MANAJEMEN RAPAT YANG EFEKTIF Oleh : Ahmad Zakki Al-Bantani Disajikan pada setiap pelatihan organisasi kemahasiswaan (HMM dan BEM) di FT Universitas Muhammadiyah Prof Dr. Hamka (UHAMKA) Limau, Blok M Jakarta Selatan

Pengertian 1. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama 2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. 3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini halhal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis. 4. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. 5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. 6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat A. Perencanaan dan Persiapan Rapat 1. Apakah Rapat diperukan ? Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya tidak diperlukan.

Temukan apa yang terjadi Anda memerlukan keputusan yang cepat Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan Anda ingin melibatkan setiap orang Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2. Siapa yang harus diundang? Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :

Perlu memberikan persetujuan Punya keahlian atau informasi yang diperlukan Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat Akan melaksanakan keputusan Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu

Akan memberikan kontribusi olh hasilnya Secara langsung akan terpengaruh.

3. Informasi Latar Belakang 4. Menciptakan sebuah agenda Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat, tetapi jarang digunakan secara efektif. 5. Mengantisipasi dan mencegah masalah. Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut :

Orang-orang yang bermasalah Topik-topik panas

B. Agenda Rapat Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda, bahkan sebelum rapat dimulai. 1. Menilai butir-butir agenda

menilai Permasalahan menilai Tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? Atau memutuskan? menilai Kpentingan rapat

2. Butir-butir standar

Notulen rapat terakhir Meminta maf karena tidak hadir Permasalahan-permasalahan Lain-lain Tangal dan waktu berikutnya Urutan Hal paling penting pertama Hal kurang penting pertama masalah-masalah rutin.

3. Penentuan waktu

Menjaga agar rapat tetap pada jalur memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas Rapat dapat lebih mudah dikendalikan Memotivasi orang Ada tujuan yang dapat diselesaikan.

C. Menulis Agenda Contoh agenda rapat No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit

D. Memimpin Rapat 1. Merencanakan dan Persiapan 2. Membuka Rapat 3. Penyampaian agenda 4. Penyampaian butir rapat 5. Penyampaian tujuan E. Diskusi dan Partisipasi 1. Memotivasi 2. Mendengarkan 3. Mengendalikan F. Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan G. Menilai Keberhasilan (menutup rapat) H. Menilai Ulang Rapat

Biaya Rapat Mengambil Tanggungjawab Memikirkan ulang rapat Penyebab kegagalan rapat