ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

MAKALAH MANAJEMEN ORGANISASIUNTUK MEMENUHI TUGAS MANAJEMEN ORGANISASI

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMENSatria Priatna - 101120131

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENGELOLAANPT HASTINGS MITRATAMA

DOSEN : Tedjo Tripomo, ST, MM

Disusun oleh :

Satria Priatna - 101120131

May 2011 1

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

Struktur Organisasi PT Hastings Mitratama

Abstrak

Paper ini bertujuan untuk menjelaskan implementasi struktur organisasi

yang telah diterapkan pada perusahaan tersebut , apa saja kekurangan yang

mungkin terjadi pada struktur organisasi yang telah ada dan apa saja yang harus

disesuaikan untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan PT Hastings

Mitratama.

Profil Perusahaan

PT. Hastings Mitratama sejak tahun 1994, memilki komitmen sebagai

distributor dan spesialisasi dalam bidang alat-alat keamanan Patroli satpam

(Guard Tour), mesin absensi (Time Attendance) dan pengamanan ruang

(Security System). Dalam melaksanakan perkerjaannya PT. Hastings Mitratama

didukung oleh para personil yang professional dan berpengalaman dibidangnya

masing-masing untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

      Sampai saat ini PT. Hastings Mitratama telah mendapatkan kepercayaan

diberbagai bidang usaha antara lain: Perbankan, Hotel, Apartment,

Telekomunikasi, Hospital, Manufacturing, Asuransi, dan lain-lain. Ini semua kami

capai dengan komitmen memberikan produk dan pelayanan yang terbaik bagi

semua customer sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

     PT Hastings Mitratama akan terus berkembang dari waktu kewaktu dengan

dukungan dan kerjasama semua pelanggan untuk memberikan pelayanan yang

terbaik dalam menjaga kualitas, efektifitas waktu dan tenaga, dan menjadi

perusahaan yang berdiri kokoh sampai saat ini.

May 2011 2

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

Latar Belakang

Meningkatnya resiko kehilangan barang akibat pencurian atau sekedar

tangan jahil didaerah perkantoran dan pabrik sering kali terjadi mengingat

besarnya aktifitas yang berlangsung dengan jumlah orang yang tidak sedikit

dengan keragaman sifat dan perilaku pegawai yang memiliki kebiasaan buruk

menimbulkan implikasi negatif seperti timbulnya kecurigaan, kecurangan dan

ketidak percayaan sesama rekan kerja saat terjadinya kehilangan barang yang

pada akhirnya mengurangi produktifitas dan semangat kerja. Hal tersebut

merupakan contoh bagian kecil dari permasalahan keamanan lingkungan kantor

dan pabrik dengan segala permasalahan keamanan yang ada saat ini. Dan hal

tersebut terjadi di belahan dunia manapun.

Industri keamanan gedung bertujuan untuk memberikan rasa aman yang

memenuhi persyaratan mutu , keamanan dan kehandalan yang disesuaikan

dengan kebutuhan pelanggan baik skala besar , sedang , maupun kecil.

Merupakan masalah penting apabila sistem yang diterapkan menjadi gagal dan

tidak berfungsi , karena menyangkut masalah keamanan harta benda dan orang-

orang yang berada didalam gedung atau rumah tersebut, bahkan dalam situasi

gawat sekalipun. Sebagaimana industri dan produk – produk keamanan gedung

May 2011 3

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

yang memerlukan sertifikasi untuk menjamin akurat dan stabilnya sistem yang

digunakan .

Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan terbaik dalam mendorong kemajuan teknologi

keamanan di Indonesia

Misi Perusahaan

Secara terus menerus memberikan jasa konsultasi keamanan dan

pelayanan yang terbaik kepada konsumen.

Meningkatkan kesejahteraan dan produktifitas karyawan.

Memperbesar skala perusahaan untuk meningkatkan penjualan.

Sruktur Organisasi PT Hastings Mitratam saat ini, sbb :

May 2011 4

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

Permasalahan Yang Muncul

Dengan uraian penyapaian latar belakang seperti telah di sebutkan bahwa

dalam me-implementasikan sistem yang terdiri dari beberapa komponen

pendukung seperti komponen pembatasan terhadap akses ruangan, komponen

kamera perekam dan pemantau, dan komponen integrator untuk me-integrasikan

beberapa alat-alat keamanan untuk bekerja secara bersama-sama dan saling

mendukung diperlukan bagian penelitian dan pengembangan .

Saat ini bagian penelitian dan pengembangan masih ditangani oleh

bagian teknologi informasi dibawah departemen operasiaonal, hal tersebut

menyebabkan bagian ini lebih me-fokuskan diri dalam kelancaran pelaksanaan

implementasi di lapangan seperti:

1. Persiapan modul yang dipesan

2. Instalasi

3. Training

4. Perubahan sistem disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan dan,

5. Penanganan permasalahaan dan perbaikan.

Ada dua hal yang menjadi dasar pertimbangan dalam merubah struktur

organisasi saat ini, yaitu :

1. Belum ada penanggung jawab terhadap masing-masing produk

Untuk mengatur dan mengawasi ketersediaan masing-masing produk dan

distribusi barang, maka dibutuhkan bagian baru atau departemen yang mengatur

hal tersebut dan mampu berkoordinasi dengan bagian lain . Saat ini pengaturan

dan pengawasan ketersediaan berbagai produk berada pada bagian operasional

yang menjadi salah satu tanggung jawab dari berbagai tanggung jawab yang

dibebankan pada departemen tersebut seperti teknisi, pengadaan barang dan

teknologi informasi.

May 2011 5

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

2. Belum ada penanggung jawab terhadap penelitian dan

pengembangan produk

Untuk mendukung bagian penelitian dan pengembangan pada

departemen tersebut hanya bersifat sekunder, sehingga apabila pesanaan

sedang tinggi menyebabkan kegiatan penelitian dan pengembangan sementara

tidak berjalan, dan hal tersebut sering kali terjadi sehingga fungsi bagian

penelitian dan pengembangan menjadi tidak fokus dan terkesan terbengkalai.

Uraian Struktur Organisasi Saat Ini

Struktur organisasi yang telah dibentuk merupakan struktur organisasi yang

mengandalakan fungsi pada masing-masing bagian dan membentuk matrik

untuk koordinasi dan hubungan antar bagian, karena produk yang dijual adalah

ragam dari produk-produk keamanan yang saling terkait, karena PT Hastings

Mitratama bukan sebagai perusahaan produksi hanya selaku distributor resmi di

Indonesia, sehingga seluruh departemen dan bagian-bagian dalam struktur

organisasi lebih fokus pada proses primer seperti integrasi sistem, pemasaran,

instalasi dan pelayanan purna jual.

Setiap produk belum memiliki bagian yang bertanggung jawab terhadap

produk tersebut, sehingga tanggung jawab saat ini sepenuhnya ada dibawah

direktur.

Untuk hal-hal yang dianggap sekunder seperti pengembangan keragaman

produk pada masa datang belum menjadi fokus utama, padahal kita sadari

bahwa perkembangan produk elektronik terus berkembang dari jaman kejaman

dan bila tidak diikuti maka akan tertinggal dengan produk pesaing.

May 2011 6

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

Usulan Perubahan Struktur Organisasi PT hastings Mitratama

Uraian Usulan Struktur Organisasi

Hal tersebut yang menjadi dasar pemikiran kami untuk menambah

struktur departemen langsung dibawah direksi adalah bagian penelitian dan

pengembangan dengan sebutan Departemen RnD (Research and Development)

. Departemen tersebut sangat memiliki manfaat yang baik apabila di fokuskan

sendiri dalam melakukan penelitian produk apa saja yang diperlukan oleh

pelanggan pada masa yang akan datang dan produk-produk baru yang mungkin

akan menjadi tren selanjutnya. Dengan adanya departemen ini maka

perusahaan memiliki bagian dalam merencananakan kebutuhan sistem

perangkat keras dan perangakat lunak untuk jangka panjang , sehingga

perusahaan tidak kalah bersaing terhadap kompetitor baik dari segi penguasaan

teknologi dan keragaman produk baru yang sedang dan akan dijual baik jangka

pendek maupun jangka panjang.

Struktur organisasi yang akan ditambah lagi adalah pimpinan produk

dengan struktur yang tidak jauh berbeda dengan struktur organisasi sebelumnya,

karena penambahan tersebut tidak mempengaruhi departemen yang lain, tetapi

akan ada penambahan arah dan koordinasi struktur organisasi secara matrik,

May 2011 7

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

yaitu untuk departemen pimpinan produk yang yang harus berkoordinasi dengan

departemen yang lain.

Berikut adalah rencana struktur matriknya :

Pada beberapa organisasi , seringkali dirasakan bahwa organisasi

memerlukan kelebihan dari struktur organisasi fungsional maupun kelebihan dari

struktur organisasi produk secara bersamaan , untuk kondisi khusus seperti ini

dapat digunakan struktur matrik , yang boleh juga dikatakan penggunaan struktur

fungsional dan struktur produk secara bersamaan (Hari Lubis) .

Diharapkan dengan menggunakan struktur matrik, bagian struktur

produksi yang memang memerlukan perhatian khusus dapat berkonsentrasi

pada bagiannya masing-masing dan dapat berkoordinasi dengan bagian yang

memang bersifat fungsional yang diharapkan memberikan efisiensi dan mampu

me-integrasikan produk-produk yang melewatinya.

May 2011 8

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

Kesimpulan

PT Hastings Mitratama adalah perusahaan distribusi sistem keamanan ,

seluruh departemen dan bagian-bagian dalam struktur organisasi lebih fokus

pada proses primer seperti integrasi sistem, pemasaran, instalasi dan pelayanan

purna jual.

Struktur organisasi PT Hastings Mitratama masih bersifat fungsional,

sehingga tidak ada bagian yang berkonsentrasi terhadap satu produk untuk

mengendalikan dan me-evaluasi produk secara khusus. Maka diperlukan

tambahan departemen yang bertugas sebagai pimpinan produk untuk dapat

mengawasi, mengendalikan produk dan berkoordinasi dengan bagian lain secara

matrik.

Belum ada bagian pengembangan untuk rencana jangka panjang dalam

merencanakan dan mengembangkan produk baru, seiring dengan kemanjuan

teknologi keamanan hal tersebut sangat dibutuhkan. Sehingga diperlukan

departemen baru yang bertugas sebagai penelitian dan pengembangan produk

jangka panjang untuk me-antisipasi perkembangan teknologi yang semakin

maju.

Dengan penambahan departemen produk yang memiliki bagian masing-

masing produk merubah struktur fungsional menjadi kombinasi dengan struktur

produk.

Usulan perubahan struktur organisasi PT Hastings Mitratama,

memerlukan kajian ulang yang mendalam dan harus ditinjau dari berbagai faktor

untuk memperoleh hasil yang maksimal dan efisien , baik ditinjau secara proses

dan finansial.

May 2011 9

ITBK - Manajemen Organisasi Satria Priatna

Daftar Pustaka

Anoname, 2002. Company Profile 2010, PT.Hastings Mitratama, Jakarta

Hari Lubis. Pengantar Teori Organsasi, Suatu Pendekatan Makro.

May 2011 10