Modul ke:

Fakultas

Program Studi

FakultasEkonomi dan

Bisnis

Program StudiManajemen- S1

Helsinawati, SE, MM

MANAJEMEN WAKTU

Pokok Bahasan Modul- Menentukan Sasaran Kerja- Menyusun Startegi dan jadwal Pelaksanaan

www.mercubuana.ac.id

Pengertian Manajemen Waktu

• Pengertian manajemen watu menurut KBBI merupakanseluruh rangkaian saat ketika proses, pembuatan atau keadaanberada/berlangsung. Manajemen waktu merupakan alat yangefektif untuk membantu seseorang maupun organisasi.Manajemen waktu dapat dibantu dengan berbagaiketerampilan, peralatan, dan tekhnik yang digunakan untukmengelola waktu dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu,dengan tujuan sesuai dengan tanggal jatuh tempo.Manajemen waktu meiputi cakupan yang luas dari kegiatandan ini termasuk perencanaan, mengalokasikan, menetapkantujuan, delegasi, analisis waktu yang dihabiskan, penentuan,pengorganisasian, penjadwalan, dan prioritas

Menentukan Sasaran Kerja

• Hasil evaluasi laporan kerja merupakan bahan masukan untukmenyusun rencana kerja Sales Executives bulan berikutnya.Dengan bahan masukan itu, mereka dapat menentukansasaran kerja yang realistis. Termasuk sasaran kerja adalahjumlah calon pembeli yang ingin dikunjungi, jumlah hasilpenjualan produk, jenis produk yang ingin ditingkatkanpenjualannya, pelanggan yang akan diusahakanmeningkatakan pesanan pembelian. Sasaran kerja sebaiknyaditentukan tidak setinggi mungkin, melainkan serealistismungkin. Sasaran yang tinggi tetapi tidak realistis sulit dicapai,sehingga dapat menimbulkan frustasi dan kurang percaya dirikarena tidak dapat mencapai sasaran kerja. Sedangkan sasaranyang realistis dan dapat dicapai mendorong Sales Executivesberprestasi kerja yang lebih baik lagi

Menyusun Strategi dan Jadwal Pelaksanaan

• Setelah mengetahui sasaran kerja yang realistis, SalesExecutives menyusun strategi bagaimana mencapai sasaran itudan ditulis dalam sebuah buku panduan. Buku tersebutmemuat rincian hal-hal yang ingin dicapai (misalnya calonpembeli baru dan hasil penjualan) serta jadwal pelaksanaankerja untuk mencapai sasaran itu hari demi hari dan minggudemi minggu. Selanjutnya setiap awal minggu, Sales Executivesmeneliti kembali apa yang harus mereka lakukan tiap hariselama minggu tersebut. Pada tiap akhir hari kerja di sampingmengisi laporan kegiatan harian mereka juga menulis kegiatanapa sesuai dengan buku panduan yang harus mereka lakukanesok harinya guna mencapai

Mengevaluasi kegiatan

1. Berapa banyak waktu yang digunakan untuk melakukan perencanaan ?

2. Berapa banyak waktu yang dimanfaatkan untuk pekerjaan optimal ?

3. Berapa banyak waktu untuk membaca, mengevaluasi, dan berbagi atas sesuatu pengetahuan dan pengalaman (belajar).

4. Berapa banyak waktu yang dimanfaatkan untuk perjalanan menuju tempat bekerja dan pulang kembali ke rumah ?

5. Berapa banyak waktu untuk beristirahat, berolahraga, dan bersantai (sejenak) ?

6. Berapa banyak waktu yang dimanfaatkan untuk keluarga ?

Evaluasi manajemen waktu1. Evaluasi penerapan jadwal2. Tuliskan aktifitas tetap3. Tambahkan waktu belajar tetap4. Tambahkan waktu belajar fleksibel5. Tambahkan waktu untuk kegiatan ekstrakulikuler dan kegiatan

pribadi6. Tambahkan waktu untuk rileksi7. Buat skala prioritas dari setiap kegiatan8. Perkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap

kegiatan9. Apakah pengerjaannya selama ini sudah efisien ?10. Apakah kita dapat mengerjakannya dengan lebih cepat ?11. Apa yang dapat kita lakukan untuk dapat mengoptimalkan aktifitas

tersebut ?12. Alokasikan waktu untuk setiap kegiatan

Tujuan manajemen waktu

Tujuan manajemen waktu adalah untuk mengubah perilaku kita dari waktu ke waktu untuk mencapaia apapun tujuan umum yang telah ditetapkan, seperti meningkatkan produktifitas atau mengurangi stres. Tujuan manajemen yang lainnya adalah :1. Membuat pekerja atau karyawan bekerja menjadi lebih efektif.2. Agar tercapai ketentraman dan keseimbangan dalam hidup.3. Menyusun jadwal harian agara dapat berjalan dengan baik.4. Meletakkan prioritas tertentu sehingga kita tahu pekerjaan penting apa

yang harus dikerjakan lebih dulu.5. Tercapainya tujuan suatu organisasi karena tersusunnya jadwal waktu

setiap pelaksanaan kegiatan.6. Menjadikan seseorang lebih disiplin.7. Mendorong terciptanya sikap positif akan perubahan dalam diri.8. Berkurangnya penolakan terhadap perubahan.

Hal penting Dalam Mengelolah Waktu

1. Mempelajari tujuan, rencana, dan prioritas.2. Membuat rencana kerja priodik, dapat berupa rencana harian.3. Menentukan hal yang dapat didelegasikan pada orang lain.4. Melakukan prioritas (yang terpenting) dan yang paling dekat

batas waktunya.5. Memberi tanda pada hal-hal yang telah selesai.6. Memindahkan hal-hal yang belum tuntas pada rencana harian

berikutnya.7. Menyiapkan tabel kerja harian di awal atau di akhir hari

sebelumnya.8. Membuat tabel yang praktis agar mudah dibawa.9. Tabel berisi seluruh tugas dan aktifitas yang harus diselesaikan

hari itu.10. Alokasi waktu sesuai dengan skal prioritas.

Tips Manajemen waktu

1.Buatlah daftar dan tentukan prioritas sasaran mingguan

2.Buatlah daftar “to do” harian, dan tentukan prioritas

3.Curahlan perhatian utama pada prioritas A4.Tangani setiap tugas sekali5. Terus menerus bertanya, “Bagaimana cara

terbaik menggunakan waktu saya.

Ringkasan laporan kegiatan

Ringkasan laporan kegiatan mencantumkan : a. Jumlah calon pembeli yang ditemukan. b. Jumlah pesanan pembelian produk yang

diperoleh. c. Jumlah kunjungan regular kepada para pelanggan. d. Jumlah biaya penjualan (diskonto, biaya

perjalanan, sampel produk, dsb) yang telah dikeluarkan

e. Jumlah kunjungan presentasi pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya (serta hasil presentasi)

Meningkatkan produktivitas hari kerja Sales Executives

Menurut John W Ernest (Sutojo, 2003 : 186), ada lima cara untuk meningkatkan produktivitas hari kerja Sales Executives. Kelima cara tersebut adalah sebagai berikut : • 1. Memperpanjang jam kerja harian.• 2. Setia pada jadwal kerja• 3. Memanfaatkan seluruh waktu kerja.• 4. Mempergunakan peralatan suplemen• 5.Tidak mengandalkan daya ingat sendiri

Terima KasihHelsinawati, SE, MM