Dr. RITA KARTIKA SARI, SKM. MKes.

MANAJEMEN RAPAT LINTAS PROFESI

A. DEFINISI RAPAT

1. Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu,sidang, majelis.

2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmidengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan,penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, danpemberian motivasi.

3. Rapat merupakan musyawarah kelompok untukmufakat

4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yangbersifat tatap muka

5. Rapat sering dijadikan untuk menyatukan pemikiranantar profesi kesehatan yang berbeda guna mencapaisuatu tujuan.

Rapat …..

Dari beberapa pengertian diatas dapatdisimpulkan, bahwa rapat adalah suatupertemuan antar anggotaorganisasi/perusahaan yang bertujuan untukmerundingkan/memecahkan masalah yangmenyangkut organisasi/perusahaan.

B. FUNGSI RAPAT

1. Untuk memecahkan masalah2. Untuk menyampaikan informasi3. Sebagai forum demokrasi4. Sebagai alat koordinasi yang baik5. Sebagai sarana bernegoisasi6. Sebagai sarana pembentukan peraturan

1. Untuk memecahkan masalah2. Untuk menyampaikan informasi3. Sebagai forum demokrasi4. Sebagai alat koordinasi yang baik5. Sebagai sarana bernegoisasi6. Sebagai sarana pembentukan peraturan

RAPAT ANTAR PROFESI YANG BERBEDA

JENIS-JENIS RAPAT• Menurut Tujuannya …..

1. Rapat penjelasanRapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasankepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanyamendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatanuntuk mengajukan pertanyaan.

2. Rapat pemecahan masalahRapat pemecahan masalah yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memecahkanmasalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untukmemberikan masukan.

3. Rapat perundinganRapat perundingan yaitu, rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatuperselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisih.

Menurut Sifatnya …..a. Rapat resmi (formal meeting)

yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangatpenting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaranjalannya rapat.

b. Rapat tidak resmi (informal meeting)yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapatini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untukmendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.

c. Rapat terbukayaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaandan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia. (ext : penambahan pelayananunggulan di rumah sakit)

d. Rapat tertutupyaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yangdibahas masalah yang bersifat rahasia. (Ext : Kematian pasien dengankeluarga menuntut)

Menurut Jangka Waktu …..a. Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu

sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifatrutin.

b. Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekalidan membahas masalah-masalah yang terjadi selamasebulan yang lalu.

c. Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enambulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selamaenam bulan yang lalu dan program-program selanjutnyauntuk enam bulan kedepan.

d. Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali.Contohnya rapat dewan komisaris.

Menurut Frekuensinya…..

a. Rapat rutin, yaitu rapat yang sudahditentukan waktunya. Contohnya rapatrutin mingguan.

b. Rapat incidental, yaitu rapat yang tidakterjadwal. Biasanya rapat ini membahasmasalah yang sifatnya penting danmendadak yang harus di selesaikanbersama.

Rapat Incidental

Syarat-Syarat Rapat Yang BaikRapat yang akan menghasilkan tujuan yang diharapkan,jika pelaksanaannya memenuhi syarat sebagai berikut:

Syarat-Syarat Rapat Yang BaikRapat yang akan menghasilkan tujuan yang diharapkan,jika pelaksanaannya memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Suasana terbuka2. Tidak ada monopoli3. Partisipasi aktif dari peserta rapat4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi6. Pertanyaan singkat dan jelas7. Disiplin waktu

Tipe-Tipe Peserta Rapat

1. Tipe pemberi informasi2. Tipe pemberi semangat3. Tipe inisiatif4. Tipe pemersatu5. Tipe penyerang6. Tipe perantara7. Tipe pendengar

Alasan penyelenggaraan rapat lintasprofesi

• Untuk menerima laporan dari peserta rapat(dari bagian gizi, lab, perawat, dokter)

• Untuk mencapai keputusan bersamapatient centered care

• Untuk menganalisis atau memecahkanpermasalahan

• Untuk menyampaikan informasi pentingkepada audiensi

RAPAT FORMALANTAR PEMBERI

PELAYANAN

RAPAT FORMALANTAR PEMBERI

PELAYANAN

Pendokumentasian

Perbedaan tipe-tipe pemimpinrapat antara:

a. Tipe Otoriter:Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinanotoriter mempunyai ciri-ciri suka memaksakan kehendak, merasapaling berkuasa, merasa paling mengetahui segala hal sehinggakurang memberikan kesempatan kepada para peserta untukmengeluarkan pendapatnya.Hal ini akan mengakibatkan hasil rapat kurang dapatdipertanggungjawabkan karena bukan merupakan keputusanbersama dan sulit untuk dilaksanakan karena ada pihak-pihak yangtidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

Perbedaan tipe-tipe pemimpinrapat antara:

b. Tipe Demokratis:Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinandemokratis mempunyai ciri-ciri bersifat terbuka, maumenerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikankesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakanpendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah,pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksikelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapatadalah hasil musyawarah kelompok.

Perbedaan tipe-tipe pemimpinrapat antara:

c. Tipe Laizess Faire:Seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipekepemimpinan laizess-faire mempunyai ciri-cirimemberikan kebebasan kepada para peserta untukmengendalikan jalannya rapat.Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masabodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok,tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagaipenonton saja. Rapat yang dipimpin oleh tipekepemimpinan seperti ini seolah-olah tidak adapemimpinnya sehingga hasil keputusan rapat biasanyatidak sesuai dengan tujuan rapat semula.

Empat fungsi pemimpin rapat:

1. Sebagai Pengarahyaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para pesertarapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. Arahandari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalamrapat tetap dalam konteksnya, fokus, dan tidak menyebar ketopik/masalah lainnya. (Contoh fokus rapat tentang “meningkatkanmutu pelayanan pasien dari semua profesi”)

2. Sebagai Penengahyaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagaipenengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat diantara para peserta rapat. Seorang pemimpin rapat harus mampubersikap adil kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepadaseseorang/kelompok tertentu, dan tidak mencari-cari siapa yang salahdan yang benar. (Contoh : bila ada perbedaan antara pemikirandokter, perawat, lab, radiologi, fisiotherapi pemimpin rapat harusmampu sebagai penengah)

4. Sebagai Penggerakyaitu seorang pemimpin rapat harus mampumenggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperanaktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan padarapat. Hal ini diperlukan, agar hasil yang diperoleh dalamrapat sesuai dengan harapan semua peserta rapat.

5. Sebagai Pencari solusiyaitu seorang pemimpin rapat harus dapat bertindaksebagai pencari solusi jika rapat mengalami kemacetanatau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut haruslebih memahami masalah yang dibahas dalam rapat,dengan demikian pemimpin rapat harus memilikipengetahuan, wawasan, dan pengalaman yang luas.

Delapan peralatan dan perlengkapan yangdibutuhkan dalam rapat :

• White board lengkap dengan spidol dan penghapus.• Flip chart lengkap dengan spidolnya.• LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap

dengan layarnya.• Sound system lengkap dengan mikroponnya.• Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan

bahan-bahan rapat.• Block note dengan bolpointnya.• Name tag untuk peserta.• Komputer atau laptop.

5 W + 1 H

Rapat Tim KesehatanRapat Tim Kesehatan

• Media komunikasi anatara tim kesehatan(rapat multidisiplin) untuk membahaspermasalahn yang berkaitan pelayanankesehatan

• Bentuk multidisiplin dapat terdiri dari dokter,perawat, terapis, apoteker, ahli gizi,fisiotherapi dll.

Tujuan rapat multidisiplin/ Lintas Profesi

Memenuhi kebutuhan dan meningkatkankualitas kesehatan pasien dan keluarga

RAPAT LINTAS PROFESI

Terima KasihSemogaBermanfaat