Manajemen Resiko - komputersederhana.files.wordpress.com€¦ · resiko negatif dan memaksimalkan...
Transcript of Manajemen Resiko - komputersederhana.files.wordpress.com€¦ · resiko negatif dan memaksimalkan...
5/31/2011
1
Manajemen Resiko
SE 3773
Manajemen Proyek Teknologi Informasi
*Imelda Atastina*
*editted by APK*
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 1
Tujuan Paparan
• Memahami apa yang dimaksud dengan resiko dan apapentingnya mengelola resiko proyek
• Mengetahui resiko yang umum terjadi pada Proyek TI
• Memahami proses/ tahapan dalam manajemen resiko
• Memahami alat dan teknik yang dapat digunakan dalammelakukan manajemen resiko
• Memahami perbedaan analisis resiko secara kualitatif dankuantitatif
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 2
5/31/2011
2
Definisi
• Resiko : kemungkinan akan terjadinya “kerugian” (negatif)
• Resiko Proyek : ketidakpastian yang dapat berdampak positifataupun negatif
• Manajemen Proyek : memahami masalah-masalah yang mungkin terjadi pada proyek dan bagaimana masalah-masalah tersebut akan menghalangi/menghambatkeberhasilan proyek
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 3
Keuntungan Manajemen Resiko
• Dapat mengantisipasi atau menghindari masalah
• Mencegah peristiwa-peristiwa yang mengejutkan
• Meningkatkan kemampuan untuk bernegosiasi
• Dapat memperoleh komitmen pelanggan
• Dapat mereduksi pelanggaran jadwal
• Dapat mereduksi biaya yang melebihi anggaran yang tersedia
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 4
5/31/2011
3
Tujuan Manajemen Resiko Proyek
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 5
meminimalisir potensi
resiko negatif dan
memaksimalkan potensi
resiko positif
Tahapan Manajemen Resiko
1. Perencanaan manajemen resiko2. Identifikasi resiko3. Analisis kualitatif4. Analisis kuantitatif5. Perencanaan respon terhadap resiko6. Pengawasan dan pengendalian resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 6
5/31/2011
4
Tinjauan Umum Manajemen Resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 7
Rencana Manajemen Resiko
Informasi yang terkandung dalam dokumen Manajemen Resiko :• Metodologi• Peran & Tanggung Jawab• Dana & Biaya (yang berkaitan dengan resiko)• Kategori Resiko• Kemungkinan dan Pengaruh Resiko• Dokumentasi Resiko
Format dan proses yang akan dilakukan dalam aktivitasmanajemen resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 8
5/31/2011
5
Contingency and Fallback Plans, Contingency Reserves (optional)
• Contingency plans adalah rencana tindakan yang harusdilakukan jika teridentifikasi adanya peristiwa resiko
• Fallback plans, rencana tindakan yang akan dilakukan jikausaha untuk mereduksi resiko negatif tidak berjalan denganbaik, padahal resiko tersebut mempunyai pengaruh besarpada keberhasilan proyek
• Contingency reserves or allowances adalah kebijakan (dana) yang diambil oleh manajer proyek dalam rangkamempersiapkan diri menghadapi resiko biaya atau jadwalseandainya terjadi perubahan ruang lingkup atau kualitasyang diinginkan
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 9
Resiko Umum pada Proyek TI (1)
Pasar• Apakah proyek ini menghasilkan produk/ servis yang baru? • Apakah akan berguna pada organisasi atau dapat dipasarkan
kepada yang lain, apakah user akan menggunakan produk? • Apakah akan ada orang lain yang membuat produk yang sama
dengan lebih cepat?Keuangan• Apakah organisasi memang mampu membiayai proyek? • Seberapa yakin stakeholder mau membiayai proyek? • Apakah proyek akan memenuhi ROI? • Berapa lama akan sampai pada ROI? • Apakah proyek ini menggunakan sumber dana dari
organisasi dengan cara yang terbaik?
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 10
5/31/2011
6
Resiko Umum pada Proyek TI (2)
Teknologi• Apakah teknologi yang dipilih memang dapat digunakan? • Apakah akan memanfaatkan teknologi baru atau teknologi
yang sudah mapan? • Apakah hardware, software dan jaringan dapat bekerja
dengan baik?
Orang
• Apakah organisasi ini akan memberikan SDM dengankualifikasi yang tepat?
• Apakah SDM yang terpilih memiliki integritas, memilikiketerampilan manajerial dan teknikal? Apakah orang yang berpengalaman?
• Bagaimana relasi antara sponsor dan pelanggan? Manajemen Resiko
PI3163-MPTI_D3-IMD11
Resiko Umum pada Proyek TI (3)
Struktur/proses
• Seberapa sering akan terjadi perubahan dalam proyek?
• Ada berapa kelompok berbeda yang diperlukan dalammenjalankan proyek?
• Ada berapa sistem yang harus dijalankan?
• Apakah organisasi memiliki birokrasi yang dapatmenghambat/ mempercepat kemajuan jalannya proyek?
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 12
5/31/2011
7
IT Success Potential Scoring Sheet
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 13
Success Criterion Points
User involvementExecutive management supportClear statement of requirements
191615
Proper planningRealistic expectationsSmaller project milestones
11109
Competent staffOwnershipClear visions and objectives
863
Hard-working, focused staff 3
Total 100
Risk Breakdown Structure
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 14
5/31/2011
8
Kondisi Resiko Potensial berkaitan dengan Knowledge Area
Knowledge Area Risk Conditions
Integration Inadequate planning; poor resource allocation; poor integration
management; lack of post-project review
Scope Poor definition of scope or work packages; incomplete definition
of quality requirements; inadequate scope control
Time Errors in estimating time or resource availability; poor allocation
and management of float; early release of competitive products
Cost Estimating errors; inadequate productivity, cost, change, or
contingency control; poor maintenance, security, purchasing, etc.
Quality Poor attitude toward quality; substandard
design/materials/workmanship; inadequate quality assurance
program
Human Resources Poor conflict management; poor project organization and
definition of responsibilities; absence of leadership
Communications Carelessness in planning or communicating; lack of consultation
with key stakeholders
Risk Ignoring risk; unclear assignment of risk; poor insurance
management
Procurement Unenforceable conditions or contract clauses; adversarial relations
SE 3773 MPTI – Resiko – IMD 15
Teknik Identifikasi Resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 16
Analisis SWOTInterview
Delphi Technique
Brainstorming
5/31/2011
9
Daftar Resiko (Risk Register)
• Nomor identifikasi untuk setiap peristiwa resiko• Ranking setiap peristiwa resiko• Deskripsi setiap peristiwa resiko• Kategori resiko• Akar masalah munculnya resiko• Pemicu munculnya resiko• Respon potensial terhadap resiko yang mungkin muncul• “Pemilik Resiko”
• Probabilitas terjadinya resiko
• Pengaruh/akibat pada proyek jika terjadi resiko
• Status Resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 17
Analisis Kualitatif Resiko
• Merupakan tindak lanjut terhadap Daftar Resiko
• Proses menilai kemungkinan terjadi dan pengaruhnya padaproyek dalam rangka menentukan besarnya pengaruh danprioritas penanganan bila terjadi resiko
• Teknik yang dapat digunakan antara lain: MenggunakanProbability/Impact Matrix, Top Ten Risk Item Tracking, Expert Judgement
SE 3773 MPTI – Resiko -IMD 18
5/31/2011
10
Contoh Probability/Impact Matrix (PIM)
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 19
Contoh PIM
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 20
5/31/2011
11
Chart Showing High-, Medium-, and Low-Risk Technologies
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 21
Top 10 Risk Item Tracking
• Top 10 Risk Item Tracking adalah alat untuk menjaga agar timproyek tetap waspada terhadap terjadinya peristiwa resikoselama proyek berlangsung.
• Dilakukan dengan cara melakukan review secara periodikpada top 10 project risk items
• Mendaftarkan ranking saat ini, sebelumnya, jumlah terjadinyaperistiwa resiko pada periode tertentu dan merangkumkemajuan yang sudah dilakukan dalam menghadapi resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 22
5/31/2011
12
Contoh
Monthly Ranking
Risk Item This
Month
Last
Month
Number
of Months
Risk Resolution
Progress
Inadequate
planning
1 2 4 Working on revising the
entire project plan
Poor definition
of scope
2 3 3 Holding meetings with
project customer and
sponsor to clarify scope
Absence of
leadership
3 1 2 Just assigned a new
project manager to lead
the project after old one
quit
Poor cost
estimates
4 4 3 Revising cost estimates
Poor time
estimates
5 5 3 Revising schedule
estimates
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 23
Analisis Kuantitatif Resiko
• Merupakan proses yang umumnya mengikuti analisis kualitatifresiko, dapat dilakukan bersamaan ataupun secara terpisahdengan manajamen kualitas
• Teknik yang umum digunakan:– Decision tree analysis & EMV (Expected Monetary Value)
– Simulation
– Sensitivity Analysis
SE 3773 MPTI – Resiko- IMD 24
5/31/2011
13
Decision Tree Analysis & EMV
• Decision tree: metode penggambaran diagram untukmembantu pemilihan course of action terbaik dalam situasiyang memiliki dampak tidak pasti
• EMV: jenis decision tree yang berisi perhitungan expected monetary value dari keputusan berdasarkan probabilitas dannilai uang dari kejadian resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 25
Contoh EMV
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 26
5/31/2011
14
Simulasi
• Simulasi adalah proses menggunakan model dari sebuahsistem untuk menganalisis kinerja sistem sebenarnya
• Monte Carlo, salah satu simulasi yang digunakan sebagaimodel untuk menganalisis outcome secara statistik(distribution of the calculated results)
• Untuk menggunakan simulasi Monte Carlo, harus ada tigaestimasi yaitu most likely, pessimistic, dan optimistic ditambahestimasi likelihood dari estimasi keadaan optimistic dan most likely
SE 3773 MPTI – Resiko – IMD 27
Sample Monte Carlo Simulations Results for Project Costs
SE 3773 MPTI - Resiko - IMD 28
5/31/2011
15
Strategi Resiko Negatif
• Menghindari resiko: usaha untuk menghilangkanancaman/resiko dengan menghindari penyebabnya
• Menerima resiko: menerima akibat-akibat dari resiko yang terjadi
• Transfer resiko: usaha untuk memindahkan resiko dan tanggungjawab manajemennya pada pihak ketiga
• Mitigasi resiko: usaha mereduksi pengaruh resiko denganmereduksi probalitas terjadinya peristiwa resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 29
General Risk Mitigation Strategies for Technical, Cost, and Schedule Risks
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 30
5/31/2011
16
Strategi Resiko Positif
• Eksploitasi Resiko; lakukan segala sesuatu yang mungkin agar resiko positif yang dimaksud benar-benar terjadi
• Sharing Resiko; membagi agar yang menerima resiko tidakterpusat pada satu orang saja
• Tingkatkan Resiko; usaha agar kesempatan tersebut semakinbesar dengan memaksimalkan pemicu resiko positif
• Menerima Resiko
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD 31
Monitoring & Kendali Resiko
• Monitoring resiko berkaitan dengan kegiatan untukmengetahui status proyek
• Kendali resiko adalah melaksanakan apa yang sudahdirencanakan dalam rencana manajemen resiko, jika suaturesiko terjadi
• Workarounds adalah respon yang tidak terencana, jika suaturesiko terjadi. Dapat dilakukan jika tidak ada contingency plans
• Output utama dari proses ini adalah tindakan korektif, permintaan perubahan proyek dan pembaharuan padarencana-rencana lainnya
SE 3773 MPTI – Resiko - IMD32
5/31/2011
17
TERIMA KASIH
Manajemen Resiko
PI3163-MPTI_D3-IMD33