PEMODELAN PROSES BISNIS

PROSES BISNIS

Proses bisnis adalah kumpulan aktivitas dari mulai proses awal sampai dengan

hasilnya yang bernilai. Proses bisnis juga merupakan suatu aktivitas yang satu berhubungan

dengan aktivitas lainnya. Contohnya adalah dalam suatu perusahaan aktivitas yang dimulai

dari proses produksi samoai dengan proses distribusinya ataupun pemasarannya.

Menurut Megawati di dalam jurnalnya, semua aktivitas organisasi yang terkait dengan

keuangan dapat dipandang sebagai bagian dari berbagai proses bisnis. Proses bisnis adalah

serangkaian tugas yang saling berhubungan yang melibatkan data, unit organisasi, dan suatu

urutan waktu yang logis. Proses bisnis selalu dipicu oleh kejadian ekonomi.

REA (Resource – Events - Agents)

Menurut Romney dan Steinbart ( 2000: 184 ) model Resource Event dan Agent

(REA) adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi

struktur dalam perancangan database SIA.

I. Pendekatan REA

Seperti yang kita ketahui, dalam pemodelan sistem informasi akuntansi ada salah

satunya menggunakan model REA (resource event agent). Pendekatan REA membahas

mengenai kebutuhan informasi yang berubah dalam manajemen modern, keterbatasan

akuntansi tradisional dalam memenuhi kebutuhan tersebut dan REA sebagai potensi solusi.

REA harus mendukung seluruh kebutuhan sistem informasi kepada semua pengguna di

dalam suatu organisasi.

II. Model REA

Model REA merupakan suatu kerangka kerja akuntansi alternative untuk pemodelan

sumber daya peristiwa dan pelaku perusahaan yang sangat penting serta hubungan diantara

para karyawan mereka. Pemodelan data REA tidak meliputi berbagai elemen akuntansi

tradisional,seperti jurnal, buku besar, daftar akun, dan akuntansi pembukuan berpasangan

(debit-kredit).

1

III. Elemen Dalam Model REA

Sumber Daya (resource)

Sumber daya (resource) dalam definisi modern sebagai objek yang jarang dan

dibawah objek pengendalian  perusahaan, REA berkaitan dengan perencanaan, evaluasi, dan

pengendalian peristiwa, berbagai sumber daya dalam model REA akan meliputi lokasi tempat

brbagai peristiwa sikifikan terjadi, seperti mesin kas, record persediaan dan bagian pencatatan

permintaan. Berbeda dengan model tradisional yang tidak meliputi apapun yang dapat

diturunkan dari data lainya,seperti piutang usaha,yang merupakan record historis yang hanya

digumakan untuk menyimpan dan mentransmisikan data.

Kegiatan

Kegiatan (event) ekonomi adalah berbagai perubahan didalam sumber daya yang

dipengaruhi oleh fenomena. Kegiatan berupa hasil dari berbagai aktivitas atau juga kejadian-

kejadian seperti perdagangan, produksi,konsumsi, dan distribusi. Kegiatan ekonomi adalah

berbagai informasi yang sangat penting untuk sistem informasi dan harus diterima dengan

sangat jelas untuk dapat terbentukknya basis data yang lengkap. Didalam REA ada beberapa

kelas kegiatan yaitu:

Kegiatan Operasi(Apa yang terjadi)

Kegiatan Informasi(Apa yang dicatat)

Kegiatan Manajemen(Apa yang dolakukan sebagai hasil)

Dari ketiga jenis kelas kegiatan ini tidak semuanya termasuk dalam model REA akan

tetapi hanya satu kelas saja yang termasuk yaitu KEGIATAN OPERASI.

Menurut Julie Smith David “Kegiatan ialah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin

dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaandan pengendalian”.

Pelaku

Pelaku (agent) ekonomi adalah entitas jenis ketiga dalam model REA. Pelaku adalah

sekelompok orang yang termasuk dalam kegiatan atau kejadian yang informasinya

didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.

IV. Pola Dasar REA (Basic REA Template)

Model data REA menetapkan pola dasar tentang bagaimana sumber daya, kegiatan,

dan pelaku harus berhubungan satu dengan yang lainnya. Kegiatan seperti penjualan barang

2

dagangan yang merubah jumlah suatu sumber daya yang dihubungkan ke sumber daya itu

sendiri melalui hubungan yang disebut dengan hubungan arus barang (stock flow

relationship). Pelaku internal adalah pegawai yang bertanggungjawab atas sumber daya yang

dipengaruhi oleh kegiatan tersebut sedangkan pelaku eksternal adalah pihak luar dalam

transaksi tersebut.

V. Keuntungan Model REA.

Operasional lebih efisien, Perusahaan yang menggunakan pendekatan REA dapat

merasakan peningkatan efisiensi operasional dalam tiga hal:

1. Pendekatan REA untuk pemodelan proses bisnis akan membantu para menajer

mengidentifikasi berbagai aktivitas yang tidak bernilai tambah yang dapat

dihilangkan dari operasional.

2. Penyimpanan data keuangan dan nonkeuangan dalam basis data terpusat yang

sama dapat mengurangi kebutuhan akan berbagai prosedur pengumpulan,

penyimpanan dan pemeliharaan data.

3. Penyimpanan data keuangan dan nonkeuangan berbagai kegiatan bisnis dalam

bentuk yang terperinci akan memungkinkan adanya dukungan untuk keputusan

manajemen yang lebih luas cakupannya.

Peningkatan produktifitas, peningkatan efisiensi operasional dari tiap bagian melalui

penghilangan aktivitas yang tidak mempunyai nilai tambah akan mengasilkan

kapasitas lebih. Kapasitas tambahan ini dapat diarahkan kembali untuk peningkatan

produktivitas keseluruhan perusahaan.

Keunggulan kompetitif, dengan mendukung tampilan untuk banyak pengguna, model

REA memberikan para manajer informasi yang lebih relevan, tepat waktu, dan akurat.

Hal ini akan ada pelayanan pelanggan yang lebih baik, kualitas produk yang lebih

tinggi, serta proses produksi yang lebih efisien.

VI. Contoh REA

3

o Contoh Diagram REA/Pola Dasar REA

o Contoh Kasus

Model REA adalah suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk

melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan:

entity apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan

hubungan antara entity dalam database SIA. Tipe entity dalam model REA dibedakan dalam

tiga kategori, yaitu: Resources, Events, dan Agents. Contoh resources adalah kas, inventaris,

peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah. Contoh events aktivitas penjualan akan

mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas.

Sedangkan Contoh agent adalah pengawai, pelanggan, dan pemasok. Setiap entity

event dihubungkan dengan entity resources yang berpengaruh secara langsung atau tidak

langsung. Setiap entity event juga dihubungkan dengan dua entity agent. Internal agent adalah

pegawai yang bertanggung jawab pada resources yang terlibat dalam event. Sedangkan

external agent adalah pihak luar yang berhubungan dengan transaksi. Menunjukkan event

yang mengubah jumlah resource dihubungkan dengan hubungan give-to-get ke event lain

yang juga mengubah jumlah resources. Hubungan give-to-get mencerminkan prinsip dasar

bisnis dimana organisasi yang menggunakan resources dalam aktivitas diharapkan dapat

4

SUMBER DAYA

Menerima sumber daya

A

pelakuArus masuk

pelaku

pelaku

pelaku

Pelaku internal

Pelaku eksternal

Pelaku internal

Pelaku eksternal

SUMBER DAYA

Arus keluar Menerima sumber daya

B

Dualitas ekonomi

mengubah resource yang lain. Contoh kasus proses pembuatan database pencatatan keuangan

sebuah depertemenstore dengan menggunakan REA.

ERD (Entity Relationship Diagram)

I. Model ERD (Entity Relationship Diagram)

Dalam proses bisnis selain menggunakan REA, juga digunakan ERD (entity

relationship diagram) dalam membuat sistem basis data. Entity Relationship (ER) itu sendiri

merupakan salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan

skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali

memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. Diagram untuk

menggambarkan model ER disebut ERD (entity relationship diagram).

Model ER diperkenalkan pertama kali oleh P.P. Chen pada tahun 1976. Model ER

dirancang untuk menggambarkan persepsi dari pengguna dan berisi obyek-obyek dasar yang

disebut entity dan hubungan antar entitynya disebut relationship.

II. Elemen - Elemen ERD

ERD mempunyai beberapa elemen-elemen, yaitu :

Entitas, Adalah segala sesuatu yang dapat digambarkan oleh data. Entitas juga dapat

diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan

dapat dibedakan dari sesuatu yang lain (Fathansyah, 1999). Ada dua macam entitas

yaitu entitas kuat dan entitas lemah. Entitas kuat merupakan entitas yang tidak

memiliki ketergantungan dengan entitas lainnya. Contohnya entitas anggota.

Sedangkan entitas lemah merupakan entitas yang kemunculannya tergantung pada

keberadaaan entitas lain dalam suatu relasi.

Atribut, Atribut merupakan pendeskripsian karakteristik dari entitas. Atribut

digambarkan dalam bentuk lingkaran atau elips. Atribut yang menjadi kunci entitas

atau key yang diberi garis bawah.

Relasi atau Hubungan, Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah

entitas yang berasal dari kumpulan (himpunan) entitas yang berbeda. Penghubung

antara kumpulan (himpunan) relasi dengan kumpulan (himpunan) entitas dan

kumpulan entitas dengan atribut dinyatakan dalam bentuk garis.

5

Cardinality, Hubungan kardinalitas menunjukkan berapa banyak kejadian pada suatu

entitas dalam suatu hubungan yang dapat dihubungkan dengan satu kejadian dari

entitas lain dalam hubungan tersebut. Terdapat tiga macam relasi kardinalitas di

dalam ERD ;

1. Satu ke satu (one to one), Setiap anggota entitas A hanya boleh berhubungan dengan

satu anggota entitas B, begitu pula sebaliknya.

2. Satu ke banyak (one to many), Setiap anggota entitas A dapat berhubungan dengan

lebih dari satu anggota entitas B tetapi tidak sebaliknya.

3. Banyak ke banyak (many to many), Setiap entitas A dapat berhubungan dengan

banyak kumpulan (himpunan) entitas dengan kumpulan (himpunan) entitas B dan

begitu pula sebaliknya.

Panel A : hubungan satu ke satu (1:1)

(0,1) (1,1)

Panel B : hubungan banyak ke satu (1:N)

(0,N) (1,1) (1,1)

Panel C : hubungan satu ke banyak (1:N)

(0,1) (1,N)

Panel D : hubungan banyak ke banyak (N:N)

(0,N) (1,N)

III. Manfaat ERD

Menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang

mempunyai hubungan antar relasi.

Memodelkan struktur data dan hubungan antar data untuk menggambarkannya digunakan

beberapa notasi dan symbol.

IV. Tujuan ERD :

Menentukan Entitas yaitu menentukan peran , kejadian , lokasi , hal nyata dan konsep ,

dimana penggunaan untuk menyimpan data.

Menentukan relasi yaitu Menentukan hubungan antar pasangan entitas menggunakan

matriks relasi.

6

Penjualan

Penjualan

Penjualan

Penjualan

Penerimaan kas

Penerimaan kas

Penerimaan kas

Penerimaan kas

Gambar ERD sementara yaitu entitas di gambarkan dengan kotak dan relasi di gambarkan

dengan garis.

Isi kardinalitas yaitu menentukan jumlah kejadian satu entitas untuk sebuah kejadian pada

entitas yang berhubungan.

Menetukan atribut yaitu menentukan field-field yang di perlukan system.

V. Contoh kasus ER

Kasus yang dipilih adalah :

Sistem Informasi Nilai Siswa (SINIS) pada Sekolah Menengah Pertama.

PENENTUAN ENTITAS SINIS membutuhkan 4 entitas utama, yaitu :

1. Entitas Siswa Yang berisi : NIS (Nomor Induk Siswa sebagai Primary Key) dan nm_siswa

(nama siswa).

2. Entitas MatPel (Mata Pelajaran) Yang berisi : id_MatPel (id mata pelajaran sebagai Primary

Key) dan nm_MatPel (nama mata pelajaran).

3. Entitas Kelas Yang berisi : id_Kelas (id kelas sebagai Primary Key) dan nm_Kelas (nama

kelas).

4. Entitas Guru Yang berisi : id_Guru (id guru sebagai Primary Key) dan nm_Guru (nama guru).

FLOWCHART (BAGAN ALUR)

I. Pendekatan Flowchart

Flowchart atau bagan alur merupakan sebuah metode untuk menggambarkan tahap-

tahap penyelesaian masalah (prosedur) secara grafik dengan simbol-simbol standar yang

mudah dipahami. Flowchart menolong analis dan programmer untuk menyelesaikan masalah

ke dalam bagian-bagian yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-

alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart juga merupakan suatu gambar atau bagan

yang memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran

flowchart ini dinyatakan dengan simbol. Setiap simbol menggambarkan proses tertentu.

Sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.

Flowchart disusun dengan simbol-simbol sebagai alat bantu terjadinya proses di

dalam program. Flowchart merupakan gambaran dari hasil pemikiran dalam menganalisa

suatu masalah dengan komputer. Jadi, flowchart yang dihasilkan dapat bervariasi antara satu

pemrogram dengan pemrogram lainnya. Tetapi secara garis besar, setiap pengolahan selalu

terdiri dari tiga bagian utama, yaitu input berupa bahan mentah, proses pengolahan dan

output berupa bahan jadi.

7

Sedangkan untuk mengolah data dengan komputer, urutan dasar untuk penyelesaian

suatu masalah adalah sebagai berikut :

START: berisi instruksi untuk persiapan perlatan yang diperlukan sebelum

menangani pemecahan masalah.

READ: berisi instruksi untuk membaca data dari suatu peralatan input.

PROCESS: berisi kegiatan yang berkaitan dengan pemecahan persoalan sesuai

dengan data yang dibaca.

WRITE: berisi instruksi untuk merekam hasil kegiatan ke perlatan output.

END: mengakhiri kegiatan pengolahan.

Tujuan penggunaan flowchart ini adalah untuk menggambarkan suatu tahapan

penyelesaian masalah secara sederhana, terpisah, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-

simbol standar yang ada.

II. Langkah-Langkah Dalam Membuat Flowchart

Langkah-langkah dalam membuat flowchart:

1. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus

dapat dimengerti oleh pembacanya.

2. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

3. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata

kerja, misalkan menghitung pajak penjualan.

4. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

5. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri dengan

hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang

digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor

harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau

hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.

6. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

8

III. Simbol Dalam Flowchart

Berikut ini adalah simbol-simbol standar flowchart :

Input/output dan processing symbols

Symbol alur dan symbol-simbol lain

Beberapa manfaat flowchart, yaitu

9

Symbol input/output, menyatakan proses input/output tanpa yergantung jenis peralatannya.

Symbol punched card, menyatakan input berasal dari kartu atau output yang ditulis ke kartu.

Symbol magnetic tape, menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis.

Symbol disk storage, menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk.

Symbol document, mencetak keluaran dalam bentuk dokumen melalui printer.

Symbol display, mencetak keluaran dalam layar monitor.

Disk magnetic, data disimpan secara permanen didalam disk magnetic. Digunakan sebagai master file dan data base.

Arus dokumen/proses, arah aliran dokumen atau pemrosesan biasanya arus ke kanan atau ke bawah.

Link komunikasi, transmisi data dari satu lokasi ke lokasi yang lain melalui suatu jalur komunikasi.

Penghubung pada halaman yang sama; menghubungkan aliran proses pada satu halaman yang sama, symbol ini berguna untuk menghindari adanya garis-garis alur yang saling bersilangan.

Penghubung pada halaman yang berbeda ; arus masuk ke dalam suatu halaman atau arus keluar dari suatu halaman.

Terminal ; awal, akhir atau suatu titik interupsi dalam suatu proses atau program juga digunakan untuk mengindikasikan pihak eksternal.

Keputusan ; suatu tahapan pengambilan keputusan, digunakan dalam flowchart program computer untuk menunjukkan adanya berbagai alternatif percabangan.

IV.Manfaat Penggunaan Flowchart

Manfaat Penggunaan Flowchart :

1. Pengguna akan membiasakan diri berfikir sistematis.

2. Dapat menemukan bagian yang valid.

3. Akan lebih mudah dipahami oleh pengguna, sehingga tidak menimbulkan

kesalahan dalam penggunaannya.

4. Dengan flowchart pengguna akan lebih mudah memeriksa system dan sebagainya.

5. Dan akan terstruktur disetiap bagiannya.

V. Contoh Kasus Dalam Flowchart

kantor dari depan

FPT di tanda tangani dan di cap lunas

Diarsip untuk

bukti setor kas

sore hari konsumen

10

mulai

Membuat faktur

Faktur penjualan tunai

Menerima kas dari

konsumen

Faktur penjualan tunai

Menyerahkan barang ke konsumen

Faktur penjualan tunai

Di atas terdapat flowchart penjualan tunai. Supaya karyawan tidak memiliki

kesempatan untuk melakukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya penjualan tunai dilakukan

oleh paling tidak 2 orang karyawan. Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga.

Sedangkan karyawan kedua bertanggung jawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir).

Bagian pengambilan barang dapat dirangkap oleh karyawan pertama. 

Faktur penjualan tunai cukup dibuat rangkap dua. Pramuniaga akan menyiapkan

faktur dua lembar dan menyerahkan faktur ke pelanggan. Pelanggan membawa faktur ke

kasir dan membayar. Kasir menerima kas, dan mencap lunas kedua lembar faktur. Kedua

lembar faktur dibawa oleh konsumen ke pramuniaga untuk mengambil barang. Pramuniaga

mencap "telah diambil" pada kedua faktur tersebut. Faktur lembar pertama diserahkan ke

konsumen sebagai bukti konsumen telah lunas membayar. Faktur lembar kedua diarsip

pramuniaga. 

Sore hari, total faktur lembar kedua dari penjualan sepanjang hari harusnya cocok

dengan saldo kas yang ada di tangan kasir. Total kas dan seluruh faktur akan diserahkan ke

pemilik toko pada saat toko telah tutup.

DATA FLOW DIAGRAM

I. Definisi Diagram Arus Data (Data Flow Diagram – DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat pada metode pengembangan sebuah

system yang tersturuktur. DFD menggunakan notasi atau komponen sebuah sistem guna

untuk menggambarkan arus data system tersebut.

II. Simbol Yang Digunakan DFD

Ada beberapa simbol yang digunakan dalam DFD :

a. Kesatuan luar (external entity)

Kesatuan luar ini merupakan entitas atau kesatuan system dapat berupa orang,

organisasi dan system yang berada di lingkungan luar. Kesatuan luar ini akan menjadi input

dan output dari system. Misalnya (1) perusahaan yang memiliki divisi atau departemen yang

beada di luar system yang dikembangkan, (2) pemasok atau pelanggan dan (3) pengguna

akhir dari laporan yang di hasilkan oleh system.

11