MAKALAH WEWENANG, LINI DAN STAFF

WEWENANG

Kekuasaan posisi dan legal rasional dapat disebut sebagai kekuasaan yang terbatas

pada lingkup kecil dan mudah untuk diganti. Kekuasaan ini biasanya disebut sebagai

wewenang atau authority. Wewenang, adalah kekuasaan jabatan yang memperoleh

pengesahan dari orang lain, dalam hal ini atasan dan bawahan. Pengertian tentang wewenang

dapat dipandang secara klasik dan juga secara pengakuan.

Secara klasik, wewenang dimiliki oleh atasan dan bawahan berkewajiban

mematuhinya. Kondisi ini dapat menimbulkan kekuasaan yang sewenang-wenang.

Pandangan pengakuan berdasarkan adanya pengakuan dari seseorang yang dipengaruhi

terhadap orang lain yang mempengaruhi mereka. Dengan demikian, dalam lingkup sempit,

wewenang yang sah belum tentu memperoleh pengakuan orang lain.

Weber menyebut wewenang sebagai wewenang yang legal dan sah. Weber juga

membagi wewenang menjadi wewenang kharismatik, rasional, dan tradisional. Indonesia kini

menuju kepada pembagian kewenangan antara pusat dan daerah, sehingga azas desentralisasi

lebih tampak. Pembagian ini menuju kepada pemberian wewenang kepada daerah lebih besar

dengan hak mengelola sendiri daerahnya untuk kegiatan-kegiatan tertentu, dan ada

keseimbangan penerimaan antara daerah dan pusat. Hal ini dilakukan untuk mencegah usaha

pemisahan diri oleh daerah-daerah:

Organisasi Lini (Line Organization)

Dalam jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang

tegas antara pimpinan dan pelaksanaan. Peran pimpinan dalam hal ini sangat dominan

dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan

yang utama adalah wewenang dan perintah.

Memang bentuk organisasi semacam ini, khususnya didalam institusi-institusi yang

kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan cepat diambil dan pelaksanaan keputusan

juga cepat. Kelemahannya jenis organisasi semacam ini kurang manusiawi, lebih-lebih para

pelaksana tugas bawahan hanya dipandang sebagai robot yang senantiasa siap melaksanakan

perintah.

Organisasi Staf (Staff Organization)

Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf

pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf berperan

sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena makin

kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi

menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat

memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi.

Meskipun organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan

dapat lebih baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu

yang lama karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan.

Organisasi Lini dan Staff

Organisasi ini merupakan gabungan kedua jenis organisasi yang terdahulu disebutkan

(line dan staf). Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga diberikan

wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga

pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat tetapi juga bertanggung jawab atas

perintah atau nasehat tersebut.

Keuntungan organisasi ini antara lain ialah keputusan yang diambil oleh pimpinan

lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung jawab pimpinan

berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf.

Dalam kehidupan sehari-hari apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan

sebagainya) akan melaksanakan suatu rencana tidak selalu langsung diikuti oleh penyusunan

organisasi baru. Struktur organisasi itu biasanya sudah ada terlebih dahulu dan ini relatif

cenderung permanen, lebih-lebih struktur organisasi departemen.

Disamping itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit yang lebih kecil

dan masing-masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan wewenang yang

berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya). Masing-masing unit

kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan dan kegiatan-kegiatan. Untuk

pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada sehingga tidak perlu menyusun organisasi

baru. Apabila rencana atau kegiatan tersebut tidak dapat ditangani oleh struktur organisasi

yang telah ada biasanya dibentuk, misalnya panitia tim kerja (kelompok kerja), komisi dan

sebagainya.

KONFLIK LINI DAN STAFF

Bentuk umum dari konflik organisasi adalah konflik antara para anggota lini dan staf.

Perbedaan ini memungkinkan para anggota lini dan staf untuk melaksanakan tugas mereka

masing-masing secara efektif. Pandangan lini :

Para anggota lini berpendapat bahwa para anggota staf mempunyai empat keluarga

staf melampaui wewenang

staf tidak memberikan advis yang sehat

staf menumpang keberhasilan lini

staf mempunyai prespektif yang sempit

Pandangan staf

Lini tidak mau meminta bantuan staf pada waktu yang tepat

Lini menolak gagasan baru

Memberi wewenang yang terlalu kecil kepada staf

Penanggulangan Konflik Lini dan Staf

Penegasan tentang tanggung jawabnya

Pengintegrasian kegiatan-kegiatan

Mengajarkan lini untuk menggunakan staf

Mendapatkan pertanggung jawaban staf atas hasil-hasil

LINI DAN STAFF

Lini mempunyai fungsi untuk bertangungjawab langsung atas tercapainya tujun-tujuan suatu

perusahaan. Staff adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi

yang funsi utamanya adalah meberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.

JENIS-JENIS STAFF

Staff pribadi (personal staff)

Staff pribadi dibentuk untuk memberikan saran bantuan dan jasa kepada seorang

manajer. Staff pribadi sering disebut asisten atau asisisten staff yang mempunyai banyak

tugasuntuk atasan dan biasanya generalis.

Staff spesialis

Memberikan saran, konsultansi, bantuan dan melayani seluruh lini dan unsur

organisasi. Bertaggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam,

seperti tingkatan divisi, tingakatan bagian ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.

WEWENANG LINI, STAFF DAN FUNGSIONAL

Wewenang lini

Adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu

atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang

perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan

organisasi.

Wewenang staff

Adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk

menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang

harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai taf yaitu dengan menganalisa melalui metode

kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya.

Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf

yaitu:

Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja

Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang

baik dan kepandaian yang ramah.

Punya semangat kerja sama yang ramah

Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.

Kesederhanaan

Kemauan baik dan optimis

Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang

tinggi.

Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi

struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. yaitu

memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Wewenang staf Yaitu hak

para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia

yang tinggi, Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada

orang yang ditunjuk yaitu:

Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan

Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk

Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan

agar tercapainya tujuan.

Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

SUMBER KONFLIK LINI DAN STAFF

Perbedaan umur dan pendidikan, dimana staf biasanya lebih muda dan berpendidikan dari

pada orang lini.

Perbedaan tugas, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf adalah

spesialis, karena:

Dalam pemberian bantuan sering menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti

orang lini.

Staf tidak mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat

diterapkan dalam tugasnya

Perbedaan sikap yang tercermin dalam:

Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah

pada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.

Orang staf cenderung paling berjasa terhadap gagasan-gagasannya, orang lini

cenderung tidak menghargai orang staf dalam membantu pemecahan masalah.

Orang staf merasa di bawah orang lini, dan orang lini selalu curiga bahwa orang staf

ingin memperluas kekuasaannya.

Perbedaan posisi, untuk itu manajemen puncak harus secara jelas menyampaikan delegasi

departement staf, dan staf harus menyadari bahwa pekerjaan mereka adalah not sell not to

tell.

DELEGASI WEWENANG

Adalah pelimpahan dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melakukan

tugas tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah:

Proses manajer mengalokasikan wewenang ke bawah yaitu kepada orang-orang yang

melapor kepadanya.

Pemberian otoritas atau kekuasaan formaldan tanggung jawab untuk melaksanakan

kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan

diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat

mengawasi secara pribadi tugas-tugas organisasi.

Alasan perlunya pendelegasian, yaitu:

Agar organisasi berfungsi lebih efisien

Manajer dapat memusatkan tenaganya kepada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.

Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.

Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkn hanya menguasai “the big picture”,

tidak cukup mengerti secara teperincidan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang

dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisiesikan sumber daya,

pelaksaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan yang serendah mungkin dimana

cukup kemampuan dan informasiuntuk menyelesaikannya.

Prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk dlegai efektif adalah:

Prinsip scalar

Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang mengubungkan tingkat paling

tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan kepada

organisasi untuk mengetahui:

Kepada siapa dia dapat mendelegasikan

Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya

Kepada siapa dia bertanggung jawab

Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang,

yaitu semua tugas yang piperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:

Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak aada penanggung jawabnya

Overlaps, yaitu tanggungjawab yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang.

Splits, yaitu tanggungjawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-

satuan organisasi.

Prinsip kesatuan perintah (unity of command)

Menyatakan setiap orang dalam setiap organisasi harus melapor kepada satu

atasan. Melapor pada lebih pada satu atasan akan menyulitkan seseorang untuk

mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus

diikuti. Bertangung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan

dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek denga alas an

banyaknya tugas dari atasan lain.

Tangung jawab, wewenang dan akuntabilitas

Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:

Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.

Masing-masing orang dalam organisasi melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya

secara efektif.

Akuntabilitas penerima tanggung jawab dan wewenang

Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:

Manajer mempunyai banyak kesempatan mencari dan menerima peningkatan tanggung jawab

dari tingkatan manajer yang tinggi.

Memberikan kepuutsan yang lebih baik.

Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan.

Melatih bawahan memikul tanggung jawab, melakukan penilaian dan meningkatkan

keyakinan diri serta kejadian yang berinisiatif.

Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu:

Kengganan mendelegasikan wewenang.

Bawahan kurang percaya diri dan merasa tertekan jika dilimpahi wewenang pembuatan

keputusan yang lebih besar.

Syarat untuk delegasi yang efektif:

Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan

tugas yang dilimpahkan.

Komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.

Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derjat pelimpahan dalam suatu

jangka waktu tertentu.

Bila tidak ada kemajuan dalam jangka waktu yang telah direncanakan, maka beberapa

hambatan dalam hubungan antara atasan dan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan

(misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan antara satu sama lain,

komunikasi yang buruk).

Louis allen mengemukakan tentang teknik untuk membantu manajer dalam melakukan

delegasi dengan efektif:

Tetapkan tujuan.

Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.

Berikan motivasi kepada bawahan.

Meminta penyelesaian kerja.

Berikan latihan

Adakan pengawasan yang memadai.

1. Siapa yang sebenarnya membutuhkan manajemen dan mengapa manajemen itu harus ada?

Jawab : Semua orang membutuhkan manajemen dan juga organisasi membutuhkan

manajemen agar dapat mencapai tujuan bersama. Manajemen harus ada karena untuk

mengatur sistem kerja, manusia harus menghasilkan hasil yang maksimum agar apa yang

direncanakan berjalan dengan baik dan bertahap.

2. Mengapa pada lower manajemen, manajerial skill atau keahlian lebih kecil dibandingkan

material skill?

Jawab : Karena pimpinan tingkat bawahan lebih banyak berhadapan dengan paa pekerja

operasional secara langsung, dimana tugas utamanya adalah memberikan bimbingan

langsung kepada petugas operasional. Maka bagi pimpinan tingkat bawahan harus

mengetahui selak beluk kegiatan yang operativ.

3. Mengapa dalam sebuah organisasi diperlukan suatu rencana atau planning?

Jawab : Agar apa yang telah direncanakan oleh suatu organisasi dapat dihasilkan dengan

sesuai rencana tepat pada waktunya.

4. Apa yang dimaksud dengan Promosi?

Jawab : Promosi adalah salah satu motivasi bagi para pegawai untuk menunjukkan prestasi-

prestasinya yang besar.

5. Apa yang dimaksud dengan Demosi?

Jawab : Demosi adalah penurunan jabatan karena seseorang tersebut tidak mampu dan cakap

dalam memikul tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya tanpa mengurangi

balasan jasa yang pernah diterimanya.

6. Sebutkan sebab utama konflik yang sering timbul dalam organisasi!

Jawab : Konflik dalam individu, konflik antara individu dalam organisasi yang sama, konflik

antar individu dan kelompok, konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama, dan

konflik antar organisasi.

7. Sebutkan dan jelaskan gaya kepemimpinan yang anda ketahui beserta ciri-cirinya!

Jawab : Gaya kepemimpinan adalah pola tingkah laku yang dirancang untuk

mengintegrasikan tujuan organisasi dan tujuan individu untuk mencapai tujuan bersama.

Antara lain :

- Tipe Otokratis yaitu pimpinan yang selalu memerintah dan menyuruh bawahannya agar

bertindak sesuai dengan keinginannya.

- Tipe Paternalistis yaitu selalu beranggapan bawahannya belum dewasa dan harus

mempersiapkan segala sesuatunya lebih baik lagi.

- Tipe Kharismatik yaitu sifat-sifat yang timbul dari perbandingannya yang menimbulkan

pesona.

- Tipe Demokrasi yaitu bersetia menerima segala dari bawahannya dan member kesempatan

pada bawahannya untuk berkonsultasi.

- Tipe Militerisme yaitu selalu mengkomandokan apa saja yang harus dikerjakan.