SPIP Pendelegasian Wewenang

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNISPENYELENGGARAAN SPIP

SUB UNSURPENDELEGASIAN WEWENANG DANTANGGUNG JAWAB YANG TEPAT

(1.5)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat i

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern

Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang

Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan

salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas

sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masing-

masing.

Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan

tanggung jawab BPKP tersebut meliputi:

1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP;

2. sosialisasi SPIP;

3. pendidikan dan pelatihan SPIP;

4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan

5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern

pemerintah.

Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka

penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu:

1. lingkungan pengendalian;

2. penilaian risiko;

3. kegiatan pengendalian;

4. informasi dan komunikasi; dan

5. pemantauan pengendalian intern.

1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat ii

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan

SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum

Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman

tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan

dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman

tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan

masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur

ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan

dalam penyelenggaraan subunsur SPIP.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Sub unsur

Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat, pada

unsur Lingkungan Pengendalian merupakan acuan yang

memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam

menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan

dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi,

sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat

diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009

Plt. Kepala,

Kuswono SoesenoNIP 19500910 197511 1 001

1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat iii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................. iDAFTAR ISI ............................................................................ iii

BAB I PENDAHULUANA. Latar Belakang ........................................................ 1

B. Sistematika Pedoman .............................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUMA. Pengertian ............................................................... 5

B. Tujuan dan Manfaat ................................................ 8

C. Peraturan Terkait ..................................................... 9

D. Parameter Penerapan ............................................. 9

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAANA. Tahap Persiapan ...................................................... 13

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 18

C. Tahap Pelaporan ...................................................... 24

BAB IV PENUTUP

1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat iv

1.5. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat 1

BAB IPENDAHULUAN

A. Latar BelakangPenyelenggaraan SPIP harus dilandasi oleh lingkungan

pengendalian yang baik dalam rangka peningkatan suasanalingkungan yang nyaman sehingga menimbulkan kepedulian dankeikutsertaan seluruh pegawai. Selain integritas, kompetensi,dan komitmen, hal lainnya yang harus menjadi landasan pentingbagi upaya penciptaan lingkungan pengendalian yang baik,adalah pembentukan struktur organisasi sesuai dengankebutuhan dan pendelegasian wewenang dan tanggung jawabyang tepat.

Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepatoleh setiap unsur manajemen dan pegawai dalam organisasi,akan membuat pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi menjadilebih lancar dan cepat. Kejelasan delegasi wewenang dantanggung jawab akan mendorong tercapainya keputusan yanglebih baik dan menghindarkan terjadinya konflik dalamorganisasi. Pada akhirnya, hal ini diharapkan akan menimbulkansuasana yang kondusif bagi berjalannya SPIP sehingga tujuanorganisasi dapat tercapai secara efektif.

Oleh karena itu, pendelegasian wewenang dan tanggungjawab hendaknya ditata secara berjenjang denganmempertimbangkan tingkatan risiko dari masing-masingpendelegasian dan kapasitas staf yang menerima pendelegasiantersebut. Kewenangan dapat didelegasikan kepada stafdi tingkat yang lebih rendah, namun akuntabilitasnya harusterdefinisikan dengan jelas karena tanggung jawab akhir tetapada pada tangan pimpinan organisasi.


Pedoman ini mengatur dan menjabarkan lebih lanjut

mengenai bagaimana melaksanakan pendelegasian wewenang

dan tanggung jawab yang tepat. Pedoman ini merupakan

jabaran lebih lanjut dan bagian yang tidak terpisahkan dari

Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP.

Tujuan pedoman teknis ini adalah memberikan arahan

teknis mengenai pendelegasian wewenang dan tanggung jawab

yang tepat sesuai dengan yang diharapkan dalam SPIP,

sehingga dapat menjadi acuan bagi instansi pemerintah untuk

melaksanakan pengembangan dan penyelenggaraan SPIP.

Penerapan pedoman ini dapat disesuaikan dengan

karakteristik masing-masing instansi, baik fungsi, sifat, tujuan,

dan kompleksitasnya. Selanjutnya, perlu dilakukan evaluasi

secara berkala terhadap efektivitas penyelenggaraannya.

B. Sistematika PedomanSistematika penyajian Pedoman Teknis Pendelegasian

Wewenang dan Tanggung Jawab yang Tepat ini sebagai berikut:

Bab I PendahuluanBab ini menguraikan latar belakang perlunya

pedoman ini dan sistematika pedoman.

Bab II Gambaran UmumBab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan,

parameter penerapan, serta peraturan terkait.

Bab III Langkah-Langkah PenyelenggaraanBab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu

dilaksanakan dalam menyelenggarakan sub unsur

pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang

tepat, yang terdiri dari tahap persiapan, pelaksanaan,

dan pelaporan.


Bab IV PenutupBab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal

penting yang perlu diperhatikan kembali dan

penjelasan atas penggunaan pedoman ini.


BAB IIGAMBARAN UMUM

Bab ini menguraikan konsep pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang tepat. Uraian diawali dengan pengertian

delegasi, wewenang, dan tanggung jawab yang dipakai dalam

pedoman teknis ini. Bab ini diakhiri dengan ketentuan terkait

dengan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat,

yang berlaku di Indonesia.

A. PengertianMemahami suatu konsep tentunya harus didahului

dengan pengertian terhadap istilah-istilah yang berkaitan dengan

konsep tersebut. Berkaitan dengan pedoman teknis ini, terdapat

tiga istilah utama yang perlu dipahami, yaitu delegasi,wewenang, dan tanggung jawab.

Dalam pemerintahan, pengertian wewenang (kewenangan)

terkadang dipertukarkan dengan istilah kekuasaan (power),

padahal keduanya memiliki arti yang berlainan. Kekuasaan

menunjuk pada kemampuan untuk mencapai tujuan tertentu,

sedangkan wewenang menunjuk pada legitimasi dalam

mengelola kekuasaan. Wewenang merupakan salah satu bentuk

kekuasaan, yaitu kekuasaan sah, sedangkan tanggung jawab

adalah keharusan untuk memroses sesuatu yang diemban

sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Tanggung jawab tidak

hanya berkaitan dengan wewenang yang diterima, tetapi juga

segala tugas yang diemban yang diberikan tanpa wewenang

sekalipun.


Delegasi, artinya menugaskan/menyerahkan/memberikan

dan terkadang diartikan mengalokasikan atau mendistribusikan.

Dengan demikian, dalam pedoman teknis ini, pendelegasian

wewenang didefinisikan sebagai proses pengalokasian

wewenang kepada orang lain secara sah untuk melakukan

berbagai aktivitas yang ditujukan untuk pencapaian tujuan

organisasi.

Perbedaan antara wewenang dan tanggung jawab

adalah bahwa wewenang dapat didelegasikan, sedangkan

tanggung jawab tidak dapat didelegasikan. Penerima delegasi

bertanggung jawab hanya sebatas tugas yang didelegasikan

kepadanya, tanggung jawab akhir tetap berada pada pemberi

delegasi.

Mengapa pendelegasian itu penting, dan mengapa

wewenang harus didelegasikan?. Tugas seorang pemimpin

adalah memanfaatkan sumber daya manusia secara efektif

untuk mencapai tujuan organisasi, bukan mengerjakan semua

pekerjaan sendirian. Dengan demikian, pemimpin akan

mempunyai banyak waktu untuk mengerjakan tugas-tugas

manajemen yang sulit dan kompleks, sekaligus dapat

meningkatkan produktivitas karyawan serta mengembangkannya.

Makna/pentingnya delegasi karena:

1. keterbatasan yang dimiliki oleh seorang atasan, baik

keterbatasan waktu, pengetahuan, perhatian, dan lain-lain;

2. merupakan konsekuensi logis dari semakin besarnya

organisasi;

3. pemimpin hanya dapat bekerja bersama dan bekerja melalui

orang lain, sesuatu yang hanya dapat diwujudkan melalui

pendelegasian;


4. pemimpin memercayakan tugas, wewenang, hak, tanggung

jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban, yang sekaligus

"menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan;

5. memungkinkan sub bagian atau bawahan mempelajari

sesuatu yang baru dan memperoleh kesempatan untuk

melakukan sesuatu yang baru tersebut (pengembangan

kapasitas bawahan).

Pentingnya pendelegasian wewenang juga untuk

mendorong setiap orang dan tim untuk menggunakan inisiatif

saat menjawab serta memecahkan masalah sesuai dengan

batas kewenangannya. Dengan demikian, pengambilan

keputusan dapat dilakukan lebih cepat.

Beberapa variabel yang harus diperhatikan dalam

pembagian wewenang dan tanggung jawab adalah sebagai

berikut:

1. Penetapan tanggung jawab dan pendelegasian otoritas

sejalan dengan tujuan dan sasaran, fungsi operasi,

peraturan, termasuk sistem informasi dan perubahan

(assignment and delegation).

2. Hubungan pengendalian dengan standar dan prosedur,

termasuk uraian pekerjaan pegawai (control-related

standards and procedures).

3. Jumlah personil yang memadai, terutama terkait dengan

fungsi proses data dan akuntansi, dengan tingkat kemampuan

yang sesuai dengan ukuran, sifat, dan kompleksitas dari

aktivitas dan sistem (quantity and quality of people).


B. Tujuan dan ManfaatTujuan akhir dari penerapan sub unsur pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab yang tepat dalam SPIP adalah

diterapkannya sistem pendelegasian wewenang dan tanggung

jawab kepada tiap tingkatan manajemen dan pegawai. Tujuantersebut dapat dicapai melalui sasaran-sasaran sebagai berikut:

1. Wewenang telah diberikan secara tepat sesuai dengan tingkattanggung jawabnya (dari pimpinan hingga pegawai), telah

dikomunikasikan, serta diterapkannya prosedur yang efektifuntuk memantau hasil kewenangan yang didelegasikan dan

tanggung jawabnya.2. Pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa wewenang

dan tanggung jawab yang diberikan terkait dengan pihak lain,yang terindikasikan dengan uraian tugas secara jelas,

menunjukkan tingkat wewenang yang didelegasikan dantanggung jawabnya, serta uraian tugas dan evaluasi kinerja

merujuk pada pengendalian intern terkait tugas, tanggungjawab, dan akuntabilitas.

3. Pegawai telah memahami bahwa pelaksanaan wewenangdan tanggung jawabnya terkait dengan penerapan SPIP, yang

terindikasikan dengan pegawai telah diberdayakan untukmengatasi masalah atau melakukan perbaikan, serta terdapat

keseimbangan antara pendelegasian kewenangan yangditerima dengan keterlibatan pimpinan yang lebih tinggi.

Manfaat yang dapat diperoleh organisasi dengan

menerapkan sub unsur pendelegasian wewenang dan tanggungjawab yang tepat adalah:

1. agar pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik;2. memastikan tanggung jawab tugas setiap individu dalam

suatu organisasi berfungsi secara normal;


3. penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan lebih cepat, jika

pelimpahan wewenang berjalan efektif;

4. mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam

berbagai hal.

5. menghindarkan terjadinya konflik dalam organisasi;

6. terjadinya keseimbangan wewenang antar manajemen yang

setingkat dan distribusi wewenang antarmanajemen vertikal.

C. Peraturan TerkaitHampir di setiap instansi pemerintah (kementerian/

lembaga dan pemerintah daerah) memiliki aturan yang terkait

dengan pendelegasian wewenang. Oleh karena itu, dalam

menerapkan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab

yang tepat harus memerhatikan peraturan-peraturan yang

berlaku dalam instansi pemerintah masing-masing. Akan tetapi,

setiap pendelegasian wewenang harus memerhatikan

pengendaliannya, ada keseimbangan antara wewenang yang

didelegasikan dengan pengendalian yang dilaksanakan (tidak

meminimalkan kontrol).

D. Parameter PenerapanParameter penerapan pendelegasian wewenang dan tanggung

jawab adalah sebagai berikut:

1. Wewenang diberikan kepada pegawai yang tepat sesuai

dengan tingkat tanggung jawabnya, dalam rangka pencapaian

tujuan instansi pemerintah;

2. pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa wewenang

dan tanggung jawab yang diterimanya terkait dengan pihak

lain dalam instansi pemerintah yang bersangkutan;


3. pegawai yang diberi wewenang memahami bahwa

pelaksanaan wewenang dan tanggung jawab terkait dengan

penerapan SPIP.

Parameter di atas adalah kriteria minimum yang

sebaiknya dipenuhi. Selanjutnya, parameter di atas

sesungguhnya merupakan kriteria tunggal yang seharusnya

dipenuhi. Penjabaran menjadi tiga kriteria di atas harus

dimaknai sebagai kriteria bertingkat yang dapat digambarkan

pada ilustrasi 1.

Ilustrasi 1

Ketiga parameter tersebut dapat diuraikan lebih lanjut ke dalam

indikator-indikator sebagai berikut:

1. Penerima wewenang adalah pegawai yang tepat sesuaidengan tingkat tanggung jawabnya dalam rangkapencapaian tujuan instansia. Adanya penetapan wewenang dan tanggung jawab yang

jelas;

b. Penetapan wewenang dan tanggung jawab

dikomunikasikan kepada semua pegawai;

Wewenang dan tanggungjawab diberikan kepada

pegawai

sesuai dengan tingkattanggung jawab dalam

rangka pencapaian tujuaninstansi

memahami bahwawewenang dan tanggung

jawab yang diberikanterkait dengan pihak lain

dalam instansipemerintahan yang

bersangkutan

memahami bahwapelaksanaan wewenang dan

tanggung jawab terkaitdengan penerapan SPIP


c. Tanggung jawab pimpinan instansi sesuai dengan

kewenangannya dan bertanggung jawab atas keputusan

yang diambilnya; serta

d. Adanya prosedur yang efektif untuk memantau hasil

kewenangan dan tanggung jawab yang diberikan.

2. Keterkaitan dengan pihak lain dalam instansipemerintahan yang bersangkutana. Adanya uraian tugas yang jelas menunjukkan tingkat

kewenangan dan tanggung jawab yang didelegasikan

pada jabatan yang bersangkutan;

b. Uraian tugas dan evaluasi kinerja merujuk pada

pengendalian intern terkait tugas, tanggung jawab, dan

akuntabilitas.

3. Keterkaitan dengan SPIPa. Pegawai diberdayakan untuk mengatasi masalah atau

melakukan perbaikan, sesuai dengan wewenang dan

tanggung jawabnya;

b. Terdapat keseimbangan antara pendelegasian

wewenang yang diterima dengan keterlibatan pimpinan

yang lebih tinggi.

Dalam penerapannya, indikator-indikator tersebut dapat

dilengkapi, sesuai dengan karakteristik masing-masing instansi,

baik fungsi, sifat, tujuan, maupun kompleksitasnya.


BAB IIILANGKAH - LANGKAH PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah

ditempuh melalui tahapan sebagai berikut:

1. Tahap persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yangditujukan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik atau

kesadaran, serta pemetaan kebutuhan penerapan SPIP.

2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasilpemetaan, yang meliputi tahap pembangunan infrastruktur,

internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan.

3. Tahap pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatanpenyelenggaraan SPIP.

Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya

dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya.

Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu

dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan subunsur

pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat di setiap

tahapan.

A. Tahap Persiapan1. Penyiapan Peraturan, Rencana Kegiatan, dan SDM

Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan

pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian

atau lembaga (K/L) dan pemerintah daerah (Pemda).

Berdasarkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP,

selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana

penyelenggaraan, yang antara lain memuat:


a. jadwal pelaksanaan kegiatan;

b. waktu yang dibutuhkan;

c. dana yang dibutuhkan;

d. pihak-pihak yang terlibat.

Berdasarkan peraturan tersebut, selanjutnya instansi

pemerintah membentuk Satuan Tugas Penyelenggaraan

SPIP (disingkat Satgas SPIP), yang diberi tugas untuk

mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk

penerapan kebijakan, serta praktik pendelegasian wewenang

dan tanggung jawab yang tepat. Satgas SPIP harus dipilih di

antara pegawai yang kompeten dan memahami pengendalian

intern serta risiko kegiatan instansi. Untuk itu, anggota Satgas

SPIP terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP,

khususnya sub unsur terkait, agar dapat melaksanakan tugas

dengan baik.

2. Pemahaman (Knowing)Pemahaman terhadap pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang tepat dinyatakan dalam sikap pimpinan

akan perlunya membuat kebijakan yang jelas atas penetapan

wewenang dan tanggung jawab. Pada tahap ini dilakukan

langkah-langkah sebagai berikut:

a. Memberikan pemahaman dan penyamaan persepsi

terutama kepada pimpinan. Pada tahapan ini perlu

dibangun kesadaran pimpinan akan perlunya memiliki

kebijakan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab

yang tepat. Tahapan ini juga ditujukan untuk memberikan

pemahaman kepada seluruh pegawai mengenai perlunya

memiliki pemahaman atas wewenang dan tanggung jawab

yang dilimpahkan kepadanya.


b. Memberikan pemahaman kepada seluruh pegawai bahwa

wewenang dan tanggung jawab yang diterimanya terkait

dengan pihak lain dalam instansi pemerintah yang

bersangkutan. Hal yang penting diperhatikan adalah uraian

tugas.

c. Memberikan pemahaman kepada seluruh pegawai bahwa

pelaksanaan wewenang yang dilaksanakannya terkait

dengan penerapan SPIP.

d. Memberikan pemahaman secara mendalam kepada

seluruh pegawai mengenai konsep pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab yang tepat, serta

fungsinya sebagai salah satu sub unsur dalam unsur

lingkungan pengendalian, sesuai dengan Peraturan

Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008.

Pemberian pemahaman dapat dilakukan melalui berbagai

media, antara lain:

a. Sosialisasi, menggunakan media komunikasi yang

dilakukan dengan tatap muka, seperti ceramah, diskusi,

seminar, rapat kerja, dan diskusi kelompok secara

terfokus.

b. Website, memiliki cakupan yang lebih luas dengan tujuan

agar dapat dipahami lebih luas, baik oleh pimpinan

maupun setiap pegawai.

c. Multimedia, media ini bersifat lebih interaktif dan

bermanfaat untuk memperoleh sebaran yang lebih luas.

d. Majalah, merupakan media komunikasi dalam bentuk

cetakan yang diterbitkan secara reguler dan dapat

memberikan contoh-contoh yang konkret.


e. Mikrofon, yang memperdengarkan kata-kata penting

melalui mikrofon, pengeras suara, atau saluran komunikasi

lain di kantor.

f. Akses ke jaringan, misalnya dengan menggunakan

password yang harus dijawab dengan benar oleh pegawai,

sebelum masuk ke dalam jaringan.

Pemilihan media tersebut harus disesuaikan dengan

kebutuhan, misalnya tidak semua wewenang dan tanggung

jawab yang didelegasikan perlu diketahui oleh pihak lain

secara luas. Jika informasi tersebut hanya untuk diketahui

oleh pihak internal, tidak perlu menggunakan website, tetapi

cukup menggunakan jaringan internal instansi.

3. Pemetaan (Mapping)Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, baik di level

pimpinan maupun setiap pegawai terhadap pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab yang tepat, maka perlu

dilakukan pemetaan atas keberadaan kebijakan dan prosedur

sehubungan dengan pendelegasian wewenang dan tanggung

jawab yang tepat. Selain pemetaan atas keberadaan

kebijakan dan prosedur, pada tahap ini juga dilakukan

pemetaan atas penerapan dari kebijakan dan prosedur

tersebut. Melalui pemetaan ini akan diketahui kondisi yang

ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki

(area of improvement) guna membangun SPIP yang

memadai.

Pemetaan atas pendelegasian wewenang dan tanggung

jawab yang tepat dilakukan dengan cara:


a. Melakukan inventarisasi kebijakan dan prosedur baku atas

pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang telah

ada dan dilaksanakan oleh instansi. Hal ini dapat dilakukan

dengan menggunakan beberapa cara, antara lain

menggunakan kuesioner, wawancara, dan diskusi

kelompok.

b. Melakukan inventarisasi terhadap kebijakan dan prosedur

baku sehubungan dengan pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab yang seharusnya ada dan yang

dilaksanakan oleh instansi.

Hasil inventarisasi tersebut dapat dituangkan ke dalam

Ikhtisar Praktik Pendelegasian Wewenang dan Tanggung

Jawab yang dibuat secara sederhana.

c. Memetakan praktik pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab, dengan maksud untuk menginventarisasi

tugas-tugas yang ada, dan untuk mengetahui sejauh mana

terdapat pendelegasian. Dari hasil pemetaan ini akan

diketahui hal-hal sebagai berikut:

1) setiap pendelegasian wewenang dan tanggung jawab

telah memiliki peraturan yang melandasinya;

2) Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai

dengan ketentuan di atasnya, yang mengatur

wewenang dan tanggung jawab yang didelegasikan;

3) Peraturan/kebijakan tersebut telah dijabarkan lebih

lanjut ke dalam Standard Operating Procedures (SOP)

atau pedoman untuk dapat melaksanakan peraturan

tersebut;

4) SOP atau pedoman dimaksud telah sesuai dengan

peraturan yang ada dan atau yang akan dibangun;


5) SOP atau pedoman pelaksanaan kegiatan atau bagiandari kegiatan tersebut telah dilaksanakan/diterapkandan didokumentasikan dengan baik..

d. Menganalis dan menilai beban kerja berdasarkan hasilpemetaan yang telah dilaksanakan.Setelah praktik pendelegasian wewenang dan tanggungjawab terpetakan, kemudian dilakukan analisis beban kerjauntuk melihat beban kerja setiap pegawai, serta dapatmengalokasikan wewenang dan tanggung jawab yangtelah diinventarisasi kepada setiap pegawai. Analisisbeban kerja dilakukan untuk:1) mendefinisikan dan mengkaji ulang tugas-tugas

kelompok dan perseorangan;2) menyusun tingkatan (skala) prioritas tugas-tugas;3) mengidentifikasi kendala-kendala yang dihadapi;4) menilai kelayakan setiap kegiatan.

B. Tahap PelaksanaanTahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahap kegiatan, yaitu:

membangun infrastruktur (kebijakan dan prosedur sertapedoman) berdasarkan hasil pemetaan, kemudianmenginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telahdibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasiatau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan danperbaikan terus menerus terhadap pendokumentasian yang baikagar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.1. Membangun Infrastruktur (Norming)

Berdasarkan hasil pemetaan, diketahui infrastruktur apa sajayang perlu dibangun (area of improvement). Pembangunaninfrastruktur dilaksanakan melalui pembangunan kebijakandan prosedur, yang bertujuan untuk menciptakan dan


memelihara lingkungan pengendalian yang dapatmenimbulkan perilaku positif dan kondusif untuk penerapansistem pengendalian intern. Perilaku positif dan kondusif yangdimaksud dalam sub unsur ini adalah bahwa setiap pimpinantelah melaksanakan pendelegasian wewenang dan tanggungjawab secara tepat.Kebijakan dan prosedur yang diperlukan berupa pedomanpenyusunan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab,yang mengatur hal-hal sebagai berikut:a. Tata cara penetapan wewenang dan tanggung jawab:

1) Pendelegasian wewenang dan tanggung jawabdilakukan secara tertulis.

2) Pendelegasian menyatakan kebijakan, pedoman-pedoman/prosedur, larangan-larangan, dan batas-batasdimana seseorang harus bekerja/melakukankewajibannya.

3) Batasan ruang lingkup, jumlah, dan kerangka waktupendelegasian wewenang.

4) Kejelasan faktor pendukung pelaksanaan tugas, yaitualokasi sumber daya manusia, keuangan, teknis, yangdapat dipakai seseorang untuk menyelesaikan tugasyang didelegasikan kepadanya ditetapkan dalamdokumen pendelegasian wewenang dan tanggung jawab.

b. Persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemberi danpenerima pendelegasian tugas:1) Para pimpinan dan penerima delegasi wewenang

adalah orang yang aktif berkecimpung dalam aktivitasyang akan dilaksanakan dan memiliki cukuppengetahuan mengenai kebijakan, aturan, hukum,regulasi, dan prosedur terkait untuk mendorongketaatan.


2) Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab.

3) Batasan-batasan yang jelas bagi si penerima

wewenang, dimulai dari level ke-1 sampai dengan level

ke-4, yaitu:

a) Level ke-1, artinya cukup kewenangan untuk menilai

dan meneliti tugas/keputusan dan masukan-

masukan sebelum mengambil tindakan;

b) Level ke-2, artinya cukup kewenangan untuk

mengambil tindakan/keputusan diikuti dengan

menyampaikan laporan kemajuannya secara reguler;

c) Level ke-3, artinya cukup kewenangan untuk

mengambil tindakan/keputusan dengan hanya

menyampaikan laporan akhir;

d) Level ke-4, artinya cukup kewenangan untuk

mengambil tidakan/keputusan tanpa harus melapor.

c. Muatan yang perlu diungkapkan dalam dokumen

pendelegasian wewenang:

1) Uraian tugas secara jelas sesuai dengan tingkat

kewenangan dan tanggung jawab yang didelegasikan

pada jabatan yang bersangkutan;

2) Batasan tugas yang jelas, yang dapat membedakan

antara tugas-tugas yang didelegasikan dengan tugas-

tugas pihak lain dalam instansi yang bersangkutan;

3) Uraian tugas menyatakan dengan tegas apa yang harus

dicapai oleh setiap penerima delegasi;

4) Uraian tugas dan evaluasi kinerja merujuk pada

pengendalian intern terkait tugas, tanggung jawab, dan

akuntabilitas;


5) Pembatasan terhadap kewenangan dan tanggung

jawab, sebagai bagian dari sistem pengendalian intern

harus diuraikan agar tidak dianggap sebagai sesuatu

yang menjadi masalah yang harus dipecahkan. Suatu

organisasi tidak dapat melakukan tindakan ekspansi

yang merusak tata pengendalian.

6) Prioritas-prioritas di dalam tugas-tugas tersebut,

berdasarkan:

a) Keseimbangan rencana jangka panjang, menengah,

dan pendek.

b) Keseimbangan antara rencana dan fakta kebutuhan

yang timbul.

2. Internalisasi (Forming)

Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan

infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional sehari-

hari. Perwujudannya dapat tercermin dalam konteks seberapa

jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan instansi

pemerintah dalam mengambil keputusan, dan memengaruhi

perilaku para pegawai dalam melaksanakan kegiatan.

Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan

membangun kesadaran pimpinan instansi pemerintah dalam

pengambilan keputusan untuk mendelegasikan wewenang

dan tanggung jawab secara tepat, dan para pegawai yang

menerima pendelegasian dapat melaksanakannya dengan

penuh tanggung jawab.

Langkah-langkah internalisasi untuk membangun kesadaran,

sebagai berikut:


a. Pelatihan Pegawai

Pegawai diberdayakan dengan pelatihan-pelatihan yang

memadai untuk mengatasi masalah atau melakukan

perbaikan, sesuai dengan wewenang dan tanggung

jawabnya.

b. Komunikasi Wewenang dan Tanggung Jawab

Wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan

dijelaskan/dikomunikasikan kepada semua pegawai.

Kriteria yang dapat dipakai antara lain adalah sebagai

berikut:

1) Substansi yang perlu dikomunikasikan meliputi antara

lain:

a) Gambaran tugas/aktivitas yang didelegasikan dan

hasil yang diinginkan;

b) Standar kinerja dan jadwal waktu untuk disepakati

bersama;

c) Parameter dan sumber daya, termasuk anggaran;

d) Jumlah wewenang yang diberikan;

e) Umpan balik yang diharapkan;

f) Siapa yang bertanggung jawab dan apa yang

dipertanggungjawabkan;

2) Komunikasi menggunakan cara dan sarana yang efektif.

c. Pemberian umpan balik atas kendala-kendala yang

dihadapi

Pegawai harus memberikan umpan balik atas kendala-

kendala yang dihadapi. Untuk itu, setiap kendala yang

mungkin akan terjadi dalam lingkup wewenang dan

tanggung jawab penerima delegasi harus diidentifikasi agar

prestasinya dapat dinilai secara adil dan wajar.


3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing)Pendelegasian tidak berarti bahwa pimpinan menugaskan

kepada bawahan, lalu melepaskan diri dari tanggung jawab.

Setelah atasan mempersiapkan wewenang dan tanggung

jawab yang akan didelegasikan secara hati-hati, kemudian

merancang secara tepat, dan mengomunikasikannya secara

jelas. Kewajiban selanjutnya adalah melakukan pemantauan

untuk memastikan bahwa tugas-tugas yang didelegasikan

telah dilaksanakan dan dapat diselesaikan sesuai dengan

yang diharapkan. Untuk itu, perlu adanya prosedur yang

efektif untuk memantau hasil kewenangan dan tanggung

jawab yang diberikan, dengan memerhatikan kriteria-kriteria

sebagai berikut:

a. Adanya kewajiban penerima delegasi untuk

membuat/memberikan laporan pada awal pendelegasian,

selama dalam pendelegasian, dan akhir pendelegasian

untuk diketahui serta dievaluasi oleh atasan pemberi tugas

(laporan berkala dan insidentil), baik tertulis maupun lisan;

b. Pemberi kewenangan secara berkala melakukan

pemantauan terhadap pelaksanaan pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab;

c. Tersedianya peluang berdiskusi/berkomunikasi secara

terbuka dengan para bawahan untuk mendengar keluhan

mereka;

d. Adanya kegiatan untuk melihat hasil/penemuan langsung

di lapangan;

e. Adanya tolok ukur yang akan digunakan untuk menilai

hasil/prestasi akhir serta penilaian berdasarkan tolok ukur

tersebut.


Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengembanganberkelanjutan antara lain:a. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan, serta

evaluasi perlu didokumentasikan agar mudah dilakukandalam penelusuran kembali.

b. Setiap langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan perludipantau atau memiliki mekanisme yang memilikipemantauan (built-in monitoring).

c. Dilakukan evaluasi/assessment terhadap efektivitaspenerapan SPI secara berkala.

d. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diperoleh area-area yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untukmengembangkan dan meningkatkan sistem secara lebihlanjut.

C. Tahap PelaporanSetelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan

penyelenggaraan subunsur perlu didokumentasikan.Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yangtidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunanpenyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi:1. Pelaksanaan kegiatan, yang terdiri dari:

a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatansosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, danfokus grup) mengenai pengendalian pendelegasianwewenang dan tanggung jawab yang tepat.

b. Kegiatan pemetaan keberadaan dan penerapaninfrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaanpenerapan pengendalian atas pendelegasian wewenangdan tanggung jawab yang tepat, 2) masukan atas rencanatindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan danprosedur pengendalian yang sudah ada.


c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain

berisi: 1) kebijakan dan prosedur pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab yang tepat, 2) pedoman

penyusunan dokumen pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab, 3) persyaratan yang harus dipenuhi oleh

pemberi dan penerima pendelegasian tugas.

d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan

sosialisasi kebijakan dan prosedur pendelegasian

wewenang dan tanggung jawab yang tepat, 2) kegiatan

yang memastikan bahwa pendelegasian wewenang dan

tanggung jawab telah dilaksanakan di seluruh kegiatan

instansi pemerintah.

e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain

berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan

prosedur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab,

2) masukan bagi pimpinan instansi pemerintah untuk

perbaikan sistem pendelegasian wewenang dan tanggung

jawab secara lebih baik.

2. Hambatan kegiatan

Apabila ditemukan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan

kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan

kegiatan tersebut, agar dijelaskan penyebabnya.

3. Saran

Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan

pelaksanaan kegiatan dan dicarikan alternatif solusi

pemecahannya, untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan

guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan

agar realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan.


4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya

Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan

atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode

sebelumnya.

Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi penyusunan

laporan berkala dan tahunan (penjelasan penyusunan laporan

dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan

SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi tanggung jawab

pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan kepada pimpinan

instansi pemerintah sebagai bentuk akuntabilitas, melalui Satuan

Tugas Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah yang

bersangkutan.


BAB VPENUTUP

Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab merupakan

bagian dari penyelenggaraan SPIP yang dibangun oleh manajemen

instansi pemerintah sebagai unsur lingkungan pengendalian.

Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat sangat

penting bagi tercapainya tujuan organisasi SPIP secara

keseluruhan.

Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat

diawali dengan pemahaman bersama melalui sosialisasi dengan

media yang ada, selanjutnya dilakukan pemetaan. Pembangunan

infrastruktur, pelaksanaan, dan penerapannya menjadi komitmen

bersama instansi pemerintah, dan dilaksanakan dengan konsisten.

Sementara pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar

secara kontinu penerapan pendelegasian wewenang dan tanggung

jawab yang tepat termonitor, sehingga terhadap setiap kelemahan

yang terjadi dapat dirumuskan rencana tindak yang tepat.

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah

acuan mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi

pemerintah yang minimal harus dipenuhi dalam penerapan

pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, serta

tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi

pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-

langkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi,

dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.


Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik

sistem pengendalian intern, pedoman ini perlu disesuaikan secara

terus menerus.

SPIP Pendelegasian Wewenang

Documents

Transcript of SPIP Pendelegasian Wewenang