MANAJEMEN PROYEK UNTUK EPC

Sebelum diuraikan lebih lanjut mengenai Manajemen Proyek, perlu kiranya memahami terlebih

dahulu pengertian mengenai PROYEK. Proyek merupakan suatu rangkaian atau kumpulan dari

kegiatan-kegiatan untuk mencapai suatu tujuan. Secara khusus proyek itu dilaksanakan dalam

waktu yang tertentu yang mempunyai awal (yaitu saat rangkaian kegiatan itu dimulai) dan

mempunyai akhir (yaitu saat rangkaian kegiatan itu diakhiri), berbeda dengan jenis rangkaian

kegiatan yang tidak jelas kapan dimulainya dan/atau kapan akan berakhir yang dikenal dengan

istilah kegiatan RUTIN. Hal lain yang cukup penting dari suatu proyek adalah bahwa untuk

dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan diperlukan suatu sumberdaya yang antara lain meliputi

tenaga kerja, perlatan, uang, teknologi, metodologi. Tiga sumberdaya yang pertama sering

dikenal dengan istilah 3M (Man, Machine, Money), sementara dua sumberdaya yang terakhir

baru dikenal belakangan ini karena perkembangannya yang sangat luar biasa dalam era informasi

yang didukung oleh kemajuan teknologi komputer. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih

baik mengenai definisi Proyek dapat merujuk pada Project Management Body of Knowledge

(PMBOK) yang dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) yang berkedudukan di

Amerika Serikat yang dipakai secara luas di dunia.

Dalam prakteknya, Pemilik Proyek bisa saja memulai proyek dengan menunjuk suatu perusahaan

untuk membuat disain dari fasilitas yang akan dibangun. Untuk fasilitas yang berupa gedung,

perusahaan yang diminta membuat disain biasanya adalah perusahaan arsitek. Untuk fasilitas

yang berupa pabrik, perusahaan yang diminta membuat disain biasanya adalah perusahaan

konsultan engineering. Kemudian berdasarkan disain yang ada, Pemilik Proyek bisa saja

langsung menunjuk perusahaan kontraktor untuk membangun atau membeli mesin atau material

utama dari fasilitas yang akan dibangun dari pemasok kemudian baru menunjuk kontraktor untuk

melakukan fabrikasi atau instalasi mesin atau perlatan utama tersebut sehingga bisa digunakan

atau dioperasikan. Cara ini sangat umum dilakukan pada masa lalu bahkan masih dilakukan pada

saat ini. Tentu saja pemisahan fungsi perusahaan yang ditunjuk untuk melaksanakan proyek

masing-masing untuk disain, pasokan mesin atau material, dan fabrikasi/instalasi dapat

menimbulkan kerumitan tersendiri dalam melakukan integrasi anatar masing-masing produk

setiap perusahaan demikian juga sinkronisasi jadwalnya.

Baik dalam industri bangunan gedung maupun pabrik, beberapa pemilik proyek mulai

menyatukan fungsi disain, pasokan mesin/material, dan fabrikasi/instalasinya oleh satu

perusahaan yang dikenal dengan Design-Build Contractor (untuk gedung) dan EPC Contractor

(untuk pabrik). EPC singkatan dari Engineering-Procurement-Construction. Dalam hal EPC,

perusahaan kontraktor EPC bertanggung jawab atas pembuatan disain (tentu saja berdasarkan

kebutuhan dari Pemilik Proyek), pembelian mesin atau material konstruksi, dan pelaksanaan

fabrikasi dan instalasinya sampai fasilitas tersebut siap digunakan atau dioperasikan. Kegiatan

Engineering dimulai dari survey lapangan dimana fasilitas akan dibangun. Berdasarkan data

yang diperoleh dari kegiatan survey Kontraktor EPC mulai melakukan disain (perhitungan,

pembuatan spesifikasi, dan gambar-gambar konstruksi). Sebelum pekerjaan disain selesai

seluruhnya, Kontraktor EPC mulai mengidentifikasi mesin-mesin atau material-material yang

penyiapannya di pabrik memerlukan waktu yang cukup lama, demikian juga waktu

pengirimannya melalui trasportasi laut yang memerlukan penjadwalan yang ketat. Namun

demikian, order pembelian baru bisa dilaksanakan setelah disain terkait dengan mesin-mesin atau

barang-barang tersebut telah selesai. Barang-barang yang memerlukan waktu lama untuk

penyiapan sampai bisa terkirim di lapangan disebut sebagai Long Lead Item (LLI). Kontraktor

juga sudah bisa memulai pekerjaan persiapan tanah atau pondasi lebih awal sebelum seluruh

disain selesai, yang penting disain yang terkait dengan pekerjaan tersebut telah selesai. Setiap

pekerjaan dari Engineering, Procurement, sampai Construction dilakukan dengan prosedur yang

telah ditetapkan dan disepakati antara Pemilik Proyek dan Kontraktor, hal ini diperlukan untuk

tujuan pengawasan pelaksanaan pekerjaan oleh Pemilik Proyek (dilakukan sendiri atau menunjuk

perusahaan pengawas konstruksi. Pada saat semua pekerjaan telah selesai dilaksanakan, maka

diadakan serah terima pekerjaan dari Kontraktor ke Pemilik Proyek. Untuk menjamin bahwa

fasilitas yang dibangun sesuai kebutuhan Pemilik Proyek, biasanya Pemilik Proyek menetapkan

adanya masa pemeliharaan yang berlaku sejak fasilitas tersebut diserahterimakan dari Kontraktor

ke Pemilik Proyek. Pada saat serah terima pekerjaan, biasanya Pemilik Proyek melibatkan calon

pemakai fasilitas untuk memastikan bahwa fasilitas yang dibangundapat dioperasikan dan

dilakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan. Apabila selama masa pemeliharaan tersebut,

ditemukan ketidak sesuaian antara kebutuhan Pemilik dengan bangunan yang dibuat oleh

Kontraktor atau terdapat kerusakan, maka Kontraktor wajib melakukan pernyesuaian dan

perbaikan tanpa meminta tambahan biaya.

1. PARAMETER KEBERHASILAN

1.1 Kegiatan engineering dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:

Safe & Environmental Friendly : kegiatan survey harus dapat dilakukan secara aman

dan tidak menimbulkan gangguan/kerusakan lingkungan, demikian juga fasilitas yang

didisain telah memenuhi persyaratan keamanan dan lingkungan yang ditetapkan

berdasarkan standar internasional dan peraturan pemerintah yang berlaku.

Availability of Material : fasilitas yang didisain harus mempertimbangkan ketersediaan

material baik secara kualitas maupun kuantitas.

Constructable : fasilitas yang didisain harus dapat dibangun di lokasi yang dipersiapkan

dengan menggunakan tenaga kerja, peralatan, teknologi dan metodologi yang ada.

Specification and drawing are defined : disain harus dituangkan dalam bentuk

spesifikasi dan gambar yang lengkap dan jelas.

Testable : fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dilakukan pengujian

sehingga dapat diukur kualitasnya pada saat sudah terpasang sebelum dioperasikan.

Maintainable : fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dilakukan

pemeliharaan dan perawatan sesuai kebutuhannya sehingga mempunyai umur ekonomi

sesuai yang diharapkan. Beberapa bagian bisa saja tidak memerlukan perawatan (free

maintenance) karena suatu alasan tertentu.

Expandable : fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dikembangkan untuk

memenuhi kebutuhan dimasa yang akan dating yang belum dapat ditetapkan sekarang.

On Schedule : disain harus dikerjakan sesuai jadwal yang ditetapkan sehingga tidak

mempengaruhi target penyelesaian proyek secara keseluruhan.

On Budget : fasilitas yang didisain harus memenuhi batasan anggaran yang tersedia.

1.2 Kegiatan procurement dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:

Fit to Spec/Drawing : Mesin atau material yang dibeli harus sesuai dengan spesifikasi

dan gambar disain.

Inspection and Test are defined : harus ada tatacara inspeksi dan pengujian terhadap

mesin atau material yang dibeli.

Documentation is detailed : dokumentasi mesin atau material harus lengkap dan rinci

mulai dari hasil pengujian sampai sertifikatnya. Untuk mesin, harus dilengkapi juga

dengan tatacara (manual) pengoperasiannya.

Traceable : semua proses dalam pembuatan mesin atau material sampai terkirim di

lapangan harus dapat dilacak informasinya. Misalnya apakah suatu material tertentu

pernah mengalami perbaikan selama pembuatan atau pengiriman.

Ease or Safe for delivery : mesin atau material hendaknya dikemas dengan ukuran dan

kemasan yang aman dan mudah untuk pengiriman.

On schedule : mesin atau material agar dapat dikirim ke lapangan sesuai jadwal yang

ditetapkan.

1.3 Kegiatan construction dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:

Safe & Environmental Friendly : pekerjaan di lapangan harus dilaksanakan dengan

aman tanpa suatu kecelakaan yang fatal sesuai kebijakan keamanan dan keselamatan

kerja perusahaan atau yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah yang berlaku. Demikian

juga agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengganggu atau merusak lingkungan sesuai

ketentuan pemerintah yang berlaku.

Fit to Spec/Drawing : Mesin atau material yang dipasang harus sesuai dengan spesifikasi

dan gambar disain.

Work Plan and Schedule are clear : harus dibuat work plan yang jelas merinci setiap

pekerjaan dan dijadwalkan sesuai target yang ditetapka oleh pemilik proyek.

Inspection and Test are defined : harus ada tatacara inspeksi dan pengujian terhadap

mesin atau material yang dipasang di lapangan.

Documentation is detailed : dokumentasi mesin atau material harus lengkap dan rinci

mulai dari hasil pengujian sampai sertifikatnya. Untuk mesin, harus dilengkapi juga

dengan tatacara (manual) pengoperasiannya. Untuk pekerjaan dilapangan harus mencatat

tenaga kerja, peralatan yang dipakai, kondisi cuaca setiap hari, dan segala macam

kejadian yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan.

Traceable : semua proses pemasangan mesin atau material di lapangan harus dapat

dilacak informasinya. Misalnya apakah suatu material tertentu pernah mengalami

perbaikan selama.

On schedule : mesin atau material agar dapat dipasang di lapangan sesuai jadwal yang

ditetapkan.

Within Budget : pelaksanaan pekerjaan harus dijaga tidak menimbulkan biaya-biaya

tambahan yang tidak seharusnya diperlukan.

1.4 Kegiatan start up and commissioning dianggap berhasil apabila beberapa parameter

dibawah ini dipenuhi:

Safe & Environmental Friendly : pekerjaan start-up and commissioning di lapangan

harus dilaksanakan oleh orang yang berpengalaman dalam mengoperasikannya dengan

aman tanpa suatu kecelakaan yang fatal sesuai kebijakan keamanan dan keselamatan

kerja perusahaan atau yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah yang berlaku. Demikian

juga agar pelaksanaan pekerjaan start-up and commissioning tidak mengganggu atau

merusak lingkungan sesuai ketentuan pemerintah yang berlaku.

Produce suitable product : start up and commissioning untuk memastikan bahwa

fasilitas yang terpasang sesuai dengan yang diharapkan.

Operable and Maintainable : start-up and commissioning harus memastikan bahwa

fasilitas yang terpasang dapat dioperasikan dengan baik dan memungkinkan untuk

melakukan perawatan atau perbaikan pada saat pengoperasiannya.

On schedule : start-up and commissioning agar dapat dilakukan sesuai jadwal yang

ditetapkan dan dapat diintegrasikan dengan fasilitas lain yang terkait.

Handover document is defined : dokumen yang diserahterimakan sebelum start-up and

commissioning lengkap sehingga memudahkan untuk mengambil tindakan selama proses

commissioning.

2. SITUASI KRITIS:

2.1 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan engineering

yang perlu diantisipasi:

Incomplete Soil Investigation Data : Seringkali data tanah tidak lengkap sehingga

menyulitkan dalam menilai daya dukung tanah untuk penetapan struktur bangunan

(pondasi, rangka bangunan)

Engineered Equipment : seringkali fasilitas yang akan dibangun memerlukan mesin-

mesin atau peralatan yang harus didisain secara khusus karena tidak tersedia di pasaran.

Deliverables approval : harus ada kesepakatan yang jelas mengenai proses persetujuan

dokumen antara konyraktor dan pemilik proyek, sehingga tidak terjadi keterlambatan

pekerjaan karena terhambatanya persetujuan dokumen.

2.2 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan procurement

yang perlu diantisipasi:

Long Lead Items : ada beberapa mesin atau material yang memelukan waktu yang cukup

panjang untuk pembuatannya di pabrik dan proses pengirimannya sampai di lapangan.

Barang-barang ini harus segera dipesan tanpa menunggu semua pekerjaan engineering

selesai.

Letter of Credit : untuk barang-barang yang perlu pembuatan di pabrik dan/atau perlu

pengiriman melalui laut biasanya meminta pembayaran dalam bentuk letter of credit.

Barang tidak akan dikirim sebelum pabrik menerima letter of credit.

Inspection/Certification : Barang yang diproduksi di pabrik biasanya memerlukan

inspeksi dari pejabat pemerintah yang terkait atau memerlukan sertifikasi dari lembaga

tertentu.

Import: Perlu penanganan custom clearance di pelabuhan penerima yang terkait dengan

ketentuan bea masuk.

Material traceability : Untuk barang-barang yang di produksi di pabrik kemudian

memerlukan pengiriman melalui laut dan pengiriman lewat darat memerlukan traceability

untuk memastikan apakah barang yang diterima di lapangan adalah benar barang yang

diproduksi di pabrik.

Vendor Documents TBA and PO : Seringkali kontraktor harus memilih salah satu

vendor dari beberapa vendor sejenis yang akan memasok suatu barang tertentu. Technical

Bid Analysis dibuat untuk mengevaluasi apakah vendor telah memenuhi persyaratan

yang ditetapkan dalam proyek ini. Keterlambatan pembuatan PO biasanya disebabkan

oleh keterlambatan pengambilan keputusan penetapan vendor terpilih.

2.3 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan construction

yang perlu diantisipasi:

Accessibility to Site : Menjadi sangat penting untuk mengetahui dengan baik kemudahan

untuk mencapai lapangan tempat dilakukannya pekerjaan baik terkait dengan lokasi

gudang atau lahan tempat penampungan sementara barang-barang atau peralatan kerja

maupun lokasi tempat fasilitas akan dibangun. Apakah tersedia jalan masuk yang

memadai dari jalan umum ke lokasi proyek (penampungan sementara atau tempat

fasilitas), sehingga memungkinkan orang, kendaraan, barang-barang, mesin, alat berat

dan lain-lain terkait dengan pembangunan fasilitas dapat dibawa masuk atau keluar dari

lokasi proyek. Jalan masuk sementara biasanya dibangun untuk kebutuhan ini. Kualitas

jalan masuk ini harus disesuaikan dengan beban angkut proyek yang ada.

Change in Subsurface Condition : Keadaan dibawah permukaan lokasi pembangunan

fasilitas biasanya telah disediakan informasi oleh pemilik proyek dengan kuantitas dan

kualitas yang bervariasi. Pelaksana pekerjaan biasanya menunjuk orang yang sangat

berpengalaman dalam mengenali kondisi bawah permukaan lokasi proyek untuk

memeriksa kehandalan data yang diberikan oleh pemilik proyek dan melakukan

penelitian lebih mendalam mengenai keadaan bawah permukaan tanah tersebut untuk

mengantisipasi kemungkinan masalah yang akan dihadapi pada saat pelaksanaan

pekerjaan tersebut. Informasi ini akan menjadi pertimbangan pada saat penetapan biaya

pelaksanaan proyek sebelum ditandatanganinya kontrak pekerjaan, dan juga akan dipakai

sebagai pertimbangan untuk melakukan klaim pada saat pelaksanaan pekerjaan apabila

dijumpai hal-hal yang mengganggu pelakasanaan pekerjaan yang mempengaruhi biaya,

waktu dan kualitas pekerjaan.

Change in Season Condition : Perubahan cuaca dilokasi proyek biasanya sering terjadi

dan mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan. Pelaksana pekerjaan harus selalu mencatat

cuaca harian selama pekerjaan berlangsung. Karena cuaca bisa saja setiap saat berubah

tergantung dari perubahan aktifitas kehidupan manusia disekitarnya, maka pelaksana

proyek harus mempersiapkan berbagai cara untuk mengantisipasi terjadinya perubahan

cuaca dalam batasan kewajaran diwilayah tersebut. Pelaksana harus menyisihkan

cadangan biaya dan bahan untuk kondisi-kondisi darurat untuk meminimalkan kerugian

yang akan timbul akibat perubahan cuaca ini yang umumnya tidak bisa diklaim ke

pemilik proyek, kecuali hal-hal yang melebihi kondisi normal yang dapat dikelompokkan

ke tingkat bencana alam (yang diumumkan oleh pemerintah setempat).

Material traceability : pencatatan barang-barang yang dipakai di lokasi proyek harus

dilakukan dengan tatacara yang baik yang kita kenal dengan traceability System yang

mencatat asal-usul barang dibuktikan dengan dokumen-dokumen barang yang sah seperti

sertifikat atau hasil pengujian, dokumen pengiriman dan penyimpanan barang, dan

dokumen-dokumenterkait lainnya. Demikian juga harus dipastikan setiap barang yang

dikirim sedapat mungkin diberikan identifikasi (nomer dank ode yang unik) sehingga

memudahkan dalam pelacakannya. Catatan ini masih harus disimpan terus sampai masa

operasi nantinya. Beberapa perusahaan sudah mempunyai tatacara pelacakan barang ini

dengan sistim kmomputer yang baik sehingga pelacakan dapat dilakukan dengan cepat

dan akurat.

Environmental Impact : Pemilik proyek biasanya sudah memberikan analisa mengenai

dampak lingkungan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku. Pelaksana proyek harus

melakukan pengelolaan dan pemantauan mengenai dampak lingkungan dan melaporkan

kepada pemilik proyek maupun ke instansi pemerintah yang ditunjuk. Didalam dokumen

Analisa mengenai dampak lingkungan biasanya menjelaskan secara rinci kondisi

lingkungan, ketentuan mengenai kondisi lingkungan, tata cara kerja pelaksanaan proyek

yang diijinkan untuk setiap kondisi lingkungan. Setiap orang yang bekerja didalam

proyek khususnya para pemimpin proyek harus mengetahui dengan baik dan dapat

melaksanakan ketentuan mengenai lingkungan ini dengan sebaik-baiknya dalam

pelaksanaan proyek.

Interfacing with Other facilities : Fasilitas yang akan dibangun di lokasi proyek ini

seringkali terkait dengan fasilitas lain terutama yang ada didalam dan disekitar lokasi

proyek seperti fasilitas yang sudah ada di lokasi proyek, jalan masuk, sambungan listrik,

sambungan air, sambungan telepon, dan sambungan-sambungan lainnya. Posisi fasilitas

yang akan dipasang harus sesuai dengan posisi fasilitas yang sudah ada sehingga dapat

dilakukan penyambungan dengan baik. Waktu pemasangan fasilitas juga harus

disinkronisasikan dengan kesiapan fasilitas lainnya yang akan disambung.

Field Changes : Waktu pelaksanaan pekerjaan biasanya berbeda terlalu jauh dengan saat

perancangan sehingga kondisi lapangan bisa saja sudah tidak lagi sesuai dengan hasil

survey pada saat perancangan. Sehingga diperlukan penyesuaian barang-barang maupun

pemasangannya untuk menyesuaikan dengan kondisi lapangan pada saat dilaksanakan

pekerjaan tersebut. Perubahan-perubahan ini dituangkan dalam nota perubahan yang

disepakati oleh pelaksana pekerjaan dan pemilik proyek. Apabila terdapat implikasi

biaya, waktu dan kualitas pekerjaan atau barang, maka perubahan tersebut harus

dituangkan dalam perjanjian kontrak (amandemen).

Inspection & Certification : Beberapa fasilitas yang dibangun memerlukan pengawasan

dan sertifikasi dari lembaga pemerintah yang ditunjuk untuk itu, yang menyebabkan

p=fasilitas tersebut baru boleh digunakan setelah dilakukan pemeriksaan dan sertifikasi

oleh instansi yang berwenang.

2.4 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan Star-up &

Commissioning yang perlu diantisipasi:

Completeness of Documents : Start-up dari suatu peralatan biasanya dilakukan oleh

calon pemakai fasilitas tersebut karena merekalah yang tahu apa yang mereka perlukan

dan bagaimana cara menggunakan, melakukan perbaikan dan/atau perawatan. Untuk itu

diperlukan dokumen yang lengkap terkait dengan pengoperasian dan perawatan untuk

memudahkan mengatasi maslah yang akan timbul. Dokumen-dokumen itu disamping

harus lengkap juga harus mudah didapatkan.

Availability input material : Untuk melakukan pengoperasian fasilitas yang memerlukan

input material harus dipastikan matrial input tersebut sudah tersedia dan siap dipakai pada

saat start-up.

Readiness of users : Kesiapan pemakai fasilitas harus dipastikan jadwalnya yang meliputi

kelengkapan organisasi, pelatihan, dan prosedur pengoperasian dan perawatan.

Commisioning : Pada saat pelaksanaan penyerahan pekerjaan dari pelaksana proyek ke

pengguna pfasilitas, maka pimpinan pengoperasian adalah pengguna fasilitas, sementara

itu pelaksana proyek harus ada di lokasi proyek lengkap dengan berbagai peralatan dan

barang yang diperlukan untuk pengoperasian fasilitas dan membantu pengguna fasilitas

dalam pengoperasian fasilitas.

Certification : Pastikan bahwa sertifikat pengopersian telah diperoleh dari instansi yang

berwenang sebelum pelaksanaan start-up dan commissioning. Biasanya akan dikeluarkan

sertifikat pengoperasian sementara sampai waktu yang diperlukan untuk commissioning

dipenuhi sesuai spesifikasi fasilitas.

3. SOLUSI (INISIATIF PROSPEKTIF):

Coordination : Adanya berbagai pihak yang terkait dengan pembanguna proyek ini

(stakeholders) dengan masing-masing mempunyai kepentingan yang berbeda, maka perlu

dilakukan koordinasi dalam bentuk rapat-rapat (pembukaan proyek, harian, mingguan,

bulanan, adhoc, dan penutupan proyek). Pada saat pembuakaan proyek, hendaknya

dilakukan rapat yang melibatkan seluruh pihak terkait terutama pemilik dan pelaksana

proyek untuk membahas rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan perjanjian yang

disepakati yang meliputi organisasi, prosedur proyek, jadwal pelaksanaan, rencana

pembayaran dan sistim koordinasi.

Document Control : Selain dokumen yang telah ada sebelum pelaksanaan proyek akan

ada banyak sekali dokumen yang dibuat maupun diterbitkan selama pelaksanaan proyek

seperti: surat-menyurat, notulen rapat, laporan-laporan, gambar pelaksanaan, spesifikasi

pekerjaan dan peralatan, hitungan-hitungan, rincian kuantitas barang dan harga, hasil

pemeriksaan pekerjaan, sertifikat-sertifikat, berita acara – berita acara, perubahan

kontrak, gambar as-built, dan dokumen serah terima pekerjaan sebagian ataun

seluruhnya. Dokumen-dokumen ini harus dicatat disimpan dan didistribusikan dengan

tata cara yang baik sehingga memudahkan untuk menemukan dan memakainya.

Traceabilty : Semua barang dan pekerjaan yang melekat dalam fasilitas yang dibangun

harus didukung dengan dokumen pelengkap yang mendukung (asal-usul bahan baku,

hasil pemeriksaan pembuatan, hasil pengujian, sertifikat pabrik, dokumen pengiriman

darat dan laut, dokumen penerimaan barang di gudang, dokumen pengambilan dari

gudang, dokumen pemasangan di lapangan, dokumen pengujian hasil pemasangan,

sertifikat dari instansi terkait. Dokumen-dokumen ini harus dicatat disimpan dan

didistribusikan dengan tata cara yang baik sehingga memudahkan untuk menemukan dan

memakainya.

Expediting : Khususnya untuk barang-barang yang dibuat di pabrik maka harus dibuat

jadwal yang rinci mulai dari persiapan produksi, kegiatan produksi, pengujian,

pengiriman dengan perjalanan darat atau laut (rencana keberangkatan/kedatangan, actual

keberangkatan/kedatangan). Hal ini diperlukan karena dalam proses ini terkait dengan

berbagai pihak antara lain: pabrik, jasa pengujian, jasa pengiriman barang, jasa

pengurusan dokumen pengapalan, asuransi pengangkutan, pengurusan pajak-pajak impor

dan lain-lain. Ketidaksiapan dokumen formalities di pelabuhan akan menyebabkan

tertahannya kapal di pelabuhan yang akan menimbulkan denda (demurrage) yang sangat

mahal.

Project Control (Schedule/Cost) : Dalam rangka menjaga pelaksanaan pekerjaan sesuai

jadwal dan biaya yang telah ditetapkan, maka perlu ditunjuk seorang project controller

yang bersama-sama pemilik (untuk melakukan pemeriksaan dan pengawasan) dan

pelaksana (mengatur sumberdaya manusia, barang-barang dan peralatan) proyek

membuat rencana pelaksanaan pekerjaan. Rincian pekerjaan dibuat dari tingkat yang

paling ringkas sampai sangat detil yang memungkinkan bagi pemilik maupun pelaksana

untuk mengawasi dan mengendalikan (small manageable unit). Jadwal biasanya dibuat

dalam bentuk CPM dan Barchart (atau timeline diagram), sementara biaya biasanya

dibuat dalam bentuk progress measurement rule dan progress interim calculation yang

memasukkan bobot pekerjaan. Project Controller biasanya akan berhubungan dengan

semua pihak didalam proyek untuk mendapatkan informasi terakhir dari setiap unit

pekerjaan dan melaporkan kepada pimpinan proyek untuk memberikan bahan-bahan

penting dari suatu kemajuan pekerjaan yang memerlukan pengambilan keputusan dari

pimpinan proyek.

Quality Assurance & Quality Control : khusus untuk pengendalian kualitas proyek,

biasanya proyek membentuk tim khusus yang harus bekerja sejak awal proyek

(engineering), saat pelaksanaan (procurement & construction) dan pada saat serah terima

pekrjaan (start-up & commissioning). Pelaksana biasanya telah menyiapkan rencana

pemeriksaan dan pengujian barang dan pekerjaan (Inspection and Test Plan) yang akan

dijadikan pedoman oleh setiap pihak (pemilik, pelaksana, instansi terkait) untuk

melakukan pengendalian kualitas.

Quantity Surveyor : Untuk menghitung kuantitas barang-barang atau pekerjaan biasanya

diperlukan timkhusus untuk melakukan pengukuran dan evaluasi disamping untuk tujuan

pengendalian juga untuk keperluan penyelesaian klaim antara pihak.

Variation : untuk jenis kontrak lumpsum ataupun harga satuan bisa saja terjadi perubahan

kuantitas dan harga yang akan mempengaruhi nilai kontrak. Setiap pihak harus

mendokumentasikan setiap perubahan yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan untuk

menetapkan apakah ada perubahan kuantitas dan harga atau tidak. 

Contract Administration : dalam rangka pengendalian kontrak perlu dilakukan kegiatan

administrasi kontrak oleh seseorang yang memahami kontrak secara hukum dan secara

aplikasi. Semua pelaksanaan ketentuan-ketentuan yang didalam perjanjian harus dicatat

dan dievaluasi apakah sudah dijalankan sesuai kontrak atau ada penyimpangan dalam

pelaksanaannya. Penyimpangan pelaksanaan ketentuan kontrak biasanya akan

menimbulkan klaim dari salah satu pihak kepada pihak yang lain. Tidak semua ketentuan

di dalam kontrak akan digunakan didalam pelaksanaan kontrak karena itu hanya diatur

didalam kontrak untuk tujuan mengantisipasi apabila terjadi suatu keadaan tertentu,

seperti misalnya: force majeure, termination, penalty dll. Seseorang yang telah

mengalami bekerja pada proyek dengan mengalami kejadian-kejadian tertentu yang harus

menggunakan ketentuan-ketentuan dalam kontrak tersebut mempunyai kelebihan

dibandingkan orang-orang yang tidaka mengalami langsung. Orang tersebut diharapkan

dapat memberikan rekomendasi yang terbaik kepada pimpinan proyek untuk mengambil

keputusan atau penyelesaian masalah yang terbaik pula.

Verification Invoice : salah fungsi penting didalam pelaksanaan kontrak adalah

melakukan tagihan atas pekerjaan yang sudah dilaksanakan sesuai ketentuan kontrak.

Pemilik perlu melakukan pemeriksaan terhadap tagihan yang diajukan oleh pelaksana

pekerjaan untuk memastikan bahwa tagihan yang diajukan sesuai ketentuan dalam

kontrak dan dilengkapi dengan berita acara kemajuan pekerjaan dan bukti pendukung

yang memadai dan sah. Keterlambatan dalam melakukan verifikasi ini akan

menyebabkan realisasi pembayaran ke pelaksana yang lebih lanjut akan mengganggu

aliran kas pelaksana yang secara langsung akan mengganggu operasional pekerjaan di

lapangan.

Settlement of Claims : Setiap saat dalam proses pelaksanaan pekerjaan bisa saja timbul

berbagai klaim ke pemilik baik yang dating dari pelaksana maupun dari pihak lain yang

terganggu atau dirugikan oleh pelaksanaan pekerjaan. Klaim dari pihak pelaksana yang

terkait langsung dengan fasilitas yang sedang dibangun biasanya lebih mudah

mengevaluasi dan memutuskannya, tetapi klaim yang bersalah dari pihak ketiga sering

kali sulit diselesaikan karena biasanya tidak bisa didefinisikan secara tegas didalam

kontrak. Resiko-resiko seprti ini biasanya dikumpulkan dan pindahkan ke pihak lain

seperti asuransi atau pihak penjamin lainnya. Untuk bisa menyelesaikan klaim diperlukan

dokumentasi yang baik dan lengkap (laporan-laporan dan berita acara kejadian).

Close-out Report: Salah satu cara mendokumentasikan pengalaman selama pelaksanaan

pekerjaan sampai terselesaikannya pembangunan fasilitas tersebut adalah melalui

penyusunan Colse-out Report yang berisi semua kejadian-kejadian penting dan cara

menyelesaikannya (lesson learned) yang dapat dijasikan acuan untuk pelaksanaan

pekerjaan dimasa yang akan datang. Umumnya, sebuah close-out report berisi semua

dokumentasi proyek yang disusun secara sistematis sehingga mudah untuk mempelajari

dan menggunakannya. Yang paling simple dari sebuah close-out report berisi semua

dokumen yang akan diserahterimakan dari pelaksana ke pemilik yang minimal berisi as-

built drawing dan berbagai manual pengoperasiaon dan perawatan.

Dalam sebuah organisasi proyek EPC dimana ada pemilik dan pelaksana, inisiatif prospektif

(solusi) atas situasi kritis untuk menjaga reputasi organisasi agar proyek berjalan sesuai harapan

semua pihak (stakeholder) biasanya dilakukan oleh sebuah konsultan manajemen proyek yang

memahami sifat-sifat proyek yang dilaksanakan secara integral sejak kegiatan engineering,

procurement, construction, dan sampai start-up & commissioning.