MANAJEMEN PENGELOLAAN KLOTER MENUJU PENGUATAN LAYANAN, BIMBINGAN DAN PERLINDUNGAN JEMAAH

Oleh :

H. KUSNUL HADI

Kabid PHU Provinsi BALI

LANGKAH PERTAMA SEBAGAI KETUA KLOTER

I. DI DALAM NEGERI

a) Memperkenalkan diri kepada Jemaahnya

b) Koordinasi dengan Petugas Haji yang lain

c) Mengenali Karakteristik Petugas yang lain

d) Memetakan CalHaj yang menjadi tanggung jawabnya

e) Memeriksa Dokumen-dokumen CalHaj

f) Membuat Skenario pertolongan pada CalHaj

g) Melaporkan kepada Panitia Embarkasi Dalam Negeri

II. DI LUAR NEGERI (ARAB SAUDI)

a. Mengkoordinasikan/menginformasikan niat ihrom (dalam pesawat sebelum ya lamlam/diJeddah setelah mendarat)

b. Mengkoordinasikan dalam proses pemeriksaan Visa di Bandara Jeddah/Madinah

c. Mengkoordinasikan dengan Karu dan Karom serta petugas yang lain untuk memasuki Bus

d. Melaporkan pada Ketua Sektor tentang kedatangan Kloter yang dibawanya

e. Mengkoordinasikan tentang kamar hotel

f. Mempersiapkan jemaah haji untuk melaksanakan ibadah umroh

g. Membentuk grup-grup jemaah sesuai analisa yang telah ditentukan

h. Mengawal jemaah sampai sampai tuntas prosesi umroh

i. Memastikan kelengkapan jemaahnya sesusai jumlah

Kita harus bertindak kemana dandengan siapa?

1) Tanazul

2) Jemaah meninggal

3) Jemaah sakit ringan

4) Jemaah sakit berat

5) Kehilangan paspor

6) Terlepas dari rombongan

7) Penempatan jemaah di Arafah dan di Mina

“Kami berhaji untuk BERTUGAS, bukan bertugas untuk BERHAJI”

“Andai ada saja SATU JEMAAH kami yang tidak mabrur hajinya, maka kami siap untukmenjadi petugas yang juga HAJINYA TIDAK

MABRUR”

#marimabrurbersama

REORIENTASI POLA PIKIR

UU13/2008

Tujuannya adalah

➢ Pembinaan

➢ Pelayanan

➢ Perlindungan

UU 8/2019

A. Pembinaan

Pelayanan

Perlindungan

B. Mewujudkan kemandirian dan

ketahanan dalam penyelengga-

raan ibadah haji

ASAS PENYELENGGARAAN IBADAH HAJI

1. Syariat;

2. Amanah;

3. Keadilan;

4. Kemaslahatan;

5. Kemanfaatan;

6. Keselamatan

7. Keamanan;

8. Profesionalitas;

9. Transparansi; dan

10.Akuntabilitas.

Dinamika Penyelenggaraan Ibadah Haji petugas dan jemaah setiap tahun

berganti

dilaksanakan di luar negeri dengan

adat istiadat, alam biografis, kultur ber

beda

melibatkan bayak pihak, lembaga dan

instansi

memerlukan pasilitas layanan yang

terbaik dan jumlah yang besar serta

waktu singkat

perubahan regulasi dan kebijakan yang sangat

cepat

Ibadah fisik, tingkat kelelahan yang sangat

tinggi

problematika yang sangat dinamis (never ending story)

ZONASI

MANAJEMEN PERHAJIAN YANG DIKEMBANGKAN DITJEN PHU

3

4

2

5

1Berbasis Komitmen

Lintas Lembaga

Total QualityManagement

1. Berbasis Komitmen Lintas Lembaga

➔koordinasi dan komitmen kuat menjadi kunci sukses➔penting dilakukan antar sesama petugas:PPIH Kloter, PPIH Arab Saudi, perangkat kloter

K/L TerkaitKemenkes, Kemenlu, TNI,

POLRI

PemdaProvinsi/Kabupaten/Kota

Peran Serta

MasyarakatPemerintah KSA

Perwakilan

Indonesia di KSAKBRI, KJRI

2. Fokus Pada Jemaah

➔peningkatan mutu layanan menjadi prioritas➔Prioritas kepentingan jemaah dibanding kepentingan pribadi

Pendaftaran

Dokumen Perjalanan

Ibadah Haji

Pembinaan Manasik

Kesehatan

Transportasi

Akomodasi

Konsumsi

Pelindungan Jemaah

0102

03

0405

06

07

08

Elementary Layouts

01 02 03 04

Haji ramah lansia

(elderly friendly

hajj)

Jemaah haji

tergolong lansia

mencapai 29%.

Haji ramah

perempuan (woman

friendly hajj)

Jemaah haji

perempuan +/- 56%

haji yang

menyenangkan

(fun hajj for all)

Haji ramah difabel

(diffable friendly

hajj)

Sesuai amanat UU 8/2019

3. Fokus pada Fakta dan Data

• Sebagai bangsa yang beradab dan menjunjung tinggi nilai-nilai agama, sudah selaiknya bangsa

Indonesia memiliki konsen terhadap kelompok-kelompok rentan (vulnerable groups) dalam

memberikan layanan publik.

• Total Quality Management Haji fokus untuk memberikan layanan spesifik (specific services) kepada

jemaah difabel, lansia, dan perempuan sebagai vulnerable groups.

09

4. Inovasi Berkelanjutan

1 2 93 4 5 6 7 8

Kloter Berbasis

Wilayah

Penyusunan pramanifes

kloter dilakukan sedini

mungkin untuk

mengefektifkan

bimbingan manasik di

kecamatan, karena regu

dan rombongan akan

berbasis wilayah

Pelayanan Terpadu

dan Sistem

Pelaporan

▪ Mengefektifkan

Pelayanan Terpadu di

tingkat Daker, terutama

Daker Makkah dan

Madinah

▪ Penyempurnaan sistem

pelaporan berbasis

aplikasi mobile untuk

laporan kloter dan

pelayanan petugas yang

terintegrasi dengan

Siskohat

Manasik

Sepanjang Tahun

▪ Pelaksanaan program

inisiasi manasik

sepanjang tahun bagi

jemaah untuk

menambah

pengetahuan manasik

haji

▪ Manasik jamaah lansia,

uzur dan sakit

Penomoran

Maktab

Nomor maktab di

Armuzna

disesuaikan

dengan Nomor

maktab di Makkah

yang berbasis

zonasi

Non-Teller dan

Non-tunai

▪ Mengefektifkan

pembayaran non-teller

untuk pelunasan haji

▪ Penyediaan living cost

tidak lagi diberikan

dalam bentuk tunai.

Diberikan dalam

bentuk kartu debit

sekaligus menjadi kartu

identitas jemaah dan

sarana transaksi

Respon Darurat

Penyiapan respon darurat di

Armuzna sebagai bagian dari

prosedur Pusat Krisis dengan

melibatkan muassasah

SOP manajemen mitigasi saat ada

bencana Integrasi/mengkombain

alokasi petugas Armuzna (219)

menjadi Petugas pendukung

dengan rekruitmen bareng

Petugas Pendukung (kompetensi,

syarat masuk, test masuk

Konsumsi

Full Covered

Penambahan

konsumsi pada

masa peak season

(3 hari sblm dan 2

hari setelah

Armuzna) dengan

model makanan

siap saji

Efisiensi

Proses Visa

Efisiensi proses visa

dengan verifikasi

dan visa request

dilakukan di Kanwil.

Paspor tidak perlu

dikirim ke Pusat

Penyusunan

Regulasi

Percepatan

penyusunan

regulasi teknis

karena terbitnya UU

No. 8 Tahun 2019,

tentang PIHU

10

Perbaikan

Proses Badal

dan Safari

Wukuf

Penyusunan

prosedur dan

regulasi bersama

antara Kemenag dan

Kemenkes

4

5. Partisipasi Semua Individu

PPIH Pusat

PPIH Embarkasi

PPIH Arab Saudi

PPIH KloterPetugas Haji Daerah

Tenaga Musiman

KBIH

1

2

3

45

6

7

STRATEGI OPTIMALISASI

❖ Petugas Yang Menyertai Jemaah Haji (Ketua Kloter, Pembimbing Ibadah, Petugas Kesehatan, PHD):

a. Peleburan fungsi petugas pada saat berada di Sektor wilayah bermukim.

b. Koordinasi dengan petugas haji Sektor.c. Pemberian tanda pengenal bagi petugas kloter.

❖ Petugas Yang Tidak Menyertai Jemaah Haji (PPIH Arab Saudi):

a. Penempatan petugas pelayanan umum dan bimbingan ibadah di tempat akomodasi.

b. Optimalisasi fungsi petugas Siskohat.

c. Perubahan struktur Wakasektor menjadi Sekretaris Sektor.d. Optimaliasasi Sektor Armina.

❖ Pendukung PPIH Arab Saudi:

Perubahan penamaan temus mukimin dan mahasiswa menjadi Pendukung PPIH Arab Saudi dengan tujuan menjaga psikologys dan optimalisasi peran dan fungsinya.

KARAKTERISTIK HAJI 2020

1. Sistem pemondokan berdasarkan zonasi (seluruh jamaah

embarkasi berada di satu wilayah, bahkan satu provinsi

berada di satu hotel/zonasi akomodasi non-qur’ah)

2. Layanan fast track bagi jemaah embarkasi SUB ➔

antisipasi aktivitas jemaah di bandara

3. Kloterisasi berbasis wilayah (memungkinkan anggota

KBIHU terpisah)

4. Pelaporan petugas berbasik elektronik

5. Living cost non-tunai ➔ problem operasionalisasi kartu

PENGELOLAAN KLOTER

• Memastikan keberadaan petugas kloter pada setiap kloter danBERFUNGSI dari awal persiapan keberangkatan sampai dengankepulangan kloter.

• Membina KOMUNIKASI dan KOORDINASI antar petugas.

• Manajemen kloter ada di PETUGAS KLOTER dan bukan berada diKBIHU.

• Manajemen pengelolaan sangat DINAMIS➔ kecermatanmembaca situasi dan kebutuhan jemaah

• PEMBERDAYAAN perangkat Kloter➔ karu dan karom bersinergidengan petugas kloter

KUNCI SUKSES PENGELOLAAN KLOTER

• komitmen dan integritas

• standar layanan

• tindakan preventif

• kreatifitas dan inovasi

TARGET AKHIR

• Memaksimalkan fungsi pembinaan, pelayanan dan perlindungan bagi jemaah PLUS membantu mewujudkankemandirian dan ketahanan jemaah

• Menyukseskan program Kementerian Agama tahun 2020untuk penyelenggaraan ibadah haji yaitu “PENINGKATAN KUALITAS PEMBINAAN JEMAAH HAJI”.

• Mengantarkan jemaah haji menggapai KEMABRURAN secara kolektif.

petugas haji BAHAGIA melihat ekspresi

KEBAHAGIAAN jemaahsepulang haji

terima kasih