MANUAL BOOK PEMUTAKHIRAN DOKUMEN TANAH...dokumen tanah adalah agar data dokumen tanah menjadi lebih...

MANUAL BOOK

PEMUTAKHIRAN

DOKUMEN TANAH

BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

Menu Pemutakhiran Dokumen Tanah

ii

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan

kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder

demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.

Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,

dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi

informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI

Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi

yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id/, salah

satunya adalah PEMUTAKHIRAN. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu)

PEMUTAKHIRAN ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi

terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.

Jakarta, Agustus 2020 Kepala Badan Pengelolaan Aset Daerah

Provinsi DKI Jakarta

Pujiono NIP. 196412301991121001

http://bpad.jakarta.go.id/

http://bpad.jakarta.go.id/


iii

Daftar Isi

KATA PENGANTAR ........................................................................................................................................................... i

PETUNJUK PENGGUNAAN .............................................................................................................................................. 4

PEMUTAKHIRAN DOKUMEN TANAH ............................................................................................................................... 4

BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH ............................................................................................................................ 4

A. Persiapan ............................................................................................................................................................ 5

B. Pelaksanaan ........................................................................................................................................................ 7


iv

PETUNJUK PENGGUNAAN

PEMUTAKHIRAN DOKUMEN TANAH

BADAN PENGELOLAAN ASET DAERAH

Key Performance Indicator (KPI) merupakan suatu indikator kunci yang digunakan untuk

mengukur kinerja pimpinan. Dalam lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta, KPI menjadi

acuan kinerja untuk Pejabat Eselon 2, Eselon 3, dan Eselon 4. Jika salah satu dari KPI tersebut

tidak terpenuhi sesuai target, maka akan dikenakan sanksi berupa pemotongan Tunjangan Kinerja

Daerah (TKD).

Penatausahaan aset termasuk ke dalam salah satu KPI yang harus dipenuhi. Pada tahun

2018 yang menjadi KPI dalam penatausahaan aset adalah Sensus Aset. Tujuan dari Sensus Aset

adalah untuk mengetahui status keberadaan dan kondisi dari aset dengan maksud untuk

memenuhi dari asersi keberadaan aset.

Tahun 2019, yang menjadi KPI dalam penatausahaan aset adalah Pemutakhiran Data dan

Informasi Barang Milik Daerah. Pemutakhiran Data dan Informasi BMD dilakukan sebagai upaya

untuk pemenuhan asersi secara bertahap untuk aset Provinsi DKI Jakarta. Pemutakhiran Data dan

Informasi BMD dilakukan dengan cara melakukan Pemutakhiran terhadap Kode Barang dan

Pemutakhiran Data dan Informasi. Pemutakhiran Kode Barang dilakukan dengan mengubah kode

barang sesuai dengan kodefikasi Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 108 Tahun 2016.

Pemutakhiran Data dan Informasi dilakukan dengan cara melengkapi detail-detail aset yang belum

lengkap dengan tujuan agar terpenuhinya asersi penatausahaan aset dan menjadikan data aset

lebih valid.

Tahun 2020 merupakan kelanjutan dari Pemutakhiran Data dan Informasi BMD yang

dilakukan pada Tahun 2019. Kelanjutan dari Pemutakhiran Data dan Informasi BMD di tahun 2019

adalah Pemutakhiran Dokumen Tanah. Pemutakhiran Dokumen Tanah merupakan pemutakhiran

yang difokuskan pada KIB A, untuk melengkapi seluruh digitalisasi data dan dokumen tanah yang

terdapat di Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Pemutakhiran Dokumen Tanah dilakukan dengan

tujuan agar menjadikan data aset dokumen tanah yang dimiliki Pemerintah Provinsi DKI Jakarta

menjadi lebih valid.


3

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuka laman http://aset.jakarta.go.id/

Kemudian pilih modul PENCATATAN → ePEMUTAKHIRAN DOKUMEN, seperti :

http://aset.jakarta.go.id/


4

Setelah memilih ePEMUTAKHIRAN, masukkan Username serta Password, maka akan seperti :

Kemudian klik tombol “Login”. Setelah login, maka akan muncul seperti menu-menu berikut:

A. Dashboard

Menu Dashboard hanya sebagai acuan persentase jumlah draft, jumlah update, jumlah

approve dan total barang, maka akan seperti :

Catatan :

Kondisi sudah di kunci secara sistem, hanya sebagai acuan saja.

Username menggunakan AS[kolok SKPD/UKPD/UPB] : 1. AS[kolok SKPD/UKPD/UPB]3 untuk Pengurus Barang 2. AS[kolok SKPD/UKPD/UPB]2 untuk P3B (Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang)


5

A. Persiapan

Menu Persiapan merupakan tahap awal dari proses pengerjaan Pemutakhiran Dokumen

Tanah. Tahap persiapan dilakukan terlebih dahulu sebelum melaksanakan kegiatan

Pemutakhiran Dokumen Tanah karena SKPD/UKPD tidak bisa melaksanakan kegiatan

pemutakhiran sebelum melakukan tahap persiapan. Tahap persiapan dimulai oleh Pengurus

Barang dengan Cetak Kertas Kerja, sebagai berikut :

1. Cetak Kertas Kerja

Menu Cetak Kertas Kerja merupakan menu dimana SKPD/UKPD mencetak kertas kerja.

Berikut adalah cara melakukan Cetak Kertas Kerja :

a. Klik menu Persiapan lalu klik sub-menu Cetak Kertas Kerja

b. Selanjutnya klik tombol download kertas kerja. Setelah itu sistem akan secara otomatis

merespon dengan mengunduh lembar kertas kerja SKPD/UKPD terkait.


6

c. Setelah mengunduh lembar kertas kerja, Pengurus Barang dapat mencetak dah

mengisi lembar kertas kerja. Selanjutnya lembar kertas kerja yang telah terisi dapat

dipindai untuk diunggah di tahap selanjutnya.


7

B. Pelaksanaan

Menu Pelaksanaan merupakan tahap utama dari proses Pemutakhiran Dokumen Tanah.

Tahap ini merupakan tahap inti dari proses Pemutakhiran Dokumen Tanah karena merupakan

tahap dimana dilakukannya Pelaksanaan Kertas Kerja dan Pemutakhiran Dokumen Tanah.

Tahap ini dapat diproses apabila SKPD/UKPD telah melaksanakan proses sebelumnya yaitu

tahap Persiapan. Pada tahap ini SKPD/UKPD diharapkan untuk mengunggah kertas kerja

kedalam sistem dan melakukan pemutakhiran dokumen. Terdapat dua sub-menu dari

Pelaksanaan yaitu Pelaksanaan Kertas kerja dan Pemutakhiran. Dimulai dari Pelaksanaan

Kertas Kerja sebagai berikut :

1. Pelaksanaan Kertas Kerja

Pelaksanaan Kertas Kerja merupakan tahapan dimana Pengurus Barang mengunggah

lembar kertas kerja yang telah diisi dan dipindai sebelumnya. Berikut adalah tata cara

mengunggah lembar kertas kerja kedalam sistem :

a. Klik menu Pelaksanaan dan klik sub menu Pelaksanaan Kertas Kerja


8

b. Setelah itu klik tombol “Browse” dan akan memunculkan jendela Windows Explorer, lalu

pilih lembar kertas kerja yang sudah dipindai dan akan diunggah

c. Lalu klik tombol “Upload” dan klik “Ok” untuk konfirmasi pengunggahan


9

d. Setelah proses pengunggahan dilakukan dan sukses, maka file lembar kertas kerja akan

masuk kedalam sistem (tanda kotak merah). Setelah masuk, Pengurus Barang dapat

memastikan kebenaran kertas kerja tersebut dengan cara mengklik tombol “Download”

pada file lembar kertas kerja yang diunggah (tanda lingkaran hijau). Pengurus Barang

juga dapat menghapus file yang diunggah jika terjadi kesalahan unggah kertas kerja

dengan cara mengklik tombol “Delete” (tanda lingkaran biru)


10

2. Pemutakhiran

Pemutakhiran Dokumen Tanah merupakan tahapan dimana Pengurus Barang dapat

melengkapi detail aset sesuai dengan dokumen tanah baik bersertifikat maupun non-

sertifikat. Sebelum mengerjakan pemutakhiran Dokumen Tanah, Pengurus Barang harus

melakukan unggah kertas kerja terlebih dahulu. Tujuan dari tahapan pemutakhiran

dokumen tanah adalah agar data dokumen tanah menjadi lebih valid dan terkini.

Pemutakhiran Dokumen Tanah dibagi menjadi 2, Sertifikat dan Non Sertifikat. Berikut

adalah cara melakukan pemutakhiran Dokumen Tanah :

a. Klik menu Pelaksanaan kemudian klik sub-menu Pemutakhiran

b. Pengurus Barang dapat melihat status barang yg akan dimutakhirkan di dalam tampilan

sub-menu pemutakhiran. Jika barang belum dimutakhirkan, maka statusnya adalah

“Draft”. Kemudian Pengurus Barang dapat mengklik tombol buka pada kolom Action


11

c. Selanjutnya Pengurus Barang dapat mengisi formulir data pemutakhiran yang telah

disediakan didalam sistem. Selama pengisian, Pengurus Barang dapat memilih memiliki

sertifikat atau tidak memiliki sertifikat (tanda kotak merah).

d. Jika Pengurus Barang memilih “Ya”, maka Pengurus Barang dapat mengisi data

pemutakhiran yang dimaksud pada kolom-kolom yang telah disediakan. Data yang diisi

WAJIB sesuai dengan data yang ada pada dokumen sertifikat

Pilih “YA” atau “TIDAK”

sebelum mengisi formulir

data pemutakhiran


12

e. Setelah mengisi data pemutakhiran, Pengurus Barang diwajibkan mengunggah

dokumen sertifikat kedalam sistem. Klik “Browse” untuk membuka jendela Windows

Explorer. Pilih yang yang akan diunggah. Kemudian klik “Open” untuk mengunggah file

yang dimaksud kedalam sistem.

f. Setelah mengunggah dokumen sertifikat, klik tombol “Simpan” dan klik tombol “Ok”

untuk mengkonfirmasi pengunggahan.


13

g. Setelah data pemutakhiran disimpan dalam bentuk draft, klik tombol “Kirim” untuk

mengirim draft data pemutakhiran ke akun P3B untuk divalidasi

h. Jika Pengurus Barang memilih “Tidak” pada pilihan “Memiliki Sertifikat”, maka Pengurus

Barang WAJIB mengunggah file dokumen yang dimiliki kedalam sistem. Dokumen yang

wajib diunggah dapat lebih dari 1 jenis. Dokumen Non Sertifikat itu sendiri terdiri dari

13 jenis yaitu :

1. SPH (Surat Pelepasan Hak),

2. Girik,

3. Verponding Indonesia,

4. Eigendom,

5. HPL (Hak Pengelolaan Lahan),

6. BAST (Berita Acara Serah Terima),

7. PBB (Pajak Bumi dan Bangunan),

8. SHGB (Sertifikat Hak Guna Bangunan),

9. Kwitansi,

10. Dokumen Pendukung Lainnya,

11. Akta Jual Beli,

12. SHM (Sertifikat Hak Milik), dan

13. SIPPT (Surat Izin Penunjukan Penggunaan Tanah).


14

Pengurus Barang kemudian meng-klik tombol “Browse” untuk membuka jendela

Windows Explorer. Pilih file dokumen yang dimaksud kemudian klik “Open” untuk

melakukan pengunggahan kedalam sistem. Dokumen yg diunggah juga WAJIB disertai

dengan nomor dokumen yang dapat diisi di kolom kosong masing-masing jenis

dokumen.

i. Jika sudah diunggah, selanjutnya Pengurus Barang dapat menekan tombol “Simpan”

untuk menyimpan data pemutakhiran yang sudah dilakukan. Kemudian klik “OK” untuk

mengkonfirmasi.

WAJIB Diisi


15

j. Setelah disimpan, Pengurus Barang dapat mengklik tombol “Kirim” dan mengklik “OK”

untuk mengkonfirmasi. Setelahnya, data pemutakhiran akan terkirim ke akun milik P3B.


16

3. Persetujuan P3B

Persetujuan P3B dilakukan oleh P3B setelah Pengurus Barang selesai melakukan

pemutakhiran dokumen tanah. Data pemutakhiran di akun Pengurus Barang akan terkirim

ke akun P3B untuk divalidasi. Berikut adalah tata cara melakukan tahapan Persetujuan

P3B:

a. Tahapan Persetujuan P3B dimulai dengan login menggunakan akun P3B, yaitu

AS[kolok SKPD/UKPD/UPB]2 (tanda kotak merah)

b. Selanjutnya klik menu Pelaksanaan dan pilih sub-menu Persetujuan P3B


17

c. Sub-menu Persetujuan P3B memuat status dari data pemutakhiran yang akan

divalidasi. Validasi dilakukan untuk barang yang masih dalam status “Draft”. P3B dapat

melakukan validasi dengan cara mencentang data pemutakhiran yang dimaksud pada

kolom sebelah kiri data barang kemudian memilih Setuju/Tidak Setuju pada kolom

“Pilih Action”. Setelah memilih kemudian P3B dapat mengklik tombol “Execute” untuk

mengeksekusi validasi.

~BERSAMBUNG~

Jika disetujui maka

Status Draft akan

berubah menjadi

Sudah Disetujui

MANUAL BOOK PEMUTAKHIRAN DOKUMEN TANAH...dokumen tanah adalah agar data dokumen tanah menjadi lebih...

Documents

Transcript of MANUAL BOOK PEMUTAKHIRAN DOKUMEN TANAH...dokumen tanah adalah agar data dokumen tanah menjadi lebih...