsip RAB/RKA diartikan sebagai persetujuan dari

Yayasan Sanata Dharma atas defisit eksploitasi yang harus ditutup dengan dana dari DPP.

Adapun tahapan tersebut dapat diringkas dalam tabel berikut:

Periode Aktivitas Yayasan Aktivitas Rektorat

Januari - Menerima dan mempelajari draft

pengajuan RAB/RKA Universitas

- Menyusun perhitungan alokasi

penggunaan dana DPP

Februari - Mengadakan rapat Yayasan untuk

membahas pengajuan RAB/RKA dari

Universitas

- Memberikan rambu-rambu persetujuan

RAB/RKA berikut perubahan yang harus

diikuti

- Memberikan persetujuan RAB investasi

- Mempersiapkan draft persetujuan

plafon RAB/RKA yang disetujui

kepada unit berikut catatan-catatan

untuk perubahan

- Mengirim draft persetujuan plafon

RAB/RKA unit

- Mengirim draft persetujuan plafon

RAB investasi unit

3. Revisi Draft RAB/RKA

Periode Aktivitas Unit Aktivitas Rektorat

Februari - Menerima plafon persetujuan RAB/RKA

dan RAB investasi

- Berkoordinasi dengan unit untuk mere-

visi pengajukan RAB/RKA dan RAB

investasi’

- Menyusun rincian prioritas penggunaan

dana untuk kegiatan RKA dan pembe-

lanjaan investasi

- Menerima pengajuan revisi penggu-

naan RAB/RKA dan RAB investasi

dari unit

- Merekap pengajuan tersebut ke

dalam format standard untuk dimin-

takan persetujuan dari Yayasan

- Mengirim RAB/RKA standard ke

Yayasan untuk memperoleh

persetujuan pengurus Yayasan

Maret - Menerima pengesahan RAB/RKA dari

Yayasan sebagai persetujuan final

- Menginformasikan kepada unit yang

ada dibawahnya atas persetujuan

- Menerima pengesahan RAB/RKA dari

Yayasan sebagai persetujuan final

- Mendistribusikan persetujuan dari

Yayasan tersebut kepada unit terkait


PROSEDUR


52

tersebut

Data Final RAB/RKA yang telah disetujui oleh yayasan dan didistribusikan oleh unit, akan diinput oleh staf

bagian pembukuan di Biro Keuangan ke dalam sistem akuntansi yang ada, untuk selanjutnya akan

memprosesnya ke dalam program RAB/RKA Tahunan Universitas.

F.2.2. Prosedur Penyusunan RAB

Untuk setiap program kegiatan yang direncanakan harus dapat ditetapkan penganggarannya, baik anggaran pengeluaran (belanja) maupun anggaran pendapatannya (khusus untuk anggaran pendapatan telah diuraikan pada bab sebelumnya).

F.2.2.1. Biro Keuangan: menyusun anggaran rutin gaji: Kepala Bagian Gaji/staf Bagian Gaji

menyusun penganggaran untuk gaji secara keseluruhan (gaji pegawai edukatif dan pegawai

adminitratif) dengan menggunakan Form Penyusunan Anggaran Gaji berdasarkan realisasi

pengeluaran tahun yang bersangkutan ditambahkan dengan cadangan kenaikan gaji PGPS

dan cadangan kenaikan pangkat regular untuk dosen maupun karyawan

F.2.2.2. Unit/Biro Pendukung menyusun penganggaran untuk biaya langganan fasilitas tingkat

universitas yang merupakan beban rutin dengan menggunakan form Penyusunan Anggaran

Biaya Langganan Fasilitas

F.2.2.3. Unit/Biro Pendukung menganggarkan biaya perawatan/maintenance untuk keseluruhan

maintenance tingkat universitas serta penggunaan biaya fasilitas umum dengan

menggunakan form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas dan Perawatan

F.2.2.4. Prodi/Biro/Pusat menganggarkan biaya administrasi, biaya perawatan sarana, biaya rapat

kerja, biaya pembelian bahan habis pakai laboratorium, dan pengadaan investasi.

Penyusunan anggaran pembiayaan rutin didasarkan pada kebutuhan riil unit dengan

ditambahkan kemungkinan kenaikan harga (10%). Sedangkan pengadaan investasi tidak

terlepas dari aktivitas RKA yang direncanakan.

F.2.3. Prosedur Penyusunan RKA/T

F.2.3.1. Penyusunan Rencana Kegiatan: RKA/T prodi/unit merupakan jabaran operasional dari

rencana strategis unit kerja yang bersangkutan yang menginduk pada Renstra Universitas Sanata

Dharma tahun 2008-2012. Namun perlu diperhatikan juga bahwa program-program


PROSEDUR


53

pengembangan prodi/unit yang diusulkan dalam RKA harus mengacu pada visi masing-masing

yang diinginkan pada lima tahun mendatang.

Renstra Fakultas/unit yang telah disusun, menjadi acuan penting dalam mengusulkan program

masing-masing Fakultas/unit. RKA USD disusun berdasarkan target capaian yang diusulkan oleh

tiap Fakultas/unit dalam pelaksanaan renstranya. Program–program kegiatan yang diusulkan juga

harus dilengkapi dengan capaian sasaran yang ditargetkan melalui indikator-indikator capaian

(kuantitatif dan kualitatif serta output dan outcome) yang jelas dan sedapat mungkin dengan

memperhatikan standar penjaminan mutu.

Sebagai pedoman penyusunan RKA tahun 2009, program kerja Universitas diturunkan dari

sasaran-sasaran jangka pendek yang dirumuskan dalam Renstra Universitas Sanata Dharma

tahun 2008-2012, yaitu:4

i. Peningkatan efisiensi dan tatakelola organisasi, pengembangan sistem penjaminan

mutu dan optimalisasi pemanfaatan serta pemberdayaan sumber daya. Strategi ini

tertuang dalam kegiatan:

Peningkatan efektivitas kepemimpinan

Peningkatan efektivitas sistem administrasi akademik

Optimalisasi sistem manajemen keuangan

Peningkatan efektivitas sistem perencanaan dan penganggaran

Optimalisasi sistem manajemen dan pemberdayaan SDM

Optimalisasi sistem manajemen, keamanan dan pengadaan asset serta pemanfaatannya

Pengembangan sistem informasi manajemen terpadu

Pengembangan sistem penjaminan mutu terpadu

Pemberdayaan sharing of good practices antar unit kerja

ii. Strategi ini tertuang dalam kegiatan

Peningkatan kualitas input mahasiswa baru

Peningkatan kualitas dosen

Peningkatan kualitas pembelajaran: Peningkatan efektivitas penjaminan mutu pembelajaran; Peningkatan kompetensi dosen dalam pengelolaan proses pembelajaran berbasis pedagogi ignatian, Pengembangan sistem pembelajaran berbasis digital: Content Management System (CMS) dan Learning Management System (LMS).

Peningkatan kualitas sarana pembelajaran

4 Renstra USD, 2008-2012 hlm. 15


PROSEDUR


54

Pengembangan roadmap penelitian

Pengembangan roadmap pengabdian kepada masyarakat

Peningkatan kuantitas dan kualitas publikasi karya ilmiah dan hasil penelitian

Peningkatan kuantitas dan kualitas pengabdian kepada masyarakat

Peningkatan relevansi penelitian

Peningkatan relevansi pengabdian kepada masyarakat

iii. Peningkatan efisiensi eksternal melalui ekstensifikasi dan intensifikasi jejaring

(networking) dengan pihak luar, peningkatan relevansi kurikulum, pengembangan

softskill mahasiswa dan pemberdayaan alumni. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:

Perluasan jejaring kerja sama nasional dan internasional (ekstensifikasi)

Peningkatan cakupan bidang kerja sama nasional dan internasional (intensifikasi)

Peningkatan relevansi kurikulum program studi

Peningkatan partisipasi mahasiswa dalam kegiatan ilmiah, bidang minat dan bakat di tingkat regional maupun nasional

Pemberdayaan jejaring alumni

Peningkatan kapasitas lulusan untuk berkarya

iv. Pemberdayaan Program Studi/Pusat/Unit untuk Mengembangkan Program Unggulan.

Strategi ini tertuang dalam kegiatan:

Identifikasi dan pengembangan program unggulan di Prodi/Pusat/Unit yang berakar pada identitas USD

Peningkatan fasilitas dan dukungan bagi percepatan program unggulan

Peningkatan daya saing program unggulan

v. Pengembangan spiritualitas Ignatian, Misison and Identity USD, dan dinamisasi

Ignatian Corporate Culture untuk meningkatkan kontribusi USD sebagai Universitas

Yesuit di Indonesia. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:

Kontektualisasi kembali dan sosialisasi spiritualitas ignasian sebagai jiwa cara bergerak USD

Internalisasi spiritualitas ignasian

Dinamisasi Ignatian Corporate Culture di Indonesia

Peningkatan brand equity USD (brand awareness, perceived equality, brand association, brand loyalty)

Peningkatan kualitas aktualisasi diri USD dalam bidang penelitian yang membantu masyarakat menemukan jati diri dan memberikan kontribusi otentik kepada masyarakat


PROSEDUR


55

yang lebih luas dengan mengoptimalkan pemberdayaan potensi diri dan sinergi eksternal

Peningkatan kualitas diri USD dalam bidang pengabdian kepada masyarakat dengan memprioritaskan perhatian pada masyarakat yang kurang berdaya dan tertinggal

Peningkatan kualitas diri USD melalui prestasi kemahasiswaan, baik prestasi akademik maupun prestasi non akademik

Secara garis besar hubungan antara Renstra dengan RKA/T dapat ditunjukkan sbb.:5

5 Panduan Dirjen Dikti


PROSEDUR


56

F.2.3.2. Penyusunan Rencana Pembiayaan RKA/T

F.2.3.2.1. Struktur Anggaran Belanja RKA/T

Dalam proses penyusunan rencanaan pembiayaan RKA/T, ada dua model yang berlaku di

universitas, yaitu model Top Down, yaitu mekanisme arahan budget policy, dan mekanisme

Bottom Up atau partisipasi unit kerja. Dalam model Top Down pimpinan organisasi (universitas)

memberikan arahan-arahan kepada pimpinan di bawahnya dalam perumusan arah kebijakan

umum universitas, maupun dalam penentuan berbagai standar biaya yang tertuang dalam

bentuk kisi-kisi penyusunan anggaran. Dalam model Bottom up, unit mengusulkan program-

program kegiatan berikut pendanaan/pembiayaan yang diperlukan.

Dalam penganggaran pembiayaan RKA/T sebagai rincian pembiayaan kegiatan non-rutin,

struktur anggaran belanjanya meliputi:

Tabel Struktur Anggaran Belanja non-rutin (RKA)

Kelompok Program/Kegiatan Matrik Biaya

1. Program Pengembangan Akademik

2. Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum

& Keuangan

3. Program Peningkatan Kualitas Mahasiswa

4. Program Peningkatan Kualitas hubungan masya-

rakat dan penjaminan mutu

a. Biaya ATK

b. Biaya konsumsi

c. Biaya akomodasi

d. Biaya transportasi

e. Biaya lain-lain

f. Honor

g. Perdiem/uang harian

F.2.3.2.2. Format Pengajuan Anggaran Belanja

Dalam mengajukan anggaran biaya untuk kegiatan non-rutin terkait dengan rencana

penganggaran RKA/T, pimpinan unit/pengguna anggaran wajib menggunakan formulir yang

telah distandarkan. Standard struktur biaya yang telah ditentukan dimaksudkan untuk

mempermudah kontrol atas pelaksanaan kegiatan berikut penggunaan anggaran. Berikut ini

adalah formulir yang harus dilengkapi pada saat mengajukan anggaran untuk RKA/T

Fakultas/Unit/Prodi di universitas.


PROSEDUR


57

G. Formulir-formulir yang digunakan

Formulir-formulir yang digunakan meliputi:

a. Formulir RK.1. : Formulir Renstra Unit Kerja/atau sub ubit kerja

b. Formulir RK 2.1. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Akademis

c. Formulir RK 2.2. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan

Keuangan

d. Formulir RK 2.3. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan

e. Formulir RKA Rinci 3.1. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan

Kualitas Akademis

f. Formulir RKA Rinci 3.2. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Peningkatan Kualitas

Administrasi Umum dan Keuangan

g. Formulir RKA Rinci 3.3. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Peningkatan Kualitas

Kemahasiswaan

h. Formulir RKA Rekap 4.1. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan

Kualitas Akademis

i. Formulir RKA Rekap 4.2. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan

Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan

j. Formulir RKA Rekap 4.3. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan

Kualitas Kemahasiswaan

Dalam formulir pengajuan RKA/T tersebut, terdapat beberapa kode yang harus diisikan yang

memuat penjelasan:

a. Kode Mata Anggaran (MA) adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari program,

jenis kegiatan, kegiatan, sub-kegiatan

b. Kode Mata Rekening (MR) adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari rekening

yang menunjukkan pengelompokan komponen belanja yang meliputi pos, jenis, obyek, dan

rincian obyek rekening

c. Unit Kerja dan Sub Unit Kerja adalah satuan kerja (unit) yang bertanggungjawab atas

penyusunan dan pelaksanaan anggaran

d. Kode Unit Kerja adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari unit kerja dan sub-unit

kerja.

BAB VI

INSTRUKSI KERJA

PENYUSUNAN

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)

DAN

RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)


YOGYAKARTA

2008


INSTRUKSI KERJA

PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)

DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)

58

I. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB (NON PRODI - BIRO/UNIT PENUNJANG)

1.1. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB GAJI DOSEN

No Detail kegiatan


menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Gaji Dosen yang terdiri dari: No, keterangan (A), Gaji

Kotor (B), Tunjangan Perbaikan Penghasilan (TPP) 20% (C), Tunjangan Beras (D), Tunjangan

Fungsional (E), Tunj Khusus Yayasan (F), Tunjangan Transport (G), Tunjangan Perbaikan Rumah (H),

Uang snack (I), Ganti Potongan Kopertis (J), Tunjangan Struktural (K), Honor DTT (L), Vakasi (M),

Honor Penilaian Angka Kredit (N), Gaji ke-13 (N), Dana sosial (P), Tunjangan Natal (Q), Jumlah (R),

Cadangan 6% (S), Jumlah Anggaran (T)

ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji

(lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Gaji Dosen)

iii mengisi kolom (B) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar

perhitungan RAB Gaji tahun 2008

iv mengisi kolom TPP-20% (C) dengan perkalian antara (B x 20%); angka 20% dimaksudkan sebagai

antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)

v mengisi kolom (D) s.d (Q) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai

dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008

vi mengisi kolom Jumlah (R) sebagai penjumlahan angka dari kolom (B) s.d (Q)

vii. mengisi kolom Cadangan 6% (S) dengan perkalian antara (R x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai

cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dan karyawan

administratif USD

viii mengisi kolom Jumlah Anggaran (T) dengan penjumlahan antara kolom (R) + (S)

ix memasukkan perhitungan rinci tentang penggajian ke dalam format “RAB Gaji Dosen”

secara rinci perhitungan anggaran gaji 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Form Penyusunan

Anggaran Gaji (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)


INSTRUKSI KERJA



59

1.1.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB GAJI DOSEN

Mulai

Daftar Unit/Fakultas dan

Prodi yg mengeluarkan

pembayaran gaji

Data Realisasi Biaya Gaji

Dosen bulan Nov thn.

sebelumnya

Menyiapkan Form Penyusunan RAB

Gaji Dosen

Form Penyusunan RAB Gaji

Dosen

Mengisi kolom Keterangan (A) pada

form dengan nama Unit/Fakultas dan

Prodi yang mengeluarkan pembayaran

gaji

Mengisi kolom Gaji Kotor (B) pada

form dengan angka realisasi biaya

pada bulan Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom TPP 20% (C) pada form

dengan hasil perkalian antara Gaji

Kotor dengan kenaikan 20% (B x 20%)

Mengisi kolom T.Beras (D) s.d.

T.Natal (Q) pada form dengan angka

realisasi biaya pada bulan Nov thn.

sebelumnya

Mengisi kolom Jumlah (R) pada form

dengan hasil penjumlahan dari Gaji

kotor s.d. T.Natal (B s.d. Q)

Mengisi kolom Cadangan 6% (S) pada

form dengan hasil perkalian antara

Jumlah dengan Cadangan kenaikan

6% (J X 6%)

Mengisi kolom Jumlah Anggaran (T)

pada form dengan hasil penjumlahan

antara Jumlah dengan cadangan

kenaikan 6% (R+S)

Daftar Unit/Fakultas dan Prodi

yg mengeluarkan pembayaran

gajiData Realisasi Biaya Gaji

Dosen bulan Nov thn.

sebelumnya


Dosen

1


INSTRUKSI KERJA



60

1.2. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB GAJI PEGAWAI ADMINISTRATIF

No Detail kegiatan


menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Gaji Pegawai Administratif yang terdiri dari: No,

keterangan (A), Gaji Kotor (B), Tunjangan Tunjangan Perbaikan Penghasilan - TPP 20% (C),

Tunjangan Beras (D), Tunj Khusus Yayasan (E), Tunjangan Transport (F), Tunjangan Perbaikan

Rumah (G), Uang snack (H), Tunjangan Struktural (I), Tunjangan Pendidikan Anak (J) Honor PTT (K),

Honor Lembur (L), Gaji ke-13 (M), Dana sosial (N), Tunjangan Natal (O), Jumlah (P), Cadangan 6%

(Q), Jumlah Anggaran (R)

ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji

(lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Gaji Pegawai Administratif)

iii mengisi kolom (B) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar

perhitungan RAB Gaji tahun 2008

iv mengisi kolom TPP-20% (C) dengan perkalian antara (B x 20%); angka 20% dimaksudkan sebagai

antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)

v mengisi kolom (D) s.d (O) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai

dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008

vi mengisi kolom Jumlah (P) sebagai penjumlahan angka dari kolom (B) s.d (O)

vii. mengisi kolom Cadangan 6% (S) dengan perkalian antara (P x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai

cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dan karyawan

administratif USD

viii mengisi kolom Jumlah Anggaran (R) dengan penjumlahan antara kolom (P) + (Q)

ix. memasukkan perhitungan rinci tentang penggajian ke dalam form RAB standard

secara rinci perhitungan anggaran gaji 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Penyusunan

Anggaran Gaji Pegawai Administratif (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)


INSTRUKSI KERJA



61

1.2.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB GAJI PEGAWAI ADMINISTRATIF

Mulai

Daftar Unit/Fakultas dan

Prodi yg mengeluarkan

pembayaran gaji

Data Realisasi Biaya Gaji

Pegawai Administratif bulan

Nov thn. sebelumnya


Gaji Pegawai Administratif



form dengan nama Unit/Fakultas dan

Prodi yang mengeluarkan pembayaran

gaji

Mengisi kolom Gaji Kotor (B) pada

form dengan angka realisasi biaya

pada bulan Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom TPP 20% (C) pada form

dengan hasil perkalian antara Gaji

Kotor dengan kenaikan 20% (B x 20%)

Mengisi kolom T.Beras (D) s.d.

T.Natal (O) pada form dengan angka

realisasi biaya pada bulan Nov thn.

sebelumnya

Mengisi kolom Jumlah (P) pada form

dengan hasil penjumlahan dari Gaji

kotor s.d. T.Natal (B s.d. O)

Mengisi kolom Cadangan 6% (Q) pada

form dengan hasil perkalian antara

Jumlah dengan Cadangan Kenaikan

6% (P X 6%)

Mengisi kolom Jumlah Anggaran (R)

pada form dengan hasil penjumlahan

antara Jumlah dengan cadangan

kenaikan 6% (P+Q)

Daftar Unit/Fakultas dan Prodi

yg mengeluarkan pembayaran

gajiData Realisasi Biaya Gaji

Pegawai Administratif bulan

Nov thn. sebelumnya


Pegawai Administratif

2


INSTRUKSI KERJA



62

1.3. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN FASILITAS

No Detail kegiatan

i. Kepala Biro/Unit penunjang melakukan aktivitas:

menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya langganan Fasilitas yang terdiri dari

kolom keterangan (A), Tarip langganan tiap bulan (B) cadangan kenaikan tarip 10% (C),

jumlah anggaran untuk 1 bulan (D), jumlah anggaran untuk 1 tahun(E),

ii mengisi kolom Keterangan dengan isian jenis biaya langganan fasilitas (lihat contoh Form

Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas)

iii mengisi kolom (B) dengan realisasi pengeluaran bulan November tahun 2007 yang terdiri

dari pengeluaran untuk biaya langganan dan penggantian suku cadang

iv. mengisi kolom (C) dengan perhitungan antara (B x 10%)

v mengisi kolom (D) dengan perhitungan antara (B + C)

vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (D) x 12

vii. memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard

secara rinci perhitungan anggaran Biaya Langganan Fasilitas 2008 tersebut dapat dilihat pada

Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas (untuk contoh Tahun 2008 – dalam

ribuan rupiah)

Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas (dalam ribuan)

No Keterangan Realisasi Nov 2007 Cad. Kenaikan 10%

RAB 1 bulan RAB 1 tahun

A B C D E

1 Langganan Internet 95.000 9.500 104.500 1.254.000

2 Langganan listrik 30.000 3.000 33.000 396.000

3 Langganan telp 12.500 1.250 13.750 165.000

dll


INSTRUKSI KERJA



63

1.3.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN FASILITAS

Mulai

Data jenis-jenis biaya

langganan fasilitas

Data Realisasi Biaya

Langganan Fasilitas bln. Nov

thn. sebelumnya


Langganan Fasilitas

Form Penyusunan RAB

Langganan Fasiltias


form dengan jenis biaya langganan

fasilitas.

Mengisi kolom Realisasi Nov 2007 (B)

pada form dengan realisasi biaya

langganan Fasilitas bln Nov thn.

sebelumnya

Mengisi kolom Cadangan Kenaikan

10% (C) pada form dengan

perhitungan antara realisasi bln. Nov

thn. sebelumnya pada kolom B

dikalikan 10% (B X 10%)

Mengisi kolom RAB 1 bulan (D) pada

form dengan hasil penjumlahan antara

realisasi Nov thn. sebelumnya +

Cadangan Kenaikan 10% (B+C)

Mengisi kolom RAB 1 tahun (E) pada

form dengan perhitungan perkalian

antara RAB 1 bulan dikalikan 12


langganan fasilitas


Langganan Fasilitas bln. Nov

thn. sebelumnya

Form Penyusunan RAB

Langganan Fasiltias

3


INSTRUKSI KERJA



64

1.4. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA PENGGUNAAN FASILITAS UMUM/BERSAMA

No Detail kegiatan

i. Kepala Biro/Unit penunjang melakukan aktivitas:

menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Penggunaan Fasilitas Umum yang terdiri

dari kolom keterangan (A), Kuantitas (B), Satuan (C), Harga/unit (D), jumlah (E),

ii mengisi kolom Keterangan (A) dengan isian jenis biaya penggunaan fasilitas umum berikut

rinciannya (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Penggunaan Fasilitas)

iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas barang/jasa yang akan dibeli

iv. mengisi kolom (C) dengan satuan barang/jasa yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)

v mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga barang/jasa perunit, yang merupakan riil harga

satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%

vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (B) x (D)

vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard

Form Penyusunan Anggaran Biaya Penggunaan dan Perawatan Fasilitas Umum (dalam ribuan)

No Keterangan Kuantitas Satuan

Harga/unit Jumlah

A B C D E

1 BP. Kendaraan (Mobil A… dll)

- Service rutin 3 kali 200.000 600.000

- Service non rutin 4 kali 200.000 800.000

- Penggantian suku cadang (terinci) 1 unit 1.500.000 1.500.000

- Pembelian perlengkapan mobil (terrinci)

1 unit 300.000 300.000

- Pembelian bahan bakar, oli 2000 liter 5.500 11.000.000

- Pembayaran pajak 1 kali 1.750.000 1.750.000

- Pengecatan ulang 1 kali 2.000.000 2.000.000

- dll

2 BP. Bangunan (Kampus I, II, III) dst

- Perawatan rutin

- Penggantian alat yang rusak

- Perawatan AC

- Penggantian suku cadang AC


INSTRUKSI KERJA



65

- Perbaikan bangunan yang rusak

- Perbaikan taman yang rusak

- Perawatan bangunan

- Perawatan taman

- Pembaharuan cat

- dll

3. BP. Fotocopy dan Risograph (Kampus I, II, III)

dst

- Service rutin

- Service non rutin

- Pembelian tinta, kertas, master

- Penggantian suku cadang

- dll

4. BP Rumah Tangga dst

- Perawatan alat-alat RT

- Pengadaaan kebutuhan RT

- Pembelian alat-alat kebersihan

- dll

5. BP Poliklinik

- Pembelian obat-obatan tertentu

- Pengadaan ATK/kartu status

- Konsumsi dokter

- Pengadaan buku-buku medis

- dll


INSTRUKSI KERJA



66

1.4.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA PENGGUNAAN FASILITAS UMUM/BERSAMA

1.5.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN MAINTENANCE

Mulai


Langganan Perawatan/

Maintenance



Maintenance

bln. thn. Nov sebelumnya


Langganan Perawatan/Maintenance

Form Penyusunan RAB


Maintenance


form dengan jenis biaya Langganan

Perawatan/Maintenance.

Mengisi kolom Realisasi Nov 2007 (B)

pada form dengan realisasi biaya

Langganan Perawatan/Maintenance

bln Nov thn. sebelumnya

Mengisi kolom Cadangan Kenaikan

10% (C) pada form dengan

perhitungan antara realisasi bln. Nov

thn sebelumnya pada kolom B

dikalikan 10% (B X 10%)

Mengisi kolom RAB 1 bulan (D) pada

form dengan hasil penjumlahan antara

realisasi Nov thn. sebelumnya +

Cadangan kenaikan 10% (B+C)

Mengisi kolom RAB 1 tahun (E) pada

form dengan perhitungan perkalian

antara RAB 1 bulan dikalikan 12


Langganan Perawatan/Main-

tenanceData Realisasi Biaya


Maintenance bln. thn. Nov

sebelumnya

Form Penyusunan RAB


Maintenance

5


INSTRUKSI KERJA



67

II. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB (PRODI dan NON-PRODI/UNIT)

2.1. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: ADMINISTRASI

No Detail kegiatan

i. Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas:

menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Administrasi yang terdiri dari kolom

No urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)

ii mengisi kolom (A) dengan nama barang-barang ATK yang akan dibeli (lihat contoh Form

Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi)

iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas barang-barang ATK yang akan dibeli

iv. mengisi kolom (C) dengan satuan barang yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)

v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga barang perunit, yang merupakan riil harga

satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%



Form Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi: ATK dll (dalam rupiah)

No Keterangan Kuantitas Satuan

Harga/unit Jumlah

A B C D E

1 Amplop Kop - K 24 Doos 2.000 48.000

2 Amplop Kop – coklat B 12 Doos 30.000 360000

3 Ballpoint - Faster 24 Buah 2.000 48.000

4 Baterray 12 buah 30.000 360.000

5 Cartridge pita 4 buah 5.000 20.000

6 Cutter 3 Buah 10.000 30.000

7 Disket 6 Box 50.000 300.000

8 Kertas HVS 70 gr kuarto 10 Rim 33.000 330.000

9 Kertas HVS 70 gr folio 5 Rim 35.000 175.000

10 Kertas surat Kop 3 Rim 60.000 180.000

11 Kertas continuouse 14 x 11 1 play 4 box 150.000 600.000

dll


INSTRUKSI KERJA



68

2.1.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: ADMNISTRASI

Mulai

Daftar nama barang-barang

ATK beserta perkiraan

harga/unit


Administrasi=ATK,dll

Form Penyusunan RAB



form dengan nama barang-barang

ATK yang akan dibeli

Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form

dengan perkiraan kuantitas barang-

barang ATK yang akan dibeli

Mengisi kolom Satuan (C) pada form

dengan satuan barang yang akan

dibeli (buah,unit,box,dsb)

Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada

form dengan perkiraan harga barang

per unit

Mengisi kolom Jumlah (E) pada form

dengan hasil perkalian antara kuantitas

dengan Harga/Unit (BXD)



harga/unit

Form Penyusunan RAB


6


INSTRUKSI KERJA



69

2.2. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: RAPAT KERJA

No Detail kegiatan


menyusun rencana kegiatan rapat rutin dan non rutin sesuai dengan kebutuhan unit/prodi,

dan menuangkannya dalam suatu daftar (table)

ii menyusun Form Penyusunan Anggaran Biaya Rapat Prodi/Unit yang terditi dari kolom No

urut, Keterangan (A), Jumlah Peserta (B), Kebutuhan Konsumsi, makan (C), Snack (D),

Harga Satuan (E), Total Biaya Per Bulan (F) Total Biaya Biaya Per tahun (G)

iii memasukkan unsur-unsur perhitungan ke dalam kolom yang tersedia serta menghitung

keperluan biaya konsumsi rapat per bulan serta keperluan biaya konsumsi rapat per tahun

iv memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard

Form Penyusunan Anggaran Biaya Rapat Kerja (dalam rupiah)

No Keterangan Jml Peserta (Orang

Kebutuhan konsumsi (unit) Harga satuan (Rp)

Total Biaya (Rp)

Per bulan

Total Biaya (Rp)

Per tahun Makan Snack

A B C D E F G

1 Rapat rutin bulanan:

- Koordinasi dengan staf

pengajar

- Koordinasi dengan staf

sekretariat

- Lain-lain

15

10

5.000

5.000

5.000

5.000

75.000

50.000

900.000

600.000

2. Rapat non rutin

- Evaluasi Prodi/unit (4x)

- Refleksi Karya Prodi/unit

(tiap semester)

- dll

15

25

10.000

15.000

-

5.000

10.000

20.000

150.000

500.000

600.000

1.000.000


INSTRUKSI KERJA



70

2.2.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA RAPAT KERJA

Mengisi kebutuhan biaya konsumsi

berdasarkan kisi-kisi tarif konsumsi

pada kolom Makan (C), Snack (D)

Mengisi Kolom Total Biaya Per

Tahun (G) dengan mengalikan

kolom Total Biaya Per Bulan (F)

dengan 12

Rumus : G = F x 12

Mulai

Kisi-Kisi tarif

Konsumsi,

Honor,dll

Menyusun rencana kegiatan rapat per

jenis rapat sesuai kebutuhan Unit/Prodi

Jenis rapat : Rapat Rutin dan Rapat

Non Rutin

Menyusun Form Penyusunan Anggaran

Rapat Unit/Prodi

Ket : Form terlampir

Mengisi kolom Keterangan (A) dengan

rencana rapat per jenis rapat yang

sudah disusun oleh Unit/Prodi

Mengisi kolom Jumlah Peserta (B)

dengan jumlah peserta yang akan

mengikuti rapat

Mengisi kolom Harga satuan (E)

dengan menjumlahkan kolom Makan (C)

dan kolom Snack (D)

Rumus : E = C + D

Mengisi kolom Total Biaya Per Bulan

(F) dengan mengalikan kolom Jumlah

Peserta (B) dengan Harga satuan (E)

Rumus : F = B x E

Rapat Rutin ?

Mengisi Kolom Total Biaya Per

Tahun (G) dengan mengalikan

kolom Total Biaya Per Bulan (F)

dengan rencana jumlah rapat

dalam satu tahun

Ya Tidak

Kisi-Kisi tarif

Konsumsi,

Honor,dll

Form

Penyusunan

Anggaran Rapat

11


INSTRUKSI KERJA



71

2.3. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BAHAN HABIS PAKAI LAB

No Detail kegiatan

i. Ka Laboratorium melakukan aktivitas:

menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Pembelian bahan Habis Pakai

Laboratorium (BHP Lab) yang terdiri dari kolom No urut, Keterangan (A), kuantitas (B),

Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)

ii mengisi kolom (A) dengan nama BHP Lab yang akan dibeli (lihat contoh Form

Penyusunan Anggaran Biaya Bahan Habis Pakai Laboratorium)

iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas BHP Lab yang akan dibeli

iv. mengisi kolom (C) dengan satuan BHP Lab yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)

v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga BHP Lab, yang merupakan riil harga satuan

barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%



Form Penyusunan Anggaran Biaya Habis Pakai Laboratorium (dalam rupiah)

No Keterangan Kuantitas Satuan Harga/unit Jumlah

A B C D E

LAB FARMASI

1 Alkohol 2 Can 600.000 1.200.000

2 Kertas Puyer 20 Pack 15.000 300.000

3 Teobromine - Sigma 100 gram 3.700.000 3.700.000

4 Hexane 4 liter 400.000 1.600.000

LAB LAIN (selain LAB FARMASI)

5 As pejal aluminium 3 Buah 300.000 900.000

6 Amplas #120 25 lembar 5.000 125.000

7 Batu gerinda potong 10 Buah 75.000 750.000

8 Batterai pengukur suhu 10 Buah 10.000 100.000

9 Busi 10 Buah 15.000 150.000

10 Lakban 2 Buah 10.000 20.000

11 Minyak oli 10 liter 3.000 30.000

13 Selotip 2 Buah 10.000 20.000


INSTRUKSI KERJA



72

dll

2.3.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BAHAN HABIS PAKAI LAB

Mulai



harga/unit



Form Penyusunan RAB



form dengan nama barang-barang

ATK yang akan dibeli


dengan perkiraan kuantitas barang-

barang ATK yang akan dibeli


dengan satuan barang yang akan



form dengan perkiraan harga barang

per unit


dengan hasil perkalian antara kuantitas

dengan Harga/Unit (BXD)



harga/unit

Form Penyusunan RAB


6


INSTRUKSI KERJA



73

2.4. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA PERAWATAN

No Detail kegiatan


menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Perawatan yang terdiri dari kolom No

urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Tarip Biaya (D), dan jumlah (E)

ii mengisi kolom (A) dengan nama inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan (lihat

contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Perawatan)

iii mengisi kolom (B) dengan kuantitas inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan

iv. mengisi kolom (C) dengan satuan kuantitas inventaris/barang yang akan dilakukan

perawatan (buah, unit, box, dsb)

v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga/tarip Biaya perawatan sesuai rambu-rambu dari

Rektorat.



Form Penyusunan Anggaran Biaya Perawatan (dalam rupiah)

No Keterangan A

Kuantitas B

Satuan C

Harga/unit D

Jumlah E

1 Komputer 12 unit 250.000 3.000.000

2 Printer 10 unit 100.000 1.000.000

3 Viewer 1 unit 500.000 500.000

4 Mesin Tik 4 unit 25.000 100.000

5 Mesin FC (kontrak service) 1 unit 600.000 600.000

6 Mesin Risogrpah (kontrak service) 1 unit 1.200.000 1.200.000

7 Televisi 1 unit 100.000 100.000

8 Tape recorder 1 unit 100.000 100.000

9 Kamera Digital 1 unit 100.000 100.000

10 Handycam 1 unit 250.000 250.000

11 Video 1 unit 100.000 100.000

dll


INSTRUKSI KERJA



74

2.4.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA PERAWATAN

Daftar Tarif Biaya Perawatan

Sesuai Rambu-rambu dari

Rektorat

Mulai

Daftar Inventaris/barang


Perawatan

Form Penyusunan RAB

Perawatan


form dengan nama Inventaris yang

akan dilakukan perawatan


dengan Kuantitas Inventaris/barang

yang akan dilakukan perawatan


dengan satuan Inventaris/barang yang

akan dilakukan Perawatan

(buah,unit,box,dsb)


form dengan Tarif biaya Perawatan

sesuai rambu-rambu dari Rektorat


dengan hasil perkalian antara

Kuantitas dengan Harga/Unit (B x D)

Daftar Tarif Biaya Perawatan

Sesuai Rambu-rambu dari

Rektorat

Daftar Inventaris/barang

Form Penyusunan RAB

Perawatan

9


INSTRUKSI KERJA



75

2.5. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA LAIN-LAIN

No Detail kegiatan


menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Lain-lain yang terdiri dari kolom No

urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)

ii mengisi kolom (A) dengan nama barang/jasa yang akan dibeli (lihat contoh Form

Penyusunan Anggaran Biaya Lain-lain)

iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas Biaya Lain-lain yang akan dibeli /dibayarkan

iv. mengisi kolom (C) dengan satuan Biaya Lain-lain yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)

v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga/tarip Biaya lain-lain, yang merupakan riil harga

satuan barang/jasa per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%



Form Penyusunan Anggaran Biaya Lain-lain (dalam rupiah)

No Keterangan A

Kuantitas B

Satuan C

Harga/unit D

Jumlah E

1 Biaya pengiriman surat/fax 12 bulan 25.000 300.000

2 Biaya pemakaian telpon 12 bulan 50.000 600.000

3 Biaya pemakaian fax 12 bulan 25..000 300.000

4 Biaya Fotocopy 12 bulan 75.000 900.000

5 Biaya Risograph 12 bulan 100.000 1.200.000

6 Biaya langganan Jurnal/majalah 12 bulan 100.000 1.200.000

7 Biaya Konsumsi ujian 2 Periode 250.000 500.000

8 Menjamu tamu/programmer 4 Kali 50.000 200.000

9 Subsidi voucher pejabat structural 12 Bulan 50.000 600.000

10 Sumbangan sosial 12 Bulan 100.000 1.200.000

11 Transportasi luar kota (mobil USD) 4 Kali 250.000 1.000.000

dll


INSTRUKSI KERJA



76

2.5.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA LAIN-LAIN

Mulai

Daftar barang/jasa (yang

masuk kategori yang akan

dibeli Biaya Lain-lain)

beserta perkiraan harga


Biaya Lain-lain

Form Penyusunan RAB Biaya

Lain-lain


form dengan nama barang/jasa yang

akan dibeli


dengan perkiraan kuantitas

barang.jasa yang akan dibeli


dengan satuan barang/jasa yang akan



form dengan perkiraan harga/tarif

barang/jasa yang akan dibeli


dengan hasil perkalian antara

Kuantitas dengan Harga/Unit (B x D)

Daftar barang/jasa (yang

masuk kategori yang akan

dibeli Biaya Lain-lain)

beserta perkiraan harga

Form Penyusunan RAB

Biaya Lain-lain

10


INSTRUKSI KERJA



77

III. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RKA/T

III.1. Mekanisme Pengisian Formulir Rencana Strategik Unit Kerja (RK1)

No Detail kegiatan unit

1) Isikan dengan tahun anggaran yang bersangkutan, tahun anggaran di USD adalah menurut tahun takwim

2) Isikan dengan unit kerja yang bersangkutan (ada dalam daftar unit kerja)

3) Isikan dengan sub-unit kerja yang bersangkutan (ada dalam daftar sub-unit kerja)

4) Isikan dengan kode unit kerja terkait dengan point 2), (ada dalam daftar kode unit kerja)

5) Isikan dengan kode sub unit kerja terkait dengan point 3), (ada dalam daftar kode sub-unit

kerja)

6) Isikan Visi unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Visi adalah cita-cita yang ingin diwujudkan sesuai dengan visi organisasi pada jangka panjang. Visi berjangka waktu minimal 5 tahunan.

7) Isikan Misi unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Misi adalah hal yang ingin diwujudkan dalam rangka tercapainya visi organisasi.

8) Isikan tujuan umum unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Tujuan umum adalah cita-cita yang ingin diwujudkan pada jangka menengah. Tujuan umum berjangka waktu minimal 1 tahun maksimal 5 tahun.

9) Isikan tujuan khusus unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Tujuan khusus adalah cita-cita yang ingin diwujudkan dalam dalam jangka pendek. Tujuan khusus berjangka waktu maksimal 1 tahun

10) Isikan tanda tangan dan nama lengkap pimpinan unit yang bersangkutan

11) Isikan tanda tangan dan nama lengkap pimpinan sub-unit yang bersangkutan

12) Isikan informasi-informasi tambahan yang diperlukan terkait dengan isian-isian yang ada pada form


INSTRUKSI KERJA



78

Form RK 1. Formulir Rencana Strategik Unit Kerja (contoh)

Logo

Formulir Rencana Strategik Unit Kerja

RK 1

Tahun Anggaran … 1)

Unit Kerja ………………………… 2) Kode Unit Kerja ………………4)

Sub Unit Kerja ………………………… 3) Kode Sub Unit Kerja ………………5)

Visi

6)

Misi

7)

Tujuan Umum

8)

Tujuan Khusus

9)

Catatan Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Sub Unit Kerja

10) 11)

Tanda tangan

12)

Tanda tangan


INSTRUKSI KERJA



79

Nama terang

Nama terang

Apabila RK1 di atas telah diisi, maka langkah selanjutnya adalah merumuskan kegiatan dan sub-kegiatan

untuk masing-masing program yang telah diklasifikasikan ke dalam 4 macam kegiatan/program kerja, yaitu :

a. Program 1 Program peningkatan kualitas akademis: program/kegiatan ini dituangkan dalam

formulir RK2.1 dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 3.1, dan Rekap Biaya RKA

dalam RKA Rekap 4.1 seperti contoh dibawah.

b. Program 2 Program peningkatan kualitas administrasi umum dan keuangan: program/kegiatan ini

dituangkan dalam formulir RK2.2. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 3.2, dan

Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.2 seperti contoh dibawah.

c. Program 3 Program peningkatan kualitas kemahasiswaan: program/kegiatan ini dituangkan dalam

formulir RK2.3. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 2.3, dan Rekap Biaya RKA

dalam RKA Rekap 4.3 seperti contoh dibawah.

d. Program 4 Program Peningkatan Kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu:

program/ kegiatan ini dituangkan dalam formulir RK2.4. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam

RKA Rinci 2.4, dan Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.4 seperti contoh dibawah.

Formulir RK2.1. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Akademis Unit Kerja (contoh)

Logo

Formulir Rencana Kegiatan Unit Kerja

Tahun Anggaran …

Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja XXX

Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja CCC

No. Program Nama Program


INSTRUKSI KERJA



80

1 Program Peningkatan Kualitas Akademik (terkait relevansi, atmosfir akademik; efisiensi dan produktivitas)

Latar Belakang Program

Sesuai evaluasi kualitas akademis mahasiswa pada tahun sebelumnya menunjukkan bahwa kemampuan akademik mahasiswa ditunjukkan dengan IP rata-rata 2 dan TOEFL rata-rata 300 dan penguasaan teknologi

masih rendah.

Kegiatan sesuai Program

No Nama Kegiatan Nama sub Kegiatan Target Realisasi

Out put Waktu

1 Peningkatan kualitas akademik dosen Diskusi akademik dosen Diskusi akademik

2 bulan sekali

Satu tahun

anggaran

2 Peningkatan kualitas akademik dosen Kursus Toefl bagi dosen Kursus TOEFL

bagi 14 dosen

Bln Nov –

Des 2008

INDIKATOR KINERJA Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Sub unit Kerja

Indikator Baseline

(%)

Final (%)

Tanda tangan

Nama Terang

Tanda tangan

Nama Terang

1. Prosentase mhs dengan IP>3 50 80

2. Prosentase lulusan dengan IP

>3

40 60

3. Prosentase lulusan dengan

masa studi < 5 th

35 70

4. dst

Formulir RKA Rinci 3.1. Perincian Biaya Kegiatan Program 1 (contoh)

Logo

Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan Tahun Anggaran …

Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja XXX

Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja CCC



INSTRUKSI KERJA



81

1 Program Peningkatan kualitas akademik

Nama Kegiatan Peningkatan Kualitas Akademik Dosen

Nama Sub Kegiatan Diskusi Akademik Dosen

No Sub Kegiatan --

RINCIAN BELANJA PER SUB KEGIATAN

No Uraian Satuan Nilai satuan Kuantitas Jumlah

1 Biaya ATK : - Kertas - Foto copy - Alat tulis

Rim Lembar Buah

35.000

100 1500

2

200 50

70.000 20.000 75.000

2 Biaya konsumsi - Minum dan makan

Per orang kali

15.000

50

750.000

3 Biaya Akomodasi - -

4 Biaya transportasi

- transport pembicara

Per orang kali 250.000 2 500.000

5 Biaya lain-lain - -

6 Honor Pembicara Per orang sesi 1.000.000 1 1.000.000

7 Perdiem Per orang /hari 50.000 4 200.000

Total anggaran per sub kegiatan 2.615.000

Catatan: Pimpinan unit kerja Pimpinan sub unit

kerja


INSTRUKSI KERJA



82

Formulir RK2.2. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan

Keuangan (contoh)

Logo


Tahun Anggaran …

Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja

Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja


2 Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan (terkait leadership & internal management)


Pada tahun sebelumnya, menurut pendapat stakeholder, pelayanan administrasi prodi dirasa belum optimal



Out put Waktu

1 Peningkatan kualitas administrasi prodi Pembaharuan ijin akreditasi Terlaksana de-

ngan target nilai A

Janr-Mart

2009

2 Konsolidasi organisasi Penyusunan SOP pelayanan mahasiswa Tersusun 4 SOP Semester

gasal


Indikator Baseline Final

Tanda tangan

Nama Terang

Tanda tangan

Nama Terang

1. Tingkat kepuasan mahasiswa

terhadap sub unit kerja

60 dari 100 70 dari 100

2. Tingkat kepuasan dosen ter-

hadap sub unit kerja

40 dari 100 75 dari 100

3. Tingkat kepuasan karyawan

terhadap sub unit kerja

60 dari 100 100 dari 100

4. dst


INSTRUKSI KERJA



83

Formulir RKA Rinci 3.2. Formulir Perincian Biaya Kegiatan Program 2 (contoh)

Logo

Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan Tahun Anggaran …




2 Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum & Keuangan

Nama Kegiatan Konsolidasi Organisasi

Nama Sub Kegiatan Pembaharuan ijin Akreditasi

No Sub Kegiatan --



1 Biaya ATK : - Kertas - Foto copy jilid borang - Alat tulis

Rim Lembar Buah

35.000

50 1500

2

10.000 50

70.000

500.000 75.000

2 Biaya konsumsi - Minum dan makan

Per orang kali

15.000

50

750.000

3 Biaya Akomodasi di Jkt - transport lokal

Per orang/hari 100.000

3

300.000

4 Biaya transportasi

- transport ke Jkt PP

Per orang kali 500.000 2 1.000.000

5 Biaya lain-lain : pulsa Per orang/bln 50.000 3 150.000

6 Perdiem Per orang hari 100.000 3 300.000

Total anggaran per sub kegiatan ?


kerja


INSTRUKSI KERJA



84

Formulir RK2.3. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan (contoh)

Logo


Tahun Anggaran …




3 Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan (terkait Sustainability, Efficiency & Productivity)


Dari data tahun sebelumnya, ditunjukkan indikasi penurunan mahasiswa baru dan menurunnya jumlah mahasiswa lama yang mendaftar ulang



Out put Waktu

1 Peningkatan kualitas pelayanan

mahasiswa

Peningkatan daya tarik mahasiswa Olimpiade akun-

tansi bagi SMU

Libur sem

gasal

Sarasehan dengar pendapat mahasiswa Tercipta rumusan

pelayanan sesuai

aspirasi mhs

Awal

Semester

gasal


Indikator Baseline

(%)

Final (%)

Tanda tangan

Nama Terang

Tanda tangan

Nama Terang

1. Jumlah pendaftar 200 300

2. Jumlah diterima NEM 40 NEM 60

3. Jumlah mhs yang mendaftar

ulang

70% 80%

4. dst


INSTRUKSI KERJA



85

Formulir RKA Rinci 3.3. Formulir Perincian Biaya Kegiatan Program 3

Logo

Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan

Tahun Anggaran …




3 Program Peningkatan Kualitas Mahasiswa

Nama Kegiatan Peningkatan Daya Tarik Mahasiswa

Nama Sub Kegiatan Sarasehan Dengar Pendapat Mahasiswa

No Sub Kegiatan --



1 Biaya konsumsi Minum dan makan Snack Aqua gelas

-

Per orang kali Box

5.000 20.000

100 3

500.000 60.000

Total anggaran per sub kegiatan 560.000


kerja

BAB VII

PROSEDUR

PEMANFAATAN ANGGARAN


YOGYAKARTA

2008


PROSEDUR

PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN

86

A. Prosedur Pemanfaatan/penggunaan Anggaran

Penggunaan anggaran terkait dengan pelaksanaan kegiatan akan dilaksanakan. Beberapa pihak terkait

dalam proses ini, antara pihak lain pengguna anggaran, pejabat yang berwenang untuk menyetujui

pencairan dan pejabat penyedia dana. Secara garis besar penggunaan anggaran terbagi ke dalam

kelompok besar, yaitu penggunaan dana eksploitasi (running cost, terdiri dari anggaran untuk RKA dan

non RKA), dan dana investasi.

Secara garis besar, pihak yang terkait dengan proses pencairan dana adalah:

Unit Pengguna Anggaran Pejabat yang berwenang menyetujui

Penyedia dana

Fakultas/Prodi - Dekan

- Kaprodi

- Kepala Laboratorium

- Kepala Tata Usaha

- Wakil Rektor Bidang

Keuangan

- Wakil Dekan Bidang

Keuangan

- Ka Biro Keuangan

Lembaga/

Biro/Unit/UPT

- Ketua Lembaga

- Kepala Biro

- Kepala UPT

- Kepala Unit

Wakil Rektor Bidang

Keuangan

- Ka Biro Keuangan

1. Prosedur Pengajuan dana/anggaran

1. 1. Pengajuan dana eksploitasi unit Akademik dan unit Pendukung di bawah Fakultas

No Pengguna dana Pejabat yang berwenang

1 - Kaprodi/Ka unit /Ka Lab mengajukan pencairan

dana kepada Wakil Dekan II untuk kegiatan

RAB/RKA yang akan diselenggarakan dengan

melampirkan proposal berikut FC RAB/RKA

yang telah disetujui Yayasan

Wakil Dekan bidang keuangan melakukan:

- pengecekan atas pengajuan kaprodi

dengan data yang ada di RAB/RKA

masing-masing prodi/unit

- pengecekan kesesuaian tarip yang

diajukan dengan kisi-kisi penyusunan

RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah

disetujui

2 Wakil Dekan memproses pengajuan lebih


PROSEDUR


87

lanjut dengan mengirimkan pengajuan

mengisi dan melampirkan Blanko Peme-

sanan/pengambilan uang ke:

- Wakil Rektor II, apabila dana yang

diajukan menyangkut kegiatan

pengembangan (RKA)

- Ka Biro Keuangan apabila dana yang

diajukan adalah non RKA dengan jml

maksimal Rp. 2jt

1.2. Pengajuan dana eksploitasi unit Pendukung di luar Fakultas

No Pengguna dana Pejabat yang berwenang

1 - Ka Pusat/ Ka unit/ Ka Bagian mengajukan

pencairan dana kepada pimpinan langsung

untuk kegiatan RAB/RKA yang akan diseleng-

garakan dengan melampirkan proposal berikut

FC RAB/RKA yang telah disetujui Yayasan

Ka Lembaga/ Ka Biro/Ka UPT melakukan:


dengan persetujuan RAB/RKA masing-

masing unit

- pengecekan kesesuaian tarip yang

diajukan dengan kisi-kisi penyusunan

RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah

disetujui

1.3. Pengajuan dana investasi unit Akademik dan unit Pendukung di bawah Fakultas

No Pengguna dana/barang Pejabat yang berwenang

1 - Kaprodi/Ka unit /Ka Lab mengajukan penga-

daan investasi/barang kepada Wakil Dekan II

dengan melampirkan proposal berikut FC RAB

investasi yang telah disetujui Yayasan

Wakil Dekan bidang keuangan melakukan:


dengan data yang ada di RAB investasi

masing-masing prodi yang telah

disetujuai Yayasan

- Memperoses pengajuan pengadaan

investasi ke Wakil Rektor II dengan

melampirkan FC RAB investasi yang

telah disetujui Yayasan

1.4. Pengajuan dana investasi unit Pendukung di luar Fakultas


PROSEDUR


88

No Pengguna dana/barang Pejabat yang berwenang

1 - Ka Pusat/Ka unit /Ka Lab mengajukan penga-

daan investasi/barang kepada atasan langsung

dengan melampirkan proposal berikut FC RAB

investasi yang telah disetujui Yayasan

Ka Lembaga/Ka Biro/Ka UPT melakukan:


dengan data yang ada di RAB investasi

masing-masing prodi yang telah

disetujuai Yayasan

- Memperoses pengajuan pengadaan

investasi ke Wakil Rektor II dengan

melampirkan FC RAB investasi yang

telah disetujui Yayasan

B. Prosedur Persetujuan Pengajuan dana/anggaran

Dalam menindaklanjuti pengajuan dana/anggaran dari unit/prodi, pihak yang berwenang akan

menempuh beberapa tahapan sbb.:

1. Persetujuan dana eksploitasi unit Akademik dan unit Pendukung

No Wakil Rektor II Kepala Biro Keuangan

1. - Menerima pengajuan pencairan dana dari unit dan

melakukan pengecekan kesesuaian tarip yang

diajukan dengan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA

serta RAB/RKA yang telah disetujui, serta melihat

kewajaran aktivitas yang akan dilaksanakan

menyangkut kuantitas dan kualitas

- Memberikan disposisi pencairan dana ke Ka Biro

Keuangan beserta catatan-catatan khusus apabila

diperlukan

- Mengirim copy catatan khusus kepada Wakil

Dekan atau Ka Lembaga/Ka Unit terkait dengan

pengajuan dana

- Menerima disposisi atas pengajuan

dana dari Wakil Rektor II dan

melakukan pengecekan ulang atas

rincian pengajuan

- Berkoordinasi dengan unit untuk

menentukan tanggal pencairan dana,

terkait dengan pencairan dana yang

jumlahnya material

- Menyiapkan dana yang akan

didistribusikan kepada pengguna

dengan menyusun perencanaan cash

flow dan mengajukan cek

2. Persetujuan pengadaan investasi bagi unit Akademik dan unit Pendukung


PROSEDUR


89

No Wakil Rektor II Kepala Biro Sarana Prasarana

1. - Menerima pengajuan pengadaan barang investasi

dari unit/prodi dan melakukan pengecekan RAB

investasi yang telah disetujui Yayasan.

- Memberikan disposisi pemrosesan pengadaan

barang investasi kepada Ka Biro Sarana

Prasarana beserta catatan-catatan khusus apabila

diperlukan

- Menerima disposisi atas pengajuan

investasi dari Wakil Rektor II dan

melakukan pengecekan ulang atas

rincian pengajuan

- Berkoordinasi dengan unit untuk

menentukan detail lebih lanjut tentang

spesifikasi barang yang diinginkan

- Memproses pengajuan pengadaan

barang ke Yayasan untuk memperoleh

persetujuan

- Melakukan koordinasi dan survey dalam

rangka memproses pengadaan barang

investasi

C. Prosedur Monitoring Pengeloaan Keuangan

Di institusi atau lembaga manapun, monitoring atas pengelolaan keuangan sangat ketat dilakukan

dengan maksud efisiensi penggunaan asset dapat tercapai sehingga kelangsungan hidup suatu lembaga

terjamin. Demikian juga di Universitas Sanata Dharma, monitoring atas pengelolaan keuangan juga

dilakukan dengan ketat oleh beberapa pihak, terutama pihak Universitas sebagai pihak yang menerima

mandat dari Yayasan untuk melaksanakan aktivitas keseharian, pihak Yayasan sebagai pemilik mandat,

serta pengguna dana.

Monitoring atas pengelolaan keuangan dilakukan dengan melihat pada laporan keuangan periodic yang

disusun oleh Biro Keuangan setiap bulan. Dalam laporan bulanan tersebut secara rinci diperlihatkan

realisasi pencapaian pendapatan dibandingkan dengan anggaran pendapatan (RAP), juga realisasi

pengeluaran dibandingkan dengan RAB/RKA yang telah disetujui. Khusus di tingkat universitas, realisasi

pengeluaran yang disajikan hanya menyangkut pengeluaran eksploitasi (running cost), yaitu pengeluaran

yang dibiayai dengan dana non DPP.

1. Monitoring Pengelolaan Keuangan oleh Rektorat.

Secara rinci aktivitas yang dilakukan menyangkut monitoring pengelolaan keuangan oleh Universitas

adalah sbb.:


PROSEDUR


90

Periode Aktivitas Biro Keuangan Aktivitas Rektorat

Bulanan - Menyusun laporan keuangan mengenai

realisasi pendapatan dan pengeluaran

ekspolitasi secara keseluruhan (rangkuman) ke

dalam 2 basis, yaitu berbasis unit dan

berbasis pos

- Menyusun laporan unit mengenai pengeluaran

eksploitasi, serta pengambilan-pengambilan

yang belum di LPJkan

Bulanan - Mengirimkan laporan realisasi pendapatan dan

pengeluaran, baik itu secara keseluruhan mau-

pun per unit ke Rektorat untuk memperoleh

persetujuan dan tindak lanjut

- Mengirimkan kepada tiap fakultas/lembaga/unit

laporan masing-masing pengeluaran eksplo-

itasi serta pengambilan-pengambilan yang

sudah dilakukan, berikut pengambilan yang

belum di LPJkan, sebagai bahan pemantauan

dan evaluasi unit

- Memberikan layanan kepada fakultas/lembaga/

unit atas tanggapan yang mereka sampaikan

terkait dengan laporan realisasi keuangan

yang telah didistribusikan

- Menerima laporan realisasi keuangan

dari Biro Keuangan dan melakukan

kajian lebih lanjut atas laporan yang

telah disusun

- Memberikan laporan realisasi keuangan

ke Yayasan sebagai bahan evaluasi

sekaligus pertanggungjawaban

keuangan yang diterima oleh

universitas.

- Memberikan persetujuan atas laporan

realisasi yang akan dikirim ke masing-

masing Fakultas/Lembaga/Unit/Biro

- Memberikan peringatan kepada

Fakultas/Lembaga/Biro yang melakukan

penyimpangan atas kebijakan keuangan

yang telah ditetapkan oleh rektorat

Tahunan/ periodik

- Mengirim data laporan keuangan (soft ware)

kepada Yayasan atas aktivitas Neraca dan

Rugi Laba Universitas (gabungan) sebagai

dasar untuk laporan lebih lanjut

- Menyiapkan data laporan keuangan tahunan

sebagai bahan evaluasi/pemeriksaan oleh

auditor eksternal

- Memberikan tanggapan atas evaluasi yang

diberikan oleh auditor eksternal atas laporan

keuangan universitas


PROSEDUR


91

2. Monitoring Pengelolaan Keuangan oleh Fakultas/Lembaga/Unit/Biro/UPT

Sebagai pihak pengguna dana/anggaran, tentu saja ingin mengetahui dengan cepat dan akurat

seberapa besar atau seberapa efisien mereka telah mengambil dan mempergunakan dana yang telah

disetujui. Sebagaimana dalam evaluasi diri, terdapat kelemahan yang ada di Universitas Sanata

Dharma, yaitu belum dimilikinya pengembangan sistem perencanaan dan penganggaran secara

manual maupun digital, on line terintegrasi yang dapat diakses oleh pihak internal yang membutuhkan.

Dalam penyusunan sistem perencanaan dan penganggaran yang diajukan ini, sistem on line inilah yang

akan dikembangkan dan dapat dimanfaatkan, baik oleh pihak Rektorat maupun pihak pengguna dana.

Selama ini, tidak semua pihak pengguna dana mencatat pengambilan dana beserta LPJ yang telah

dilakukan, sehingga terjadi kesulitaan apabila mereka ingin mengetahui berapa dana yang telah mereka

ambil. Bahkan pembebanan biaya yang dillakukan secara langsung (mis, pengambilan ATK di gudang,

penggunaan fotocopy, pemesanan konsumsi untuk Raker ke BAU), tidak mereka ketahui dengan pasti

berapa jumlahnya.

Dalam sistem yang akan dibangun ini, laporan realisasi keuangan yang telah disusun akan

didistribusikankan kepada pihak terkait secara on line. Terkait dengan pengunaan dana RAB/RKA,

pihak pengguna dana diharuskan untuk menginput dana yang telah disetujui untuk suatu kegiatan,

demikian pula sebaliknya, pihak pengguna anggaran tidak akan dapat memasukkan input data apabila

plafon yang telah disetujui telah terambil. Di sinilah ada filter yang dapat menjembatani kepentingan

rektorat dan pengguna dana, karena tidak akan terjadi pengambilan dana ataupun pencairan di luar

anggaran tanpa memperoleh dispensasi dari rektorat. Harapan bahwa pengelolaan keuangan yang

sehat dimungkinkan untuk direalisasikan.


PROSEDUR


92

Kaprodi/Unit/Ka Lab Pejabat yang Berwenang

(WD II, Ka Biro, Ka. Lembaga, Ka UPT)

Start

Mengajukan Pencairan dana

kepada pejabat yang berwenang

u/kegiatan yang akan

diselenggarakan dilampiri

proposal berikut : FC RAB/RKA

yang telah disetujui

1

FC RAB/RKA

Proposal

FC RAB/RKA

Proposal

1

Melakukan pengecekanatas pengajuan dana

dengan data yang ada diRAB/RKA masing-masing

prodi/unit

Melakukan pengecekankesesuaian tarif yang

diajukan dengan kisi-kisipenyusunan RAB/RKA

serta RAB/RKA yang telahdisetujui

Mengisi Blanko

Pemesanan/Pengambilan uang

Dana u/ non RKA <

2Jt?

Dana u/ keg RKA atau

u/ non RKA > 2Jt?

FC RAB/RKA

Proposal

Ya

Blanko

Pemesanan/

Pengambilan Uang

3

tidak

Ya

Tidak

FC RAB/RKA

Proposal

2

Blanko

Pemesanan/

Pengambilan

Uang


PROSEDUR


93

FC RAB/RKA

Proposal

Blanko

Pemesanan/

Pengambilan Uang

Melakukan pengecekan kesesuaian

tarif yang diajukan dengan kisi-kisi

penyusunan RAB/RKA serta RAB/

RKA yang telah disetujjui

3

Melihat kewajaran aktifitas

yang akan dilaksanakan

menyangkut kwantitas dan

kwalitas

Memberikan disposisi

pencairan dana ke Ka. Biro

Keuangan serta catatan-catata

khusus apabila diperlukan

Mengirim foto copy catatan

khusus kepada Wakil

Dekan / Ka. Unit terkait

dengan pengajuan dana

Disposisi Pencairandana

FC RAB/RKA

Proposal

Blanko

Pemesanan/

Pengambilan Uang

4

2

FC RAB/RKA

Proposal

Blanko

Pemesanan/

Pengambilan Uang


FC RAB/RKA

Proposal

Blanko

Pemesanan/

Pengambilan Uang

Melakukan pengecekan ulang atas

rincian pengajuan

Berkoordinasi dengan unit untuk

menentukan tanggal pencairan

(terkait dengan pencairan dana yangjumlahnya material)

Menyiapkan dana yang akan

didistribusikan kepada pengguna

dengan menyusun perencanaan

cash flow dan pengajuan cek

4

ke Kasir / Pencairan

(masuk Prosedur MK)


FC RAB/RKA

Proposal

Blanko

Pemesanan/

Pengambilan Uang

BAB VIII

PROSEDUR

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN

KINERJA BIRO KEUANGAN


YOGYAKARTA

2008


PROSEDUR

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA

95

1. TUJUAN

Prosedur pemantauan dan pengukuran kinerja dimaksudkan untuk menetapkan proses pemantauan

dan pengukuran yang dimaksudkan untuk menjamin tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan

demi kepuasan pelayanan kepada pengguna dan tercapainya tujuan yang lebih besar.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur diberlakukan untuk melaksanakan pemantauan dan pengukuran di Biro Keuangan, Bagian

Restitusi kesehatan dan kasir serta di Bagian Pembukuan Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma.

3. DEFINISI

Kepuasan pengguna adalah kesesuaian antara kebutuhan dan harapan pengguna dengan layanan

yang diberikan oleh Biro Keuangan

Pemantauan dan Pengukuran adalah suatu proses pengumpulan data secara berkala untuk

mengetahui kesesuaian proses dan waktu dengan standard yang ditentukan demi kepuasan pengguna

layanan Biro Keuangan

Tim Pemantauan dan Pengukuran adalah pihak yang ditunjuk oleh manajemen USD untuk

melaksanakan pemantauan dan pengukuran kinerja Biro Keuangan USD dalam rangka mencapai sasaran

mutu

Audit Eksternal adalah suatu proses pemeriksaan yang terencana dan obyektif untuk mengetahui

efektifitas seluruh proses/alur keuangan di Universitas Sanata Dharma yang dilaksanakan oleh tim audit

eksternal independent yang ditunjuk oleh Yayasan Sanata Dharma

Kualifikasi Laporan Audit adalah tanggapan yang diberikan oleh Audit Eksternal atas penyajian laporan

keuangan USD berdasarkan PSAK (Pernyataan Standard Akuntansi Keuangan) meliputi hal yang material,

posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.

Proses input pencairan dana adalah kesiapan biro keuangan untuk memproses pencaiaran atas

pengajuan dana dari unit yang telah di acc WRII berikut ketersediaan dana

Posting adalah suatu proses membukukan transaksi keuangan ke dalam sistem akuntansi sesuai pos

yang tepat setelah melalui verifikasi dengan bukti manual


PROSEDUR

PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA

96

4. REFERENSI

Boynton, Johnson, Kell, (2003), Modern Auditing Edisi Ketujuh, Penerbit Erlangga, Jakarta

Willy Susilo, (2008), KPI Based: Quality Manajement, Penerbit VORQISTA, Jakarta

5. TANGGUNGJAWAB DAN PROSEDUR

Penanggungjawab pelaksana prosedur pemantauan dan pengukuran di Biro Keuangan adalah tim

Manajemen yang dibentuk /ditunjuk oleh Rektorat

Prosedur Pemantauan dan Pengukuran

Rektorat membentuk/menunjuk Tim Pemantauan dan Pengukuran

Tim Pemantauan dan Pengukuran mengevaluasi Manajemen Letter atas Laporan Keuangan

USD

Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan pengecekan atas penilian kinerja Ka Biro

Keuangan terkait dengan input pencairan dana dengan data/nilai yang sudah terprogram

dalam SIPP (Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran)

Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan pengecekan atas penilian kinerja Staf

Pembukuan terkait dengan posting pembukuan dengan data/nilai yang sudah terprogram

dalam SIMK (Sistem Informasi Manajemen Keuangan)

Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan observasi atas pengajuan Rekap RAB/RKA

tahunan berdasarkan berita acara penerimaan di Rektorat

Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan observasi atas Laporan Keuangan Bulanan

berdasarkan berita acara penerimaan di Rektorat

BAB IX

INSTRUKSI KERJA


KINERJA BIRO KEUANGAN


YOGYAKARTA

2008


INSTRUKSI KERJA


98

1. INSTRUKSI KERJA

Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tahun sekali memantau Manajemen Letter atas Laporan

Keuangan USD yang telah diaudit oleh audit eksternal USD.

Kategori kualifikasi laporan keuangan (4 kualifikasi)

1. Pendapat wajar tanpa pengecualian (unqualified opinion)

2. Pendapat wajar dengan pengecualian (qualified opinion) yang menyatakan bahwa kecuali

dampak dari hal-hal yang berkaitan dengan pengecualian tersebut, laporan keuangan

menyajikan secara wajar hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas

sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku

3. Pendapat Tidak Wajar (Adverse Opinion) yang menyatakan bahwa laporan keuangan tidak

menyajikan hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai

dengan prinsip akuntansi yang berlaku.

4. Menolak Memberikan Pendapat (disclaimer of opinion), yang menyatakan bahwa auditor tidak

memberikan pendapat atas laporan keuangan

1.2. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian

atas Penyelesaian usulan RAB/RKA universitas selambat-lambatnya minggu 2, bulan Januari

tahun yang bersangkutan (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 2 minggu skor 0)

Cara mengukur Nilai Indikator Kinerja Kunci

NIKK.1 diukur dengan mengobservasi berita acara penerimaan usulan RAB/RKA Universitas dan

dibandingkan dengan criteria.


atas Penyelesaian pemrosesan input pencairan dana selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah

tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana di Biro Keuangan, (tepat waktu: Skor 10

jika melampaui 3 hari skor 0)


INSTRUKSI KERJA


99

Cara mengukur Nilai Indikator Kinerja Kunci

NIKK.2 diukur dengan system informasi (cara mengurangkan tanggal input pencairan dgn tanggal

penerimaan surat permohonan pencairan dana dan dibandingkan dengan criteria)


atas Penyelesaian pemrosesan transaksi keuangan (posting) selambat-lambatnya 3 hari kerja

setelah tanggal transaksi (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 3 hari skor 0)

NIKK.3 diukur dengan system informasi (cara mengurangkan tanggal posting dgn tanggal

transaksi dan dibandingkan dengan criteria)


atas penyelesaian laporan keuangan bulanan universitas selambat-lambatnya 15 hari kerja setelah

bulan ybs berakhir. (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 2 minggu skor 0)

NIKK.4 diukur dengan mengobservasi tanda terima penyerahan laporan keuangan bulanan dan

dibandingkan dengan criteria.

1.6. Jumlah temuan auditor (kurang dari atau sama dengan 5: skor 10 jika melampaui 5: skor 0)

NIKK.5 diukur dengan mengobservasi laporan auditor dan dibandingkan dengan criteria.

MANUAL MUTU - usd.ac.id · Perencanaan dan Penganggaran Universitas Sanata Dharma MM.LPM-USD.11 ....

Documents

Transcript of MANUAL MUTU - usd.ac.id · Perencanaan dan Penganggaran Universitas Sanata Dharma MM.LPM-USD.11 ....