Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

MANUAL APLIKASI

UNIT LAYANAN PENGADAAN

Seperti aplikasi yang telah diimplementasikan sebelumnya, aplikasi eProcurement Nasional, tetap melibatkan ULP sebagai penanggungjawab Kelompok Kerja yang melaksanakan proses pengadaan.

ULP mendapatkan akses login (username dan default password) dari admin agency (sub unit administrasi umum) LPSE Kota Surabaya. Setelah mendapatkan akses login, dan pada saat akan mengikuti proses lelang, maka ULP membuka alamat www.lpse.surabaya.go.id

Kemudian klik ( ), memasukkan username dan password yang

telah didapatkan dari admin agency LPSE,

SPSE 3.5 Surabaya Page 1

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

Kemudian klik ( ), sehingga akan muncul menu utama ULP,

Pada menu utama ULP, ada beberapa menu yang dapat diakses, yaitu :

1. Home

Pada menu ini, ULP dapat melihat daftar pengadaan untuk setiap tahun anggaran dan periodenya, dengan memilih filter tahun anggaran dan periode yang diinginkan, sehingga akan muncul kode lelang, nama lelang, tahap dan jumlah peserta yang mengikuti lelang pada suatu pengadaan.

SPSE 3.5 Surabaya Page 2

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

2. Pegawai

ULP sebagai penanggungjawab Kelompok Kerja / Pokja yang nantinya bertanggungjawab terhadap proses pelelangan setiap paket pekerjaan yang diusulkan oleh Unit Kerja.

Pegawai yang diisikan oleh ULP adalah pegawai yang telah masuk pada SK Kepala Daerah terkait ULP.

proses pengisian pegawai yang akan menjadi panitia dengan cara klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya Page 3

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

kemudian diisikan data pegawai sesuai dengan data yang diminta oleh sistem, dan klik ( ), sehingga data pegawai yang baru akan masuk

pada daftar pegawai.

3. Panitia

Setelah mengisikan nama – nama calon panitia di menu pegawai, selanjutnya ULP membuat Kelompok Kerja / Pokja melalui menu panitia,

kemudian klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya Page 4

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

mengisikan data Pokja yang diminta oleh sistem, kemudian klik ( ).

Jika Pokja sudah dibuat, berikutnya ULP mengisikan nama – nama personil/pegawai yang menjadi anggota Pokja tersebut, dengan klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya Page 5

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

pilih personil dengan klik ( ) dan klik ( ),

sampai keluar keterangan bahwa anggota terpilih telah ditambahkan dalam Pokja.

Jika personil yang menjadi anggota Pokja sudah dipilih, berikutnya ULP melakukan setting terhadap jabatan ketua, sekretaris, dan anggota,

SPSE 3.5 Surabaya Page 6

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

dan klik ( ), agar personil yang telah dipilih, menjadi anggota dari

Pokja tersebut. Dan selanjutnya jika Pokja tersebut dipilih oleh ULP sebagai pelaksana lelang dari sebuah pekerjaan, maka semua anggota Pokja dapat melakukan akses terhadap pekerjaan tersebut, kecuali persetujuan pakta integritas, yang hanya dapat dilakukan oleh ketua pokja.

4. Daftar Paket

Pada menu daftar paket, ULP dapat melihat semua paket pekerjaan yang diusulkan oleh Unit Kerja, yang telah melalui proses pemilihan oleh PA dan pengisian HPS/OE oleh PPKm.

SPSE 3.5 Surabaya Page 7

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

Tahapan yang dilakukan oleh ULP pada menu daftar paket ini adalah melakukan setting Pokja untuk setiap paket pekerjaan yang akan dilelang,

dengan cara klik ( ),

klik ( ) untuk Pokja yang dipilih melaksanakan paket pekerjaan, sehingga akan muncul dialog box,

SPSE 3.5 Surabaya Page 8

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

selanjutnya, klik ( ), sampai ada keterangan bahwa set pokja telah tersimpan.

Jika Pokja telah disetting, tugas berikutnya adalah diranah Pokja untuk melakukan setting data dan dokumen pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya.

Setelah pokja melakukan setting data dan mengisikan kelengkapan dokumen lelang,

SPSE 3.5 Surabaya Page 9

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

maka sebelum meregisterkan ke suatu periode lelang, ULP terlebih dahulu melakukan pengecekan terhadap data dan dokumen yang telah diisikan oleh Pokja, dengan klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya Page 10

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

konfirmasi dialog box dengan klik ( ),

kemudian klik ( ),

SPSE 3.5 Surabaya Page 11

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

dipilih periode lelang yang akan diikuti, kemudian klik ( ), sehingga paket pekerjaan tersebut akan terumumkan pada periode lelang yang telah dipilih.

Selanjutnya, setelah ULP meregisterkan paket pekerjaan ke suatu periode lelang, tugas kembali ke Pokja untuk “melaksanakan” pekerjaan, agar paket pekerjaan dapat diumumkan oleh PPKm.

Monitoring pemenang

SPSE 3.5 Surabaya Page 12

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

5. Log Akses

Melalui menu ini, ULP dapat melihat aktivitas user ULP dilakukan kapan dan dari mana.

Sehingga, jika terjadi suatu perubahan data yang ULP merasa tidak melakukannya, maka dapat dilakukan pengecekan melalui log akses.

6. Ganti Password

Password default yang didapatkan PA dari admin agency LPSE, dapat diubah

setelah PA login pertama kali, dengan melalui menu ( ),

SPSE 3.5 Surabaya Page 13

Manual Aplikasi Unit Layanan Pengadaan / ULP

Mengisikan password lama, kemudian password baru yang dikehendaki, mengulang isian password baru, dan klik ( ),

sehingga untuk proses selanjutnya dalm pengadaan barang/jasa, ULP menggunakan password yang baru.

SPSE 3.5 Surabaya Page 14