Manajemen folder dan upload metadata
-
Upload
vika-kovariansi -
Category
Education
-
view
319 -
download
0
Transcript of Manajemen folder dan upload metadata
PERPUSTAKAAN DIGITAL: Manajemen Folder dan Upload Metadata
Vika A. Kovariansi, S.Sos
Tujuan
Promosi hasil karya ilmiah
sivitas akademika dan diseminasi
informasi mengenai institusi
Koleksi / Dokumen yang mewakili hasil karya ilmiah sivitas akademika dan informasi mengenai institusi
Disertasi
Tesis
Tugas Akhir/Skripsi
Laporan Penelitian
Grey Literature
Jurnal
Prosiding
Buku
Course Material
Organisasi
Direktori Kepakaran
Electronic clipping
Supaya terorganisasi dengan baik dan mudah dicari melalui teknik browsing, maka koleksi digital perlu dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu.
Tidak disarankan membuat pengelompokan koleksi lebih dari 4 kategori. Karena kalau terlalu panjang, pengguna akan merasa tidak nyaman dalam pencarian koleksi, terlalu lama melakukan browsing
Koleksi dikelompokkan berdasarkan jenis koleksi/dokumen (1)
Di dalam setiap jenis koleksi/dokumen, dikelompokkan kembali berdasarkan Subjek studi (2)
Di dalam setiap subjek studi, dapat dikelompokkan berdasarkan tahun pembuatan dokumen (3)
Contoh Pengelompokan koleksi digital di Perpustakaan Digital ITB: Pengelompokan pertama
berdasarkan jenis koleksi/dokumen
Contoh Pengelompokan koleksi digital di Perpustakaan Digital ITB: Pengelompokan kedua
berdasarkan subjek studi
Contoh Pengelompokan koleksi digital di Perpustakaan Digital ITB: Pengelompokan ketiga
berdasarkan tahun pembuatan dokumen
Klik pada menu “Registrasi”
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Proses mengaktifkan keanggotannya dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu :
a. Aktivasi yang dilakukan oleh administrator. Administrator mempunyai otoritas untuk mengaktifkan atau menon-aktifkan member. Namun aktivasi tipe ini disebabkan fasilitas pengiriman kode aktivasi pada server digital library tidak aktif.
b. Aktivasi yang dilakukan oleh user. Setelah melakukan registrasi user akan dikirim email yang berisi kode aktivasi. Kode tersebut akan digunakan untuk mengaktifkan keanggotaan melalui Confirm for activation, klik mengaktifkan account untuk mengaktifkannya. Inputkan email dan validation number anda pada form yang tersedia.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Guest: Merupakan user yang tidak login ke aplikasi GDL. User ini dapat meng-explore digital library tetapi hanya sebatas metadata.
Public User: Merupakan user yang telah melakukan registrasi dan telah diaktifkan. Otoritas yang dimiliki meliputi browsing, searching, view article sampai dengan file versi lengkapnya.
Editor: Merupakan member yang bertanggung jawab terhadap pemuatan berita di GDL. Otoritas editor hampir sama dengan member, dimana editor dapat memasukkan berita yang akan dimuat di GDL.
CKO (Chief Knowledge Officer): Merupakan member yang mempunyai tanggung jawab untuk mengelola isi dari digital library. CKO dapat mengelola metadata, file maupun struktur digital library yang berada dibawah otoritasnya.
Admin (Superuser): Merupakan member yang mempunyai otoritas paling tinggi dari user-user lainnya. Superuser ini dimiliki seorang administrator yang bertanggung jawab untuk mengelola server GDL.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Setelah berhasil aktivasi, maka anggota dapat login ke dalam Digilib ITB, pada menu “Login”.
User ID = alamat e-mail Kata kunci = kata kunci saat registrasi
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Tampilan halaman depan setelah berhasil login
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Sebelum mengirimkan metadata dan file ke
perpustakaan digital, kita persiapkan terlebih dahulu
FOLDER UTAMA dikelompokkan berdasarkan
jenis koleksi / dokumen.
Di masing-masing folder utama tersebut, kita
persiapkan juga sub folder yang dikelompokan
berdasarkan subjek studi.
Di masing-masing sub folder subjek studi, kita persiapkan
juga sub folder berikutnya yang dikelompokan berdasarkan tahun
pembuatan dokumen
Cara kerja pembuatan folder dan sub-folder di perpustakaan digital sama dengan cara pembuatan folder dan sub-folder di Windows Explorer
Menu membuat folder
Menu Tambah Folder untuk membantu kita dalam membuat folder
Menu Tampilan Ganda untuk menampilkan Explorer dalam 2 panel, berguna saat memindahkan metadata dari folder satu ke folder lain
Menu Tampilan satu untuk menampilkan Explorer dalam 1 panel, seperti tampilan di gambar
1
2
3
Contoh Explorer Tampilan Ganda
Contoh Form Pembuatan Folder Isi Nama Folder Baru di field “Nama” Pilih Folder induk tempat kita menyimpan folder baru
Upload file hanya dapat dilakukan oleh user yang berstatur minimal Editor atau CKO yang memililki kewenangan lebih luas.
Editor hanya dapat meng-upload ke dalam foldernya sendiri, sedangkan CKO dapat meng-upload ke dalam folder yang spesifik.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Pilih folder Pilih skema dokumen
Judul • Huruf Kapital atau sesuai asli ? • Contoh: • ANALISIS BESARAN
KOEFISIEN PENGALIRAN (C)
Serial • Judul seri, vol, no., keterangan
waktu • Contoh: Media Teknik :
Majalah Ilmiah Teknologi, No. 1, Th. XXIII, Edisi Februari 2001
Penulis • Nama lengkap (gelar ditulis di
belakang nama), (NIM) (utk mhs) • Contoh: Yoshe Aulia (NIM
95004028)
Keyword • Keyword 1, Keyword 2, dst. • Contoh: Land use, sensitifity
run-off coefficient (C)
DDC • [Kode Koleksi] [Nomor DDC] [3
huruf Entri Utama], • Contoh: T 584 IZM
Abstrak & Abstract • Abstrak Bahasa Indonesia • Abstrak Bahasa Inggris
Kontributor • Contoh: • Pembimbing 1: M. Syahril, Dr.,
Ir., BK. • Pembimbing 2: Noortjahjono,
Ir., Dipl.HE.
Tanggal dokumen • Tanggal penerbitan dokumen
(jika tertulis lengkap), jika tidak, cukup dituliskan dengan tahun terbit
File • Jumlah file yang
berkaitan yang akan di upload
Pilih folder Pilih menu “upload/edit”
Pilih skema dokumen ->
dokumen umum
Isi data dalam field
Browse file yang akan di-
upload Update index
Skema data yang digunakan dapat berupa dokumen umum atau dokumen format sederhana.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Input data-data yang diperlukan terutama yang diberi tanda (*) warna merah.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Contoh hasil metadata yang telah di-upload beserta file-nya.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.
Update Index berguna agar semua metadata yang telah di-upload dapat ditelusur kembali.
Copyright © 2010. Vika A. Kovariansi.