MANAJEMEN WAKTU

TIM MANAJEMENTIM MANAJEMEN

Tujuan Topik :• TIU :

Memahami konsep manajemen waktu • TIK :1. Menjelaskan pengertian manajemen waktu2. Menjelaskan tujuan manajemen waktu3. Menjelaskan proses manajemen waktu4. Menjelaskan prinsip dasar manajemen

waktu5. Menjelaskan hal-hal yang dapat menyita

waktu6. Menjelaskan tehnik manajemen waktu

Pendahuluan

• Sulit mengatur & mengendalikan waktu dalam mengorganisir sumber daya

• Jumlah waktu : 168 jam / mgg, 42 jam untuk pekerjaan / berhubungan dengan orang lain

• Mengatur waktu dapat melakukan segala hal secara sistematis waktu dapat dimanfaatkan seefektif mungkin

Pendahuluan lanjutan

Mengatur waktu suatu keahlian yang sangat penting untuk dipelajari dan dilatih karena akan senantiasa mememerlukannya sepanjang masa kerja dan rekreasi

Pengaturan waktu yang efektif untuk jangka pendek dan untuk jangka panjang

pengendalian waktu.

Pengertian • Arnold (dalam Volk-Tebbit, 1978) sebagai

sebuah system referensi untuk pemahaman dan penggambaran kejadian dan urutan peristiwa-peristiwa.

• Mackenzie (1972), waktu tidak dapat disimpan atau ditimbun

• Drucker (1967), waktu begitu penting, sehingga hal apapun lainnya tidak akan bisa diatur, jika tidak dapat mengatur waktu

Tujuan • membuat aktifitas menjadi

berguna sebesar mungkin.

• jumlah waktu yang paling sedikit akan menghasilkan hasil yang paling besar

Proses• Adalah perluasan dari metoda

pemecahan masalah mengandung unsur pengaturan orang lain kearah efektivitas biaya.

• Melihat situasinya saat ini (actual) pada lingkup pribadi dan professional (waktu khusus dan manajerial).

1. Sediakan waktu untuk perencanaan dan menetapkan prioritas

2. Menyelesaikan tugas berprioritas tinggi sesegera mungkin

3. Tuntaskan tugas sebelum memulai tugas yang lain

4. Prioritaskan kembali tugas yang tersisa berdasarkan informasi baru yang terkait tiga (3) katagori prioritas waktu :

Jangan dikerjakan Dikerjakan nanti Kerjakan sekarang

Prinsip DasarPrinsip Dasar

a. Jangan dikerjakanMasalah bisa hilang tanpa diatasi, sudah kadaluarsa, dapat dikerjakan oleh orang lain informasi dibuang atau diteruskan

b. Dikerjakan nantiTidak disertai jatuh tempo, dapat ditunda, dapat diperlambat alasan tidak ingin memulai, tidak tahu dari mana memulainya, tidak tahu dari mana memulainya meskipun ingin memulai.

c. Dikerjakan sekarangKegiatan yang tidak dapat ditunda (karena kebutuhan staf, kebutuhan peralatan, rapat dan lain-lain) dan kebutuhan unit operasional harian.

Katagori prioritas waktu :Katagori prioritas waktu :

Penyita Waktu

1. Faktor Internal sifat menunda perencanaan kurang baik gagal menetapkan tujuan dan sasaran tidak mampu mendelegasikan tidak mampu mengatakan tidak terlalu banyak krisis terburu-buru, ragu-ragu kebijakan pintu terbuka.

2. Faktor Eksternal teleponsosialisasirapat-rapatkurang informasikomunikasi terbataskurang umpan balikkurang adekuat penjelasan kebijakan

atau prosedurbawahan tidak kompetensistem penyimpanan informasi jelekkertas kerja dan membaca.

Tehnik Manajemen Waktu1. Komitmen pribadi untuk perbaikan 2. Memutuskan apa yang tidak perlu dilakukan3. Belajar mengatakan tidak4. Mencatat bagaiman waktu digunakan

“Lembar kerja analisa Waktu” (Brown, 1980)5. Perencanaan penggunaan waktu 6. Memerangi kebakaran versus mencegah

kebakaran 7. Waktu utama 8. Mengatur ruang kerja 9. Memo-itis (Radang memo)10. Mengatur orang

Kesimpulan

• Konsep waktu adalah sebuah fenomena yang konstan.

• Waktu adalah sebuah sistem referensi untuk pemahaman dan penggambaran kejadian dan urutan peristiwa.

• Proses manajemen waktu sejajar dengan metoda pemecahan masalah.